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Institución Educativa MunicipalESCUELA NORMAL SUPERIOR DE PASTO
Código: GD-REC-009
Versión: 2
Caracterización de Proceso Página 1 de 14
Aprobó: Comité de Calidad Fecha de Elaboración: 30 de Agosto de 2015 Fecha de Actualización: 11 de Diciembre de 2015
IDENTIFICACIÓN
NOMBRE Gestión Administrativa y financiera RESPONSABLE Equipo administrativo
OBJETIVO Administrar los recursos físicos, financieros y humanos
desde una cultura de transparencia y legalidad. ALCANCE
Cubre el área administrativa y financiera en relación con laplaneación, desarrollo, evaluación y mejoramiento continuo de
los recursos administrativos y servicios necesarios para el
desarrollo educativo.
CARACTERIZACIÓN
SOLICITANTE ENTRADAS Nº ACTIVIDADES SALIDAS DESTINATARIO SEGUIMIENTO/MEDICIÓN
Comunidad en
general
Población
educativa
interesada
sPLANEAR
1Programar las matriculas de estudiantes.(cronograma)
Cronograma y
requisitosComunidad educativa
Fecha definida para obtener el
cronograma de matriculas
Directivos
docentes,
docentes y
administrativos
Ingresos
operaciona
les,
trasferenci
as,
gratuidad
2 Estructurar el presupuestoPresupuesto de
ingresos y
gastos
Comunidad educativa
Seguimiento mediante registros
Directivos
docentes,
docentes y
administrativos
Identificaci
ón de
necesidad
es y
proveedor
es
3 Programar la actualización de inventariosCronograma de
actualización de
inventarios
Docentes, Personal
administrativo
Seguimiento mediante registros
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Directivos
docentes,
docentes y
administrativos
Necesidad
es de
mantenimi
ento
4Programar el mantenimiento deinstalaciones y equipos
Plan de
mantenimientoComunidad educativa
Indicador:Aprobación plan demantenimiento global= Plan de
mantenimiento de recursosaudiovisuales aprobado x (0,25)
+ Plan de mantenimiento de
equipos de sistemas aprobado
x(0,25) +
Plan de mantenimiento de
planta física aprobado x(0,25)
+Plan de saneamiento básico
aprobado x (0,25)
Directivos
docentes,
docentes y
administrativos
Actividade
s de apoyo
administra
tivo para la
vigencia
5Establecer las necesidades de recursoshumanos, materiales y servicios
Necesidades de
personal, Plan
de compras
Directivos docentes,
docentes y
administrativos
Indicador:
Eficiencia requerimientos depersonal:No. Trabajadores requeridos a
SEM/No. Trabajadores
necesarios
Indicador:Plan de compras aprobado
Comunidad
educativa
Población
estudiantil
interesada
H
A
C
E
R
6 Legalización de matrícula de estudiantesFicha de
matrícula
Estudiantes, padres de
familia, Coordinaciones
institucionales
Indicador: Cumplimiento Matriculados=Estudiantes matriculados
/Estudiantes inscritos (aplica
para preescolar y PC)
Indicador:Cobertura en Renovaciónmatricula: MatrículasRenovadas/(No. Estudiantes
antiguos – Graduados)
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Directivos
docentes,
docentes y
administrativos
Presupuest
o del
fondo de
servicios
educativos
, recursos
7Ejecutar el presupuesto de ingresos ygastos
Contratos,Ejecución
presupuestal
Comunidad educativa y
partes interesadas
Indicador:Ejecución presupuestal:Recursos
Ejecutados/presupuesto inicial
Indicador:Eficiencia contractual: Fechafirma Acta inicio – Fecha
solicitud aprobada
Gestión
directiva
Necesidades de
asignación
y control
bienes y
servicios
8 Actualizar inventariosInventarios
actualizados
Directivos docentes,
docentes y
administrativos
Indicador:Nivel de inventarioactualizado= Valor inventariodevolutivo asignado/Valor total
inventario devolutivo
Indicador:Eficiencia Tiempo de serviciopromedio=Promedio (Fecha solicitud
aprovisionamiento interno –
Fecha recepción pedido)
Indicador:Depuración inventario=ValorBajas realizadas/Valor
