Word Avanzado

Microsoft Word AvanzadoEdgar Luna Huamaní

Sesión 01Sesión 01

EstilosEstilos

Los estilos son una colección de órdenes de formato. Usted define un estilo con un nombre y elige las opciones de formato que desea que agrupe; a partir de ese momento puede aplicar de una vez todas esas opciones de formato simplemente escogiendo el nombre del estilo. Los temas son una colección de estilos coordinados que dan un aspecto general a las páginas World Wide Web y a otros documentos HTML.

¿Cómo funcionan los estilos?¿Cómo funcionan los estilos?

¿Qué es un estilo?¿Qué es un estilo?Un estilo es un conjunto de características de formato que puede aplicar a texto del documento para cambiar rápidamente su apariencia. Al aplicar un estilo, se aplica un grupo completo de características de formato de una sola vez. Por ejemplo, si desea dar formato al título de un informe de manera que destaque, en lugar de realizar tres pasos independientes para aplicar un tamaño de fuente de 16 pto, Arial y centrado, obtendrá el mismo resultado en un único paso si aplica el estilo Título. Al iniciar Word, el nuevo documento en blanco está basado en la plantilla Normal.dot y el texto que escriba tendrá el estilo Normal. Por tanto, cuando comience a escribir, Word utilizará la fuente, el tamaño de fuente, el interlineado, la alineación del texto y demás características de formato definidas actualmente para el estilo Normal. Este estilo es el estilo base de la plantilla Normal, lo que significa que es un elemento esencial para otros estilos de la plantilla.

Fco. Velasco 125 Pque. Industrial - San Agustín 106 Cercado - Pabellón Garaycochea Av. Independencia s/n204914 – 211536 - www.unsa.edu.pe/infounsa - [email protected] 1


Estilo NormalEstilo Normal

Crear un nuevo estiloCrear un nuevo estilo

Seleccione de la barra de menú la opción Formato y luego haga clic en Estilo..., y obtendrá el siguiente cuadro de diálogo:

Este diálogo contiene opciones que le permitirá utilizar los estilos existentes, crear nuevos estilos, modificar los estilos o eliminarlos en caso ya no sean necesarios, en nuestro caso queremos crear un nuevo estilo, para lograrlo siga los siguientes pasos:

Haga clic en el botón Nuevo..., y le mostrará el siguiente diálogo:

2 Fco. Velasco 125 Pque. Industrial - San Agustín 106 Cercado - Pabellón Garaycochea Av. Independencia s/n 204914 – 211536 - www.unsa.edu.pe/infounsa - [email protected]


Para aplicar un estilo de párrafo, seleccione el texto y haga clic en un nombre de estilo en el cuadro Estilo. Puede identificar los estilos de párrafo mediante la marca de párrafo (¶) que aparece a la derecha del nombre de estilo.

Un estilo de párrafo controla totalmente la apariencia de un párrafo, como la alineación del texto, las tabulaciones, el interlineado y los bordes, y puede incluir formato de caracteres. Si desea aplicar a un párrafo una combinación de atributos en particular que no se incluye en ningún estilo existente (por ejemplo, un título centrado con la fuente Arial Narrow en negrita y cursiva), puede crear un nuevo estilo de párrafo.

Estilo de carácter.- Es una combinación de algunas de las opciones de formato de carácter que aparecen en el cuadro de diálogo Fuente del menú Formato, que se identifican con un nombre de estilo. A la derecha de los estilos de carácter, en el cuadro Estilo, aparece una letra "a" en negrita y subrayada.



Un estilo de carácter afecta sólo al texto seleccionado en un párrafo, como la fuente y el tamaño del texto, y los formatos negrita y cursiva. Los caracteres de un párrafo pueden tener su propio estilo aunque se aplique un estilo de párrafo al párrafo completo. Si desea aplicar el mismo tipo de formato a determinados tipos de palabras o frases y dicho formato no se incluye en ningún estilo existente, puede crear un nuevo estilo de carácter.

3. Estilo del párrafo siguiente.- Indique que estilo desea aplicar al próximo párrafo. Cuando presione la tecla Enter al final de un párrafo al que se ha aplicado formato con el estilo nuevo o modificado, Word aplica el estilo Estilo del párrafo siguiente al siguiente párrafo.

4. Agregar a la plantilla.- Agrega el estilo a la plantilla adjunta al documento activo, lo que permite que el estilo esté disponible para los nuevos documentos basados en la plantilla. Cuando no se activa esta casilla de verificación, Word agrega el estilo solamente al documento activo.

5. Actualizar automáticamente.- Si activa esta casilla a partir de ahora, Microsoft Word volverá a definir automáticamente el estilo seleccionado siempre que aplique el formato manual a cualquier párrafo con este estilo. Word actualiza todos los párrafos del documento activo que tengan aplicado el estilo.

6. Formato.- Muestra la lista de formatos que se pueden utilizar, depende del tipo de estilo seleccionado, si es párrafo muestra todos que son: fuente, párrafo, tabulaciones, bordes, idioma, marco y numeración, y si es carácter, solo muestra fuente, borde e idioma.



Aplicar estilosAplicar estilos

Siga uno de estos procedimientos:

Puede también elegir un estilo de la lista de estilos que aparece en la herramienta estilos de la barra de herramientas formato.

O utilizando el métod abreviado si le ha asignado método abreviado (combinación de teclas).

Modificar un estiloModificar un estilo

Para modificar rápidamente todo el texto al que se le ha aplicado un estilo específico, puede volver a definir el estilo aplicado. Por ejemplo, si el estilo de los títulos principales es fuente Arial 14 pto, alineación a la izquierda y en negrita y, posteriormente, decide que sea fuente Arial Narrow 16 pto y centrado, no es necesario volver a dar formato a todos los títulos principales del documento. Simplemente tendrá que cambiar las propiedades de dicho estilo.

Tenga en cuenta que al modificar un elemento de formato del estilo base de un documento, el cambio también afectará a todos los estilos basados en el estilo base de ese documento.

Asimismo, Word puede modificar automáticamente los estilos, lo que significa que Word detecta las alteraciones en el formato del texto que contiene un estilo y, a continuación, lo actualiza automáticamente. Cuando Word actualiza un estilo automáticamente, todo el texto al que se ha dado formato con dicho estilo se actualiza para coincidir con el formato del texto que acaba de modificar.

En el menú Formato, haga clic en Estilo.

En el cuadro Estilos, seleccione el estilo que desee modificar y, a continuación, haga clic en Modificar.



Haga clic en Formato y, a continuación, en el atributo que desee cambiar, como por ejemplo Fuente o Numeración.

Haga clic en Aceptar después de cambiar los atributos y, a continuación, repita el proceso para los atributos adicionales que desee cambiar.

Eliminar un estiloEliminar un estilo

Si hace clic en el comando Estilos en uso del cuadro Lista, puede eliminar algunos estilos integrados de un documento en particular. (Dos excepciones son el estilo Normal y los estilos de título integrados). Word aplica el estilo Normal a todos los párrafos a los que se ha dado formato con el estilo eliminado, pero conserva las definiciones de los estilos integrados en la plantilla. Para que los estilos integrados vuelvan a estar disponibles, haga clic en el comando Todos los estilos del cuadro Lista.




Tabla de ContenidoTabla de Contenido

Tras terminar de añadir material a su documento, puede que quiera elaborar listas de contenidos, figuras, tablas y otros elementos que aparezcan en su documento, estas listas contienen los nombres y los números de página de los elementos. Dado que tanto los nombres como los números de página pueden cambiar si cambia usted el documento, puede que tenga que llevar a cabo su campaña de elaboración una segunda o una tercera vez para mantener la exactitud de las listas. Para hacer esto solo debe actualizar el campo de cada lista.

Una tabla de contenido es una lista de los títulos de un documento que se puede insertar en una ubicación específica. Una tabla de contenido puede utilizarse para obtener información general acerca de los temas que se tratan en un documento, o para buscar un tema rápidamente. Puede crear una tabla de contenido para un documento que planea imprimir o ver en Word. Por ejemplo, si muestra el documento en la vista Diseño de impresión, la tabla de contenido incluirá números de página con los títulos. Al cambiar a la vista Diseño Web, los títulos se muestran como hipervínculos para que pueda saltar directamente a un tema.

Crear una tabla de contenidoCrear una tabla de contenido



Donde:



Mostrar niveles.- Haga clic en el número de niveles de título que desee mostrar en la tabla de contenido. Para asignar estilos a los niveles de título, haga clic en Modificar, significa que usted pude determinar hasta que nivel de títulos pueden aparecer en la tabla de contenido, por ejemplo solo títulos principales, entonces sería hasta el nivel 1.



Actualizar una tabla de contenidoActualizar una tabla de contenidoPuesto que la tabla de contenido es un campo esta se actualiza como cualquier otro campo, y debe actualizarse si es que se ha introducido nuevos títulos o simplemente si se ha aumentado o disminuido el contenido, ya que esto provoca que ya los demás títulos no se mantengan en las mismas páginas, siga los siguientes pasos:

1. Sobre la tabla de contenido haga clic derecho

2. Seleccione la opción Actualizar campos (o simplemente presione la tecla F9.



Tabla de ilustracionesTabla de ilustracionesUna tabla de ilustraciones es una lista de las imágenes, tablas, gráficos u otras ilustraciones de un documento. Puede crear una tabla de ilustraciones para un documento que planea imprimir o ver en Word. Por ejemplo, si muestra el documento en la vista Diseño de impresión, la tabla de ilustraciones incluirá números de página. Al cambiar a la vista Diseño Web, las ilustraciones se muestran como hipervínculos para que pueda saltar directamente a una ilustración.

Crear una tabla de ilustracionesCrear una tabla de ilustracionesCuando cree una tabla de ilustraciones, utilice los métodos siguientes para especificar los títulos de las ilustraciones que desee incluir:

Utilizar el comando Título Si aún no ha agregado títulos a las ilustraciones, puede utilizar el comando Título del menú Insertar. Crear una tabla de ilustraciones utilizando títulos.

Aplicar un estilo personalizado Si ya ha agregado los títulos manualmente, puede aplicarles un estilo personalizado. Crear una tabla de ilustraciones utilizando estilos personalizados.

Después de especificar los títulos de ilustraciones que desee incluir, puede elegir un diseño y generar la tabla de ilustraciones terminada. Cuando se genera una



tabla de ilustraciones, Word busca los títulos, los ordena por el número y muestra la tabla de ilustraciones en el documento.



Observe que en la tabla de ilustraciones figuran los objetos que llevan en su rótulo Figura, mientras que la que lleva el rótulo Ilustración no aparece, recuerde que Word los reúne por el rótulo, lo que podría hacer es crear otra tabla de ilustraciones para los objetos que llevan el rótulo Ilustración, tal es así que puede crear tablas de ilustraciones para organigramas, otro para los gráficos, etc.




ÍndicesÍndicesUn índice enumera los términos y los temas que se tratan en un documento impreso, así como las páginas en las que aparecen. Puede crear una entrada de índice:

Para una palabra, una frase o un símbolo.

Para un tema que se extiende por un intervalo de páginas.

Que haga referencia a otra entrada, por ejemplo, "Transporte. Vea Bicicleta".

Si crea numerosas entradas de índice para un área de un tema específico, tal vez desee crear entradas de índice multinivel. Por ejemplo, cree la entrada de índice principal "Transporte" y después agrupe debajo las subentradas "Bicicleta" y "Automóvil".

Crear entradas de índiceCrear entradas de índice

Entrada de índiceEntrada de índiceCódigo de campo que marca un texto específico para incluirlo en un índice. Cuando marca un texto como entrada de índice, Microsoft Word inserta un campo XE (entrada de índice), con formato de texto oculto.

Puede marcar manualmente cada entrada de índice o marcar automáticamente cada aparición de la entrada de índice. Para acelerar la creación de un índice, también puede utilizar un archivo de concordancia para marcar automáticamente varias entradas de índice a la vez.

Marcar manualmente una entrada de índiceMarcar manualmente una entrada de índicePuede seleccionar la palabra o la frase y presionar la combinación de teclas ALT + SHIFT + E , y le mostrará el siguiente cuadro de diálogo:



Donde:

Entrada.- Se refiere al título que va a aparecer en el índice.

Subentrada.- Elemento de índice que está incluido dentro de un título más general. Por ejemplo, la entrada de índice "planetas" podría tener como subentradas los elementos "Marte" y "Venus".

Referencia cruzada.- Agrega a la entrada de índice el texto de la referencia cruzada que escriba en lugar de un número de página. Word no agrega la referencia cruzada si hace clic en otra opción de este cuadro.

Página actual.- Para mostrar el número de página actual de la entrada de índice seleccionada, haga clic en Página actual.

Intervalo de páginas.- Muestra el intervalo de páginas incluidas en el marcador que seleccione de la lista Marcador. Para utilizar un intervalo de páginas en un índice, primero debe marcar el intervalo de páginas con un marcador.

