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ADMINISTRACIÓN DEL ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPOTIEMPO

Por: Marco Julio León Rendón

Consejero Gerencial

OBJETIVO GENERAL

Apropiarse de estrategias de optimización del tiempo

basados en el empleo efectivo de metodologías y

herramientas de planeación a nivel personal y laboral

ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPOADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

OBJETIVOS DE APRENDIZAJE / DESAPRENDIZAJE

Al finalizar el seminario el participante estará en capacidad de:

Establecer los hábitos personales y de trabajo que le ayudan o le impiden actualmente hacer un mejor uso de su tiempo, y promover nuevos hábitos.

Identificar y analizar el impacto negativo de las principales causas o “enemigos del tiempo” que le hacen improductiva la gestión del día a día, y generar los elementos de apoyo para mejorar sus resultados.

Aplicar herramientas que le permitan hacer uso creativo de su tiempo, basándose en principios/leyes naturales y enfocándose en “lo importante” mas que en “lo urgente,” para lograr mayor efectividad y balance entre el trabajo y la vida.

ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPOADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

PHVA“Todo lo que hagas planéalo, verifica que lo ejecutado esta de

acuerdo con lo planeado y actúa/acción/toma decisiones/mejora”

PLANEARDefinir objetivo y recursos para lograrlo

HACER1. Entrenar2. Ejecutar lo planeado

VERIFICARLo ejecutado versus lo Planeado

ACTUAR/ACCIÓN/AJUSTARAcción correctiva o preventiva o mejora

CUESTIONAMIENTOS IMPORTANTES, PERO NO...

• Qué es lo mas importante en su vida y por que?• Qué puede hacer usted, que no está haciendo

ahora y que, si lo hiciera regularmente, representaría una tremenda diferencia positiva en su vida personal?.

• Si tuviera que hacer una cosa en su trabajo profesional o en su empresa que ustedes saben que tendría efectos enormemente positivos en sus resultados, cual seria?

¿VA CAMINO A UNA CRISIS DE ENERGIA?Por favor marque las siguientes afirmaciones que son verdaderas para usted

EL CUERPO• Regularmente duermo menos de 7 u 8 horas y a

menudo despierto cansado• A menudo no tomo desayuno o me conformo

con algo que no es nutritivo• No hago suficiente ejercicio (es decir,

entrenamiento cardiovascular al menos tres veces por semana y entrenamiento de fuerza al menos una vez por semana)

• No tomo descansos regulares durante el día para renovarme y recargarme realmente, o a menudo almuerzo en mi escritorio, si es que almuerzo

LAS EMOCIONES• A menudo encuentro que estoy irritable,

impaciente o ansioso en el trabajo, sobre todo cuando este es exigente

• No dispongo de suficiente tiempo para estar con mi familia y seres queridos, y cuando estoy con ellos, es como si estuviera en otra parte

• Tengo muy poco tiempo para realizar las actividades que mas disfruto en la vida

• No me detengo lo suficiente para expresar mi aprecio a otras personas o para disfrutar mis logros y bendiciones

LA MENTE• Me cuesta concentrarme en una sola cosa a la

vez, y me distraigo fácilmente en el transcurso del día sobre todo con el e-mail

• Paso gran parte del día reaccionando a crisis y exigencias inmediatas en lugar de centrarme en actividades con valor a largo plazo y alto apalancamiento

• No dedico suficiente tiempo a la reflexión, las estrategias, y al pensamiento creativo

• Trabajo en las noches o en los fines de semana, y casi nunca tomo unas vacaciones sin e-mail

EL ESPIRITU• No dedico suficiente tiempo en el trabajo a hacer

lo que mejor hago y mas disfruto• Existe una brecha importante entre lo que digo

es lo mas importante para mi en mi vida y como asigno en la practica mi tiempo y energía

• Mis decisiones en el trabajo suelen ser mas influidas por demandas externas que por un sentido fuerte y claro de mi propio propósito

• No invierto suficiente tiempo y energía en hacer una diferencia positiva para otros o para el mundo

¿Cómo vive sus 168 horas de la semana?

