DEPARTAMENTO DEL META MUNICIPIO DE CASTILLA LA NUEVA
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“CAPACIDAD Y VISIÓN PARA SERVIR A MI GENTE”
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ÍA CONECTIVIDAD Y
COMUNICACIONES
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1. DATOS GENERALES:
NOMBRE DEL FUNCIONARIO HEIDY YOHANNA MARTINEZ GONZALEZ
CARGO SECRETARIA CONECTIVIDAD Y
COMUNICACIONES
FECHA DE INFORME 01 DE ENERO A 31 DE DICIEMBRE DE 2016
2. INFORME RESUMIDO O EJECUTIVO DE LA GESTIÓN:
GENERAL:
El Plan Vive Digital, es el plan de tecnología que busca
que el Municipio dé un gran salto tecnológico mediante
la masificación de Internet y el desarrollo del ecosistema
digital nacional.
El plan se concibió como un ecosistema digital con cuatro
componentes: Infraestructura (expansión de elementos físicos
que proveen la conectividad digital); Servicios (servicios prestados
por los operadores que hacen uso de la infraestructura y que permiten desarrollar la
conectividad digital); Aplicaciones (las aplicaciones hacen uso de los servicios y llegan al
usuario final) y Usuarios (los usuarios que utilizan las aplicaciones e indirectamente los
otros componentes del ecosistema), con el fin de estimular tanto la oferta como la
demanda gracias a un circulo virtuoso que se retroalimenta positivamente.
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El reto de este gobierno es convertir y transformar un estado más eficiente, transparente y
participativo, que preste más y mejores servicios, mediante el aprovechamiento de la
tecnología, impulsando la competitividad y mejora de la calidad de vida de cada
castellano.
Para crear este plan se trabajó con la comunidad castellana, en las mesas de
construcción del Plan de Desarrollo Municipal para el periodo Gobierno 2016 – 2019
“Capacidad y Visión Para Servir a mi Gente”, quedando plasmado bajo la siguiente
estructura:
Artículo 35º: SECTOR TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN –
TIC
PROGRAMA: TIC COMO PLATAFORMA PARA LA EQUIDAD, LA EDUCACIÓN Y LA COMPETITIVIDAD
o MACROPROYECTO PRIORITARIO: Castilla La Nueva Vive Digital Para Mi Gente
Enmarcado bajo los siguientes componentes con las respectivas metas:
Infraestructura
Implementar 3 KVD en el área rural, aprovechando infraestructura de comunicaciones existentes y espacios físicos de fácil adaptabilidad Y Operación del PVD
Aumentar en un 20% el número de AP existen en total de todas las IE educativas oficiales
Actualización de la Infraestructura de Red y el centro de cómputo principal de acceso a internet de las Redes CLNWANEDU Y CLNWANWIFI de acuerdo a los nuevos requerimiento de conexión
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Aumentar a 300 megas el canal de acceso a internet que soporta las redes CLNWANEDU y CLNWANWIFI
Servicios
Avanzar en la masificación del servicio de internet, para que todos los castellanos
tengan las mismas oportunidades de acceso, uso y apropiación.
1000 tabletas entregadas a las IE Oficiales del Mpio, para alcanzar el indicador de
2/1
Aplicaciones
Generar e implementar 10 trámites en línea
Implementar una plataforma de formación virtual, enfocados a temas de Gobierno
en Línea.
Usuarios
Capacitar a 200 personas enfocados en TIC, pertenecientes a grupos víctimas o
desplazados.
1500 Personas capacitadas en distintos planes de formación de TIC. (Básico,
Intermedio, Avanzado, Especifico)
100 Docentes certificados en uso de herramientas TIC
100 Funcionarios Públicos certificados en uso de herramientas TIC
Entrega de computadores / terminales a bibliotecas y casas de la cultura
Creación, formación y operación del club de robótica educativa para generar
espacios alternativos de aprendizaje
Socializar a 700 alumnos del municipio sobre el uso responsable de TIC
Vincular a estudiantes a prestar su servicio social obligatorio a través de programa
REDVolución, mediante el cual enseñan a la comunidad sobre las nuevas
tecnologías.
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Durante el desarrollo de actividades llevadas a cabo en esta Secretaría, se ha logrado:
COMPONENTE INFRAESTRUCTURA
Implementar 3 Kioscos Vive Digital - KVD en el área rural, aprovechando
infraestructura de comunicaciones existentes y espacios físicos de fácil
adaptabilidad
A mediados del mes de febrero se logró poner a disposición el Kiosko Vive Digital,
ubicado en las instalaciones de la Biblioteca de San Lorenzo, donde se
acondicionaron las conexiones eléctricas y de conectividad. Durante esta vigencia
estuvo operando por 2 administradores, en el horario continuo desde las 7:30 am
hasta las 8:00 pm.
ANTES DESPUÉS
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Adquisición de un canal de dedicado de 300 megas uno a uno
Actualmente el crecimiento exponencial de la población en el municipio, además
del aumento de equipos móviles como smartphones y tabletas, que facilitan el
acceso a internet, mediante redes WIFI, ha ocasionado la imperiosa y urgente
necesidad de aumentar el canal de acceso a internet que al 31 de diciembre de
2015, estaba en 90 megas distribuidas así:
Canal de conectividad Ubicación VALOR MENSUAL
80 Instituciones Educativas $ 15.000.000
10 Gobierno Municipal
El Gobierno Municipal en aras de mejorar la cobertura de conectividad realizó
gestiones ante empresas que ofrecen servicios de conectividad de la región, como
Azteca, comunicaciones y la Empresa de Telecomunicaciones – ETB, buscando
pasar de 90 megas a un ancho de banda de 300 megas.
Las propuestas enviadas por los operadores fueron de un valor mensual de $49.231.444
el Alcalde, decidió trasladar estas gestiones directamente a los directivos nacionales y
después de varias gestiones, se logró negociar las 300 megas por un valor mensual de
$25.957.550, incluyendo 50 megas adicionales para 5 zonas wifi públicas y un Backup en
Línea de 250 gigas.