1. Siga uno de estos procedimientos: o Para crear una entrada de índice principal, escriba o modifique el

texto en el cuadro Entrada.

o Para crear una subentrada, especifique la entrada de índice principal y, a continuación, escriba la subentrada en el cuadro Subentrada. Para incluir una entrada de tercer nivel, escriba el texto de la subentrada seguido por dos puntos (:) y, a continuación, el texto de la entrada de tercer nivel.

2. Siga uno de estos procedimientos:

o Para marcar la entrada de índice, haga clic en Marcar.

o Para marcar todas las apariciones del texto en el documento, haga clic en Marcar todas. (Tenga en cuenta que este botón está disponible sólo si ha seleccionado texto antes de abrir el cuadro de diálogo, no si ha escrito su propio texto en el cuadro de diálogo).

3. Para marcar entradas de índice adicionales, seleccione el texto o haga clic inmediatamente detrás de él, en el cuadro de diálogo Marcar entrada de índice y, a continuación, repita los pasos 3 y 4.



Notas

El comando Marcar todas marca la primera aparición del texto que coincida exactamente con las letras mayúsculas y minúsculas que la entrada en cada párrafo.

Word insertará cada entrada de índice marcada como campo XE (entrada de índice) con formato de texto oculto. Si no aparece el campo XE, haga clic en Mostrar u ocultar en la barra de herramientas Estándar.

Crear el ÍndiceCrear el Índice1. Ubique el cursor donde desea el índice

2. Seleccione el menú Insertar

3. Seleccione la opción Índice y Tablas

4. Elija la ficha Índice

Y ahora estará observando lo siguiente:

AutomarcarAutomarcar



Referencias CruzadasReferencias Cruzadas

Las referencias cruzadas son trozos de texto que remiten a los lectores a otros lugares en un documento. A menudo mostradas en cursiva o entre paréntesis, las referencias cruzadas señalan un lugar concreto del documento, como un capítulo o un número de página.

Puede también crear referencias cruzadas de manera manual simplemente escribiendo el texto apropiado en su documento, por supuesto, pero cuando inserte una referencia cruzada con Word, éste creará de manera automática el texto de la referencia e incluirá la página, capítulo u otra referencia de localización. Además, Word cambiará de manera automática las referencias de localización si más tarde modifica su documento. Y las referencias cruzadas podrán ser insertadas como hipervínculos, y los lectores podrán hacer clic en ellas para ir a una localización de referencia cruzada en el documento.



Insertar una referencia cruzadaInsertar una referencia cruzada

Para insertar una referencia cruzada, siga estos pasos:

1. Mueva el punto de inserción al lugar donde quiera que aparezca la referencia cruzada y escriba el principio del texto de la referencia cruzada, «Véase» o «Ver página» seguido por un espacio.

2. Elija Referencia cruzada en el menú Insertar para mostrar el cuadro de diálogo Referencia cruzada, como en de la figura.



Si incluye Más adelante o más atrás, le indicará el texto de la referencia pero adicionalmente le indicará si se encuentra más delante de esta posición o más atrás,




Vista EsquemaVista Esquema

Vista que muestra los títulos de un documento con una sangría que representa su nivel en la estructura del documento. Esta vista permite desplazarse rápidamente por el documento, cambiar el nivel de los títulos y reorganizar grandes cantidades de texto mediante el desplazamiento de los títulos. También puede utilizar la vista Esquema para desarrollar o cambiar la estructura de nivel superior de un documento maestro agregando, reorganizando o quitando subdocumentos.



Barra de herramientas EsquemaBarra de herramientas Esquema



Insertar subdocumentosInsertar subdocumentos

En un subdocumento se puede trabajar como en cualquier otro documento de Word : agregar, quitar y modificar texto y gráficos; comprobar la ortografía; imprimir parte del documento; etc. Para trabajar con el contenido de un subdocumento, ábralo desde el documento maestro. Cuando los subdocumentos están contraídos en el documento maestro, cada uno aparece como un hipervínculo. Al hacer clic en el hipervínculo, Word muestra el subdocumento en una ventana de documentos diferente.

Siga los siguientes pasos:

1. Ubique el cursor en la posición donde requiere el contenido del otro documento.

2. Haga clic en el botón Insertar subdocumento .

3. Ubique la máquina, unidad o carpeta donde se encuentra su documento y ábralo.

4. Observará que el contenido de este documento abierto aparece a partir de donde se encontraba el cursor.



Sesión 05 - Evaluación ParcialSesión 05 - Evaluación Parcial




OrganigramasOrganigramasNo es una exclusividad del Word insertar organigramas, pero puede insertarlos por intermedio del Microsoft Organization Chart, el mismo que estará disponible en las demás aplicaciones del Office, siga los siguientes pasos:

1. Seleccione el menú Insertar

2. Seleccione la opción Objeto

3. Busque la opción MS Organization Chart 2.0

4. Haga clic en el botón Aceptar.

Y ahora estará en la siguiente ventana:



Opciones de la barra de menú del MS Organization ChartOpciones de la barra de menú del MS Organization Chart



La herramienta "Línea de conexión" permitirá dibujar líneas hasta un máximo de cuatro segmentos. Un segmento de línea es un sección recta de una línea de conexión; no existen ángulos rectos en un segmento de línea. Esto es suficiente para conectar cualquiera de los dos lados de cualquiera de los dos cuadros del organigrama.

Ajustar las líneas de conexión

Es probable que necesite ajustar las líneas de conexión para evitar que se superpongan a los cuadros del organigrama. La superposición podría producirse al trazar una línea por primera vez, o después de que Microsoft Organization Chart vuelva a dibujar el organigrama.

Sólo podrá ajustar las líneas de conexión que tengan tres o más segmentos. Si la línea tiene uno o dos segmentos y necesita ajuste, trate de eliminar la misma y vuelva a dibujarla de forma tal que pueda salir y entrar por diferentes lados de los cuadros que desee conectar.

Para ajustar líneas de conexión

1. Coloque el puntero sobre el segmento de la línea media.

2. Mantenga presionado el botón del mouse mientras arrastra el segmento de línea hacia la izquierda, derecha, arriba o abajo.

3. Suelte el botón del mouse.

Para cambiar el grosor, estilo o color de cualquier línea trazada con la herramienta "Línea de conexión", seleccione la línea y luego elija un grosor, estilo o color de línea en el menú Líneas.



Insertar EcuacionesInsertar EcuacionesEn ocasiones es necesario escribir largas y complejas ecuaciones, con símbolos y operadores matemáticos diversos, utilizando el Microsoft editor de ecuaciones 3.0,. será posible insertar expresiones de tipo ecuaciones, mas no resolverlas, para ello siga los siguientes pasos:

1. Seleccione menú Insertar.

2. Haga clic sobre la opción Objeto.

3. Busque el la lista de Tipo de objetos a Microsoft editor de ecuaciones 3.0.

4. Haga clic en Aceptar.

¿Qué es el Editor de ecuaciones?¿Qué es el Editor de ecuaciones?



Volver a diseñar.- Si ha efectuado múltiples cambios de formato, es posible que necesite volver a dibujar la pantalla para eliminar posibles marcas. Puede volver a diseñar la pantalla inmediatamente si elige el comando Volver a diseñar del menú Ver o presiona CTRL+D (de "diseñar").

Estilos.- Cuando trabaje con el estilo predeterminado Matemáticas, el Editor de ecuaciones dará a los caracteres que reconozca el formato de una variable matemática en cursiva. Podrá aplicar otros estilos utilizando los comandos del menú Estilo. Por ejemplo, utilice el estilo Texto para escribir palabras que no desee que se interpreten como variables, vectores, matrices u otros elementos matemáticos.

Expandir plantillas.- Puede insertar el signo de raíz cuadrada o cualquier otra plantilla eligiéndolo en las paletas que aparecen al hacer clic en un botón de la barra de herramientas del Editor de ecuaciones. Las plantillas se expanden automáticamente al incluir más elementos en la ecuación.

Espacio y alineación.- El Editor de ecuaciones se encarga automáticamente del espacio; en el estilo predeterminado Matemáticas, presionar la BARRA ESPACIADORA no tiene ningún efecto. Para obtener el aspecto exacto que desee:

Elija uno de los espacios de la barra de herramientas del Editor de ecuaciones.

"Deslice" los elementos seleccionados utilizando las combinaciones de teclas CTRL+FLECHA

Alinee una "pila" de ecuaciones, eligiendo un comando de alineación del menú Formato.



Plantillas de símbolos:Plantillas de símbolos:



AutoEvaluaciónAutoEvaluación1. Represente lo siguiente:




Crear una tabla complejaCrear una tabla compleja

Sugerencia Mantenga presionada la tecla CTRL para ajustar automáticamente el texto mientras dibuja la tabla.

Operaciones dentro de la tablaOperaciones dentro de la tablaEs posible realizar cálculos en la tabla de datos, para ello deberá mantener datos numéricos en la tabla y recuerde que las columnas se numeran con letras desde la letra A, y las filas se numeran con números arábigos desde 1.

Para escribir una fórmula puede seguir los siguientes pasos:

1. Ubicarse en la celda donde quiere mostrar el resultado.2. Seleccionar la opción Tabla de la barra de menú.3. Elegir la opción Fórmula.

Y aparecerá lo siguiente:



Deberá mostrar la respuesta, por ejemplo 1450,00, pero es probable que muestre la siguiente respuesta:

Esto se debe a la configuración regional del Windows, siga los siguientes pasos:



Le mostrará el siguiente cuadro de diálogo:

Seguramente el símbolo de moneda es cualquier otro menos el $, y si ese no era el problema probablemente hay duplicidad de funciones del punto, la coma o el punto y coma, y es que la coma o es separador decimal, o de miles o de listas, no puede ser separador de dos cosas al mismo tiempo, pero lo que generalmente ocurre es que el símbolo de moneda no es $ y debería ser el $.



1. Ubíquese en la celda donde quiere el saldo.

2. Presione la combinación de teclas CTRL + F9 (Insertar campo)

3. Dentro de las laves escriba =B2-C2 y luego pulse la tecla de función F9., si observa lo siguiente:{=B2-C2}, pulse SHIFT + F9, que permite mostrar el resultado del campo o el código del mismo.

Operaciones entre tablasOperaciones entre tablasSuponiendo que contamos con las siguientes tablas:

Luego ubique el cursor dentro de la celda B2 de la tercera tabla es decir entre Enero y Arequipa, y presione CTRL + F9 para insertar un campo y escriba lo siguiente:

{=SUM(Produccion_2001[b2];Produccion_2002[b2])}

Para referirse a cada celda de una tabla diferente, deberá escribir el nombre del marcador de cada tabla y entre corchetes la celda a la que nos queremos referir.

De esta forma se puede hacer referencia a datos de celdas de otras tablas, para eso cada tabla debe tener asignado un marcador.

La otra alternativa es seleccionar cada celda y asignarle marcador.



marcadormarcador

Posición o selección de texto a la que se asigna un nombre para poder hacer referencias. Microsoft Word marca la posición con el nombre especificado por el usuario. Estos marcadores tienen más utilidades que los marcadores de posición, ya que sirven, por ejemplo, para crear y numerar referencias cruzadas.

Nota Los nombres de los marcadores deben comenzar por una letra y pueden incluir números, pero no espacios. No obstante, puede utilizar el carácter de subrayado para separar palabras, por ejemplo, "Primer_título", el máximo de caracteres en el nombre de un marcador es de 40.

Referencias a celdas en una tablaReferencias a celdas en una tabla

Al realizar cálculos en una tabla, se hace referencia a las celdas de la tabla con A1, A2, B1, B2, etc., con la letra que representa la columna y el número que presenta la fila. Al contrario que en Microsoft Excel, en Microsoft Word las referencias de las celdas son siempre referencias absolutas y no incluyen signos de moneda. Por ejemplo, la referencia de la celda A1 en Word es lo mismo que $A$1 en Excel.

Referencia a celdas individuales Para hacer referencia a las celdas en las fórmulas, se usa una coma para separar las referencias a celdas individuales y dos puntos para separar la primera y la última celda de un rango, tal como se muestra en los siguientes ejemplos.



Referencia a una fila o columna completa Puede hacer referencia a una fila o columna completa de un cálculo de las maneras siguientes:

Utilice un rango que incluya sólo la letra o el número que lo representa, por ejemplo, 1:1, para hacer referencia a la primera fila de la tabla. Esta indicación permite que el cálculo incluya automáticamente todas las celdas de la fila si decide agregar otras celdas más adelante.

Utilice un rango que incluya las celdas específicas, por ejemplo, a1:a3, para hacer referencia a una columna con tres filas. Esta indicación permite que el cálculo incluya sólo esas celdas. Si agrega otra celdas posteriormente y desea incluirlas en el cálculo, deberá modificarlo.