• Dormir • Arreglo personal • Alimentación• Transporte• Trabajo • Labores hogareñas• Deportes• Recreación • Atención a la familia• Desarrollo personal• Ocio • Estudio

• Otra. Continúe la lista con otras de sus actividades

LECTURA O NARRACIÓNDE

PRIMERO LO PRIMEROS. Covey

REFLEXIÓN REFLEXIÓN

¿Cuántas personas en su lecho de muerte desearían haber pasado más tiempo en la

oficina o mirando la televisión?

La respuesta es ningunaPiensan en sus seres queridos, en

las familias y en las personas por las que han trabajado!

EVALUE SU APTITUDEVALUE SU APTITUD: Averigüe hasta qué punto administra bien su tiempo respondiendo a las afirmaciones siguientes. Marque las opciones más próximas a su experiencia. Sea tan sincero como pueda. Si la respuesta fuera “pocas veces” marque 1, si fuera “siempre” marque 4… elija otras opciones medias (2- a veces, 3- a menudo). Use las respuestas para identificar áreas que necesita mejorar.

AFIRMACIÓN 1 2 3 4

1 Llego a las reuniones puntualmente y preparado

2 Me aseguro de que haya un reloj visible en la sala de reuniones

3 Las reuniones que organizo alcanzan su objetivo (y lo compruebo previo a cerrarlas)

4 Las reuniones que organizo acaban puntualmente

5 Abro la correspondencia en cuanto llega a mi escritorio

6 Echo un vistazo a cualquier artículo importante de periódicos y revistas

7 Elimino mi nombre de listas de entregas de revistas y correos que no leo

8 Leo los fax el día que los recibo

9 Puedo acabar tareas sin que me interrumpan mis colegas

10 Decido cuántas veces permito que me interrumpan en el día

11 Reservo ciertas horas para recibir visitas de colegas

12 Cuando reflexiono acerca de una estrategia, cierro la puerta del despacho

13 Digo que devolveré las llamadas telefónicas y lo hago

14 Limito la duración de mis llamadas

15 Permito que un colega, el jefe o una secretaria filtre mis llamadas

16 Decido cuántas llamadas puedo atender personalmente por día (cuántas visitas haré)

17 Echo un vistazo a los memorandos internos en cuanto los recibo

18 Leo los memorandos internos más adelante

EVALUE SU APTITUDEVALUE SU APTITUD: Continuación. Si la respuesta fuera “pocas veces” marque 1, si fuera “siempre” marque 4… elija otras ociones medias (2- a veces, 3- a menudo). Use las respuestas para identificar áreas que necesita mejorar.

AFIRMACIÓN 1 2 3 4

19 Evito que mi bandeja de asuntos pendientes se desborde

20 Elimino todo el papeleo de mi escritorio en forma persistente

21 Delego tareas a mis colegas que podrían hacer yo mismo

22 Hago un seguimiento del trabajo delegado

23 Intento que los informes de mis subordinados (o de mis colegas) se limite a 1 página

24 Reflexiono acerca de quién necesita conocer la información que despacho

25 Logro un equilibrio entre el tiempo dedicado a reflexionar (analizar) y el dedicado a actuar

26 Hago una lista de cosas que tengo que hacer cada semana y diariamente

27 Solo trabajo un cierto número de horas al día, no más

28 Hago el esfuerzo de mantener un contacto personal con mis empleados y colegas

29 Tengo presentes las cualidades de cada uno de mis colegas

30 Me aseguro de estar informado de los últimos hitos de la empresa y el mercado

31 Almaceno los mensajes del correo electrónico para leerlos más adelante y los depuro

32 Compruebo y ordeno los archivos de mi PC (y los físicos si los tengo)

TOTAL DE PUNTOS ………………………………………………………………………………………………

AUTOEVALUESEAUTOEVALUESE: Sume las respuestas. Si su resultado es inferior a 64 su aptitud de administración de tiempo es baja. Si su puntuación es superior a 64 e igual a 95 su aptitud es aceptable. Si supera los 95 puntos merece un aplauso y mantenga su aptitud pues esa excelente.

