€¦ · Web view · 2017-12-19MANUAL DEL . SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN. Noviembre 2016...

FUNDACIÓN EMPRESA PRIVADA COMPARTIR

MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

Noviembre 2016

MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN

Fundación Empresa Privada CompartirNit. 860.090.032 - 0

Representante Legal: Rafael Antonio Orduz Medina, Gerente General

Ubicación:BogotáDirección: Calle 67 No. 11 – 61

MedellínDirección: Carrera 44A No. 30 Sur –13

CaliDirección: Kilómetro 5 Vía Calí

Punto de información telefónica:PBX: 3 12 60 55

Dirección electrónica:Página Web: www.fundacioncompartir.org

PROCESODireccionamiento Estratégico

Fecha elaboración:Julio 2011

Fecha actualización:Diciembre 2017

Versión:29

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PROCEDIMIENTOManual Sistema Integrado de Gestión

Elaborado por:Diana Victoria López D – Coord. Gestión de Calidad

Aprobado porComité SIG

ResponsableDirector de Auditoria Interna

Revisado por:Claudia Esmeralda Amaya - Director de Auditoria Interna

CódigoDE-MA-00-01

La Fundación Empresa Privada Compartir declara como única documentación válida, la ubicada en la Intranet y en SIGDATA, toda copia de este se declara COPIA NO CONTROLADA

http://www.fundacioncompartir.org/


TABLA DE CONTENIDO

1. FUNDACIÓN EMPRESA PRIVADA COMPARTIR ................................................................................................... 4

1.1. RESEÑA HISTÓRICA.................................................................................................................................41.2. MARCO ESTRATÉGICO.............................................................................................................................61.2.1. MISIÓN........................................................................................................................................................71.2.2. VISIÓN.........................................................................................................................................................71.2.3. VALORES INSTITUCIONALES.........................................................................................................................71.3. CLIENTES.................................................................................................................................................71.4. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL.............................................................................................................8

2. CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ........................................................................... 8

2.1. MODELOS QUE ORIENTAN EL SISTEMA DE GESTIÓN (SG)........................................................................92.2. ALCANCE.................................................................................................................................................92.3. EXCLUSIONES..........................................................................................................................................92.4. POLÍTICAS.............................................................................................................................................102.4.1. POLÍTICA DE GESTIÓN................................................................................................................................102.4.2. POLÍTICA DE ALCOHOL, SUSTANCIAS PSICOACTIVAS Y TABAQUISMO.......................................................102.5. OBJETIVOS DE GESTIÓN........................................................................................................................112.6. RESPONSABILIDADES DEL SISTEMA DE GESTION...................................................................................112.7. ESTRUCTURA DOCUMENTAL.................................................................................................................122.8. MAPA DE PROCESOS.............................................................................................................................122.9. INTERACCION DE LOS PROCESOS:..........................................................................................................152.9.1. PROCESO HÁBITAT (CONSTRUCCIÓN).................................................................................................152.9.2. PROCESO EDUCACIÓN........................................................................................................................162.9.3. PROCESO PROGRAMAS SOCIALES......................................................................................................162.10. CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS LEGALES SST.....................................................................................172.11. PROGRAMAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO...............................172.11.1. PROGRAMA DE SEGURIDAD INDUSTRIAL................................................................................................172.11.2. PROGRAMA DE HIGIENE INDUSTRIAL......................................................................................................192.11.3. PROGRAMA DE MEDICINA PREVENTIVA Y DEL TRABAJO........................................................................192.11.4. PLANES DE EMERGENCIA.........................................................................................................................20

3. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN AL SISTEMA DE GESTIÓN ............................................................................... 20




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3.1. DISPOSICIONES PARA EL MEJORAMIENTO CONTINUO DEL SIG..............................................................21

4. COMUNICACIÓN INTERNA ....................................................................................................................... 21

5. GENERALIDADES DEL SISTEMA DE GESTION ............................................................................................. 23

5.1. POR LINEA MISIONAL............................................................................................................................235.2. DOCUMENTOS QUE HACEN PARTE INTEGRAL DEL MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN -SIG-

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1. FUNDACIÓN EMPRESA PRIVADA COMPARTIR

1.1. RESEÑA HISTÓRICA

La Fundación Compartir es una entidad de derecho privado, sin ánimo de lucro, dotada de personería jurídica, de capacidad civil, patrimonio propio y nacionalidad colombiana, creada en diciembre de 1979 para ayudar a la población de menores recursos, especialmente en casos de desastres, para llevar ayuda a familias damnificadas por las diversas calamidades que azotaron al país durante ese año. La entidad opera bajo la sigla “COMPARTIR”. Su domicilio principal está en la ciudad de Bogotá, D.C. cuenta con personería jurídica reconocida por el Ministerio de Justicia y del Derecho, mediante Resolución Especial 202 del 19 de febrero de 1980, inscrita en la Cámara de Comercio de Bogotá bajo el número 1830 del Libro I de las Entidades sin Ánimo de Lucro el 5 de febrero de 1997, Matrícula Mercantil No. S0001653.

El doctor Pedro Gómez Barrero convocó a dirigentes del sector privado a la creación de una Fundación capaz de administrar, generar recursos y alcanzar objetivos de manera eficaz y transparente en favor de la población desposeída, en especial en casos de desastre.

Es importante destacar que desde su creación Compartir ha sido gobernada conforme a unos estatutos rigurosos, orientada por un Presidente y un Consejo Directivo que planean y programan las acciones de la Fundación a mediano y largo plazo, mediante una estrategia fundamental consistente en la autosuficiencia del conjunto de sus proyectos, y auditada por entidad de prestigio internacional.

