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FEDERACIÓN NACIONAL DE CAFETEROS

SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD BAJO LA NORMA ISO 9001:2008 PARA LOS SERVICIOS DE INVESTIGACIÓN CIENTÍFICA Y

TECNOLÓGICA Y EL SERVICIO DE DESARROLLAR EXTENSIÓN RURAL

NUMERAL 7.4 COMPRAS

LUCERO QUINTERO LOPEZ

ADMINISTRACION DE NEGOCIOS

SEMESTRE VII DISTANCIA

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

ARMENIA QUINDIO

NOVIEMBRE DE 2012




NUMERAL 7.4 COMPRAS

LUCERO QUINTERO LOPEZ

ADMINISTRACION DE NEGOCIOS

SEMESTRE VII DISTANCIA

PROFESORA

MARTHA ELENA JARAMILLO

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

ARMENIA QUINDIO

NOVIEMBRE DE 2012

INTRODUCCION

El presente trabajo aclara y profundiza el numeral 7.4 correspondientes a las compras de la norma técnica de calidad ISO 9001, dando a conocer todos los procesos de este numeral aplicado en la en la empresa “FEDERACION NACIONAL DE CAFETEROS”, para mayor comprensión.

Este es de los numerales mas importantes, ya que esta basado en uno de los 8 principios que se fundamentan en la misma norma de calidad: “Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor”. Que tiene como finalidad que las organizaciones aspiren a fortalecer las relaciones con sus proveedores, haciendo fuerte toda la cadena de suministros.

OBJETIVOS

1. Identificar plenamente el numeral 7.4 compras de la Norma Técnica de Calidad ISO 9001.

2. Conocer el numeral 7.4 compras de la NTC ISO 9001 mediante la aplicación en la empresa “FEDERACION NACIONAL DE CAFETEROS”.

3. Determinar el debido proceso de selección y evaluación de los proveedores.

NORMA TECNICA DE CALIDAD ISO 9001

7.4 COMPRAS

7.4.1 Proceso de compras

La organización debe asegurarse de que el producto adquirido cumple los requisitos de compra especificados. El tipo y el grado del control aplicado al proveedor y al producto adquirido debe depender del impacto del producto adquirido en la posterior realización del producto o sobre el producto final.

La organización debe evaluar y seleccionar los proveedores en función de su capacidad para suministrar productos de acuerdo con los requisitos de la organización. Deben establecerse los criterios para la selección, la evaluación y la re-evaluación. Deben mantenerse los registros de los resultados de las evaluaciones y de cualquier acción necesaria que se derive de las mismas

7.4.2 Información de las compras

La información de las compras debe describir el producto a comprar, incluyendo, cuando sea apropiado:

a) los requisitos para la aprobación del producto, procedimientos, procesos y equipos,

b) los requisitos para la calificación del personal, y

c) los requisitos del sistema de gestión de la calidad.

La organización debe asegurarse de la adecuación de los requisitos de compra especificados antes de comunicárselos al proveedor.

7.4.3 Verificación de los productos comprados

La organización debe establecer e implementar la inspección u otras actividades necesarias para asegurarse de que el producto comprado cumple los requisitos de compra especificados.

Cuando la organización o su cliente quieran llevar a cabo la verificación en las instalaciones del proveedor, la organización debe establecer en la información de compra las disposiciones para la verificación pretendida y el método para la liberación del producto.




PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA

La federación tiene como misión promover la prosperidad y el interés general de los productores de café, y dentro de sus funciones se encuentran, entre otras, la de Organizar, administrar o promover obras de utilidad común, en cuanto favorezcan la caficultura del país; y Con recursos propios u obtenidos de entidades oficiales, semioficiales o particulares, procurar la dotación de la infraestructura física y social indispensable para lograr el desarrollo social y económico de los habitantes de la zona de influencia cafetera.

El Fondo Nacional del Café es una cuenta de naturaleza parafiscal constituida con recursos públicos, con el objetivo de impulsar y fomentar una caficultura eficiente, sostenible y mundialmente competitiva.

