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ap DWaIS!S lap SalD.Jaua9 SDW.J°N
PRO L o G o
La Oficina de Abastecimiento de la Oficina General de
Administración, Organo Rector del Sistema en el Sec
tor Salud, conciente de la necesidad de divulgar a to
don i ve 1 I a s D¡re c t i vas e lil a n a d a s del a D¡re C ció n Na
cional de Abastecimiento, pone en conocimiento de los
funcionarios y trabajadores del Miristerio de Salud
las Normas Generales del Sistem~ dE Abastecimiento
con la final idad de que sear opor na y .' rectamente
apl icada de acuerdo ia (, nc e ¡)c 1 de' Si tema.
y que, en el Abastecimient< In t r v í en todas las
unidades oroánicas Que co fc'ma~ ra entí dpública
de uno u otro o') po' e LJ a r 1 le' ,ntegridad de la
función no <ign¡fica nece ar amer'cé excl ,vidad de -
su ejercicl( y ~es nsat1 ;'I(';d. e J Ó r no de Abas
ecimiento.
. ~-NUEL AN~HANTE HERRERA
[l rectl)r Ejecutí'JO de Abastecimiento Servicio- Auxi¡ ¡ares.
RESOLUCION JEFATURAL N° 118-80-INAP/DNA
Lima, 25 de Julio de 1980
Visto el Informe N° 013-80-INAP;DNA relativo a las coordinaciones rea lizadas por la Dirección Nacional de Abastecimiento con las Oficinas Centralesde los Sistemas Administrativos sobre contenido de las Normas Generales del tema de Abastecimiento
CONS IDERANDO
Que es finalidad del Sistema de Abastecimiento asegurar, gradualmente, la unidad, racionalidad, eficiencia y eficacia de sus procesos técnicos;
Que en el inciso c) del Art. 5° del Reglamento de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control (D.L. 19039) aprobado por D.S. N° 001-72-CG, esta blece que la acción de control se realizará ajustándose entre otros a las normas de los Sistemas Administrativos;
Que en consecuencia es necesario dictar las normas del Sistema de Abastecimiento, a fin de facilitar el control y garantizar la eficacia de sus funciones dentro de una concepción integral;
Que los proyectos de las Normas Generales elaborados por la Dirección Nacional de Abastecimiento han sido coordinadas con los Sistemas Administrativos para evitar interferencia de competencia;
De conformidad con el inciso c) del I\rt. 12° del Decreto Ley 20316; y
Estando a lo propuesto por la Dirección Nacional de Abastecimiento y la opinión favorable del Director Técnico:
SE RESUELVE:
Artículo 1°.- Aprobar las siguientes Normas Generales del Sistema de Abastecimiento; las mismas que forman parte de la presente Resolución:
SA.01 Aplicación de criterios de eficiencia y eficacia.
SA.02 Integridad de Administración del Abastecimiento
SA.03 Actualización y utilización de información para el Abastecimiento.
SA.04 Unidad en las Adquisiciones de bienes y servicios.
SA.05 Unidad en el Ingreso lsico y custodia temporal de bienes.
SA.06 Austeridad del Abastec'miento.
SA.07 Verificdción del estado y lizaci6n de bienes y servicio.
Articulo 2' - Las Normas Generales seAaladas en el Articulo anterior, susthuyen a las siguientes Normas Técnicas de Control Interno emitidas por la Contraloría General de la República
104 .01 Aplicación ,jel princlpio de l1'1idad de almacenoc
104002 Invent~rios fisicos anuales
104 03 Procl'd¡f"ientos para torna de inventarios físicos
105 0 01 Retiros o baJas del activo fiJO.
105 02 Control de vehículos
140 01 Control de activos fiJo~
140 D2 Unidad de Abastecimiento
140 03 Adquis 1 cione5
Reg'stres~ v Curnuníquese.
(Fdo.) JAVIER BENITES VELEZ General de Brigada E P Je¡e del Instituto Na
cional de Administración Pública
3 SA.01 Aplicación de criterios de eficiencia y eficacia
En toda previsión, solicitud, obtención, suministro o administración de bienes y/o servicios, se precisarán y aplicarán criterios de cali dad, cantidad, oportunidad, lugar y costo; este último cuando sea - pertinente.
1. CONCEPTO
El Abastecimiento, como actividad de apoyo al funcionamiento interno de la organización, debe contribuir al racional empleo y combinación de bienes y servicios (eficiencia), así como a conseguir los objetivos propuestos (eficacia) del mejor modo posible.
Para que la contribución sea real y efectiva es necesario orientarla mediante criterios, reglas. pautas o condiciones previamente establecidas.
De entre muchos, el Sistema de Abastecimiento seleccionó y priorizó, en orden de importancia. la concnrrencia obligatoria de los elementos o fac tores siguientes:
CANTIDAD Magnitud; todo aquello capaz de aumento o disminución y, por consiguiente puede medirse o numerarse.
CALIDAD Conjunto de propiedades o cualidades que definen el carácter, índole, importancia o valor de algo.
