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1 Guía Welcome Pack | TES | 2016

Welcome PackGuía de bienvenida

para nuevos empleados

INDICE¿QUÉ ES UN WELCOME PACK?

¿POR QUÉ ES NECESARIO?

¿QUÉ SE INCLUYE EN UN WELCOME PACK?

¿QUÉ DEBE INCLUIR UN DOCUMENTO DE DUDAS Y PREGUNTAS FRECUENTES?

¿EXISTEN VARIOS WELCOME PACKS DEPENDIENDO DE LAS FUNCIONES DEL EMPLEADO?

¿QUÉ DIFERENCIA HAY ENTRE UN WELCOME PACK INTERNO Y UN WELCOME PACK EXTERNO?

¿CÓMO PODEMOS MOSTRAR LOS VALORES DE NUESTRA EMPRESA EN UN WELCOME PACK?

¿CADA CUÁNTO DEBERÍA REVISARSE UN WELCOME PACK?

¿CÓMO DEBE SER UN WELCOME PACK PARA QUE SEA EFECTIVO?

CONCLUSIONES

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¿QUÉ ES UNWELCOME PACK?

Un Welcome Pack, o un plan de acogida para nuevos profesionales, es un paquete de bienvenida que incluye

material importante para el desempeño del trabajo y que se entrega al empleado cuando se incorpora a la empresa.

El proceso de introducción y programa de acogida de nuevos profesionales es un factor clave para obtener, a la larga, una mayor motivación de los trabajadores y una reducción de los tiempos de incorporación y adaptación a la estructura de funcionamiento de la empresa.

En base a todo ello, el planteamiento de un Welcome Pack tiene como objetivo trasladar de forma homogénea la información y formación necesaria durante los primeros momentos tras la incorporación, haciendo que se incremente el empowerment y compromiso de los distintos colectivos. Un Welcome Pack debe hacer que tus empleados piensen “soy bienvenido, y por lo tanto siento que pertenezco a este lugar”.


¿QUÉ ES UNWELCOME PACK?

¿POR QUÉ ES NECESARIO? Es curioso cómo, en la mayoría de casos,

tenemos asumido que una cálida despedida a un empleado que se va es

todo un detalle y, sin embargo, cuando llega un nuevo empleado a veces nos olvidamos de darle un buen recibimiento. Toda empresa debería examinar el proceso de recibimiento de nuevos empleados desde su propia perspectiva, anticipándose a sus ansiedades, así como a las preguntas que pudiera formularse. A pesar de que a nivel europeo todavía tenemos mucho camino por recorrer en lo que se refiere a la confección de una cultura empresarial sólida, lo cierto es que en Estados Unidos la mayoría de compañías dan una importancia vital al buen recibimiento de los empleados. Seguramente por cuestiones de tradición, los estadounidenses tienden a reforzar mucho la motivación, el compañerismo y el afán de superación entre sus empleados. Tal vez por eso la mayoría de expertos en programas de acogida, así como empresas especializadas en Welcome Packs provengan de Norte América.

No es extraño, pues, que en Estados Unidos tengan claro que un buen proceso de bienvenida se debe plantear de forma concienzuda y desde el primer momento, y no algo que pueda reducirse a los primeros días que el empleado pase en la empresa. Y es que la bienvenida de un nuevo compañero ya empieza con el anuncio del puesto de trabajo que queremos cubrir. En otras palabras, si el anuncio de la vacante tiene un tono agradable, podría considerarse como una buena primera impresión y una muestra de nuestra cultura empresarial. En realidad, la lógica es bastante simple: Queremos que la gente postule para esa vacante, venga contento a la entrevista y vea el potencial que tiene el hecho de trabajar con nosotros.

Siguiendo con el proceso de selección, podríamos considerar que la entrevista también es una muy buena oportunidad para dar la bienvenida a los nuevos empleados y para que todas aquellas personas que pasen por una entrevista se lleven una magnífica impresión de nuestra empresa.