El objetivo social ha sido el de obtener, canalizar, manejar y coordinar recursos de todo tipo y fomentar actividades y programas de interés público y social de personas naturales o jurídicas, principalmente del sector privado, para solucionar problemas originados por falta o escasez de recursos de la población colombiana de menores ingresos.

Compartir durante su existencia, ha trabajado en programas de generación de empleo, oportunidades de trabajo, viviendas, educación con calidad, y disfrute de un espacio público para el encuentro, la recreación y el esparcimiento, como derechos mínimos que todos los colombianos debemos defender, promover y garantizar. Como resultados se puede destacar la construcción en varias regiones del país, de más de 37.000 soluciones de vivienda, incluyendo 7.600 edificaciones para desastres naturales. De este total, 29.400 viviendas son de interés social. Adicionalmente apoyó la recuperación, mejora y mantenimiento del espacio público con la intervención de más de 85 parques. Operó el Programa de Desarrollo Empresarial - Prodem, que apoyó a más de 35.852 microempresarios con capacitaciones y asesorías quienes mejoraron sus negocios y sus rendimientos. En este marco se creó la Financiera Compartir, hoy Bancompartir, con el propósito de dar créditos a los microempresarios. Adicionalmente, nació el programa de Apoyo a los Artesanos de Cucunubá, encaminado a rescatar la tradición tejedora, generando empleo, mejorando calidad de vida de la población y beneficiando a más de 100 familias.

La primera aproximación de Compartir al tema de la educación se dio con la construcción de colegios en los proyectos de vivienda que desarrollaba, y que a 2014 suman 61 instituciones educativas y




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jardines infantiles. Se entendió también que la mejora de la calidad educativa es una necesidad fundamental del país. Desde 1996, en convenio con la Secretaría de Educación de Bogotá, que aporta un subsidio por estudiante, Compartir actualmente administra una institución educativa: Compartir Suba para el 2014 atiende a 1.649 estudiantes socioeconómicamente vulnerables.

El análisis del factor humano como determinante de la calidad de la educación dio origen al Premio Compartir al Maestro, un reconocimiento público a los docentes colombianos que benefician a sus estudiantes y a la comunidad educativa en general. En quince ediciones de este premio se han recibido más de 24 mil propuestas metodológicas de docentes y se han invertido más de $13 mil millones en promoción, publicaciones, encuentros de maestros, premios a los escogidos y otros eventos relacionados. Con el fin de promocionar e incentivar a los maestros de las regiones del país, se han celebrado premiaciones regionales en Bogotá, Boyacá, Cundinamarca, Santander, Bolívar, Atlántico y Valle del Cauca.

En 2012 la Fundación lanzó el Premio Compartir al Rector como reconocimiento a los rectores del país, para destacar su liderazgo, promover las competencias para la buena dirección de establecimientos educativos y rendir un homenaje a los rectores más sobresalientes.

La Fundación Compartir es conciente de la exigencia social y por lo tanto asume un compromiso institucional con el desarrollo de una cultura de calidad y de seguridad y salud en el trabajo basada en la mejora continua, generando la necesidad de contar con un Sistema Integrado de Gestión –SG- que facilite la organización y administración de los recursos en la consecución de los objetivos institucionales en un ambiente seguro.

El Sistema Integrado de Gestión –SIG- se ha implementado en cuatro etapas:

La primera etapa inició con la estructuración del Sistema de Gestión de Calidad para el proceso de Construcción, el cual cuenta con certificación por parte del ICONTEC desde el año 2002.

La segunda etapa, en el año 2010, consistió en la ampliación del alcance del Sistema de Gestión de Calidad al proceso de educación, en donde se desarrollan y ejecutan programas que contribuyen a mejorar la calidad educativa.

La tercera etapa, en el año 2012, se amplió el alcance del Sistema de Gestión de Calidad a los Programas Sociales, dentro de los cuales se encuentra el Programa de Apoyo a Artesanos, programa que contribuye al mejoramiento de la calidad de vida. Con esta tercera ampliación la Fundación Compartir logró que todos sus procesos misionales cuenten con certificación de calidad bajo la norma ISO9001.

La cuarta etapa, en el año 2014 con la integración del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo bajo la norma OHSAS18001 y el Sistema de Gestión Calidad bajo la norma ISO 9001 en un único Sistema Integrado de Gestión –SIG-.




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Para llevar a cabo la articulación del Sistema Integrado de Gestión –SIG-, se definió un plan de trabajo detallado, bajo el liderazgo de la Gerencia General y se contó con el compromiso de todos los miembros del equipo directivo, quienes se convirtieron en los principales impulsores del sistema, garantizando su consolidación. La estrategia fue integrar de manera armónica y complementaria un proceso de Seguridad y Salud en el Trabajo –SST- en donde se concentre todo lo requerido por los programas de seguridad y salud en el trabajo, lo que finalmente llevó a la articulación de un enfoque de seguridad y salud al Sistema de Gestión.

Las principales actividades desarrolladas para llevar a cabo la integración de enfoque de SST en el Sistema de Gestión fueron:

Revisión del mapa de procesos de la Fundación, e inclusión de proceso de apoyo “Seguridad y Salud en el Trabajo”

Documentación del procesos, procedimientos, instructivos y formatos requeridos para la integración del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Redefinición de la política y objetivos de gestión, logrando integrar el enfoque de calidad y el enfoque de seguridad y salud en el trabajo con todos los servicios y productos que la Fundación ofrece en cumplimiento de su objeto misional.

