Primera edición: octubre de 2014
D.R. © Suprema Corte de Justicia de la NaciónAvenida José María Pino Suárez núm. 2Colonia Centro, Delegación CuauhtémocC.P. 06065, México, D.F.
Esta obra estuvo a cargo del Centro de Documentación y Análisis, Archivos y Compilación de Leyes.
Su edición y diseño estuvieron al cuidado de la Coordinación de Compilación y Sistematización de Tesis de la Suprema Corte de Justicia de la Nación.
Sistema Bibliotecario de la Suprema Corte de Justicia de la NaciónCatalogación
Reunión Ordinaria del Sistema Nacional de Archivos Judiciales (3ª : 2012 ago. 23-24 : México)3ra [i.e. tercera] Reunión Ordinaria del Sistema Nacional de Archivos Judiciales [recurso electrónico] : agosto
2012 / [esta obra estuvo a cargo del Centro de Documentación y Análisis, Archivos y Compilación de Leyes] -- México : Suprema Corte de Justicia de la Nación : Asociación Mexicana de Impartidores de Justicia, 2014.
Recurso electrónico en línea
Contenido: Resultados del diagnóstico realizado a los archivos de los órganos impartidores de justicia / Diana Castañeda Ponce -- La ética del responsable de archivo / Joaquín Flores Méndez -- Derecho a la información y acceso a los archivos de la Corte Suprema de Canadá / Fausto Kubli-García -- Organización y funcionamiento del archivo del Tribunal Electoral del Poder Judicial del Estado de Veracruz / Emili Castillo Molina -- Importancia de la planeación para el desarrollo del archivo judicial en los tribunales electorales / Blanca Estela Luján Cortés -- Normativa y estándares en materia de archivística judicial / Rosa Elena Solís Blanco -- Normativa en materia de archivística judicial en el derecho laboral burocrático en el Estado de México / Naím Franco Saucedo -- Sistematización de los expedientes y archivos en el H. Tribunal de Conciliación y Arbitraje de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social / Pedro Manuel Palacio Sosa -- Las herramientas digitales aplicadas al trabajo archivístico de los expedientes judiciales / Andrés Bautista Sánchez -- Edificios para la preservación de archivos / Mercedes Gómez-Urquiza de la Macorra
ISBN 978-607-468-734-7
1. Archivos judiciales – Conferencias – Poder judicial – México 2. Órganos jurisdiccionales – Archivo 3. Archivo – Edificación – Conservación 4. Expedientes judiciales – Medios electrónicos 5. Archivos electrónicos 6. Ética profesional 7. Derecho a la información I. México. Suprema Corte de Justicia de la Nación. Centro de Documentación y Análisis, Archivos y Compilación de Leyes II. t.
CD923R48 2012
SUPREMA CORTE DE JUSTICIA DE LA NACIÓN
Ministro Juan N. Silva MezaPresidente
Primera Sala
Ministro Alfredo Gutiérrez Ortiz MenaPresidente
Ministro José Ramón Cossío Díaz
Ministro Jorge Mario Pardo Rebolledo
Ministra Olga Sánchez Cordero de García Villegas
Ministro Arturo Zaldívar Lelo de Larrea
Segunda Sala
Ministro Luis María Aguilar MoralesPresidente
Ministro José Fernando Franco González Salas
Ministra Margarita Beatriz Luna Ramos
Ministro Alberto Pérez Dayán
Ministro Sergio A. Valls Hernández
Comité Editorial
Lic. Arturo Pueblita PelisioSecretario de la Presidencia
Mtra. Cielito Bolívar GalindoCoordinadora de Compilación
y Sistematización de Tesis
Lic. Diana Castañeda PonceTitular del Centro de Documentación y Análisis,
Archivos y Compilación de Leyes
Lic. Carlos Avilés AllendeDirector General de Comunicación y Vinculación Social
Lic. Héctor Daniel Dávalos MartínezDirector General de Casas de la Cultura Jurídica
Tercera reunión ordinaria del Sistema Nacional de Archivos Judiciales V
Contenido
Introducción VII
Resultados del diagnóstico realizado a los archivos de los órganos impartidores de justicia 1
La ética del responsable de archivo 27
Derecho a la información y acceso a los archivos de la corte suprema de canadá 45
Organización y funcionamiento del archivo del tribunal electoral del poder judicial del estado de veracruz 51
Importancia de la planeación para el desarrollo del archivo judicial en los tribunales electorales 65
Normativa y estándares en materia de archivística judicial 75
Normativa en materia de archivística judicial en el derecho laboral burocrático en el estado de méxico 85
Sistematización de los expedientes y archivos en el H Tribunal de conciliación y arbitraje de la secretaría del trabajo y previsión social 95
Las herramientas digitales aplicadas al trabajo archivístico de los expedientes judiciales 101
Edificios para la preservación de archivos 113
VIIVII
Introducción
La existencia de archivos corrobora la necesidad humana de conservar determinado tipo de información para diversos fines, no sólo el de servir de testimonio a las administraciones (públicas o privadas), sino también el de constituirse en los depositarios de lo que se quiere recordar u olvidar.1
Los archivos son tenidos en cuenta como parte esencial del patrimonio local, nacional y de la humanidad que sirve a los ciudadanos y los pueblos para la construcción de la memoria colectiva, el desarrollo de la identidad y el conocimiento de su cultura y tradiciones. Se expone la custodia de la memoria de los pueblos como la función social por excelencia de los archivos2
La labor jurisdiccional es una de las tareas más importantes que se realizan en los Tribunales, tanto en el ámbito federal como estatal, y sus archivos son testimonio de ese arduo trabajo; por ello se considera importante dedicar el tiem
po y esfuerzo necesarios para que los archivos judiciales sean modelo de organización, control y acceso ágil a la información que resguardan, para otras instituciones públicas a nivel nacional y para sus homólogos en el plano internacional.
Desde 2008, el Sistema Nacional de Archivos Judiciales ha llevado a cabo Reuniones Ordinarias en la Suprema Corte de Justicia de la Nación, en coordinación con la Asociación Mexicana de Impartidores de Justicia, A.C. (AMIJ), en donde se comparten las experiencias y las buenas prácticas que permiten conocer y aprender de quienes se han propuesto objetivos y sus resultados han sido mejorar las condiciones en que se encuentran los acervos que resguardan, optimizar los procedimientos y, algo muy importante, tomar acciones preventivas para su conservación ante siniestros o por el solo transcurso del tiempo.
1 Marín Agudelo, Sebastián Alejandro, “Estado de la archivística en América Latina 20002009. Perspectivas teóricas y aproximaciones conceptuales”, Investigación Bibliotecológica, Archivonomía, Bibliote-cología e Información, México, vol. 26, núm. 57, mayoagosto, 2012, p. 86.2 Íbidem.
Suprema Corte de Justicia de la NaciónVIII
La presente obra es resultado de los temas expuestos en la Tercera Reunión Ordinaria del Sistema Nacional de Archivos Judiciales el 23 y 24 de agosto de 2012 y que se consideran de relevancia para la consulta de las experiencias y buenas prácticas de quienes tuvieron la atención de compilar, investigar y compartir sus trabajos.
La Tercera Reunión Nacional del Sistema Nacional de Archivos Judiciales inició con la presentación de los resultados del “Diagnóstico de los archivos judiciales de los órganos impartidores de justicia en el país”, el cual dio pauta para conocer su situación y proponer las posibles acciones que permitan tener resultados concretos.
Se contó también con la participación de personas que, por su experiencia y conocimiento en el tema, expusieron las siguientes conferencias magistrales.
• “La ética del responsable de archivo”, en la que se destacó la importancia de infundir confianza entre las personas encargadas de un archivo, la moral y los valores éticos como la lealtad, la honestidad, la equidad, el respeto, la tolerancia y la valentía moral.
• “Derecho a la información y archivos judiciales en Canadá”, que gira en torno a cómo funciona el derecho de acceso a la información en ese país y cuál es su fundamento.
• “Edificios para la preservación de acervos”. En la que se comentó que es necesario contar con lugares adecuados para el resguardo de los acervos documentales, tomar en cuenta las condiciones y características propicias para la conservación de éstos y, en su caso, acondicionarlos de tal forma que sea el lugar idóneo para los diferentes tipos de acervos que se tienen, además de la importancia de prever los riesgos tanto para éstos como para el personal que ahí labora.
Asimismo, se formaron mesas de trabajo sobre la planeación y control en los archivos judiciales. Los ponentes compartieron las experiencias que han tenido en los ar chivos de los órganos jurisdiccionales en los que se encuentran laborando; así, se habló de la organización y funcionamiento del archivo del Tribunal Electoral del Poder Judicial del Estado de Veracruz, de la importancia de la planeación para el desarrollo del archivo judicial en los tribunales electorales; incluso se presentó una guía práctica para dar inicio al procedimiento de baja documental. Otro de los temas tratados fue el relacionado con la normativa para los archivos judiciales, sobre los estándares mínimos para la conservación documental y la preservación de la información contenida en los expedientes judiciales en el derecho laboral burocrático en el Estado de México.
Tercera reunión ordinaria del Sistema Nacional de Archivos Judiciales IX
El Tribunal de Conciliación y Arbitraje de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social presentó un programa para sistematizar sus expedientes y archivos, en una primera etapa, los archivos de 2012 en adelante; y las herramientas digitales aplicadas al trabajo archivístico de los expedientes judiciales, en la que se mencionan los beneficios de llevar a cabo el proceso de digitalización, en el rubro de desarrollo de las tecnologías de la información.
Es indispensable dar continuidad y seguimiento a los trabajos que se han acordado en las reuniones, lo cual se logrará con el espíritu de colaboración que han demostrado quienes asisten y han dado seguimiento a los acuerdos que se toman en cada reunión.
Son 176 órganos jurisdiccionales los que integran el Sistema Nacional de Archivos Judiciales, todos con situaciones particulares; sin embargo, tienen en común que se trata de archivos especializados que resguardan los expedientes judiciales de todo el país, por lo que se han planteado como objetivo unificar sus procesos y hacer de la archivística judicial en el país una disciplina acorde a las necesidades de cada institución, con personal capacitado y dispuesto a desarrollar una labor que sea reconocida por los mismos órganos jurisdiccionales, debido a su trascendencia, con la intención de servir como ejemplo para otras instituciones.
Sin duda, los temas recopilados son una referencia valiosa para todos los que trabajan en los archivos judiciales del país, el aprender de las experiencias de otros para aplicar acciones previas redundará en tener archivos organizados, sistematizados, controlados, en buen estado de conservación y disponibles para el público usuario de manera ágil y oportuna.
Centro de Documentación y Análisis, Archivos y Compilación de Leyes
Tercera reunión ordinaria del Sistema Nacional de Archivos Judiciales 1
RESULTADOS DEL DIAGNÓSTICO REALIZADO A LOS ARCHIVOS DE LOS ÓRGANOS IMPARTIDORES DE JUSTICIA
Diana Castañeda Ponce*
Introducción
En 2011, con motivo de la Segunda Reunión Ordinaria del Sistema Nacional de Archivos Judiciales, se acordó, por consenso de los asistentes, llevar a cabo un diagnóstico sobre la situación de los archivos judiciales de los órganos impar
tidores de justicia en México; con motivo de ese compromiso, la Suprema Corte de Justicia de la Nación, a través de la Secretaría General de Acuerdos y del Centro de Documentación y Análisis, en coordinación con la Asociación Mexicana de Impartidores de Justicia, A.C. (AMIJ) nos dimos a la tarea de elaborar un cuestionario en donde estuvieran contemplados los principales aspectos que consideramos debían evaluarse para tener una imagen de los diversos archivos.
Lo anterior, en atención a lo acordado en la Reunión Ordinaria, específicamente en el punto sexto del Acta que a la letra dice:
“Los responsables de los archivos judiciales de órganos jurisdiccionales re
iteraron su compromiso de trabajar intensamente para que los trabajos de
esa reunión sean una parte importante del cambio o la evolución de los
depósitos documentales a su cargo y se consigan los resultados que en lo
inmediato estén a su alcance.