inventario obsoleto
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Comunidad
educativa
Solicitudes
o
necesidades
detectadas
de
mantenimi
ento,
9 Realizar mantenimiento global
Infraestructura
educativa en
buenas
condiciones
Comunidad educativa
Indicador:Ejecución plan demantenimiento global=
Ejecución mantenimiento derecursos audiovisuales x (0,25) +
Ejecución mantenimiento de
equipos de sistemas x(0,25) +
Ejecución de mantenimiento de
planta física x(0,25) + Ejecución
Plan de saneamiento x (0,25)
Comunidad
educativa
Trámites,
producción
documental
10
Mantener el sistema de gestión
documental
Organización y
manejo de la
información de
acuerdo alsistema de
gestión
documental
Comunidad educativa
Seguimiento mediante
inspecciones y revisión por
dirección
Comunidad
educativa
Necesidad
es del
talento
humano
en las
dependenc
ias
11Solicitar el talento humano necesario parala prestación del servicio educativo
Personal
requeridoComunidad educativa
Indicador: Provisión derecursos humanos:No. Trabajadores registrados en
ENSUP/ No. Trabajadores
necesarios
Comunidad
educativa
Necesidades
logísticas y
de servicio
compleme
ntarias al
proceso
formativo
12Prestar servicios complementarios a laComunidad Educativa.
Servicio de
biblioteca,
internet, centro
de duplicación
Comunidad educativa
Indicador: Continuidad del
servicio:Tiempo con servicio efectivo/
Días calendario institucional
Indicador: Calidad de losservicios complementarios:PQRS relacionadas con los
servicios complementarios
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Comunidad
educativa
Ingreso,
salida y
seguridadinterna
13Apoyar en el cumplimiento de lascondiciones de vigilancia y seguridadinterna
Instalaciones
físicas
custodiadasComunidad educativa
Seguimiento mediante
inspecciones
Indicador:
PQRS Relacionadas concondiciones de vigilancia y
seguridad
Entes de
control y
Coordinaciones
institucionales
Matriculad
os
EVALUAR
14Verificación de matriculados por jornada,nivel, grado y grupos
Listas de
matriculados
Directivos Docentes y
docentes,
administrativos
Indicador:Control de matriculados: No.Fichas de matrícula – No.
Estudiantes en SIMAT
Condiciones de
la prestación
del servicio de
provisión
Proveedor
es de
bienes y
servicios
15 Evaluación de proveedoresProveedores
evaluadosComunidad educativa
Indicador: Evaluaciónproveedores:Proveedores evaluados /Total
proveedores
Entes de
control y alta
dirección
Inventario 16Verificación de actualización de inventariosy mantenimiento
Avance del
actualización y
mantenimiento
Entes de control y
partes interesadas
Seguimiento y control porindicadores de ejecución de
programas de mantenimiento y
de inventarios (Ya descritos)
Entes de
control,
comunidad
educativa
Accesos y
requerimie
ntos de
conservaci
ón
document
al
17Controlar y gestionar el archivo, losdocumentos y registros.
Estado de
aplicación de la
gestión
documental
Comunidad educativa
Seguimiento mediante
verificaciones periódicas del
manejo de gestión documental
Indicador: Transferenciasdocumentales:No transferencias documentales
ejecutadas/No. Transferencias
programadas
Entidades de
control
Ingresos y
gastos18
Soportar los movimientos contables,presupuestales y financieros ante lasentidades de control.
Libros contables
diligenciadosEntes de control
Seguimiento mediante
auditorías internas
Dirección
escolar
Ejecución
del
presupuest
o
19Presentar informes contables ypresupuestales
Informes de
revisión del uso
del recurso por
la alta dirección
SEM Pasto
MEN
Seguimiento mediante
auditorías internas
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Directivos
docentes
Oportunid
ades de
desarrollo
ACT
UAR
20Adelantar acciones correctivas, preventivas
y/o de mejora.