Lanzamiento del Sistema Integrado de Gestión (calidad + seguridad y salud en el trabajo) a todo el equipo de trabajo que se encuentra en los diferentes centros de trabajo.

Actualización del espacio en la Intranet de la Fundación que soportaba la estructura del Sistema Integrado de Gestión, a la cual pueden acceder todos los integrantes del equipo de trabajo de la Fundación Compartir.

Ejecución del Plan de Auditoria Interna, incluyendo al asesor externo y definición de los planes de mejoramiento que permitan dar soluciones a las no conformidades del Sistema.

Como mejora al Sistema Integrado de Gestión en el 2015 se implementaron aplicativos web que permite que todos los integrantes del equipo de trabajo de la Fundación Compartir acceder a la información del SIG y tener una interacción más activa con el SIG, los aplicativos web son:

HSE: Se encuentran módulos tales como registro de trabajadores y contratistas SIGdata: Se encuentran módulos tales como Documentación, Indicadores, Acciones Correctivas /

Acciones Preventivas, entre otros.

1.2. MARCO ESTRATÉGICO

El marco del Sistema Integrado de Gestión son todos los elementos de planeación estratégica adoptados por la Fundación: Misión, Visión y Valores. Este marco estratégico se actualiza de acuerdo con las necesidades de la Fundación Compartir.




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1.2.1. MISIÓNPoner al servicio del país su capacidad empresarial para promover programas sociales de alto impacto en educación, hábitat e innovación social, dirigidos a familias y comunidades para construir un país solidario, equitativo y con justicia social.

1.2.2. VISIÓNEn el 2025 la Fundación Compartir será reconocida por su contribución en diferentes regiones, directamente o con aliados, en la construcción de un país mejor educado, solidario, equitativo y con justicia social.

1.2.3. VALORES INSTITUCIONALES

Enfoque Empresarial. Proyectos y programas enmarcados dentro de la planeación estratégica, bajo un enfoque administrativo y comercial, que permita cumplir con el objeto social de la Fundación.

Compromiso. Equipo humano leal a la Fundación, flexible al cambio, orientado a cumplir con los objetivos propuestos, con profesionalismo y actitud positiva.

Excelencia. Servicios y productos de calidad basados en el mejoramiento continuo y en los altos estándares éticos y profesionales característicos de las actividades institucionales.

Creatividad. Ser pioneros en la búsqueda de soluciones originales, integrales y versátiles que permita contribuir efectivamente a la satisfacción de las necesidades de la comunidad.

Trabajo en Equipo. Capacidad de colaborar y compartir en beneficio de los grupos de interés con el fin de alcanzar los propósitos comunes y el objeto social de la Fundación.

Responsabilidad. Equipo de trabajo que responde honestamente con los compromisos, siendo consiente del impacto de los programas y proyectos de la Fundación en la sociedad, la economía y el medio ambiente.

Solidaridad. Unión de esfuerzos para dirigir acciones y actuaciones en beneficio de la comunidad a través de la implementación de programas sociales.




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1.3. CLIENTES

Los clientes actuales de la Fundación Compartir son:

PROCESO CLIENTES Hábitat Compradores de proyectos

Entidades que requieran ejecutar proyectos

Programas de Educación

Maestros de Educación Preescolar, Básica y MediaRectores de Instituciones Educativas Educación Preescolar, Básica y Media Instituciones Educativas Preescolar, Básica y MediaAlumnos de las Instituciones Educativas.Secretaria de Educación del Distrito.Demás beneficiarios de los proyectos y programas de educación de la Fundación.

Programas Sociales

Artesanos.Compradores de productos artesanos Instituciones Educativas y ReplicadoresDemás beneficiarios de los proyectos y programas sociales de la Fundación.

A través de estos clientes, la Fundación Compartir llega a toda la comunidad.

1.4. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL




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2. CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

El Sistema Integrado de Gestión permite enfocar los esfuerzos y resultados hacia los servicios y productos, a través de la eficiencia permanente de sus procesos y la apropiación de la cultura de la seguridad y salud en el Trabajo. El SIG es la armonización de una cultura de seguridad y salud de trabajo en todos los procesos de la Fundación Compartir interrelacionados de manera que se garantice a través de su planeación, ejecución y control, el cumplimiento de una forma unificada, de todos los requisitos externos, internos y legales que aplican a la Fundación, logrando permanentemente el mejoramiento del desempeño institucional y del ambiente laboral.

2.1. MODELOS QUE ORIENTAN EL SISTEMA DE GESTIÓN (SG) Sistema de Gestión de Calidad con base en el modelo ISO 9001/08: Sistemas de Gestión de la

Calidad, definido como una herramienta de gestión sistemática y transparente que permita dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios.

Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo con base en el modelo OHSAS18001/2007: Sistemas de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional, definido como una herramienta de gestión sistemática y transparente que permita gestionar las condiciones y factores que afectan o pueda afectar la salud y seguridad de los empleados u otros trabajadores.

2.2. ALCANCE

Consultoría en diseño arquitectónico de proyectos. Construcción obras de urbanismo. Comercialización y construcción edificaciones.

Estructuración y administración de proyectos educativos. Estructuración y desarrollo del Premio Compartir al Maestro.

Estructuración y desarrollo de Programas Sociales.

2.3. EXCLUSIONES

El sistema integrado de gestión de la Fundación no tiene exclusiones conforme a los requisitos determinados en la norma ISO 9001 y OHSAS 18001.