* Titular del Centro de Documentación y Análisis, Archivos y Compilación de Leyes. 23 de agosto de 2012.
Suprema Corte de Justicia de la Nación2
Asimismo, se advirtió la conveniencia de realizar diagnósticos a los archi
vos judiciales de las entidades federativas a fin de detectar áreas de oportu
nidad y desarrollar planes y programas para su mejora bajo la égida de la
Asociación Mexicana de Impartidores de Justicia.”
En consecuencia, en el mes de abril de 2012, se envió un cuestionario a los titulares de los órganos impartidores de justicia en el país, a fin de recopilar información básica que permitiera realizar un diagnóstico situacional a sus archivos judiciales, para conocer e identificar sus áreas de oportunidad y estar en condiciones de proponer proyectos bajo ejes transversales que aporten beneficios para todos.
Es un diagnóstico situacional de los archivos judiciales del país, toda vez que parte de una teoría que tiene como base el principio según el cual, las instituciones funcionan “en diferentes condiciones que varían de acuerdo con el ambiente o el contexto que la empresa eligió como su dominio de operación […] Las contingencias externas pueden considerarse oportunidades e imperativos o restricciones y amenazas que influencian la estructura y los procesos internos de la organización”.3
En ese sentido, existe una relación fundamental entre las condiciones del ambiente y, en este caso en específico, la forma en la que funcionan los archivos judiciales.
En consecuencia, se analizaron los aspectos del factor humano, la infraestructura física, los procesos técnicos, la conservación y preservación documental, la infraestructura tecnológica y los servicios brindados en los archivos judiciales.
1. Factor humano
Las personas son la parte medular de las organizaciones; su aprendizaje y crecimiento son la base en la ejecución de las estrategias de cualquier organización, lo que implica el desarrollo de competencias, entendidas como habilidades, conocimientos y actitudes.
Es determinante contar con personal capacitado, a fin de que las dependencias propicien la adecuada organización, conservación y difusión de los archivos que
3 Peters, Thomas J. y Waterman, Robert H., citado cit. por Chiavenato, Idalberto, Introducción a la teoría general de la administración, 7a. ed., México, McGrawHill Interamericana, 2006, p. 486.
Tercera reunión ordinaria del Sistema Nacional de Archivos Judiciales 3
resguardan, mediante la generación de instrumentos de control y consulta acordes a la normativa en las materias archivística y de transparencia y protección de datos personales, bien sea federal, estatal e interna para cada uno de los archivos en los que laboran.
2. Infraestructura física
El depósito documental en el cual se resguarda la información debe cumplir con características específicas que permitan la conservación del acervo judicial en óptimas condiciones, por lo que se requiere contar con especificaciones mínimas requeridas; entre otras, diversas consideraciones para la ubicación e instalación del inmueble, así como para las áreas de resguardo, restauración y consulta del acervo.
3. Procesos técnicos
Ante el cúmulo de la importante información que se resguarda en los acervos, resulta indispensable contar con procesos para clasificarla y ordenarla, de conformidad con los principios archivísticos. Los documentos son considerados como una fuente de conocimiento primario y susceptible de ser utilizado como objeto de estudio. Antes de ser testimonio, los documentos de archivo son de gestión, es decir, son elementos fundamentales de una administración que busca lograr el desarrollo de sus objetivos.
Gracias a los documentos y su adecuada gestión, las instituciones desarrollan una administración ágil y eficiente que se traduce en toma de decisiones fundamentadas y en acciones planificadas. De esto se desprende la importancia de la aplicación de los procesos técnicos archivísticos para su adecuada organización en los archivos, por lo que su buena organización constituye el sustento de la administración y el reflejo de la propia institución en sus diversos aspectos: orgánico, funcional, normativo, fiscal, etcétera.
Las labores propias de la archivística, tales como la clasificación, la ordenación, la descripción y conservación documental, son los procesos técnicos que finalizan en la difusión de los archivos, pues generan las condiciones para poder establecer contacto con la sociedad, lo que brinda sustento y validez a las instituciones.
Suprema Corte de Justicia de la Nación4
4. Conservación y preservación documental
Es fundamental adoptar medidas para lograr una adecuada conservación de la documentación que se resguarda en los archivos judiciales, a fin de evitar alteraciones, daños o, incluso, su pérdida.
Dado que los archivos judiciales están destinados a conservar, custodiar y brindar información sobre la documentación judicial a los profesionales en derecho y a usuarios en general, es importante conservar materialmente la documentación para así poder difundir los valores documentales de que se disponga en el archivo, en atención a su importancia material, técnica, doctrinaria o histórica.
5. Infraestructura tecnológica
Apoyarse en el uso de tecnologías de la información es un factor importante en el proceso de consolidación o modernización de los acervos judiciales, que permite agilizar los procesos de captura, almacenamiento, control, búsqueda y préstamo de expedientes judiciales. La tecnología es un componente organizacional en la medida en que forma parte del sistema interno de la organización e influye en las actividades y tareas que se llevan a cabo.
6. Servicios brindados por los archivos judiciales
Contar con un acervo debidamente organizado y clasificado facilitará y agilizará la atención a los usuarios, ya sea externos o institucionales, siempre en atención a la normativa en materia de transparencia, acceso a la información y protección de datos personales.
De los 176 cuestionarios remitidos, se recibieron las respuestas de 52 órganos jurisdiccionales, lo que representa 30%. Los órganos que respondieron fueron, en su mayoría, los Tribunales Superiores de Justicia y los Tribunales Electorales.
De los resultados obtenidos, se aprecia que todavía estamos en un proceso de cambio cultural, en donde la relevancia del archivo requiere comprenderse, sobre todo hoy en día, en que la demanda de información hace obligatorio observar la situación de estos depósitos documentales y fomentar su adecuada organización.
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Si bien se observan acciones encaminadas a responder a dicho compromiso y servir a la sociedad, lo cierto es que también hay necesidades que se traducen en áreas de oportunidad y sobre las que se debe trabajar, sin descuidar lo que ya se ha alcanzado.
A continuación se presentan los resultados obtenidos, analizados en fortalezas y áreas de oportunidad, y se esbozan algunas propuestas de acción para atenderlas.
Resultados del diagnóstico
Gráficas
1. Datos generales La presente gráfica muestra el número de órganos jurisdiccionales que contestaron el cuestionario
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2. Factor humanoLa presente gráfica muestra el número de personas que laboran en los archivos.
En la mayoría de los órganos jurisdiccionales (56%), laboran de una a cinco personas, principalmente con nivel licenciatura en el área jurídica; el personal se ha capacitado en clasificación y descripción documental.
El grado académico más alto obtenido por quienes laboran en el total de los archivos
La mayoría de las personas que laboran en el área de archivo tiene nivel educativo, principalmente licenciatura (46%), preparatoria (23%) y comercial (11%).
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Capacitación en materia archivística:Los cursos que el personal ha tomado en materia archivística se distribuyen de la siguiente manera:
—De 100% del personal, 35% no ha recibido algún curso en materia archivística y 2% no contestó.El 63% del personal de los archivos informó que sí han tomado algún curso de capacitación; de ese total, sobre todo ha sido en temas de clasificación documental, representado con 22% y descripción documental con 16%.
Los temas en los que el personal que labora en los archivos desearía tomar algún curso en materia archivística son:
De 100% de quienes están interesados en recibir capacitación, principalmente la solicitan sobre los siguientes temas:—21% Digitalización documental.—18% Sistematización de acervos documentales.—14% Ordenación documental. — 14% Clasificación documental.
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3. Características del inmuebleEn 46 inmuebles donde se resguardan los archivos, es decir el 88% de los órganos que respondieron, se cuenta con un área destinada específicamente para todo acervo; de este total, el lugar físico del acervo se ubica:
—50% de los órganos jurisdiccionales tienen sus acervos en la planta baja, 12% en planta baja y primer piso, 10% en el sótano y el resto a partir del primer piso y hasta el undécimo piso.
Tipo de mobiliario en que está colocada la documentación para su resguardo.
—Casi todos los acervos cuentan con un lugar para su resguardo.—98% de los acervos se encuentra en anaqueles, gavetas, archiveros o estantes de metal pintado. —Sólo uno de los archivos (2%) reportó que su acervo se encuentra en el piso.
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44% de los archivos tienen mobiliario suficiente para el resguardo de sus acervos y 56% no cuenta con el mobiliario suficiente.
Más de la mitad de los acervos reportan no tener el espacio suficiente para el resguardo de sus archivos.
4. Acervo bajo resguardo de los órganos jurisdiccionalesEl volumen, en metros lineales, de la documentación resguardada en los archivos, se representa de la siguiente manera:
De 100% que respondió el cuestionario, 40% tienen acervos de menos de 100 metros de expedientes.—El 10% tiene bajo su resguardo más de 20,001 metros. — El 16% no señaló cantidad alguna.
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Cantidad aproximada de expedientes resguardados en los órganos jurisdiccionales
—40% tiene entre 1 y 10,000 expedientes.—15% de los órganos tiene más de 1’500,000 expedientes.
Los tipos de archivo bajo resguardo de los órganos jurisdiccionales se representan de la siguiente manera:
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Fechas extremas de los acervos documentales que se resguardan en los órganos jurisdiccionales
—36% de los órganos jurisdiccionales resguardan acervo que data de 1950 a la fecha.—8% resguarda acervo del siglo XVI.
El soporte documental de los archivos, en el total de órganos jurisdiccionales que contestaron, principalmente es el impreso, representado con un 73%.
—73% de los órganos jurisdiccionales resguardan acervo en soporte impreso.—23% lo resguarda en otros soportes.
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Instrumentos archivísticos para control y consulta
Los instrumentos archivísticos que más se utilizan en los órganos jurisdiccionales son los inventarios por expediente, representados con un 27% de inventarios por transferencia representados con un 17%.
El 98% de los órganos jurisdiccionales cuenta por lo menos con un instrumento de control y consulta de expedientes.
—Sólo 8% cuenta con cinco o más instrumentos de control y consulta.
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Del total de los archivos de los órganos jurisdiccionales, 21% utiliza la norma internacional ISADG para la descripción archivística de sus expedientes.
—69% no aplican las normas internacionales de descripción archivística.—8% aplican otras.
La aplicación de la normativa en materia archivística y de transparencia y acceso a la información, se representa a continuación:
—60% aplica las normas locales en materia archivística y de transparencia y acceso a la información.—19% aplica leyes federales. — 17% no especificó qué normativa aplica.—4% aplica leyes federales y reglamentos.
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Archivos de órganos jurisdiccionales que cuentan con manuales de procedimientos archivísticos
—44% de los órganos jurisdiccionales reporta que cuentan con manuales de procedimientos archivísticos.—56% no cuenta con manuales de procedimientos archivísticos.
Los expedientes se encuentran principalmente en cajas.
—73% tiene su acervo en legajos y en cajas.—27% tiene su acervo guardado en cajones, apilados o, incluso, documentación suelta.
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El 79% de los órganos jurisdiccionales sí cuenta con algún tipo de seguridad para la protección civil y de sus acervos.
—Extintores un 36%.—Personal de seguridad 13%. —Alarmas contra incendios 14%.—Salidas de emergencia 10%. —Control de temperatura 9%.—Sistema contra robo, lámparas de seguridad y detectores de humedad 4% cada uno.
Porcentaje del personal que usa equipo de protección
—60% del personal que labora en el área de archivo sí usan material de protección.—40% no usa material de protección.
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En 79% de los archivos los expedientes han presentado daños, en un 21% restante no.
De 79% del total de los acervos, en 25% se ha presentado problemas de hongos, en el 28% roturas y en 47% mutilaciones.
Las medidas que se toman principalmente son:
De los porcentajes correspondientes, en el caso de hongos, los encargados separan los expedientes del acervo (41%) y en el caso de roturas solicitan su restauración (56%).