Referencia a celdas de otra tabla Para hacer referencia a celdas de otra tabla o a una celda que se encuentre fuera de una tabla, identifique la tabla con un marcador. Por ejemplo, el campo { =average(Tabla2 b:b) <} calcula el promedio de la columna B de la tabla marcada por el marcador Tabla2.

Operadores matemáticos y relacionalesOperadores matemáticos y relacionales

En un campo = (Fórmula) puede utilizar cualquier combinación de valores con los siguientes operadores matemáticos y relacionales.

Operador Descripción

+ Suma - Resta * Multiplicación / División % Porcentaje ^ Potencias y raíces = Igual a < Menor que < = Menor o igual que > Mayor que > = Mayor o igual que < > Distinto de




CamposCamposLos campos se utilizan como marcadores de los datos que podrían cambiar en un documento y para crear cartas modelo y etiquetas de documentos de combinación de correspondencia. Algunos de los campos más comunes son los campos PAGE, que se inserta al agregar números de página, y DATE, que se inserta al hacer clic en el comando Fecha y hora del menú Insertar y activar la casilla de verificación Actualizar automáticamente.

Los campos se insertan automáticamente al crear un índice o una tabla de contenido con el comando Índice y tablas del menú Insertar. También puede utilizar campos para insertar automáticamente información sobre el documento, como el nombre del autor o del archivo, para realizar cálculos, crear vínculos y referencias a otros documentos o elementos y llevar a cabo otras tareas especiales.

Los códigos de campo aparecen entre llaves ( { } ). Para mostrar los resultados de los códigos de campo, como los resultados de cálculos, oculte estos códigos. Haga clic en el comando Opciones del menú Herramientas, a continuación en la ficha Ver y, por último, desactive la casilla de verificación Códigos de campo. En cierto modo, los campos son como las fórmulas de Microsoft Excel, el código de campo corresponde a la fórmula y el resultado al valor que genera.

No puede insertar llaves de campo escribiendo los caracteres desde el teclado. Los campos se insertan al utilizar comandos concretos, como el comando Fecha y hora del menú Insertar, o bien cuando presiona la combinación de teclas CTRL+F9 y escribe entre llaves la información.

Insertar carposInsertar carpos



Se refiere a los modificadores, los mismos que son algunas variaciones o complementos al, campo, por ejemplo en los campos que insertan texto se dispone de los modificadores:

Mayúsculas \*Upper

Minúsculas \*Lower

Primera mayúscula \*FirtsCap

Formato de título \*Caps

Algunos camposAlgunos campos

{ PAGE{ PAGE [\* Modificador de formato ] [\* Modificador de formato ] }}

Inserta el número de la página en la que se encuentra el campo PAGE. Word insertará el campo PAGE cuando haga clic en el comando Números de página, en el menú Insertar.

Modificador Explicación

\* Modificador de formato

Modificador opcional que prevalece sobre el estilo numérico seleccionado en el cuadro Formato de número del cuadro de diálogo Formato de los números de página (comando Números de página, menú Insertar).

Nota Para modificar el formato de carácter del número de página, modifique el estilo de carácter Número de página.



Formato de númerosFormato de números

El modificador Muestra los números como

\* alfabético Caracteres alfabéticos. El resultado tiene el mismo uso de mayúsculas y minúsculas que la palabra "alfabético" del código de campo. Por ejemplo, { apéndice SEQ\* ALFABÉTICO } muestra "B" (en vez de "2")y { apéndice SEQ\* alfabético } muestra "b".

\* Arábigo Números cardinales arábigos. Por ejemplo,{ PAGE\* Arábigo } muestra "31".

Nota Si el valor de Formato de número del cuadro de diálogo Formato de los números de página (comando Números de página, menú Insertar) no es arábigo, este modificador anula el valor.

\* CardTexto Texto cardinal. Aplica el formato de minúsculas al resultado, a menos que agregue un modificador de formato para especificar un uso distinto de mayúsculas. Por ejemplo,{ = SUMA(A1:B2) \* CardTexto } muestra "setecientos noventa" y{ = SUMA(A1:B2) \* CardTexto \* Mayús } muestra "Setecientos Noventa".

\* TextoMoneda Texto cardinal. Word inserta "y" en la posición decimal y muestra los dos primeros decimales (redondeados) como numeradores arábigos sobre 100. Se aplica el formato de minúsculas al resultado, a menos que agregue un modificador de formato para especificar un uso distinto de mayúsculas. Por ejemplo,{ = 9,20 + 5,35 \* TextoMoneda\* Mayús } muestra"CATORCE y 55/100".

\* Hex Números hexadecimales. Por ejemplo,{ QUOTE"458" \* Hex } muestra "1CA".

\* OrdTexto Texto ordinal. Se aplica el formato de minúsculas al resultado, a menos que agregue un modificador de formato para especificar un uso distinto de mayúsculas. Por ejemplo, { DATE \@ "d" \* OrdTexto } muestra "vigésimo primero" y{ DATE \@ "d" \* OrdTexto \* PrimeraMayús } muestra"Vigésimo primero".

\* Ordinal Texto arábigo ordinal. Por ejemplo,{ DATE \@ "d" \* Ordinal } muestra "30º".

\* romanos Numerales romanos. El resultado tiene el mismo uso de mayúsculas y minúsculas que la palabra "romano" del código de campo. Por ejemplo,{ SEQ CAPÍTULO \* romanos } muestra "xi" y{ SEQ CAPÍTULO \* ROMANOS } muestra "XI".



Códigos de campo: campo = (Fórmula)Códigos de campo: campo = (Fórmula)

{ = Fórmula [Marcador ] [\# Imagen-Numérica] }

Calcula un número utilizando una fórmula matemática. Puede utilizar el comando Fórmula (menú Tabla) para insertar un campo = (Fórmula) en una tabla o en texto normal.

Sugerencia Si utiliza una aplicación de hoja de cálculo, como Microsoft Excel, suele resultar más fácil incrustar toda una hoja de cálculo o parte de ella en un documento, que utilizar el campo = (Fórmula) en una tabla.

Instrucción Explicación

Fórmula Expresión que puede contener cualquier combinación de números, marcadores que hagan referencia a números, campos cuyo resultado sea un número, así como los operadores y las funciones disponibles. La expresión puede hacer referencia a valores de una tabla y a valores devueltos por funciones.

Marcador Nombre de un marcador que hace referencia a uno o varios valores.

\# Imagen-Numérica Especifica la forma en que se va a mostrar el resultado del cálculo (número de posiciones decimales, cómo mostrar números negativos, etc.).

Modificador de campo Imagen numérica (\#)Modificador de campo Imagen numérica (\#)

Especifica el aspecto de un resultado numérico. Este modificador se denomina modificador de "imagen" porque utiliza símbolos para representar el formato del resultado del campo. Por ejemplo, el modificador \# #,##0,00 $ de {= SUM(ABOVE) \# #,##0,00 $} muestra el resultado como "4.455,70 $". Si el resultado de un campo no es numérico, este modificador no tendrá efecto.

Combine las siguientes instrucciones para crear un modificador de imagen numérica.

Nota No es necesario que las imágenes numéricas sencillas que no incluyan espacios vayan entre comillas; por ejemplo, { VentasMarzo \# #,##0,00 $ }.Cuando se trate de imágenes numéricas más complejas o que incluyan texto o espacios, coloque la imagen numérica entre comillas, como muestran los siguientes ejemplos. Word agrega comillas a los modificadores de imágenes numéricas si inserta un campo con el comando Campo del menú Insertar, o el comando Fórmula del menú Tabla.



Elemento de imagen Realiza lo siguiente

0 (cero) Especifica las posiciones numéricas necesarias que van a mostrarse en el resultado. Si el resultado no incluye ningún dígito en dicha posición, Word muestra un 0 (cero). Por ejemplo, { = 4 + 5 \# 00,00 } muestra "09,00".

# Especifica las posiciones numéricas necesarias que van a mostrarse en el resultado. Si el resultado no incluye ningún dígito en dicha posición, Word muestra un espacio. Por ejemplo, { = 9 + 6 \# ### $ } muestra "15 $".

x Coloca dígitos a la izquierda del marcador "x". Si el marcador está a la derecha de la coma decimal, Word redondea el resultado con dicha posición. Por ejemplo,{ = 111053 + 111439 \# x## } muestra "492".{ = 1/8 \# 0,00x } muestra "0,125".{ = 3/4 \# .x } muestra ",8".

, (coma decimal) Determina la posición de la coma decimal. Por ejemplo, { = SUM(ABOVE) \# ###,00 $ } muestra "495,47 $".

Nota Utilice el símbolo decimal especificado en el cuadro de diálogo Propiedades de Configuración regional del Panel de control de Windows.

Si utiliza Windows NT 3.51, utilice el símbolo decimal especificado en el cuadro de diálogo Número del Panel de control Internacional.

, (símbolo de agrupación de dígitos)

Separa una serie de tres dígitos. Por ejemplo,{ = BenefNeto \# #.###.### $ } muestra "2.456.800 $".



- (signo menos) Agrega un signo menos a un resultado negativo o un espacio si el resultado es positivo, o bien un 0 (cero). Por ejemplo, { = 10 - 90 \# -## } muestra "-80".

+ (signo más) Agrega un signo más a un resultado positivo, un signo menos a un resultado negativo o un espacio si el resultado es 0 (cero). Por ejemplo, { = 100 - 90 \# +## } muestra "+10" y { = 90 - 100 \# +## } muestra "-10".

%, $, *, etc. Incluye el carácter especificado en el resultado. Por ejemplo, { = benefneto \# "##%" } muestra "33 %".




"positivo; negativo" Especifica formatos de número distintos para los resultados positivos y negativos. Por ejemplo, si el marcador Ventas95 es un valor positivo, el campo{ Ventas95 \# "#.##0,00 $;-#,##0,00 $" } muestra el valor con el formato normal; por ejemplo, "1.245,65 $". Si el valor es negativo, se muestra con formato de negrita y un signo menos; por ejemplo, "- 345,56 $".

"positivo; negativo; cero"

Especifica formatos de números distintos para un resultado positivo, negativo y 0 (cero). Por ejemplo, en función del valor del marcador Ventas95,{ Ventas95 \# "#.##0,00 $;(#.##0,00 $);0 $" } muestra valores positivos, negativos y 0 (cero) de la siguiente forma: 1.245,65 $, (345, 56 $), 0$

&Texto Agrega texto al resultado. Escriba el texto entre comillas. Por ejemplo,{ = { Precio } *8,1% \# "##0,00 $ 'por impuestos de ventas' " } muestra "347,44 $ por impuestos de ventas".

`elementonumerado` Muestra el número del elemento anterior numerado con el comando Título (menú Insertar) o con el campo SEQ. Escriba el identificador del elemento entre comillas, como por ejemplo "mesa" o "figura", con acentos graves (`). El número secuencial se muestra en numerales arábigos. Por ejemplo,{ = SUMA(A1:D4) \# "##0,00 'es el total de Tabla' `tabla`" } muestra "456,34 es el total de Tabla 2".

Ejemplos

El siguiente campo resta una cantidad del valor representado por el marcador VentasBrutas. El modificador de imagen numérica muestra el resultado con un signo de moneda; por ejemplo: S/. 14.786,17

{ = VentasBrutas-29.897,62 \# "S/. #.##0,00" }

El siguiente campo = (Fórmula) calcula el número total de páginas de un documento cuya numeración de páginas empiece en 47 y muestra el resultado como "Página 51 de 92".

Página { PAGE} de { = (47 - 1) + { NUMPAGES } }

Los siguientes ejemplos hacen referencia a los valores de una tabla. Las referencias de celdas marcan las celdas de la tabla que contienen el campo = (Fórmula). Si el campo no está en la tabla a la que se hace referencia, marque la tabla con un marcador y especifíquelo, seguido de las referencias de celda.

Campo Resultado

{ = SUM(ABOVE) }

(insertado en la celda de una tabla)

Suma de celdas, desde la celda situada encima del campo hasta la parte superior de la columna, o bien hasta la primera celda vacía o con un valor no válido.



{ = SUM(Tabla3 C3) } Contenido de la celda situada en la tercera columna de la tercera fila de la tabla señalada con el marcador "Tabla3".

{ = MIN(Tabla3 A1:D3) } El menor valor de laZs cuatro primeras celdas de la tercera fila de la tabla señalada con el marcador "Tabla3".




HipervínculosHipervínculosTexto de color y subrayado en el que hace clic para ir a un archivo, una ubicación de un archivo, una página HTML del World Wide Web o una página HTML de una intranet. Los hipervínculos también pueden ir a grupos de noticias y a sitios Gopher, Telnet y FTP.

Lo utilizaremos para que dentro de un documento pueda situarse en determinado punto, al hacer clic al igual que en una página Web.

Para crear un hipervínculo, siga los siguientes pasos:

Ubique el cursor sobre el texto, u objeto al que desea crearle hipervínculo.