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2.4. POLÍTICAS

2.4.1. POLÍTICA DE GESTIÓN

2.4.2. POLÍTICA DE ALCOHOL, SUSTANCIAS PSICOACTIVAS Y TABAQUISMO

La Fundación Compartir establece una política de Alcohol y Drogas, para prevenir, mejorar y conservar el bienestar de sus empleados y contratistas con el fin de mejorar la calidad de vida y facilitar un adecuado desempeño, competitividad del personal y de la Fundación, así como fomentar estilos de vida saludables, teniendo en cuenta lo establecido en la Resolución 1075 del 24 de marzo de 1992.

a. Es prohibido fumar dentro de las instalaciones y/o centros de trabajo de la Fundación Compartir. Espacios libres de humo.




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b. Se prohíbe el consumo de sustancias alucinógenas y bebidas alcohólicas, así como su distribución y venta dentro de las instalaciones y en maquinaria o vehículos que sean utilizados para el desarrollo de actividades.

c. Se podrán realizar pruebas de alcohol o drogas directamente o a través de terceros, cuando existan razones para sospechar que alguno de sus empleados o contratistas está bajo el efecto del alcohol o de drogas.

d. Es estrictamente prohibido presentarse a trabajar bajo los efectos de drogas o alcohol. Esta conducta será causal de sanciones.

e. Los empleados o contratistas que consideren tener problemas de dependencia de alcohol o drogas, deben buscar asesoría y seguir un tratamiento de forma inmediata y apropiada, antes que el problema se convierta en un obstáculo para un adecuado desempeño laboral.

2.5. OBJETIVOS DE GESTIÓN

Ejecutar eficaz y eficientemente los proyectos y programas. Contribuir al mejoramiento de la calidad educativa. Generar bienestar y oportunidades de progreso. Construir proyectos que contribuyan a mejorar la calidad de vida. Fortalecer la competencia de personal Consolidar el desempeño seguro y saludable Cumplir con la legislación aplicable al SST Mejorar la eficacia del Sistema de Gestión y su desempeño.

2.6. RESPONSABILIDADES DEL SISTEMA DE GESTION

La planificación, implementación, evaluación y mejoramiento de las actividades del SGI, cuentan con la participación de todos los integrantes del equipo de trabajo de la Fundación.

Adicionalmente, se tienen el apoyo de los siguientes equipos o responsabilidades consolidadas:

Equipo Directivo: Conformado por el Gerente General, Gerente de Hábitat, los Directores y Coordinadores de las áreas. Sus funciones están relacionadas con la planeación general, la orientación estratégica y con la evaluación periódica del desempeño del SIG, garantizando la operacionalización para el desarrollo, implementación y seguimiento del SIG.

Equipo Evaluador: Grupo conformado por los trabajadores de la Dirección de Auditoría Interna, quienes orientan las actividades de evaluación del SIG, bajo sus diferentes mecanismos.




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2.7. ESTRUCTURA DOCUMENTAL

La estructura de la documentación determinada para el Sistema Integrado de Gestión, se basa en la estructura de procesos de la Fundación Compartir, como se muestra a continuación.

2.8. MAPA DE PROCESOS

Se definieron y documentaron los procesos en sus diferentes niveles. Los procesos pueden estar compuestos por subprocesos o programas, estos a su vez pueden contener procedimientos. Esta división se hace de acuerdo con la magnitud, complejidad, nivel de detalle e interacción de todas las actividades de la Fundación.

Los procesos están clasificados según su naturaleza como:

Procesos Gerenciales Orientan y hacen seguimiento a la gestión de la Fundación Compartir.

Procesos Misionales

Contribuyen directamente al cumplimiento de la misión de la Fundación Compartir.

Procesos de Apoyo

Brindan soporte y recursos para el buen funcionamiento y operación de los procesos gerenciales y misionales.




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Los procesos misionales generan los productos o servicios de la Fundación Compartir, pero para ello se requiere de los recursos y medios suministrados por los procesos de apoyo y de los lineamientos, orientación y retroalimentación establecidos en los procesos gerenciales.

A través de los procesos, se han determinado las actividades específicas para dar cumplimiento a todos los requisitos establecidos tanto para el desempeño interno, como los requisitos externos planteados en el modelo referencial ISO 9001/2008 y OHSAS 18001/2007.

Toda la base documental del Sistema Integrado de Gestión de cada proceso está disponible en el aplicativo web SIGdata, y puede ser consultada en su versión vigente en el momento en que se requiera por los integrantes de la Fundación Compartir.

A continuación se relacionan los objetivos de los procesos que conforman el Sistema Integrado de Gestión y que se encontrarán detallados en las Caracterizaciones de Procesos.




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NATURALEZA PROCESO OBJETIVO

Gerenciales

Direccionamiento Estratégico

-DE-

Diseñar planes, programas y proyectos que permitan lograr el cumplimiento de la visión institucional.

Mejoramiento Continuo

-MC-

Controlar, optimizar y mejorar el desempeño institucional para el crecimiento y fortalecimiento de la Fundación mediante la implementación y mantenimiento al Sistema Integrado de Gestión (SIG) y el Sistema de Control Interno (SCI).

Misionales

Hábitat-CS-

(Construcción)

Estructurar proyectos de construcción para el mejoramiento de calidad de vida de la población y desarrollarlos con eficiencia, seguridad y sostenibilidad para generar recursos financieros que la Fundación utilizará para sus proyectos y programas de carácter social.

Educación-ED-

Estructurar y desarrollar diferentes programas que contribuyan al mejoramiento de la calidad de la educación.

