DISEÑAR SITEMAS DE

INFORMACION

EQUIPO 1

JAIME ARROYO CRUZ SAMANTA CRUZ PINEDO BRANDON CEPEDA ROSALES VALERIA ALEXANDRA DEL ANGEL

ZAPATA YARISEL AMAIRANI LARA MARTINEZ FELIX FRANCISCO MARTINEZ GARCIA BRYAN OLIVER PORTES ROBLES

Aplicar el análisis de sistemas de acuerdo a las

necesidades y requerimientos de los usuarios.

investigación Preliminar¿Cuántas veces se está en situaciones en donde la   pregunta es si no existe una mejor manera de hacer algo?Una organización en crecimiento, puede contemplar los sistemas de información computarizados como una forma de resolver sus problemas sin tener dificultades en sus procesos.

Por ejemplo La escuela “Héroes de Puebla”   actualmente cuenta con 500 alumnos sin embargo y las inscripciones cada año son realizadas manualmente por lo que al requerir algún reporte en específico éste es muy difícil de elaborarlo. Tan solo basta que alguna persona perteneciente a la organización solicite un sistema que permita agilizar el proceso y genere los reportes necesarios.

Es así como se inicia esta primera fase del análisis de sistemas en el cual se debe identificar los problemas, oportunidades y objetivos.

Identificación de problemas. El analista deberá observar en forma objetiva lo que está sucediendo en una empresa o negocio, para posteriormente hacer resaltar los problemas ante los miembros de la misma.

Investigación Preliminar

Si un proyecto de sistema parece ser viable y tiene suficiente prioridad, se comienza la investigación preliminar. Esta investigación requiere uno o más analistas de sistemas analizando el “system request” para determinar la verdadera naturaleza y alcance del problema y recomendar si es que se debe continuar con el proyecto.

El propósito de la investigación preliminar es buscar información suficiente para determinar si se debe continuar con el Ciclo de Vida del Desarrollo del Sistema. La investigación no es una actividad de recolección de datos; no se espera que se definan todos los problemas ni que se propongan todas las posibles soluciones. La investigación preliminar debe cumplir con los siguientes cinco objetivos:

 

1.      Entender la naturaleza del problema – Es el primer objetivo de la investigación preliminar. Muchas veces, el problema presentado en el “system request” no es el problema real, sino un síntoma. Al interaccionar con los usuarios, se debe evitar el uso de la palabra problema, ya que puede generar una impresión negativa. Es mejor hablar sobre mejoras que necesita el sistema.

 

2.      Definir el alcance y las restricciones o limitaciones del sistema – El alcance del proyecto es la extensión del proyecto o del sistema, o sea, hasta dónde se debe llegar. Se debe determinar quién es afectado por el problema o por la solución. También es importante definir las limitaciones del sistema. Una limitación es una condición, restricción o requisito que el sistema debe satisfacer. La limitación puede tener que ver con el equipo, programas, tiempo, leyes, costos y otros.

3.      Identificar los beneficios que se obtendrían si el sistema propuesto es completado – Se debe identificar los beneficios tangibles e intangibles que se esperan como resultado del “system request”. Estos beneficios, junto a los estimados de costo, serán usado por la gerencia para decidir si se continúa con el proyecto. Los beneficios tangibles son aquellos que se pueden expresar en términos de dinero. Los beneficios intangibles son difíciles de contabilizar en dólares y centavos, pero son igualmente importantes. Tienen que ver con la satisfacción del empleado, mayor información disponible para tomar decisiones, mejorar la imagen de la compañía y otros aspectos que no se miden en término de dinero.

4.      Especificar un estimado de tiempo y costo para las próximas fases de desarrollo – Se debe presentar un estimado del tiempo que tomará realizar cada uno de las siguientes fases del desarrollo del sistema y del costo que la compañía debe incurrir para completar el sistema. Se debe incluir los costos de desarrollo – costos que ocurren una sola vez – y los costos continuos – costos pagados periódicamente.

 

5.      Presentar un informe a la gerencia describiendo el problema y detallando si se recomienda continuar con la fase de análisis del sistema – Debe incluir la evaluación del “system request”, estimado de tiempo y costo-beneficios y las recomendaciones.

 

Propuesta de solución

Esta fase se ocupa de la reunión y estudio a detalle de los datos del sistema en operación y la especificación de los nuevos requerimientos del sistema a desarrollar. Concluye en general con un documento que recoge el resultado del análisis.