El Gobierno Nacional, mediante contrato suscrito el 12 de noviembre de 1997 y prorrogado el 12 de julio de 2006, dejó en cabeza de LA FEDERACIÓN la administración del Fondo Nacional del Café. El cual establece dentro de las actividades que puede desarrollar la construcción de obras de infraestructura económica y social en zonas cafeteras

La Ley 863 de 2003, en su artículo 59, creó la “Transferencia Cafetera” con cargo al Fondo Nacional del Café, destinada a programas de desarrollo social y económico; de fomento y apoyo al cooperativismo; y al mejoramiento de las condiciones de la población campesina de las zonas cafeteras.

POLÍTICA DE GESTIÓN DE CALIDAD

OBJETIVOS DE CALIDAD

Para el Servicio de Extensión:

Lograr una caficultura joven, productiva y rentable. Mejorar la calidad del café desde la finca Garantizar la presencia institucional a través de una Extensión

Rural innovadora y eficaz. Aprovechar los instrumentos tecnológicos para generar valor al caficultor

y a la institucionalidad. Contribuir a mejorar los procesos educativos en la comunidad cafetera. Asegurar la calidad del capital humano al interior de la organización. Consolidar un modelo de administración innovador orientado al

cliente y enfocado a resultados.

Para el Servicio de Investigación Científica y Tecnológica:

Lograr una caficultura joven, productiva y rentable. Proveer desarrollos científicos y tecnológicos oportunos y pertinentes. Liderar iniciativas que generen un impacto positivo en el medio ambiente Aprovechar los instrumentos tecnológicos para generar valor al caficultor

y a la institucionalidad. Asegurar la calidad del capital humano al interior de la organización. Consolidar un modelo de administración innovador orientado al cliente y

enfocado a resultados.

MAPA DE PROCESO

NUMERAL 7.4 COMPRAS

7.4.1 PROCESO DE COMPRAS

Definición de proveedor: persona natural o jurídica que entrega bienes y servicios frente a los cuales la federación tiene la potestad de seleccionar, evaluar y decidir si construye una relación contractual.

Tipo de mecanismo de interacción y control: selección y evaluación del desempeño.

Selección de los proveedores

Inscripción de proveedor o contratista: Es el resultado de la revisión de los documentos soportes y para los casos que aplique la calificación obtenida para un nuevo proveedor o contratista con el fin de habilitarlo o rechazarlo.

Se han definido como criterios para la calificación de la inscripción de un proveedor o contratistas, con su respectivo puntaje, los siguientes:

Procedimiento para la inscripción y selección de proveedores

No. Tarea Descripción Responsabl

e

1

Categorizar los bienes y servicios

Se establecen los bienes o servicios que tienen un impacto alto en la entrega de productos o prestación de servicios de los procesos misionales de la Federación. Estos bienes o servicios se encuentran identificados en el caracterizador de cada proceso. Utilice formato de Categorización del impacto de los bienes adquiridos o servicios contratados por la Federación.

Como resultado de ésta categorización, se genera el listado de bienes y servicios con su respectivo impacto por cada producto o servicio que entrega la Federación. En el formato bienes o servicios requeridos para la prestación del servicio extendido se encuentran categorizados los bienes y servicios de los procesos misionales de la Federación.

Comité de Gestión Integral

2Iniciar trámite de inscripción

Mediante requerimiento de un proceso interno o por solicitud directa de un posible proveedor o contratista, indíquele a éste las exigencias de la Federación Nacional de Cafeteros para inscribirse como nuevo proveedor o contratista y suminístrele el formato FE-BS-F-0001 Inscripción de proveedores y contratistas o para proveedores en el extranjero el formato FE-BS-F-0014 Inscripción de proveedores y contratistas en el exteriorpara que lo diligencie y anexe la documentación adicional necesaria.