Algunas definiciones del tiempo, administración del tiempo y leyes del tiempo

¿QUÉ ES EL TIEMPO?¿QUÉ ES EL TIEMPO?

Para los griegos era un dios: CRONOS

Es la duración de los fenómenos

Para Aristóteles es el número o la medida del movimiento según antes o después.

El tiempo es el recurso más escaso, si ese recurso no puede ser administrado nada puede ser administrado. Peter Druker

Administrar el tiempo es administrar su vida. Alan Lakein

Stephen R. CoveyStephen R. Covey

“Cuán distintas son nuestras vidas cuando sabemos que es lo verdaderamente importante para nosotros, y, manteniendo ese cuadro en mente, actuamos cada día para ser y hacer lo que verdaderamente nos interesa.

Si la escalera no está apoyada en la pared correcta, cada paso que demos no hará mas que acercarnos al lugar erróneo. Podemos ser muy eficientes, pero sólo seremos también verdaderamente efectivos cuando empecemos con un fin en mente”

ADMINISTRAR EL TIEMPO ES:Calidad de Vida

• Administrar el tiempo es administrar su vida.

• Si se pierde el tiempo se pierde la vida.

• Si uno es dueño de su tiempo es dueño de su vida

CARACTERÍSTICASCARACTERÍSTICAS

Intangible

Inelástico

No se puede ahorrar

Irrecuperable

Recurso escaso

PARADOJA DEL TIEMPOPARADOJA DEL TIEMPO

• “MIENTRAS PARECE QUE NO TENEMOS TIEMPO SUFICIENTE, TENEMOS TODO EL TIEMPO QUE PODEMOS POSEER”

• El problema no es la escasez del tiempo, sino el uso del mismo.

• La solución a la paradoja es recordar que siempre hay tiempo suficiente para las cosas que realmente son IMPORTANTES

Principales Quitatiempos – Ladrones del tiempo – Enemigos de la productividad

ENEMIGOS DEL TIEMPOENEMIGOS DEL TIEMPO• La desorganización. Papeleo• El perfeccionismo• Deficiente trabajo en equipo• Interrumpir la actividad planeada

con trivialidades• La indecisión• La procrastinación. Aplazar• Síndrome del experto• No tener en cuenta las tres clases

de tiempo impuesto: El del jefe, el del sistema y el tiempo autoimpuesto o discrecional

• Inhabilidad para decir “No”• Errores sistemáticos• Preparación inadecuada. • Falta de autodisciplina• Cambio o confusión de prioridades

• Las buenas intenciones … pero sin acciones

• La dificultad de decir no• Reuniones largas• Reuniones y Visitas inesperadas• Deficiente comunicación• Fallas en la delegación. • Falta de independencia• No autoevaluarnos constantemente. • “Hacerlo todo” o hacerlo todo al

mismo tiempo• Falta de objetivos y plazos.

Planeacion• Pasar de una tarea a otra sin ningún

orden• Información incompleta• “Hacer mandados”• Conversaciones ociosas

““AFILAR LA SIERRA”AFILAR LA SIERRA”

ESTADÍSTICAS DEL TIEMPO (Michael Fortino)

• La persona promedio a lo largo de su vida empleará:• 7 años en el baño• 6 años comiendo• 4 años limpiando la casa• 3 años en reuniones• 8 meses abriendo correspondencia• 6 meses esperando a que el semáforo cambie a verde• 120 horas lavándose los dientes• 5 años haciendo filas• La persona promedio lee menos de 10 páginas de un libro por

año • Mira 49,5 horas de televisión semanal, es decir, en una persona

de 70 años, 13 serán de televisión y 5 de ellos mirando comerciales.

