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Webinars PMI Madrid

19 de Febrero de 2015. “Gestión de Requisitos: El talón de Aquiles de los Proyectos”. Guilherme Siqueira Simões.

Juan Serret. MSc. PMP®. Responsable del Área.

Rafa Pagán. MSc. PMP®. PMI-ACP®. MCT. Responsable Captación de Ponentes.

Miguel Navarro. MSc. MBA. PMP®. Organización y Logística.

Paco Marín. MSc. MBA. PMP® . Organización y Logística.


Gestión de requisitos: el talón de Aquiles de los proyectos

Guilherme Siqueira Simões [email protected]

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q ¿Qué es la gestión de requisitos?

q La importancia de la gestión de requisitos para los proyectos

q La relación de la gestión de requisitos con la dirección de proyectos

q Las funciones principales de la gestión de requisitos

q Dificultades comunes en la gestión de requisitos

q ¿Cómo mejorar la gestión de requisitos?

q Nueva Certificación del PMI: Professional in Business Analysis (PBA)

Agenda

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q  Es la disciplina responsable por planear, analizar, documentar, acompañar, comunicar y controlar requisitos *

q  Involucra comunicación entre miembros del equipo del proyecto y los otros interesados, y adaptaciones para los cambios de requisitos durante todo el proyecto

q Requisito: una condición o capacidad que debe estar presente en un producto, servicio o resultado para satisfacer un contrato u otra documentación formalmente impuesta. También conocido como Requerimiento. (PMBOK 5ª edición)

¿ Qué es la Gestión de Requisitos para el PMI?

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*PMI’s Pulse of the Profession: Requirements Management A Core Competency for Project and Program Success - 2014


q  Las principales causas de fracasos en proyectos son: –  Scope Creep –  Comunicación deficiente –  Baja participación de los interesados –  Apoyo inadecuado del patrocinador

q Todos estos problemas involucran y/o impactan requisitos

q  47% de los fracasos tienen como causa gestión de requisitos deficiente

q  Esta deficiencia resulta en ~5% del costo de los proyectos –  Organizaciones con bajo rendimiento en GP: 10% de desperdicio –  Organizaciones con alto rendimiento en GP: 1% de desperdicio

Importancia de la Gestión de Requisitos*

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*PMI’s Pulse of the Profession: Requirements Management A Core Competency for Project and Program Success - 2014


• Ahora enfocando proyectos de software:

• 20% de los defectos tienen su origen en requisitos

• Encontrar y corregir defectos en el software después de

entregado es >100 x más costoso que hacerlo en la fase

de requisitos

**Software Defects Origins and Removal Methods Capers Jones - 2014

***Software Defect Reduction – Top 10 List Barry Boehm y Victor Basili - 2001

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Importancia de la Gestión de Requisitos


¿Qué es calidad?

• Calidad es el grado en que un conjunto de

características inherentes cumple con los requisitos -

ISO 9000

• Pero, ¿Cómo asegurar calidad si hay errores en los

requisitos? (20% de los defectos de software son originados en requisitos)

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Definición de Requisito

(1) Condición o capacidad que un usuario necesita para resolver un problema o lograr un objetivo

(2) Condición o capacidad que debe cumplir o poseer un sistema o uno de sus componentes para satisfacer un contrato, estándar, especificación u otra documentación formalmente impuesta

(3) Representación documentada de una condición o capacidad como en (1) o (2)

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...o Especificación de Requisitos

deseo (proyecto)

producto

Documentación de las capacidades del proyecto o producto


Gestión de Requisitos x Dirección de Proyectos

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Gestión del Alcance

5.3 Recopilar Requisitos

5.3 Definir el Alcance

5.4 Crear la WBS

5.5 Validar el Alcance

5.1 Planificar la Gestión del

Alcance

5.6 Controlar el Alcance

13.1 Identificar a los Interesados

13.2 Planificar la Gestión de los Interesados

4.1 Desarrollar Acta de Constitución del Proyecto

8.3 Controlar la Calidad

4.2 Desarrollar Plan para la Dirección del Proyecto

4.3 Dirigir y Gestionar el Trabajo

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Elicitación Análisis de Requisitos

Monitoreo y Control

Identifica necesidades de un conjunto de interesados

Documenta, organiza, modela, verifica y valida los requisitos

Prioriza, administra conflictos, problemas y cambios con el fin de garantizar el acuerdo sobre el alcance de la solución, identificando la mejor forma de comunicar los requisitos y la manera de como será mantenido el conocimiento obtenido para uso futuro

Visión Funcional de la Gestión de Requisitos

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Elicitación Análisis de Requisitos

Monitoreo y Control

Búsqueda, investiga necesidades

Organiza, especifica, verifica y valida

Administra conflictos y

cambios, busca aprobación, prioriza

Visión Funcional de la Gestión de Requisitos

Cambios

Información

Requisitos


¿Cuáles son los problemas en esta tira cómica?

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http://www.projectcartoon.com


¿Y si no hubiera teléfono roto?