Analista de Compras o Analista Bienes y Servicios

3Revisar documentos

Revise el formato FE-BS-F-0001 Inscripción de proveedores y contratistas o el formato FE-BS-F-0014 Inscripción de proveedores y contratistas en el exteriory los documentos soportes. En caso de encontrar información insuficiente solicite por vía telefónica o mediante correo electrónico al proveedor o contratista la información complementaria.Sí pasados 08 días hábiles, el proveedor o contratista no ha complementado la información, elimine los documentos recibidos.


4

Clasificar proveedor o contratista

Determine sí los bienes o servicios ofrecidos por el proveedor o contratista tienen un impacto alto en los productos que entrega o en los servicios que presta a la Federación. Para ello consulte el formato de Bienes o servicios requeridos para la prestación del servicio extendido.

Para los proveedores o contratistas que suministren bienes o presenten servicios categorizados como de impacto alto continúe con la tarea No. 5. Para los demás casos continúe con la tarea No. 6.


5 Calificar proveedor o contratista

Proceda a realizar la calificación en el formato FE-BS-F-0002 Calificación de proveedores y contratistas.

De acuerdo con los criterios y puntajes obtenidos en la calificación (ver Criterios y puntajes para la inscripción de proveedores y contratistas), clasifique al proveedor o contratista de la siguiente manera:

Calificación Categoría5.00 – 3.00 Proveedor o contratista habilitado2.99 – 0.50 Proveedor o contratista rechazado

Sí el proveedor o contratista queda


habilitado, significa que puede inscribirse y establecer en el futuro relaciones comerciales con la Federación.

Sí el proveedor o contratista queda rechazado, significa que no debe inscribirse en este momento. Pasados 6 meses contados a partir de la fecha de comunicación de rechazo al proveedor. Se podría calificar nuevamente, siempre y cuando la Federación lo requiera o el proveedor o contratista lo solicite.

Sí fuese el caso de un proveedor o contratista único en el medio, se podría inscribir bajo la autorización del Coordinador de Compras o el Coordinador Bienes y Servicios.

Comuníquele al proveedor o contratista el puntaje, los puntos a mejorar y la decisión resultante de la actividad de calificación a través de un correo electrónico.

6

Registrar proveedor o contratista

Ingrese la información del proveedor o contratista en el sistema de información SAP, utilizando para ello los documentos soportes necesarios para inscribirlo

Analista de Compras, Analista Bienes y Servicios o Analista Financiero

Categorización del impacto de bienes y servicios

Evaluación de los proveedores

Se realiza Anualmente, se evalúa el desempeño de aquellos proveedores o contratistas que entregaron durante el periodo de evaluación, los bienes o servicios categorizados con impacto alto.

Calificación y clasificación

CALIFICACIÓN CLASIFICACIÓN PLAN DE ACCIÓN

5.0 – 4.0 Proveedor o contratista altamente confiable

Evaluar en un año si se ha continuado la relación comercial con el proveedor o contratista durante este periodo.

Enviar comunicación de reconocimiento y motivación al proveedor o contratista

3.9 – 3.0 Proveedor o contratista confiable

Enviar comunicación al proveedor o contratista informándole la calificación obtenida y los aspectos con baja calificación.

Solicitar el plan de acción de mejoramiento sobre aquellos aspectos de baja calificación.

Evaluar nuevamente al proveedor o contratista en un año si se ha continuado la relación comercial con el proveedor o contratista durante éste periodo

2.9 – 2.0 Proveedor o contratista poco confiable

Buscar otras alternativas de proveedores. Enviar comunicación al proveedor o contratista

informándole la calificación obtenida y los aspectos con baja calificación.

Solicitar plan de acción de mejoramiento sobre aquellos aspectos de baja calificación.

Evaluar nuevamente al proveedor o contratista en seis meses si se ha continuado la relación comercial con el proveedor o contratista durante este periodo

1.9 – 1.0 Proveedor o contratista no confiable

Enviar comunicación al proveedor o contratista informándole la calificación obtenida y los aspectos con baja calificación.