• 1 año buscando objetos y papeles extraviados• 4 minutos por día conversando con su esposo o esposa• 45 segundos al día en promedio conversando con sus hijos

Estas tres últimas cifras son una consecuencia directa de una pobre administración del tiempo y el no tener bien claras

nuestras prioridades.

Paradigmas y

Retos humanos más comunes

CULTURACULTURA

COMPORTAMIENTOS

CREENCIAS

MODELOS MENTALES

PARADIGMAS

MODELOS CAUSA - EFECTO

GUSTOS

-VALORES TRADICIONALES

- VALORES MODERNO

Clima organizacional

Credo de la organización.

Entorno Fuerzas Externas Cambiante Competencias Valores

Interesa que no se sepa tanto sino que se sea mas persona

Gente Nueva + Gente Renovada = Trabajo Fuerte

Los valores cambian todos los días: se asimilan del entorno.

La Gente se acostumbra rápido a los valores buenos y malos

Parte

No Visible

Parte

Visible

EL PARADIGMA DE LA EFECTIVIDAD EN EL PARADIGMA DE LA EFECTIVIDAD EN ARMONÍA CON UNA LEY NATURALARMONÍA CON UNA LEY NATURAL

PRINCIPIO DENOMINDADO: “EQUILIBRIO P/CP”

Muchas personas chocan contra este principio. Basado en la fabula de Esopo acerca de “la gallina de los huevos de oro”

La mayoría de las personas ven el principio o ley natural de la efectividad, desde el paradigma de los huevos de oro: cuanto más se produce, cuanto más se hace, más efectivo se es. Pero, como muestra el relato, la verdadera efectividad está en función del equilibrio de dos cosas: P/CP

1. Lo que se produce (los huevos de oro): P (producción de los resultados)

2. Los medios o bienes de producción y la capacidad para producir (la gallina): CP (la aptitud o el medio que produce los huevos de oro)

Básicamente nuestro carácter Básicamente nuestro carácter está compuesto por nuestros está compuesto por nuestros

hábitoshábitos

Básicamente nuestro carácter Básicamente nuestro carácter está compuesto por nuestros está compuesto por nuestros

hábitoshábitos“Siembra un pensamiento, cosecha una acción;

Siembra una acción cosecha un habito.

Siembra un habito, cosecha un carácter,

Siembra un carácter, cosecha un destino”

Proverbio

LA ÉTICA DEL CARÁCTERLA ÉTICA DEL CARÁCTER

La ética del carácter enseñaba hace 150 años que existen principios básicos para vivir con efectividad, y que las personas sólo pueden experimentar un verdadero éxito y una felicidad verdadera cuando aprenden esos principios y los integran a su carácter básico. Está es el cimiento del éxito duradero, nuestra primera naturaleza, los principios o leyes naturales.

LA ÉTICA DE LA PERSONALIDADLA ÉTICA DE LA PERSONALIDAD

Después de la Primera Guerra Mundial el éxito paso a ser una función de la personalidad, de la imagen publica, de las actitudes y las conductas, habilidades y técnicas de relaciones publicas y humanas. Esta, en lo esencial, tomo dos sendas:

1.La de las técnicas de relaciones públicas y humanas

2.La actitud mental positiva (AMP)

• Integridad• Fidelidad• El Valor• La humildad• La mesura• Rectitud (equidad mas

justicia)• Honestidad• Confianza (Integridad mas

honestidad)• La paciencia• El esfuerzo/la pasion• Coherencia/consistencia• Amor

• La simplicidad• La dignidad humana• La modestia• El servicio • La calidad o excelencia• El crecimiento• La educacion y el estimulo• El potencial• La regla de oro• La Efectividad• Paz• Alegria• Poder• Verdad• Pureza

LA ÉTICA DEL CARÁCTER/LOS PRINCIPIOSLA ÉTICA DEL CARÁCTER/LOS PRINCIPIOS

Si quiere superar retos y Si quiere superar retos y alcanzar metas: “alcanzar metas: “identifique identifique y aplique el principio o ley y aplique el principio o ley natural que gobierna los natural que gobierna los resultados buscados”. resultados buscados”.

