WebClockManual de Usuario W38/W35X y Configuración

rev 3.03

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Hardware , especificaciones 4

General 5

Inicio rápido 6

- Como cambiar el idioma del webclock 6

- Como cambiar la IP del webclock 6

- Como cambiar la IP del Gateway en el webclock 7

- Como cambiar el número de terminal 7

Programar la fecha y la hora 9

Registrar huellas 10

Borrar huellas 12

Nivel de seguridad 13

Transmision de huellas 14

Acceder al Software con el navegador 15

Webtime I 16

- Información en tiempo real 16

- Programación del sistema horario 17

- Descargar fichero de fichadas 18

- Parametros de Hardware 19

Programación de IP’s 20

Control de Puerta 20

Control del sensor 21

Modos de funcionamiento del Webclock 22

Control de Presencia - básico 23

- Como fichar 23

- Fichar solo por teclado 24

- Fichar con incidencia 25

Comandos por teclado - Opciones de menu 26

- Numero de Serie, MAC Address 27

- Test de los Reles 27

Software de Control de Presencia- módulo administrador 28

-Cambio de password 29

- Puesta en marcha rápida (configuración minima) 30

Rellenar la lista de empleados 30

Registrar huellas 32

Primeros listados 33

Control de incidencias 34

Tabla de contenido

- Horarios y calendarios ( una configuración mas compleja) 34

Horarios 34

Calendarios 41

Listado de Horas 43

Perfil Flex Time 45

Insertar y borrar marcajes manualmente 47

Editar las modificaciones hechas 48

Panel de asistencia 49

Ayuda Online por chat 50

Visualizar marcajes 51

Sirena y su configuracion 52

Telephonista/Recepcionista , su usuario 53

Portal del empleado 54

- Fichar por Web 55

- Calendario del empleado 56

- Password del empleado 57

- Listados 58

Conectividad con bluemetriX 59

Copias de seguridad - Backup completo del WebClock 60

Configuración de Listados 61

Manipulación de ficheros con WebclockFileManager2 62

Http Server Port y Concurrencia de sesiones 63

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Voltage: 12VDC , a 115/220VAC to 12VDC adaptador incluido

Potencia: 3.5W

Material: Acero Inoxidable

Peso: 1.75 pounds / 700 gramos

Dimensiones: 4.3"x4"x1.2" / 110x100x40 mm

Lector de Huella: OPTICO ,1.900 huellas muestra y 9000 huellas en version F.

Lector Proximidad: El equipo W38X incluye un lector de proximidad adicional

Interface: Ethernet Connection / TCPIP

Tipo de conector: RJ45

Capacidad de memoria: El WebClock almacena simpre los ultimos 350.000 marcajes durante mes de 20 años y sin baterias.

Control de puertas: La familia W38 puede gestionar tablas de accesos autonomamente de hasta 6.000 usuarios

Horarios de puertas: Para control de puertas , pueden asignarse hasta 50 horarios

Teclado y Display: Display de 2x16 caracteres and teclado de 3x4 teclas

Relés: 2 Reles incluidos , control de puertas y control de sirenas. Caracteristicas electricas: 0.3A a 125AC y 1A a 48VDC

Sensor: Entrada digital , para sensor de puerta o alarma

Idiomas: Inglés , Español , Portugues y Catalán

WebTime Software : Con el Software WebClock se obtienen los listados configurables directamente y de forma instantaneaEl Software del WebClock se maneja desde cualquier navegador y sobre cualquier sistema operativo ya sea Windows , Linux o MAC OS XEl navegador debe disponer de Flash 10 o superior.

Navegadores: Firefox , Google Chrome, Internet Explorer , Opera , Safari

Sistema Operativos: Windows, Mac OS X and Linux

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Hardware,especificaciones

Los equipos W38X y W35X son equipos totalmente autónomos , es un completo control de presencia y puede utilizarse como también como control de puertas y accesos. Su lector principal es un lector Optico de huella dactilar el modelo W38X dispone de un lector de tarjetas de proximidad secundario .

Características Principales:

Funcionamiento autónomo.Almacena siempre las ultimas 350.000 fichadas durante mas de 20 años y sin baterías. Conectividad total bien a través de redes locales tcp/ip o directamente desde internet Versiones disponibles:

• W38 lector de huella únicamente. • W38X lector de huella y lector de tarjetas de proximidad.

Ambas versiones tienen una capacidad para 1900 huellas de empleados. Existe una versión especial F con capacidad de hasta 9.000 huellas.

Acceso en tiempo real a toda la información , a través de LAN e Internet.

GeneralGeneralidades del los WebClock

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1) Tras colgar el WebClock en la pared , hay que conectarlo a un enchufe de 220V y a una

toma de red de datos RJ45 , si no se disponen de tomas de red RJ45 , puede conectarse directamente al router de internet. Una vez enchufado lo primero que hay que configurar es el idioma y la IP del aparato para que sea visible en su red de ordenadores.

Para cambiar el idioma del webclock haya que proceder de la forma siguiente:

Teclear en el teclado del reloj , OK dos veces , aparece este mensaje:

El password de fabrica es el 1234. Tras teclear este password aparece el siguiente mensaje:

Teclear el código 82 para seleccionar el idioma Una vez seleccionado el idioma el terminal vuelve al modo de espera. Para cambiar la IP del webclock hay que proceder de la siguiente manera:

Entrar en el menú de administración tecleando OK OK y 1234 , pulsando el numero 9 se recorren las diferentes funciones disponibles.

Inicio rápidoComo iniciar su WebClock - CONFIGURACION DE RED

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Pulsando la tecla 4 , se muestra la IP de fabrica

Con la IP de fabrica en el display podemos teclear directamente la nueva IP que queremos asignar al webclock , hay que teclearla en grupos de tres dígitos , es decir que para introducir por ejemplo la ip 192.168.2.67 hay que teclear 192.168.002. 067 Una vez introducida la nueva IP , pulsar OK para terminar.