Programas Sociales

-PS-

Formular, ejecutar y evaluar proyectos sociales que contribuyan al mejoramiento de las necesidades de los colombianos mediante la generación de bienestar y oportunidades de progreso.

Apoyo

Gestión Humana-GH-

Vincular y mantener personal idóneo y competente en condiciones laborales adecuadas para asegurar un ambiente armónico y para su buen desempeño.

Jurídico-JU-

Velar por la seguridad jurídica de la Fundación brindando oportunamente soporte legal a los diferentes actores.

Consecución Alianzas y Recursos

-CR-

Diseñar, gestionar y monitorear estrategias para la consecución de recursos de cooperación nacional e internacional con el fin de ampliar el alcance de los proyectos sociales de la Fundación.

Administrativo-AD-

Gestionar y optimizar la disponibilidad de los recursos físicos y tecnológicos, así como garantizar la adecuada conservación de la documentación Institucional para el funcionamiento de la Fundación.

Servicio al Cliente-SC-

Conformar las nuevas comunidades mediante su acompañamiento y seguimiento del grado de satisfacción con sus nuevas viviendas.

Seguridad y Salud en el Trabajo

-SST-

Planear, implementar y promover eficientemente los controles requeridos sobre las actividades ejecutadas por la Fundación que garantice el cumplimiento legal y el adecuado desempeño del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) contribuyendo a un ambiente seguro de trabajo.

Suministros-SU-

Conseguir proveedores que suministren insumos, servicios o productos económicos, oportunos y que cumplan con los estándares de calidad para la correcta operación de la Fundación.

Financiero-FI-

Administrar eficientemente los recursos financieros de la Fundación para consolidar el patrimonio institucional y asegurar una solvencia económica que permita proporcionar con oportunidad los requerimientos que demandan los proyectos y programas de la Fundación.

Comunicaciones-CO-

Brindar servicios de comunicación que apoyen de manera trasversal la gestión y los objetivos estratégicos de la Fundación.




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2.9. INTERACCION DE LOS PROCESOS:

2.9.1. PROCESO HÁBITAT (CONSTRUCCIÓN)




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INICIO


-DE-

Hábitat - Gestión de Proyectos

CS-GP

Hábitat – Diseño Esquema Básico

CS-DI

Jurídico Compra de Lote

JU

Hábitat – Presupuesto y Programa de Obra

CS-PP

ComercializaciónSeparación, trámite créditos y subsidios

CM

Comercialización Legalización Venta

CM

Hábitat – Construcción Entrega a propietarios

CS-CS

Hábitat – Diseño Arquitectónicos y Diseños Técnicos

CS-DI

Hábitat – Construcción

CS-CS

Hábitat – Control de Calidad

CS-CC

Servicio al Cliente

SCFIN

Gestión HumanaGH

FinancieroFI

Seguridad y Salud en el Trabajo - SST

SuministrosSU

Mejoramiento ContinuoMC

AdministrativoAD

PROCESOS DE APLICACIÓN PERMANENTE

JurídicoJU

Comunicación CO

Consecución Alianzas y Recursos - CR


2.9.2. PROCESO EDUCACIÓN

2.9.3. PROCESO PROGRAMAS SOCIALES




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INICIO


-DE-

Educación – Instituciones Educativas

ED-IE

Educación – Premio Compartir

ED-PCFIN

Gestión HumanaGH

FinancieroFI


SuministrosSU


AdministrativoAD


JurídicoJU

Comunicación CO


INICIO


-DE-

Programas Sociales

PS

Gestión HumanaGH

FinancieroFI


SuministrosSU


AdministrativoAD


JurídicoJU

Comunicación CO



2.10. CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS LEGALES SSTLos requisitos legales para los procesos se encuentran definidos al interior de cada proceso o en los Listados Maestros de Documentos Externos. Adicionalmente, se ha establecido el procedimiento “Identificación, evaluación, seguimiento y actualización de requisitos legales SST” (ST-00-PR-02), para realizar el seguimiento al cumplimiento de los requisitos legales en cuanto a Seguridad y Salud en el Trabajo aplicables por parte de la Fundación, garantizando la inclusión y análisis oportuno de nueva legislación aplicable.

2.11. PROGRAMAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

2.11.1. PROGRAMA DE SEGURIDAD INDUSTRIAL.

Análisis de peligros y riesgos. Se realiza la identificación y se evalúan los factores de riesgo, generando medidas de prevención y control con el objeto de reconocer y comprender los peligros existentes que puedan generar un daño significativo en los trabajadores, en las operaciones o a la propiedad, se definen los controles que prevengan la ocurrencia de accidentes de trabajo. (Procedimiento Identificación Peligros SST - ST-00-PR-01)

La identificación de peligros de Seguridad y Salud en el Trabajo se realizará bajos las normas NTC-OHSAS 18001:2007 Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional; GTC-45 Actualización 2010. Guía para la identificación de los peligros y la valoración de los riesgos en seguridad y salud ocupacional.

La identificación de peligros de Seguridad y Salud en el Trabajo se consignara en la Matriz de Identificación de Peligros, Valoración de Riesgos y Determinación de Controles (ST-00-FM-39).