S. CoveyS. Covey

Éste es quizás el más grande de Éste es quizás el más grande de todos los descubrimientos para todos los descubrimientos para

quien ha emprendido la quien ha emprendido la búsqueda de la sabiduría:búsqueda de la sabiduría:

!!Los principios que Los principios que necesitamos en nuestra vidas necesitamos en nuestra vidas ya están dentro de nosotros!ya están dentro de nosotros!

Conductas, hábitos, Conductas, hábitos, metodologías y metodologías y herramientas para la herramientas para la administración del tiempoadministración del tiempo

7 CLAVES PARA ADMINISTRAR 7 CLAVES PARA ADMINISTRAR MEJOR SU TIEMPOMEJOR SU TIEMPO

• Aclarar objetivos• Desarrollar el habito de

trabajar prioridades• Identificar ladrones del

tiempo• Organizar las

actividades

• Sacar provecho del ambiente

• Diferenciar lo importante de lo urgente

• Hacer lo importante…ya!

PRIORIZAR PRIORIZAR (Pareto 20/80)

1.Cada noche elabore su lista de 10 cosas mas deseables por hacer (las que probablemente no lograra, a menos que luche por tener tiempo)2.Dedíqueles parte del tiempo de trabajo en la mañana a las 2 actividades mas importantes de su lista3.Realice las dos tareas en el tiempo señalado. Si logra terminarlas y le sobra tiempo siga con las siguientes actividades en la lista

EntornoSeiri

Despejar

Seiton Organizar

SeisoLimpiar

SeiketsuEstandarizar

ShitsukeContinuar

5S Cinco palabras en japonés

SEI: SENTIDO

CADA COSA SIEMPRE EN SU MISMO SITIO Tu sistema de CCP (Caja Fuerte - Carpetas – Papelera)

1. En una Caja Fuerte, a ser posible en otro lugar fuera de tu zona residencial, guarda las escrituras, seguros, partidas de nacimiento y certificados importantes. Incluye una copia de tus números de tarjeta de crédito y débito.

2. ¡Todo en Carpetas! Ten una carpeta para las finanzas, donde estarán los recibos y extractos fundamentales. Una carpeta con anillas será lo mejor para archivar por fechas. Elimina papeles de la superficie y guárdalos ¡ya!

3. Utiliza tu vieja amiga: La papelera. Te sorprenderás de la información repetida que tienes. Los documentos sin tocar en los 2 últimos meses irán directos a la papelera. No volverás a necesitar el 99.9% de ellos. Una vez tengas todo guardado revisaras cada 2 meses el material no utilizado y lo tiraras

Se pierden 3 días al año, con sus 24 horas buscando cosas que no se encuentran a la primeras. Con los pasos anteriores recuperarás 72 horas al año para lo importante

SER PROACTIVO

TENER UN FIN EN MENTE(VISIÓN)

PRIMERO LO PRIMERO

HÁBITOS DE LA GENTE EFECTIVAHÁBITOS DE LA GENTE EFECTIVA

VICTORIA PRIVADAVICTORIA PRIVADA

GANAR - GANAR

ESCHUCHAR Y SER ESCUCHADO

SINERGIA

AFILAR LA SIERRA

HÁBITOS DE LA GENTE EFECTIVAHÁBITOS DE LA GENTE EFECTIVA

VICTORIA

PÚBLICA

ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

ALAN LAKEIN1. Definir los objetivos a corto, mediano y largo plazo. Escribirlos y ordenarlos de acuerdo con su importancia.

2. Elaborar diariamente la lista de las cosas por hacer.

3. Empezar con las “A”s; no con las “C”s, es decir, los asuntos de primera y no con los de tercera importancia.

4. En caso de duda preguntarse ¿cuál es el mejor uso de mi tiempo en estos momentos?

5. Manejar cada hoja de papel una sola vez

6. Hacer las cosas de inmediato. No dejar que los asuntos se conviertan en pendientes.

HACER PRODUCTIVO EL TIEMPO

URGENTE NO URGENTE

IMPORTANTE

NO

IMPORTANTE

I

Actividades:

Crisis.