1. Seleccione de la barra de menú la opción Insertar.2. Elija la opción Hipervínculo.

Ahora estará observando la siguiente caja de diálogo:



Sesión 10 – Evaluación ParcialSesión 10 – Evaluación Parcial




PlantillasPlantillas¿Qué es una plantilla?¿Qué es una plantilla?

Es un tipo especial de documento que proporciona las herramientas básicas para diseñar un documento final. Las plantillas pueden contener los elementos siguientes:

Texto o formato idéntico para cada documento del mismo tipo, como un memorando o un informe

Estilos Elementos de Autotexto Macros Asignaciones de teclas y de menús Barras de herramientas

Cada documento de Microsoft Word se basa en una plantilla. Una plantilla determina la estructura básica de un documento y contiene la configuración del documento, por ejemplo, elementos de Autotexto, fuentes, asignación de teclas, macros, menús, diseño de página, formato especial y estilos. Existen dos tipos básicos de plantillas: plantillas globales y plantillas de documento. Las plantillas globales, incluida la plantilla Normal, contienen valores que están disponibles en todos los documentos. Las plantillas de documento, como las de memorandos y fax del cuadro de diálogo Nuevo, contienen valores que sólo están disponibles para documentos basados en esa plantilla. Por ejemplo, si utiliza la plantilla de memorandos para crear un memorando, éste puede utilizar los valores de la plantilla de memorandos y de cualquier plantilla global. Word proporciona varias plantillas de documento, y el usuario puede crear sus propias plantillas de documento.

Crear una plantillaCrear una plantilla

Siga uno de estos procedimientos:

1. Para basar una plantilla nueva en un documento existente, haga clic en el comando Abrir del menú Archivo y, a continuación, abra el documento que desee.

Para basar una plantilla nueva en otra existente, haga clic en el comando Nuevo del menú Archivo. Haga clic en una plantilla que sea similar a la que



desee crear, haga clic en Plantilla bajo Crear nuevo y, a continuación, en Aceptar.

2. En el menú Archivo, haga clic en Guardar como.

3. En el cuadro Guardar como tipo, haga clic en Plantilla de documento. Este tipo de archivo ya estará seleccionado si guarda un archivo creado como plantilla.

4. La carpeta predeterminada es Plantillas en el cuadro Guardar en. Para guardar la plantilla de forma que aparezca en una ficha distinta a General, pase a la subcarpeta correspondiente de la carpeta Plantillas.

5. En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre de la nueva plantilla y, a continuación, haga clic en Guardar.

6. En la nueva plantilla, agregue el texto y los gráficos que desee que aparezcan en todos los documentos nuevos basados en la plantilla y elimine los que no desee que aparezcan.

7. Realice los cambios que desee en los valores de los márgenes, el tamaño y la orientación del papel, los estilos y otros formatos.

8. Haga clic en Guardar y, a continuación, en el comando Cerrar del menú Archivo.

Notas

Para que sólo los documentos basados en esta plantilla tengan acceso a los elementos de Autotexto y las macros, guárdelos en esta plantilla y no en la plantilla Normal.

Opciones que puede guardar dentro de una plantilla:

Tamaño de papel, Márgenes, Tipo de letra, Formato de fuente, Encabezados y pies de página, Idioma, Tabulaciones, campos de formulario, entre otros.

Compartir los estilos, autotextos y otros componentes de una plantilla aCompartir los estilos, autotextos y otros componentes de una plantilla a otraotra

Como ya sabe una plantilla puede contener a grandes rasgos: estilos, autotextos, barras de herramientas y macros; estos elementos que ya están en una plantilla se pueden copiar a otra, o simplemente puede eliminarlos, si sigue los siguientes pasos:

1. Ingrese al menú Herramientas

2. Seleccione la opción Plantillas y complementos

Le mostrará el siguiente cuadro de diálogo:



Insertar AutotextoInsertar Autotexto



Sesión 12 - 13Sesión 12 - 13

FormulariosFormulariosUtilice formularios impresos para facilitar copias a usuarios que no tienen acceso a un formulario electrónico. Por ejemplo, cree un formulario que se enviará a clientes o a personas que no pertenecen a su organización.

El formulario se imprime y los campos se rellenan.

Diseñar un formulario para ver e imprimir en WordDiseñar un formulario para ver e imprimir en Word



Campo de formularioCampo de formulario

En un formulario, se refiere a la ubicación en la que están almacenados los datos de un tipo determinado, por ejemplo, un campo de direcciones. Puede utilizar la barra de herramientas Formularios para insertar los siguientes tipos de campos de formulario: cuadros de texto para rellenar, casillas de verificación para activar y desactivar, y listas desplegables para seleccionar elementos.

Añadir un campo de formulario con textoAñadir un campo de formulario con texto

Un campo de formulario con texto es un lugar donde el usuario introduce texto en el formulario, puede crear un espacio en blanco como lo haría con un formulario impreso, pero cuando utiliza un campo de formulario de texto, puede especificar parámetros, como la longitud máxima de la entrada de datos o si debe ser texto, un número, una fecha o una hora. Puede incluso introducir texto predeterminado cuando se trata de una respuesta estándar.

Aquí tiene cómo añadir un campo de formulario con texto:

1. Mueva el punto de inserción al lugar donde quiera que aparezca el campo, normalmente a la izquierda o a la derecha del texto del nombre del campo.

2. Haga clic en el botón campo con texto de la barra de herramientas formularios y Word insertará un campo y lo sombreará.

Líneas de la cuadrículaLíneas de la cuadrícula

Líneas finas que indican los límites de las celdas en una tabla. Las líneas de la cuadrícula de las tablas no se imprimen con el documento. Para ocultarlas, haga clic en Ocultar líneas de división en el menú Tabla.

Campos de formulario en formularioCampos de formulario en formulario



Crear un formularioCrear un formulario

Siga los siguientes pasos:

1. Active la barra de herramientas Formularios.

Opciones del campo con textoOpciones del campo con texto



Donde:

Tipo.- Le permite configurar los tipos de datos para el campo. Las opciones a elegir aquí son:

Texto normal: acepta todas las palabras, números y símbolos.

Número: acepta sólo números.

Fecha: Permite el ingreso sólo de expresiones en formato de fecha.

Fecha actual: Añade la fecha del sistema.

Hora actual: Añade la hora del sistema.

Cálculo: calcula un número a partir de una fórmula que usted insertará, este resultado se produce en función a los valores de otros campos, por ejemplo calcular un total a pagar si hay otros campos que contienen el precio y cantidad.

Lo primero que tiene que hacer es elegir una de estas opciones, ya que la elección que haga va a influir en los demás menús de la mitad superior del cuadro de diálogo.

Largo máximo.- Permite establecer un límite en el número de caracteres o números que pueden ser introducidos en el campo, por ejemplo para un número de DNI sería 8 el máximo de caracteres o dígitos.

Texto predeterminado.- Le permite introducir entradas de datos predeterminados para este campo, es útil cuando hay una respuesta en común, que pocas veces varía, se acostumbra establecer los siguientes textos predeterminados:

Escriba aquí su nombre Esto permite que se observe este texto en el campo.

También se acostumbra dejar varios espacios en blanco para simular un mayor ancho del campo.

Formato del texto.- Permite seleccionar opciones de formato los cuales dependen del tipo de campo seleccionado, así tenemos los siguientes:



Marcador.- En un nombre con el fin de crear un marcador para este campo de formulario. Puede usar un marcador para hacer referencia al contenido de este campo desde una macro. Por defecto para los cuadros con textos se crea en nombre de Texto1 y la numeración se incrementa en cada campo, usted puede escribir un nombre más apropiado en el cual no deben considerarse espacios en blanco.

Esos son los nombres de marcador que asumen cada uno de los campos con texto.

Calcular al salir.- Esta casilla si se activa permite que si en el formulario hay algún otro campo que depende de este se actualice automáticamente, por ejemplo estoy llenando un precio, y en el formulario hay un campo que calcula un total a pagar, entonces si debo activar la casilla de verificación Calcular al salir.

Relleno activado.- Si se activa permite que cuando el formulario se proteja el cursor si entre en este campo, de lo contrario el cursor no se ubicará dentro de este campo, se desactiva cuando el contenido de este campo depende de otros, es el caso de las fórmulas.



Ejecutar macro.- Es posible que cuando el cursor entre en un campo de formulario se produzca alguna acción o quizá cuando el cursor abandona el campo, esa acción que se produce de manera automática se llama Macro.

Agregar ayuda.- Permite que muestre una auda en el momento de llenar el formulario, tiene las siguientes opciones:

Barra de estado.- Es la ayuda que se muestra en la barra de estado cuando estemos sobre el campo de formulario.

Campo de lista despegableCampo de lista despegable

Se trata de mostrar varias alternativas en una lista para que ya tenga que escribir sino elegir a una de las alternativas



Usar casillas de verificación:Usar casillas de verificación:

Se utiliza este tipo de campo cuando se trata de una respuesta que solo podría ser cualquiera de dos valores, que se interpreta como Si o No, o como Verdadero o como Falso.

Tiene las siguientes opciones:



Y de inmediato en el documento solo estarán disponibles los campos de formulario y puede desplazarce de uno a otro presionando la tecla Tab, observará que no se puede realizar modificaciones en el resto del documento ya que solo tendrá acceso a escribir en los campos de formulario que insertó.

Pero si vuelve hacer clic sobre el botón Proteger formulario este quedará desprotegido.

Para evitar que cualquier persona desproteja nuestro formulario y por consiguiente lo modifique, proteja su formulario con contraseña, así:

1. Seleccione de la barra de menú la opción Herramientas.

2. Elija la opción Proteger documento.

Le mostrará las siguientes opciones:

3. Elija la opción Formularios.



4. Escriba una contraseña, ya sabe que se mostrará como asteríscos.

5. Haga clic en el botón Aceptar.

6. Vuelva a escribir la contraseña.

Y el formulario quedará protegido y cuando intenten desprotegerlo, preguntará por la contraseña, así:

Ahora escriba la contraseña y podrá hacerle modificaciones a la estructura de su documento.

Guardar sólo los datos del formularioGuardar sólo los datos del formulario

Esta opción se utiliza para que al momento de guardar el documento se genere un archivo de tipo texto (*.TXT), en el cual solo se guarda los datos que se han introducido en el formulario mas no el texto que ya se mostraba, para lograr esto, será necesario hacer lo siguiente:

1. Seleccione la opción Guardar.

2. En el cuadro de diálogo Guardar como, seleccione el botón Herramientas.



Luego seleccione la opción Opciones generales..., y obtendrá lo siguiente:

3. Acepte el cuadro diálogo.

4. Escriba un nombre para su archivo.

Para comprobar luego de haber guardado, puede abrir el Bloc de notas y abrir este archivo, encontrará lo siguiente:



Observe que todos los datos se muestran entre comillas y cada uno de ellos separados por una coma uno del otro, además en el caso de las casillas de verificación almacena “1” cuando está activa y “0” cuando está apagado.

Imprimir solo los datos del formularioImprimir solo los datos del formulario

Pemite que en la impresión no se imprima todo lo que se ve sino únicamente el contenido de los campos de formulario, es útil cuando se trata de un formato ya impreso en el cual solo hay que rrellenar, así por ejemplo:

Modificadores generalesModificadores generalesLos modificadores generales son instrucciones opcionales que modifican el formato o impiden la realización de cambios en la información resultante de un campo. Puede utilizar los cuatro modificadores siguientes en la mayoría de los campos.

Tipo de modificador Descripción

Formato (\*) Especifica formatos de número, uso de mayúsculas



y formato de carácter; impide que se realicen cambios en el formato de los resultados del campo cuando se actualiza un campo.

Imagen numérica (\#) Especifica el aspecto de un resultado numérico, incluidos el número de posiciones decimales y el uso de los símbolos de moneda.

Imagen Fecha-Hora (\@) Establece el formato de los campos con un resultado de fecha u hora. Por ejemplo,16/12/96, viernes 12:35 p.m.

Bloquear resultado (\!) Evita la actualización de los campos contenidos en el texto insertado por un campo MARCADOR, INCLUDETEXT o REF.

Modificador de campo Formato (\*)Modificador de campo Formato (\*)

Especifica el aspecto de los resultados de campo. Las instrucciones de formato determinan el uso de mayúsculas y minúsculas; los formatos de números (por ejemplo, si "9" aparece como "ix", numerales romanos, o bien como "9º", ordinales); y los formatos de carácter. Los modificadores de formato también conservan el formato del resultado del campo cuando se actualiza.

El modificador

Pone en mayúsculas

\* Mayúsculas La primera letra de cada palabra. Por ejemplo,{ FILL-IN "Escriba su nombre:" \* mayúsculas } muestra "Julia Mendoza" aunque el nombre se escriba en minúsculas.

\* PrimeraMayús

La primera letra de la primera palabra. Por ejemplo,{ COMENTARIO\* PrimeraMayús } muestra "Informe semanal de ventas".