OPORTUNIDAD Condición medida en términos de tiempo, para que los hechos ocurran en el momento más conveniente, osea: puntual.
LUGAR Porción de espacio o referencia espacial donde ocurre algún evento; sitio que ocupa una cosa.
COSTO Valor monetario que se asigna a un hecho como resulta do de sumar. aritmética o a1gebráicamente, el precio de cada component~
La aplicación de tales criterios en todos los procesos técnicos de abastecimiento corresponde a todos los órganos de una entidad. en especial los de línea o ejecución. El 6rgano de Abastecimiento los aplica en ejercicio de sus funciones.
11. OBJETIVO O FINALIDAD
1. Establece meca(i~mo que garanticen la contribución del Abastecimien to a la consecución de resultado institucionales.
2. Rodear de garantías y pautas de medición el ejercicio de la función de Abastecimiento.
111. ACCIONES A DESARROLLAR
1. Las funciones básicas o generalEs de cada dependencias (también~omi
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nada órgano o unidad orgánica) y el planeamiento que realice para desempeñarlas, constituyen requisito para prever, solicitar y posterior mente administrar, en forma ade( uada , sus necesidades de bienes y/oservicios.
2. Al efecto, el órgano de Abastecimiento proporcionará a las dependencias usuarias los instrumentos (también denominados doéumentos de gestión administrativa), e instrucciones actualizadas que sean necesa- rias para facilitar la aplicación de los criterios de eficiencia y eficacia en materia de abastecimiento.
3. El órgano de Abastecimiento en forma concertada con las dependencias usuarias y los órganos competentes, periódicamente conducirá el ajuste (conciliación o compatibilización) de las previsiones y solicitudes, con:
a. Disponibilidad presupuestal.
b. Disponibilidad de bienes y servicios en el mercado.
c. Disposiciones en materia de austeridad del Abastecimiento, y
d. Prio, idades del Plan de Actividades de la entidad.
4. Definidas y conciliadas las previsiones, prioridades y solicitudes, el órgano de Abastecimiento suministrara los bienes y/o servicios sin introducir variaciones en los criterios de eficiencia y eficacia dete~ minados.
5. El 6rgano de Abastecimiento establecerá los períodos mínimos de antici pación con que se debe prever o solicitar los bienes y/o servicios, a fin de suministrarlos oportJnamente. Los casos que no se sujeten a dichas normas, no derivan en responsabilidad para el órgano de Abastecimiento.
6. A solicitud del órgano de Abastecimiento las dependencias usuarias sub sanarán las deficiencias que se les comunique. La falta de subsanación paraliza el trámite.
7. El órgano de Abastecimiento, en coordinación con el de Racionalizació~ propondrá a la Alta Dirección las medidas de simplificación de procedi mientas para hacer más económicas la obtención, el suministro, adminis tración, etc., de bienes y/o servicios.
8. El órgano de Abastecimiento, previa coordinación con los órganos de 1; nea o ejecución, propondrá a la Alta Dirección de la respectiva enti- dad las normas y orientaciones de política para aplicar los criterios de eficiencia y eficacia en materia de abastecimiento.
IV BASE LEGAL
l. Ley 14816 y complementaria 16360, Orgánica del Presupuesto Funcional
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2, Decreto Ley 22056, que instituye el Sistema de Abastecimiento.
3, Directiva N° 002-79-INAP/DNA "Normas de Programación del Abastecimien to".
4. Directiva N° 01-80-INAP/DNA "Normas para Catalogación de Bienes"
V. ALCANCE
La presente norma será aplicada por todas las entidades de la Administración Pública.
VI. MECANISMO DE CONTROL
l. El Director General de Administración, o quien haga sus veces, verifi cará periódicamente los instrumentos e instrucciones para establecerlas condiciones de eficiencia - eficacia.
2. El órgano de Abastecimiento informará, periódicamente a la Dirección General de Administración o quien haga sus veces y al órgano de Control Interno, los casos de imprecisión u omisión de criterios de efi ciencia y eficacia.
3. Al momento de realizar acciones de control y evaluación de la gestió~ se tomarán en cuenta los casos frecuentes de imprecisión u omisión de criterios, para establecer sus causas y adoptar medidas correctivas.
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SA.02 Integridad de Administraci6n del Abastecimiento
El planeamiento, organizaci6n, direcci6n y control del Abastecimiento abarcará tanto a los bienes como a los servicios; y se ejecutaráa través de los procesos técnicos.
l. CONCEPTO
El Abastecimiento e~ una funci6n de apoyo al funcionamiento interno de una organizaci6n social. Se orienta a suministrar o proporcionar los elementos materiales (denominad~s bienes) y las actividades complementarias para la operación de dichos elementos en estado 6ptimo o garantizado (denominados servicios); ambos, bienes y servicios, se empleam para la producci6n guber nativa de servicios públicos, o de bienes económicos a través de las dis-tintas entidades que constituyen la Administración Pública.