Es así que se suscribió el contrato interadministrativo:
N° Contrato Objeto Valor Duración Población Fecha de
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beneficiada Terminación
contrato
interadministrativo
N° DC-052 de
2016
SOLUCION INTEGRAL PARA EL
SERVICIO DE ACCESO A
INTERNET CON UNA CONEXIÓN
DEDICADA CON
CARATERISTICAS DE ALTA
CALIDAD Y CON UNA VELOCIDAD
DE DOSCIENTAS (200) MEGAS
PARA INTERCONECTAR LAS
INSTITUCIONES EDUCATIVAS
URBANAS Y RURALES Y EN
GENERAL A LA COMUNIDAD DEL
MUNICIPIO Y CIEN (100) MEGAS
PARA INTERCONECTAR A LA
ALCALDIA MUNICIPAL DE
CASTILLA LA NUEVA
$294.533.050 9 MESES 12.883
(Información
reportada en la
BD sisbén 2016)
31 de Enero de
2017
COMPONENTE SERVICIOS
1000 tabletas entregadas a las IE Oficiales del Mpio, para alcanzar el
indicador de 2/1
Uno de los objetivos del Sr Alcalde es generar y contribuir un ambiente de
aprendizaje, mediante la dotación de herramientas tecnológicas, la formación y
acompañamiento a las comunidades educativas.
Es por ello, que el día 05 de mayo se logró la gestión ante el Ministerio TIC a
través del programa Computadores Para Educar, para la obtención de 870
TABLETAS, donde el Gobierno Municipal aporta 285 y el restante equivalente a
585 tabletas aporta el MINTIC, junto con los proyectos pedagógicos y contenidos
digitales, dirigido tanto a docentes como a estudiantes.
De esta manera logramos llegar a la meta 2 a 1 (dos niños por pc), teniendo en
cuenta que estábamos de 4 a 1.
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Nota: A la fecha por parte de CPE se han entregado a la Institución Educativa
Henry Daniel’s 635 Tabletas, hacen falta por recibir en la próxima vigencia 235
tabletas, igualmente al recibimiento total se debe realizar el proceso contractual de
póliza de aseguramiento.
COMPONENTE APLICACIONES
Generar e implementar 10 trámites en línea
- Certificado de Residencia.
A mediados del mes de febrero del año en curso, se logró implementar en
línea el certificado de residencia castillalanueva.gov.co/residencia/ , donde se
han obtenido resultados significativos. A corte 30 de Diciembre se han
tramitado 4.208 Certificados en línea.
RESUMEN DE GASTOS Y COSTOS POR USUARIO EN LA SOLICITUD
POR CADA CERTIFICADO DE RESIDENCIA
GASTOS
PROCESO
ANTIGUO
Descripción por cada Solicitud
GASTOS X
USUARIO
POR USUARIO Fotocopias, Documentación Requerida y
transporte.
$ 19.300
Se puede observar que en el proceso anterior la comunidad castellana gastaba
$19.300 para tramitar dicha certificación.
GASTOS
PROCESO
GASTOS X
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NUEVO Descripción por cada Solicitud USUARIO
POR USUARIO Fotocopias, Documentación Requerida y
transporte ( en caso de vivir en vereda y no
disponer de Internet)
$ 8.400
Con la nueva implementación se puede observar el mejoramiento en la eficiencia y
efectividad de la tramitología, abaratando los procesos a través de mecanismos digitales.
Cabe señalar que el trámite para la generación del Certificado de Residencia con el
antiguo Proceso Presencial tenía una duración de entre 8 y 15 días hábiles, actualmente
con la implementación del nuevo Proceso en Línea se realiza dentro de 3 días hábiles,
eliminándose la presencia de congestiones en las instalaciones de la Alcaldía Municipal
de personal esperando ser atendido para llevar a cabo la solicitud del mencionado
certificado, de igual forma en caso de pérdida o de necesitar descargarlo en repetidas
ocasiones dentro de la vigencia en que tiene validez se puede hacer sin ningún cargo
adicional y a través de la página web del Municipio.
- Libros de Cristal
Se Busca a través de la solución tecnológica libros.castillalanueva.gov.co
llevar los libros de afiliados del estado convencional a una presentación
electrónica al que se tenga acceso desde cualquier computador por medio de
Internet, con un entorno grafico amigable y una base de datos robusta y
segura.
Esta iniciativa surge del interés y compromiso que tiene el Gobierno Municipal
de Castilla La Nueva, de trabajar mancomunadamente con las JAC y los
comunales en la solución de los problemas o necesidades de cada barrio o
vereda, y principalmente obteniendo unas JAC que son transparentes y con un
control constante por parte de sus afiliados respecto de quienes pertenecen a
las mismas, lo que sirve como el primer filtro para obtener el certificado de
residencia, que es necesario para aspirar a empleo en el sector petrolero.
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Está claro por el Gobierno Municipal que el Libro de Afiliados es el núcleo de
los mayores conflictos en lo referente al proceso de obtener el certificado de
residencia que habilita a los ciudadanos a ingresar a un empleo en el sector
petrolero.
Entre otras, se presenta por ejemplo situaciones de:
Afiliaciones limitadas a un solo día u horas a la semana o en más de una JAC simultáneamente
Inscripción de afiliados por personas no autorizadas y falta de actualización, depuración e irregularidades del libro de afiliados.
Falta de publicidad o incumplimiento de los horarios de afiliaciones establecidos y restricciones o dificultades para afiliarse.
Se desconoce el censo de afiliados de la mayoría de los barrios y veredas.
En la mayoría de los barrios o veredas se desconoce el nombre de de los secretarios que custodian el libro, cuando no lo tienen los propios presidentes de JAC.
Finalmente se espera:
Prestar mejores servicios al ciudadano.
Propiciar la participación ciudadana haciendo uso de los medios electrónicos.
Propiciar participación de jóvenes mayores de 14 años en las juntas de acción comunal.
Solucionar los problemas de transparencia en la inscripción de afiliados al libro.
Permitir que los afiliados puedan verificar el número de inscritos.
Facilitar el control de la depuración y actualización del libro
Disminuir los riesgos de doble afiliación por parte de personas.