Guía Welcome Pack | TES | 2016

Podríamos resumir algunos consejos para llevar a cabo una buena entrevista: Intenta que los candidatos se sientan cómodos en la entrevista, huye de las interrogaciones severas, explícales en qué va a consistir el proceso de selección y no preguntes tus cuestiones de forma inquisitiva, sino invitándoles a contestar. Debemos pensar, en este sentido, que si un proceso se alarga mucho en el tiempo o si el candidato no ve claros los pasos a seguir (como por ejemplo, que se sucedan una serie de entrevistas sin que él entienda cuál es su objetivo) puede mermar la impresión que se haga de la empresa.

A la hora de empezar el empleo, una buena bienvenida también podría consistir en ofrecer una cierta flexibilidad para que se incorpore el nuevo empleado. Por ejemplo, dejar que terminara sus proyectos antes de que se centrara en nuestra empresa.

“...UNA BUENA BIENVENIDA TAMBIÉN PODRÍA CONSISTIR EN OFRECER UNA CIERTA FLEXIBILIDAD...”


Llegados a este punto, podríamos preguntarnos para qué pueden servir todas estas muestras de buena voluntad hacia un nuevo trabajador. Para resumirlo de forma simple, podemos decir que un buen plan de acogida o Welcome Pack permite:

REDUCIR LOS COSTESDE LA PUESTA EN MARCHA: Una buena orientación en el momento de la incorporación ayuda al empleado a coger el ritmo de una forma mucho más rápida, reduciendo los costes asociados al proceso de aprendizaje del trabajo.

REDUCIR EL ESTRÉS: Una buena bienvenida puede reducir los riesgos de sufrir el típico estrés de empezar un nuevo trabajo.

REDUCIR LA ROTACIÓN DE PERSONAL:En muchos casos, la rotación de personal viene dada por el desencanto que pueda sentir un empleado en su lugar de trabajo (bien porque no se siente valorado, bien porque cree que no puede desempeñar bien su trabajo). En este caso, un buen Welcome Pack podría dejar claro al empleado que la empresa le valora y, lo más importante, quiere que tenga éxito en su trabajo.

AHORRAR TIEMPO EN FORMACIÓN: Si el recibimiento es óptimo, menos tardará el nuevo empleado y el resto de la plantilla en adaptarse a la incorporación.

DESARROLLAR EXPECTATIVAS, ACTITUDES POSITIVAS Y SATISFACCIÓN EN EL TRABAJO: Es importante que los empleados sepan cuanto antes qué es lo que se espera de ellos, qué pueden esperar ellos de sus compañeros y cuáles son los valores de la empresa. Una de las razones por las que un Welcome Pack suele fallar es que no está bien planeado y, por lo tanto, el empleado no conocía todos los requerimientos del empleo ni se hacía una idea de cómo sería su día a día en la empresa.

Debemos pensar que si un empleado decide abandonar la empresa es, en gran parte, porque no se siente parte de ella. Por ello es tan importante el papel del Welcome Pack: Además de ayudar a ahorrar costes a la empresa en rotación de personal, también ayuda a que los empleados se sientan cómodos en su lugar de trabajo y satisfechos con su papel en la compañía.


¿QUÉ SE INCLUYE EN UN WELCOME PACK?

El contenido de un paquete de bienvenida se divide en dos partes diferenciadas. La primera parte debe entregarse antes del

momento de formalizar el contrato con el candidato escogido. La segunda, una vez se firma el contrato por las dos partes. Se explican en detalle a continuación:

El primer contenido de un Welcome Pack debe estar formado por toda la información de carácter legal y ético de la empresa. Estos deben entregarse con suficiente tiempo de antelación a la firma del contrato para que el nuevo empleado tenga la posibilidad de conocer de primera mano la cultura empresarial de la compañía de la que formará parte. Los documentos principales de esta primera parte son el Código Ético, la Política de Empresa (que debe incluir una explicación de la vigilancia y los métodos de control de la compañía) y el Tratamiento de los datos personales que facilite el futuro empleado.