El WebClock se reinicia y aparece de nuevo el mensaje de Bienvenida.

El siguiente paso es configurar la IP de la puerta de salida a internet , dicha IP suele ser la IP del propio router .

Para cambiar la IP de la Puerta de enlace (Gateway) en el webclock hay que proceder de la siguiente manera: Entrar en modo administrador en el webclock a través del teclado , como en las anteriores operaciones , a continuación teclear 8 y 8 aparece la siguiente pantalla:

La opción 1) muestra el puerto por defecto del servidor http es el puerto 80 pero puede cambiarse según sea necesario con esta opción.

Opción 2 , con esta opción introducimos se muestra la IP de la Puerta de enlace (Gateway)y podemos cambiarla directamente , con solo teclear la nueva.

La IP de la Puerta de enlace debe teclearse tambien en grupos de tres dígitos. Una vez introducida teclear Ok para finalizar.

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Una vez introducida la IP de la puerta de enlace podemos comprobar si esta correcatmente configurada utilizando la opción de Test de Internet .

Entramos de nuevo en modo administrador , (OK OK 1234) y a continuación tecleamos 8 y 7 aparece el siguiente mensaje:

En primer lugar se comprueba la nueva IP , a continuación el DNS y finalmente el servidor de tiempo GMT , si todo esta correcto aparecerá el mensaje INTERNET CONNECTED , en caso contrario el display mostrará en que fase no ha conseguido su objetivo y se podrá repasar la configuración.

Cambiar el numero de terminal o webclock:

En instalaciones con mas de un webclock , pueden numerarse con números desde el 1 al 32 por defecto cada webclock esta programado con el numero 1 , si deseamos modificar este código (no es una operación necesaria) basta con entrar en modo administrador , y teclear 3, se muestra el siguiente mensaje:

Se teclea el nuevo numero y se pulsa OK para terminar .

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El W38X se sincroniza automáticamente con un servidor de hora GMT si tiene conexión con Internet. (Test de Internet correcto)

Para sincronizar la hora hay que proceder de la siguiente manera:

1) Acceder al menu del reloj como administrador (OK OK 1234)

2) Pulsar 6 (Inicializar Fecha y Hora)

El display del reloj muestra el siguiente mensaje :

a) Si el reloj se sincroniza con el servidor externo GMT , mostrará la hora oficial GMT , para ajustarla a la de nuestra zona horaria hay que pulsar la tecla 1 para aumentar la hora o la tecla 2 para disminuir la hora

Pulsando 1 añadimos horas a la hora GMT , pulsando 2 disminuimos horas a la hora GMT

Cuando la hora que muestra el display es la correcta hay que pulsar OK para que queden los parámetros almacenados. La fecha queda también programada de forma automática.

b) Si el webclock no tiene accesos a internet y no puede sincronizarse con un servidor GMT , aparecerá en el display del equipo el siguiente mensaje que nos permitirá la programación manual de la fecha y la hora

Introducimos la fecha y la hora manualmente y pulsamos OK para terminar Nota : el accesos a internet puede comprobarse siempre accediendo como administrador por el teclado y pulsando el código 87.

Inicializar la Fecha y HoraPrimeros pasos con su WebClock - Fecha y Hora

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1) Acceder al menu de administración del WebClock.

2) Teclear ‘2’ , aparece el emnsaje , Desea registrar nuevos usuarios ?

3) Teclear ‘OK’ , Teclear el código del empleado

El código de la huella del empleado puede ser cualquier numero entre el 1 y el 1900 , teclear OK Aparece el siguiente mensaje: “Registrando usuario” y el usuario debe colocar el dedo en el cristal azul del equipo.

El dedo debe mantenerse firme sobre el escáner azul , al cabo de unos segundos aparece otro mensaje indicando al usuario que debe levantar el dedo y colocarlo de nuevo encima del escáner. Cuando el registro se ha completado el display del webclock lo anuncia y nos pregunta si deseamos registrar mas usuarios.

Registrar HuellasComo registrar huellas desde el webclock - Desde el teclado

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Pulsar OK si deseamos registrar mas usuarios y CANCEL si vamos a terminar.

Una vez los empleados están registrados el equipo esta listo para que se empiece a fichar. Es importante cada vez que se registra a un usuario , salir del modo de registro y comprobar que cuando el empleado coloca la el dedo en el escáner , se genera una fichada.

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Las huellas registradas pueden también borrase desde el teclado del WebClock para ello hay que seguir el siguiente procedimiento:

1) Acceder al WebClock como administrador

2) Pulsar ‘8’ y ‘6’ , aparece el siguiente mensaje 1) Nivel de seguridad 2) Borrar Usuario

3) Pulsamos ‘2‘ y a continuación el código de huella que deseamos borrar , OK para terminar

Borrar huellas del relojUso del WebClock - borrar huellas.

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1) Acceder al equipo como administrador a través del teclado

2) Pulsar ‘8‘ y ‘6‘ , y a continuación pulsar ‘1’ 3) El nivel de seguridad aparecerá en el display

El nivel de seguridad por defecto es el nivel ‘3’ , es el nivel asignado de fábrica

El nivel de seguridad está directamente relacionado con la identificación de la huella , los niveles van del 1 al 5 . Cuando menor es el nivel , mas rápido es el proceso de identificación. y también menos exigente por lo que solo debe usarse cuando hay pocas huellas y sea muy difícil que se produzca un error de identificación. El nivel , debe pues ajustarse de acuerdo a la cantidad de huellas de muestra almacenadas en el lector del WebClock.

Valores recomendados :

De 1 a 10 huellas usar nivel 2 o 3 de 10 a 70 huellas usar el nivel 3 de 70 a 200 huellas usar el nivel 4 nivel 5 para mas de 200 huellas.