Garantizar el derecho de hacer parte de una junta de acción comunal mediante preinscripción en línea.
Garantizar los procesos participativos de la comunidad, transparentando las decisiones tomadas por cada JAC.
En conclusión, el desarrollo de este sistema de información y el módulo de Libros De Cristal es una solución tecnológica que busca modernizar las relaciones de los afiliados a las organizaciones comunales e impactar de forma significativa en los procesos preelectorales y electorales de las mismas.
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¿Quiénes y cuántos serán los beneficiarios directos e indirectos de esta iniciativa? Beneficiados directos:
1. La Alcaldía de Castilla La Nueva y la Secretaría de Gobierno, dado que con la herramienta se obtiene información estadística que anteriormente se desconocía.
2. Ahora se cuenta con una base de datos de todos los dignatarios y los afiliados de las JAC.
3. Facilita la labor del Gobierno Municipal en el proceso de expedir el Certificado de Residencia.
4. Facilita la labor de la secretaria de gobierno en la garantía del derecho ciudadano a la libre asociación y a elegir y ser elegido.
5. Los afiliados a las Juntas de Acción Comunal.
Beneficiados Indirectos:
Habitantes del Municipio de Castilla La Nueva que pueden pertenecer a las asociaciones comunales del municipio o que pueden informarse de las actividades que éstas vienen realizando.
Actualmente estamos en la etapa de implementación y ajustes a la plataforma, sin
embargo ya se capacitaron en su totalidad los presidentes de cada junta de acción
comunal, en el manejo de la plataforma dispuesta por el Gobierno Municipal, en las
instalaciones del PVD.
COMPONENTE USUARIOS
Capacitar a 200 personas enfocados en TIC, pertenecientes a grupos
víctimas o desplazados.
El Gobierno Municipal a través de la estrategia Castilla Vive Digital viene
desarrollando procesos de formación en TIC a grupos prioritarios de población en
razón a sus condiciones de impacto estratégico y/o su grado de vulnerabilidad
social.
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PVD: Se puede evidenciar el uso y las certificaciones adelantadas en el Punto
Vive Digital a la población víctima
KVD: En las instalaciones de la Biblioteca Pública en San Lorenzo igualmente se puede
observar el uso y aprovechamiento de las TIC por parte de la comunidad que pertenece a
este tipo de población.
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1500 Personas capacitadas en distintos planes de formación de TIC. (Básico,
Intermedio, Avanzado, Especifico)
Desde el Gobierno Municipal mediante la Secretaría TIC se busca contribuir a la
competitividad, productividad y digitalización del Municipio, disminuyendo la
brecha digital e incrementando las oportunidades laborales y de inclusión social de
la ciudadanía a través de las TIC, igualmente facilitar el uso y apropiación de las
TIC en la comunidad en general.
Es por ello, que a través de la estrategia “Castilla Vive Digital” se vienen
ofreciendo a la comunidad castellana una oferta de cursos GRATUITOS para el
desarrollo de habilidades digitales en diversos campos y fortalecer así el
ecosistema digital, objetivo del 'Plan Vive Digital para la Gente' que es el mapa de
ruta para fomentar el uso estratégico de la tecnología y generar oportunidades a
todos los castellanos.
En este sentido, durante esta vigencia se logró llevar a cabo las siguientes
capacitaciones en el PVD y KVD:
o Alfabetización Digital
o Redes sociales e interacción ciudadana
o Estrategia Cero Papel
Socializar a 700 alumnos del municipio sobre el uso responsable de TIC
Se logró gestionar ante el Ministerio
de Tecnologías de la Información y
las Comunicaciones – MINTIC a
través del Programa EnTICConfío,
la realización de una charla en el
uso seguro de las TIC, dirigido a los
estudiantes de grados 6° a 11° en
nuestro Municipio, con el fin de
empoderar a los muchachos y
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exponer el poder digital, enfrentando los riesgos asociados al uso de las TIC,
como el grooming, el sexting, el phishing, el ciberacoso, la ciberdependencia y la
pornografía Infantil.
Es así que en el mes de Agosto del año en curso se logró sensibilizar
aproximadamente a 450 estudiantes de la Institución Educativa Henry Daniels.
3. SITUACIÓN DE LOS RECURSOS:
Detalle pormenorizado sobre la situación de los recursos, por cada una de las vigencias
fiscales cubiertas por el período entre la fecha de inicio de la gestión y la fecha de retiro,
separación del cargo o ratificación, así:
A. Recursos Financieros: El cargo no maneja recursos
B. Bienes Muebles e Inmuebles: Se realiza la entrega de la relación física de los bienes
a cargo de la Secretaría TIC.
Igualmente se hace entrega de las siguientes herramientas de trabajo utilizadas a diario:
- Computador Portátil, procesador i7, identificado con placa: 30273 - Celular institucional con el Número 312 3050322 - DISCO DURO con la información entregada por el anterior secretario del
respaldo de BACKUP de la Secretaría.
4. PLANTA DE PERSONAL: La Secretaría TIC cuenta actualmente con el siguiente
personal:
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SECRETARIA DE GOBIERNO Y DESARROLLO COMUNITARIO
DESPACHO SECRETARIA DE GOBIERNO
Secretaria de despacho Heidy Yohanna Martínez
González
Libre nombramiento y
remoción
Profesional universitario Sandra Milena Peña
Trujillo
Nombramiento en
provisionalidad
Técnico administrativo Daniel Mauricio Cifuentes
Herrera
Nombramiento en
provisionalidad
5. PROGRAMAS, ESTUDIOS Y PROYECTOS:
Se radicó ante la Secretaría de Planeación el proyecto denominado “TIC COMO
PLATAFORMA PARA LA EQUIDAD, LA EDUCACIÓN Y LA COMPETITIVIDAD”, por un
valor de $6.745.804.992.