\* Mayús Todas las letras. Por ejemplo, { QUOTE"palabra" \* Mayús } muestra "PALABRA".

\* Minús Ninguna letra del resultado; todas las letras aparecen en minúsculas. Por ejemplo, { FILENAME \* Minús } muestra "informe.doc de ventas semanales".

Nota Este modificador no tendrá efecto si el campo que lo contiene tiene aplicado un formato de minúsculas.

\* alfabético

Caracteres alfabéticos. El resultado tiene el mismo uso de mayúsculas y minúsculas que la palabra "alfabético" del código de campo. Por ejemplo, { apéndice SEQ\* ALFABÉTICO } muestra "B" (en vez de "2") y{ apéndice SEQ\* alfabético } muestra "b".

\* Arábigo Números cardinales arábigos. Por ejemplo,{ PAGE\* Arábigo } muestra "31".



El modificador

Pone en mayúsculas

Nota Si el valor de Formato de número del cuadro de diálogo Formato de los números de página (comando Números de página, menú Insertar) no es arábigo, este modificador anula el valor.

\* CardTexto Texto cardinal. Aplica el formato de minúsculas al resultado, a menos que agregue un modificador de formato para especificar un uso distinto de mayúsculas. Por ejemplo,{ = SUMA(A1:B2) \* CardTexto } muestra "setecientos noventa" y{ = SUMA(A1:B2) \* CardTexto \* Mayús } muestra "Setecientos Noventa".

\* TextoMoneda

Texto cardinal. Word inserta "y" en la posición decimal y muestra los dos primeros decimales (redondeados) como numeradores arábigos sobre 100. Se aplica el formato de minúsculas al resultado, a menos que agregue un modificador de formato para especificar un uso distinto de mayúsculas. Por ejemplo,{ = 9,20 + 5,35 \* TextoMoneda\* Mayús } muestra"CATORCE y 55/100".

\* Hex Números hexadecimales. Por ejemplo,{ QUOTE"458" \* Hex } muestra "1CA".

\* OrdTexto Texto ordinal. Se aplica el formato de minúsculas al resultado, a menos que agregue un modificador de formato para especificar un uso distinto de mayúsculas. Por ejemplo, { DATE \@ "d" \* OrdTexto } muestra "vigésimo primero" y{ DATE \@ "d" \* OrdTexto \* PrimeraMayús } muestra"Vigésimo primero".

\* Ordinal Texto arábigo ordinal. Por ejemplo,{ DATE \@ "d" \* Ordinal } muestra "30º".

\* romanos Numerales romanos. El resultado tiene el mismo uso de mayúsculas y minúsculas que la palabra "romano" del código de campo. Por ejemplo,{ SEQ CAPÍTULO \* romanos } muestra "xi" y{ SEQ CAPÍTULO \* ROMANOS } muestra "XI".

\* Formatocarác

El formato de la primera letra del tipo de campo al resultado. El resultado del siguiente ejemplo tiene formato de negrita porque la "R" de "REF" está en negrita.

{ REF capítulo2_título \* Formatocarác } muestra "Ballenas del Pacífico".

Nota Para agregar este modificador, escríbalo en el código de campo o en el cuadro Códigos de campo del cuadro de diálogo



El modificador

Pone en mayúsculas

Campo (menú Insertar, comando Campo).

\* COMFORMATO

El formato del resultado anterior al nuevo resultado. Por ejemplo, si selecciona el nombre que muestra el campo{ AUTHOR\* COMFORMATO } y aplica formato de negrita, Word conserva el formato de negrita cuando se actualiza el campo al cambiar el nombre del autor.

Modificador de campo Imagen numérica (\#)Modificador de campo Imagen numérica (\#)

Especifica el aspecto de un resultado numérico. Este modificador se denomina modificador de "imagen" porque utiliza símbolos para representar el formato del resultado del campo. Por ejemplo, el modificador \# #,##0,00 $ de {= SUMA(ARRIBA) \# #,##0,00 $} muestra el resultado como "4.455,70 $". Si el resultado de un campo no es numérico, este modificador no tendrá efecto.

Combine las siguientes instrucciones para crear un modificador de imagen numérica.

Nota No es necesario que las imágenes numéricas sencillas que no incluyan espacios vayan entre comillas; por ejemplo, { VentasMarzo \# #,##0,00 $ }.Cuando se trate de imágenes numéricas más complejas o que incluyan texto o espacios, coloque la imagen numérica entre comillas, como muestran los siguientes ejemplos. Word agrega comillas a los modificadores de imágenes numéricas si inserta un campo con el comando Campo del menú Insertar, o el comando Fórmula del menú Tabla.


0 (cero) Especifica las posiciones numéricas necesarias que van a mostrarse en el resultado. Si el resultado no incluye ningún dígito en dicha posición, Word muestra un 0 (cero). Por ejemplo, { = 4 + 5 \# 00,00 } muestra "09,00".

# Especifica las posiciones numéricas necesarias que van a mostrarse en el resultado. Si el resultado no incluye ningún dígito en dicha posición, Word muestra un espacio. Por ejemplo, { = 9 + 6 \# ### $ } muestra "15 $".

x Coloca dígitos a la izquierda del marcador "x". Si el marcador está a la derecha de la coma decimal, Word redondea el resultado con dicha posición. Por ejemplo,{ = 111053 + 111439 \# x## } muestra "492".{ = 1/8 \# 0,00x } muestra "0,125".{ = 3/4 \# .x } muestra ",8".

, (coma decimal) Determina la posición de la coma decimal. Por ejemplo, { = SUMA(ARRIBA) \# ###,00 $ } muestra "495,47 $".






, (símbolo de agrupación de dígitos)

Separa una serie de tres dígitos. Por ejemplo,{ = BenefNeto \# #.###.### $ } muestra "2.456.800 $".



- (signo menos) Agrega un signo menos a un resultado negativo o un espacio si el resultado es positivo, o bien un 0 (cero). Por ejemplo, { = 10 - 90 \# -## } muestra "-80".

+ (signo más) Agrega un signo más a un resultado positivo, un signo menos a un resultado negativo o un espacio si el resultado es 0 (cero). Por ejemplo, { = 100 - 90 \# +## } muestra "+10" y { = 90 - 100 \# +## } muestra "-10".

%, $, *, etc. Incluye el carácter especificado en el resultado. Por ejemplo, { = benefneto \# "##%" } muestra "33 %".

"positivo; negativo" Especifica formatos de número distintos para los resultados positivos y negativos. Por ejemplo, si el marcador Ventas95 es un valor positivo, el campo{ Ventas95 \# "#.##0,00 $;-#,##0,00 $" } muestra el valor con el formato normal; por ejemplo, "1.245,65 $". Si el valor es negativo, se muestra con formato de negrita y un signo menos; por ejemplo, "- 345,56 $".

"positivo; negativo; cero"

Especifica formatos de números distintos para un resultado positivo, negativo y 0 (cero). Por ejemplo, en función del valor del marcador Ventas95,{ Ventas95 \# "#.##0,00 $;(#.##0,00 $);0 $" } muestra valores positivos, negativos y 0 (cero) de la siguiente forma: 1.245,65 $, (345, 56 $), 0$

&Texto Agrega texto al resultado. Escriba el texto entre comillas. Por ejemplo,{ = { Precio } *8,1% \# "##0,00 $ 'por impuestos de ventas' " } muestra "347,44 $ por impuestos de ventas".




`elementonumerado` Muestra el número del elemento anterior numerado con el comando Título (menú Insertar) o con el campo SEQ. Escriba el identificador del elemento entre comillas, como por ejemplo "mesa" o "figura", con acentos graves (`). El número secuencial se muestra en numerales arábigos. Por ejemplo,{ = SUMA(A1:D4) \# "##0,00 'es el total de Tabla' `tabla`" } muestra "456,34 es el total de Tabla 2".

Modificador de campo Imagen Fecha-Hora (\@)Modificador de campo Imagen Fecha-Hora (\@)

Especifica el aspecto de la fecha u hora. Este modificador se denomina modificador de "imagen" porque utiliza símbolos para representar el formato del resultado del campo. Por ejemplo, el modificador \@ "dddd, MMMM d, aaaa" del campo { DATE \@ "dddd, dMMMM, aaaa" } muestra "Viernes, 10 noviembre, 1995". Combina instrucciones de fecha y hora para generar una imagen de fecha-hora; por ejemplo: día (d), mes (M) y año (a); horas (h) y minutos (m). También puede incluir texto, signos de puntuación y espacios.

Instrucciones de fechaInstrucciones de fecha

Mes (M)

La letra "M" debe ir en mayúsculas para distinguir entre meses y minutos.

Elemento de imagen

Muestra el mes como

M Un número sin 0 (cero) a la izquierda para los meses de un solo dígito. Por ejemplo, julio corresponde al mes "7".

MM Un número con 0 (cero) a la izquierda para los meses de un solo dígito. Por ejemplo, julio corresponde al mes "07".

MMM Una abreviatura de tres letras. Por ejemplo, julio corresponde al mes "Jul".

MMMM El nombre completo del mes.

Día (d)

Muestra el día del mes o el de la semana. La letra "d" puede ir en mayúsculas o en minúsculas.

Elemento de imagen

Muestra el día del mes o de la semana como

d Un número sin un 0 (cero) a la izquierda para los días de un solo dígito. Por ejemplo, el sexto día del mes aparece como "6".

dd Un número con un 0 (cero) a la izquierda para los días de un



solo dígito. Por ejemplo, el sexto día del mes aparece como "06".

ddd Una abreviatura de tres letras. Por ejemplo, el martes aparece como "Mar".

dddd El nombre completo del día de la semana.

Año (y)

Muestra el año con dos o cuatro dígitos. La letra "a" puede ir en mayúsculas o en minúsculas.

Elemento de imagen

Muestra los años como

Yy Dos dígitos con un 0 (cero) a la izquierda para los años 01 a 09. Por ejemplo, 1995 aparece como "95" y 2006 como "06".

yyyy Cuatro dígitos.

Instrucciones de horaInstrucciones de hora

Horas (h)

Una "h" en minúsculas basa la hora en el reloj de 12 horas y una "H" en mayúsculas en el de 24 horas, o militar; por ejemplo, 5 p.m. aparece como "17".

Elemento de imagen

Muestra la hora

h o H Sin un 0 (cero) a la izquierda para las horas de un solo dígito. Por ejemplo, 9 a.m. aparece como "9".

hh o HH Con un 0 (cero) a la izquierda para las horas de un solo dígito. Por ejemplo, 9 a.m. aparece como "09".

Minutos (m)

La letra "m" debe ir en minúsculas para distinguir entre minutos y meses.

Elemento de imagen

Muestra los minutos

m Sin un 0 (cero) a la izquierda para los minutos de un solo dígito. Por ejemplo, { TIME \@ "m" } muestra "2".

Mm Con un 0 (cero) a la izquierda para los minutos de un solo dígito. Por ejemplo, { TIME \@ "Mm" } muestra "02".

A.m./p.m. y otros tipos de texto y signos de puntuación

Muestra a.m. y p.m. en uno de los cuatro formatos disponibles. Para cambiar los símbolos de a.m. y p.m. de Windows, cambie los valores del cuadro de diálogo



Propiedades de Configuración Regional del Panel de control de Windows: haga clic en el botón Inicio, señale Configuración y después haga clic en Panel de control. Haga doble clic en el icono Configuración regional y, a continuación, haga clic en la ficha Hora. Escriba los formatos que desee en los cuadros Símbolo a.m. y Símbolo p.m.

Para cambiar los símbolos a.m y p.m. de Windows NT, cambie los valores de Formato de hora en el Panel de control Internacional: haga doble clic en el icono Paneles de control del Grupo principal, en Internacional y, a continuación, en Cambiar, en Formato de hora. Escriba los formatos que desee en los cuadros Símbolo a.m. y Símbolo p.m.

Elemento de imagen

Muestra a.m. y p.m. en

a.m./p.m. Mayúsculas. Por ejemplo,{ TIME \@ "h AM/PM" } muestra "9 A.M." o "5 P.M.".

a.m./p.m. Minúsculas. Por ejemplo,{ TIME \@ "h am/pm" } muestra "9 a.m." o "5 p.m.".

A/P Mayúsculas abreviadas. Por ejemplo,{ TIME \@ "h A/P" } muestra "9 A" o "5 P".

a/p Minúsculas abreviadas. Por ejemplo,{ DATE \@ "h a/p" } muestra "9 a" o "5 p".

'texto' Cualquier texto especificado. Escriba el texto entre comillas simples. Por ejemplo,{ TIME \@ "HH:mm 'hora de Greenwich' " } muestra "12:45 hora de Greenwich".

carácter El carácter especificado, como : (dos puntos), - (guión), * (asterisco) o espacio. Por ejemplo,{ DATE \@ "HH:mm MMM-d, 'aa" } muestra "11:15 Nov-6, '95".

