ACTUALIZACIÓN DEL CRONOGRAMA DEL PLAN DE ACCIÓN EMPRESARIAL UNIDAD DE SERVICIOS PÚBLICOS DEL MUNICIPIO DE DURANIA
2017 - 2018
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CUADRO DE RESPONSABILIDADES
VERSION RESPONSABLES
ELABORACION REVISION APROBACION
1
NOMBRE Lizeth Karina
Beltrán Duarte Carlos Chacón William Carrasco
FIRMA
FECHA 29-01-2018 31-01-2018 02-02-2018
2
NOMBRE
FIRMA
FECHA
3
NOMBRE
FIRMA
FECHA
LISTA DE DISTRIBUCIÓN
DEPENDENCIA No. COPIAS FECHA DE
ENVÍO OBSERVACIONES
Supervisión 1 05-02-2018
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CONTENIDO INTRODUCCIÓN .................................................................................................................... 4
1. ANTECEDENTES ....................................................................................................... 5
2. AUTOEVALUACIÓN EN GESTIÓN EMPRESARIAL ............................................... 6
3. ACTUALIZACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN EMPRESARIAL .................................. 8
4. ACTUALIZACIÓN DEL CRONOGRAMA DE EJECUCIÓN .................................... 12
5. ANEXOS .................................................................................................................... 16
MUNICIPIO DE ARBOLEDAS
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LISTA DE TABLAS Tabla 1. Resumen calificación obtenida en Autoevaluación por áreas ........................ 6 Tabla 2. Plan de Acción Empresarial .............................................................................. 10 Tabla 3. Cronograma de ejecución ................................................................................. 12
LISTA DE FIGURAS
Figura 1. Porcentaje General de Cumplimiento del Prestador ..................................... 7 Figura 2. Calificación del Prestador según Autoevaluación por Área ......................... 7
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INTRODUCCIÓN Los Planes de Acción Empresarial son una herramienta fundamental para guiar a los prestadores de servicios públicos de Acueducto, Alcantarillado y Aseo, en el objetivo de cumplir metas e indicadores de eficiencia y eficacia. Con el propósito de brindar apoyo en el aseguramiento de la prestación de estos servicios a los pequeños prestadores de los municipios vinculados al PAP-PDA de Norte de Santander, la Secretaría de Agua Potable y Saneamiento Básico elaboró, de manera conjunta y concertada con cada prestador, un Plan de Acción Empresarial en el año 2015. Dicho Plan, es el principal instrumento de orientación para la materialización y control de la gestión del Prestador, en relación a la oportuna y eficiente prestación de los servicios públicos de acueducto, alcantarillado y aseo del área urbana del municipio. Teniendo en cuenta que los prestadores han venido desarrollando las actividades establecidas en el Plan desde el año 2015 y que en la actualidad requieren apoyo para la ejecución y cumplimiento de nuevos requisitos normativos, el pasado 11 de Diciembre del 2017 11 se llevó a cabo una jornada de trabajo con los prestadores vinculados al PAP-PDA, para actualizar el cronograma del Plan Acción Empresarial, de acuerdo a los nuevos requerimientos del Prestador. En el presente informe se presenta la actualización de ese plan de acción empresarial, el cual se encuentra estructurado de la siguiente manera:
Un primer capítulo, llamado antecedentes, en el que se describen las actividades y documentos elaborados en el año 2015 y 2016 los cuales son la base para la actualización del cronograma de actividades, el segundo comprende los resultados de la evaluación en Gestión Empresarial elaborada por el prestador, un tercer capítulo se detallan la actualización del Plan de Acción Empresarial y por último el capítulo cuarto dónde se presenta la actualización del cronograma para su ejecución.