6. CONTRATACIÓN:
Para la ejecución contractual durante la vigencia 2016, se llevaron a cabalidad los siguientes
procesos:
MODALIDAD DE
N° DE
N° DE
VALOR
TOTAL
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CONTRATACIÓN OBJETOS CONTRACTUALES CONTRATOS
EN PROCESO
CONTRATOS
EJECUTADOS
(Millones de
Pesos)
Vigencia Fiscal Año 2016 Comprendida entre el día 02 del mes de Enero y el día 30 del mes de Diciembre
PRESTACIÓN DE SERVICIOS
PROFESIONALES PARA DESARROLLAR EL
PLAN ESTRATÉGICO DE COMUNICACIÓN A
NIVEL INTERNO Y EXTERNO QUE PROMUEVA
EL CONOCIMIENTO ORGANIZACIONAL A
TODOS LOS NIVELES Y LA IDENTIFICACIÓN Y
PROYECCIÓN DE LAS METAS Y OBJETIVOS
INSTITUCIONALES HACIA LOS GRUPOS DE
INTERÉS EN EL MUNICIPIO DE CASTILLA LA
NUEVA -META EN DESARROLLO DE LA
ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA
X $20.000.000
PRESTACIÓN DE SERVICIOS
PROFESIONALES PARA EL DESARROLLO DE
ACTIVIDADES EN CUMPLIMIENTO DE LA
ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA, DE
ACUERDO AL DECRETO NACIONAL 2573 DE
2014, EN EL MUNICIPIO DE CASTILLA LA
NUEVA –META
X $580.000.000
SOLUCION INTEGRAL PARA EL SERVICIO DE
ACCESO A INTERNET CON UNA CONEXIÓN
DEDICADA CON CARATERISTICAS DE ALTA
CALIDAD Y CON UNA VELOCIDAD DE
DOSCIENTAS (200) MEGAS PARA
INTERCONECTAR LAS INSTITUCIONES
EDUCATIVAS URBANAS Y RURALES Y EN
GENERAL A LA COMUNIDAD DEL MUNICIPIO
Y CIEN (100) MEGAS PARA INTERCONECTAR
A LA ALCALDIA MUNICIPAL DE CASTILLA LA
NUEVA
X $294.533.050
SOPORTE Y ACTUALIZACIÓN PARA LOS
MÓDULOS DE LA SOLUCIÓN SYSMAN
®SOFTWARE CONTABILIDAD, TESORERÍA,
PRESUPUESTO, ALMACÉN E INVENTARIO,
X $65.310.000
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Contratación
Directa
NOMINA, CONTROL DE CONTRATOS,
IMPUESTO PREDIAL, IMPUESTO DE
INDUSTRIA Y COMERCIO, BANCO DE
PROYECTOS, HERRAMIENTAS VISUAL BASIC
FOR APLICATIONS, PLATAFORMA WINDOWS,
BASE DE DATOS ORACLE 11G, PARA USO
DEL SOFTWARE ADMINISTRATIVO DE LA
ALCALDÍA MUNICIPAL DE CASTILLA LA
NUEVA Y ADQUISICIÓN DEL MÓDULO DE
FACTURACIÓN GENERAL
Contratación
Directa
SOPORTE Y ACTUALIZACIÓN DEL SOFTWARE
DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA LA
ALCALDÍA MUNICIPAL DE CASTILLA LA
NUEVA – META
X $55.000.000
CONVENIO INTERADMINISTRATIVO DE
COOPERACIÓN 130-16 DE 2016, CELEBRADO
ENTRE EL MUNICIPIO DE CASTILLA LA
NUEVA - META Y COMPUTADORES PARA
EDUCAR
X $174.705.000
Mínima Cuantía
DIAGNOSTICO, REVISIÓN Y AJUSTE DEL
CCTV, DEL MUNICIPIO DE CASTILLA LA
NUEVA E INSTALACIÓN DE DOS CÁMARAS,
DE ACUERDO A NECESIDADES ACTUALES,
CON EL FIN DE OPTIMIZAR EL SISTEMA DE
SEGURIDAD ELECTRÓNICA
X $29.962.800
DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE UNA
PLATAFORMA VIRTUAL QUE PERMITA
REALIZAR PROCESOS DE INNOVACION PARA
PROMOVER LA CONSTRUCCIÓN DE UN
GOBIERNO ABIERTO EN LA ALCALDIA DE
CASTILLA LA NUEVA, META
X $31.000.000
Concurso de
Méritos
DISEÑO, VENTA Y PUESTA EN MARCHA DEL
SOFTWARE WEB PARA LA ADMINISTRACIÓN,
CONTROL Y MASIFICACION DE LA
PARTICIPACION CIUDADANA DEL GOBIERNO
X $147.248.480
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NIT. 800.098.190-4
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MUNICIPAL DE CASTILLA LA NUEVA - META
Subasta ADQUISICIÓN DE EQUIPOS DE COMPUTO Y
PERIFERICOS PARA EL FORTALECIMIENTO
DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DEL
GOBIERNO MUNICIPAL
X $79.519.989
Presupuestalmente quedaron los procesos así:
CONTRATISTA
VALOR
INICIAL
CONTRATO
VALOR
EJECUTADO
VALOR
CUENTA
FINAL
SALDO A
FAVOR DEL
MUNICIPIO
ESTADO
FUNDACION
PARA EL
DESARROLLO DE
UNA SOCIEDAD
DEL
CONOCIMIENTO -
TSAMANI
$ 580,000,000 $ 507,550,000 $ 72,450,000 - RESERVA
ETB $ 294,533,050 $ 187,042,652 $ 162,585,982 $ 80,482,760
CUENTA POR
PAGAR Y
RESERVA
SYSMAN S.A.S. $ 65,310,000 $ 45,717,000 $ 19,593,000 $ 0 CUENTA POR
PAGAR
ADVANCED WEB
APPLICATIONS
LTDA
$ 31,000,000 $ 0 $ 31,000,000 $ 0 CUENTA POR
PAGAR
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GRUPO
EMPRESARIAL
CATO S.A.S
$ 147,248,480 $ 103,073,936 $ 44,174,544 $ 0 CUENTA POR
PAGAR
COMPUTADORES
PARA EDUCAR $ 174,705,000 $ 174,705,000 $ 0 $ 0
PENDIENTE
LIQUIDACIÓN
SERRANO
PRADA LTDA
INGENIEROS
CONSULTORES
$ 79,519,989 $ 0 $ 79,519,989 $ 0 CUENTA POR
PAGAR
7. REGLAMENTOS Y MANUALES:
La Secretaría maneja 11 procedimientos, así:
PROCEDIMIENTO DE BACKUPS PROCEDIMIENTO DE SOPORTE A USUARIOS PROCEDIMIENTO EL TRATAMIENTO DE LOS ACTIVOS DE INFORMACION PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR LA POLITICA DE SEGURIDAD DE LA
INFORMACION PROCEDIMIENTO PARA CLASIFICACION DE LA INFORMACION PROCEDIMIENTO PARA DAR DE BAJA EQUIPOS Y MEDIOS DE
ALMACENAMIENTO PROCEDIMIENTO PARA EL INGRESO DE VISITANTES PROCEDIMIENTO PARA ETIQUETADO DE INFORMACION PROCEDIMIENTO PARA GESTION DE CUENTAS DE USUARIO PROCEDIMIENTO PARA GESTION DE MEDIOS REMOVIBLES PROCEDIMIENTO PARA IMPLEMENTACION DE SISTEMAS Y SERVIDORES
COMITÉS:
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La Secretaría TIC, hace parte de los siguientes comités:
- Comité de Discapacidad/ Secretaría Protección Social - Comité ICBF/ Secretaría Protección Social - Comité de Seguridad vial/ Secretaría de Planeación - Comité de Justicia y Transicional/ Secretaría de Gobierno y Desarrollo
Comunitario
8. CONCEPTO GENERAL:
Teniendo en cuenta los procesos que desde la Secretaría TIC se adelantaron en la
vigencia 2016, cabe mencionar que se fortaleció la:
8.1 ESTRATEGIA CASTILLA VIVE DIGITAL
De acuerdo con los resultados del índice de Gobierno en línea de 2014 de las Alcaldías y Gobernaciones que reportaron a la Dirección de Gobierno en línea información de su avance en la implementación de la Estrategia, los cuales fueron entregados en el segundo semestre del 2015, la Alcaldía de Castilla la Nueva presentó varias falencias en los componentes de la estrategia, en temas como lo es en Participación ciudadana, la rendición de cuentas haciendo uso de los medios digitales, realizar procesos de construcción de normatividad con la comunidad, apertura y puesta a disposición de datos abiertos para que la comunidad haga uso de ellos, otro tema que presenta un bajo nivel y que es de gran importancia es la implementación de tramites en línea e interoperabilidad los cuales ayudan a agilizar los procesos y reducir los gastos en tiempo y dinero a los usuarios de la entidad. Es por ello, que se contrató una serie de profesionales y técnicos a través de la Fundación TSAMANI, con el fin de mejorar la relación entre el Gobierno Municipal y los ciudadanos, a través de la atención y construcción de espacios de participación, agilidad y fluidez en el acceso a
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la información, reducción de tiempos en procesos por medio de trámites y servicios en línea. (Ver Anexo 2, entrega de inventario usuarios y claves).
8.2 COLPATRIA – SYSMAN – GOBIERNO MUNICIPAL
Para el Gobierno Municipal es muy importante promover la construcción de
un Estado más eficiente, transparente y participativo, que preste mejores
servicios con el fin de mejorar la calidad de vida de los Castellanos, tal cual
como lo cita el MINTIC a través del programa Gobierno en Línea.
Es por ello, que a inicios de enero de 2016 se inició el proceso de gestión
de recursos ante el BANCO COLPATRIA, con el fin de implementar el
pago de impuestos en línea por el botón PSE a través de la empresa
ESTEFANINI SYSMAN S.A.S, quienes se encargan de realizar el
desarrollo del aplicativo web por un valor de $74.730.000.
El banco aceptó vincularse al proyecto, asumiendo los costos de los
trámites en línea, respecto del aplicativo Web y demás costos necesarios,
teniendo en cuenta las siguientes necesidades para el proyecto:
Un botón o servicio PSE.
Un desarrollo de Software plataforma web.
Creación de canal seguro de comunicaciones (VPN)
Implementación de certificado digital
Desarrollo de web services requeridos para la funcionalidad
Los trámites en línea incluyen el costo del aliado (pagos inteligentes) para el servicio de pago a través del botón PSE.
Cabe mencionar, que para este desarrollo se requiere la renovación de los
siguientes trámites:
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1. Facturación de impuesto predial 2. Declaración de industria y comercio 3. Certificado de estratificación 4. Concepto uso del suelo 5. Paz y salvo de impuesto predial 6. Certificado de ingresos y retenciones 7. Certificado de retenciones por I.V.A. 8. Certificado de retención en la fuente 9. Desprendible de nomina 10. Certificado de contratos
Igualmente se requieren los siguientes desarrollos:
1. Impuesto predial: Impresión con código de barras y pago en línea
2. Industria y comercio: Impresión con código de barras y pago en línea
3. Paz y salvo impuesto predial: Desarrollo de la consulta, impresión y pago en línea.
4. Certificado de estratificación: Desarrollo de la consulta, impresión y pago en línea.
5. Certificado uso de suelo: Desarrollo de la consulta, impresión y pago en línea.
6. Modulo administrador que contenga las opciones necesarias para el seguimiento a todos los tramites que se realicen a través de la plataforma
7. Módulo de validación de los documentos expedidos con el fin de garantizar su legabilidad.
Nota: Para la adquisición de códigos de barras, el Gobierno Municipal
dispone de 13 códigos, para los procesos anteriormente mencionados.
Actualmente, la minuta se encuentra firmada por el Sr Alcalde y la empresa
ESTEFANINI SYSMAN S.A.S, está pendiente que ésta sea firmada por el
BANCO COLPATRIA, con el fin de iniciar el desarrollo e implementación
del aplicativo web.
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8.3 GESTIÓN DOCUMENTAL – CONTROL DOC
El principal efecto de la problemática descrita es una deficiente prestación
de los servicios administrativos. Para el habitante el efecto se traduce en una
deficiente participación ciudadana de los trámites gubernamentales.
