Combinación de Correspondencia en Excel y Word

Hecho por:

Cristian Camilo Méndez Ramos

Natali Posada Marín

Manual de Usuario Para Hacer Combinación de Correspondencia

Colombia-Medellín

2017

Ahora veremos cómo se realiza la combinación de correspondencia definido en tres pasos.

Paso 1 y sus respectivos puntos.

Paso 2 y sus indicaciones.

Paso 3 la finalización de la combinación de correspondencia.

Paso 1: Tener ya creado o guardado los formularios que se utilizaran o trabajaran, de Word y Excel.

Ejemplo: Word y Excel.

Paso 2: Unas vez guardada la información proseguimos a vincular Excel con Word de la siguiente manera.

Nos dirigimos a Word con el Formulario abierto y seleccionamos la Herramienta CORRESPONDENCIA.

Después le damos click en SELECCIONAR DESTINATARIO para enlazar la tabla de Excel con la información para trabajar Word, al darle click se abrirá un pequeño cuadro con tres opciones.

Al aparecer estas tres opciones le damos a elegir a USAR UNA LISTA EXCISTENTE.

Una vez que hayas hecho click en USAR UNA LISTA EXCISTENTE se te abrirá una ventana donde buscaremos nuestro formulario de Excel ya GUARDADO (En nuestro caso lo guardamos en escritorio llamado CombinacionCorrespondencia).

Cuando hayamos buscado nuestro formulario de Excel y hallamos hecho click en abrir se nos abrirá otra ventana, donde seleccionaremos una tabla en nuestro caso es tabla 1 (casi siempre es tabla 1), le damos aceptar y esperamos un momento.

Paso 3: Ahora proseguiremos a llenar campos o insertar, para traer la información desde Excel, se hará de la siguiente manera.

Nos dirigimos donde dice INSERTAR CAMPOS COMBINADOS.

Al dirigirnos a INSERTAR CAMPOS COMBINADOS, le damos click y se nos abrirá los campos que teníamos en Excel ya creados.

Ahora empezamos a colocar los campos donde corresponde cada uno, en este caso Estudiantes con Estudiantes, Apellidos con Apellido y así sucesivamente.

Al darles click cada campo se va ingresando y eso se ve reflejado cuando se ingresa y aparece de esta forma: <<Nombre>> si no aparecen los corchetes y la variable esta malo (El nombre dado en excel).

Ahora para ver que si funciono nos dirigimos a VISTA PREVIA DE RESULTADOS.

Una vez dado click en VISTA PREVIA DE RESULTADOS aparecerán los campos llenos con la información que fue ingresada o registrada en Excel, para ver que si funciono nos dirigimos a la tabla de Excel y comparamos los datos.

Para finalizar y que todas la información quede guardada en Word nos dirigimos a FINALIZAR Y COMBINAR.

Una vez dirigidos ahí, le damos click y se abrirán tres opciones.

Le daremos en EDITAR DOCUMENTOS INDIVIDUALES, al darle click se nos abrirá una ventana con tres opciones, le daremos a TODOS y ACEPTAR.

Una vez aceptado vemos que todos los formularios o cartas se han creado con la información de cara persona que fue ingresada o registrada en Excel.

Así se haría la combinación de correspondencia por Word y Excel, para cartas, sobres etc etc.