Tales actividades se realizan en campos especializados denominados procesos técnicos, relativamente autónomos e interdependientes. Son procesos técnicos de Abastecimiento: catalogación, registro de proveedores, programación, registro y control, adquisición, recuperación de bienes, almacenamiento, mantenimiento, seguridad, distribución y disposición final.
Como cualquier actividad, es posible concebirla y realizarla considerando las fases del proceso administrativo.
En el Abastecimiento intervienen todas las unidades orgánicas que conforman una entidad pública de uno u otro modo; por cuanto la integridad de la función no significa necesariamente exclusividad de su ejercicio por el órgano de Abastecimiento.
11. OBJETIVO O FINALIDAD
Imprimir unidad y rdcionalidad a la función de Abastecimiento.
111. ACCIONES A DESARROLLAR
l. En todas las entidades de la Administración Pública existirá un órgano responsable básicamente del desarrollo y conducción de los procesos técnicos para el abastecimiento. tanto de bienes como de servi-cios. El órgano se denominará "Abastecimiento".
2. Por las coordinaciones que permanentemente realiza el órgano de Abastecimiento, es recomendablp que forme parte de la Dirección General de Administración o quien haga sus veces, tanto a nivel central como desconcentrado.
3. El nivel, denominación genérica, estructuración interna y cantidad de cargos que adopte dicho órgano, depende de la complejidad de operaci~ nes, cobertura espacial, cantidad y variedad de bienes o servicios, cantidad de personal, dispersión territorial de actividades de la entidad, etc. Es conveniente que dependa directamente del Director General de Administración o funcionario equivalente.
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4. Con fines de racionalidad se agrupará el desempeño de los procesos técnicos que, por su naturaleza, se orientan a la captación, clasifi cación, conservación, actualización y divulgación de INFORMACION para optimizar las decisiones del Abastecimiento; a través de :
a. La Catalogación de bienes y de servicios.
b. El Registro de Proveedores de bienes y de servicios.
c. La Programación del Abastecimiento; y
d. El Registro y Control en el Abastecimiento
5. El órgan'o de Abastecimiento evitará dupl icar esfuerzos para negociar y concretizar, en razón a los intereses del Estado, la5 obtención o adquisición de bienes y de servicios. La misma regla se aplicará en acciones de recuperación de bienes.
6. E.l órgano de Abastecimiento optimizará su intervención en la moviliza ción, utilización, conservación y custodia de bienes y de servicios ~ a través de una estrecha coordinación y agrupación de acciones para:
a, El almacenamiento, en todas sus formas;
b. El mantenimiento
c. La seguridad integral
d. La distribución racional de bienes y de servicios; y
e. La disposición final.
7. No es necesario, obligatorio, imprescindible ni conveniente que se constituya una dependencia por cada proceso técnico en el órgano de Abastecimiento.
8. En situaciones especiales motivadas por el volumen de acciones, necesidades de control, cercanía territorial con la colectividad usuaria, alto nivel de especializaci6n, u otras, hubiera necesidad de desconcentrar algunas funciones de Abastecimiento estableciendo unidades or gánicas especializadas, éstas últimas sujetarán su actuaci6n a las nor mas que formule o adecúe el órgano de Abastecimiento que opera a nivel central o
9. El órgano de Abastecimiento que opere a nivel central de la respecti va entidad, adecuará las normas técnicas de carácter general y formulará las-que sea necesarias a las características institucionales. Tambien estudiará y propondrá las medidas orientadas a centralizar y/o realizar en forma exclusiva algunas acciones de Abastecimiento.
10. Las normas formuladas por el órgano de Abastecimiento serán aprobados por el Director Superior o funcionario equivalente. Se aplicarán por el propio órgano a nivel central. por órganos desconcentrados, por
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los órganos usuarios y otros que intervengan en acciones de Abastecimiento, cuando las situaciones así 10 exijan o apliquen alguno de sus procesos técnicos.
IV. BASE LEGAL
l. Decreto Ley 22056 que instituye el Sistema de Abastecimiento.
2. Decreto Ley 22867 sobre desconcentrac;ón de acciones de Abastecimien too
V. ALCANCE
La presente norma será aplicada por todas las entidades de la Administración Pública.
VI. MECANISMO DE CONTROL
l. Se verificará la existencia, funciones y estructura del órgano de Abas tecimiento para cautelar el ejercicio integral de la función.
2. Revisión constante de disposiciones administrativas e instrumentos de gestión ~n la respectiva entidad para detectar cualquier tendencia o interpretación que pueda romper la integridad de la función de Abast~ cimiento.
3. Se revisará las medidas de creación de nuevas dependencias o desdobla miento de las existentes para evitar la atomización o proliferación de unidades orgánicas dentro de la de Abastecimiento.
4. Revisar la creación o existencia de Comités o Comisiones que puedan estar sustituyendo o duplicando algunas labores del órgano de Abastecimiento. En todo caso se les asignará tareas de coordinación, de li beración, selección de alternativas o supervisión delegada.