`elementonumerado` El número del elemento anterior numerado con el comando Título del menú Insertar o con el campo SEQ. Escriba el identificador del elemento, como por ejemplo "mesa" o "figura", con acentos graves (`). Word muestra el número secuencial en numerales arábigos. Por ejemplo,{ PRINTDATE \@ "'Tabla' `tabla` 'se imprimió el' d/m/aa" } muestra "La tabla 2 se imprimió el 25/9/95".

Nota No es necesario que las imágenes de fecha y hora sencillas, que no incluyan espacios o texto, vayan entre comillas; por ejemplo, { DATE \@ mm/aa }. Las imágenes de fecha y hora más complejas y las que incluyen espacios o texto, deben ir entre comillas; por ejemplo, { DATE \ @ "dddd MMMM d, aaaa', a las' h:mm" }. Word agrega comillas a los modificadores de imágenes de fecha y hora si inserta un campo con los comandos Fecha y hora o Campo del menú Insertar.



Ejercicio:Ejercicio:

Se trata de una hoja A4 con orientación horizontal, dividida en dos columnas, donde en la primera se han insertado 08 campos con texto (campos de formulario) y luego en la post-firma, se necesita que muestre el nombre y cargo de quien envía el documento, y esos datos ya los tenemos en el 2do. y 3er. Campo de formulario, cuyos nombres de marcador son Texto2 y Texto3 respectivamente, para que vuelvan a aparecer insertamos un campo (CTRL. + F9) , escribimos el nombre del campo. Y eso es lo que se ha hecho en la 2da. Columna.




Sobres y EtiquetasSobres y Etiquetas

Remite, debe llenarlo con sus datos, pues se refiere a quien envía el sobre, esto en caso tengamos un sobre en blanco sin membretes, pero si se tratase de un sobre membretado, active la casilla Omitir, esta no borra los datos del remite, simplemente evita su impresión.



Imprimir.- Envía los datos del sobre a la impresora.

Agregar al Documento.- permite que el sobre sea insertado como una página en el documento activo, conservando su formato, para guardarlo y su posterior impresión.



EtiquetasEtiquetasPuede mediante Word llenar rápida y fácilmente etiquetas como las adhesivas, es útil para que llene varias etiquetas con el mismo contenido e inclusive si lo hace mediante Combinar correspondencia, pueden contener datos obtenidos de una base de datos, para esto, siga los siguientes pasos:



Un documento que contiene una tabla donde cada celda contiene una etiqueta, puede aquí realizar cambios.

Sesión 15 – Evaluación ParcialSesión 15 – Evaluación Parcial




Combinar CorrespondenciaCombinar CorrespondenciaLlamado también correspondencia masiva, consiste en elaborar un documento pero que éste llegue a varios destinos con los datos apropiados de cada destino, para ello es necesario contar con dos archivos, uno llamado Principal, y el otro llamado Origen de Datos.

Documento PrincipalDocumento Principal

En una operación de combinar correspondencia, el documento que contiene el texto y los gráficos que no cambian en las versiones del documento combinado; por ejemplo, el remite y el texto de una carta modelo.

¿Qué es un origen de datos?¿Qué es un origen de datos?

Un origen de datos es un archivo que contiene los datos que varían en cada copia de un documento combinado. Un origen de datos puede incluir, por ejemplo, el nombre y la dirección de todos los destinatarios de una carta modelo.

El origen de datos puede considerarse como una tabla sencilla. Cada columna del origen de datos se corresponde con una categoría de información o un campo de datos como, por ejemplo, el nombre, el apellido, la dirección y el código postal. El nombre de cada campo de datos se incluye en la primera fila de celdas, que recibe el nombre de registro inicial. Las filas siguientes contienen un registro de datos, que es un conjunto completo de información relacionada como, por ejemplo, el nombre y la dirección de un único destinatario.

¿Qué tipos de orígenes de datos se pueden utilizar?¿Qué tipos de orígenes de datos se pueden utilizar?

Puede utilizar prácticamente cualquier tipo de origen de datos que desee, incluida una tabla de Microsoft Word, una lista de contactos de Microsoft Outlook, una hoja de cálculo de Microsoft Excel, una base de datos de Microsoft Access o un archivo de texto:

Si el origen de datos aún no contiene información, Combinar correspondencia le ayudará paso a paso en la configuración de una tabla de Word que contenga los nombres, las direcciones y otros datos. Las tablas de Word funcionan correctamente si la lista de datos no es muy grande (63 campos de datos o menos). Si el origen de datos de Word contiene más de 63 campos de datos, deberá configurar un archivo de texto delimitado.

Si desea utilizar otro programa de Microsoft Office (Excel, Access u Outlook) para crear un origen de datos, consulte las sugerencias acerca de qué programa de Office utilizar.

Planear un origen de datosPlanear un origen de datos

Antes de crear un origen de datos, plantéese estas preguntas:

¿Van a tener algunos registros de datos más información que otros? Por ejemplo, algunos registros de datos podrían contener el nombre de la compañía, el nombre del departamento y tres líneas para la dirección. Otros podrían contener sólo un nombre o una dirección de una sola línea y una tercera línea con la ciudad, la provincia y el código postal. En el origen de datos, sin embargo, todos los registros de datos deben tener el mismo número de campos de datos. Será, por tanto, necesario diseñar el origen de datos de forma que contenga suficientes



campos de datos para dar cabida a los registros de datos con el mayor número de campos. Si un registro de datos no tiene una determinada categoría de información, puede dejar el campo para ese registro vacío.

¿Piensa ordenar los datos? Si es así, deberá configurar los campos de datos de forma que pueda ordenarlos por el campo que desee. Utilice, por ejemplo, campos de datos diferentes para el tratamiento del destinatario, el nombre, el apellido, la ciudad, la provincia y el código postal.

¿Desea utilizar un código de barras de POSTNET? Para agilizar la entrega del correo en Estados Unidos, puede imprimir un código de barras de POSTNET en las etiquetas de correo y los sobres. Si va a utilizar el código de barras, use campos de datos distintos para el código postal del destinatario y la dirección de entrega (el nombre y el número de la calle o un apartado de correos).

¿Va a utilizar de forma diferente información en un campo de datos o información de tipos diferentes de documentos de combinación? Por ejemplo, cuando organice la información del destinatario, utilice campos distintos para el tratamiento, el nombre y el apellido. Esto le permitirá utilizar los campos en combinaciones distintas para imprimir el apellido en una dirección de una etiqueta postal (Sr. Enrique Barrera) y en el saludo de una carta modelo (Estimado Sr. Barrera) o (Querido Enrique).

¿Cuántos campos de datos va a contener cada registro? Puede utilizar Combinar correspondencia para crear un origen de datos de Microsoft Word con un máximo de 63 campos de datos. Si necesita más de 63 campos, puede crear el origen de datos como un archivo de texto delimitado por tabulaciones o comas, o bien utilizar una hoja de cálculo de Microsoft Excel, una base de datos de Microsoft Access u otro origen de datos.

Organizar un origen de datos existenteOrganizar un origen de datos existente

Si utiliza Combinar correspondencia para crear un origen de datos, Word almacena los datos en una tabla que contiene el registro inicial adecuado, los nombres de los campos y los registros de datos. Si crea el origen de datos de Word sin utilizar Combinar correspondencia o si utiliza un origen de datos existente, deberá organizar los datos del modo siguiente:

Salvo que utilice un origen de registro inicial independiente, deberá incluir un registro inicial como primer registro (fila de celdas) en el origen de datos. Compruebe que no existen espacios, texto ni líneas en blanco encima del registro inicial. En cada celda de registro inicial, escriba los nombres de los campos de datos con un máximo de 40 caracteres cada uno. Los nombres de los campos deben empezar por una letra y pueden incluir letras, números o caracteres de subrayado, pero no espacios. Asegúrese de que no haya ningún campo de registro inicial vacío.

Incluya el mismo número de campos de datos (columnas) en cada registro de datos que el número de campos especificado en el registro inicial. Si un registro no contiene información para un determinado campo, deje la celda de ese campo vacía.

Ordene la información de todos los registros de datos en el mismo orden de izquierda a derecha que los nombres de campos correspondientes de registro inicial. El orden de las columnas del origen de datos no es importante, ya que se puede controlar el lugar donde se combinan los datos en el documento principal.



Nota Si el origen de datos se almacena en un archivo de texto delimitado por tabulaciones o comas, vea reglas adicionales para configurar un archivo de texto delimitado.

Decidir cuándo utilizar un origen de registro inicial independienteDecidir cuándo utilizar un origen de registro inicial independiente

¿Cuándo utilizar un origen de registro inicial? En la mayoría de los casos, deseará incluir los nombres de los campos de datos en un registro inicial independiente al principio del origen de datos. Sin embargo, en determinadas ocasiones, deseará incluir estos nombres en un origen de registro inicial independiente:

Cuando utilice varios orígenes de datos. Si utiliza un único origen de registro inicial, no tendrá que repetir ni cambiar el registro inicial en cada origen de datos, ni tampoco cambiar los nombres de los campos de combinación en el documento principal.

Cuando un origen de datos no contenga ningún registro inicial o cuando los nombres de los campos de registro inicial no coincidan con los nombres de los campos de combinación del documento principal. Si no puede agregar ni modificar un registro inicial en el origen de datos (debido, por ejemplo, a que el origen de datos es de sólo lectura), puede utilizar un origen de registro inicial independiente que contenga los nombres de los campos que desea.

Reglas para utilizar un origen de registro inicial Cuando utilice un origen de registro inicial independiente, tenga en cuenta las reglas siguientes:

Incluya el mismo número de nombres de campo en el origen de registro inicial que el número de campos del origen de datos.

Incluya los nombres de campo del origen de registro inicial en el mismo orden que la información correspondiente en el origen de datos.

Si el origen de registro inicial y el origen de datos están almacenados en el mismo archivo de texto, utilice el mismo carácter (un tabulador () o una coma) para separar los campos de datos del origen de registro inicial y del origen de datos.

Si ya ha insertado campos de combinación en el documento principal, utilice los mismos nombres de campo en el origen de registro inicial. Si los nombres de los campos y los campos de combinación no coinciden, cambie los nombres de los campos del origen de registro inicial o sustituya los campos de combinación del documento principal.

Combinar correspondencia consiste en relacionar los registros de la tabla con el documento principal y obtendremos tantos documentos como registros haya en la tabla pero cada uno con sus respectivos datos, ejemplo para la confección de invitaciones, oficios, cartas, etc.Word tienen una opción para crear el origen de datos, pero de preferencia cree su origen de la forma arriba mencionada y no se olvide de guardarla, pues le será útil en otras oportunidades.

Considerando que ya cuenta con un origen de datos, siga los siguientes pasos:



En nuestro caso abriremos el origen de datos, entonces seleccionaremos la opción Abrir origen de datos, de inmediato aparecerá el cuadro de diálogo abrir, para que indique cual es el archivo que contiene los datos a combinar.



Donde:

Combinar en .- Sirve para que elija el destino donde aparecerá el resultado, que puede ser un Nuevo Documento donde se verán todas las cartas generadas de la combinación, Puede ser directamente en la Impresora, o Puede ser el Correo Electrónico,



Combinar.- Genera el Resultado de inmediato.

Nota.- Si ha combinado en un nuevo documento tendrá un documento llamado Carta Modelo el mismo que imprimirá pero no guardará, ya que ese resultado ocupa demasiado espacio y no tiene sentido guardar ya que se genera en cualquier momento.

Sólo tiene sentido guardar el documento principal y el origen de datos mas no el resultado.

En otra sesión que tenga que abrir su documento principal automáticamente se abrirá el origen de datos.

Si tiene necesidad de llenar nuevos, borrar o modificar registros preferentemente abra su tabla mediante la opción Abrir Documento haga las modificaciones que estime conveniente y guárdelas.

Ejemplo:

Tenemos una lista de datos personales y paralelamente un modelo de Carnet de Identidad, mediante la combinación de correspondencia haremos que todos los de la lista tengan Carnet, siga los siguientes pasos:



En un documento nuevo de Word, cree la tabla que será su origen de datos, grábela y ciérrala, luego en otro documento elabore el modelo en este caso de Carnet, y grábelo.

Luego sobre el documento Principal Elija del menú Herramientas la opción Combinar Correspondencia,




Código de campoCódigo de campoElementos de un campo que generan un resultado de campo. El código de campo incluye los caracteres de campo { }, el tipo de campo e instrucciones. Por ejemplo, los códigos de campo { INCLUDETEXT "c:\\Cartas\\Carta a Ricardo.doc" } insertan el texto del archivo denominado "Carta a Alvaro.doc" cada vez que estos códigos de campo aparecen en el documento. Compruebe que no elimina ni mueve las comillas ni las instrucciones de campo.