Nivel de seguridadParámetro importante para el uso del lector de huellas

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En instalaciones complejas donde las mismas huellas deben reconocerse en distintos WebClocks es posible enviar huellas de un WebClock a otro con el módulo AgwFingerprintManager , es un modulo multiplataforma que funciona en Windows , Linux y Mac el modulo permite copiar , borrar y trasladar huellas simplemente moviendolas con el ratón.

Transmisión de huellasComo enviar huellas de un WebClock a otros WebClock

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Se puede acceder al Software del WebClock desde cualquier ordenador que pertenezca a la red donde esta enchufado el WebClock o incluso desde el exterior de la empresa si se configura correctamente el router.

Para acceder , abra su navegador preferido y acceda directamente a la IP que tenga asignada el WebClock..

El navegador debe tener instalado el Flash de adobe en su versión 10 o superior. Si no na tiene puede descargarla libremente de la pagina web http://www.adobe.com. Al entrar la ip en la barra de direcciones del navegador y pulsar ‘enter’ aparecerá la siguiente pantalla:

En la casilla User name debe escribir : admin y en la casilla Password debe escribir 1234. Este es el password por defecto para el administrador. Este password es el mismo que se usa para acceder al WebClcok , por consiguiente si este password se ha cambiado a través del teclado en el WebClock , tendrá que introducir el nuevo password. Tras unos segundos de espera aparecerá en mensaje ‘Loading’ , esto significa que el Software esta correcto. La primera vez , se necesitan unos 30 o 40 segundos para que aparezca la pantalla del Software en el ordenador, las siguientes veces , es un proceso instantáneo.

Selección de Idioma:

Una vez cargada el Software hay que seleccionar el idioma deseado en la pestaña superior derecha .

Idiomas disponibles: Ingles , Español , Portugués y Catalán

Accediendo con el navegador Como entrar en el Software del WebClock , como administrador

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La primera ventana que se abre en el software del WebClcok es la ventana de eventos en tiempo real. En esta ventana se pueden ver las fichadas en el momento en que se van produciendo

Para poder disponer de la información en tiempo real , debe estar de color rojo y con la palabra connected el boton que se encuentra en la parte superior derecha del Software.

Si varios administradores se encuentran conectados a la vez sobre un mismo WebClock , solo uno de ellos tendrá la opcion tiempo real . El resto de funciones son accesibles a todos a la vez.

En la pantalla Panel de asistencia , vemos en tiempo real el estado de la plantilla , en verde aparece el personal presente en la empresa y en rojo el personal ausente.

Webtime I - Tiempo realVer quien esta fichando ahora y saber quien está en la oficina

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Para ajustar la hora del equipo WebClock , se abre la opción Configurar tocando con el ratón la flechita de la izquierda de la etiqueta. Se abren todas las opciones y seleccionamos Control de hora , aparece la siguiente pantalla.

Seleccionamos el botón NTP Server test , y el WebClock comprueba si es posible sincronizar con un servidor mundial de hora GMT. Si el test es correcto la hora quedara automáticamente en GMT , el ajuste a la hora de la zona puede hacerse por minutos , de esta manera es posible tener el WebClock a la hora oficial exacta o a la hora oficial mas unos minutos o menos unos minutos. Si no se consigue la sincronización , aparece un mensaje dando indicaciones de cuales son las posibles causas para que procedamos a su corrección.

Cambios de Hora Verano / Invierno (DST) Se pueden programar dos cambios automáticos de hora pulsar el botón ‘cambiar’ y aparece la siguiente pantalla donde introducir la fecha del cambio y el tipo de cambio.

Hora exacta-configuraciónComo configurar el equipo para que disponga de la hora oficial

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En la Opción Herramientas , ultima opción del menú , disponemos de un botón para efectuar la descarga.

Seleccionamos el rango de fechas que deseamos y pulsamos el botón Descargar

Se generará un fichero CSV y se descarga en la ubicación que le señalemos en nuestro PC.

Descargar fichadas Como obtener un fichero con las fichadas almacenadas en el WebClock

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Desde la opción de Configurar podemos asignar y variar todos los parametros del WebClock al desplegar las opciones de la opcion configurar aparecen: Las opciones son:

Status: Información general del equipo , usuarios conectados , numero de serie

Principal: Nombre del WebClock , numero de IP , IP de Puerta de enlace , tipo de lector

Registrar huellas: Utilidades para registrar huellas desde el propio navegador.

Control de Puerta: Parametros del control de Puerta y tipo de operativa.

Control del sensor: Configuración del sensor optoaislado.

Otros: Cambio de password de Administrador

Webtime I-ConfiguraciónConfiguración del WebClock desde el navegador

Seleccionando la opción Principal podemos cambiar las IP’s del equipo y el idioma del WebClock.

Atención: El tipo de lector no debe cambiarse a no ser que lo indique un técnico de AGW.

Control de Puerta : Cuando un WebClock se usa para abrir una puerta , dicha apertura puede programarse para que se efectúe cuando un empleado se reconoce al fichar o cuando una vez reconocido el empleado pulsa la tecla OK. Esta ultima configuración se usa cuando el equipo se coloca a la entrada de un edificio y se ficha al entrar y al salir.

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Control Sensor: El sensor de puerta indica detecta el estado de una puerta y puede disparar una alarma programada al cabo de un cierto tiempo. El sensor también puede utilizarse para conectar un pulsador de salida. Pulsador de Salida: Puede utilizarse el sensor de puerta como pulsador de salida o para apertura remota de la puerta.

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Los WebClocks W35X o W38 pueden usarse para control de presencia , Control de accesos o ambos.