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SA.03 Actualización y utilización de información para el Abastecimiento
Los encargados y los usuarios de la función de abastecimiento son res ponsables de actualizar y emplear permanentemente la información nece saria para orientar la aplicación de los procesos técnicos.
l. CONCEPTO
Información es todo dato o fenómeno que proporciona un nuevo conocimiento o incrementa el actual, sobre la realidad social en que opera una entidad.
El Abastecimiento se vale de la información para orientar, organizar y racionalizar el desarrollo de los procesos técnicos. Para que sea confiable la información debe ser actual, es decir, reflejar del mejor modo posiblelos fenómenos que ocurren en el momento presente.
Además, es necesario que todos los órganos de una entidad utilicen obligatoriamente la información en toda acción de abastecimiento, siguiendo las pautas y previsiones contenidas en las normas técnicas del Sistema.
11. OBJETIVO O FINALIDAD
l. Permitir que las decisiones en materia de Abastecimiento, a cualquier nivel, se sustentan en el conocimiento previo de la realidad administrativa.
2. Orientar el abastecimiento de bienes y/o servicios en las entidades públicas"
111 ACCIONES A DESARROLLAR
l. La información del Abastecimiento se orlglna y emplea en todos los procesos técnicos, tanto por el órgano responsable de esa función como de cualquier dependencia de una entidad pública que necesita bienes y servicios y a las cuales se denomina usuarios.
2. La información del Abastecimiento se procesa, básicamente, mediante los procesos técnicos de catalogación, programación, registro de proveedores y, de registro y control.
3. Es objeto de actualización y utilización o empleo, la información con tenida en los instrumentos, también llamados documentos de gestión ad ministrativa, para el Abastecimiento; entre otros, los siguientes:
a. Cuadro de Necesidades, de bienes o de servicios.
b. Presupuesto Valorado, de bienes o de servicios.
c. Plan de Obtención.
d. Cuadro de Adquisición
e. Cuadro de Suministro
f. Formularios de Estadísticas del Abastecimiento (en la actualidad
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SAo 04 Unidad en las Adquisclones de bienes y serviClOS
Toda adquisición de tienes y/o servicios realizada por la Oficina de Abastecimiento. Cuando para casos específicos temporalmente se encargue a un órgano diferente, lo hará aplicando las normas que emita el de Abastecimiento
r. CONCEPTO
La adquisición es un proceso técnico de Abastecimien~o, de ahí la facultad exclusiva. Consiste en un conjunto de actividades TECNICO - ADMINISTRATIVO JURIDICAS orientadas a lograr que una entidad pública, en representación del Estado, logre la propiedad, disponibilidad o facultad de utilización de bienes y/o servicios en forma permanente o temporal, derivándose o no una obligación de pago.
En cada entidad pública opera un órgano especializado a cargo de la función de Abastecimiento. Según las características de la entidad, dicha función se puede ejercer en forma centralizada o desconcentrada. Es necesario garantizar el empleo de formas uniformes de adquisición, para evitar la anarquía o desarticulación, situaciones que dificultarían el con tro1.
11. OBJETIVO O FINALIDAD
a. Evitar la multiplicidad de esfuerzos para un mismo propósito.
b. Garantizar el desempeño técnico y armónico de la actividad.
c. Facilitar el control.
111. ACCIONES A DESARROLLAR
1. Por principio, las actividades necesarias para obtención de bienes y/o servicios debe centralizarse en la dependencia especializada de Abastecimiento a nivel central o desconcentrado.
2. La norma se aplica par,a cual~squiera de las formas de obtención siguieil tes: compra, alquiler (locación, conducción, o de locación de servicios no personales), donación, transferencia, intercambio, préstamo o comodato, producción o construccrón; o cualquier otra que jurídicamen te exista o se establezca.
Las adquisiciones que demande pago con fondos públicos se sujetaran a licitación o concurso público y a las modalidades o excepciones que norme la Dirección Nacional de Abastecimiento, con sujeción a las dis posiciones legales.
3. La adquisición se origina en necesidades programadas con anticipación. Se realiza una vez verificada la inexistencia real o posible de ellos en la entidad y en áreas de almacenamiento.
4. Las adquisiciones a efectuarse en un período se incluyen y aprueban por el Director Superior o quien hace sus veces, en el Plan de Oetención que formula el órgano de Abastecimiento.
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5. El órgano de Abastecimiento propondrá al Director Superior o cargo si milar, las normas de adquisición necesarias para establecer procedimientos simples, breves y ágiles; determinar responsabilidades; e implementar mecanismos de información y control.
6. Por excepción, para casos especiales motivados por la distancia, esp~ cialidad, escasez de personal en Abastecimiento o para imprimir mayor celeridad a la adquisición, la Alta Dire cción autorizará que ciertas adquisiciones las realice un órgano distinto del de Abastecimiento, previa opinión favorable de éste último. La autorización señalará expresamente el tipo de adquisiciones y bienes o servicios que faculta, así como el período de vigencia; en ningún caso será permanente o renovada consecutivamente.