El objetivo de esta primera fase es que ambas partes – tanto la empresa como el futuro empleado – estén de acuerdo en los

principales puntos del funcionamiento de la empresa antes de formalizar la relación contractual. De no hacerlo, se puede cometer un importante error de Compliance (es decir, que ambas partes estén de acuerdo) si el empleado firma el contrato y posteriormente se muestra en desacuerdo con algunas de las prácticas habituales de la organización.

La segunda parte del contenido de un Welcome Pack debe entregarse una vez el empleado haya firmado el contrato laboral que le une a la compañía. Algunos de los elementos más importantes del contenido de este paquete de bienvenida son:

• Carta de bienvenida, en la que se incluya un mensaje institucional de la empresa para fomentar una buena acogida del nuevo miembro de la plantilla.

• Un documento en el que se explique de forma breve la historia de la compañía, para poner en antecedentes a los nuevos empleados.


• La estructura y organización actual de la compañía, que debe incluir un organigrama actualizado con todos los puestos y cargos directivos de la empresa.

• Un documento específico sobre formación en prevención de riesgos laborales y metodologías de trabajo eficaces para desempeñar sus funciones.

• Acceso al correo electrónico y a las bases de datos corporativas de la empresa.

• Documento de dudas y preguntas frecuentes (FAQ). Qué incluir en esta parte del documento se detallará de forma más extensa en un punto posterior.

• Merchandising corporativo, que puede incluir tazas, libretas, agendas, bolígrafos, USB o cualquier otro producto con el logo corporativo.

El objetivo de este segundo contenido del paquete de bienvenida para nuevos empleados es potenciar una rápida y óptima adaptación de los profesionales. Estudios recientes demuestran que este tipo de iniciativas de acogida multiplican la motivación de la empresa y fomentan la lealtad del empleado desde el primer día.

Un ejemplo de lo que contendría un buen Welcome Pack confeccionado siguiendo las directrices presentadas en esta guía sería el de Tech Executive Search. En las imágenes, podemos observar, por un lado, la parte legal del programa de acogida, que incluye el código ético, el manual de bienvenida, las preguntas frecuentes y la política de empresa.

Por otro lado, encontramos la parte más relacionada con el Branding y la cultura empresarial (con libreta, pen drive, taza…) que se entrega una vez firmado el contrato.


¿QUÉ DEBE INCLUIR UN DOCUMENTO DE DUDAS Y PREGUNTAS FRECUENTES?


Uno de los documentos de mayor utilidad para los empleados es el de las Dudas y Preguntas Frecuentes, ya que responde

muchas de las consultas que más interés tienen para su rutina diaria en la compañía. Algunas de las preguntas que se deben contestar en este documento son:

• La forma en que se debe saludar y tratar a los clientes (en caso en que se vaya a tener contacto con ellos).

• Cómo y de qué manera se produce la entrada y salida del edificio (horarios y puntos de acceso).

• Actuación protocolaria en caso de emergencia (salidas, actuaciones de seguridad).

• Cómo reservar salas o espacios de trabajo dentro de la empresa.

• La posibilidad (si la hay) de trabajar de forma remota.

• Explicación de cómo acceder a la Intranet de la compañía, al email y al teléfono móvil (en caso de que lo haya).

• Accesos a la conexión Wifi (tanto la pública como la privada).

• Cómo usar la fotocopiadora y el fax de la empresa de forma correcta.

• Cómo solicitar ayuda técnica con los aparatos electrónicos en caso de necesitarla.

• Consejos de mantenimiento e higiene del lugar de trabajo.

• Cómo introducir la firma correcta del empleado dentro del correo electrónico.

• Detalles del uso de las salas habilitadas para el desayuno y la comida.


¿EXISTEN VARIOS WELCOME PACKS DEPENDIENDO DE LAS FUNCIONES DEL EMPLEADO?


Es recomendable diseñar diferentes paquetes de bienvenida dependiendo de la responsabilidad del empleado y

de las circunstancias en las que se encuentre dentro de la empresa. Habrá que diferenciar entre nuevos empleados de base, nuevos empleados con cargos de responsabilidad y ascensos dentro del organigrama.