• Usar un WebClock como control de presencia es fácil , con solo fichar en el webclock ya se pueden obtener de forma directa listados de horas trabajadas

• Al usar un W38 o un W35 como control de acceso , deben cargarse tablas de accesos para que el terminal pueda decidir si una tarjeta o un código de huella estan autorizados a entrar , las tablas no son solamente tablas de SI/No , también llevan asociados horarios

El usuario solo podrá entrar si esta en la tabla de códigos autorizados y si intenta entrar dentro de su horario autorizado.

Cuando un usuario autorizado ficha , el WebClock activa el relé que esta conectado al mecanismo de apertura de la puerta.

Un WebClock W38/35 admite tablas de hasta 6.000 usuarios

En instalaciones complejas , los WebClocks pueden estar conectados ONLINE con un servidor centralizado . y actuar en modo esclavo , es decir pasan consultas en tiempo real al servidor y este les contesta autorizando o denegando el acceso. También pueden funcionar en modo mixto..

Métodos para Fichar:

Con el equipo W38X se puede fichar de varias maneras :

Solo Huella dactilar

Solo Tarjeta de Proximidad.

Fichar por Web

Por Teclado ( introduciendo un PIN )

Los modos de fichar se configuran directamente desde las pantallas de configuración del Software.

Modos funcionamientoSeleccionar los modos de funcionamiento del WebClock

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Como Fichar:

El empleado solo tiene que poner el dedo o acercar su tarjeta para fichar , nada más , no es necesario indicar entrada o salida . El teclado solo se usa para salidas especiales como por ejemplo salidas a Médico.

Cuando el empleado ficha , el WebClock emite un pitido y enciende la luz del display , si se han introducido nombres en la tabla del WebClock , también aparece el nombre del empleado en el display. Si el empleado no tiene el nombre introducido en el reloj , se muestra el código de la tarjeta y la hora de la fichada.

Mientras el WebClock está en espera , aparecen alternativamente dos mensajes en el display , el mensaje puede modificarse desde el Software Web del terminal.

El segundo mensaje muestra el numero de terminal en la segunda linea a la derecha , en este caso se trata del WebClock numero 4. Cada terminal tiene un numero asociado y es el numero que se adjunta con cada fichada para poder saber en que reloj se ha fichado. El asterisco delante del numero de terminal indica que el equipo esta comunicando ONLINE con el software de comunicaciones

Todos los equipos se entregan de fábrica con el numero 1.

CONTROL DE PRESENCIALO BÁSICO

Fichar solo por teclado

Cuando un empleado está autorizado para ello , puede fichar con un PIN .El PIN puede ser cualquier número de una hasta 8 cifras y se define en la ficha del

empleado.

Pulsar OK , solo una vez , entrar el código PIN , y pulsar OK de nuevo.

La fichada se realiza y aparece en el display igual que una fichada normal con tarjeta o huella.

Pata autorizar a un empleado para este tipo de fichadas , hay que entrar en su ficha de empleado , accediendo al Software del WebClock desde el navegador y marcar el tick que esta señalado com “Permitir fichar por teclado( manual con (PIN)

En esta misma ficha también se puede autorizar a que un empleado fiche a través de página web. Marcar el tick llamado “Permitir fichada Web”

Pulsar el botón amarillo “Actualizar Empleado” para salvar los cambios.

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Fichar con incidencia:

Cuando una fichada va asociada a una incidencia , como por ejemplo , salida al Médico esta información se incorpora pulsando un código en el teclado .

Si se ficha una incidencia al salir el sistema nos informará del tiempo que se ha utilizado durante esta incidencia.

Al pulsar el código de la incidencia y pulsar OK , una descripción de la misma aparece en el display del terminal lo que permite comprobar que el código es correcto.

Los códigos y descripciones se configuran desde el Software del WebClock

al pulsar el código 1 y ok , aparece la descripción y el código en el display , horas a compensar.

El mensaje se muestra aproximadamente durante 4 segundos , y durante este tiempo el empleado debe fichar , unos pitidos indican cuando se agota el teimpo para fichar. Cuando se realiza una fichada con incidencia correcta aparece en el display el código del empleado el código de la incidencia fecha y hora.

Como se ha explicado anteriormente las incidencias se configuran desde el software del webclock . Abriendo el navegador . se entra como administrador y se accede a la opción llamada Control de Presencia/ Eventos , podemos eliminar eventos y configurar nuevos eventos a continuación se muestra la pantalla.

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La configuración de los WebClcoks puede hacerse toda desde el teclado y por supuesto

tambien a traves de Web . A continuación se describen los comandos mas importantes.

Entrar en el menú en modo administrador , OK OK , 1234

El password de fábrica es 1234 y es recomendable variarlo.

Una vez entrado el password aparecen la pantalla con la opción 1) Marcaje por teclado , y la opción 2) registrar huellas pulsando el numero 9 , podemos pasar por todas las opciones..

Cambiar Numero de Terminal y IP

Cambiar Password y Fecha y Hora

Reiniciar y Mas Opciones.

COMANDOS por TECLADOConfiguración avanzada desde teclado

Pulsando ‘8’ vamos a mas opciones

La opción 1 permite seleccionar la velocidad de red , por defecto es 10Mb , y es la velocidad recomendada La opción ‘2’ permite seleccionar el idioma del WebClock

Pulsando el ‘9’ seguimos viendo nuevas opciones del menú extendido

Numero de Serie del WebClock

Pulsando ‘3’ en el display se muestran 4 parámetros importantes de su WebClco , cada parámetro se muestra durante 4 segundos , dichos parámetros son: ‘

• Firmware versión del terminal• MAC Address• Numero de serie del terminal• Firmware checksum

Test de reles

Pulsando ‘4’ , el relé 1 se activa y desactiva , el relé 2 se activa y desactiva pulsando 5.

La opción 6 , nos permite modificar el nivel de seguridad del sensor de huella y borrar huellas de del reloj.