7. Las dependencias que en forma temporal, sustitutoria y autorizada realicen adquisiciones se sujetarán a las normas genéricas o específicas en materia de ilbastecimiento; así mismo, se responsabilizan de las ac tividades que realicen, informando al órgano de Abastecimiento en la forma y períodos que éste señale.
IV. BASE LEGAL
1. Artículo 1430 de la Constitución Política del Perú, promulgada por la Asamblea Constituyente el 12 de Julio de 1979.
2, Ley 14816 y complementaria 16360, Orgánica del Pr~supuesto Funcional
3. Decreto Ley 22056 que instituye el Sistema de Abastecimiento.
4. Decreto Ley 22867 que asigna atribuciones en materia de Abastecimiento.
5. Directiva N° 002-79-INAP/ONA "Normas para Programación del Abastecimiento" ,
V. ALCANCE
La presente norma será aplicada en todas las entidades de la Administración Pública.
VI. MECANISMOS DE CONTROL
1. El 6rgano de Abastecimiento, a nivel central y des concentrado informa rá a la Dirección General de Administración y al Organo de Control so bre cualquier trasgresión de esta norma.
2. Las Oficinas de Contabilidad, Presupuesto y Tesorería, no dará curso a documentos de adqu;sició~ de bienes y/o servicios, tramitados por órganos no autorizados.
3. la Dirección General de Administración llevará un registro de autori zaciones temporales para adquisición de bienes y/o servicios e informará de su vigencia a los órganos pertinentes.
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SA.05 Unidad en el It,greso Físico y custodia temporal de bienes.
Todos los bienes adquiridos inJresar§n fisicamente a la entidad por el Almacén del órgano de Abastecimiento; y para su custodia temporal, esa u otras dependencias. aplicar§n principios y procedimientos similares.
l. CONCEPTO
El Almacenamiento es un proceso técnico de Abastecimiento orientado a establecer y aplicar pautas para la ubicación y custodia temporal de bienes en cualquier §rea fisica acondicionada con ese fin.
La custodia temporal se inicia con la adquisición y la recuperación de bienes, las cuales se realizan en formas y modalidades diversas.
El ingreso fisico en un acto de incorporación a la entidad, pasando desde fuera de ella hacia adentro a través de un lugar previamente estab1ecidoc El ingreso es acto formal que origina acciones administrativas para certi ficar10, acreditar condiciones e corporar los bienes al conjunto de la en tidad. Son bienes todos los elementos materiales, individualizables,mens~ rables. intercambiables y útiles.
Hay acciones técnicas propias del ingreso fisico y custodia temporal de bienes, las cuales necesitan ser precisadas y asignadas a ciertas §reas funcionales, recogiendo las peculiaridades de cada entidad.
La unidad en el ingreso fisico y custodia temporal garantiza acciones racionales y facilitan el control, en congruencia con el principio contable de "Unidad de Almacén".
11. OBJETIVO O FINALIDAD
1. Establecer un sólo tipo de vía o canal para el ingreso físico de bienes adquiridos a la entidad.
2. Extender los principios generales de almacenamiento a todas las áreas que realizan custodia temporal de bienes.
3. Realizar mejor control de los bienes durante sus periodos de custodia, mientras son movilizados hasta el lugar de utilización directa.
111. ACCIONES A DESARROLLAR
1. El órgano de Abastecimiento a nivel central y des concentrado contará con áreas fisicas acondicionadas especialmente para custodiar temporaTmente los bienes que la entidad suministra. Comunmente se denomina almacén.
2. La ubicación, capacidad, aco ndicionamiento, medios de acceso, equipamiento y personal del almacén serán planificados atendiendo a las necesidades y posibilidades de la entidad.
3. Sólo por el almacén del órgano de abastecimiento, a nivel central o
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desconcentrado, se realiza el ingreso físico de bienes adquiridos y/o recuperados.
4. Los bienes con características especiales (caso semovientes, alimen tos frescos, productos carnicos, equipos voluminosos. combustible ~ productos radiactivos, reactivos químicos, valores, granos, etc.) cuya custodia demanda acondicionamiento especial y no lo tuviera el almacén del órgano de Abastecimiento, (aiSlamiento, temperatura, iluminación, humedad, seguridad, amplitud, desplazamiento, etc.) gresarán:
a. Físicamente por el área de custodia que reuna las condiciones adecuadas aunque estuviera a cargo de otro órgano, el mismo que asume las responsabilidades. El tituldr del almacén de Abastecimiento verificará el hecho y tramitará los documentos.
b. Físicamente, a lugares de custodia contratados especialmente. El titular del almacén de Abastecimiento personalmente reali za o constata la entrega en custodia y tramita los documentos.