Reemplazar proveedor o contratista. De no ser posible, solicitarle plan de acción de mejoramiento sobre aquellos aspectos de baja calificación.

Evaluar nuevamente al proveedor o contratista en seis meses si se ha continuado la relación comercial con el proveedor o contratista durante este periodo

7.4.2 INFORMACIÓN DE LAS COMPRAS

El Fondo Nacional del Café compra el café a través de las Cooperativas de Caficultores a un precio determinado de acuerdo con las condiciones del mercado internacional. El mecanismo es transparente: todos los días la Federación publica un precio base de compra que se calcula con las variables del mercado del momento. Al hacer público el precio, la Federación establece éste como referencia para los compradores privados que tienen que ofrecer precios superiores para adquirir el café. Al final, el productor se beneficia recibiendo un mejor precio por su producto.

El café comprado al caficultor a través de las cooperativas, es recibido en ALMACAFE operador logístico de la Federación que cuenta con 15 centros operativos. Almacafé se encarga de pagar el café a las cooperativas con recursos del FNC, recibir el café, transportarlo, calificarlo, clasificarlo y custodiarlo en sus bodegas. Posteriormente, cuando se vende el café a un cliente, ALMACAFE se encarga de trillar el café, seleccionarlo y empacarlo.

El café es tostado y, en ocasiones, molido, para ser comercializado por supermercados, grandes superficies y cadenas de distribución.

Cuando se trate de la adquisición de productos químicos o biológicos se deben solicitar como requisito para considerar la oferta, los aspectos ambientales y cumplir con los siguientes documentos:

Fichas de seguridad. (cuando el producto no esté en el listado de productos químicos o cuando se requiera actualizar la hoja de seguridad)

Certificados de manejo especial pos-consumo (si aplica) Certificados de autorización para ventas de sustancias controladas

Caracterización de la materia prima

Categorización de los bienes y servicios requeridos en la Federación

Procedimiento para efectuar compras


e1. Efectuar

requerimiento de compra o contratación

Al generarse en los procesos de la organización la necesidad de adquirir un bien o contratar servicios, puede suceder que el solicitante tenga acceso directo o no a SAP, para lo cual:

Sí el solicitante no tiene acceso directo a SAP, utilice el formato BS-F-0003 “Solicitud de

Ver descripción de la Tarea 1)


ebienes o servicios” y envíelo al responsable en su Dependencia de ingresar la solicitud en SAP

Sí el solicitante tiene acceso directo a SAP o es el responsable de ingresar solicitudes en la Dependencia, valide primero que el material o el servicio esté creado en el sistema. Si no está creado solicite al responsable en la Dependencia del maestro de materiales y servicios la creación respectiva. Si corresponde a un activo fijo solicita al responsable de activos fijos de su dependencia la creación del registro maestro del activo fijo. Finalmente, procede a crear la solicitud de pedido en SAP que requiere conocer la orden o el centro de costo y la cuenta contable a imputar, adicionalmente debe especificar si el bien o servicio es de impacto alto para la prestación de servicio, según lo definido en el anexo 02 del procedimiento BS-P-0001 Inscribir proveedores y contratistas.

El respectivo ordenador del gasto libera la solicitud de pedido comprometiendo su presupuesto.

2. Definir y ejecutar el sistema de selección de proveedores y contratistas

Se aplican los criterios definidos para los diferentes procedimientos o sistemas de selección de los proveedores o contratistas acordes con lo establecido en la Resolución 8 de 2000 y Resolución 2 de 2003.

Si como parte de la contratación, se establecen beneficios por economía de escala para la Federación sujetos a la configuración de una vigencia futura; el solicitante envía el requerimiento al Coordinador de Planeación Financiera y Presupuesto de la Gerencia Financiera en Oficina Central explicando en forma detallada los beneficios que se derivan de la contratación que afecta vigencias presupuestales futuras. El Coordinador de Planeación Financiera y presupuesto revisa la información, establece el número de la vigencia futura y la informa al solicitante de manera escrita, quien la anexa al formato BS-F-0004 Solicitud de celebración de contrato y

Líder o Responsable de Bienes y Servicios


ela indica en el campo respectivo.