Análisis de trabajo seguro –ATS-. Al identificar las actividades de riesgos significativos en la Fundación, se documentan los estándares o procedimientos de trabajo seguro acordes con las actividades desarrolladas, se identifican los peligros asociados, se establecen consecuencias de los mismos y se definen controles en los ATS, los cuales deben estar disponibles para consulta en los centros de trabajo. (Instructivo Análisis de Trabajo Seguro –ATS- ST-00-IN-01)

Permisos de Trabajo. Se definieron cuatro (4) actividades críticas del proceso de construcción que requieren permiso de trabajo previo a su ejecución, estos permisos certifican que los peligros han sido evaluados por personas capacitadas y que se han tomado las medidas de protección necesarias para que el trabajador que los realice no sufra ningún accidente de trabajo. Las actividades críticas que requieren permiso de trabajo previo a su ejecución son: Trabajo en alturas Espacios confinados Trabajos en caliente Trabajos eléctricos




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Programa de Gestión de Riesgos Prioritarios. Con base en los resultados de la Matriz de Identificación de Peligros, y considerando el potencial que tienen para generar accidentes de trabajo, se establecieron los siguientes programas de gestión de riesgos prioritarios: Trabajo en Alturas Riesgo Mecánico Riesgo Químico

Inspecciones. Es el mecanismo para identificar y tomar correctivos ante las condiciones inseguras en el sitio de trabajo con el propósito de tomar medidas efectivas para controlar los riesgos y prevenir la ocurrencia de los incidentes o mitigar sus consecuencias. (ST-00-IN-03).

Reporte de actos y condiciones inseguras. Herramienta implementada para vigilar el uso y estado de controles de los riegos, los cuales se reportan en el formato “Reporte de Incidentes de Trabajo” (ST-00-FM-40), los cuales son analizados por el Coordinador SST para su seguimiento y compartir lecciones aprendidas.

Programa de Mantenimiento de Instalaciones y Equipos. Se cuenta con un programa de mantenimiento preventivo de las instalaciones en donde se contemplan todos los centros de trabajo, adicionalmente existe un cronograma de mantenimiento preventivo para todos los equipos de cómputo, y para obras se cuenta con un programa de mantenimiento de equipos.

Elementos de Protección Personal –EPP-. Se cuenta con el instructivo para entrega, uso entrega de EPP y dotación; de forma tal que se asegure al trabajador frente a los riesgos de su labor, la matriz de elementos de protección personal (EPP) se identifican por cada centro de trabajo los cargos que para la ejecución de sus funciones requieren EPP, los elementos a entregar, la norma aplicable y la periodicidad de su entrega.

Se controla la entrega de EPP mediante el formato “Control de Entrega EPP” (ST-00-FM-27), y se realizan inspecciones periódicas para verificar el estado y uso de los elementos entregados, quedando registrados en el formato “Inspección Uso EPP” (ST-00-FM-34).

Programa de Sustancias Químicas. Se cuenta con un programa de sustancias químicas y con un instructivo en donde se relacionan las actividades para la identificación, almacenamiento y manipulación de sustancias químicas que se utilizan en las diferentes actividades de la Fundación.

Para la correcta manipulación de sustancias químicas y su almacenamiento se cuenta con las hojas de seguridad de cada producto, las cuales se encuentran en castellano y se han divulgado al personal que utiliza los productos (sustancias químicas).




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2.11.2. PROGRAMA DE HIGIENE INDUSTRIAL.

Este programa tiene un enfoque preventivo identificando, evaluando y controlando los factores de riesgo antes que se presenten factores nocivos sobre la salud. La implementación de las actividades exige una actuación interdisciplinaria con los programas de medicina preventiva y del trabajo

El programa de higiene industrial incluye:

Estudios Ambientales. A los factores de riesgo identificados como prioritarios, se les realizan mediciones ambientales para determinar el grado de riesgo y se compara con los valores límites permisibles. Los estudios ambientales definidos para la Fundación son: sonometrías, luxometrias y confort térmico. Adicionalmente en obras se realiza la evaluación de polvo fracción respirable (concentración de material particulado)

Para garantizar la confiabilidad de los resultados obtenidos en los estudios ambientales se exigen los certificados de calibración que fueron utilizados e igualmente se verifica la competencia del personal (con licencia de salud ocupacional)

Los resultados de los estudios ambientales son una entrada para el programa de medicina preventiva y del trabajo.

2.11.3. PROGRAMA DE MEDICINA PREVENTIVA Y DEL TRABAJO.

Este programa tiene como objetivo realizar la promoción de la salud, la prevención y control de las enfermedades laborales, para lo cual ha establecido la ejecución de las siguientes actividades:

Exámenes Médicos Ocupacionales. El profesiograma se encuentra incluido en cada uno de los análisis de cargo donde se indican los riesgos identificados para cada cargo de la estructura organizacional de la Fundación, información base para realizar los exámenes médicos ocupacionales.

Se establece el procedimiento para realizar las evaluaciones medidas ocupacionales (exámenes de ingreso, exámenes periódicos, exámenes de egreso y exámenes de reubicación).

Programas de Vigilancia Epidemiológica –PVE-. Son las estrategias para el control, monitoreo y vigilancia médica de los trabajadores expuestos a diferentes condiciones de riesgo en los centros de trabajo.

Con base en los resultados del diagnóstico de condiciones de trabajo emitido por la entidad prestadora de salud la Fundación Compartir estructura los siguientes PVE: PVE Auditivo PVE Visual PVE Cardiovascular




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PVE Biomecánico PVE Mecánico PVE Riesgo Psicosocial

Actividades de Promoción y Prevención en Salud. Con el fin de buscar el mejoramiento continuo de la calidad de vida laboral se han determinado actividades de promoción de salud y capacitación en los programas de vigilancia epidemiológica tales como la implementación de campañas de promoción y prevención del uso y consumo de alcohol, sustancias psicoactivas y tabaquismo de acuerdo a la política, entre otros.