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5. Infraestructura tecnológicaLa siguiente gráfica muestra el número de computadoras que se tienen asignadas al área del archivo.
—En el 52% de los órganos jurisdiccionales hay de una a tres computadoras en el área de archivo.—38% tiene más de cuatro computadoras. —Sólo 10% de los archivos que respondieron el cuestionario carece de equipos de cómputo.
Archivos que cuentan con algún sistema integral para la gestión archivística
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De 71% que sí cuenta con un sistema integral:—44% cuenta con una herramienta diseñada de acuerdo a las necesidades.—19% tiene archivos independientes para el control de su acervo. — 18% con programas diversos como Word o Excel.
Los tipos de acervos que se digitalizan son:
El acervo que se digitaliza, principalmente, es el de trámite, con 40%; el archivo medio, con 20%, y el histórico con 33%.De lo anterior, se podría inferir que al momento de sistematizar el archivo de trámite, se realiza la digitalización y que los archivos de mayor consulta son el de trámite y el histórico.
6. Servicios brindados por los archivos judiciales
El servicio de préstamo de expedientes se presta en el 94% de los órganos, en 6% no.
De 94%, el tipo de préstamo que se realiza es: 86% en sala, 4% a domicilio y 6% en ambos.
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A continuación se presentan los tipos de usuarios que solicitan la documentación:
En la mayoría de los casos son los usuarios internos y externos quienes solicitan expedientes, representados con 67%, sólo usuarios internos, 29%.
Consulta vía Internet del inventario de los acervos.
Del total de los órganos jurisdiccionales, sólo el 17% ofrece la consulta en formato electrónico del inventario del acervo; de ese total, la consulta principalmente es vía Internet, representada con 78%.
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La gráfica que a continuación se presenta muestra la frecuencia con la que se presentan problemas en la búsqueda y localización de la documentación en los archivos
—17% refiere no haber tenido problemas en la búsqueda y localización de documentación.—6% No especificó. —77% reporta que sí han tenido problemas.
Motivos por los que se presenta el problema de búsqueda y localización de expedientes
77% de los órganos jurisdiccionales reporta que sí tienen algún problema para la búsqueda y localización de expedientes.De ese total, los motivos principales por los que se presentan son organización deficiente (27%) y descripción deficiente de los datos de localización (29%).
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Aspectos generales por rubro. Resultados principales: fortalezas
1. Datos generales
Se recibieron 52 cuestionarios contestados.
A. Factor humano (personal de archivo) —Las personas que laboran en el área de archivo tiene buen nivel educativo,
en términos generales licenciatura (46%), preparatoria (23%) y comercial (11%).
—El personal sí se ha capacitado, sobre todo en clasificación documental (22%) y descripción documental (16%).
B. Infraestructura física (características del inmueble y mobiliario de archivo) —El 88% de los órganos jurisdiccionales cuentan con un área o espacio des
tinado para su acervo. —El 98% de los acervos se encuentran instalados en mobiliario adecuado
para la documentación: anaqueles, gavetas, archiveros o estantes de metal pintado.
C. Acervo documental y procesos archivísticos (procesos técnicos) —97% de los órganos jurisdiccionales aplican, cuando menos, alguno de los
instrumentos de control archivístico. —Sólo 23% de los archivos de los órganos jurisdiccionales aplican la norma
internacional ISADG y la Norma ISO 15489. —El 60% aplica las normas locales en materia archivística y de transparencia
y acceso a la información. —62% de las personas reportan que sí conocen la normativa en materia ar
chivística judicial.
D. Conservación y preservación documental (procesos técnicos) —El 73% tiene su acervo en legajos y en cajas. — El 73% tiene organizados sus expedientes con una guarda individual (fol
ders, sobres, revistero, carpeta o caja), en su mayoría de papel o cartón. —En 79% de los acervos se cuenta con algún tipo de seguridad para su res
guardo. De ese total, cuentan con extintores 36%, personal de seguridad 13%,
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alarmas contra incendios 14%, control de temperatura 9%, salidas de emergencia 10%.
—46% menciona que realizan limpieza diaria. — 82% realiza fumigaciones, en su mayoría cada tres, seis o doce meses. —El tipo de fumigación que predomina es el de aspersión (57%). —60% del personal que labora en las áreas de archivo utiliza material de pro
tección: cubre bocas 40%, guantes 24%, batas 26% y lentes 10%. —Sólo 21% de los acervos reporta que no se ha presentado algún tipo de de
terioro físico en la documentación que resguarda. —Sólo 38% de los órganos jurisdiccionales señala que cuenta con normativa
sobre preservación y cuidado de la documentación, de entre los que destacan reglamentos y lineamientos generales.
E. Infraestructura tecnológica (herramientas digitales aplicadas al trabajo archivístico)
—En 52% de los órganos jurisdiccionales hay de una a tres computadoras en el área de archivo, en 38% hay más de tres computadoras.
—60% de las computadoras tienen alguna conexión a red, de los cuales 16% tiene acceso a Intranet, 39% a Internet y 45% a ambas redes.
—En el 71% de los órganos jurisdiccionales se cuenta con algún sistema integral para la gestión archivística.
—Los sistemas que utilizan les permiten registrar o dar seguimiento a diversas actividades, entre las que destacan: 25% recepción y alta de expedientes, 22% para la búsqueda y 22% control de préstamo y devolución de expedientes.
—79% de los órganos refiere que su sistema es útil para la búsqueda y organización de la documentación.
F. Servicios brindados por los archivos judiciales —En 94% de los archivos se brinda el servicio de préstamo de expedientes, de
entre los cuales: 86% es en sala, 4% a domicilio y 6% ambos. En la mayoría de los casos, son los usuarios internos y externos quienes soli
citan expedientes, representados con 67%. —En 50% de los casos se presta el servicio de reproducción documental, en
donde 92% es a través del fotocopiado y 8% en formato electrónico. Sólo 27% de quienes tienen material digitalizado (26% de los órganos) men
ciona que sí se encuentra disponible para su consulta.
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Aspectos generales por rubro. Resultados principales: Áreas de oportunidad
A. Factor humano (personal de archivo) Las personas que laboran en el área de archivo cuentan con formación acadé
mica a nivel licenciatura, principalmente, sobre todo en el área jurídica, así como a nivel preparatoria o comercial.
En su mayoría, el personal sí se ha capacitado en algunas materias de la archivística, especialmente sobre descripción documental; no obstante, está interesado en recibir capacitación, en particular sobre digitalización documental y sistematización de acervos.
B. Infraestructura física (características del inmueble y mobiliario del archivo) —10% de los archivos se ubican en sótanos y el 12% combina sótanos con
otros pisos. —Aproximadamente 16% de los archivos colindan con comercios, restauran
tes, sanitarios, fábricas, calles subterráneas. —33% de los acervos cuentan con ventanas; sin embargo, carecen de alguna
protección que impida el paso directo de la luz. —56% de los órganos jurisdiccionales no tiene el espacio suficiente para res
guardar su acervo documental.
C. Acervo documental y procesos archivísticos (procesos técnicos) —52% de los órganos jurisdiccionales ordena su acervo de forma cronológi
ca, 34% de manera mixta, 2% alfabética, 2% geográfica y 10% de formas diferentes.
En suma, no hay uniformidad en el proceso de ordenación. —41% de los acervos resguarda menos de 100 metros de expedientes. —15% de los órganos tienen más de 1’500,000 expedientes. —36% de los órganos jurisdiccionales resguardan acervo que data de 1950 a
la fecha, 8%, resguarda acervo del siglo XVI. —Sólo uno de los archivos no cuenta con algún medio de control. —36% mencionó que desconoce si existe normativa en materia archivística
judicial. —17% del personal no mencionó qué leyes aplican en materia archivística y
de transparencia y acceso a la información. —27% de los órganos no realizan versiones públicas para resguardar la con
fidencialidad de los datos personales y 63% no contestaron este punto.
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—56% no cuentan con manuales de procedimientos archivísticos, ni con guías para la preservación y cuidado de la documentación.
D. Conservación y preservación documental (procesos técnicos) —27% tienen su acervo guardado en cajones, apilados o, incluso, en docu
mentación suelta. —Uno de los acervos se encuentra en el piso. —27% de los órganos reportan que sus expedientes no cuentan con una guar
da individual. —21% de los órganos jurisdiccionales carece de medidas de seguridad para la
protección del acervo en el área de resguardo documental. —En 54% de los acervos la limpieza no se realiza con regularidad. —En 18% de los órganos no se realiza el servicio de fumigación. —En 40% de los órganos el personal no utiliza equipo de protección. —En 79% de los acervos los expedientes han presentado algún tipo de dete
rioro físico, sobre todo problemas de hongos (25%), humedad (28%) y roturas y mutilaciones (47%).
E. Infraestructura tecnológica (herramientas digitales aplicadas al trabajo archivístico)
—En 10% de los órganos jurisdiccionales reportan no tener alguna computadora en el área de archivo.
—29% de los órganos carecen de algún sistema integral para la gestión archivística.
—31% de los órganos reporta que carecen de conexión a algún tipo de red (Intranet e Internet).
—17% mencionó que el sistema que utilizan para el control de sus expedientes no les es útil para la búsqueda y organización de la documentación.
—69% de los órganos reportaron que no digitalizan sus acervos actualmente; entre los motivos principales se cita: falta de equipo de cómputo, la falta de personal o porque no se les ha dado la indicación respectiva.
F. Servicios brindados por los archivos judiciales —64% de los órganos jurisdiccionales que han digitalizado sus expedientes,
menciona que no se encuentran a disposición para su consulta. —En 67% de los casos no se puede realizar la consulta del inventario en for
mato electrónico.
Tercera reunión ordinaria del Sistema Nacional de Archivos Judiciales 25
—En 56% de los archivos no se reciben solicitudes con base en la normativa sobre acceso a la información.
—67% de los órganos jurisdiccionales refiere haber tenido por lo menos una vez algún problema en la búsqueda y localización de documentación.
De ese total, los motivos principales son organización deficiente (27%) o descripción deficiente de los datos de localización (29%).
Líneas de acción propuestas por el centro de documentación y análisis, archivos y compilación de leyes
Aprovechar la infraestructura tecnológica de los órganos jurisdiccionales o de la Asociación Mexicana de Impartidores de Justicia A.C. para fomentar la comunicación y coordinación entre los integrantes del Sistema Nacional de Archivos Judiciales.
a) Conformar grupos de trabajo para atender las áreas de oportunidad que se detectaron como resultado de la aplicación del cuestionario en los siguientes temas:
—Factor humano (personal de archivo). —Infraestructura física (características del inmueble y mobiliario de archivo). —Acervo documental y procesos archivísticos (procesos técnicos). —Conservación y preservación documental (procesos técnicos). —Infraestructura tecnológica (herramientas aplicadas al trabajo archivístico). —Servicios brindados por los archivos judiciales. b) Contar con un espacio en una página de Internet, con el objeto de compartir
información en materia de archivo entre los integrantes del Sistema Nacional de Archivos Judiciales como directorio, normativa, informes, convocatorias, biblioteca virtual, investigaciones, guías y formatos de referencia para la administración de los archivos.
c) Para llevar a cabo capacitación y asesorías a distancia en los siguientes temas: Elaboración de manuales de organización y procedimientos. Organización del acervo. Valoración y depuración documental. Conservación y restauración. Transparencia y protección de datos personales. Seguridad y Protección Civil.