Adicionalmente, sí se requiere la elaboración de un contrato, el responsable del proceso solicitante, diligencia el formato BS-F-0004 “Solicitud de celebración de contrato” y lo envía al responsable de bienes y servicios, quien adjunta todos los documentos que soporten la selección del proveedor o contratista y coloca VoBo. Luego lo envía al responsable de la elaboración del contrato.

Si no se requiere la elaboración de un contrato, la instancia correspondiente selecciona el proveedor o contratista y continúa con la tarea No. 4. De lo contrario, si se requiere elaborar contrato, se continúa con la tarea No. 3.

3. Elaborar y celebrar contrato

El responsable en la dependencia elabora el contrato y lo envía para su revisión y aseguramiento al responsable jurídico de la Dependencia, quien lo envía al responsable del proceso solicitante. Ver instructivo BS-I-0001 Instructivo para la elaboración de contratos.

El responsable del proceso solicitante y el responsable de bienes y servicios revisan los términos del contrato.El responsable jurídico o quien haga sus veces en la dependencia solicita la liquidación de los impuestos a que haya lugar en la celebración del contrato al responsable del proceso Gestión tributaria en la Dependencia (Coordinador de Gestión tributaria, especialista gestión tributaria, contador o quien haga sus veces).

Al recibir el memorando (físico o correo electrónico) del proceso Gestión tributaria con la información de los impuestos a los que haya lugar, el responsable jurídico o quien haga sus veces en la dependencia obtiene las firmas respectivas en el contrato y lo envía al proveedor o contratista con la liquidación de los impuestos y solicita y aprueba las respectivas pólizas

(Ver descripción de la Tarea 3)


eFinalmente, el original del contrato formalizado con sus anexos queda archivado en la División Jurídica o para los Comités Departamentales en el área que indique el Director Ejecutivo. Adicionalmente, le envía copia al Líder de contratación o quien haga sus veces en la dependencia y al Responsable del proceso solicitante.

Si dentro del contrato se determina que los pagos se realicen a un tercero diferente al que se establece como responsable en el contrato, éste tercero deberá surtir con el procedimiento BS-P-0001 Inscribir proveedores y contratistas para poder registrarlo en el sistema SAP.

4.

Gestionar la orden de compra o servicio

El analista o quien haga sus veces, genera en SAP el pedido. Para ello utilice los instructivos BS-I-0002 Instructivo para la creación del pedido para contratación simple y BS-I-0003 Instructivo para la creación del pedido para contratación con formalidades plenasLa instancia autorizada para contratar, una vez finalizada la celebración del contrato, autoriza el pedido, liberando en SAP.Los contratos, los convenios, órdenes de compra o de servicio, independiente de la cuantía, que suscriba la Federación en su condición de administradora del Fondo Nacional del Café, deben ingresarse al Sistema de Información para el control de la Contratación Estatal SICE. De esta manera el responsable del SICE en la dependencia ingresa la información al SICE una vez perfeccionado y legalizado el contrato o máximo dentro de los cinco primeros días de cada mes. Para ello utilice el instructivo BS-I-0004 Instructivo para el registro de información en el SICE.El analista o quien haga sus veces coloca la orden de compra o servicio al proveedor o contratista seleccionado.


5. Ejecutar el contrato

El Supervisor del Contrato, quien es el responsable del proceso solicitante o quien éste delegue, debe asegurar el cumplimiento del objeto, las obligaciones de las partes, el plazo, el pago y los demás que se estipulan en el contrato. Así mismo, es responsable de la formalización de las actas a las que haya a


elugar (ver formato BS-F-0005 Formato Acta de Inicio de contrato)Las obligaciones del Supervisor se encuentran detalladas en la circular GAD09100005 del 30 de julio de 2009.

6.