Nivel de seguridad y Borrar usuario

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El módulo de control de presencia del WebClock esta especialmente indicado para empresas de menos de 80 empleados. El limite máximo de empleados es de 100 , por lo que una empresa de 80 empleados dispone de un importante margen de crecimiento. No solo los administradores tiene acceso al WebClcok , también pueden acceder al webclock , si están autorizados , para ver sus fichadas y su saldo horario. Entrando como usuario cada empleado solo puede consultar su propia información.

Abriendo el navegador e introduciendo la ip del terminal aparece la pantalla que se muestra.

Si no aparece esta pantalla de login hay que comprobar la conexión de la red y sobre todo comprobar que la IP que tiene el terminal esta en el rango de IP’s de la red del ordenador desde el que accedemos

Para entrar como administrador entrar en usuario “admin” como password introducir 21234” , este password es común al del reloj. Esperar a continuación unos segundos hasta que cargue la primera pantalla del Software.

Se recomienda cambiar el password en cuantos sea posible ; esto puede hacerse desde Configurar/Otros

CONTROL DE PRESENCIAMódulo Administrador de Control de Presencia

Reset Panel de asistencia

En la misma pantalla en la que se cambia el password de administrador , también se establece la hora del día en que se considera que todo el personal esta fuera. Si no se introduce esta hora el panel de asistencia no se resetea.

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Rellenar la lista de empleados Para configurar la lista de empleados entrar en Control de Presencia / Usuarios y aparece la lista de usuarios , pulsar el botón añadir usuario para configurar un nuevo usuario.

Podemos modificar parámetros de un empleado existente , haciendo doble click sobre su nombre en la lista.

Configuración MinimaArranque rápido del Software de Control de Presencia

Nombre: En este campo rellenamos el nombre y apellidos .

Numero de empleado: Es el código de empleado que deseamos que tenga cada empleado , por ejemplo para exportar a una nómina. Código de tarjeta/huella: Es el código que suministra cada tarjeta o el código de la huella del empleado. Segunda huella: En esta segunda casilla se puede incluir una seguna huella del mismo empleado o por ejemplo , el código de tarjeta , en el caso en que el empleado pueda fichar por huella y por tarjeta. Texto de Login: Con esta palabra de identificación , insertada de forma arbitraria el empleado puede acceder a su página web. El password es inicialmente el mismo que esta palabra. Una vez el empleado ha entrado en su página puede cambiar su password. PIN: Cualquier numero de 1 a 6 dígitos que permite a un empleado fichar por teclado , si esta autorizado. Fichar por teclado: Cuando esta casilla está activada , el empleado puede fichar por teclado. Pulsando OK , su PIN y OK Fichar por Web: Cuando activada esta opción, el empleado puede fichar desde su página web , opción especialmente importante si queremos que un empleado fiche cuando está trabajan do fuera de nuestra empresa. Puede acceder a su página web y fichar.

Nombre de Grupo: Cada empleado puede asignarse a un grupo , los grupos son nombres alfanuméricos y se introducen directamente en la casilla.

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Registrar Huellas

Se pueden registrar las huellas directamente desde el Software del WebClock , es posiblemente la forma más rápida pero no nos permite saber si el empleado esta colocando correctamente el dedo al no estar junto al WebClock. Para registrar Huellas debemos entrar en la opción Configurar/Registrar Huellas .

Seleccionamos el nombre del empleado a registrar , cuando el empleado a puesto el dedo en el escáner pulsamos el botón Registrar y esperamos a que aparezca la palabra “Correcto” Si registramos desde el propio reloj , se imprime el listado de empleados y se le da ala persona que registrará a los empleados en el WebClock para que conozca con que código de huella debe registrar a cada empleado..

Una vez los empleados se han registrado el sistema esta listo y se puede comenzar a fichar.

El Software del WebClock esta ya configurado para empezar.

Registrando HuellasRegistrar Huellas desde el Software

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Para obtener la información de las horas trabajadas hay que acceder Control de Presencia / Listados , seleccionar fechas , un empleado o grupo y pulsar el botón Listar

La información se obtiene de forma inmediata sin pasos intermedias ni envío o recepción de datos . Podemos insertar marcajes directamente sobre el listados , para ello debemos seleccionar la opción Añadir (arriba a la derecha) y hacer doble click sobre la linea del listado en la que queremos añadir una fichada , haciendo doble click sobre la linea del 7 del 11 aparece la ventana de inserción de marcajes , escribimos 02:30 el la casilla de la hora y pulsamos el botón Insertar Marcaje . Para ver el marcaje en el listado hay que pulsar de nuevo el botón Listar. En lugar de insertar marcajes , podemos insertar , horas trabajadas , directamente , se hace doble click sobre la linea en la que queremos insertar horas , introducimos el numero de horas en la casilla Horas y pulsamos el botón Insertar Tiempo , pulsando el botón Listar , obtendremos el tiempo introducido en la columna +Tiempo.

Primeros ListadosListados que se obtienen con la mínima configuración

Exportar a Excel: directamente pulsando el botón Guardar en Excel Añadir Comentarios en los listados que tienen columna de comentarios , pueden añadirse directamente comentarios haciendo doble click sobre la celda en la que queremos añadir el comentario

El comentario aparece directamente en el listado Todos los listados pueden imprimirse sobre papel , exportarse a Excel o fichero CSV. Los listados pueden obtenerse de todos los empleados o por grupos.

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Configuración básica con control de incidencias.

En la primera configuración de Control de Presencia solo hemos creado la lista de empleados y hemos registrado sus huellas o repartido las tarjetas. Con ello obtenemos las horas de trabajo y los paros. Podemos obtener mas detalle y conocer las horas dedicadas a salidas al médico o las horas dedicadas a trabajos externos. Para ello debemos configurar la lista de eventos e indicar a los empleados como fichar con evento.

Los WebClock soportan hasta un máximo de 24 eventos , sin embargo en la práctica solo se usan 4, 5 o 6.