Suprema Corte de Justicia de la Nación26
d) Llevar a cabo reuniones virtuales de grupos de trabajo, a fin de dar seguimiento a los acuerdos establecidos en la Reunión Nacional.
e) Continuar con la aplicación del cuestionario en línea de manera periódica, a fin de que se convierta en un elemento de evaluación continua y en un incentivo para la mejora de los archivos.
f) Establecer comunicación continua con los órganos jurisdiccionales a fin de dar seguimiento a los compromisos y recomendaciones que se establezcan en las Reuniones del Sistema Nacional de Archivos.
g) La Suprema Corte de Justicia de la Nación, a través de su Secretaría General de Acuerdos y de su Centro de Documentación y Análisis, Archivos y Compilación de Leyes, los invita a estrechar lazos de colaboración mediante la suscripción de convenios sobre intercambios de información y asesoramiento para impulsar proyectos en esta materia y otras que le sean de mutuo interés, de modo que este Sistema Nacional de Archivos Judiciales se consolide como un mecanismo para compartir experiencias y buenas prácticas que contribuya a la evolución de los esquemas y procedimientos de trabajo.
27
LA ÉTICA DEL RESPONSABLE DE ARCHIVO
Joaquín Flores Méndez*
I. Introducción
La palabra ética proviene del griego antiguo y, de acuerdo con una de sus acepciones, tiene como finalidad el estudio de la moral y la acción humana. La ética ha sido objeto de estudio y reflexión desde la antigüedad, particularmente du
rante el periodo clásico de la historia griega, en la se originó la filosofía moral.4 De esa época a la fecha, su desarrollo histórico ha sido diverso, y desde la perspectiva de Aristóteles, refiere a las palabras “costumbre” o “hábito”.5
Así, la ética constituye una rama de la filosofía ocupada del estudio de la moral, mientras que esta última incluye precisamente al conjunto de normas o costumbres (morales) que rigen y encauzan la conducta de una persona, de tal forma que para que un individuo pueda considerarse “bueno” debe conducirse de acuerdo con
* Director de la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía.4 A lo largo de la historia se han dado diversas posibilidades de justificar la acción moral. Los sistemas éticos más relevantes pueden ser reducidos a unos cuantos modelos que desde diversas perspectivas tratan de ofrecer una justificación de las actitudes morales: las éticas más significativas se pueden concretizar en tres modelos: éticas teleológicas, éticas deontológicas y éticas dialógicas.http://es.scribd.com/doc/72051526/TEORIASETICAS5 Aristóteles, Ética a Nicómaco, capítulo primero, p. 41. en documento recuperado el 23 de octubre de 2008, http://www.scribd.com/doc/5172746/AristotelesEticaaNicomaco
Suprema Corte de Justicia de la Nación28
normas y costumbres preestablecidas. En cambio, importa señalar que, por una parte, la ética es la reflexión racional sobre aquello que se entiende como conducta buena y, por la otra, se ocupa de los fundamentos de los denominados juicios morales.6
Por su parte, las normas de convivencia son producto de los acuerdos tácitos o, en algunos casos, costumbres, entre integrantes de un grupo, por lo que “la normalización” de las formas de conducta variará de grupo a grupo; de ahí que podamos decir que no hay una moral única, sino varias, que si bien se puede o no estar de acuerdo con ellas, se aceptan como son. Mientras que la ética, que se apoya en un análisis racional de la conducta moral, busca cierta universalidad de conceptos y principios y, aunque admita diversidad de sistemas éticos o maneras concretas de reflexionar sobre la moral, exige su fundamentación y admite su crítica, igual como han de fundamentarse y pueden criticarse las opiniones.7 Al reflexionar sobre las normas morales, se ocupa de estudiar también la necesidad de que haya normas y, de ser el caso, la razón por la razón o razones por las que existen normas que están sobre otras; pues el propósito del análisis es ubicar las normas a seguir para alcanzar los objetivos de la existencia. En resumen, en palabras de Fernando Savater: “«Moral» es el conjunto de comportamientos y normas que tú, yo y algunos de quienes nos rodean solemos aceptar como válidos; «ética» es la reflexión sobre por qué los consideramos válidos y la comparación con otras «morales» que tienen personas diferentes”.8
Tanto la moral como la ética tienen una función práctica, ya que se refieren, aunque no exclusivamente, a situaciones conflictivas de la vida de las personas, situaciones en las que el hecho se distancia del deber ser, establecido por las normas y las costumbres que rigen una sociedad dada. Desde el punto de vista de la moral, hay que tomar una decisión práctica; desde el punto de vista de la ética, ha de formarse la conciencia en el hábito de saber decidir moralmente. Si bien en ambos casos se trata de una tarea de fundamentación moral, esta fundamentación puede entenderse de dos maneras: como metaética o como ética normativa.9
6 Cortés Morató, Jordi y Martínez Riu, Antoni, Diccionario de Filosofía Herder, Barcelona, Herder, 1996, http://www.monografias.com/trabajos14/etica/etica.shtml7 Ibid.8 Savater, Fernando, Ética para Amador, Weblioteca del pensamiento, www.weblioteca.com.ar,http://www.rubinsteintaybi.com.ar/Archivos/Etica%20para%20Amador.pdf p. 16.9 Diccionario de Epistemología, http://www.proyectoafri.es/ffia1/cd3fciencia/ffiaciencia/dicc_de_epistem.htm
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La primera, la metaética, busca entender cuál es la naturaleza de la ética en el plano del análisis de los conceptos —su centro de interés es el análisis del lenguaje moral— y trata de cuestiones tales como “¿qué se entiende por moral?”, “¿qué es bueno?”, etcétera; mientras que la segunda se ocupa en describir lo que las personas deberían considerar bueno o malo, con lo que su objeto de estudio lo constituye propiamente la justificación de las normas, criterios y valores morales, así como la fundamentación de los juicios morales, y trata de enunciados como “es mejor padecer una injusticia que cometerla”,10 “obra sólo según aquella máxima que puedas querer que se convierta, al mismo tiempo, en ley universal” y también “obra como si la máxima de tu acción debiera convertirse, por tu voluntad, en ley universal de la naturaleza”.11
En épocas recientes, la teoría de la justicia propuesta por John Rawls12 sostiene que para decidir en situaciones conflictivas sobre cuestiones de libertad, igualdad de oportunidades, renta, riqueza, etcétera, puede recurrirse al principio que denomina del maximin: maximizar las exigencias de los individuos socialmente más débiles.
De lo anterior podemos concluir que la ética es la parte de la filosofía que trata de la moral y de las obligaciones del hombre. Para Ellwood,13 la ética es la ciencia de la conducta buena y mala, sea para el individuo o para un grupo de ellos. Desde este punto de vista, la ética es la ciencia de los valores morales, de normas morales y de ideales; es, entonces, una ciencia normativa, pues busca establecer normas o estándares para la conducta humana. Estos problemas normativos son considerados como el problema central de la ética, en ese sentido, la ética no trata con un aspecto especial de la vida colectiva del hombre sino, por lo general, con el ideal para la vida individual y social.
Esta visión de la ética hace la conexión entre la vida social y moral simple y explícita. La moral entonces se convierte en el aspecto normativo de la sociedad y las virtudes morales se convierten, no en cualidades personales abstractas, sino en
10 De acuerdo con Platón, la combinación del bien, verdad y justicia es lo que lleva al hombre hacia el camino de la felicidad. Como lo dijo Sócrates alguna vez: “Es mejor padecer una injusticia que cometerla”, ya que se creía que una persona injusta dañaría el orden del universo. Polanco, M., “Epicteto: la vida disciplinada”, en http://www.economia.ufm.edu.gt/mpolanco/epictetobio.htm11 Kant, Immanuel, Fundamentación de la metafísica de las costumbres (1785). Esquema de temas básicos, Madrid, Espasa Calpe, 2008, colección Austral, p. 92.12 Rawls, John, A Theory of Justice, Cambridge, Harvard University Press, 2005, p. 607.13 Ellwood, Charles A., “The Sociological Basis of Ethics”, International Journal of Ethics, vol. 20, núm. 3, abril de 1910, pp. 314329.
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valores sociales. Por consiguiente, no es un exceso decir que los ideales éticos serán derivados por un proceso de crítica del conocimiento social. Para los hindúes,14 la vida moral no puede ser únicamente dinámica sino también relativa a las diferentes condiciones en las cuales empieza la vida humana. Al trabajar en el “ideal”, los hindúes consideran también el nacimiento, las condiciones sociales, la edad y el sexo. Es entonces que el ideal es dinámico y relativo a la vez. Estas suposiciones nos llevan a pensar en una ética en desarrollo, en evolución al mismo ritmo que le impone la propia crítica del conocimiento social, así como de la transformación histórica de la sociedad donde se inserta el caso particular de las organizaciones e instituciones que resguardan los archivos en el país.
II. Ética en el manejo de información en los archivos
Una oficina responsable de resguardar archivos exige un nivel de confianza entre los participantes. ¿De dónde vendrá la confianza si no tenemos ninguna base común sobre la cual plantar nuestra ética y, en cambio, debemos confiar en los valores heterogéneos y contradictorios del grupo del cual somos parte en ese momento? La cuestión fundamental que debemos abordar es si hay una fuente de lo que es moralmente correcto que está más allá de nosotros —es decir, por ejemplo, Dios— y esa norma es absoluta y universal; o bien que depende de nosotros descubrir lo que está bien y lo que está mal, si es que podemos ponernos de acuerdo en que existe lo bueno y lo malo. Y si dependiera de nosotros, ¿cómo podríamos decir que los valores de una persona son mejores que los de otra persona?
Sin embargo, la ética seguirá siendo una parte del quehacer de la organización, es una reflexión, no es una imposición, no son recetas morales. Si partimos que la meta de la organización responsable del archivo es, en cierta forma, la satisfacción de las necesidades humanas, en cuanto al derecho a la información, la ética de la organización tiene por valores irrenunciables la calidad en los productos, la gestión, la honradez en el servicio, el mutuo respeto a las relaciones internas y externas de la organización, la cooperación por la que conjuntamente aspiramos a la calidad, etcétera. Pero en este terreno, también existen diversos enfoques sobre las implicaciones de la ética, por citar algunos, está el que subraya las responsabilidades y los derechos de los
14 Hanumantha, Rao G., “The Basis of Hindu Ethics”, International Journal of Ethics, E.U.A., vol. 37, núm. 1, 1926, p. 29.
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trabajadores, el que centra su atención en la responsabilidad de los usuarios, o bien, el que aborda la problemática de la degradación del medio ambiente.15
Actualmente, la mayoría de las organizaciones responsables del manejo de información tiene un código de ética. El problema es que no se le da la difusión ni se le presta el interés que debería tener y, en el peor de los casos, que aun teniendo la habilidad para ver y hablar sobre los problemas éticos, están incapacitados y son absolutamente incapaces para actuar. Pueden estar conscientes del problema, pueden articular el problema ético, así como evaluar las diferentes respuestas y las consecuencias de cada una. Sin embargo, no pueden hacer nada y, en lugar de actuar, estudian y discuten el problema hasta la muerte.16 Es entonces que tendríamos que preguntarnos si como organizaciones o individuos: ¿nuestros objetivos manifiestan un compromiso con una norma que está más allá de nosotros? o si ¿tenemos pautas que nos ayuden a transitar en forma ética?
En principio, sería un comportamiento ético aquel que estuviese de acuerdo con unos valores establecidos o definidos al respecto, mientras que lo contrario serían comportamientos no éticos. Por tanto, ética y valores se unen desde el principio, sin valores no cabe hablar de ética. Existen diversos valores, según el campo en el que nos situemos. Así, existen valores económicos, artísticos, morales, éticos, religiosos y sociales. En ocasiones, estos valores podrán ser coincidentes y en otras no sucederá así, los valores son una especie de fundamentos, de puntos de apoyo de los comportamientos humanos de acuerdo con el campo en el que nos situemos, aun cuando puedan estar vinculados con valores universales, son reconocidos como tales por la sociedad y no dependen de la aprobación de las mayorías. Los valores son los que son y no aquellos que la sociedad quiera que sean en cada época del mundo.17
15 Cortina, Adela, “Ética de la empresa”, cit. en Peón Escalante, Joaquín, La ética en los negocios, año II, primera época, mayo de 1998.16 Hoffman W., Michael y Driscoll, Dawn–Marie, “Business Ethics in the New Millennium: Will the Patient Survive?”, Business Ethics Quarterly, vol. 10, núm. 1, p. 225.17 Rogers, C. R., Libertad y creatividad en educación, Barcelona, Paidós, pp. 182183. El autor sostiene que el ser humano desde el principio tiene una clara concepción de los valores. Prefiere algunas cosas o experiencias y rechaza otras. Pero este proceso de valoración eficiente y con bases tan sólidas se ve interferido por las influencias personales y culturales que recibe, en su intento por ganar aprobación, estimación y afecto, ya no orienta su conducta por su propia experiencia, sino que aprende los valores que se le transmiten y que especialmente en nuestra época plantean enfoques divergentes e incluso contradictorios. El individuo empieza a guiarse por los valores que se le vinculan “aun cuando puedan discrepar con sus vivencias”.