Recibir el bien comprado o el servicio contratado

La verificación debe permitir comprobar que el bien adquirido o el servicio contratado cumplen con los requisitos establecidos en la orden de compra o servicio.De acuerdo con el tipo de bien o servicio, la verificación puede ser realizada por el grupo compras, el solicitante, o el área o persona idónea en el producto adquirido o el servicio contratado.La evidencia de la verificación queda registrada mediante una aceptación del servicio o entrada de mercancía, en SAP, con lo cual se autoriza el pago, y se registra un pasivo estimado a favor de los terceros. Soportado en la remisión, informe de avance (acta) o factura.Si al verificar el bien, éste no cumple con lo estipulado en la orden de compra, se devuelve el bien al proveedor o contratista. Si al verificar el servicio recibido, éste no cumple con lo estipulado en la orden de servicio, el responsable del proceso solicitante informa al responsable de contratación los aspectos en los que el servicio no ha cumplido, para que éste le informe vía correo electrónico o carta al proveedor o contratista los aspectos de la insatisfacción y la solicitud de mejora. Esta información se debe tener en cuenta en el procedimiento BS-P-0004 Evaluar el desempeño de los proveedores y contratistasPara los activos fijos adquiridos se debe informar al Subproceso Administrar bienes, para que proceda con el registro del activo y la entrega formal al colaborador.Si se ha terminado el contrato, el supervisor del contrato diligencia el formato BS-F-0006 Acta de liquidación de Contrato y lo envía al Responsable jurídico o quien haga sus veces en la Dependencia, quien revisa, da su VoBo, envía para firma de los representantes legales y archiva en la carpeta del contrato.


7. Registrar factura

Al recibir la factura o documento equivalente del proveedor o contratista, se revisa la

Analista o quien haga


einformación del documento, asegurando que se cumplan todos los requisitos legales y contractuales. Si el proveedor no es responsable de IVA y pertenece al régimen simplificado se debe asegurar que éste haya diligenciado el formato XXXXSi el proveedor indica que la factura sea considerada como un titulo valor, siga el procedimiento BS-P-0003 Tramitar facturas como título valor.Si el pago se va a realizar a un tercero diferente al proveedor o contratista del bien o servicio, se debe: Si existe contrato, revisar que en éste esté

acordado, o Que el proveedor o contratista

expresamente lo indique a la Federación en documento debidamente autenticado ante notario público indicando e identificando a quien se le hará el pago. Esto conlleva a que el receptor del pago se inscriba ante la Federación según lo definido en el procedimiento BS-P-0001 Inscribir proveedores y contratistas.

Finalmente, se registra el pasivo real a favor del proveedor o contratista.

sus veces

7.4.3 VERIFICACIÓN DE LOS PRODUCTOS COMPRADOS


La verificación debe permitir comprobar que el bien adquirido o el servicio contratado cumplen con los requisitos establecidos en la orden de compra o servicio. De acuerdo con el tipo de bien o servicio, la verificación puede ser realizada por el grupo compras, el solicitante, o el área o persona idónea en el producto adquirido o el servicio contratado.

Nota: Para aquellos proveedores que entreguen en las instalaciones de Cenicafé productos químicos o biológicos, los vehículos deben verificarse utilizando el formato FE-AM-F-0022 Lista de Chequeo Ingreso de Vehículo Proveedor.

La evidencia de la verificación queda registrada mediante una aceptación del servicio o entrada de mercancía, en SAP ( software especializado de la Federación Nacional de Cafeteros, para los procesos de compras), con lo cual se autoriza el pago, y se registra un pasivo estimado a favor de los terceros. Soportado en la remisión, informe de avance (acta) o factura.

Si al verificar el bien o el servicio recibido estos no cumplen con lo estipulado en el contrato, orden de compra, orden de servicio, proceda de acuerdo con lo pactado en tales formas contractuales.