Con la recopilación de datos se completan los datos resultantes de la fase 1, añadiendo detalles sobre el sistema actual. Son medios comunes para acometer tal recopilación: Las entrevistas, cuestionarios, encuestas a usuarios finales, así como también, las consultas a documentos y manuales que contengan lineamientos de funcionamiento o normas de procedimientos de operación

Existen varias técnicas y herramientas útiles para el análisis de datos. Una de estas es el uso de diagramas de flujo de datos para diagramar la entrada, proceso y salida de las funciones de la organización de manera grafica. Estos diagramas sirven para desarrollar el llamado diccionario de datos, el cual contiene la definición de los datos usados en el sistema, así como sus características de tipo, tamaño, limitaciones o especificaciones especiales.

Estos diagramas sirven para desarrollar el llamado diccionario de datos, el cual contiene la definición de los datos usados en el sistema, así como sus características de tipo, tamaño, limitaciones o especificaciones especiales.

La documentación de la etapa de análisis recoge la descripción del sistema de información en uso, los requerimientos para el nuevo sistema y un probable plan de desarrollo en un reporte dirigido ala gerencia. Este reporte permite tomar la decisión de proseguir o no con el proyecto.

El aspecto más importante de cualquier propuesta es identificar y comprender el problema que el cliente busca resolver. Uno de los puntos del desarrollo de una propuesta de solución es presentar una noción propia del problema, así como la propuesta para resolverlo, con el fin de convencer al cliente de que tal propuesta es la mejor.

Para ello, se presentara lo que implica una descripción de los problemas:

1.- La Naturaleza del problema.

2.- La historia del problema.

3.- Las características del problema.

4.- Las soluciones alternas consideradas.

5.- La solución o la técnica seleccionada

Estudio de factibilidadFactibilidad se refiere a la disponibilidad de los

recursos necesarios para llevar a cabo los objetivos o metas señalados, la factibilidad se apoya en 3 aspectos básicos:

Operativo. Técnico. Económico. El éxito de un proyecto esta determinado por

el grado de factibilidad que se presente en cada una de los tres aspectos anteriores.

Estudio de Factibilidad.       Sirve para recopilar datos

relevantes sobre el desarrollo de un proyecto y en base a ello tomar la mejor decisión, si procede su estudio, desarrollo o implementación.

    Objetivo de un Estudio de

Factibilidad.       1.- Auxiliar a una

organización a lograr sus objetivos.

    2.- Cubrir la metas con los recursos actuales en las siguientes areas

a). Factibilidad Técnica.

      Mejora del sistema

actual.

Disponibilidad de tecnología que satisfaga las necesidades.

b).- Factibilidad Económica.

      - Tiempo del analista.

    - Costo de estudio.

    - Costo del tiempo del personal.

    - Costo del tiempo.

    - Costo del desarrollo / adquisición.

c).- Factibilidad Operativa.

    - Operación garantizada.

   - Uso garantizado.

DEFINICIÓN DE OBJETIVOS.    La investigación de factibilidad en un

proyecto que consiste en descubrir cuales son los objetivos de la organización, luego determinar si el proyecto es útil para que la empresa logre sus objetivos. La búsqueda de estos objetivos debe contemplar los recursos disponibles o aquellos que la empresa puede proporcionar, nunca deben definirse con recursos que la empresa no es capaz de dar.

  En  las empresas se cuenta con una serie de objetivos que determinan la posibilidad de factibilidad de un proyecto sin ser limitativos. Estos objetivos son los siguientes:

  Reducción de errores y mayor precisión en los procesos.

·        Reducción de costos mediante la optimizacion o eliminación de recursos no necesarios.

·        Integración de todas la areas y subsistemas de la empresa.

·        Actualización y mejoramiento de los servicios a clientes o usuarios.

·        Aceleración en la recopilación de datos. ·        Reducción en el tiempo de procesamiento y

ejecución de tareas. ·        Automatización optima de procedimientos

manuales.

Toma de decisiones La toma de decisiones es el proceso

mediante el cual se realiza una elección entre las opciones o formas para resolver diferentes situaciones de la vida en diferentes contextos: a nivel laboral, familiar, sentimental, empresarial (utilizando metodologías cuantitativas que brinda la administración). La toma de decisiones consiste, básicamente, en elegir una opción entre las disponibles, a los efectos de resolver un problema actual o potencial (aun cuando no se evidencie un conflicto latente).

La toma de decisiones a nivel individual se caracteriza por el hecho de que una persona haga uso de su razonamiento y pensamiento para elegir una solución a un problema que se le presente en la vida; es decir, si una persona tiene un problema, deberá ser capaz de resolverlo individualmente tomando decisiones con ese específico motivo.