Mejoramiento y
sostenimiento
continuo
Comunidad educativa
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Anexo Nº 1: Estandarización y Normalización del Proceso
ESTANDARIZACIÓN Y NORMALIZACIÓN DEL PROCESO
No ACTIVIDAD INSTRUCCIONES PARA LA GESTIÓN DE LA ACTIVIDAD FRECUENCIA RESPONSABLES DOCUMENTOS REGISTROS
1Tramitar lasmatriculas deestudiantes.
a. Se ejecuta según Procedimiento de matriculas
Anual y
semestral
para el PFC
Rectoría
Coordinaciones
Institucionales
Secretaria
general
Procedimiento
de matriculas
Ficha de
matrícula, lista
de estudiantes
matriculados
2 Estructurar elpresupuesto(Ingresos y gastos)
a. Proyectar gastos de funcionamiento (adquisición de bienes,servicios e inversión); Anual
Consejo
Directivo
Rectoría
Pagaduría
Normatividad
conexa, Manualde contratación,
Manual de
procedimiento
Acuerdo
presupuestal del
ConsejoDirectivo
Plan anual de
adquisiciones
(PAC)
3Programar laactualización deinventarios
a. Establecer las necesidades de actualización de inventarios
b. Determinar el agenda miento con las diferentes áreas en
las que se hará la actualización de inventarios
c. Socializar programa de actualización de inventarios
Periódica
Rectoría
Almacenista
Normatividad
conexa
Cronograma de
actualización de
inventarios
4
Programar elmantenimiento deinstalaciones yequipos
a. Establecer las necesidades de mantenimiento correctivo,
preventivo de las instalaciones y equipos
b. Programar y priorizar las diferentes actividades y áreas en
las que se realizará el mantenimiento
c. Socializar el plan de mantenimiento
Periódica
Rectoría
Almacén
Responsable de
sistemas
Responsable de
recursos
audiovisuales
Responsable de
Normatividad
vigente
Plan de
mantenimiento
de recursos
audiovisuales
Plan de
mantenimiento
de equipos de
sistemas
Plan de
mantenimiento
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ESTANDARIZACIÓN Y NORMALIZACIÓN DEL PROCESO
No ACTIVIDAD INSTRUCCIONES PARA LA GESTIÓN DE LA ACTIVIDAD FRECUENCIA RESPONSABLES DOCUMENTOS REGISTROS
mantenimientode planta física
y jardines
de planta física
Plan de
saneamiento
5
Establecer lasnecesidades derecursos humanos,materiales yservicios
a. Determinar las necesidades de las dependencias y
proyectos institucionales;
b. Establecer los insumos necesarios para el inicio de la
vigencia escolar: materiales pedagógicos, ambientes
pedagógicos (adecuación, reparaciones, entre otras).
c. Planificar los insumos requeridos para el funcionamiento y
las actividades pedagógicas
Permanente
Rectoría
Coordinaciones
Pagaduría
Normatividad
aplicable
Solicitudes de
personal a la SEM
Solicitudes de
necesidades de las
diferentes
dependencias o
proyectos
6Legalización dematrícula deestudiantes
Organización de matriculados por jornada, nivel, grado y
grupos:
a. Para estudiantes nuevos: Presentación de requisitos de
matrícula
b. Para estudiantes antiguos: Renovación de matricula
c. Para estudiantes PFC: Estar a paz y salvo Financiero
d. En todo caso: presentarse el padre de familia con el
estudiante,
e. Imprimir ficha de matrícula.
Anual y
Semestral (PFC)
Secretaría
académica
Instructivo de
matricula
Ficha de
matrícula.