En caso que por el tipo de contrato que se haya pactado se deba suscribir acta de liquidación, el Supervisor del contrato genera el Acta de Liquidación a través del sistema de información

Producto no conforme

La FNC dispone de Almacafe como su operador logístico con quien terceriza los subprocesos de recibo, almacenamiento, trilla, distribución interna, y la gestión de la calidad del café. Por tal razón se establece que el punto de identificación del producto no conforme (entendido como lo relacionado con la especie) de la FNC es Control de calidad en el puerto de embarque. Esto significa que los productos no conformes que se presenten al interior de los procesos tercerizados son responsabilidad de Almacafe, y se deben controlar y tratar de acuerdo con lo establecido en su sistema de gestión integral certificado bajo NTC-ISO 9001:2008.

CONCLUSIONES

Con este trabajo se logra dar a conocer toda la información respectiva acerca del punto 7.4 correspondiente a las compras, que servirá como guía para la aplicación de la norma técnica de calidad ISO 9001 y entender los debidos procesos que se realizan con los proveedores dentro de una empresa.

ANEXOS

1. Calificación de proveedores y contratistas.2. Solicitud de bienes y servicios (pedido).3. Evaluación promedio consolidada de un proveedor o contratista.4. Evaluación del desempeño de los proveedores y contratistas.

Lucero

1-Vamos a hablar del numeral 7.4 que corresponde a las compras, aplicado en la federación nacional de cafeteros.

2-Compra el café a través de las Cooperativas de Caficultores a un precio determinado de acuerdo con las condiciones del mercado internacional.

Promueve la prosperidad y el interés general de los productores de café.

Desarrolla la construcción de obras de infraestructura económica y social en zonas cafeteras.

Contribuye al mejoramiento de las condiciones de la población campesina de las zonas cafeteras.

3-esta es la política de gestión de calidad de la federación, ellos aplicaron la ntc con base a la extensión rural y ala investigación científica y tecnológica

4-el objetivo de calidad es …con una propuesta de valor de eficacia, legitimidad y democracia con el indicador basado en el avance del proyecto del sistema de gestión d ecalidad

5-en el numeral 7.4.1. Es el proceso de compras, es el que tiene que ver con los proveedores. La selección de proveedores se hace teniendo en cuenta los criterios de experiencia e información recibida. A mayor tiempo de experiencia mayor puntaje, y la información completa mayor puntaje. El puntaje tiene un rango de 1 a 5.

6-procedimiento

7Categorizar los bienes y servicios: la federación categoriza los bienes y servicios de acuerdo al impacto que tienen en la prestación del servicio y la satisfacción del cliente. Siendo el impacto alto, medio y bajo. Por ejemplo la conectividad al internet tiene un impacto alto, lo que quiere decir que el proveedor de este servicio debe de tener la mayor calificacion. Mientras que en este proeso de comercialización la papelería tiene un impacto bajo ya que todo lo manejan por internet.

Iniciar trámite de inscripción:

Revisar documentos

Clasificar proveedor

8 Calificar proveedor: esta en un rango entre 1-5.

5.0 – 4.0 Proveedor o contratista altamente confiable: Es aquel proveedor o contratista que cumple a cabalidad las expectativas de la Federación de manera sobresaliente

3.9 – 3.0 Proveedor o contratista confiable: que aunque no cumple a cabalidad todas las expectativas de la Federación, no tiene repercusiones directas en aspectos económicos, la prestación del servicio de la Federación o el cumplimiento de las metas del plan estratégico

2.9 – 2.0 Proveedor o contratista poco confiable: que presenta fallas graves esporádicas en la prestación de su servicio o en el suministro de sus productos y que repercute directamente en aspectos económicos, la prestación del servicio de la Federación o el cumplimiento de las metas del plan estratégico

1.9 – 1.0 Proveedor o contratista no confiable: que presenta fallas graves recurrentes en la prestación de su servicio o en el suministro de sus productos y que repercute directamente en aspectos económicos, la prestación del servicio de la Federación o el cumplimiento de las metas del plan estratégico

Cuando el proveedor obtiene una alificacion menor a 3, se busca otras alternativas d eproveedores, se le informa al proveedror la puntuación que saco para que haga un plan de acción de mejoramiento. Se levuelve a evaluar en 6 meses, si el proveedor asi lo decide.