Para cambiar entre mostrar el código de campo y el resultado del campo, haga clic en el campo y presione SHIFT + F9. Para mostrar u ocultar los códigos de campo de todos los campos del documento, presione ALT + F9.

Insertar campos de WordInsertar campos de Word

Campo MergeRecCampo MergeRec

{ MERGEREC}

Muestra «MERGEREC» como resultado del campo. Utilice este campo en un documento principal de combinación de correspondencia para imprimir el número del registro de datos combinado de cada documento resultante.

Nota El número refleja el orden secuencial de los registros de datos seleccionados y, posiblemente, ordenados para combinarlos con el documento principal activo. No indica el orden real de los registros en el origen de datos "físico". Por ejemplo, una base de datos de personal en Microsoft Access puede contener miles de registros. No obstante, para enviar una carta modelo a los empleados que hayan llegado a su quinto aniversario en la organización, seleccione como origen de datos sólo los registros de los empleados que lleven trabajando cinco años; es decir, una serie de registros mucho más limitada. Para imprimir un número de registro "físico", tendrá que incluir un campo de número de registro en el origen de datos e insertar el campo de combinación correspondiente en el documento principal.

Ejemplo

En el siguiente ejemplo se utiliza un campo MERGEREC dentro de un campo = (Fórmula) para crear números de factura exclusivos. Cuando el documento principal se combina con el origen de datos, el número resultante del campo MERGEREC se suma a los números que representan la fecha y la hora de impresión de las facturas.

Campo:

Número de factura: { = { PRINTDATE \@ "ddmmaaHHmm" } + { MERGEREC} }

Resultado:

Número de factura: 21390946

Campo:

Número de carta: {=NRO+{ MERGEREC } – 1}



Aquí NRO es un marcador, en el cual se guarda el número de carta para la primera carta, pero le sumamos el número físico de la carta que para el primero es 1, para el segundo es 2 y así sucesivamente y le restamos 1 para que no cambie el primer número de carta, ya que MERGEREC para el primer registro es 1, eso le sumamos al marcado donde el usuario ingresó el primer número de documento y habría que restarle 1.

El campo de fórmula se inserta presionando CTRL + F9,

Campo AskCampo Ask

{ ASK Marcador "Instrucción" [Modificadores] }

Solicita que se escriba información y asigna un marcador para representar la respuesta. Debe insertar un campo REF o MARCADOR después del campo ASK en el lugar del documento donde desee que Word imprima la respuesta. Puede utilizar la información de otros campos para calcular un valor de marcador, por ejemplo, de un campo = (Fórmula), insertando el nombre del marcador en las instrucciones del otro campo.

Word mostrará la pregunta cada vez que se actualice el campo ASK. La respuesta continuará asignada al marcador hasta que escriba una respuesta nueva. Si el campo ASK se utiliza en un documento principal de combinación de correspondencia, la pregunta aparecerá cada vez que combine un registro de datos nuevo, a menos que utilice el modificador \o.


Marcador Nombre del marcador asignado a la respuesta; por ejemplo, NombreCliente.

"Instrucción " Texto de la pregunta, que aparece en un cuadro de diálogo; por ejemplo, "Escriba el nombre del cliente".

Modificadores

\d "Predeterminado " Especifica una respuesta predeterminada que se asignará al marcador en caso de que no escriba nada en el cuadro de diálogo. Por ejemplo, el campo

{ ASK Autor "Escriba las iniciales del autor": \d "tds" }

asigna "tds" al marcador "Autor" si no escribe ninguna respuesta.

Si no especifica una respuesta predeterminada, Word utilizará la última respuesta introducida. Para especificar una entrada en blanco como respuesta predeterminada, escriba las comillas sin ningún texto en su interior después del modificador (\d "" ).

\o Cuando se utiliza en un documento principal de combinación de correspondencia, muestra la pregunta una sola vez, en lugar de aparecer cada vez que se combine un registro de datos nuevo. Se insertará la misma respuesta en cada documento de combinación




resultante.

Ejemplos:

{ASK InterésActual "Escriba el interés actual para los préstamos:" \o }

En este caso la pregunta solo aparecerá una vez, y mantendrá para todos los registros que serán combinados.

{ASK InterésPréstamo "Escriba el interés del préstamo para {MERGEFIELD NombreCliente}:"}

También puede insertar este campo desde la barra de herramientas Combinar correspon-dencia, seleccionando la opción Insertar campo de Word, campo Preguntar, así:

Y cuando se combina correspondencia o se actualiza el campo, aparecerá lo siguiente:

Campo Fill-InCampo Fill-In

{ FILL-IN ["Instrucción "] [Modificadores ] }

Solicita al usuario el texto que desea insertar en el documento. La respuesta se imprime en lugar del campo. Para insertar la respuesta en varios lugares, utilice un campo ASK.



La pregunta se muestra cada vez que se actualiza el campo FILL-IN. Si el campo FILL-IN está en un documento principal de combinación de correspondencia, la pregunta aparecerá cada vez que combine un nuevo registro de datos, a menos que utilice el modificador \o.

Cuando se crea un documento nuevo basado en una plantilla con campos FILL-IN, los campos se actualizan automáticamente.


"Instrucción " Texto que aparece en el cuadro de diálogo; por ejemplo, "Escriba el nombre del cliente:"

Modificadores

\d "Predeterminado " Especifica una respuesta predeterminada si no escribe nada en el cuadro de diálogo de la pregunta. El campo{ FILL-IN "Escriba las iniciales del autor:" \d "tds" }inserta "tds" si no se introduce ninguna respuesta.

Si no especifica una respuesta predeterminada, Word utilizará la última respuesta introducida. Para especificar una entrada en blanco como valor predeterminado, escriba las comillas sin ningún tipo de texto después del modificador; por ejemplo, escriba \d ""

\o Presenta la pregunta una sola vez durante una combinación de correspondencia, en lugar de presentarla cada vez que se combine un registro de datos nuevo. Se insertará la misma respuesta en cada documento de combinación resultante.

Si lo insertar a través de la barra de herramientas Combinar correspondencia, siga estos pasos:

Este campo hace una pregunta solicitando información, y lo que se responda se muestra en el lugar del campo, no usa marcadores, es llamado también campo Rellenar.

Campo IfCampo If

{ IF Expresión1 Operador Expresión2 TextoSiVerdadero TextoSiFalso }

Compara dos valores e inserta el texto correspondiente al resultado de la comparación. Si se utiliza en un documento principal de combinación de correspondencia, el campo IF puede



examinar la información de los registros de datos combinados, como por ejemplo los códigos postales o los números de cuenta. Por ejemplo, puede enviar cartas sólo a los clientes que residan en una ciudad determinada.


Expresión1Expresión2

Valores que desee comparar. Estas expresiones pueden ser nombres de marcadores, cadenas de caracteres, números, campos anidados que devuelvan un valor, o fórmulas matemáticas. Si una expresión contiene espacios, escriba la expresión entre comillas.

Operador Operador de comparación. Inserte un espacio antes y otro después del operador.

Operador Descripción

= Igual a

<> Distinto de

> Mayor que

< Menor que

>= Mayor o igual que

<= Menor o igual que

TextoSiVerdaderoTextoSiFalso

Texto que devuelve el campo si la comparación es verdadera (TextoSiVerdadero) o falsa (TextoSiFalso). Si no especifica TextoSiFalso y la comparación es falsa, el campo IF no tiene ningún resultado. Cada cadena debe ir entre comillas.

Nota Si el operador es = o <>, Expresión2 puede contener un signo de interrogación (?) para representar cualquier carácter individual, o bien un asterisco (*) para representar una cadena de caracteres. Expresión2 debe ir entre comillas para que se compare como una cadena de caracteres. Si utiliza un asterisco en Expresión2, la parte de Expresión1 que corresponda al asterisco más el resto de los caracteres de Expresión2 no puede exceder de 128 caracteres.

Ejemplos:

{IF Ciudad = "Ilo" "Llame a nuestras oficinas locales." "Envíenos el formulario adjunto al sobre"}

A través de la barra de herramientas Combinar correspondencia, obtendrá lo siguiente:



Campo MergeSeqCampo MergeSeq

{ MERGESEQ }

Cuenta el número de registros de datos que se han combinado correctamente con el documento principal. Word empieza la numeración de los registros combinados desde 1 cada vez que se combinen documentos. El número puede ser diferente del valor insertado por el campo MERGEREC.

Por ejemplo, combine sólo el intervalo de registros comprendido entre 10 y 25. El número de MERGESEQ correspondiente al primer registro de datos combinado es 1, aunque el número MERGESEQ de dicho registro de datos sea 10.

Campo NextCampo Next

{ NEXT }

Indica a Word que combine el siguiente registro de datos en el documento combinado actual, en vez de empezar un nuevo documento de combinación. El campo NEXT no genera ningún resultado impreso. Word utiliza este campo cuando se definen documentos principales de etiquetas postales y sobres mediante el comando Combinar correspondencia del menú Herramientas. Para crear una lista con información procedente de varios registros de datos en el mismo documento, como un directorio de participantes o una lista de precios, seleccione el tipo de documento principal Catálogo en el cuadro de diálogo Combinar correspondencia, en el menú Herramientas. El campo NEXT resulta útil, sin embargo, para imprimir un número específico de registros de datos en un documento de combinación resultante.

Inserte el campo NEXT después del primer conjunto de campos de combinación (MERGEFIELD) del documento principal; de lo contrario, Word no combinará el primer registro de datos. Repita el conjunto de campos de combinación y el campo NEXT en el documento principal sólo el número de veces necesario para rellenar una página o para imprimir el número de registros de datos que desee.

Nota Los campos NEXT no se pueden utilizar en notas al pie, notas al final, comentarios, encabezados, pies de página ni orígenes de datos. Un campo NEXT no puede anidarse dentro de otro campo ni utilizarse con el campo SKIPIF.

Ejemplo



Con los siguientes campos se imprimen tres conjuntos de nombres y números de teléfono en cada documento combinado resultante:

{ MERGEFIELD Nombre } { MERGEFIELD NúmTeléfono }

{ NEXT }{ MERGEFIELD Nombre } { MERGEFIELD NúmTeléfono }

{ NEXT }{ MERGEFIELD Nombre } { MERGEFIELD NúmTeléfono }

Campo: Next Record IFCampo: Next Record IF

{ NEXTIF Expresión1 Operador Expresión2 }

Compara dos expresiones. Si la comparación es verdadera, Word combinará el siguiente registro de datos en el documento de combinación actual. Los campos de combinación que sigan al campo NEXTIF en el documento principal, se sustituirán por los valores del siguiente registro de datos, en lugar de utilizar los del registro de datos actual. Si la comparación es falsa, Word combinará el siguiente registro de datos en un documento de combinación nuevo.

No utilice el campo NEXTIF en la versión actual de Word. Para seleccionar registros de datos de una forma más sencilla, haga clic en el botón Opciones de consulta del cuadro de diálogo Combinar correspondencia, en el menú Herramientas.

Notas

Un campo MERGEFIELD utilizado como campo de una expresión hace referencia a los datos del registro de datos actual, no a los del siguiente registro.

Los campos NEXTIF no se pueden utilizar en notas al pie, notas al final, comentarios, encabezados, pies de página ni orígenes de datos. Los campos NEXTIF no se pueden anidar en ningún campo.

A través de la barra de herramientas Combinar correspondencia, obtiene lo siguiente:

De tal forma que si se combina el siguiente registro siempre y cuando cumpla con la condición.

Campo SetCampo Set

{ SET Marcador " Texto " }

Define la información representada por el nombre del marcador especificado. Puede hacer referencia al marcador en una macro o incluirlo en otro campo, como por ejemplo el campo IF. Para imprimir la información, inserte un campo REF o MARCADOR en el documento.


Marcador Nombre del marcador que representará a la información; por ejemplo, TasaInterés.

"Texto" Información que representa el marcador. El texto debe ir



entre comillas, aunque los números no las necesitan. La información puede ser el resultado de un campo anidado.

Ejemplos

Si el valor escrito en respuesta al campo FILL-IN es 3, el valor resultante del marcador CostoTotal será 8.250 Ptas. Se utilizan campos MARCADOR para imprimir el costo y el nombre de la persona que ha consignado el pedido. Un modificador de imagen numérica muestra el resultado con un símbolo de moneda. Observe las comillas que aparecen en el primer campo SET.

Campo:

{ SET EscritoPor "Marjhory Luna" }{ SET CostoUnitario 2.500 }{ SET Cantidad { FILL-IN "Escriba el número de artículos pedidos:" } }{ SET Impuesto 10% }

Uso del campo:

{ SET CostoTotal { = (CostoUnitario * Cantidad) + ((CostoUnitario * Cantidad) * Impuesto) } }Costo total: { CostoTotal \# "$#0.00" }Gracias por su pedido,{ EscritoPor } (Para esto presione CTRL. + F9)

Campo SkipIfCampo SkipIf

{ SKIPIF Expresión1 Operador Expresión2 }

Compara dos expresiones. Si la comparación es verdadera, SKIPIF cancela el documento de combinación actual, pasa al siguiente registro de datos del origen de datos e inicia un nuevo documento de combinación. Si la comparación es falsa, Word continua con el documento de combinación actual.