1- Trabajo Externo Esta incidencia suma tiempo trabajado. 2- Visita Médico 3- Permiso particular 4- Visita Comercial Esta Incidencia suma tiempo trabajado Para fichar con incidencia , basta con teclear el código de incidencia , pulsar OK y fichar. Cuando se introduce el código de la incidencia , la descripción de la misma aparece en el display, Importante : Solo hay que fichar incidencia al inicio de la misma.

Los códigos 1 y 4 son los códigos que acumulan tiempo trabajado.

Control de IncidenciasControl de Presencia con Incidencias

El listado obtenido es como el que se presenta en la siguiente pantalla , donde ademas de las fichadas tenemos un desglose por columnas de las incidencias.

En la columna de Presencia , tenemos el tiempo de permanencia real en la oficina , en la columna Trabajadas se nos muestra el numero de horas trabajadas dentro y fuera de la oficina , puede observarse este calculo en la linea correspondiente al día 12 , en las otras columnas tenemos tiempos que no contabilizan como tiempo trabajado.

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Configuración con Horarios y Calendarios

Los horarios del Webclock se configuran según diversas estrategias básicas, se usara la configuración Flextime B, cuya característica principal es la compensación de retrasos. Un empleado puede compensar su llegada con retraso con una salida con el mismo o más retraso. A continuación se configurará un horario de dichas características:

Para ello hay que entrar en la pestaña de horarios y seleccionar la opción nuevo horario:

Entramos un código de horario, en este caso el 4, seleccionamos un color para este horario. En el campo descripción introducimos una descripción corta pero clara. En el tipo de configuración escogemos Flextime (B), configuración en español para este tipo de horario.

Horarios y Calendarios Control de Presencia con Horarios , Retrasos y calculo de Extras.

Horas de trabajo:

Contrato: Son las horas contractuales que hay que efectuar para que se cumpla el computo anual de convenio.

Mínimas: Son las horas Mínimas de trabajo que se exige durante la jornada.

Max: Son las horas máximas que se pueden contabilizar en esta jornada de trabajo, en este caso se especifica ningún limite.

Horas de Entrada y Salida: Si bien este tipo de horario compensa horas, esto no es incompatible con el control de puntualidad.

En este ejemplo solo requerimos que el personal de este horario este en el centro de trabajo a las 9:00 y damos un margen de cortesía de 5 minutos.

Las salidas y entradas posteriores no nos interesan en este ejemplo. Caso de querer controlarlo bastaría con rellenar las casillas con el resto de horas de entrada y salida.

T. Trabaj: Es el tramo horario valido para contabilizar horas trabajadas. Esta subdividido en dos, para dar cabida a un tramo especial de comida.

T.Comid: Es el tramo de tiempo en que se autoriza la comida.

MxComid: Es el tiempo Máximo permitido de trabajo dentro de este periodo, en este ejemplo de dos horas. En este caso es de una hora. Por lo que un empleado que no salga a comer solo le contabilizara una hora trabajada. MxXtrs1: Numero máximo de primer grupo de extras, en este caso, dos horas. Las extras que sobrepasen las dos horas pasan a Extras con distinta remuneración.

1/2 Día: Tiempo mínimo, para considerar media jornada trabajada.

Horarios Nocturnos:

Pueden configurarse perfectamente horarios nocturnos , los horarios nocturnos se configuran exactamente igual que los horarios diurnos pero su código debe ser superior a 100. Es decir los códigos horarios de los horarios nocturnos empiezan en 100.

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Variaciones

A)

Caso de una jornada partida con una hora para comer de 14:00 a 15:00 y que en ningún caso computa como trabajada. B)

Caso de una jornada intensiva con un paro de 15 minutos a cargo de la empresa. El paro en este caso debe o bien ficharse con incidencia de bocadillo, contabilizando 15 minutos como máximo trabajados. O si puede fichar normalmente sin incidencia y descontando estos 15 minutos del tiempo Mínimo a trabajar

C)

Caso de día festivo en el que todas las horas trabajadas son extras tipo 2. (Mayor remuneración de las extras en día laboral)

Caso A Caso B

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A continuación se muestra la configuración para un festivo con Flextime B.

La característica del festivo es que las horas de contrato y las mínimas a trabajar son cero; asimismo el máximo de horas extras del tipo 1 son cero por lo que todas las horas extras pasan a ser de tipo 2.

Case C

Una vez configurados los horarios hay que establecer el calendario laboral para los empleados, en este ejemplo supondremos que de Lunes a Jueves se efectúa el Horario 4 , el Viernes el Horario 5 y el sábado es idéntico al domingo y se rige por el horario 11 festivo.

Basta con acceder a la pestaña Calendarios para poder generarlos, según se detalla en el próximo apartado.

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Calendarios

En la pantalla Calendarios Seleccionamos a Fabia Vega El Calendario debe estar en modo edición.

Hacemos doble clic sobre los días de una semana entera cualquiera y asignamos a cada día de la semana su horario correspondiente.

A continuación pasamos a modo selección, marcando el tic situado en la esquina superior derecha. Una vez en modo selección, seleccionamos el día 12 y el día 18 , Esta secuencia queremos extenderla a todo el año 2008 y lo marcamos en la parte inferior derecha de la pantalla introduciendo las fechas de inicio y final.

Tras pulsar la opción: Rellenar con la Selección

El calendario aparece como en la figura inferior y queda listo para usarse

Quedan por insertar los días festivos inter semanales , para insertar los días festivos intersemanales basta con insertar el primer día festivo y a continuación tocar con el ratón el resto de días manteniendo la tecla Shift / Mayúsculas pulsada. Manteniendo la tecla Mayúsculas apretada permite repetir el ultimo horario introducido con solo señalar con el ratón la fecha en el calendario

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Una vez el calendario laboral esta completo, se pulsa el botón Guardar, para que se guarde la información introducida. De no hacerlo se perderá el calendario elaborado Pulsando a continuación el botón copiar, podemos Copiar este calendario a todos los empleados o a una selección de los mismos. Como se muestra en las figuras inferiores.