Suprema Corte de Justicia de la Nación32
Es evidente que acciones humanas tales como robar, engañar, difamar, mentir, chantajear, extorsionar, maltratar, etcétera, han sido siempre, son y serán actos reconocidos, al menos internamente, por cada individuo y por la sociedad como no éticos; con independencia de su consideración como actos ilícitos, contrarios a las leyes, inmorales u otras consideraciones que se quieran hacer sobre ellos. Por el contrario, acciones humanas como decir la verdad, pagar lo justo, aportar el trabajo debido, respetar la propiedad ajena, entre otros, son ejemplos de acciones que el hombre y la sociedad consideran como éticos. Esta consideración de lo que es ético y lo que no lo es, no depende, por tanto, de circunstancias coyunturales, no es algo relativo, cambiante, sujeto a opiniones. Lo que es ético lo es, y lo que no, no lo es. En donde debemos fundamentar nuestra competencia ética es en tratar de alcanzar comportamientos éticos, para vivirlos. Ahí se entra en otro terreno, uno en el cual no hay suficiente investigación, ya que existen diferentes factores en las distintas épocas históricas y localizaciones sociales o geográficas, que influyen sobre los humanos con más o menos fuerza.
Miguel Olivas sugiere que la falta de investigación en las diferentes percepciones acerca del comportamiento ético puede llegar a ser un gran obstáculo al tratar de formar un mercado integrado y que hacer decisiones éticas está compuesto por influencias individuales y organizacionales.18 De acuerdo con la teoría, las diferencias en el razonamiento ético encuentran reflejo internacional en las diferencias subyacentes en la relación entre el individuo y sociedad.19 Sin embargo, estudios como el de Brian Husted señalan que está empezando a observarse el desarrollo de un fenómeno relativamente nuevo: la emergencia de un orden global moral “transocial” el cual explica a partir de que “las éticas globales surgen del grado de acuerdo entre las sociedades, corporaciones y otras organizaciones con respecto a los campos éticos apropiados y conductas en una situación dada. Este fenómeno aparece especialmente marcado en el mundo de los negocios.”20
18 Olivas Luján, Miguel R., “Ethical Decision Making in Mexico: A Review and an Empirical Examination at the Individual and Organizational Levels”, Business Association for Latin American Studies, Venezuela, marzo de 2000.19 Erderner, Carolyn y Márquez, Pedro, “A Preliminary Investigation of Business Ethical Reasoning in Mexico, China, and the U.S.: Implications for Emerging Theory”, Annual Meeting, Southwest Academy of Management, Dallas, Texas, marzo 15, 2005.20 Husted, Bryan W. et al., “The Impact of Cross–National Carriers of Business Ethics on Attitudes About Questionable Practices and Form of Moral Reasoning”, Journal of International Business Studies, vol. 27, núm. 2, mayoagosto de 1996, p. 392.
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En la sociedad actual de libre mercado impera el principio del máximo beneficio, de la eficacia y del utilitarismo. La combinación de estos factores lleva a una lucha por el beneficio y la rentabilidad, por la utilidad de las cosas y de las personas, por su validez para ganar y para competir a toda costa. Es en este escenario en el que han de sobrevivir los valores éticos. Aquí valdría preguntarse si vale la pena saltarse los principios éticos y actuar según convenga en cada caso para el bien individual o de una colectividad. En principio, la respuesta podría ser que no, ya que tenemos raíces históricas y una conciencia interior que nos permite diferenciar lo que es “bueno y lo que es malo”, lo que se debe hacer y lo que no; es decir, lo que es ético y lo que es un comportamiento poco ético. Por tanto, podemos inferir que es posible entonces que exista una ética organizacional que sea percibida como tal por las organizaciones del sector y por la sociedad y que los principios éticos son usados como una guía que regula los comportamientos humanos.
Sin embargo, los individuos y, en particular, los miembros de alguna organización, se enfrentan con decisiones que tienen implicaciones éticas tanto en su vida personal como en su vida en los negocios. Chester Barnard establece que en su vida personal los adultos no se preocupan por las opiniones de otras personas respecto de las decisiones que toman; sin embargo, en su vida dentro de las organizaciones, las personas quizá sientan presión, como ya lo señalamos, de los principios éticos usados como guía por los responsables de la organización y de hacer lo que otros desean.21 Esta presión normalmente obedece a la maximización de las utilidades y se transmite a los trabajadores a través de sus superiores en la organización. Barnard también considera que cada participante en una organización es percibido con dos personalidades: una organizacional y otra individual. Así, esta dicotomía en los valores organizacionales e individuales hace difícil la toma de decisiones.
Actualmente, hay un debate sobre esta toma de decisiones y se discute acerca de si el comportamiento ético de los individuos dentro de las organizaciones ha mejorado. Para Posner y Schmidt,22 éste ha mejorado porque: las organizaciones tienen códigos de ética más específicos, se han incrementado las sanciones cuando el personal es sorprendido actuando de manera no ética y se ha dado una mayor capacitación sobre la toma de decisiones éticas. Sin embargo, Liedtka considera que el compor tamiento
21 Barnard, Chester I., Functions of the Executive, Cambridge, Harvard University Press, 1938.22 Posner B. y Schmidt, W., “Value Congruence and Differences”, Journal of Business Ethics, núm. 12, Holanda, 1993, pp. 341347.
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ético de los individuos dentro de las organizaciones no ha mejorado debido a las constantes preocupaciones por maximizar ganancias y a las presiones inherentes a la alta gerencia.23
Entonces, es evidente que se podría añadir una larga lista de situaciones que implican problemática ética en la organización, como: contrataciones erróneas y a veces injustas, salarios indebidos, prestaciones de trabajo escasas, publicidad engañosa, despidos de personal sin motivo, enfermedades simuladas, producción y venta de servicios o productos defectuosos, competencia desleal, desmotivación de unos trabajadores a otros, insensibilidad ecológica, discriminación, etcétera. De tal forma que la ética es un valor intrínseco de toda actividad económica y empresarial, ya que cualquier actividad empresarial, incluida naturalmente la de servicios, involucra al ser humano.
Ahora bien, la ética es una exigencia que se hace más significativa mientras mayor es la complejidad social; si la ética está en toda actividad empresarial, no puede ser considerada como un “valor agregado” sino como una “competencia ética”. En suma, el comportamiento basado en valores éticos beneficia a toda la sociedad, a la empresa y a la economía en la que está inserta. Los principios forman la base de la confianza y cooperación y contribuyen a la moral de los empleados. La confianza propicia que los empleados se sientan orgullosos de pertenecer a una organización que define los valores éticos como una forma de vida.
III. Teoría de los valores
Desde el punto de vista filosófico, el tema de estudio de la teoría de los valores como una rama de la filosofía, lo constituye la determinación de la naturaleza propia del valor, su sentido objetivo o subjetivo, así como su relación con los juicios de valor y con las tendencias humanas que satisfacen, lo que incluye su clasificación e interdependencia mutuas. Esta rama comenzó en la segunda mitad del siglo XIX cuando el positivismo se esforzaba por establecer una realidad libre de valores —que hiciera posible la aplicación rigurosa de los métodos naturalistas—;24 su iniciador fue Rudolph Hermann Lotze, que concibió el valor como algo libre de la realidad pero presente,
23 Liedtka, J., “Values Congruence: The Interplay of Individual and Organizational Value”, Journal of Business Ethics, núm. 8, Holanda, 1989, pp. 805815.24 Risieri, Frondizi, ¿Qué son los valores?, México, Fondo de Cultura Económica, 2010, p. 50.
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concepción que trató de fomentar con la ahora famosa frase de “los valores no son, sino que valen”.25
Esta noción de valor permitió separar las ciencias culturales de las ciencias naturales, pues la naturaleza era ajena al valor; por tanto, “los métodos de las ciencias naturales no serían aplicables a una realidad donde el valor asumía importancia de primer orden”.26 En este sentido, la constitución de los valores y los juicios de valor son objetos propios de la filosofía, mientras que de las ciencias de la naturaleza lo son los hechos.27
Poco antes de tales estudios científicofilosóficos,28 Friedrich Wilhelm Nietzsche sostuvo que los valores son preferencias individuales y objetivos que llegan a imponerse en las sociedades como modas. De acuerdo con esta postura, los valores no son eternos, sino percepciones personales o de grupo y, por tanto, relativos a la época y al lugar; según este filósofo, la cultura occidental no es más que la inversión reactiva de los primitivos valores de la vida, por ello impone a la filosofía la tarea crítica de una verdadera transmutación de los valores transmitidos.29
En este sentido y siguiendo a Giddens, es importante señalar que “es posible que haya valores contradictorios, incluso dentro de una misma sociedad o comunidad”, ya que pueden existir grupos o individuos que den mayor valor a algunas creencias como, por ejemplo, las religiones tradicionales, al mismo tiempo que otros aprecien más el progreso, la ciencia o la seguridad que les proporciona una buena situación
25 Pierson, G., “Lotze’s Concept of Value”, Journal of Value Inquiry, E.U.A., núm. 22, 1988, pp. 115125; Rudolph Lotze, Microcosmus: An Essay Concerning Man and His Relation to the World (1856-58, 1858-64), traducción de E. Hamilton y E. E. C. Jones, Edinburgo, T. & T., Clark, 1885 [4th edition, 1899].26 Frondizi, Risieri, op. cit., nota 24, p. 50.27 Caby, Lucien y Ferraris, Maurizio, Historia de la hermenéutica, traducido por Jorge Pérez de Tudela, México, Siglo XXI, 2002, 368 p.28 Frondizi, Risieri, op. cit., nota 22, p. 51.29 Nietzsche criticó el origen de los valores morales con el propósito de ponerlos en evidencia cuestionando tanto su origen como su función. Nietzsche apoya las valoraciones que se hacen desde una perspectiva de confianza en sí mismo, en forma autónoma y creativa, en contraposición con aquellas que se hacen desde una perspectiva reactiva que son determinados por valores preestablecidos, en forma mecánica, subordinada, y opuesta a aquellas valoraciones que son más contundentes. Para Nietzsche, quienes prefieren pensar en términos de “good vs bad” ejemplifican una mentalidad superior que la de aquellos que piensan en términos de “good vs evil”, ya que estos últimos ejemplifican una mentalidad inferior y subordinada. http://plato.stanford.edu/entries/nietzsche/ y Cortés Morató, Jordi y Martínez Riu, Antoni, “Friedrich Nietzsche”, Diccionario de filosofía en CDROM, Barcelona, Herder, 1996.
