3. Proceso de Facturación
3.1 Factura
© 2016 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. 3Internal
3.1.1 Tipos de Facturación
El proceso de creación de las facturas para BI a través de Ariba Network se puede realizar con alguna de las siguientes opciones:
✓ Generar sus facturas con un par de “clicks”
desde la orden de compra
✓ Toma aproximadamente dos minutos
prepararla y enviarla
✓ El timbrado de sus facturas se genera con
EDICOM desde Ariba Network, el costo está
incluido en las cuotas por volumen de
transacciones en Ariba Network (Programa de
Miembro proveedor)
✓ Menor riesgo de errores en la gestión de sus
facturas, ya que son vinculadas a la orden de
compra en Ariba Network.
✓ Envío seguro y automático del 100% de sus
Facturas en formato electrónico
✓ La plataforma de emisión de CFDI de
EDICOM importa los datos de las facturas
residentes en su sistema de gestión contable
y pasa por las validaciones de Ariba Network.
✓ Las facturas son entregadas al mismo tiempo
en que son emitidas.
✓ El emisor controla el estado de su factura, y si
el destinatario ha accedido al portal para su
consulta.
✓ Todo esto desde su propio PAC
* En ambas opciones el Registro en
EDICOM es indispensable
© 2016 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. 4Internal
3.1.2 Facturación PO FLIP
La facturación a través de PO-Flip se realiza a través del portal de Ariba Network con un par de “clicks“
El siguiente paso es seleccionar la orden de compra que vamos a facturar y dar clic en el boton Crear Factura, esto desde la bandeja de
entrada en la lista de las ordenes de compra o desde el detalle de la orden de compra.
Seleccionar orden de compra a
facturar
Dar clic en el botón de Crear
factura y seleccionar Factura
estándar
© 2016 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. 5Internal
En la versión 3.3 del CFDI algunos campos son requeridos para la correcta validación del documento:
En el Resumen de la Factura:
✓ No. de Factura
✓ Fecha de Factura
3.1.2 Facturación PO FLIP
© 2016 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. 6Internal
En la versión 3.3 del CFDI algunos campos son requeridos para la correcta validación del documento:
En la sección de Impuestos de la Factura, seleccionar “Impuesto a Nivel de Linea” esto es requisito del SAT
para la versión 3.3 del CFDI.
En la sección de Expedición de la Factura, seleccionar a nivel de cabecera.
3.1.2 Facturación PO FLIP
© 2016 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. 7Internal
En la sección de Campos Adicionales:
✓ Completar el campo “Elegir dirección cliente” con la razón social de Boehringer Ingelheim a la que se está
facturando
✓ Confirmar RFC del proveedor y del cliente, esta información aparece por default, solo es importante confirmarla.
3.1.2 Facturación PO FLIP
© 2016 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. 8Internal
En la sección de Información adicional específica de
México de la Factura:
✓ Completar el campo “Uso del CFDI”: Ingresar la información
de acuerdo al Catálogo del SAT.
c_UsoCFDI DescripciónAplica para tipo persona
Física Moral
G01 Adquisición de mercancias Sí Sí
G02 Devoluciones, descuentos o bonificaciones Sí Sí
G03 Gastos en general Sí Sí
I01 Construcciones Sí Sí
I02 Mobilario y equipo de oficina por inversiones Sí Sí
I03 Equipo de transporte Sí Sí
I04 Equipo de computo y accesorios Sí Sí
I05Dados, troqueles, moldes, matrices y
herramentalSí Sí
I06 Comunicaciones telefónicas Sí Sí
I07 Comunicaciones satelitales Sí Sí
I08 Otra maquinaria y equipo Sí Sí
D01Honorarios médicos, dentales y gastos
hospitalarios.Sí No
D02Gastos médicos por incapacidad o
discapacidadSí No
D03 Gastos funerales. Sí No
D04 Donativos. Sí No
D05Intereses reales efectivamente pagados por
créditos hipotecarios (casa habitación).Sí No
D06 Aportaciones voluntarias al SAR. Sí No
D07 Primas por seguros de gastos médicos. Sí No
D08 Gastos de transportación escolar obligatoria. Sí No
D09Depósitos en cuentas para el ahorro, primas
que tengan como base planes de pensiones.Sí No
D10Pagos por servicios educativos
(colegiaturas)Sí No
P01 Por definir Sí Sí
IMPORTANTE: Antes de factuar es importante que
cualquier duda que tenga respecto al Uso del CFDI lo consulte
con el SAT o internamente dentro de su organización para
asegurar que la información que vaya a introducir cumpla con
los requerimientos del SAT.