7Ejecutar elpresupuesto deingresos y gastos
a. Consolidar información de ingresos
b. Gestionar transferencias de ingresos en las cuentas
bancarias institucionales
c. Expedir comprobantes de ingresod. Presentar el borrador de presupuesto al Rector y Consejo
Directivo ;
e. Elaborar el POAI;
f. Registrar movimientos (presupuesto y contabilidad)
g. Elaborar proyecto de acuerdo presupuestal;
h. Realizar modificaciones presupuestales;
i. Gestionar pagos a proveedores de bienes y servicios;
j. Revisar el cumplimiento de requisitos conforme al Manual
de Contratación
Periódica
Rector
Pagador/a
Manual de
contratación
POAI,
Estudios previos,
Libros auxiliares
de contabilidad
Libros auxiliares
de presupuesto
Conciliación
bancaria
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ESTANDARIZACIÓN Y NORMALIZACIÓN DEL PROCESO
No ACTIVIDAD INSTRUCCIONES PARA LA GESTIÓN DE LA ACTIVIDAD FRECUENCIA RESPONSABLES DOCUMENTOS REGISTROS
k. Emitir certificado de disponibilidad presupuestal y registropresupuestal
l. Seleccionar proveedores
m. Revisar factura, ingreso a almacén y cumplido de
actividades (para prestación de servicios), póliza y acta de
aprobación de póliza (cuando haya lugar)
n. hacer descuentos tributarios, elaborar comprobante de
pago y girar cheque
Comprobantesde ingreso
Comprobantes
de egresos
Soportes de
cuentas
8Actualizarinventarios
a. Ingresar bienes (devolutivos y de consumo);
b. Asignar los bienes devolutivos o entregar elementos de
consumo al funcionario responsable
c. Recibir y realizar ajustes de inventarios al finalizar la
vigencia
d. Establecer hoja de vida de los bienes devolutivos
e. Elaborar actas de baja de bienes (inservibles y obsoletos)
f. Actualizar inventarios (bienes devolutivos y de consumo)
g. Gestionar la reposición de los bienes que no se encuentren
en la institución o fueron dañados por utilizarlos en forma
inapropiada
Permanente Almacenista N/A
Ingresos a
almacén
Entrega de
inventarios
Actas de baja
9Realizarmantenimientoglobal
a. Recepcionar solicitudes de mantenimiento
b. Ingresar solicitudes al programa de mantenimiento y
asignar prioridad
c. Hacer mantenimiento correctivo o preventivo de lasinstalaciones físicas, de equipos audiovisuales, de sistemas
y de saneamiento básico, conforme el cronograma de
mantenimiento
d. Hacer aseo y limpieza de la infraestructura física incluyendo
jardines y zonas verdes de la ENSUP
e. Coordinar con el COVISO y COPASO, la señalización y
mantenimiento según mapa de riesgos
Permanente
Rector,
Responsable de
sistemas
Responsable de
recursos
audiovisuales
Responsable de
mantenimiento
de planta física
y jardines
Plan de
mantenimiento,
Cronograma de
mantenimiento
Control de
ejecución del
mantenimiento
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ESTANDARIZACIÓN Y NORMALIZACIÓN DEL PROCESO
No ACTIVIDAD INSTRUCCIONES PARA LA GESTIÓN DE LA ACTIVIDAD FRECUENCIA RESPONSABLES DOCUMENTOS REGISTROS
10Mantener elsistema de gestióndocumental
a. Capacitación del personalb. Designar encargado de manejo de archivo central
c. Cumplir con los lineamientos institucionales para la gestión
documental
PermanenteTodas las
dependencias
Normatividad
conexa, TRDActas de reunión
11
Proveer y mantenerel talento humano
necesario para laprestación delservicio educativo
a. Elaborar requerimiento de personal a la Secretaría de
Educación Municipal
b. Asignar las responsabilidades académicas, operativas y
administrativas a todo el personal de la institución;
c. Motivar y sensibilizar al personal de la institución para
mejorar el compromiso y la participación activa en lasactividades de la institución;
d. Divulgar el procedimiento y requisitos para permisos al
personal.