5. Aquellos bienes que no pueden ingresar físicamente por ningún almacén de la entidad, o las operaciones de ingreso resultan antieconómi cas (es el cas~ de locales, terrenos, construcciones diversas, equi= pos instalados, naves, etc.) o urge utilizarlos de inmediato, por ejemplo: medicamentos, víveres, ropa en casos de emergencia, se asi~ narán directan~nte a los encargados de su utilización quienes se res ponsabilizan del ingreso físico. El almacén de Abastecimiento cana= liza los doc~mentos previa constatación.
6. Los bienes ingresan con la Guia respectiva; comprobándose los datos que contenga: cantidad, peso números de serie, estado, funcionamiento y otros si fuera pertinente, se dejará constancia del acto de ingreso y de cualquier diferencia.
7. Los bienes que, en aplicación de normas del Sistema de Contabilidad, se consideran de Activo Fijo luego detingreso serán codificados por el almacén de Abastecimiento, para identificarlos individualmente. El código contendrá básicamente datos sobre: 1a entidad, código que corresponde según el Catálogo de Bienes aprObado, número correlativo, código de la Cuenta en que se incluye y lugar al que se asigna. Será colocado en lugar visible del propio bién, de manera indeleble. Los códigos serán comunicados a la Dirección General de Administración, responsable de coordinar el contro'¡ de todo tipo de patrimonio.
8. El órgano de Abastecimiento de la respectiva entidad, formulará normas específicas de almacendmiento que tendrán aplicación en toda - área destinada a la custodia temporal de bienes, tales como: cámaras frigoríficas, silos, áreas de exhibición. zonas oficiales de estacionamiento, áreas de reparación, librerias, farmacias, depósito, ca jas de seguridad. establos, almacenes de venta periféricos o el con= vencional de dicho órgano, etc.
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Las normas incluirán procedimientos, responsabilidades, condiciones e información que deben proporcionar al almacén del órgano de AGastecimiento.
IV. BASE LEGAL
l. Decreto Ley 22056 que intituye el Sistema de Abastecimiento.
2. Decreto Ley 22867 de desconcentración de acciones del Sistema de Abastecimiento.
3. Normas de Contabilidad referidas a la calificación de Bienes como Activo Fijo: Directiva N° l4-76-EF/73-20 y Oficio Circular N° 23 -79EF/76-07.
V. ALCANCE
La presente norma será de aplicación en las entidades de la Administración Pública.
VI. MECANISMOS DE CONTROL
l. El órgan~ de Contabilidad no registrará bienes ingresados sin interven ción del Almacén del órgano de Abastecimiento.
2. Eó órgano de Abastecimiento llevará un registro de todas las áreas de custodia temporal (almacenamiento) que operan en la entidad, sus cara~ terísticas, ubicación y responsables.
3. El órgano de Abastecimiento informará periódicamente a la Dirección General de Adm inistración a quien haga sus veces, las irregularidades que detecte en la tramitación de ingreso de bienes o en el cumpli miento de disposiciones específicas.
4. Verificar el cumplimiento de la Programación del Abastecimiento para permitir un flujo regular de ingreso físico de bienes.
5. Constatar si son fundadas y procedentes las situaciones que motivan formas excepcionales de ingreso y custodia temporal.
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SA.06 Austeridad del Abastecimiento.
En toda prevlslon, solicitud, obtención, suministro, utilización y/o administración de bienes y servicios, se aplicarán los criterios e instrumentos pertinentes de austeridad que establezca la entidad a propuesta del órgano de Abastecimiento.
l. CONCEPTO
Se entiende por austeridad del Abastecimiento: la equilibrada estimación de necesidades de bienes y de servicios; al empleo mesurado de los limitados recursos asignados a una entidad pública y a su adecuada combinaci6n para obtener más y mejores resultados (productos materiales y servi cios públicos), en beneficio de la colectivadad en general.
La Austeridad es condición básica ~el Abastecimiento y su aplicación corresponde a todos los órganos de una entidad.
Corresponde al órgano de Abastecimiento, en ejerclclo de sus atribuciones y funciones, estudiar, adecuar y/o proponer a la Alta Dirección de la entidad los criterios u orientaciones para aplicación de medidas de auste ridad, referidas tanto a bienes como a servicios. Esos criterios serán - recogidos, coordinados y proporcionados, principalmente, a los órganos de línea de la entidad.
11. OBJETIVO O FINALIDAD
1. Fijar criterios para hacer más racional el empleo de los medios materiales de que disponen las entidades.
2. Propiciar el empleo de criterios técnicamente elaborados.
111. ACCIONES A DESARROLLAR
1. E1 órgano de Abastecimiento implantará el tratamiento estadístico de la informaci6n que genera o utiliza, a efecto de tener elementos de juicio para orientar la austeridad.
2. El órgano de Abastecimiento adecuará a su realidad institucional los criterios de austeridad que forman parte de la Directiva N° 00279-INAP/DNA "Normas para la Programación del Abastecimiento". En casos necesarios establecerá nuevos criterios.
3. Las orientaciones de Política que el órgano de Abastecimiento propon ga a la Alta Dirección en los respectivos planes (Plan de Acción, ~ Plan de Obtención, etc.) se orientarán a implementar las medidas de austeridad.