El fichaje de un alto directivo debe ser tratado de una forma especial por la organización, ya que los poderes que tendrá dentro del organigrama requieren facilitar unos documentos distintos al de un empleado de base. Hay que recordar que algunos de los documentos que forman parte del paquete de bienvenida pueden desencadenar efectos jurídicos relacionados con la confidencialidad de datos o la información privilegiada. Esa es la razón por la que es recomendable preparar un Welcome Pack específico para los cargos ejecutivos.

El ascenso de un empleado hacia un puesto de responsabilidad también implica una adecuación informativa por parte de la organización. No es necesario que se le facilite un nuevo Welcome Pack como tal, pero sí que debe existir un protocolo dentro del Modelo de Compliance capaz de integrar a ese empleado promocionado dentro de sus nuevas responsabilidades. Así, en el caso de que deba estar en contacto con documentación privilegiada, se le deberán facilitar los documentos relativos a la política de confidencialidad de datos de la empresa. Como en el modelo tradicional, el objetivo es agilizar la adaptación del empleado a su nuevo cargo dentro del organigrama.


¿QUÉ DIFERENCIA HAY ENTRE UN WELCOME PACK INTERNO Y UN WELCOME PACK EXTERNO?


El paquete de bienvenida es una potente herramienta de fidelización para los nuevos empleados de una compañía.

Ahora bien, este método también puede utilizarse para aumentar la confianza y lealtad de los clientes. Esta distinción nos hace hablar de dos tipos de Welcome Packs: los internos y los externos.

Un Welcome Pack interno, tal y como se ha comentado ya en líneas anteriores, está dirigido exclusivamente a trabajadores, colaboradores, proveedores, socios o accionistas de la empresa. Con su entrega se pretende conseguir un mayor compromiso y también una adecuada integración de cada uno de los empleados para con la organización.

El Welcome Pack externo, en cambio, está pensado para clientes, patrocinadores o medios de comunicación. Se convierte en un elemento de comunicación importante para dar la bienvenida a nuevos clientes y conseguir fidelizarlos desde el primer día. Se pueden regalar vales de compra, puntos de fidelización y obsequios que hagan más acogedora la primera toma de contacto de los usuarios con la organización.


¿CÓMO PODEMOS MOSTRAR LOS VALORES DE NUESTRA EMPRESA EN UN WELCOME PACK?


A pesar de que la primera impresión de un nuevo empleado se forma ya en la primera entrevista, su primera

impresión acerca de la cultura empresarial de la compañía se forma en el primer día de trabajo.

Debes pensar que la cultura empresarial es lo que define a tu compañía y, por lo tanto, debes empezar a mostrar desde el primer momento cuáles son sus valores. Para ello, deberías tener en cuenta todos estos aspectos importantes:

• Tener un trato cercano con los candidatos desde la primera toma de contacto, pasando por el proceso de selección hasta la bienvenida a la empresa. Piensa que todo cuenta, así que si quieres que tu empresa tenga una cultura de conciliación y de trabajo colaborativo, debes mostrarlo desde el primer momento.

• Informar en todo momento al candidato del estado del proceso de selección y de todos los asuntos relevantes que necesitará saber una vez haya sido contratado.

• Mostrar al empleado que forma parte del equipo desde el primer día y darle a entender que la compañía espera que progrese y trabaje a gusto.

• Incluir en el Welcome Pack la misión y los valores de la empresa. Además, también es interesante dar a conocer la cultura empresarial de la compañía durante el mismo proceso de selección, para que el candidato se plantee si sus valores se corresponden con los de la empresa.

Si alguno de estos puntos fallara, es muy probable que el nuevo empleado se lleve una mala impresión de la empresa y, por lo tanto, es posible que no se sienta identificado con sus valores. Aunque parezca una nimiedad, lo cierto es que, cuando un empleado decide dejar la empresa, las razones suelen estar relacionadas con su descontento hacia la cultura de la compañía.


¿CADA CUÁNTO DEBERÍA REVISARSE UN WELCOME PACK?