Problemas apremiantesProyectos cuyas fechas vencen

IIIActividades:

Interrupciones, algunas llamadas.Correo, algunos informes.Algunas reuniones.Cuestiones inmediatas y acuciantes.Actividades populares.

II

Actividades:

Prevención, afilar la sierraConstruir relaciones.Reconocer nuevas oportunidadesPlanificación, recreación.

IV

Actividades:

Trivialidades, ajetreo inútilAlgunas cartas.Algunas llamadas telefónicas.Pérdidas de tiempo.Actividades agradables.

I

III

II

IV

Urgente No UrgenteN

o im

po

rta

nte

Imp

ort

an

te Resultados:

•Estrés•Agotamiento•Administración de crisis•Siempre apagando incendios

Resultados:•Concentración en los pla-sos cortos•Administración de crisis•Carácter de Camaleón,atento a la reputacion•Considera que las metas yPlanes no valen la pena•Se siente impotente, excluido del control•Relaciones muy frágiles o ro-tas

Resultados:

•Visión/perspectiva•Equilibrio•Disciplina•Control •Poca crisis

Resultados:

•Total irresponsabilidad•Despido de los empleados•Dependiendo de otros o go-bernado por apremios básicos

I

III

II

IV

Urgente No UrgenteN

o im

po

rte

Imp

ort

an

te

20 - 25%

25 - 30%

15%

50 - 60%

65 - 80%

15%

1%

2 - 3%

I II

Resultados:

Visión, perspectiva Equilibrio Disciplina control Poca crisis

MATRIZ DE LA ADMINISTRACIÓN DEL DINERO

URGENTE NO URGENTE

IMPORTANTE

NOIMPORTANTE

I Arriendo Cuota de vivienda o de cualquier

clase de préstamo Pago de servicios públicos Pago de administración Mercado Colegio Pago de préstamos y deudas

III Comidas fuera del hogar Gasto en esparcimiento no planeado Gasto excesivo en préstamos y deudas Compra de cosas lujosas

II Ahorro general Ahorro para educación Ahorro para pensión Pago de administración Compra de carro Ahorro para vacaciones Planeación de la inversión Planeación de la compra de vivienda Planeación de un negocio propio

IV exceso de vida social Compra de ropa demasiado costosa Exceso en planes de esparcimiento (viajes y comidas por fuera de casa todas las semanas) lujos innecesarios

PASO 5Planee su día

PASO 4Planee su semana

PASO 3Identifique sus metas

PASO 2Identifique sus roles clave

PASO 1Desarrolle una misión personal

El objetivo de la administración del cuadrante II consiste en organizar nuestras vidas con efectividad, desde un centro de principio sólidos, desde el conocimiento de nuestra misión personal, concentrándonos en lo importante y en lo urgente, y dentro del marco del equilibrio conservado entre el incremento de nuestra producción y el aumento de nuestra capacidad de producción.

Planeación Planeación semanalsemanal:

Identificación de Roles

Seleccionar Metas (por cada rol)

Realizar Planes para alcanzar cada meta

Fijar el mejor Horario

Delegar

Adaptación diaria

El hilo conductor primario es las relaciones de las actividades frente a los resultados estratégicos centrales, y el secundario es el tiempo.

Rol 1: Account Manager

Comprobar parámetros del mercado

Estudiar encuestas de satisfacción

Plan 30 Clientes nuevos

Prioridades semanales. Prioridades diarias

Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes SábadoSemanadel --- al ----

Rol 2: Auditor ISO 9000

Hacer seguimiento a acciones correctivas

Ejecutar el plan de auditoría interna

MetasRoles

Compromisos/Tareas

8

9

10

11

12

1

2

3

4

5

6

Tiempo privado

Rol 3: “Equipo Ganador”

Reunión seguimiento metas

Presentación proyecto Emprendedor

6 PASOS SENCILLOS PARA DOBLAR SU TIEMPONotarás al momento una mejoría inmediata. Son sencillos y ganarás unas horas con ellos

1. POSPONER LAS TAREAS PEQUEÑAS, NO LAS GRANDES

• Lo primero son las prioridades. Es lo que decide el futuro.