4. Para mejor establecer las pautas institucionales de austeridad, el órgano de Abastecimiento coordinará básicamente con los de línea Pla nificación, Presupuesto, Racionalización y Estadística, la rea1iza-ción de estudios conjuntos y/o sincronización de esfuerzos. La medida procura, además, evitar que se presenten discrepancias.
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5. Para orientar la austeridad el órgano de Abastecimiento producirá y proporcionará instrumentos e instrucciones; entre otros:
a. Estandarizdción de bienes y servicios. para disminuir su excesi va variedad.
b. Relación de bienes y/o servicios catalogados de los cuales se pueden prescindir.
c. Imprimir datos de los bienes o servicios programables en Cuadros de Necesidades.
d. Establece'" cantidades maXlmas pueden programarse por cada bien o servicio seleccionado. cantidades se fijan de acuerdo a la función. frecuencia de uso, cantidad de personal, etco
e. Divulgar los impedimentos o limitaciones así como las prioridades.
f. Información de bienes o serV1ClOS sin uso, de acuerdo a verifica ciones re 1izadas, a efecto de recuperarlos.
g. Plaleamiento para mejor uso de vehículos, imprenta, dup1icadora. fotografía, etc.
6. Todos los tituldres de órganos son responsables de supervisar la apli cación de pautas de austeridad del Abastecimiento en el ámbito de sucompetencia.
7. La aplicación medidas de austeridad no significa interferir el funcionamiento eficiente y eficaz de la entidad.
8. Peri6dicamente el órgano de Abastecimiento conducir§ y coordinará la evaluación de "'esultado de aplicación de medidas de austeridad, con el fin de proponer su ionamiencc.
IV. BAS[ LEGAL
1. Ley 1481(, y s;.. cornl) 16360, Orgánica del Presupu~sto Funci0 nal
2. Decreto Ley ?:372 que crea stema Estadistico Nacional.
3. Dt:creto Ley :rea el nstituto Nacional de Administraci6n PO blica y estab1 ~istema de Racionalización.
4. Decreto Ley 220 í ,6 que ~ ituy, t' 1 Si:; tema de Abas te.: ími ento.
5.. Directiva,;o 002-79-INAP/DNA "Normas para la Programación del Abastec i miento",
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V. ALCANCE
La presente norma será aplicada por todas las entidades de la Administración Pública.
VI. MECANISMOS DE CONTROL
1. El Director General de Mministración o quien h"ce sus veces supervisará las labores del órgano de Abastecimiento para operativizar en la entidad, los criterios de austeridad.
2. El órgano de Abastecimiento informará periódicamente las situaciones de irracionalidad, despilfarro, desequilibrio u otras que revelen la inobservancia de pautas de austeridad en el abastecimiento.
3. Los titulares de órganos, en sus acciones de control y supervisión pondrán especial énfasis en detectar y corregir las situaciones que no se ajusten a pautas de austeridad.
4. En casos de incumplimiento reiterado el órgano de Abastecimiento apli cará directamente las pautas de austeridad en las necesidades y soli~ citudes del órgano infractor; comunicando la medida al propio órgan0 8
al de Cootro] Ioterno y a la Dirección General de Administración.
5. Verificar la existencia de instrucciones en materia de austeridad del Abastecimi~nto, aprobadas por la Alta Dirección o nivel que haya delegadoo
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SA.07 Verificación del estado y ut, lización de bienes y servicios
Las entidades públicas formularán y aplicarán normas para verificar ~a existencia, estado y condiciones de utilización de los bienes y/o servicios de que dispone la entidad.
l. CONCEPTO
La verificación es un acto de constatación física que realizan personas en representación de la entidad. Al Sistema de Abastecimiento le corres ponde la constatación, en referencia a las unidades físicas, aplicablestanto a los bienes como a los servicios.
La verificación constituye requisito para realizar, de manera racional y sobre base reales, las acciones de Abastecimiento que resulten necesarias.
Básicamente la verificación se ref.iere a los aspectos siguientes: existen cia o presencia real del Dien o del servicio (visto como acción o resulta do); estado para apreciar el grado de conservación o deteri¿ro del bien ~ así como el resultado del servicio; y condiciones de utilización, para constatar en qué se emplea, lugar, habili~ades del responsable, condiciones de seguridad, rendimiento y sobre todo el empleo en beneficio de la organización en su conjunto (con fines oficiales).
11. OBJETIVO O FINALIDAD
l. Realizar seguimiento a los bienes y servicios con que cuenta la enti dad.
2. Recabar información de las existencias, en bienes y servicios, para realizar un Abastecimiento más eficaz.
3. Evitar la acumulación improductiva de bienes o servicios innecesarios para la entidad.
111. ACCIONES A DESARROLLAR
l. El órgano de Abastecimiento formulará normas específicas de aplicación institucional para efecto de verificación de bienes y servicios precisando calendarios, plazos, mecanismos, instrumentos y responsabilidades.