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Listado de Horas extras y absentismo

Con los horarios introducidos ya podemos obtener información mas detallada , horas normales , extras absentismo.

Se destaca en el listado:

• Calculo de Horas Extras de dos tipos• Absentismo• Eventos especiales• Retraso por la mañana• Paros• Tiempo Total trabajado

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Detalle comida:

Con el horario 4 , el empleado tiene 2 horas para comer de las cuales usa solo una hora , en caso de que el empleado no vaya a comer pierde siempre la hora de la comida.T

ZOOM

Una herramienta de zoom permite visualizar con mas detalle una línea de fichadas con algún Evento especial.

Para ello debemos tener marcada la opción Zoom

Haciendo doble clic sobre el texto Gestión de Empresa aparece la siguiente imagen

La barra zoom nos permite conocer que la salida Gestión de Empresa se produjo entre las 16:25 y las 18:00. El aspa roja permite eliminar el marcaje deseado.

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Horario Flexible

Otra variación de Horario que puede obtenerse con la configuración Flextime (B) es un horario flexible con un mínimo y máximo de horas a trabajar por día y el arrastre consecutivo de saldo diario. A continuación se muestra la configuración de dicho horario.

Y su calendario:

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La pantalla siguiente muestra el resultado del listado:

El empleado podrá ver este listado en su pagina web para conocer cual es su saldo de horas

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Insertar Fichadas y Tiempo

La introducción de marcajes puede hacerse sobre cualquier listado estando en modo Añadir si se hace doble clic sobre un espacio vacío de marcaje aparece la siguiente ventana:

Se introduce directamente la hora en la casilla Hora y se pulsa el botón insertar Marcaje , el nuevo marcaje solo aparece en el listado cuando se pulsa el botón listar También se puede introducir tiempo directamente se introduce el tiempo en la casilla Hora y se pulsa el botón Insertar tiempo. El tiempo trabajado introducido de esta manare aparece en la columna +Tiempo

Borrar Marcajes

Con el botón Zoom activado , se hace doble click sobre la linea en cuestión y disponemos de los marcajes de la linea. Para borrar un marcaje basta con pulsar el aspa roja que se encuentra al lado de cada uno de ellos.

Desaparecen visualmente del listado al pulsar de nuevo el botón Listar

Insertar Borrar ManualmenteInsertar Marcajes Manualmente , Borrar Marcajes

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Todas las modificaciones efectuadas sobre la información de un empleado quedan debidamente documentadas y almacenadas. Para acceder a dicha información basta con entrar en la opción Borrar Modificaciones , y seleccionar al empleado deseado.

Si deseamos eliminar una de la modificaciones manuales ya sea un marcaje borrado , un marcaje o tiempo introducido basta con pulsar el aspa roja situada al lado del evento y se recuperará la situación inicial, al efectuar de nuevo el listado.

Eliminar ModificacionesPapelera de reciclaje

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Su WebClock dispone de un panel de asistencia que muestra que empleados están en la empresa y cuales están ausentes. Los empleados mostrados en rojo , están ausentes , los empleados mostrados en verde , están presentes. El panel de asistencia tiene un funcionamiento en verdadero tiempo real , es decir que si mientras se esta observando , se produce un marcaje , el panel refleja inmediatamente el cambio producido.

Cuando un empleado olvida fichar , el panel de asistencia reflejará una situación incorrecta para este empleado , para corregir esta situación basta con hacer un click sobre el empleado y este modifica su estado.

Si deseamos que el sistema coloque automáticamente a todos los empleados fuera de la empresa a una determinada hora , podemos programarlo en la opción Configurar / Otros

Panel de AsistenciaPanel de Asistencia en Tiempo Real

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Su WebClock dispone de un sistema de consultas on-line. Puede consultar sus dudas directamente con personal de WebTime , para ello basta con pulsar la bombilla amarilla localizada al lado del botón de logof como se muestra en la siguiente pantalla.

Tras pulsar la bombilla amarilla , si se muestra OnLine aparece la siguiente pantalla.

Si el equipo de soporte está offline puede dirigir su consulta al email support@agw-systems.com

Chat on LineAyuda OnLine

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Cuando deseamos ver las ultimas fichadas podemos acceder directamente a la opción Ver Marcajes , pulsando botón superior nos mostrará cuales son las ultimas fichadas producidas. Si deseamos analizar las fichadas de un empleado en particular durante cualquier periodo de tiempo podemos hacerlo seleccionando dicho periodo y al empleado en cuestión. La información obtenida es exportable a papel , Excel o fichero CSV. La pantalla inferior muestra el aspecto de esta opción.

Ver las FichadasComo ver las fichadas directamente

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Su WebClock dispone de un sistema de control de sirena pueden programarse los toques de sirena mediante la opción Configuración de Sirenas.

Para añadir un toque de sirena nuevo hay que pulsar el botón con la cruz verde y aparece el menú de configuración siguiente:

La configuración de secuencia puede configurarse como se indica en el la figura ya que es la configuración por defecto, solo se debe ajustar la hora del toque y los días de la semana.

Configuración de sirena Como Programar una sirena

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La ultima versión de WebClock ha añadido un nuevo perfil de usuario , el perfil solo permite ver el panel de asistencia

Lo pueden utilizar las telefonistas recepcionistas para saber si un empleado se halla en la empresa. Para entrar en dicho perfil el usuario y password por defecto es : “attendance”

Perfil de Telefonista/RecepcionistaPerfil especial para su WebClock

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Cuando se accede al WebClock con un usuario y password de un empleado , el WebClock muestra la siguiente pantalla.