• Es mejor acabar un trabajo importante que pasarte la mañana o el día con la clásica sensación de que no has hecho nada.

• Te juzgarán por tus grandes proyectos. ¿Crees que alguien se acuerda de los emails que has contestado o a las miles de reuniones que has asistido?

2. TEN TU PROPIO HORARIO, (NO EL DE LOS DEMÁS)• ¿En que parte del día estas con mas energía? Haz lo

mas difícil en este periodo. No te dejes tentar por terminar ese “trabajillo”. Reestructura tu horario en función de esas horas. Pospón todas las reuniones o citas de esa franja de tiempo.

• Concéntrate y no cedas a la tentación de las pequeñas gestiones o contestar emails. No interrumpas por nada este tiempo.

3. MESA VACIA NO ES SINÓNIMO DE UNA MENTE VACIA

• No confundas creatividad con desorden. Una mesa desordenada sólo consigue hacemos perder tiempo buscando papeles

• Esconde esos folletos, catálogos, etc. Pruébalo, nada perderás

4. LA TECNOLOGÍA TE HARÁ MÁS EFECTIVO• Aprovecha los adelantos tecnológicos. • No compres automáticamente el ultimo adelanto,

analiza cuánto tiempo te demandar a aprender a manejarla.

5. TIRAR, TIRAR Y TIRAR• Aplica las cinco “eses”. La papelera te quitará un

montón de trabajo. • Puedes descartar hasta el 20% de la información que

te llega y no pasa nada• El 99% de los papeles que guardamos mas de 60 días,

ya han perdido todo su valor.• Prueba a tirar los papeles antiguos. Al principio te

costara, pero cuando te acostumbres notaras la diferencia.

6. DISEÑA TUS PROPIAS METAS O TRABAJARÁS PARA LAS METAS DE LOS DEMÁS

• Ten tus propias metas y aférrate a ellas. Poca gente se las plantea.

• Un día llega tu jubilación y ya es tarde para hacer lo que querías hacer, es decir, lo importante. “…si hubiera dedicado mas tiempo a…”

6 MANERAS RÁPIDAS DE GANAR DOS HORAS MÁS AL DÍANotarás al momento una mejoría inmediata. Son sencillas y recuperarás 2 horas

1. DE SEGUIDO• Para tu trabajo de concentración crea espacios de

tiempo donde no existan interrupciones. No estas para nadie.

• Elimina tareas para agrupar 120 minutos seguidos. Pregúntate: ¿Es necesario hacer esa ronda de llamadas? ¿Es necesaria esa reunión? Es necesario ir a esa presentación? ¿Es necesario desplazarse?

• Concéntrate en lo importante

2. CENTRALIZA TODO EN TU AGENDA• Centraliza absolutamente todo en tu agenda. Es una

herramienta mas valiosa de lo que crees. Puedes ahorrar cientos de notas adhesivas y hojas en ella

• Si es necesario o no te cabe en la agenda, pega de tu agenda lo adicional. Siempre en tu agenda. Ver otras recomendaciones para eliminar papeles en diapositiva siguiente

3. PONTE COMODO• Un entorno agradable produce los mejores resultados• Usa un sillón ergonómico, evita los ruidos pequeños

pues limitaran tu concentración a la mitad, mesa a la altura correcta, temperatura agradable, luz natural en lo posible, aléjate de los pasillos, no dejes papeles encima de la mesa

4. OBSÉRVATE UNA MAÑANA CADA 5 MINUTOS• Verás que el día esta plagado de pausas, cambios de ritmo,

momentos de “a ver si me concentro en lo que estaba”• La gente realmente no se esfuerza, cree que se esfuerza.