3.1.2 Facturación PO FLIP
© 2016 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. 9Internal
✓ Forma de Pago: Seleccionar del Catálogo del SAT lo aplicable. Para Boehringer Ingelheim aplica “Pago realizado
a plazos o diferido”
IMPORTANTE: Esta opción se debe de elegir
siempre para la facturación de Boehringer
Ingelheim y significa que el pago de dicha factura
se realizará de acuerdo al acuerdo comercial que
tiene con su cliente. Cualquier duda le sugerimos
contactar al equipo de cuentas por pagar de
Boehringer Ingelheim.
3.1.2 Facturación PO FLIP
© 2016 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. 10Internal
En la sección de Líneas de Factura
✓ Configurar y seleccionar el Régimen Fiscal aplicable de acuerdo al Catálogo del SAT, en la sección del impuesto
aplicable. Esta acción se debe realizar en todas las líneas de la factura aunque no se vayan a incluir, con la finalidad de
que la factura pueda enviarse correctamente a Boehringer Ingelheim. Esto aplica para cada una de las líneas*
Eliminar el régimen existente para evitar
confusión.
✓ Para ingresar el nuevo régimen fiscal dar clic en Crear e ingresar el código de 3 dígitos de acuerdo al catálogo del
SAT.
http://www.sat.gob.mx/informacion_fiscal/factura_electronica/Documents/c_RegimenFiscal.xls
3.1.2 Facturación PO FLIP
© 2016 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. 11Internal
Resumen de campos requeridos
✓ Nota: si selecciona agregar IVA, este aplica a todas las líneas de la factura aun cuando estén palomeadas
© 2016 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. 12Internal
En la sección de Clasificación
✓ Ingresar el Dominio: GTIN Este código es requerido por Ariba Network para la correcta transmisión y validación de
la factura.
✓ Ingresar el código de 8 dígitos, de acuerdo al Catálogo del SAT. Para su consulta favor de revisar el catálogo del
SAT con el listado de los códigos aplicables disponible en el siguiente link:
http://www.sat.gob.mx/informacion_fiscal/factura_electronica/paginas/criterios_catalogo_productos_servicios.aspx
Código de 8 dígitos de
acuerdo al Catálogo del SAT.
Ejemplo:
3.1.2 Facturación PO FLIP
© 2016 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. 13Internal
Los campos a llenar en la creación de la factura
son:
Seleccionamos la línea a facturar, dando clic en
el “switch” de la sección Incluir en las líneas de
factura
Dar clic en el botón de Siguiente, para revisar
la información que se ingresó en la factura y
para finalizar dar clic en el botón Enviar
3.1.2 Facturación PO FLIP
Aparecerá la leyenda “La Factura (# de Factura)
se ha enviado“
© 2016 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. 14Internal
Recursos Adicionales
http://www.sat.gob.mx/Paginas/Inicio.aspx
http://www.sat.gob.mx/informacion_fiscal/factura_electronica/paginas/anexo_20_version3.3.aspx
http://www.sat.gob.mx/informacion_fiscal/factura_electronica/Documents/c_RegimenFiscal.xls
http://www.sat.gob.mx/informacion_fiscal/factura_electronica/paginas/criterios_catalogo_productos_servicios.aspx
Importante: Le sugerimos revisar la información en los Catálogos del SAT antes de generar su primer factura versión
3.3 y contar con la información requerida como:
✓ Uso del CFDI
✓ Régimen Fiscal
✓ Unidad de medida
✓ Código de 8 dígitos de la clave de producto o servicio
© 2016 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. 15Internal
3.1.2 Facturación PO FLIP
En el histórico de la factura se podrá visualizar el estado de la misma, ingrese a esta informacion desde su Bandeja de Salida dando clic en
el número de la Factura.
© 2016 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. 16Internal
La factura cumple con las reglas de
negocio de Ariba Network y se envió a
los sistemas de BI para su
procesamiento final.
3.1.2 Facturación PO FLIP
© 2016 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. 17Internal
El estado de la orden de compra cambiará a Facturado o Facturado parcialmente
El timbrado de la factura es generado por
EDICOM y una vez que pasa las validaciones de
Ariba (Reglas de Negocio), la factura es timbrada
por EDICOM. Si la factura no cumple con las
reglas de negocio establecidas por BI en Ariba
Network, la factura se rechaza y por lo tanto no
llega al SAT.