2. El inventario físico es una forma de verificación. Básicamente hay dos tipos: general y de almacén.
ao El Director General de Administración o quien hace sus veces es responsable de disponer y aprobar los inventarios físicos gen~
rales de bienes en uso, por 10 menos una vez al aRo.
b. El titular del órgano de Abastecimiento hace lo propio con inventarios de los bienes que se hallan en custodia temporal en el almacén de su responsabilidad. Estos inventarios serán más frecuentes. Los resultados serán informados al Director General de Administración o quien hace sus veces. Además, establece pautas para inventariar bienes en todas las áreas físicas para custo
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dia existentes en la entidad, sea cual fuere su denominación.
3. Es princlplo general que en el acto de inventario no intervenga el personal encargado de la custodia de bienes. Lo que no impide su presencia para facilitar la identificación y constatar el acto por in terés individual.
4. Para realizar la verificación denominada inventario físico general , el responsable constituirá equipos especiales con personal de :
a. Contabilidad, para proporcionar información sobre los bienes registrados (características, valor de adquisición, depreciación, etc.) y compararla posteriormente.
b. Abastecim ento, para verificación en unidades físicas (ubicació~ conservac ón, unidades de medida), a fín de atender necesidades de servic os.
c. Control, para salvaguardar el acto y cumrlimie,¡to de disposicion0S.
d. Representante de la Dirección General de Administración. que 1 va el registro de códigos identificatorios individuales de bienes, su ubicación y cargos de afectación.
5. La verificación será realizada permanenter:~ente por todos los titulares de órgano a cualquier nivel, aplicando las disposiciones aprobadas por la entidad.
6. Verificada la inexistencia del valor monetario de un bien, en el respectivo documento fuente, procede la valuación, aplicando las orienta ciones del Sistema de Contabilidad, la valuación será realizada por ~ los órganos de Contabilidad y Abastecimiento en forma conjunta.
7. El órgano de Abastecimiento, en ejerclclo de sus atribuciones, reali zará verificaciones por muestreo a los bienes y servicios críticos
con que cuenta la entidqd. El informe de los resultados será remitido a los siguientes:
a. Titular del órgano responsable del bien y/o servicio para que adopte las medidas necesarias. •
b. El órgano de Control Interno.
c. El Director General de Administración o quien hace sus veces.
8. Tal verificación se orientará, básicamente, a constatar que los bienes y servicios sean utilizados permanentemente, para los fines que fueron adquiridos o creados, con fines oficiales, para beneficio general de la colectividad de trabajadores de la entidad; y en condiciones que no signifiquen peligro para el encargado, riesgo de deterioro o ~espilfarro.
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9. La calificación del estado de inutilidad del bien o servlclo, para el funcionamiento de la entidad es otra forma de verificación. El órgano de Abastecimiento en forma individual o integrando un equipo especializado, constituído a su iniciativa, realiza las "cciones necesarias. Al efecto aplicará los criterios ~laros e inequívocos ~ue haya establ eci do,
10. Para facilitar la verificación toda afectación de bienes o entrega de los mismos se hará consta~ en un docuw.~nto a manera de cargo donde fi gurarán los datos del bien, el Código individual y nombres de quiene¡ reciben y entregan.
IV. ALCANCE
La presente norma será aplicada por todas las entidades de la Administración Pública.
V. BASE LEGAL
1. Decreto Ley 22056 que instit;jye el Si ,tema de i'lbastecimiento.
2. Decreto Ley ~'2867 SObre desconcentración de acciones del Sistema de Abastecimiento.
3. Directiva N' 002-79-INAF/DN, "r~rmas para Programaci6n del Abast~ cimiento!!,
4. Directiva W' fW2-80-I"lM/DNA "Normas para formulación ael fJlan integrado de Abastt:cimiento"
VI. MECANISMOS DE CONTROL
1. La Dirección General de Administración o quien hace sus veces. supervisará el cumDlimiento de los calendarios de verificaciones
2. Las acciones de verificación que asuma el órgano de Abastecimiento se incluirán en el Plan de Actividades de la entidad.
3. Verificación de la existencia y cumplimiento de normas Sobre verifica ción.
4. El titular del órgano respectivo y el servidor al que se asignó el bién son solidariamente responsables, tanto pecuniaria como administrativamente de la pérdida, daño. deterioro o mal uso de los bienes y/o servicios de su dependenció , especialmente si ocurrieron por negligencia en la aplicación de disposiciones sobre verificación físi ca de bienes y/o servicios.
5. Todos los vehículos de propiedad del Estado llevarán pintado, en lugar visible, un círculo con el nombre de la entidad que es afectado. Sólo por autorización expresa del titular de la entidad y en casos excepcionales, previamente fundamentados, se liberará de esa obligación.
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6. Se oficiará a las autoridades de tránsito para que informen de la cir culación de vehículos del Estado fuera del horario establecido o - que se guarden en locales no oficiales. Excepto los casos autorizados expresilmente por el Títular de la entidad.
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