Tema 4. Impacto de los Sistemas de Informacin en la Organizacin

Los Sistemas de Informacin en las Organizaciones

Gestin tradicional Histricamente, las organizaciones se han

gestionado de acuerdo a principios Tayloristas de divisin y especializacin del trabajo por departamentos o funciones diferenciadas.

Los organigramas establecen la estructura organizativa y designan dichas funciones. Este tipo de diagrama permite definir claramente las relaciones jerrquicas entre los distintos cargos de una organizacin (cadena de mando).

Sin embargo, en un organigrama no se ven reflejados el funcionamiento de la empresa, las responsabilidades, las relaciones con los clientes, los aspectos estratgicos o clave ni los flujos de informacin y comunicacin interna.

Debilidades

El establecimiento de objetivos locales o individuales en ocasiones incoherentes y contradictorios con lo que deberan ser los objetivos globales de la organizacin.

La proliferacin de actividades departamentales que no aportan valor al cliente ni a la propia organizacin, generando una injustificada burocratizacin de la gestin.

Fallos en el intercambio de informacin y materiales entre los diferentes departamentos (especificaciones no definidas, actividades no estandarizadas, actividades duplicadas, indefinicin de responsabilidades, )

Debilidades

Falta de implicacin y motivacin de las personas, por la

separacin entre los que piensan y los que trabajan y por un estilo de direccin autoritario en lugar de participativo.

Existe un trabajo improductivo en las fronteras funcionales. Son muchas las tareas que sobran en los procesos que involucran a diferentes departamentos porque han de coordinarse.

Estrategia de Gestin por Procesos

Los Procesos

Definicin de proceso

Secuencias ordenadas y lgicas de actividades de transformacin, que parten de unas entradas (informaciones en un sentido amplio pedidos datos, especificaciones, ms medios materiales mquinas, equipos, materias primas, consumibles, etc), para alcanzar unos resultados programados, que se entregan a quienes los han solicitado, los clientes de cada proceso.(JR Zaratiegui)

Conjunto de actividades interrelacionadas o que interacta, las cuales transforman las entradas (inputs) en salidas (outputs). Esas actividades requieren una localizacin de recursos, tanto activos (personas) como pasivos (materiales) (E. Town)

Definicin de proceso

Cadena de valor

Se puede definir la cadena de valor como el conjunto de actividades

que dan valor a una organizacin.

Tambin se puede ver como el conjunto de acciones encadenadas que hacen que la organizacin sea percibida como una estructura productiva que aade valor. El aumento de valor ha de ser percibido por los clientes, porque son ellos los que deciden si la organizacin vale la pena.

Cadena de Valor

Representacin de la cadena de valor de una organizacin de M. Porter

Tipos de procesos

Procesos primarios: procesos que dan consistencia a la cadena de valor

Procesos de soporte:

aquellos que, sin ser parte fundamental de la cadena de valor, suministran a la organizacin de todo aquello que le permite desarrollar su actividad.

Procesos primarios

Logstica de abastecimiento: actividades para recibir, almacenar y distribuir entradas del producto, como

manejar de materiales, control de inventario, almacenamiento y contacto con los proveedores.

Operaciones: actividades de produccin para crear el producto, desde la propia produccin

dentro de la mquina, el ensamblaje, empaquetado, impresin y pruebas. Logstica de distribucin:

actividades de almacenamiento y distribucin del producto, hasta llegar al punto de venta

Marketing y ventas: actividades para proporcionar un medio por el cual los compradores puedan

obtener el producto y deseen hacerlo (publicidad, ventas, precios, comercializacin de marcas, promociones).

Servicio: actividades para mantener el valor del producto, incluyendo la instalacin,

formas de financiacin y el mantenimiento.

Procesos secundarios

Aprovisionamiento: Compra de bienes de capital, de produccin y otros.

Desarrollo tecnolgico: Instalaciones, maquinaria, ordenadores, y telecomunicaciones

Direccin de Recursos humanos: actividades relacionadas con administrar los recursos de personal de la

organizacin

Infraestructura de la organizacin: administracin general, finanzas, contabilidad, elaboracin de

estrategias, planificacin y control de calidad. Apoyo general a toda la cadena de valor.

Estratgicos: procesos destinados a definir y controlar las metas de la empresa, sus

polticas y estrategias. Estos procesos son gestionados directamente por la alta direccin en conjunto.