Reglas de Negocio en Ariba Network
3.1.2 Facturación PO FLIP
© 2016 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. 18Internal
3.1.4 Factura sin Orden de compra
© 2016 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. 19Internal
3.1.4 Factura sin Orden de compra
**Mismo proceso que PO Flip, con un paso adicional: Agregar artículos de línea
© 2016 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. 20Internal
3.1.3 Facturación por Propio PAC / Portal Ariba-EDICOM
La facturación a través del Propio PAC, se realiza de manera externa desde su propio PAC, el archivo que se genera en formato XML de la
factura se carga en el Portal de Ariba-EDICOM para su validacion, incluyendo una Addenda Ariba que ha sido diseñada para facilitar la
comunicación e intercambio de información entre BI – Ariba - Proveedor.
Para cargar el archivo XML en el Portal Ariba-EDICOM se ingresa al portal utilizando las credenciales creadas en el registro.
Para acceder al Portal de Ariba-EDICOM: https://webportal.edicomgroup.com/suppliers/boehringer/index.htm
© 2016 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. 21Internal
Una vez en el portal, seleccionamos la pestaña
de Documentos, y del menú desplegable
seleccione la opcion importar.
Seleccione el archivo XML de sus documentos, clic
en el botón de Abrir. El Portal Ariba-Edicom permite
la carga de un archivo comprimido .zip conteniendo
hasta 100 facturas CFDI.
El archivo zip no debe contener carpetas en su
interior sino solo los archivos XML.
3.1.3 Facturación por Propio PAC / Portal Ariba-EDICOM
© 2016 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. 22Internal
Una vez que ya tengamos el archivo cargado en
el portal, dar clic en el botón de Aceptar. Al importar el archivo XML, a falta de la Addenda
Ariba: se generá un error.
3.1.3 Facturación por Propio PAC / Portal Ariba-EDICOM
© 2016 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. 23Internal
Los archivos con error los encontraremos en la sección de
Documentos enviados > Pendientes por enviar,
seleccionamos el archivo, hacer clic con el botón derecho y
seleccionamos la opción de Editar
En la pestaña de Addenda Ariba, ingresar el número de orden
de compra (requerido) e „Interno“ para las referencias de
Factura en notas de crédito *
* Esta información la podemos encontrar en los detalles de la
orden de compra y en los documentos relacionados
3.1.3 Facturación por Propio PAC / Portal Ariba-EDICOM
© 2016 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. 24Internal
Posteriormente, es necesario ingresar:
Número de línea: consecutivo (1, 2,3..)
Número de ref. de línea: Esta información se ingresa de
manera manual de acuerdo a la información en la sección
de Articulos en Linea de la orden de compra de Ariba
Network
IMPORTANTE: El No. De ref. de línea lo tomaremos del numero de
línea en la orden de compra en Ariba Network (10, 20, 30…o 1, 2, 3)
puede variar
Al terminar dar clic en el boton de Guardar y
Enviar.
3.1.3 Facturación por Propio PAC / Portal Ariba-EDICOM
© 2016 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. 25Internal
Una vez enviada la factura con los datos de la Addenda Ariba, inicia el proceso de validación con la reglas de negocio establecidas por
BI en Ariba Network, la factura pasará a la sección de Marcados para enviar, después a la sección de Enviados y por último si la
factura cumple con todas la validaciones pasará a la sección de Recuperados, si existe algún error la veremos en la sección de
Rechazados
3.1.3 Facturación por Propio PAC / Portal Ariba-EDICOM
Nota: Este proceso se completa
automáticamente al cumplir dichas
validaciones (Reglas de Negocio).
Si tiene un error la factura, puede
reenviarse una vez corregido
seleccionar la factura y “Cambiar
situación”, sigue el mismo proceso
anterior hasta que llega a
Recuperados nuevamente.
Validar en Ariba Network si se
procesó y no tiene fallo o rechazo.
© 2016 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. 26Internal
Cuando la factura se encuentre en la sección de Recuperados, podremos visualizarla en el portal de Ariba Network, el método de envío
mostrará la leyenda Factura XML externa en el Método de envío.