Contradiciendo las directrices constitucionales de participación ciudadana en los
procesos.
En igual sentido, existen las deficiencias frente al control de las PQRD que
son recibidas a través de la Página Web del Municipio www.castillalanueva-
meta.gov.co, las cuales no se les realiza el trámite respectivo ni se les da la
importancia que estas tienen, siendo esto un proceso de obligatorio
cumplimiento.
Ante lo expuesto con anterioridad y con el fin de minimizar estas
situaciones, el Municipio de Castilla La Nueva dispone de un Software
especializado de gestión de información, denominado ControlDoc, este
software permite a la entidad a través de una plataforma gestionar toda la
documentación de manera virtual, mejorando la eficacia y eficiencia,
reduciendo así los tiempos de respuesta al ciudadano.
ControlDoc fue adquirido por la Administración Municipal en el año 2011 a
través del contrato de prestación de servicios profesionales No. 163, con el
objetivo de manejar la correspondencia de manera digital. Con la
implementación de este software comenzó a crearse una cultura digital al
interior de los funcionarios, permitiendo aplicar la estrategia de Cero Papel
y tramitar documentación a través de medios electrónicos.
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Posteriormente fue actualizada la versión a través del contrato de
prestación de servicios profesionales No. 2013 – 124 y finalmente en la
vigencia 2015 se adquirió el módulo Files, con el fin de disponer de una
herramienta que permita la consulta de los expedientes contractuales que
se generan al interior de la Administración.
A pesar de estos beneficios, se evidenció el desaprovechamiento de estas
herramientas y se cuenta en la actualidad con un proceso tedioso para
ejercer una eficiente trazabilidad sobre los documentos ingresados u
originados y sus trámites relacionados que permita proveer información del
estado de cada gestión a los interesados: Alcalde, Secretarios,
Funcionarios y Ciudadanos, solo por citar algunos. Por ejemplo, en el caso
de los ciudadanos, si ellos pudiesen tener esta información de primera
mano, se disminuiría de manera sustancial las consultas, PQRD y trámites
residuales aliviando a la Entidad de estas gestiones de consulta.
La Administración Municipal vio la necesidad de optimizar los procesos y
procedimientos a través de las herramientas tecnológicas que posee, de
forma tal, que puedan ser accesibles a todos los usuarios a través de
servicios en línea automáticos, permitiendo comprobar el recibo y la
tramitación de las comunicaciones, estableciendo responsabilidades por
parte de las personas encargadas de esta labor.
Estas acciones tuvieron como propósito general mejorar el desempeño
institucional mediante el fortalecimiento de atención en las diferentes
dependencias empleando algunos recursos informáticos de software y
hardware que en conjunto forman un sistema que sirve de soporte básico
para el desarrollo de tareas y proyectos en pro de satisfacer las
necesidades de trabajo y asistencia a la comunidad.
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Dada la descripción de la problemática, lo que se buscó con la optimización
del Software es facilitar la toma de decisiones para atender las necesidades
de la población del Municipio de Castilla La Nueva. Dicho objetivo se logró
medir a través de la disminución de los tiempos de respuesta a solicitudes,
peticiones, quejas y reclamos.
Para la obtención del objetivo general propuesto se desarrollaron los
siguientes objetivos específicos:
Modernización de procesos Implementación de canales de comunicación con los ciudadanos
(Reporte de PQRD) Implementación de trámites ágiles y eficientes Prevención de la pérdida de la información Documentación de los procesos Formalización de los procesos
Igualmente la actualización de la estructura orgánica en el software
mediante las TRD.
8.4 CONVENIO ETB
Es importante mencionar que el Gobierno Municipal suscribió un convenio
interadministrativo con ETB, con una fecha de terminación inicialmente
pactada hasta el día 31 de Diciembre de 2016, pero teniendo en cuenta la
importancia que tiene este servicio para los procesos administrativos que
se desarrollan diariamente en las distintas áreas del Gobierno Municipal,
así mismo se busca garantizar la integración, implementación y apropiación
de un conjunto de ambientes de aprendizaje y TIC, en nuestra Comunidad
Castellana, llevándole a un buen porcentaje de la comunidad de Castilla La
Nueva el servicio de Internet Gratuito como estrategia de apropiación y
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masificación, se hizo necesario prorrogar el convenio por un mes más, es
decir hasta el día 31 de enero de 2017.
8.5 PLATAFORMA GOBIERNO ABIERTO
El gobierno Municipal dispone de la plataforma
www.castillalanueva.gov.co/gobiernoabierto , donde lo que se busca es
fomentar la construcción de un Estado más transparente, participativo y
colaborativo en los asuntos públicos mediante el uso de las TIC, abriendo
canales para dar a conocer las problemáticas identificadas y recibir ideas y
propuestas de solución apertura a todas las ideas y oportunidades que se
generan en el entorno, el análisis de las mismas y la selección final de las
ideas más viables.
8.6 ADQUISICIÓN EQUIPOS DE CÓMPUTO
A mediados del mes de Noviembre se celebró el contrato de compraventa
N° OC- 223 -2016, con el fin de mejorar la función administrativa y
fortalecer la infraestructura tecnológica del Gobierno Municipal.
Nota: En enero de 217 se inició el proceso de entrega y asignación de los
equipos de acuerdo a las necesidades planteadas.
8.7 CONVENIO ECOPETROL Y GOBIERNO MUNICIPAL N° 220907
El gobierno Municipal suscribió el Convenio Colaborativo N° 220907 entre
Ecopetrol el día 23 de Diciembre de 2014, cuyo objeto es “CONVENIO DE
COLABORACION PARA MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD DE VIDA
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DE LA POBLACION A TRAVÈS DE LA DOTACION DE LA BIBILOTECA
DE CASTILLA LA NUEVA”, por un valor total de $3.046.798.028.
En este sentido, nace el contrato de compraventa N° DC-170-2015, cuyo
objeto es el “SUMINISTRO DE MOBILIARIO Y MATERIAL
BIBLIOGRAFICO PARA EL PARQUE BIBLIOTECA PUBLICA
MUNICIPIO DE CASTILLA LA NUEVA-META ”derivado del convenio, por
un valor de $1.141.962.812,98.