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¿Entregar exactamente lo que el cliente pide garantiza su satisfacción?


q  Identificar y resolver fallas en el entendimiento entre el equipo del proyecto y los otros interesados, o entre los propios miembros del equipo del proyecto –  Se trata de una falla en la comunicación que lleva al entendimiento incorrecto del

mensaje. El popular “ teléfono roto”

q  Minimizar ambigüedad o subjetividad: Requisitos son expresados en lenguaje natural, que facilita el entendimiento. Sin embargo, esto da lugar a múltiples interpretaciones. Se trata también de una falla en la comunicación que lleva a una traducción imprecisa del mensaje recibido

q  Garantizar que el alcance esté completo: ¿todo lo que es necesario fue identificado?

Principales Dificultades con Requisitos

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q  Manejar la falta de estabilidad en los requisitos: Estos evolucionan y cambian a lo largo del tiempo. Los negocios se acostumbran a operar en ambientes que evolucionan rápidamente, generando así cambios constantes en los requisitos q  “(...) requisitos cambian al ritmo de 2% por mes (...)” - Capers Jones en

“Software Engineering: The State of the Art in 2008”

q  Mantener la necesaria participación: la baja participación del cliente casi siempre causa fallas. Cliente “sin tiempo” para participar en el proyecto

q  Tratar los conflictos: Diferentes interesados con diferentes necesidades pueden generar conflictos e insatisfacción

Principales Dificultades con Requisitos

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¿Cómo mejorar la Gestión de Requisitos?

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Gestión de Requisitos Pe

rson

as

Proc

esos

Cultu

ra

Solamente 20% de las empresas relatan alta madurez en la gestión de requisitos


q Invertir recursos adecuados (ej.: tiempo, personal calificado) en la gestión de requisitos –  51% de las empresas no lo hacen

q Desarrollar habilidades necesarias para la gestión de requisitos –  34% de las empresas no lo hacen bien

Mejorar la Gestión de Requisitos: Personas

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q Estandarizar y formalizar procesos para uso consistente y amplio de buenas practicas de gestión de requisitos en todas los proyectos –  < 50% de las empresas demuestran buen desempeño en las

practicas de GR

Mejorar la Gestión de Requisitos: Proceso

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0% 20% 40% 60%

Gestión de Cambio

Definición de los requisitos de negocio

Alineación de expectativas con las partes interesadas

Definir/monitorear objetivos, beneficios y

Verificación y Validación de la Solución

Colaboración entre GP y responsable por GR

Comprometimiento del Patrocinador

Competencia del responsable por GR

Satisfacción del cliente final

Calidad del producto


q Sensibilizar la Administración y Patrocinadores del valor de la práctica da gestión de requisitos en los proyectos para obtener apoyo y compromiso

–  La mayoría de las organizaciones no valoran la GR como competencia fundamental en proyectos

Mejorar la Gestión de Requisitos: Cultura

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q  Análisis de Negocio es la aplicación de conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas para: –  Identificar problemas y necesidades de negocio –  Identificar y recomendar soluciones viables para estas

necesidades –  Recolectar, documentar y gestionar requisitos de los

interesados para cumplir objetivos de negocio y del proyecto –  Facilitar el trabajo del equipo del proyecto

q Análisis de Negocio muchas veces empieza antes del inicio del proyecto y sigue después de su cierre

q Gestión de Requisitos es un subconjunto del Análisis de Negocios

q  Examen para credencial PMI-PBA inició en el 2014

Professional in Business Analysis (PMI-PBA)

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q  Evaluación de Necesidades: Entender un problema (o oportunidad) de negocio y evaluar opciones para ayudar a elaborar una solución efectiva

q  Planeación: Plan para gestionar las actividades de BA en el proyecto. Define herramientas, políticas y procedimientos para el plan de gestión de requisitos, rastreabilidad, control de cambio y documentos y criterios de aceptación

q Análisis: Tareas para la recolecta, análisis, descomposición, aceptación, aprobación, especificación y validación de requisitos del proyecto o producto

q  Trazabilidad y Monitoreo: Gestiona tanto el ciclo de vida de los requisitos así como la comunicación de su estatus a los interesados

q  Evaluación de la Solución: Evalúa que tan bien cumple con la solución a los requisitos y necesidades de negocio. Incluye pruebas, evaluación de deficiencias y aceptación

Dominios cubiertos en el examen PMI-PBA

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q  PMI’s Pulse of the Profession: Requirements Management A Core Competency for Project and Program Success - 2014

q  Business Analysis for practitioners: a practice guide (PMI)

q  Requirements Management Knowledge Center of Excellence (www.pmi.org/Knowledge-Center/Requirements-Management.aspx)

q www.projectmanagement.com/Practices/Requirements-Management

q  PMI Professional in Business Analysis (PMI-PBA) (www.pmi.org/Certification/pba.aspx)

q  A Guide to the Business Analysis Body of Knowledge – BABOK 2.0 (IIBA)

Para saber más

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¿Preguntas?

¡Gracias por la atención y participación!

Guilherme Siqueira Simões

[email protected] linkedin.com/in/guilhermesimoes Skype: guilherme.s.simoes

Cierre

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