3.1.3 Facturación por Propio PAC / Portal Ariba-EDICOM
© 2016 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. 27Internal
La factura cumple con las reglas de
negocio de Ariba Network y se envió a
los sistemas de BI para su
procesamiento final. El estado se
muestra en el Histórico de Ariba
Network (Bandeja de salida)
La factura se procesó exitosamente
y fue aceptada por BI.
3.1.2 Facturación por Propio PAC
© 2016 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. 28Internal
3.1.4 Las validaciones que se realizan en el Portal Ariba-EDICOM
son las siguientes:
✓ Que cumpla con el estándar de XML timbrado y con la estructura XML
✓ Que la firma del documento sea válida y de acuerdo al certificado .cer informado en el registro.
✓ Que el RFC esté debidamente registrado y configurado en el Portal EDICOM
✓ Que el CSD corresponda al RFC que viene como Emisor en el Comprobante
✓ Que el documento contenga la Addenda Ariba
✓ Que la cardinalidad de las líneas referenciadas coincida con las partidas del CFDI.
✓ Cada comprobante debe incluir siempre la moneda de acuerdo al formato ISO (MXN, USD, EUR, etc), Es decir,
pueden enviar sus CFDIs en Pesos Mexicanos u otras monedas pero siempre usando el formato ISO. El SAT dice
además que si va en otra moneda debe ir el tipo de cambio en el campo correspondiente
© 2016 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. 29Internal
IMPORTANTE:
Un proveedor que envía un CFDI con las referencias incorrectas, visualizará un rechazo en
Ariba Network y tendrá que generar un nuevo CFDI con las referencias correctas.
Nota: Enviar correctamente sus documentos para que no sea necesario generar un nuevo
CFDI.
© 2016 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. 30Internal
1.- El receptor del comprobante no es reconocido por el sistema. Revisar y corregir.
POS=No existe el Punto Operacional Destino [RFC]
2.- El emisor del comprobante no es reconocido por el sistema. Revisar y corregir.
POS=No existe el Punto Operacional Origen [AEAP890315L30]
3.- El comprobante cargado no tiene la Addenda Ariba. Editar documento y corregir la Addenda Ariba según punto 5 de esta guía.
ERROR DE MAPEADO (REGLAS DE VALIDACIÓN INCLUIDAS)
1. Sección addenda, Encabezado: No existe ninguna referencia a nivel de Encabezado. La addenda debe contener por lo menos
una referencia.
2. Sección addenda, Encabezado: Sin referencia de orden de compra. Debe existir por lo menos una referencia de Venta, Interna o
Contrato
4.- La firma del comprobante no es válida. Revisar el documento y generar otro si corresponde.
ERROR DE CRIPTOGRAFÍA/SEGURIDAD1. CRIPTO=Error al verificar la firma. No coincide el Hash calculado con el Hash del documento original
3.1.5 Errores frecuentes en el Portal Ariba – EDICOM:
© 2016 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. 31Internal
5.- La estructura del documento no es válida. Revisar el documento y generar otro si corresponde.
No se han importado documentos
6.- El número de líneas referenciadas no coincide con la de la factura. Revisar las referencias a la orden a nivel de línea en la Addenda Aribasegún punto 5 de esta guía.
VALIDACIÓN SINTÁCTICA1. VAL=<<1>>Error(1): [cfdi:Comprobante/cfdi:Addenda/Ariba/Detalle/Referencia/NoLinea] Registro:NoLinea, no cumple Cardinalidad Mínima 1. Se encontraron:0
7.- Un documento con el mismo folio (XXX) ya fue procesado. Enviar una nueva factura si corresponde.
CONTROL DE DUPLICADOS1. Ya existe un documento con Referencia:XXX ,Origen:YYY ,Destino:ZZZ ,Interfaz:XML_COMPROBANTE_3_0_ARIBA (Id: 22913701)
8.- El documento aparece como enviado en el Portal pero no se visualiza en Ariba Network. Revisar que contiene Moneda = “MXN”. Si loanterior es correcto, contactar a soporte de Ariba.
3.1.5 Errores frecuentes en el Portal Ariba – EDICOM:
4.1 Estado de la Factura
© 2016 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. 33Internal
4.1 Estado de la Factura
Seleccionar la pestaña de Bandeja de salida para visualizar todas las facturas que
hemos ingresado, y el estado de las mismas.
Los diferentes estados de una facturas son:
• Enviado
Se envía la factura a BI, pero no la verificó con órdenes de compra y recibos.