Actualmente se ha realizado una dotación correspondiente a
$812.813.184,660, dichos elementos se encuentran en dos cuartos bajo
llave de la Biblioteca Urbana, para ello se hace entrega de las llaves
correspondientes, sin embargo es pertinente señalar que la totalidad de las
llaves están bajo la custodia de la Secretaría de Obras, ya que por motivos
de finalización e intervención de obra, se hizo necesario entregar las llaves.
Es por ello, que el contrato de compraventa se encuentra suspendido, por
las siguientes razones:
“De acuerdo a las condiciones iniciales del contrato de obra N°
187/2015, cuyo objeto es la: “CONSTRUCCIÓN OBRAS
COMPLEMENTARIAS PARQUE BIBLIOTECA PÚBLICA
MUNICIPAL DE CASTILLA LA NUEVA, donde este presentaba una
serie de suspensiones:
N° Suspensión Fecha
Suspensión
Fecha Prevista de
Reinicio
1 19/01/2016 18/02/2016
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2 18/02/2016 18/04/2016
3 18/04/2016 -
Y que el día 03 de Octubre del 2016, dicha obra se reinicia con el fin
de dar cumplimiento al 87% de ejecución de la obra, la cual implica
la intervención de espacios de la Biblioteca, adicionalmente queda
pendiente por parte de Ecopetrol la aprobación de las modificatorias
solicitadas por el Municipio, equivalente a un 13%, para la
culminación de la obra. Por tanto es necesario continuar con la
ampliación de la suspensión al contrato N° 170 de 2015, cuyo objeto
es el "SUMINISTRO DE MOBILIARIO Y MATERIAL
BIBLIOGRAFICO PARA EL PARQUE BIBLIOTECA PUBLICA
MUNICIPAL DE CASTILLA LA NUEVA - META" con el fin de poder
garantizar la integridad de los bienes objeto del presente contrato”.
Es así, que tiene un fecha prevista de reinicio el día 06 DE FEBRERO DE
2017, con un plazo faltante de ejecución DOS (02) DÍAS y
presupuestalmente equivalente a $329.149.628,32.
Así mismo, cabe mencionar que el convenio macro se encuentra
SUSPENDIDO, la fecha de reinicio está sujeta a la firma del Otrosí del
convenio, conforme la decisión obtenida luego del análisis de la solicitud
realizada por el Gobierno Municipal.
Teniendo en cuenta, que el Gobierno Municipal solicitó a Ecopetrol la
modificación de mayores y menores cantidades al convenio macro, por el
valor restante, el cual equivale a $1.904.835.215,02.
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Nota: Bajo este escenario como se encuentra el proceso ante Ecopetrol, se
debe realizar y enviar un oficio firmado por parte del Sr Alcalde, donde se
compromete a garantizar la compra del Video Proyector para la parte
superior de la Biblioteca, con el fin de continuar con el proceso de la
modificatoria ante Ecopetrol.
Es pertinente señalar, que se realiza la entrega física y digital de todos los
documentos y procesos que hacen parte del convenio.
Igualmente, para el contrato de compraventa es necesaria la actualización
de las pólizas por parte de la empresa UNION TEMPORAL DOTACION
BIBLIOCLN 2015, de acuerdo a los procesos de suspensión del contrato.
8.8 CONVENIO PVD ENTRE GOBIERNO MUNICIPAL Y FONADE
El Gobierno Municipal dispone de un Punto Vive Digital, éste se encuentra
en las instalaciones del CERES, está compuesto por los siguientes
elementos tecnológicos:
Sede AREA CATEGORIA CANTIDAD
PVD
Acceso a internet Equipos portatiles 24
Capacitacion Equipos portatiles 12
Consultas rapidas Equipos todo en uno 2
Capacitacion Equipos de escritorio 1
Recepcion Servidor 1
Capacitacion Escritorios 21
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Capacitacion Pupitres 24
Capacitacion Mesa fija 1
Capacitacion Tablero acrilico 1
Capacitacion VideoProyector 1
Acceso a internet Mesas fijas 4
Consultas rapidas Mesas fijas 2
Sillas giratorias 2
Acceso a internet Sillas auxiliares 24
Consultas rapidas Sillas auxiliares 2
Routers inalambricos 4
Camaras ip 4
Entretenimiento
Consolas xbox360 3
Tv 42” led 3
Estante 1
Videojuegos 20
Controles tv 3
PVD Aires acondicionados 4
Acceso a internet Guayas de seguridad 24
Sin embargo, cabe mencionar que el PVD aún no se encuentra en el
inventario del Municipio, ya que se encuentra en proceso de DONACIÓN
por parte de FONADE, quienes son los ejecutores técnicos ante el MINTIC.
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Nota: Para la finalización del proceso de DONACION, esta pendiente que
la Notaría Segunda Bogotá, no entregue los documentos (Se entrega el
documento de radicado N° 201602338, para la escritura N° 2707,
denominada “ESCRITURA EXENTA”, Ver Anexo 5).
8.9 CONVENIO COMPUTADORES PARA EDUCAR
El Gobierno Municipal suscribió el convenio interadministrativo N° 130-2016
por un valor de $174.705.000, con la finalidad de la reducción de la brecha
digital es nuestros jóvenes castellanos, a través de la entrega de 870
tabletas, 585 dona el MINTIC y 285 tabletas adquiere el Municipio.
Actualmente el MINTIC mediante el programa COMPUTADORES PARA
EDUCAR – CPE han entregado 635 tabletas, por ello se suscribió Otrosí
con una fecha de terminación el día 30 de abril de 2017, sin embargo es
importante señalar que la totalidad de los recursos ya fueron girados a
CPE.