Programa de Estilo de Vida Saludable. Acorde a las necesidades de la Fundación se realizan actividades relacionadas con nutrición, prevención de actividades de trasmisión sexual, prevención de cáncer de próstata y cuello uterino, entre otras.

Estos programas tienen varios componentes que se desarrollan a la población laboral de diferente manera, boletines informativos, talleres participativos, intranet, mensajes en carteleras corporativos, etc.

2.11.4. PLANES DE EMERGENCIA

Con el fin de responder efectiva y eficientemente a una emergencia, de manera que se reduzca la afectación a personas, al ambiente, al entorno y a la propiedad se han establecido los planes de emergencia para cada centro de trabajo, en los cuales se incluye la evaluación de los riesgos e impactos que identifican amenazas y los mecanismos para actuar en caso de ocurrir una emergencia. (Procedimiento de Elaboración de Planes de Emergencia - ST-00-PR-04)

3. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN AL SISTEMA DE GESTIÓN

La medición de los procesos se lleva a cabo a través de los indicadores de gestión identificados por los Líderes de Proceso. Los indicadores se encuentran relacionados en la Caracterización del Proceso.

El seguimiento al cumplimiento de los indicadores por procesos y proyectos se realizará trimestralmente por los Líderes de Procesos registrando la información en el aplicativo web SIGdata diligenciando todos los campos del Informe de Gestión por Proceso (MC-00-FM-01). La medición del Sistema Integrado de Gestión se realizará a través del despliegue de los objetivos de gestión, a los cuales se les asocian los indicadores definidos por los Líderes de Procesos, relacionados en la Matriz Eficacia SIG.

El proceso de Seguridad y Salud en el Trabajo realiza seguimiento mensual al cumplimiento de los Programas SST e índices de gestión SST registrando la información en el Formato Informe de Mensual SST (ST-00-FM-49). La medición de estos indicadores se encuentra consolidada en la Matriz de Desempeño SST y se articula con la Matriz de Eficacia del SIG como un indicador del proceso de Seguridad y Salud en el Trabajo.




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La consolidación y presentación de la medición de la Eficacia del Sistema Integrado de Gestión se realizará trimestralmente en el documento Medición a la Matriz Eficacia SGI.

3.1. DISPOSICIONES PARA EL MEJORAMIENTO CONTINUO DEL SIG

El mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestión de la Fundación Compartir se asegura a través del Proceso Mejoramiento Continúo con los Procedimientos de: 1) Auditoria Interna, 2) Acciones Preventivas, 3) Producto no conforme y 4) Acciones Correctivas

A través de la aplicación de estos procedimientos se determinan los aspectos positivos y negativos del Sistema Integrado de Gestión.

Adicionalmente, se implementó el Modelo de Administración de Riesgos y el Mapa de Riegos como herramientas que permiten identificar, valorar y jerarquizar un conjunto de riesgos, que de materializarse podrían afectar significativamente la capacidad de lograr las metas y objetivos de la Fundación, fortaleciendo la identificación de Acciones Preventivas en el SIG.

Las Auditorias Internas pueden ser Auditoria de Calidad, en donde se verifica y revisa el cumplimiento de los procesos y procedimientos de conformidad con los requisitos establecidos en el SGI basado en la Norma ISO 9001, Auditoria SST en donde se verifica y revisa el cumplimiento de los requisitos SST establecidos en el SIG basado en la Norma OHSAS 18001, Auditoria Interna en la cual se verifica y revisa el cumplimiento de la normatividad, objetivos, planes, programas, así como la fiabilidad de la información financiera y operativa, o Auditorias Integrales.

Los aspectos negativos detectados son analizados para establecer las acciones que eviten la recurrencia de los mismos.

El control y la evaluación siempre están basados en hechos para la toma de decisiones eficaces, fundamentadas en el análisis de los datos y la información en todos los niveles de la entidad, de manera que se garantice el mejoramiento continuo de la transparencia, la eficacia y la eficiencia institucional.

Considerando que los procesos de mejora están alineados con los objetivos de gestión del SIG y estos a su vez tienen establecidos unas metas a lograr, se realiza la Revisión por la Dirección en Comité SIG, brindando el espacio para que cada dueño de proceso presente los resultados del proceso indicando tanto los aspectos positivos como los negativos con el fin de obtener retroalimentación y lineamientos, y así poder mejorar continuamente.

4. COMUNICACIÓN INTERNA




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La información del Sistema Integrado de Gestión se encuentra disponible en la plataforma web SIGDATA (www.fundacioncompartirsig.com) en donde se encuentra toda la base documental del SIG, facilitando el acceso y la consulta por parte de todos los trabajadores de la Fundación a las versiones vigentes de la documentación. En este mismo sentido, todos los trabajadores de la Fundación se les asigna cuentas de correo electrónico institucionales con el fin de que la comunicación interna se realice a través de este medio de una manera más ágil.

La alta dirección implementó los Comités SIG mensual brindando un espacio propicio para plantear, analizar los temas relevantes de la gestión de los procesos y realizar todas las acciones requeridas para mejorar continuamente la implementación del Sistema Integrado de Gestión.

Adicionalmente para establecer las diferentes interconexiones del Sistema Integrado de Gestión, orientar el manejo de la información y apoyar el logro de los objetivos SIG y las políticas; y lograr fomentar la participación del personal, fortaleciendo la conciencia en la prevención de riesgos profesionales se cuenta con el instructivo “Comunicación, participación y consulta” (ST-00-IN-06), en donde se especifica detalladamente que se debe comunicar del SIG, quien es el responsable, los medios a utilizar, cuando comunicar, a quien comunicar y cuál es el registro que permite evidenciar la comunicación realizada.