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económica y el éxito, u otros que pueden ser partidarios de la sencillez y de una vida tranquila.30
IV. La doctrina subjetivista y la doctrina objetivista
De acuerdo con su significado, valor, por una parte, es o se aplica a todo aquello que el hombre estima o respeta por sí mismo o por su relación con otra cosa y, por la otra, refiere al “grado de utilidad o aptitud de las cosas, para satisfacer las necesidades o proporcionar bienestar o deleite”.31 En palabras de Frondizi, Risieri “¿Tienen las cosas valor porque las deseamos o las deseamos porque tienen valor?”,32 estas preguntas llevaron a los axiólogos a formular dos visiones con las cuales intentaron responder a la interrogante anterior, a saber: la subjetivista y la objetivista. De acuerdo con Frondizi, “el error inicial de las dos doctrinas tiene su origen en el sofisma de la falsa oposición”; sin embargo, continua el autor, “esta tarea no fue vana ya que permitió que la visión subjetivista mostrara la imposibilidad de separar el valor de nuestras reacciones psicológicas, necesidades y apetencias; a la vez que la visión objetivista corrigió las exageraciones del subjetivismo y señaló la necesidad de prestar especial atención a las cualidades objetivas”.33
Desde esta perspectiva, Frondizi concluye que el valor tiene carácter relacional y requiere para su análisis de la presencia del sujeto y del objeto, y que se debe considerar además la “actividad” del sujeto por medio de la cual se pone en relación con el objeto. Para el caso de los valores, el autor considera que tal actividad es la valoración.34 La revisión de estas dos visiones (subjetivista y objetivista) para el análisis de los valores escapa a los fines de mi presentación,35 sin embargo, a manera de síntesis, podemos decir, de acuerdo con Risieri Frondizi y Ana Teresa López de Llergo,36 que en
30 A. Giddens, Sociología, op. cit., p. 53.31 Real Academia Española, Diccionario de la Lengua Española, 22 ed. En economía, el valor se refiere siempre a un resultado de la industria humana, que tiene por fundamento la utilidad y por condición el trabajo. Piernas Hurtado, José Manuel, Vocabulario de la economía, exposición de la nomenclatura y de los principales conceptos de esa ciencia, edición digital a partir de Economía política, 4a ed., Barcelona, Sucesores de Manuel Soler, sin fecha (¿sobre 1910?), 185 pp., http://www.etorredebabel.com/Economia/diccionarioeconomia/vocabularioeconomia.htm32 Frondizi Risieri, op. cit., nota 24, p. 26.33 Ibidem., p. 190.34 Ibidem., p. 194.35 Flores Méndez, Joaquín, La lealtad en la selección de personal en México, México, Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey/Outsourcing Services Library (en prensa), 2012.36 Frondizi, R., op. cit., nota 24; López de Llergo, Ana Teresa, Valores, valoraciones y virtudes. Metafísi-ca de los valores, México, Compañía Editorial Continental, 2001, p. 210.
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la primera de ellas, la subjetiva, el ser humano es quien dice lo que son los valores porque reconoce sólo los que le interesan y los recrea; en la segunda, la objetiva, se definen desde la observación de la realidad. Dentro de esta última postura hay variantes: algunos dicen que son cualidades y como tales son accidentes que se adhieren al ente.37 Esta idea confirma a los valores en el ser, pero no garantiza su permanencia en cada sujeto porque hay momentos en que pueden variar, total o parcialmente, sin que cambie quien los sostiene. Por su parte, algunos otros identifican los valores con el trascendental bien y automáticamente se excluyen la verdad, la belleza y la unidad.
Sólo es valiosa una persona de conducta honorable y no quien actúa moralmente, más aún cuando sea inteligente o bella. Otras posturas dicen que los valores corresponden a cada uno de los trascendentales (la unidad, la verdad, el bien y la belleza), esta concepción favorece la subjetividad, ya que el bien y la belleza no se dan en su totalidad en cada criatura y no resulta fácil captar toda la riqueza del valor en esos trascendentales. Hay quienes colocan a los valores en el ser, postura que da mayor solidez, porque se apoya en uno de los principios constitutivos de toda realidad.38
Para fines de esta presentación, permítanme ubicar el valor en el ser del ente y en la razón de ser de cada uno de ellos,39 sin omitir ninguno de los dos. En la razón de ser se explica la finalidad o proyecto que cada ente debe realizar. También se explican los valores de las unidades de orden.40 Cada ente tiene innumerables posibilidades de alcanzar su fin, puede desempeñar diversos roles y debe tener diferentes valores para actualizar su razón de ser. Cuando los entes realizan sus tareas, se habla de valores de operación. Así, los valores de alguien o de algo se acrecientan en la medida en que cumple realmente su razón de ser. Y ese sujeto se manifiesta como valioso porque tiene valores y los ha puesto en práctica.
Se ha dicho que el valor se da en la razón de ser, por lo que podría pensarse que la razón de ser es el primer valor. Sin embargo no es así, porque la razón de ser justifica al ser pero por sí misma no tiene entidad. La razón de ser es el principio de todos los valores pero no es el valor. Por lo anterior, los valores tienen realidad, son reales, porque se apoyan en el ser de los entes. Y como el ser es la primera perfección
37 Ente es todo lo real, compuesto de dos principios: esencia y acto de ser. Puede propiciar en quien conoce al ente de razón.38 El otro principio es la esencia que es aquello que indica el modo de ser de cada ente.39 Ana Teresa López de Llergo, op. cit., nota 34, p. 22.40 Sociedades, grupos, conjuntos de personas.
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que tiene cada ente, puede decirse que el ser es el primer valor, del que seguirán los demás valores de ese ente según su naturaleza. Así pues, los valores sólo se dan en la realidad que es o que se opera.
Cada individuo, persona u objeto, por el hecho de ser, tiene sus propios valores, que están ahí, independientemente de que sean o no conocidos por alguien. La relación “valoral” –valoración— interpersonal supone un autodescubrimiento, ofrecerse y donarse para lograr una aceptación, tanto individual como social. Entonces, los valores de las personas se aprecian con mayor nitidez no sólo porque están ahí, sino porque la razón de ser de cada uno de los valores trasciende cuando se exterioriza al sujeto espiritual, capaz de conocer y de amar. La relación “valoral” —valoración— entre las personas y los objetos supone por su parte, que la persona descubra los valores de los objetos y su posible utilización. Aunque para Spranger,41 —que distingue como valores fundamentales, los económicos, los teóricos, los estéticos, los sociales, los políticos y los religiosos—, cuando se plantea el establecer una escala jerárquica en los valores, considera necesario prescindir de las contingencias de la perspectiva del valor condicionadas por el espacio, el tiempo y la individualidad de quienes lo manifiestan, para centrarse sólo en “la adecuada vivencia de los valores”. Esta jerarquización de los valores concluye que los límites inferior y superior de la escala los ocupan respectivamente los valores económicos y los religiosos. Esto debido a que los valores económicos son valores de utilidad, es decir, que se refieren siempre a otro valor, al que sirven, y su valor sólo será el que reciban en forma refleja de ese valor.
En cambio, los valores religiosos —entendidos no sólo desde una perspectiva confesional, sino en su enfoque más amplio— implican a la totalidad de la vida espiritual. Spranger considera que los valores de otras esferas se convierten en valores religiosos en cuanto incurren en la referencia a un sentido definitivo de la vida. Este enfoque es muy similar al concepto de sacralización de Maslow, que consiste en enfocar las cosas con seriedad, respeto e interés profundo.42
Para fomentar los valores en las sociedades —consideradas como unidades de orden— se parte del conocimiento de los valores de los entes, que propicia las relaciones interpersonales o entre personas y objetos. Los valores en la sociedad son valores relacionales, no tienen entidad en sí, pero se apoyan en la entidad y en la razón de
41 Spranger, Edward, “Formas de vida”, Revista de Occidente, Argentina, 3a. edición, 1948.42 Maslow, A. H. Religions, Values and Peak-Experiences, E.U.A., Editorial Columbus, 1994, p. 56.
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ser de lo relacionado. Los valores relacionales suponen vinculación que propicia la dirección y tendencia que se percibe en las sociedades. El manejo de los valores en la vida social es inseparable de la dimensión ética, por eso la utilización o la manipulación no es válida en las relaciones interpersonales.
De lo anterior se desprende que los valores no se crean, sólo se descubren y pueden aprovecharse. Así, los valores están en los entes y por la trascendencia es posible ayudar a que otras personas los descubran. En este sentido, puede hablarse de la transmisión de valores, sobre todo dentro de las unidades de orden. Cuando se eligen determinados valores es porque se han descubierto, seleccionado y aplicado para resolver las situaciones del vivir cotidiano con un estilo personal, es entonces válido referirse a una jerarquía de valores; en la realidad los entes están jerarquizados de acuerdo con su naturaleza.
V. Reflexiones acerca de los valores
Es posible resumir las principales características de la concepción de los valores básicos implícitos en los escritos de muchos teóricos e investigadores, de la siguiente manera:43 Los valores son creencias, pero son creencias indisolublemente ligadas a la emoción, no objetivos, ideas frías; los valores son constructos motivacionales,44 que hacen referencia a los objetivos deseables que se esfuerzan por alcanzar las personas; así pues, los valores trascienden acciones y situaciones específicas, pues son metas abstractas.
Ahora bien, la naturaleza abstracta de los valores los distingue de los conceptos como las normas y actitudes, que por lo general se refieren a acciones específicas, objetos o situaciones. En ese sentido, los valores guían la selección o evaluación de las acciones, políticas, personas y acontecimientos. Es decir, que los valores sirven como
43 Allport, G. W., Pattern and Growth in Personality, Nueva York, Holt, Rinehart y Winston, 1961; Feather, N. T., “Values, Valences and Choice: The Influence of Values on the Perceived Attractiveness and Choice of Alternatives”, Journal of Personality and Social Psychology, núm. 68, 1995, pp. 11351151; Inglehart, R., Modernization and Postmodernization, Princeton, Princeton University Press, 1997; Kluckhohn, C.,“Values and Valueorientations in the Theory of Action: An Exploration in Definition and Classification”, en T. Parsons y E. Shils (eds.), Toward a General Theory of Action, Cambridge, Harvard University Press, 1955, pp. 388433; Morris, C. W., Varieties of Human Value. Chicago, University of Chicago Press, 1956; Rokeach, M., The Nature of Human Values, Nueva York, Free Press, 1973; Mauro Rodríguez Estrada y Patricia Ramírez Buendía, La psicología del mexicano en el trabajo, 2a. ed., México, McGrawHill/Interamericana Editores, 2004.44 Kupperman, J., Value… and What Follows, Nueva York, Oxford University Press, 1999, p. 74.
Suprema Corte de Justicia de la Nación40
estándares o criterios y están ordenados por importancia relativa entre uno y otro. Los valores del individuo forman un sistema ordenado de prioridades de valor que los caracterizan como individuos, pero al mismo tiempo, los valores son los elementos dinámicos que definen una cultura. De tal forma que esta característica jerárquica de los valores también se distingue de las normas y actitudes, en síntesis, y de acuerdo con McCarty y Shrum.45
Los valores personales son declaraciones de lo ideal46 y representan creencias de modos particulares de conducta o de estados finales de existencia que son preferibles a otros.47
Al igual que las actitudes, los valores son cogniciones sociales que facilitan la adaptación al medio;48 difieren, sin embargo, en que las actitudes representan la organización de creencias en torno a un determinado objeto o situación, mientras que los valores son más abstractos por naturaleza. De este modo, los valores pueden ser considerados como los prototipos de donde se derivan las actitudes y los comportamientos.49
La teoría de valores define a éstos como deseables, con metas que van más allá de la situación, que varían en importancia y que sirven como principios rectores en la vida de las personas. Las características señaladas son comunes a todos los valores, pero el aspecto fundamental que hace la distinción entre ellos es el tipo de motivación que induce el objetivo. Con la finalidad de coordinarse con los demás en la consecución de los objetivos que son importantes para ellos, los grupos e individuos se comunican estos requisitos cognitivamente (en forma lingüística) como valores específicos. De acuerdo con Schwartz,50 son diez los valores básicos, motivacionalmente distintos, que se obtienen a partir de tres requisitos universales de la condición humana: 1) necesidades de los individuos como organismos biológicos; 2) requisitos para
45 McCarty John A. y Shrum, L. J., “The Measurement of Personal”, op. cit., pp. 272273.46 C. Kluckhohn, “Values and Valueorientations in the Theory of Action”, op. cit., nota 41.47 Milton Rokeach, “The Nature of Human Values”, op. cit., nota 41.48 Lynn R. Kahle (ed.), Social Values and Social Change: Adaptation to Life in America, Nueva York, Praeger, 1983.49 Pamela Homer y Lynn R. Kahle, “A Structural Equation Test of the ValuesAttitude Behavior Hierarch”, Journal of Personality and Social Psychology, núm. 54, 1988, pp. 63846.50 S. H. Schwartz, “Universals in the Content and Structure of Values: Theoretical Advances and Empirical Tests in 20 Countries”, en Zanna, M. P. (eds.), Advances in Experimental Social Psychology, Nueva York, Academic Press, vol. 24, 1992, pp. 165.