Utiliza una cámara y veras• Necesitas la inercia de trabajar concentrado para trabajar de

verdad

5. LOS SÁBADOS• El sábado es un día del que puedes sacar un provecho

extraordinario. Por supuesto que también es para descansar.• Saca solo 2 horas para trabajo de concentración en el

momento mas enérgico que tengas y el resto lo podrás dedicar al ocio, pero en tus 120 minutos estarás ensimismado y trabajaras tan intensamente que casi igualaran a un día laborable normal

6. PENSAMIENTO CUCHILLO• ¿Qué es lo que verdaderamente te apasiona, tu hobby?

¿Cuáles son tus habilidades? ¿Qué valoras mas en la vida? ¿Qué harás para conseguir lo que mas quieres?

• Vuelca toda tu fuerza en eso. Haz la prueba ahora , concentra tu energía durante 10 minutos en ese pensamiento. Coge el cuchillo

OTROS CONSEJOS PARA ELIMINAR PAPELES

• Utiliza al máximo el software de tu PC para archivar y anotar

• Escribe respuestas a mano sobre las mismas cartas que te envíen

• Fotocopia sólo las partes esenciales. Tenemos la costumbre de fotocopiar informes enteros cuando a veces basta con dos paginas

• Usa el papel por las dos caras. Obvio, pero casi nadie lo hace

• Intenta no fotocopiar. Anota el punto clave en tu agenda. Con el tiempo eso significara eliminar una pila entera de documentos

• Si vas a botar papeles que hace más de un año estás guardando, no los mires ni los analices porque entonces no los botarás o seguirás guardando parte de ellos que no te servirán para nada y entras en un circulo vicioso

TU PLAN BLos tres secretos para planificar

SECRETO 1

Invierte mas tiempo que nadie en planificar, es decir, en pensar.

• 1 hora te ahorrara10 horas de trabajo. Inicia con 10 minutos, con ellos ganaras 100 minutos (1 hora y media ahorrada en trabajo adicional). Te llevara un mes acostumbrarte

• Para tu hora estratégica es imprescindible que estés en calma. Siéntate en soledad y piensa. Reclúyete una 1 hora para planificar. Inicia a planificar a 2 días, a 3, a 1 semana y hasta 1 mes vista. Siempre en tu agenda

• Si no planificas pasaras el día en nimiedades y no avanzaras. Prioriza

SECRETO 2

Busca todo lo que pueda salir mal…y haz lo imposible para que no pase.

• El factor critico de falla son las personas. ¿Quién no puede cumplir lo prometido? ¿Quién mas puede fallar? ¿Cómo podría disminuir mi principal fuente de ingresos? ¿Otros riesgos?

• Piensa en lo peor que pueda ocurrir. Ver ampliación de este punto

SECRETO 3

Modifica tus planes sin piedad

• Planea con mucha antelación, pero revisa continuamente. Sigue pensando en todo lo que pueda salir mal, sigue revisando los cuellos de botella, los riesgos. No confíes tanto en tu bonita estrategia inicial

• Ten en cuenta la máxima inapelable en el arte de la estrategia: Ni el mejor de los planes resiste el contacto con el enemigo, pero es mejor tener un plan que ninguno

• No pienses que has sido un tonto que no planifico bien, todo es cambiante. Tienes que volver a seguir planeando y a preguntarte ¿Qué podría salir mal, etc.

• Ten proyectos flexibles, toma medidas contundentes. Es inevitable, en la batalla surgen cientos de nuevos factores. Si rediseñas tu plan una y otra vez saldrás siempre ganando.

• Pregúntate: ¿Qué puedo mejorar? ¿Qué puedo simplificar? ¿Cuál es el siguiente paso? ¿Qué falta? ¿Qué nueva medida no puede fallar?

• Planifica sobre el papel. Dibuja esquemas. Retocar los planes desde una hoja marca la diferencia

• Los que triunfaron escribieron en su día un plan estratégico

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