Portal del EmpleadoPaginas Web para consultas del empleado

Pantalla de Bienvenida mostrando los 4 botones principales: Marcajes, Listados, Calendario, Opciones

Fichar por Web

Si el empleado está autorizado , puede fichar desde su página Web , opción útil si el empleado trabaja fuera de la empresa ya que le permite fichar en remoto.

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Con solo pulsar el botón Calendario , el empleado puede consultarlo.

Calendario del EmpleadoDesde su página Web el empleado puede consultar su calendario

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El usuario puede cambiar su password tantas veces Como desee. Para hacerlo debe seleccionar el botón Opciones. Pulsar el botón enviar cuando se han rellenado los tres campos que se muestran

Password del empleadoCambio de Password

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Pulsando el botón Listados, el empleado puede ver su información personal, en la siguiente pantalla se muestra un ejemplo.

Los listados del empleado disponen de gráficos adicionales pulsando el modo Chart

Listados para empleadosCada empleado tiene accesos a sus listados

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Cuando mas de un WebClock se instala o no existe conectividad VPN entre distintas oficinas , o cuando la instalación es para mas de 100 empleados , los Webclock transmiten la información al servidor BluemetriX , ya este instalado en su oficina central o en los servidores bluemetriX de AGW

Si está usando un WebClcok y desea conocer cuales son las posibilidades de su instalación con BluemetriX dirija un email a nuestro equipo de soporte en support@agw-systems.com y le informarán adecuadamente.

Conectividad bluemetriXSu WebClock puede transmitir sus fichadas al servidor bluemetriX

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Es extremadamente sencillo tener toda la información de su WebClock en un fichero de Backup que contiene no solo sus datos sino también el Software de su equipo. Con una copia Backup Ud. puede reproducir por completo su equipo en otro hardware en caso de robo o destrucción total del mismo. Entrando en la Opción Herramientas haga click sobre el botón Descargar copia de seguridad.

open the Option Tools and click the button “Download Backup File”

Seleccione la ubicación del fichero que descargará , el proceso dura siempre 10 minutos y el fichero ocupa siempre 4Mb.

Este procedimiento permite:

• Configurar fácilmente una instalación donde van a existir varios Webclocks con la misma configuración.

• Tener tantos Backups COMPLETOS como se necesiten.

• Si su WebClock tiene algún problema de configuración , enviando este fichero a nuestro equipo de soporte , podrán analizarlo e indicarle donde esta el problema.

El fichero generado se llama data.bak y puede cargarse al WebClock directamente con la utilidad WebclockFilemanager2 que se explica en posteriores capítulos. El botón Reiniciar el Terminal , puede pulsarse para reiniciar en remoto el WebClock , esta opción puede efectuarse cuando se crea conveniente y no afecta a la integridad de sus datos.

Seguridad/Copia del WebClockGuarde la información de su WebClock

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Cada WebClock se suministra con un conjunto de listados por defecto , sin embargo el usuario de un WebClock puede modificar estos listados , eliminarlos o añadir nuevos listados.

La configuración de los listados se descarga con el navegador , accediendo al Webclock con su Ip y reports.xml tal como se muestra en el ejemplo.

http://192.168.1.241/reports.xml

Ud. debe reemplazar la IP del ejemplo por la IP de su WebClock

Salve el fichero de configuración de los listados , haga los cambios que considere oportunos y vuelva a cargar el fichero a su WebClock usando el la utilidad WebClockFileManager2 . Para implementar nuevos listados o modificarlos debe referirse al manual Reports Generation , manual que obtiene gratuitamente si lo solicita al email: support@agw-systems.com

Configuración de ListadosLos listados del WebClock pueden modificarse y ampliarse sin límite

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El WebClock file manager es una aplicación multiplataforma , es decir que funciona en Windows , Linux y Mac OS X y que nos permite acceder al sistema de ficheros del WebClock.

Los ficheros pueden cargarse o borrarse , instantáneamente su uso mas habitual es para :

• Recuperar una copia de seguridad• Cargar un nuevo fichero de listados• Actualizar el WebClock con nuevas versiones

Para acceder al reloj , el botón connected debe estar rojo y conectado de lo contrario no se puede acceder al sistema. El Botón Format WebClock , NO debe activarse NUNCA ya que BORRA toda la información del mismo. El sistema de ficheros queda formateado. El botón Upload Remote File , nos permite cargar ficheros directamente de los servidores AGW. Ficheros de Listados , versiones ultimas etc.

Para usar esta utilidad debemos tener instalado el Adobe Air runtime , puede descargarse gratuitamente de http://www.adobe.com

La utilidad FileManager2 puede descargarse de:

http://www.webclocks.net/updates/WebClockFileManager2.air Ante cualquier duda sobre su uso , consulte a support@agw-systems , podria perder todos sus datos.

WebclockFileManager2Acceda al sistema de Ficheros de su WebClock

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El servidor interno Http de los WebClocks estan configurados desde fabrica para funcionar sobre el puerto 80 , sin embargo este puerto puede variarse si es necesario . El cambio de puerto solo puede realizarse desde el teclado del WebClock , para ello basta entrar como administrador y pulsar la tecla 8 y de nuevo la tecla 8 y la tecla 1 el WebClock nos muestra el puerto que tiene configurado , y podemos teclear directamente el nuevo puerto pulsando OK para terminar. Si pasamos del puerto 80 al puerto 8080

El Software del WebClcok estará disponible ahora en la página xxx.xxx.xxx.xxx:8080

Cambiar el puerto del servidor http puede solucionar algún problema con antivirus y proxys pero su uso básico estriba en configurar el ruter de entrada para poder acceder al WebClcok desde el exterior de la empresa al teclear la IP pública.

Concurrencia El WebClock soporta hasta 10 usuarios conectados simultáneamente al reloj.

Servidor Http PuertosComo cambiar el puerto del servidor Http de su WebClock - CONCURRENCIA

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Como abrir su WebClockConexiones internas - Solo para técnicos