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1. ANTECEDENTES En el año 2015, Secretaría de Agua Potable y Saneamiento Básico a través del Consorcio Modernización Norte, formuló conjuntamente con el prestador un Plan de Acción Empresarial con el propósito de establecer las actividades prioritarias para mejorar la prestación de los servicios de Acueducto, Alcantarillado y Aseo en el municipio. Desde entonces, el plan de acción empresarial se ha venido implementando con el apoyo del Plan Departamental de Agua, para lo cual se llevó a cabo un taller el 5 y 6 de Mayo de 2016 en el cual la Secretaría de Agua Potable y Saneamiento Básico presentó e hizo entrega a cada prestador del Plan de Acción formulado el año inmediatamente anterior. Como resultado de esta jornada, el prestador se comprometió a desarrollar la autoevaluación en gestión empresarial con el objetivo de identificar sus debilidades para ser priorizadas y establecer tiempos de ejecución durante la vigencia 2016. Posteriormente, en diciembre de 2017, la Secretaría de Agua Potable y Saneamiento Básico suscribió con el Consorcio Norte de Santander el contrato de consultoría No. 0084
para desarrollar entre otras actividades, la línea de acción No. 3. Implementación y seguimiento de actividades de fortalecimiento acordadas en el plan de acción empresarial de los prestadores de los servicios.
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2. AUTOEVALUACIÓN EN GESTIÓN EMPRESARIAL La unidad de servicios públicos de acueducto, alcantarillado y aseo del Municipio de Durania, llevó a cabo el ejercicio de autoevaluación durante el año 2016, aplicando la metodología desarrollada por el Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio, Viceministerio de Agua y Saneamiento, mediante la cual se califica el cumplimiento de determinado número de prácticas en las áreas institucional y legal, administrativa, comercial, financiera, técnica y operativa. A continuación se presentan los resultados obtenidos por parte de la empresa, para cada uno de los aspectos analizados:
Tabla 1. Resumen calificación obtenida en Autoevaluación por áreas
RESUMEN CALIFICACIÓN- 85 ITEMS
ÁREA INSTITUCIONAL Y LEGAL 220
ÁREA ADMINISTRATIVA 61
ÁREA COMERCIAL 10
ÁREA FINANCIERA 90
ÁREA OPERATIVA 36
ÁREA TÉCNICA 14
TOTAL CALIFICACIÓN 431
Fuente: Prestador de los Servicios.
Con el fin de tener una idea del estado actual del prestador con respecto al puntaje máximo posible por área, a continuación se presenta de forma gráfica un análisis de los resultados obtenidos.
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Figura 1. Porcentaje General de Cumplimiento del Prestador
57%43%
PORCENTAJE GENERAL DE CUMPLIMIENTO DEL PRESTADOR
Requerimientos Pendientes Requerimientos Cumplidos
Fuente: Prestador de los Servicios
En la figura presentada a continuación, se muestra el estado actual de cumplimiento del prestador en cada una de las áreas evaluadas:
Figura 2. Calificación del Prestador según Autoevaluación por Área
0
50
100
150
200
250
300
INSTITUCIONAL Y LEGAL
ADMINISTRATIVA COMERCIAL FINANCIERA OPERATIVA TÉCNICA
META 300 100 200 150 180 70
ESTADO ACTUAL 220 61 10 90 36 14
300
100
200
150
180
70
220
61
10
90
36
14
ESTADO DE CUMPLIMIENTO MUNICIPIO DE DURANIAIdeal Vs. Estado Actual
Fuente: Prestador de los Servicios.
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3. ACTUALIZACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN EMPRESARIAL
Para la actualización del Plan de Acción Empresarial se realizó un taller el día 11 de Diciembre de 2017 que permitió socializar el ejercicio de autoevaluación previamente realizado por el prestador y a la vez actualizar el estado de cumplimiento de las actividades. La agenda desarrollada he dicho taller fue la siguiente (En el anexo No. 1 se presenta la carta de invitación al evento):
JORNADA No. 1 8:00 a.m. Registro de asistentes 8:30 a.m. Instalación, agenda y objetivos del taller 8:45 a.m. Entrega y Socialización de los Planes de Acción Empresarial
elaborados en el 2016. 10:30 a.m. Refrigerio 10:45 a.m. Presentación de cada una de las Actividades 11:30 a.m. Solución de inquietudes 12:30 m. Almuerzo
La segunda jornada en horas de la tarde con el siguiente contenido:
JORNADA No. 2 2:00 p.m. Identificación de Actividades a priorizar 3:30 p.m. Actualización del Cronograma de ejecución 5:30 p.m. Clausura
Dentro de las prioridades identificadas y planteadas por el prestador se destacan las siguientes:
Acompañamiento en la puesta en marcha del Comité de Estratificación
Talleres de Gestión Empresarial
Construcción de Capacidades en Aspectos Financieros y Presupuestales
Construcción de Capacidades en Aspectos Comerciales: Recuperación de Cartera, atención de PQRs, en actualización de catastro de usuarios y tarifas
Construcción de Capacidades en Aspectos Técnicos: Micromedición, Calidad del Agua, Mantenimiento de tuberías, accesorios, fontanería, etc.