Evaluación de desempeño laboral de personal Directivo,
Docente y Administrativo.
Permanente
Rector,
Encargado de
bienestar
institucional
Normas educativas
Manual de
funciones
Procedimiento de
inducción
Código de ética
Plan de
capacitación e
inducción
Resolución de
asignación de
funciones
Guía de inducción
Agenda de
inducción
Evaluación de
desempeño.
12
Prestar servicioscomplementarios ala ComunidadEducativa.
Servicio de biblioteca:a. El servicio de biblioteca se ejecuta según instructivo
establecido.
Servicio de Fotocopias:
a. Recibir y revisar las órdenes autorizadas que llegan delpersonal docente y administrativo
b. Recibir el valor correspondiente al número de fotocopias
que solicita la población estudiantil y comunidad en
general.
c. Recibir el material a fotocopiar y las indicaciones para
hacerlo por parte de los docentes y estudiantes.
d. Entregar el material ya duplicado tanto a docentes,
administrativos, estudiantes, padres de familia, etc.
e. Hacer el arqueo de caja y entregar los dineros
Permanente
Bibliotecaria
Auxiliar
administrativo
Instructivo de
biblioteca
Recibos
Ordenes
autorizadas
Informes
Solicitud de
recursos
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Aprobó: Comité de Calidad Fecha de Elaboración: 30 de Agosto de 2015 Fecha de Actualización: 11 de Diciembre de 2015
ESTANDARIZACIÓN Y NORMALIZACIÓN DEL PROCESO
No ACTIVIDAD INSTRUCCIONES PARA LA GESTIÓN DE LA ACTIVIDAD FRECUENCIA RESPONSABLES DOCUMENTOS REGISTROS
correspondientes a la Pagaduría.f. Hacer el respectivo archivo de las órdenes recepcionadas
de fotocopias autorizadas
g. Realizar y presentar informes cuando sean solicitados.
h. Revisar el funcionamiento de los equipos e informar a
Almacén y a Rectoría
e. Revisar la suficiencia de los insumos para el préstamo del
servicio y solicitarlos al almacén cuando sea necesario
13
Apoyar en elcumplimiento de
las condiciones devigilancia yseguridad interna
a. Establecer los turnos y zonas de vigilancia de los celadores
de la institución;
b. Verificar periódicamente el cumplimiento de las rondas y
novedades de los turnos;
c. Establecer lineamientos para el ingreso y salida de personas
de la Institución;
d. Registrar las novedades que se presenten para informar al
siguiente turno
Permanente
Rectoría
Coordinaciones
Personal de
Vigilancia
Normatividad
conexa
Registro de
novedades
Resolución dereglamentación
Asignación de
turnos
14
Verificación dematriculados por
jornada, nivel,grado y grupos(
a. Revisar matriculados contra listas y SIMAT
Anual y
Semestral
(PFC)
Secretaría
académicaNA Lista de chequeo
15 Evaluarproveedores
h. Establecer los criterios de evaluación de proveedores;
i. Seleccionar proveedores (invitación conforme al Manual
de Contratación y Ley 80 de 1993);
j. Realizar cuadro comparativo para la adquisición de bienes yservicios, teniendo en cuenta costo-beneficio;
k. Hacer seguimiento a la evaluación a proveedores (calidad
del bien y/o servicios, precio, oportunidad, garantías)
Permanente
Almacenista
PagadoraManual decontratación
Proceso de
contratación
Registros
comparativos
16
Verificación deactualización deinventarios ymantenimiento
a. Hacer seguimiento a los bienes (controlar su uso y custodia)
b. Cumplir los protocolos de mantenimiento
c. Verificar el cumplimiento de los cronogramas establecidos
Permanente
Rector,
Responsable de
sistemas
Responsable de
Cronogramas de
mantenimiento,
Normatividad
aplicable
Reporte de
novedades
Cronograma de
mantenimiento
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Aprobó: Comité de Calidad Fecha de Elaboración: 30 de Agosto de 2015 Fecha de Actualización: 11 de Diciembre de 2015
ESTANDARIZACIÓN Y NORMALIZACIÓN DEL PROCESO
No ACTIVIDAD INSTRUCCIONES PARA LA GESTIÓN DE LA ACTIVIDAD FRECUENCIA RESPONSABLES DOCUMENTOS REGISTROS
recursosaudiovisuales
Responsable de
mantenimiento
de planta física
y jardines
17
Controlar ygestionar el
archivo, losdocumentos yregistros.