Operativos: procesos destinados a llevar a cabo las acciones que permiten

desarrollar las polticas y estrategias definidas para la empresa para dar servicio a los clientes. De estos procesos se encargan los directores funcionales, que deben contar con la cooperacin de los otros directores y de sus equipos humanos.

De apoyo: procesos no directamente ligados a las acciones de desarrollo de las

polticas, pero cuyo rendimiento influye directamente en el nivel de los procesos operativos.

Otra clasificacin de procesos

Clasificacin Convencional de los Procesos del Negocio

Gestin de los Procesos

Gestin de la Calidad

Estrategia de Gestin por Procesos

La gestin por procesos

La Gestin por Procesos se basa en la modelizacin de los sistemas

como un conjunto de procesos interrelacionados mediante vnculos causa-efecto.

El propsito final de la Gestin por Procesos es asegurar que todos los procesos de una organizacin se desarrollan de forma coordinada, mejorando la efectividad y la satisfaccin de todas las partes interesadas (clientes, accionistas, personal, proveedores, sociedad en general).

La gestin por procesos

Gestin tradicional vs Gestin por procesos

Ventajas de la gestin por procesos

Integracin y configuracin de procesos para lograr mejorar los resultados planificados

Capacidad para orientar los esfuerzos sobre el proceso de forma ms efectiva y eficiente

Transparencia en las operaciones de la organizacin

Disminucin de los costes y ciclo de vida ms cortos, por medio del uso efectivo de los recursos.

Ventajas de la gestin por procesos

Proporcionar confianza a los clientes, y otras parte interesadas, sobre la ejecucin consistente de la organizacin.

Resultados mejorados, consistentes y predecibles

Ofrece oportunidades para las iniciativas de mejora

Estimular la participacin del personal y aclarar sus responsabilidades.

Lecciones Aprendidas

Vincular la gestin por procesos a la visin de la organizacin. A partir de ella surgirn diferentes iniciativas que si no tienen este

respaldo no se soportarn en el futuro.

Tener presente cul es la cultura de la organizacin. Cmo funciona ese conjunto de personas, conociendo su cultura a la

hora de funcionar.

Adaptar el estilo de direccin a las nuevas tecnologas. Las organizaciones jerarquizadas e inflexibles se convierten en

insostenibles.

Lecciones Aprendidas

La comunicacin es vital. A la hora de implantar cualquier proyecto dentro de la organizacin

es necesario comunicar qu es lo que se pretende hacer, cundo, cmo y para qu. Se trata de ser transparentes con el personal

Concebir un mapa de procesos completo y coherente.

Las relaciones entre los procesos, sus dependencias y solapamientos son de gran inters para el desarrollo de la estrategia.

Concretar la nueva estructura de la organizacin.

Se deben de considerar nuevas polticas con respecto a los recursos humanos que componen la plantilla.

Tecnologa

Grado de transformacin del negocio. Niveles de profundidad

Fuentes consultadas

Domingo Rey Peteiro de Bureau Veritas . La Gestin tradicional y la gestin por procesos

Elizabeth Town; Gua para definir y usar los sistemas de gestin con una aproximacin a los procesos

Gereffi, Castillo y Fernandez-Stark;La industria de servicios offshoring: una nueva oportunidad para Amrica Latina

JR Zaratiegui; La Gestin por Procesos: su papel e importancia en la empresa

Thomas Friedman. La Tierra es plana, ediciones Martnez Roca.

Tema 4. Impacto de los Sistemas de Informacin en la OrganizacinGestin tradicionalDebilidades Debilidades Estrategia de Gestin por ProcesosLos ProcesosDefinicin de procesoDefinicin de procesoCadena de valorCadena de Valor Tipos de procesosProcesos primariosProcesos secundariosOtra clasificacin de procesosClasificacin Convencional de los Procesos del NegocioGestin de los ProcesosGestin de la CalidadEstrategia de Gestin por ProcesosLa gestin por procesosLa gestin por procesosGestin tradicional vs Gestin por procesosVentajas de la gestin por procesosVentajas de la gestin por procesosLecciones AprendidasLecciones AprendidasTecnologa Grado de transformacin del negocio. Niveles de profundidad Fuentes consultadas