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Registro Fotográfico No. 1
Registro Fotográfico No. 2
En el Anexo No. 2 se presenta el listado de asistencia y los documentos de trabajo.
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Tabla 2. Plan de Acción Empresarial
No. ÁREA ACTIVIDADES PRODUCTOS Y/O
EVIDENCIAS
1 ÁREA ADMINISTRATIVA E INSTITUCIONAL
Asesoría puesta en marcha Comité de Estratificación Presentación – Acta de
Asistencia
Identificar cada bien del inventario, propiedad, planta y equipo (con información que repose en la Administración Municipal)
Listado de Inventario
Gestionar ante la SAPSB los planos actualizados de las redes del sistema de acueducto, alcantarillado, captaciones, conducciones, plantas de tratamiento del municipio.
Comunicación a la SAPSB – Información
Talleres de Gestión Empresarial Presentación – Acta de
Asistencia
Gestión ante el Sena para la certificación en competencias laborales Comunicación al SENA – Certificación de Operarios
Verificación de los resultados obtenidos por el prestador en el diligenciamiento de la autoevaluación en gestión empresarial desarrollada en el taller de planeación estratégica
Formato de Evaluación realizada al finalizar el PAE
Elaboración de formatos de peticiones, quejas y recursos Formato
2 ÁREA FINANCIERA Y COMERCIAL
Implementación de Formatos de peticiones, quejas y recursos Formatos Diligenciados
Capacitación en Aspectos Financieros y Presupuestales Presentación – Acta de
Asistencia
Capacitación en Políticas de Recuperación de Cartera y Recaudo Presentación – Acta de
Asistencia
Capacitación en atención de PQR´s Presentación – Acta de
Asistencia
Ajuste al Contrato de Condiciones Uniformes CCU ajustado
Implementación Procedimiento de solicitud nuevos usuarios Formato aplicado
Implementación procedimiento incorporación de nuevos usuarios Formato aplicado
Capacitación en la Actualización del Catastro de Usuarios Presentación – Acta de
Asistencia
Actualización del Catastro de usuarios Actualización de la Base de
Datos de los Usuarios
Implementar los Estudios Tarifarios de Acueducto y Alcantarillado Tarifas Aplicadas
Implementar los Estudios Tarifarios de Aseo Tarifas Aplicadas
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No. ÁREA ACTIVIDADES PRODUCTOS Y/O
EVIDENCIAS
Formato modelo para la actualización de niveles tarifarios Formato Diligenciado
Realizar talleres de capacitación en micromedición y tarifas de acueducto, alcantarillado y aseo
Presentación – Acta de Asistencia
3
ÁREA TÉCNICA Y OPERATIVA
Implementación del formato Detección de usuarios clandestinos Formato Diligenciado
Implementación del registro del número y tipo de daños por sectores. Formato Diligenciado
Implementación del formato Fugas no visibles Formato Diligenciado
Implementar el formato para el reporte de fugas, perdidas físicas en tanques y a nivel intradomiciliar
Formato Diligenciado
Implementar un procedimiento para informar a la comunidad sobre la suspensión del servicio por mantenimiento
Formato Diligenciado
Realización de capacitaciones en calidad del agua, mantenimiento de tuberías y accesorios y fontanería tuberías para fontanería
Formato Diligenciado
Solicitar gestión ante el integrim
Fuente: Prestador de los Servicios.