Se tiene prevista la ubicación de las 870 tabletas, así:
SEDE EDUCATIVA
UBICACIÓN
TABLETAS
2016
870
I. E. HENRY DANIELS
INSITUCION HENRY DANIELS
SECUNDARIA SECUNDARIA 373
DEPARTAMENTO DEL META MUNICIPIO DE CASTILLA LA NUEVA
NIT. 800.098.190-4
DESPACHO ALCALDE FORMATO INFORME DE GESTION
Versión Fecha de Vigencia Página Documento Controlado
01 23-01-2017 32 de 35 Código: E2F04
TRD
“CAPACIDAD Y VISIÓN PARA SERVIR A MI GENTE”
Alcaldía de Castilla la Nueva – Meta Calle 6 No 8-10 Palacio Municipal – Castilla la Nueva
Código Postal: 507041, Conmutador: 098-6750075 / 6750076 / 6751026 www.castillalanueva-meta.gov.co e-mail: [email protected]
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las tabletas se debe adelantar el proceso de pólizas todo riesgo, igualmente
se deben amparar las que se adquirieron en la vigencia 2015.
INSITUCION HENRY DANIELS PRIMARIA PRIMARIA 94
INSITUCION HENRY DANIELS
PREESCOLAR PREESCOLAR 46
I.E. SAN LORENZO
INSTITUCION SAN LORENZO SAN LORENZO 342
I.E San Lorenzo SALA PRIMARIA
I.E San Lorenzo SALA SECUNDARIA
I.E RURALES
INSTITUCIONES RURALES 15
I.E Rural ESCUELA VIOLETAS 5
I.E Rural ESCUELA BETANIA
I.E Rural ESCUELA SABANAS
I.E Rural ESCUELA CAÑO GRANDE
I.E Rural ESCUELA TORO
I.E Rural ESCUELA PROGRESO 10
I.E Rural ESCUELA REPRESA
I.E Rural ESCUELA TRIUNFO
I.E Rural ESCUELA TURUY
GRAN TOTAL 870
DEPARTAMENTO DEL META MUNICIPIO DE CASTILLA LA NUEVA
NIT. 800.098.190-4
DESPACHO ALCALDE FORMATO INFORME DE GESTION
Versión Fecha de Vigencia Página Documento Controlado
01 23-01-2017 33 de 35 Código: E2F04
TRD
“CAPACIDAD Y VISIÓN PARA SERVIR A MI GENTE”
Alcaldía de Castilla la Nueva – Meta Calle 6 No 8-10 Palacio Municipal – Castilla la Nueva
Código Postal: 507041, Conmutador: 098-6750075 / 6750076 / 6751026 www.castillalanueva-meta.gov.co e-mail: [email protected]
8.10 CIRCUITO CERRADO DE TELEVISION – CCTV
El Municipio actualmente dispone de un Circuito Cerrado de Televisión, el
cual se encuentra ubicado en la estación de policía, este fue implementado
en la vigencia del 2014 y tuvo una inversión de $1.488.550.278, donde el
objetivo principal era disponer de una herramienta tecnológica que
permitiera mejorar la vigilancia en el casco urbano del Municipio y del
centro poblado San Lorenzo durante las 24 horas del día en diferentes
puntos estratégicos, simultáneamente facilitando y mejorando las
actividades propias de la policía Nacional del Municipio, en aras de
preservar el orden público del Municipio de Castilla La Nueva.
Esta infraestructura que comprende dieciocho (18) cámaras, se encuentran
distribuidas así:
Cámaras Instaladas Casco Urbano
DEPARTAMENTO DEL META MUNICIPIO DE CASTILLA LA NUEVA
NIT. 800.098.190-4
DESPACHO ALCALDE FORMATO INFORME DE GESTION
Versión Fecha de Vigencia Página Documento Controlado
01 23-01-2017 34 de 35 Código: E2F04
TRD
“CAPACIDAD Y VISIÓN PARA SERVIR A MI GENTE”
Alcaldía de Castilla la Nueva – Meta Calle 6 No 8-10 Palacio Municipal – Castilla la Nueva
Código Postal: 507041, Conmutador: 098-6750075 / 6750076 / 6751026 www.castillalanueva-meta.gov.co e-mail: [email protected]
Cámaras Instaladas Centro Poblado San Lorenzo
Sin embargo, a mediados del mes de septiembre de 2016, se adelantó el proceso
contractual de ampliación y mejora al CCTV, donde fue sacado a licitación pública N° OC-
LP-005-2016 y el cual fue revocado.
Dicho proceso se encuentra dentro de las necesidades principales por
parte del Gobierno Municipal, por ello el proceso se pasó nuevamente a la
Oficina de Contratación, con el fin de iniciar el proceso pre contractual (Se
entrega la documentación digital del proceso).
Cabe mencionar, que dicho proceso ya dispone de la interventoría bajo el
contracto N° OC-206-2016, con el contratista denominado SOCIEDAD DE
INGENIEROS CONTRATISTAS RAMO ELECTRICO S.A.S.
8.11 ADQUISICION FIRMA DIGITAL/ CERTICAMARA
DEPARTAMENTO DEL META MUNICIPIO DE CASTILLA LA NUEVA
NIT. 800.098.190-4
DESPACHO ALCALDE FORMATO INFORME DE GESTION
Versión Fecha de Vigencia Página Documento Controlado
01 23-01-2017 35 de 35 Código: E2F04
TRD
“CAPACIDAD Y VISIÓN PARA SERVIR A MI GENTE”
Alcaldía de Castilla la Nueva – Meta Calle 6 No 8-10 Palacio Municipal – Castilla la Nueva
Código Postal: 507041, Conmutador: 098-6750075 / 6750076 / 6751026 www.castillalanueva-meta.gov.co e-mail: [email protected]
Para el proceso de rendición de informes que adelanta la Secretaría de
Protección Social a la Superintendencia de Salud, se hace necesario tener
vigente la firma digital del Sr Alcalde, teniendo en cuenta que ésta se
venció el día 09 de enero de 2017, es por ello que se hizo ya la renovación
ante CERTICAMARA para la obtención de dicha firma y esta vence el 23
de Enero de 2018.
8.12 LINEAS TELEFÓNICAS - CLARO
La Secretaría TIC fue designada al manejo de la cuenta en la plataforma
web de CLARO por parte del Sr Alcalde, con el fin de realizar los procesos
de actualización, modificación y obtención de nuevas líneas telefónicas de
celulares.
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