Por otro lado, el Sistema Integrado de Gestión cuenta con una campaña de sensibilización, que incluye boletines informativos distribuidos a todos los funcionarios de la Fundación Compartir y publicados en la Intranet.




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http://www.fundacioncompartirsig.com/


5. GENERALIDADES DEL SISTEMA DE GESTION

5.1. POR LINEA MISIONAL

HÁBITAT (CONSTRUCCIÖN) EDUCACION PROGRAMAS

SOCIALES

Espe

cific

acio

nes

Técn

icas Se establecen en el Plan de

Calidad específico para cada uno de los proyectos.

Se identifican los requisitos del cliente y los requisitos legales, los cuales se relacionan en la Matriz de Requisitos del Cliente. (Cuando aplique)

Se establece en el Plan de Calidad de cada uno de los programas.

Infr

aest

ruct

ura

Se basa en los equipos de construcción tales como: torregrúas, tractores, etc. (hoja de vida, criterios de frecuencia del mantenimiento, el tipo de mantenimiento, responsabilidad de la persona, se debe dejar evidencia).

Se basa en la infraestructura física y en los equipos de cómputo de la Fundación Compartir. El mantenimiento esta a cargo del proceso administrativo

En la Ficha de Proyecto se establece los equipos y la infraestructura física requerida para su desarrollo y ejecución. El mantenimiento de la infraestructura está a cargo del proceso administrativo.

Equi

pos

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Com

puto

Los equipos de obra y oficina están dentro del alcance cuenta con los procedimientos del Proceso de Comunicaciones, en donde se establece el mantenimiento que se debe hacer.

Los equipos de las Instituciones Educativas y de oficina están dentro del alcance del Proceso de Comunicaciones, en donde se establece el mantenimiento que se debe hacer.

Los equipos de cómputo están dentro del alcance del Proceso de Comunicaciones, en donde se establece el mantenimiento que se debe hacer.

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El Gerente de Hábitat y el Director de cada Proyecto serán los responsables de velar y mantener un ambiente de trabajo que cumpla con los requisitos, de acuerdo a los lineamientos dados desde el proceso de Gestión Humana.

El proceso de Gestión Humana de la Fundación, es el responsable de velar por un ambiente de trabajo que cumpla con los requisitos.

El Gerente o el Director de cada Proyecto serán los responsables de velar y mantener un ambiente de trabajo que cumpla con los requisitos, de acuerdo a los lineamientos dados desde el proceso de Gestión Humana.




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SOCIALES

Segu

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Med

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n:

De acuerdo con el tipo de proyecto de construcción, el seguimiento, medición a realizar y los dispositivos de medición que se requieren son determinados de la siguiente manera:

En el Plan de Calidad elaborado por el Residente de la Obra, se establece el “Plan de control metrológico” con el cual se realiza el patronamiento de los equipos utilizados para la medición y el control de calidad de la obra.

Los métodos que se utilizan para el seguimiento y medición de los procesos están establecidos en la caracterización de cada proceso, en la metodología del control del proceso, y su gestión se lleva a cabo en la revisión del sistema por la dirección y en el estado de cumplimiento de los objetivos de calidad.

Los métodos que se utilizan para el seguimiento y medición de los procesos están establecidos en la caracterización de cada proceso, en la metodología del control del proceso, y su gestión se lleva a cabo en la revisión del sistema por la Dirección y en el estado de cumplimiento de los objetivos del SIG

En el Plan de Calidad elaborado por cada coordinador de programa / proyecto se establece el seguimiento a los Dispositivos de Medición.

Los métodos que se utilizan para el seguimiento y medición de los procesos están establecidos en la caracterización de cada proceso, en la metodología del control del proceso, y su gestión se lleva a cabo en la revisión del sistema por la dirección y en el estado de cumplimiento de los objetivos de calidad.

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Se establecen dos encuestas que son tabuladas por la Fundación, por medio del proceso de Servicio al Cliente

Se establecen encuestas de satisfacción de los clientes de cada programa.

En la Administración de Instituciones Educativas se verifica el cumplimiento de los requisitos del Convenio suscrito con el cliente.

Se establecen encuestas de satisfacción para cada programa / proyecto. Los resultados y el seguimiento de la Satisfacción del Cliente son responsabilidad de la coordinación de cada programa / proyecto.




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SOCIALES

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Cada proyecto o Sub proceso Reporta la medición de los indicadores del proceso, de acuerdo a la frecuencia establecida para cada indicador para la Medición de la Matriz de Eficacia del SIG

Realiza un despliegue en la Matriz Eficacia en donde se encuentra la medición de los indicadores de los Subprocesos.


Realiza un despliegue en la Matriz Eficacia en donde se encuentra la medición de los indicadores de los Subprocesos.


Los informes de gestión deben presentarse por programa / proyecto y se presentarán independientemente a la Gerencia General.

La consolidación y medición de la eficacia de Programas Sociales se realizará directamente en Matriz de Eficacia del SIG.

5.2. DOCUMENTOS QUE HACEN PARTE INTEGRAL DEL MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN -SIG-

Matriz de Eficacia del SIG Matriz de Desempeño SST Caracterizaciones de Procesos Procedimientos, Instructivos, Formatos, Documentos Soporte Listado Maestro de Documentos Listado Maestro de Formatos

RAFAEL ANTONIO ORDUZGerente General




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