No utilice el campo SKIPIF en la versión actual de Word. Para seleccionar registros de datos de una forma más sencilla, haga clic en el botón Opciones de consulta del cuadro de diálogo Combinar correspondencia, en el menú Herramientas.

Para obtener información acerca de las instrucciones del campo SKIPIF, haga clic en

.

Notas

Los campos de combinación (MERGEFIELD) utilizados en una expresión hacen referencia a los datos del registro de datos actual y no a los del siguiente registro.

No utilice el campo SKIPIF con el campo NEXT.

Ejemplo

Cuando se inserta en un documento principal de combinación de correspondencia, el siguiente campo examina el contenido del campo Pedido del registro de datos actual. Si el campo contiene un número menor que 100, no se generará ningún documento combinado para ese registro de datos:

{ SKIPIF{ MERGEFIELD Pedido } < 100 }



A través de la barra de herramientas Combinar correspondencia, obtenemos lo siguiente:

Combinar sobresCombinar sobresSi elige como tipo de documento principal Sobres, tendrá las siguientes opciones al modificar el documento principal



Sesión 18 Sesión 18

Opciones de configuraciónOpciones de configuraciónSe trata de algunos detalles que a veces causan molestias al usuario al momento de trabajar, y que es fácil de solucionar, como por ejemplo la presencia o no de las barras de desplazamiento, la visualización o no de las imágenes de un documento, etc.



Activar o desactivar las barras de desplazamientoActivar o desactivar las barras de desplazamiento

Las imágenes insertadas no se venLas imágenes insertadas no se ven

Desaparecer los límites de TextoDesaparecer los límites de Texto

En algunas ocasiones encontramos líneas entre el texto y alrededor de la página, estas no serán impresas solo se comportan como líneas guía, pero si nos incomoda su presencia, las podemos desactivar, así:



Fondo azul, texto blancoFondo azul, texto blanco

A veces observará que la pantalla se vuelve azul, y el texto que escribe se vuelve blanco, esto sucede para emular la pantalla del antiguo WordPerfect.

Para volverlo a la normalidad, siga los siguientes pasos:



Crear copia de seguridadCrear copia de seguridad

Copia la versión anterior del documento como copia de seguridad cada vez que se guarda el documento. Cada nueva copia de seguridad reemplaza a la anterior. Word guarda la copia de seguridad con una extensión de archivo .WBK en la misma carpeta que el original, con el nombre del documento precedido de copia de seguridad. Resulta útil por si a nuestro documento le sucede algo inesperado y no se puede utilizar.

Incrustar las fuentesIncrustar las fuentes

Permite que el documento sea transportable, ya que se graba junto con el documento las fuentes (tipos de letra) que se han utilizado en el documento.

Nota.- Las fuentes TrueType incrustadas pueden aumentar el tamaño del documento. Puede reducir el tamaño del archivo activando la casilla de verificación Incrustar sólo los caracteres en uso. Esta opción incrusta sólo los estilos de fuente que se utilizan en el documento. Además, si se utilizan 32 caracteres de una fuente, o menos, por ejemplo algunos símbolos o un título, Word sólo incrusta dichos caracteres. Tenga en cuenta que esta opción resulta más útil para documentos que otros usuarios sólo tengan intención de ver o imprimir, ya que los caracteres de fuente y los estilos no incrustados no se pueden modificar.



Definir IdiomaDefinir Idioma



verificación.Detectar el idioma automáticamente, Detecta automáticamente el idioma del texto de un documento que contenga más de un idioma. A continuación, Word utilizará el diccionario correcto para revisar la ortografía y la gramática. Los idiomas que utilice deben estar habilitados para modificación. Para obtener más información, escriba las palabras clave idiomas habilitados en el cuadro de búsqueda del Ayudante de Office.

Predeterminar, Cambia el idioma de edición predeterminado del texto en los nuevos documentos.

Entonces es importante definir el idioma para que las reglas de ortografía y gramática correspondan al idioma que estamos utilizando en la confección del documento.

Opciones de AutocorrecciónOpciones de Autocorrección

Poner en mayúscula el nombre de día.- Pone en mayúsculas la primera letra de los días de la semana. Por ejemplo, cambia lunes a Lunes.

Corregir el uso accidental de bLOQ. mAYUS.- Si escribe accidentalmente una palabra en Tipo título con la tecla SHIFT activada, corrige las mayúsculas de las palabras escritas y desactiva esta tecla. Por ejemplo, cambia fELIZ por Feliz.

Reemplazar texto mientras escribe.- Desactive esta casilla de verificación para interrumpir automáticamente el proceso de corrección y reemplazar el texto mientras escribe.

Reemplazar.- Escriba un nombre para el elemento de Autocorrección. Se trata de la abreviatura o palabra que Word reemplaza automáticamente mientras escribe. Por ejemplo, si suele escribir incorrectamente "itnerés" por "interés", escriba itnerés en el cuadro Reemplazar.



Con.- Escriba el texto o los gráficos que desee que Word inserte automáticamente en lugar de la palabra o abreviatura del cuadro Reemplazar, ejemplo interés.

Texto Normal.- Guarda el elemento en el cuadro Con - sin formato. Esta opción no está disponible si no hay nada seleccionado en el documento. Cuando Word reemplaza automáticamente un elemento de Texto normal del documento, dicho elemento adopta el formato del documento.

Texto con Formato.- Guarda el elemento del cuadro con el formato que tiene en el documento. Esta opción no está disponible si no hay nada seleccionado en el documento.

Aquí puede hacer uso de lo siguiente:

En el documento escribe por ejemplo: InfoUNSA, y le asigna formato de tal forma que quede así:

Usar automáticamente las sugerencias del corrector ortográfico.- Sustituye errores mientras escribe y de forma automática por palabras del diccionario de corrección ortográfica.

palabra a la lista de excepciones si hace “clic” en Deshacer después de corregir automáticamente una palabra.



La casilla no revisar la ortografía ni gramática.- Aplica formato al t exto seleccionado de manera que se pasen por alto los errores ortográficos y gramaticales en la selección. Estos errores sí se detectarán en el resto del documento. La opción de formato No revisar la ortografía ni la gramática continuará activa para el texto seleccionado hasta que resalte el texto y desactive esta casilla de verificación.

La casilla Detectar el idioma automáticamente.- Detecta automáticamente el idioma del texto de un documento que contenga más de un idioma. A continuación, Word utilizará el diccionario correcto para revisar la ortografía y la gramática. Los idiomas que utilice deben estar habilitados para modificación.

SinónimosSinónimos..

ImprimirImprimirTodo lo anteriormente descrito tiene como objetivo confeccionar el documento de la manera más adecuada y presentable posible, pero todo aquello no queda en la pantalla o en disco de almacenamiento, se supone que su objetivo final es hacer que esto se reproduzca en el papel es decir que se imprima, y para ello siga los siguientes pasos:

1. Seleccione el menú Archivo.

2. Elija la opción Imprimir.

Puede también utilizar la combinación de teclas CTRL + P .

Y obtendrá el siguiente cuadro de diálogo:



Donde:

donde se imprimirá no hay Word.



Estos archivos almacenan la información necesaria del documento de forma que los saltos de línea, los saltos de página y el espaciado de fuente no varíen. Cualquier impresora que utilice el mismo lenguaje de impresión, por ejemplo PostScript, podrá imprimir el archivo y hacer que la copia impresa coincida con la presentación en pantalla, siempre que las fuentes usadas en el documento estén disponibles en la impresora. Además, cuando utilice un archivo de impresión, podrá imprimir el documento desde un sistema que no tenga Word instalado.



Permitir alternar entre A4 y Carta.- En algunos países, el tamaño de papel estándar es Carta; en otros, el tamaño estándar es A4. Active esta casilla de verificación si desea que Word ajuste el formato de los documentos automáticamente a otro tamaño de papel estándar, por ejemplo A4, de forma que se impriman correctamente en el tamaño estándar de su país, por ejemplo, Carta. Esta opción afecta sólo al documento impreso, no al formato del documento.

Dibujos.- Desactive la casilla de verificación Dibujos para que no se impriman los objetos de dibujo creados en Word con la barra de herramientas Dibujo. Word imprime un cuadro vacío en lugar de los objetos de dibujo. Los documentos que contienen objetos de dibujo pueden imprimirse con mayor rapidez cuando se desactiva la casilla de verificación Dibujos.

Imprimir varios documentos a la vezImprimir varios documentos a la vezEs posible imprimir varios documentos a la vez, si sigue los siguientes pasos:




Macros en WordMacros en Word

¿Qué es una macro?¿Qué es una macro?

Las macros de Word permiten automatizar tareas que normalmente se realizan repetidas veces. Una macro consiste en una serie de comandos e instrucciones de Word que se agrupan en un solo comando de forma que la tarea pueda realizarse automáticamente. En lugar de perder el tiempo realizando una serie de acciones repetitivas en Word, puede crear y ejecutar una macro, es decir, un comando personalizado, que ejecute la tarea por usted.

A continuación se indican algunos usos típicos de las macros:

Acelerar las tareas rutinarias de modificaciones y formatos.

Combinar varios comandos, por ejemplo, insertar una tabla con un tamaño y bordes específicos, y con un número determinado de filas y columnas.

Hacer que una opción de un cuadro de diálogo sea más accesible.

Automatizar series de tareas complejas.

Word ofrece dos maneras de crear macros: la grabadora de macros y el Editor de Visual Basic.

Grabar macrosGrabar macros

La grabadora de macros le ayuda a comenzar a crear macros. Word graba las macros como una serie de comandos de Word en Visual Basic para Aplicaciones. Cuando grabe una macro, puede utilizar el mouse (ratón) para seleccionar los comandos y las opciones, pero la grabadora de macros no graba los movimientos del mouse en la ventana del documento. Por ejemplo, no puede utilizar el mouse para mover el punto de inserción, ni tampoco hacer clic o arrastrar para seleccionar, copiar o mover elementos. Es necesario utilizar el teclado para grabar estas acciones. Cuando grabe una macro, puede pausar temporalmente la grabación y reanudarla posteriormente donde la detuvo.

Para el acceso rápido a la macro, puede asignarla a una barra de herramientas, a un menú o a una combinación de teclas de método abreviado. La ejecución de la macro es tan sencillo como hacer clic en el botón de la barra de herramientas o en el comando de menú, o presionar la combinación de teclas de método abreviado. También puede utilizar el comando Macros (menú Herramientas, submenú Macros) para ejecutar macros.

Crear una macro desde el principioCrear una macro desde el principio

Puede utilizar el Editor de Visual Basic para crear macros flexibles y eficaces con instrucciones de Visual Basic que no se pueden grabar.

Dónde se almacenan las macrosDónde se almacenan las macros

Las macros pueden almacenarse en plantillas o en documentos. De forma predeterminada, Word almacena las macros en la plantilla Normal para que puedan utilizarse en todos los documentos de Word.



Creando una macroCreando una macro

1. Ingrese al menú Herramientas.

2. Elija la opción Macros.

3. Elija la opción Grabar nueva macro.

Obtendrá lo siguiente:



Crear una barra de herramientasCrear una barra de herramientas

Con la finalidad de agrupar las opciones que se requieren con frecuencia podríamos crear una barra de herramientas propia, en la que podría tener:

Acceso a opciones que utiliza frecuentemente y no están en las barras de herramientas clásicas

Acceso a las macros que usted haya podido grabar, para que estas se ejecuten con tan solamente hacerles un clic.

Siga los pasos siguientes:

1. Ingrese al menú Herramientas

2. Elija la opción Personalizar…

3. Y obtendrá:

4. En la ficha Barras de herramientas haga clic sobre el botón Nueva…

5. Y obtendrá:



6. En la sección Nombre de la barra de herramientas, escriba el nombre que considere má adecuado para su barra.

7. En la sección Barra disponible en, elija en que documento quiere que esté disponible su barra de herram einatas, si la quiere disponible en todos los nuevos documentos elija Normal.

8. Ahora ya estará viendo lo siguiente:

9. Ahora es momento de implementarla, para ello arrastre opciones desde la caja de diálogo Personalizar (Ficha Comandos) hasta el interior de la barra de herramientas, así:

10.Para agregar macros a su barra de herramientas, busque la categoría Macros y el nombre de su macro que se mostrará en el lado derecho, igualmente arrástrelo hasta su barra de herramientas.

11.Para personalizar la opción que incorpora a la barra de herramientas, active el menú de contexto sobre esa opción.



12.Puede elegir que solamente se vea imagen o solamente texto o ambos, pero también puede cambiar la imagen a mostrar en la herramienta, así.

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