a. Conformar EL comité de archivo de la Institución
b. Organizar el archivo de gestión.
c. Hacer mantenimiento al archivo
d. Controlar los documentos;e. Controlar los registros;
f. Evaluar la disposición del archivo institucional, cuando haya
lugar hacer los ajustes pertinentes.
Permanente
Encargado de
gestión
documental,Comité de
archivo,
Procedimiento
para el Control de
Documentos
Procedimientopara el Control de
Registros
Procedimiento
para Archivo
Listado de
Documentos y
Registros
Tablas de
retencióndocumental
Solicitudes para la
Modificación de
Documentos y
Registros
18
Soportar losmovimientoscontables ante las
entidades decontrol.
a. Consolidar la información de los movimientos contables de
la Institución;
b. Relacionar el plan único de cuentas;
c. Generar los libros contables reglamentarios;
d. Presentar los reportes tributarios pertinentes;
e. Gestionar oportunamente el pago de las obligacionestributarias;
- Analizar el estado financiero y tomar las decisiones
pertinentes.
Permanente
Rectoría
Pagadora
N/A
Libros contables
(auxiliares de caja
y bancos, estado
de pérdidas y
ganancias,
declaraciones)
Informe de
ejecución
presupuestal
19Presentar informescontables ypresupuestales
a. Revisar el cumplimiento del Plan de Adquisiciones;
b. Revisar la ejecución presupuestal y contable;
c. Depurar y consolidar información presupuestal y contable;
d. Analizar estados financieros
e. Presentar informes presupuestales y contables ante el
Consejo Directivo, Secretaría de Educación Municipal y
Permanente
Rector
Pagadora
N/A
Plan de
adquisiciones
Informes de
ejecución
presupuestal
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Aprobó: Comité de Calidad Fecha de Elaboración: 30 de Agosto de 2015 Fecha de Actualización: 11 de Diciembre de 2015
ESTANDARIZACIÓN Y NORMALIZACIÓN DEL PROCESO
No ACTIVIDAD INSTRUCCIONES PARA LA GESTIÓN DE LA ACTIVIDAD FRECUENCIA RESPONSABLES DOCUMENTOS REGISTROS
entes de control;f. Presentar información exógena y tributaria a la DIAN;
g. Elaborar cierre presupuestal y acuerdo de cuentas por
pagar.
h. Emprender acciones de mejora continua.
(ingresos ygastos)
Informes
contables
(balance,
estados de
ganancias y
pérdidas)
Libros Auxiliares
Certificación de
información
exógena
Acuerdo
presupuestal
20
Adelantar accionescorrectivas,preventivas y/o demejora.
a. Determinar las oportunidades de corrección, prevención y
mejoramiento, con base en los criterios del Procedimiento
Institucional;
b. Determinar el responsable de levantar y adelantar la
acción;
c. Determinar las causas asociadas a la corrección, prevencióny mejoramiento;
d. Establecer las acciones de mejoramiento para corregir,
prevenir o sostener las fortalezas;
e. Relacionar las acciones correctivas en el listado de
acciones;
f. Acompañar y analizar el cumplimiento de las acciones;
a. Cerrar o reformular las acciones hasta que sean
satisfactorias.
Permanente
Rector
Coordinadores
Procedimiento deacciones
correctivas,
preventivas y/o de
mejora
Acciones
correctivas,
preventivas y de
mejoraListado de
acciones
correctivas,
preventivas y de
mejora
Actas
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