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una interacción social coordinada, y 3) la supervivencia y el bienestar de las necesidades del grupo.
Ahora bien, de acuerdo con Lichtman,51 existen valores éticos centrales, a saber: lealtad, honestidad, equidad, cuidado, respeto, tolerancia y valentía moral. Uno de los retos que enfrentamos día a día es que en ocasiones debemos escoger entre lealtad hacia nuestros familiares o empleados y nuestro compromiso con los otros valores centrales. Lealtad significa ser fiel a las obligaciones con la familia, amigos, compañeros de trabajo y empleadores; pero también significa mantener un compromiso con los otros principios, ya que existe este compromiso, nadie tiene el derecho de solicitar a otro que comprometa sus principios en nombre de la lealtad. Estudios recientes52 muestran que la lealtad al jefe inmediato es el valor ético central que regula el comportamiento dentro de la organización, del trabajador mexicano de la Ciudad de México, por lo que es relevante profundizar un poco en su definición.
En este sentido, para Miskel y Layday, la lealtad en relación con la autoridad es:
Una condición en la cual los superiores son aceptados, queridos y respeta
dos por sus subordinados, esta definición basada en el afecto, fue ampliada
[…] al incluir un componente cognitivo, este aspecto incluye una serie de
creencias incuestionables acerca de la confianza y fe en el líder comple
mentado por un deseo conductual de seguir al líder [...] La lealtad de un
subordinado es un concepto basado en la autoridad informal.53
De acuerdo con los autores, la lealtad “es un compromiso, un sentimiento de confianza, un sentido de responsabilidad, una completa devoción a una persona o a un ideal […] es un concepto de dos vías, es multifacético” y, además, “crece a través de un proceso de relación intencional”.54 Por su parte, para Adler y Adler la lealtad se produce preferentemente en organizaciones donde “el interés central de vida de los miembros gira alrededor del trabajo […] y […] la alineación de las metas individuales con aquellas del grupo”.55
51 Litchman, Jim, “Invoke Employee Loyalty”, Workforce, núm. 77, E.U.A., Editorial Baltimore, 1998, p. 121.52 Flores Méndez, Joaquín, La lealtad en la selección de personal, op. cit., nota 33.53 C. Misker, G. R. Fevurly y J. Stewart, “Organizational Structures and Processes, Perceived School Efectiveness, Loyalty and Job Satisfaction”, Educational Administration Quarterly, vol. 15, núm. 3, E.U.A., 1979, p. 99.54 Dreire, M. y Layday, J., “Feelings of Loyalty among Members of LearninginRetirement Programs”, Educational Gerontology, vol. 23, núm. 4, junio de 1997, pp. 315327.55 P. A. Adler, y P. Adler, “Intense Loyalty in Organizations: A Case Study of College Athletics”, Adminis-trative Science Quarterly, vol. 33, núm. 3, E.U.A., 1988, pp. 401417.
Suprema Corte de Justicia de la Nación42
Ahora bien, conviene precisar que para algunos estudiosos la base de la lealtad organizacional es económica;56 sin embargo, hay que señalar que también existe lealtad en grupos religiosos y unidades militares, pero la lealtad que encontramos en este tipo de grupos sobrepasa la buena paga o beneficios y la aceptación de autoridad y puede ser denominada como lealtad intensa.57 Por ejemplo, los profesores de universidades le dan más valor a la autoridad basada en competencias profesionales que la que le dan otro tipo de trabajadores.58
La lealtad entonces genera interés, parcialidad e identificación con el objeto de lealtad más que con sus competidores, se expresa en las relaciones que generan estas parcialidades. La demanda mínima de la lealtad es el mantenimiento de la relación, que requiere del rechazo de alternativas que dañen la relación misma.59 A partir de esta definición, podemos decir que para que exista la lealtad debe haber tres partes: A puede ser leal a B sólo si hay una tercera parte C, de aquí que el elemento fundamental de la lealtad reside en que A seguirá a B aun cuando C aparezca.
Desde esta perspectiva, en la manera en que se definan nuestras líneas de lealtad es que nos definiremos a nosotros mismos como personas y nos distinguiremos de otras. Los objetos de nuestra lealtad juegan una parte muy importante al hacernos diferentes, si expresamos nuestra lealtad a un país o a una persona, estos objetos de nuestra lealtad servirán también para definir quiénes somos. Esto mismo ocurre con nuestros principios: yo soy leal a ellos y ellos son funcionales para mí.
Para George P. Fletcher hay tres dimensiones de lealtad: la lealtad del amor, la lealtad al grupo y la lealtad a Dios; estas tres dimensiones de lealtad se distinguen, en parte, por las direcciones y planos de vinculación.60 En las lealtades personales de amistad y amor las líneas de compromiso vinculan a los individuos en una relación íntima. En los casos de lealtad al grupo, los miembros del grupo se encuentran horizontalmente leales a cada uno y en conjunto, verticalmente leales al líder. En el caso de lealtad a Dios el compromiso es unidireccional, en la tradición judeocristiana Dios es recíproco, como padre, como líder, como señor feudal, que responde a la lealtad principalmente como protector y legislador.
56 Barnard, Chester I., Functions of the Executive, op. cit., nota 19.57 P. A. Adler, y P. Adler, op. cit., nota 53, p. 402.58 W. K. y Rees, R., “Subordinate Loyalty”, op. cit., p. 272.59 Fletcher, George P., Loyalty. An Essay on the Morality of Relationships, Oxford, Oxford University Press, 1993, p. 8.60 Ibidem., pp. 2540.
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Por otra parte, los planos de lealtad se distinguen por el papel de la rectitud en el mantenimiento de la lealtad. En las relaciones amorosas, el sentimiento de que uno está haciendo las cosas bien juega un papel mínimo en el fomento de la confianza. En la acción política, la lealtad de los participantes entre sí refuerza el sentido de lo apropiado de mantenerse firme a la causa. Las lealtades religiosas oscilan entre una sumisión total a la palabra de Dios y un sentido crítico que sólo lo que es correcto debe ser tratado como mandato de Dios. El que haya tres dimensiones de la lealtad permite mantener el balance apropiado entre ellas, la interacción de estas tres dimensiones de la lealtad permite que al tomar decisiones en la vida, por lo regular, actuamos en contra de alguna de ellas para seguir a las otras.
Ahora bien, cuando se plantea una situación de lealtad, no está suficientemente claro lo que exige la situación, aun cuando nuestra conducta sea suficiente para que seamos leales. En las tres dimensiones el deber de lealtad oscila entre la mínima y la máxima demanda. Las lealtades mínimas consisten en no traicionar el objeto de su lealtad, no luchar a favor del enemigo, no adorar dioses extranjeros. En la parte máxima, las exigencias de lealtad se amplían y son mayores que el acto negativo de traicionar e incluyen una atención y dedicación positivas a la nación y a Dios. A partir de estas consideraciones, Fletcher define a la lealtad como:
La expresión de la historia de uno mismo. La lealtad es algo más que una
costumbre de acompañamiento, se basa en un reconocimiento del deber.
La lealtad a veces no implica simplemente evitar la traición y, en ocasiones,
tiene una connotación más profunda y romántica sostenida por los rituales
expresados en el patriotismo, la devoción religiosa y el amor erótico. La
lealtad de la historia de uno mismo se realiza en diferentes niveles —a las
personas, a los grupos, y a Dios— y estas dimensiones de la lealtad se en
cuentran a menudo en conflicto entre sí.61
Con base en lo anterior se concluye que el director de la organización responsable del archivo es el responsable de proponer la ética que se va a cultivar en su organización, —la que debe sustentarse en los valores acordados y reconocidos en todos los niveles de la organización—; es el responsable también de que estos valores estén presentes en la cultura que se fomente en la organización, —en donde es fundamental que participe en los procesos de selección de personal que permitan que estos valores se conserven
61 Fletcher, George P., op. cit., nota 59, p. 77.
Suprema Corte de Justicia de la Nación44
a pesar de la rotación de personal de la propia organización—. Y, final mente, propongo que ya que para el trabajador mexicano la lealtad es el valor central en la relación empleado–empleador, que se incorpore como parte del proceso de selección de personal en las organizaciones, la medición de este valor para contar con más elementos para elegir al personal más acorde con la cultura organizacional de la empresa. En otros términos, si la ética de la organización y los códigos de ética propuestos por los responsables de archivo participan en forma activa en los procesos de selección de los futuros empleados del archivo, la ética del responsable de archivo no será otra que aquella de los responsables de la organización, para bien o para mal.
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DERECHO A LA INFORMACIÓN Y ACCESO A LOS ARCHIVOS DE LA CORTE SUPREMA DE CANADÁ
Fausto Kubli-García*
I. Introducción
El derecho de acceso a la información está permanentemente en la agenda central de casi todos los países; la región de América del Norte no es la excepción. Recordemos como el presidente Obama, en su primera juramentación, emite
un memorando en el que instruye a todas las dependencias, agencias y entidades de su gobierno a favorecer la transparencia; por otro lado en México, el derecho de acceso a la información fue el resultado de una enorme cantidad de presiones dadas desde el ámbito de la sociedad civil, asimismo de la voluntad de muchos funcionarios de todos los poderes para lograr que se abran los archivos públicos. El caso de Canadá es el objeto de estudio en este breve trabajo. Sin duda para los canadienses es uno de los temas que se abordan en su quehacer actual. De ello damos cuenta al incluir en esta exposición algunos de los temas más sobresalientes del derecho a la información en Canadá.
Para efectos del presente trabajo haremos una breve exposición de las características principales del Estado canadiense; posteriormente describiremos a grandes rasgos la ubicación del derecho a la información tanto en el ámbito legal como en el
* Centro de Investigaciones sobre América del Norte, Facultad de Derecho de la Universidad Nacional Autónoma de México.
Suprema Corte de Justicia de la Nación46
jurisprudencial y constitucional. De igual manera haremos una breve reseña del juicio “Ontario (Public Safety And Security) vs Criminal Lawyers Association”, 2010 SCC 23, del cual se desprende la interpretación del Acta Constitucional de 1982 que incorpora la libertad de expresión y que de ello se desprende el derecho a la información. Después abordaremos el significado y alcance del Principio del Tribunal Abierto y las Políticas de Acceso a los Archivos de la Suprema Corte de Canadá.
II. Características institucionales de Canadá
Queremos enfatizar —para efectos de este breve trabajo— que Canadá mantiene lo que han denominado Federalismo Cooperativo. Esto significa una relación sui generis entre las provincias (poderes locales) y la Federación. Dicha relación se delineó a partir de la expedición del Acta Constitucional de 1982. En este documento se estableció la “cláusula residual inversa”; ésta significa que las atribuciones que no estén expresamente otorgadas a las provincias estarán dadas al poder federal. Situación contraria al modelo estadounidense y mexicano, pues en la Enmienda 10 de la Constitución de los Estados Unidos de América y en el artículo 124 de la Constitución Mexicana se establece que lo que no esté expresamente otorgado a la Federación se reputará como facultad local.