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4. ACTUALIZACIÓN DEL CRONOGRAMA DE EJECUCIÓN En la siguiente tabla, se presenta el Cronograma propuesto para la ejecución del Plan de Acción empresarial concertado con el prestador.
Tabla 3. Cronograma de ejecución
CRONOGRAMA PLAN DE ACCIÓN EMPRESARIAL 2017 - 2018 MUNICIPIO DE DURANIA
PLAN DE ACCIÓN EMPRESARIAL
RESPONSABLES
MESES
ÍTEM
ACTIVIDADES dic-17 ene-18 feb-18 mar-18 abr-18 may-18 jun-18 jul-18 ago-18 sep-18 oct-18 nov-18
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
ÁREA ADMINISTRATIVA E INSTITUCIONAL
1
Asesoría puesta en marcha Comité de Estratificación
Prestador – PAP-PDA
2
Identificar cada bien del inventario, propiedad, planta y equipo (con información que repose en la Administración Municipal)
Prestador
3
Talleres de Gestión Empresarial
Prestador – PAP-PDA
4
Gestión ante el Sena para la certificación en competencias laborales
Prestador
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PLAN DE ACCIÓN EMPRESARIAL
RESPONSABLES
MESES
ÍTEM
ACTIVIDADES dic-17 ene-18 feb-18 mar-18 abr-18 may-18 jun-18 jul-18 ago-18 sep-18 oct-18 nov-18
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
5
Verificación de los resultados obtenidos por el prestador en el diligenciamiento de la autoevaluación en gestión empresarial desarrollada en el taller de planeación estratégica
Prestador
ÁREA FINANCIERA Y COMERCIAL
1
Elaboración de Formatos de peticiones, quejas y recursos
Prestador
2
Implementación de Formatos de peticiones, quejas y recursos
Prestador
3
Capacitación en Aspectos Financieros y Presupuestales
Prestador – PAP-
PDA
4
Capacitación en Políticas de Recuperación de Cartera y Recaudo
Prestador – PAP-PDA
5
Capacitación en atención de PQR´s
Prestador – PAP-PDA
6
Ajuste al Contrato de Condiciones Uniformes
Prestador
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PLAN DE ACCIÓN EMPRESARIAL
RESPONSABLES
MESES
ÍTEM
ACTIVIDADES dic-17 ene-18 feb-18 mar-18 abr-18 may-18 jun-18 jul-18 ago-18 sep-18 oct-18 nov-18
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
7
Implementación procedimiento incorporación de nuevos usuarios
Prestador
8
Capacitación en la Actualización del Catastro de Usuarios
Prestador – PAP-PDA
9
Actualización del Catastro de usuarios
Prestador
10
Implementar los Estudios Tarifarios de Acueducto y Alcantarillado y Aseo
Prestador
11
Formato modelo para la actualización de niveles tarifarios
Prestador
12
Realizar talleres de capacitación en micromedición y tarifas de acueducto, alcantarillado y aseo
Prestador – PAP-PDA
ÁREA TÉCNICA Y OPERATIVA
1
Implementación del formato Detección de usuarios clandestinos
Prestador
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PLAN DE ACCIÓN EMPRESARIAL
RESPONSABLES
MESES
ÍTEM
ACTIVIDADES dic-17 ene-18 feb-18 mar-18 abr-18 may-18 jun-18 jul-18 ago-18 sep-18 oct-18 nov-18
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
2
Implementación del registro del número y tipo de daños por sectores.
Prestador
3
Implementación del formato Fugas no visibles
Prestador
4
Implementar el formato para el reporte de fugas, perdidas físicas en tanques y a nivel intradomiciliar
Prestador
5
Implementar un procedimiento para informar a la comunidad sobre la suspensión del servicio por mantenimiento
Prestador
6
Realización de capacitaciones en calidad del agua, manteniendo de tuberías y accesorios y fontanería tuberías para fontanería
Prestador – PAP-
PDA
Fuente: Prestador de los Servicios.
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5. ANEXOS
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Anexo N° 1 CARTA DE INVITACIÓN
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Anexo N° 2 REGISTRO DE ASISTENCIA Y DOCUMENTOS DE TRABAJO
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