constituye la memoria de una organización, ya que es además de una fuente de información una concentración de documentos para ayudar a: la toma de decisiones efectivas, analizar las trayectoria de una empresa, comprobar decisiones ya tomadas y llevar en forma ordenada una red de comunicaciones.

Un sistema de archivo debe cumplir tres funciones básicas:

1. Reunir de forma ordenada todos los archivos y documentos que circulan en negocio.

2. Guardar de manera ordenada el material reunido.

3. Poder sacar los documentos o archivos rápidamente cuando sea necesario.

Un sistema de archivo puede hacerse por departamentos o estar centralizado.

La ventaja del archivo centralizado, es que es de mayor eficacia (responsabilidad de una sola persona) y la ventaja del archivo por departamento es que la persona encargada de ello se familiarizará tanto con

el sistema que podrá guardar y sacar los papeles con mayor velocidad.

Existen varios elementos de clasificación y son los siguientes:CARPETASGUÍAPESTAÑAS Y SU POSICIÓNGUÍAS FALTASINDICADORESCOMPRESORESPINZASFICHAS

Las fichas pueden ser VISIBLES (con pestañas) o CIEGAS (sin pestañas).

Existen varias maneras de clasificar los documentos, cada una de ellas con sus consiguientes ventajas y desventajas.

Los principales sistemas son: SISTEMA ALFABÉTICO: Consiste en hacer

una carpeta por cliente, empresa, persona, etc., y después colocar las carpetas en orden alfabético.

SISTEMA NUMÉRICO:Consiste en asignar

números consecutivos a las personas o empresas que escriben, numerando consecutivamente las carpetas, para después archivarlas por orden numérico.

SISTEMA GEOGRÁFICO. Consiste en agrupar las carpetas

en orden geográfico, por países, regiones, territorios, etc., y subdividirlas por temas o nombres.

SISTEMA POR ASUNTO O TEMAS: Consistiría en archivar el material de acuerdo con su tema o contenido.