Para tomar una decisión, cualquiera que sea su naturaleza, es necesario conocer, comprender, analizar un problema, para así poder darle solución. En algunos casos, por ser tan simples y cotidianos, este proceso se realiza de forma implícita y se soluciona muy rápidamente, pero existen otros casos en los cuales las consecuencias de una mala o buena elección pueden tener repercusiones en la vida y si es en un contexto laboral en el éxito o fracaso de la organización, para los cuales es necesario realizar un proceso más estructurado que puede dar más seguridad e información para resolver el problema. Las decisiones nos atañen a todos ya que gracias a ellas podemos tener una opinión crítica.

Decisiones programadas

Son aquellas que se toman frecuentemente, es decir son repetitivas y se convierte en una rutina tomarlas; como el tipo de problemas que resuelve y se presentan con cierta regularidad ya que se tiene un método bien establecido de solución y por lo tanto ya se conocen los pasos para abordar este tipo de problemas, por esta razón, también se las llama decisiones estructuradas. La persona que toma este tipo de decisión no tiene la necesidad de diseñar ninguna solución, sino que simplemente se rige por la que se ha seguido anteriormente.

Decisiones no programadas

También denominadas no estructuradas, son decisiones que se toman ante problemas o situaciones que se presentan con poca frecuencia, o aquellas que necesitan de un modelo o proceso específico de solución, por ejemplo: “Lanzamiento de un nuevo producto al mercado”, en este tipo de decisiones es necesario seguir un modelo de toma de decisión para generar una solución específica para este problema en concreto.

Las decisiones no programadas abordan problemas poco frecuentes o excepcionales. Si un problema no se ha presentado con la frecuencia suficiente como para que lo cubra una política o si resulta tan importante que merece trato especial, deberá ser manejado como una decisión no programada. Problemas como asignar los recursos de una organización, qué hacer con una línea de producción que fracasó, cómo mejorar las relaciones con la comunidad –de hecho, los problemas más importantes que enfrentará el gerente –, normalmente, requerirán decisiones no programadas.

Problemas como asignar los recursos de una organización, qué hacer con una línea de producción que fracasó, cómo mejorar las relaciones con la comunidad –de hecho, los problemas más importantes que enfrentará el gerente –, normalmente, requerirán decisiones no programadas.

Requerimiento de un sistema

Es el estudio de un sistema para conocer como trabaja y donde es necesario efectuar mejoras

¿Como se determinan los requerimientos?

Se   determina de   forma para capturar o procesar datos, producir información, controlar una actividad empresaria o brindar soporte a la gerencia.

Por qué es frecuente que los analistas se encuentren en desventaja en relación con los gerentes de departamento cuando se conducen una investigación de sistemas?

Los analistas corren el riesgo de no comprender adecuadamente la razón de una actividad y darle mayor o menor importancia de la que tiene en el sistema, a menos que conozcan que es lo que inicia la actividad.

Ahora se trata de formalizar los requerimientos; el documento obtenido en la etapa anterior se tomara como punto de partida para esta fase. Su contenido es aun insuficiente y lleno de imprecisiones que será necesario completar y depurar. El aspecto fundamental del análisis de sistemas es comprender todas las facetas importantes de la parte de la empresa que se encuentra bajo estudio. (Es por esta razón que el proceso de adquirir información se denomina, con frecuencia, investigación detallada). Los analistas, al trabajar con los empleados y administradores, deben estudiar los procesos de una empresa para dar respuesta a las siguientes preguntas clave:

1.- ¿Qué es lo que se hace? 2.- ¿Cómo se hace? 3.- ¿Con que frecuencia se presenta? 4.- ¿Qué tan grande es el volumen de

transacciones o de desisciones? 5.- ¿Cuál es el grado de eficiencia con el

que se efectúan las tareas? 6.- ¿Existe algún problema? 7.- Si existe un problema, ¿Qué tan serio

es? 8.- Si existe un problema, ¿Cuál es la

causa que lo origina?

Para contestar estas preguntas, al analista conversa con varias personas para reunir detalles relacionados con los procesos de la empresa, sus opiniones sobre porque ocurren las cosas, las soluciones que proponen y sus ideas para cambiar el proceso. Se emplean cuestionarios para obtener esta información cuando es posible entrevistar, en forma personal, a los miembros de grupos grandes dentro de la organización. Asimismo, las investigaciones detalladas requieren el estudio de manuales y reportes, la observación en condiciones reales de las actividades del trabajo y, en algunas ocasiones, muestras de formas y documentos con el fin de comprender el proceso en su totalidad.

obtener datos del sistema empleando herramientas analíticas

1. Definir la metodología adecuada para el desarrollo del software

2. Obtener los requerimientos y realizar el análisis de los mismos, puedes utilizar Árbol de Decisiones o Tablas de Decisión, diagrama de flujo de datos entre otras.

GRACIAS :D

VIVA YO lml