• Fallo
Ariba Network tuvo un problema en el proceso de entrega de la factura.
• Rechazado
BI rechazó la factura o la factura no pasó la etapa de validación de Ariba
Network. Si BI acepta la factura o la aprueba para pagarla, el estado se
actualiza a "Enviada" o "Aprobada".
• Aprobado
BI ha verificado la factura y las órdenes de compra y recibos y aprobó el pago.
• Pagado
BI pagó la factura o está por hacerlo.
• Cancelado
BI aprobó la cancelación de la factura.
• Pendiente de aprobación
La Factura esta en revisión por parte de BI para su aprobación y posterior pago.
Podemos usar los filtros de búsqueda para navegar
entre nuestras facturas de acuerdo a su estado.
5. Soporte en Ariba Network
© 2016 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. 35Internal
Canales de Asistencia
Los canales de asistencia están disponibles para todos los proveedores
habilitados en Ariba Network, en la sección Centro de Ayuda e ingresando a
Servicio de Asistencia:
© 2016 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. 36Internal
Ingresar en el recuadro:
“Necesito ayuda con…” una
palabra clave relacionada con su
pregunta o duda y dar clic en el
botón Inicio.
Posteriormente se desplegaran
una serie de preguntas más
frecuentes donde podrá buscar
aquellas relacionadas a su
inquietud.
Si no encuentra la respuesta que
estaba buscando, puede utilizar la
opción “Llamame ahora” dando
clic en el botón Obtenga ayuda
por teléfono.
1
“Llámame Ahora” o “Call me Now
Nuevo canal de asistencia disponible donde
los proveedores podrán ponerse en contacto
con el equipo de Soporte a Proveedores sin
tener que esperar en la línea.
*Tiempo de Respuesta Estimado: Inmediato
© 2016 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. 37Internal
Ahora visualizará la opción
“Llamarme Ahora” cuya
funcionalidad es que reciba la
llamada inmediatamente del
primer agente disponible y evitar
estar en la línea esperando.
También podrá visualizar la opción
“Llamarnos” que permite la
opción de seleccionar un rango de
horario para recibir la llamada del
agente.
Se deberá proporcionar
información y descripción del
problema y confirmar datos de
contacto.
2
© 2016 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. 38Internal
Ingresar en el recuadro:
“Necesito ayuda con…” una
palabra clave relacionada con su
pregunta o duda y dar clic en el
botón Inicio.
Posteriormente se desplegaran
una serie de preguntas más
frecuentes donde podrá buscar
aquellas relacionadas a su
inquietud.
Si no encuentra la respuesta que
estaba buscando, puede utilizar la
opción “Chat en Directo”, para
conectarse con un agente en ese
momento.
1
Chat en Directo
*Tiempo de Respuesta Estimado: Inmediato
© 2016 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. 39Internal
En la ventana emergente se
ingresan los datos requeridos (*),
se realiza una pregunta inicial y se
da clic en “Iniciar Chat”
2
© 2016 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. 40Internal
Ingresar en el recuadro:
“Necesito ayuda con…” una
palabra clave relacionada con su
pregunta o duda y dar clic en el
botón Inicio.
Posteriormente se desplegaran
una serie de preguntas más
frecuentes donde podrá buscar
aquellas relacionadas a su
inquietud.
Si no encuentra la respuesta que
estaba buscando, puede utilizar la
opción “Enviar correo
electrónico al servicio de
asistencia al cliente de SAP
Ariba”.
1
Correo Electrónico o WebForm
*Tiempo de Respuesta Estimado: 24 a 48 hrs
© 2016 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. 41Internal
Se deberá de ingresar información
requerida como una descripción
breve del problema, tipo de problema,
detalles e inclusive se pueden
agregar capturas de pantalla como
archivos adjuntos.
2
© 2016 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. 42Internal
Se podrán hacer preguntas en
Community, este canal le permitirá
interactuar con especialistas de
Ariba Network y toda la
comunidad de proveedores.
El proveedor puede realizar
preguntas o bien responder a
preguntas de otros proveedores
según su experiencia
Para preguntar en Community dar
clic en el botón “Preguntar en
Community”
Realizar la pregunta y enviarla.
1
Community
*Tiempo de Respuesta Estimado: 24 a 48 hrs
© 2016 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. 43Internal
En esta sección el proveedor
podrá encontrar documentos y
tutoriales sobre Ariba Network
1
Aprendizaje
*Auto-gestionable
Top Related