INSTITUCIÓN EDUCATIVA TÉCNICA “ANTONIO REYES UMAÑAAREA: TECNOLOGÌA E INFORMÁTICA

TEMA: PROCESO DE COMBINACIÒN DE CORRESPONDENCIA EN WORD

COMBINAR CORRESPONDENCIA

Esta herramienta de Word nos sirve para poder enviar LA MISMA CARTA a diferentes destinatarios, incluyendo datos personales de cada uno de los contactos. Para realizar este procedimiento en Word, vamos a necesitar 3 tipos diferentes de documentos. 1.      El primero es un documento con la CARTA MODELO, que contará con los CAMPOS que se usarán (los datos que vamos a combinar) es decir el nombre genérico de cada uno de los datos. 2.      El segundo documento es una BASE DE DATOS donde pondremos todos los datos que necesitamos (registros), si queremos enviar la misma carta a 10, 15, 20, ó 100 personas no importa, los datos de la cantidad de Destinatarios estarán aquí. 3.      El tercero es el DOCUMENTO COMBINADO que el programa genera. Para nosotros, sin embargo este es virtual y se conservará hasta que le asignemos un nombre nuevo.

ACTIVIDAD1- Elabore la carta en Word. (Fuente Arial. Tamaño 14) Observe que se dejan espacios donde van a quedar los datos de

combinación.

2- Guardar la carta, Asignar nombre: Ejemplo: carta principal. (Tener en cuenta el sitio donde se guarda la carta. Por ejemplo: en

Mis documentos o en el Escritorio)3- En un archivo Nuevo (Puede ser en Word o en Excel), elabore una tabla con los datos. Esta tabla no lleva colores ni nada de

formatos. Debe estar situada al comienzo de la página. Guardar esta tabla, asignándole un nombre . Por ejemplo: Tabla de datos . (Tener en cuenta el sitio donde se guarda, debe ser el mismo donde guardó la carta. Por ejemplo: en Mis documentos o en el Escritorio)

4-Ubicarse en la Carta principal- Hacer clic en la Ficha: Correspondencia Y luego hacer Clic, en Seleccionar destinatarios

5-Debe buscar el archivo de la tabla de datos y pulsar Abrir. No observamos nada pero la tabla pasa a formar parte del proceso de correspondencia

Observamos que se activa el botón Insertar Campo combinado

4- Nos ubicamos en el sitio donde vamos a insertar los campos de combinación y hacemos clic en el botón Insertar Campo combinado. Insertamos cada uno de los campos teniendo en cuenta la organización de la carta. Observamos que los campos quedan encerrados por símbolos parecidos a comillas: <<NOMBRE>> .

5- Cuando terminamos de insertar los campos de combinación, revisamos la distribución de la carta. Los espacios deben quedar bien distribuidos. Luego buscamos el botón Finalizar y combinarY seleccionamos la opción Editar documentos individuales

6- Aparece el cuadro: Combinar en un documento nuevo. Seleccionamos la Opción Todosy luego Hacemos clic en Aceptar.

7- Aparecen las cartas combinadas según el número de registrosQue tenga la tabla de datos.

8- Al finalizar deben quedar guardados 3 documentos:La carta principalLa tabla de datos yLas cartas combinadas (Debe asignarles un nombre. Ejemplo: Cartas combinadas solicitud de Mercancía.

Docente:.Loreley Moreno Patiño