Sí fuese el caso de un proveedor o contratista único en el medio, se podría inscribir bajo la autorización del Coordinador de Compras o el Coordinador Bienes y Servicios.

Cando el roveedor saca la mayr puntuación se l informa, motivándolo y dándole reconocimiento, y al año s ele vuelve a evaluar.

Registrar proveedor

9-formato de calificación

10-evaluacion. se hace anualmente, y se tienen en cuenta criterios como la conformiad del pro o ser, oportunidad de entrega, las cantidades recibidas, la atención recbida, y el soporte y la atención después de la entrega.

11- Aveces son varias personas las que hacen la evaluación a un solo proveedor, para sacarle un promedio, y se evalúan los mismos critrio.

Ramiro

12-El punto 7.4.2. Habla sobre la información de las compras.

La materia prima que compra la federación es el café verde El café comprado al caficultor a través de las cooperativas, es recibido en ALMACAFE operador logístico de la Federación, se encarga de pagar el café a las cooperativas con recursos del Fondo Nacional Cafeteros, recibir el café, transportarlo, calificarlo, clasificarlo y custodiarlo en sus bodegas. Posteriormente, cuando se vende el café a un cliente, ALMACAFE se encarga de trillar el café, seleccionarlo y empacarlo.

Cuando se trate de la adquisición de productos químicos o biológicos se deben solicitar como requisito para considerar la oferta, los aspectos ambientales y cumplir con los siguientes documentos:

Fichas de seguridad. (cuando el producto no esté en el listado de productos químicos o cuando se requiera actualizar la hoja de seguridad)

Certificados de manejo especial pos-consumo (si aplica)

Certificados de autorización para ventas de sustancias controladas

13-caracterizacion de la materia prima (cuadro):

Contenido de humedad:el café no puede sobrepasar el 12%. El proveedor debe de enviar a la federación una muestra de 400 gramos.

Infestación: el café debe de estar excento de cualquier insecto vivo

Defects físicos: cuando el café tenga defectos físicos, el proveedor debe de enviar una muestra de 500 gm, para que la federación estudie y acuerde con el cliente los defectos que tiene el café.

Prueba de taza: la federación realiza una preba de taza sobre la muestra que envio el proveedor, este no debe e contener sabor ni aromas a químicos o fumigantes.

En cuanto al servicio, los atributos que se tienen en cuenta son el cumplimieno en la entrega, tiempo y envio oportuno tanto de la muestra como la carga, el cumplimiento de las condiciones logísticas como el ambarque, y toda la documentacin legal.

14-procedimiento para efectuar las compras

Efectuar requerimiento de compra: la federacion cuenta con un sistema de software especiaizado llamado SAP El sistema trae los datos de la solicitud de pedido, y verificando que todos los datos estén correctos como proveedor, grupo de compras, valor, fecha de entrega, etc, se le asigna el indicador de impuestos, se deben diligenciar los diferentes tipos de texto, lo que permitirá gestionar los compromisos, hacer seguimiento y facilitar la lectura de reportes. la federación cuenta con un sistema de software llamado SAP, especialmente para todos los procesos de compras. Aquí se realiza el requerimiento de la compra y se envía a los proveedores.

Definir y ejecutar el sistema de selección de proveedores: Los que cumplan con los requerimientos, se hace la seleccion.

Gestionar la orden de compra o servicio

Ejecutar el contrato


Verificar

Registrar factura

15- el numeral 7.4.3. hace referencia a la verificación de los productos comprados.

La empresa verifica que la mercancía Cumpa con todos los requisitos establecidos en la orden de compra, en la cual esta todo muy bien especificado. (tamaño, cantidad, color, peso..etc)

La verificación puede ser realizada por el grupo de compras, o el que solicito la compra, o el área especializada en el producto o servicio adquirido

La evidencia de la verificación queda registrada mediante una aceptación de entrada de mercancía, en el SAP

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