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Wiki para gestionar la información

académica y mejorar la atención

al alumno

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Información

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Servicio Alumnos

Secretarias de centros

Servicio de Información

Docentes

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Prueba de acceso

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Preinscripción

Cambio de estudios

Homologación estudios

extranjeros

Alumno a tiempo parcial

Yo se lo explico:

Reglamento académico

Régimen de permanencia

Tutor de carrera

Matrícula

Asignación de grupos

Becas

Horarios

¿Libros? Guías

Docentes

Tutorias

!

! ! ! !

! ! !

Residencia

Transporte

Cursos de soporte

Movilidad

Prácticas

Trabajo fin de grado

¿Máster?

¡¡¡Socorro!!!

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1 Distribución geográfica de oficinas

2 Información muy variada y de muchos procesos

Rotación de gente de soporte 4 3 Información volátil. Cada año cambia

Problemas

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¿Les suena? •  Esto sólo lo sabe hacer

Juanita y ahora está de baja •  Ahora tenemos tanto trabajo

que no podemos explicárselo a nadie

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¿Les suena? •  La guía del año pasado ya no

sirve: han cambiado tres normativas

•  Nuestro centro lo hace

diferente

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¿Les suena? •  Han cambiado una cosa

desde el servicio de alumnos y no nos lo han comunicado

•  Yo antes llevaba becas así

que no se nada de prácticas

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Es fundamental gestionar

eficazmente la información

para que llegue a todos

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Solución tradicional

Nombrar un responsable de la documentación

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Otros problemas •  El responsable hace

un trabajo inicial y al acabar ya está obsoleto

•  Es difícil identificar cual es la última versión

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Otros problemas •  No todos los centros

siguen el manual •  Hacen anotaciones

al margen •  El responsable no

se entera de los cambios

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Otros problemas

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Nuestra solución: Implantar un wiki institucional para uso del personal

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¿Qué es un wiki? Del hawaiano “wikiwiki” (rápido) Es un espacio web modificable con el navegador por los usuarios

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1 No necesita una formación complicada. Es fácil de manejar

2 Permite crear y modificar contenidos muy fácilmente

Fomenta la participación 4 3 Da mucha libertad. Actualizar es fácil

Puntos clave del éxito

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¿Qué hemos metido en el wiki?

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www.uib.cat seras.uib.cat Procesos

•  Ficha de los procedimientos administrativos

•  Descripción interna del procesos

•  Estructurado por cursos académicos

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www.uib.cat seras.uib.cat Proyectos

•  Objetivos •  Actas del proyecto •  Tareas y

responsables •  Foros de discusión •  Propuestas de

normativa

www.uib.cat seras.uib.cat Equipo de gestión académica •  Equipo de

coordinación formado por todos los jefes de secretaría y servicio de alumnos

•  Actas de acuerdos

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www.uib.cat seras.uib.cat Herramientas

•  Manuales de usuario

•  Cada pantalla es una página enlazable

www.uib.cat seras.uib.cat Otros

•  Calendarios •  Normativa •  Glosario •  Indicadores •  Miscelánea

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Indicadores Abril 2016

Vida: 18 meses Usuarios: 125 Páginas: 690


Páginas consultadas Junio 2015

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Páginas editadas Junio 2015

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Conclusión

Una herramienta útil de uso generalizado

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