El Welcome Pack es uno de los elementos que forman parte del modelo de Compliance empresarial. Por esa razón,

sería ilógico que un nuevo empleado recibiese información y documentos que han quedado obsoletos con el tiempo. Actualizar de forma periódica el paquete de bienvenida facilitará la integración de las nuevas incorporaciones a la cultura empresarial de la compañía.

La revisión del contenido de un Welcome Pack no debe ser un hecho aislado, ya que este debe ir en consonancia con los cambios que se vayan produciendo dentro de la empresa. No existe, por lo tanto, un periodo establecido para revisar el contenido del mismo. Pero sí que debe haber una voluntad

del departamento de RRHH y de toda la compañía de sincronizar el Welcome Pack con cualquier modificación que se produzca dentro del funcionamiento de la empresa.

Además, el paquete de bienvenida debe enviarse al resto de la plantilla cada vez que haya alguna actualización. No es obligatorio hacerlo en el mismo momento en que se produce el cambio, pero sí de forma anual aprovechando los canales de comunicación corporativos (como el correo electrónico). La idea es que los empleados tengan lo más actualizada posible la información más importante de la compañía.


¿CÓMO DEBE SER UN WELCOME PACK PARA QUE SEA EFECTIVO?

La forma en que presentamos las cosas dice mucho de nosotros. En el caso de las empresas ocurre lo mismo. Esa es

la razón por la que hay ciertos puntos que deben tratarse con especial cuidado para potenciar la máxima eficacia del paquete de bienvenida:

• Cercanía y facilidad de consulta: la información del Welcome Pack es importante para acompañar a los nuevos empleados en su proceso de aterrizaje, pero también lo es para el resto de empleados. Es por eso que lo más recomendable es crear un manual de empresa que esté accesible para todos y pueda consultarse en cualquier momento. El formato de ese manual puede ser PDF o incluso un vídeo colgado en Youtube.

• El Welcome Pack debe ser visual, ya que un texto denso y lleno de tecnicismos no es efectivo. Se pueden utilizar imágenes, infografías e ilustraciones para ejemplificar todo el documento. Además, es positivo introducir todos los elementos gráficos y corporativos para que los empleados se familiaricen con ellos (como por ejemplo el logo, el eslogan o la tipografía utilizada).

• Incluir una encuesta de opinión sobre el Welcome Pack nos permitirá saber el grado de efectividad del paquete de bienvenida.


CONCLUSIONES


Con las nuevas tecnologías, tanto el Welcome Pack como el resto del proceso de bienvenida se han

modernizado. Para empezar, ya forman parte del Welcome Pack muchos componentes tecnológicos, desde ordenadores, smartphones o tablets (dependiendo siempre del cargo del nuevo empleado) hasta pendrives o cuentas gratuitas a determinados programas y herramientas. En cuanto al proceso de bienvenida, también es muy importante tener en cuenta que actualmente existen empresas dedicadas a ofrecer un software específico para los trámites de bienvenida (o, en inglés, onboarding software). Este servicio permite a las empresas ahorrar costes y tiempo en la preparación del papeleo inicial, el envío de documentación e información actualizada a través de email, y la oportunidad de mantener actualizada la información referente a los cursos realizados por los empleados.

Tal y como se ha comentado en esta guía y viendo cómo las nuevas tecnologías están cambiando la mentalidad de los departamentos de Recursos Humanos, es importante que las empresas diseñen un paquete de bienvenida que adecue los valores de la empresa con los de los nuevos empleados.

El objetivo de este tipo de procesos es agilizar la incorporación de un nuevo empleado en su puesto de trabajo y para con el resto del equipo. Además de la importancia del Welcome Pack para nuevos empleados, también es importante diferenciar este tipo de paquetes de los dirigidos a personas externas a la compañía (como medios de comunicación, clientes, etc). En este sentido, también es importante destacar que no todas las bienvenidas serán para las nuevas incorporaciones, sino también para ascensos dentro del organigrama empresarial.

En definitiva, para conseguir la lealtad de los trabajadores desde el primer día, así como la máxima implicación con el equipo y los objetivos de la compañía, es necesario diseñar e implementar un buen plan de acogida para agilizar el proceso de recibimiento de los nuevos profesionales en la empresa.

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