Las diez provincias y tres territorios de Canadá están organizados —por herencia británica— en un sistema parlamentario, con Cámara de Lores y de Comunes. De ahí emana la rama ejecutiva. Esto es, que la administración pública que recae en el Primer Ministro y los demás ministros es una especie de gran comisión parlamentaria. Asimismo, es de rescatar que en Canadá no existe un solo documento constitucional, sino que hay varias leyes que son consideradas bajo esa categoría. Sin embargo, básicamente dos leyes constitucionales son las que rigen los principales temas en Canadá: el Acta Constitucional de 1867 y el Acta Constitucional de 1982.
Finalmente, queremos destacar que en Canadá existen como cabeza del Poder Judicial dos Tribunales Supremos. El primero es la Corte Federal que hace revisiones de los procesos llevados y funge como última instancia de las causas, sin
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embargo es solo una especie de tribunal ad quem de apelación o casación. Por otro lado, está la Corte Suprema que tiene como fin la revisión constitucional y, por supuesto, la compatibilidad de los actos con los documentos constitucionales.
Corte Suprema de Justicia de Canadá
III. Acceso a la Información en Canadá ¿Constitucional?
Por lo que se refiere al tema de esta exposición, queremos anotar que no existe una disposición constitucional expresa en Canadá que instrumente el derecho a la información. Las libertades fundamentales de los canadienses se encuentran en la Sección 2 de la Carta de Derechos de Canadá, las cuales son:
Libertad de pensamiento, de creencia, de opinión y de expresión, comprendida la libertad de prensa y de los otros medios de comunicación.
A pesar de que no existe expresamente una disposición sobre el derecho a la información en los textos constitucionales de Canadá, es importante analizar el caso denominado “Ontario (Public Safety and Security) vs Criminal Lawyers Association”, toda vez que en él se delineó la existencia de este derecho a la información, a partir de la interpretación de la disposición citada.
Suprema Corte de Justicia de la Nación48
Antecedentes de la causa
Se acusan a policías de Ontario hacer mal uso de determinadas pruebas en un juicio penal. Se investigó a los policías y se determinó que no obraron de mala fe con las pruebas, por lo que fueron exonerados de toda responsabilidad. Con base en la Ley de Libertad de Información y Protección de la Privacidad (“Freedom of Information and Protection of Privacy Act”), que es un ordenamiento local, la Asociación de Abogados Penalistas de Ontario solicitó acceso a la información de la investigación que condona a los policías y ésta les fue negada con fundamento en el mismo ordenamiento.62
Sin embargo, la Asociación de Abogados Penalistas argumentó que el esquema de acceso a la información en la ley referida era inconstitucional, tras lo cual a la Corte Suprema le fueron planteados dos cuestionamientos:
1. ¿Si la libertad de expresión incluye el derecho de recibir información del Estado?2. ¿Y de ser así, si la ley objetada era inconstitucional por no contemplar el acceso a
la información en investigaciones policiales?
A continuación, el argumento de la Corte Suprema para reconocer que en la libertad de expresión se encuentra contenido el derecho a la información: “En la investigación que se hace a los policías por haber supuestamente malversado las pruebas de un juicio existe interés público. Cuando se solicita información a los órganos públicos y ésta tiene trascendencia social por su naturaleza, no es viable negar el acceso a dicha información, porque la rendición de cuentas es un bien superior”.
En la sentencia, después del debido análisis, se estableció que existen equivalencias entre la libertad de expresión y el derecho a la información. Esto es, que existe la posibilidad de que se exceptúe la entrega de la información por salvaguardar el interés público o por la protección a la privacidad. En el caso de que no exista interés público o privado y la autoridad no entrega la información, esta violación equivale a violar la libertad de expresión, consagrada en el Acta Constitucional de 1982, citada supra. De lo anterior se desprende que el acceso a la información, al tener un valor equivalente a la libertad de expresión, es cuasiconstitucional, aunque no exista una disposición expresa que lo contemple.
62 Universidad de Alberta, Centro de Estudios Constitucionales,http://www.law.ualberta.ca/centres/ccs/rulings/Ontario_vCLA.php#_edn11
Tercera reunión ordinaria del Sistema Nacional de Archivos Judiciales 49
En la sentencia del caso en cuestión la Corte citó el principio de tribunal abierto (Open Court Principle), y recordó algunos casos relacionados con éste, “que establece que no es impartir justicia el único trabajo de los tribunales”. También deben ser accesibles al público para que la justicia sea evaluada (Accountability). En estos casos, la Corte reconoció que el acceso a la información está “inextricablemente ligada” a la libertad de expresión. Este acceso, sin embargo, siempre ha estado limitado a garantizar el correcto funcionamiento de los tribunales.
IV. Políticas de acceso a los archivos de la Corte Suprema de Canadá
Finalmente, quisiéramos rescatar las políticas de acceso a los archivos de la Corte Suprema de Canadá. Dado que el derecho de acceso a la información es un reconocido derecho fundamental, la Corte Suprema de Canadá se ha propuesto la tarea de expedir un conjunto de normas que se deben cumplir para satisfacer este derecho. A continuación hago una breve traducción de estos principios.
1. El objetivo es proporcionar el acceso a la información de los archivos judiciales que genera la Corte Suprema de Canadá.
2. El acceso a la información que dará la Corte Suprema de Canadá será siempre salvaguardando la privacidad de las personas (datos personales), la seguridad de los individuos y el funcionamiento apropiado de la impartición de justicia.
3. Están excluidos de estas políticas los miembros del personal de la Corte. Las políticas son para el acceso a los expedientes judiciales que se sustancia
ron en el máximo Tribunal de Canadá, sin que exista restricción por el formato en que estén archivados (videos, audios, electrónicos).
Está limitado el acceso a los expedientes judiciales en tanto no estén resueltos.
4. Acceso significa tanto poner a la vista la información al solicitante, como proporcionar copias de los expedientes.
5. Existe un sistema de responsabilidades de los funcionarios de la Corte Suprema que infrinjan las Políticas de Acceso a los Archivos.
6. No es posible aplicar ningún tipo de tarifa al acceso a los expedientes judiciales que son públicos, salvo los costos de reproducción.
Suprema Corte de Justicia de la Nación50
7. En todo caso el acceso a los expediente judiciales, sea remoto o en el recinto (in situ), será previo registro del solicitante y llenando las formalidades que se soliciten.
Formatos de solicitud de información
8. El archivo judicial hará una copia de los expedientes —en formato de microfilm— y se resguardarán en los recintos de la Corte antes de que sean enviados a los archivos históricos.
9. La Corte Suprema de Canadá hará del conocimiento del público en general el manejo de los expedientes judiciales, asimismo dará a conocer cómo será resguardada la privacidad.
10. Continuamente la Corte Suprema revisará estas políticas.
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ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL ARCHIVO DEL TRIBUNAL ELECTORAL DEL PODER JUDICIAL DEL ESTADO DE VERACRUZ
Emili Castillo Molina*
I. Introducción
El Tribunal Electoral del Poder Judicial del Estado de Veracruz, órgano especializado y máxima autoridad en la materia, para el cumplimiento de las atribuciones que le han sido conferidas por la Constitución Política del Estado, el
Código Electoral local, la Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado y el Reglamento Interno del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Entidad, en lo que atañe a la función jurisdiccional de impartir justicia, debe sujetarse en todo momento a los principios de legalidad, imparcialidad, objetividad, certeza, independencia, profesionalismo y equidad.
Dicha función jurisdiccional es desarrollada en forma autónoma e independiente, con el personal que realiza labores específicas dentro de cada una de las áreas que conforman este Tribunal, rigiéndose en todo momento bajo los principios de modernización, eficiencia, eficacia, transparencia y rendición de cuentas.
Dentro del organigrama del Tribunal Electoral del Poder Judicial del Estado de Veracruz, se encuentra el área del Archivo Judicial, en el cual, una vez concluido el
* Encargada del Archivo Judicial del Tribunal Electoral del Poder Judicial del Estado de Veracruz.
Suprema Corte de Justicia de la Nación52
proceso electoral, se resguardan, concentran y conservan los expedientes de los asuntos que éste ha conocido.
La finalidad del archivo judicial consiste en aplicar normas para la recepción, concentración y conservación de los expedientes jurisdiccionales y documentación, pa ra su organización y funcionamiento adecuado, garantizando la conservación de los expedientes judiciales y de la documentación resguardada; con lo cual se pueden brindar servicios de calidad, oportunos, eficaces y eficientes.
En el presente ensayo, se hace una descripción integral de actividades administrativas que se realizan en el Archivo Judicial para su buen desempeño y funcionamiento; se mencionan los criterios aplicados para la organización, descripción y conservación de la documentación contenida y resguardada, a fin de garantizar su integridad y accesibilidad mediante la aplicación de los principios, la metodología y la normativa en materia archivística.
II. Antecedentes del Tribunal Electoral del Poder Judicial del Estado de Veracruz
La justicia electoral en Veracruz se ha impartido por diferentes órganos. En su origen, mediante un órgano político, ya que la calificación de las elecciones correspondía al Congreso del Estado, erigido en Colegio Electoral.
Con la reforma federal de 1990, se creó en el Estado el Tribunal Estatal de Elecciones, como órgano autónomo con funciones jurisdiccionales en esa materia.
A consecuencia de la reforma constitucional local de 1997, El Tribunal Estatal de Elecciones se constituye en Tribunal Electoral del Poder Judicial del Estado, pero de manera eventual, debido a que sólo se integraba en el año de la elección.
En 2000, al realizarse la Reforma Integral a la Constitución Política Local, se crea la Sala Electoral del Tribunal Superior de Justicia del Estado de Veracruz, con el carácter de permanente, como órgano especializado del Poder Judicial; sin embargo, en 2003 se reforma la Constitución estatal para erigirse en Sala Electoral y Auxiliar del Tribunal Superior de Justicia; le corresponde conocer de la materia electoral en el año de la elección y de la materia que le asignara el Pleno del Tribunal Superior de Justicia, en los dos años intermedios.
Tercera reunión ordinaria del Sistema Nacional de Archivos Judiciales 53
Finalmente, a consecuencia del decreto número 555 de junio de 2009, que reformó los artículos 55, 57, párrafo III, 59, párrafo I, y 66 de la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Veracruz, se crea el Tribunal Electoral, máxima autoridad jurisdiccional en la materia y órgano especializado del Poder Judicial en la entidad, encargado del control de la legalidad, el cual ejerce su función con base en los principios de certeza, independencia imparcialidad, objetividad, profesionalismo y equidad.
1. Organigrama del Tribunal Electoral del Poder Judicial del Estado de Veracruz
TRIBUNAL ELECTORAL DEL ESTADO DE VERACRUZ
PONENCIA PONENCIAPRESIDENCIA
PONENCIA
UNIDAD DESISTEMAS DEINFORMÁTICA
CENTRO DECAPACITACIÓN,
DIFUSIÓN EINFORMACIÓN
JUDICIALELECTORAL
SECRETARÍAGENERAL DEACUERDOS
DIRECCIÓNADMINISTRATIVA
OFICIALÍA DEPARTES
OFICINA DEACTUARIOS
ARCHIVOJUDICIAL
Suprema Corte de Justicia de la Nación54
2. Archivo Judicial del Tribunal Electoral del Poder Judicial del Estado de Veracruz
El Tribunal Electoral del Estado de Veracruz cuenta con un Archivo Judicial, en el cual, una vez concluido el proceso electoral, se resguardan, concentran y conservan los expedientes de los asuntos que éste ha conocido.63
Conforme a lo establecido en el artículo 25, fracción IX, de la Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de Veracruz, en concordancia con lo dispuesto en el numeral 22, fracción XXV, del Reglamento Interno del Tribunal Electoral del Poder Judicial del Estado de Veracruz, la Secretaría General de Acuerdos es el área encargada de coordinar las funciones del Archivo Judicial.
La organización, descripción y conservación del Archivo Judicial se lleva a cabo con base en la metodología archivística, la normativa nacional aplicable y los estándares internacionales en la materia.
El titular del Archivo Judicial es el responsable de recibir, concentrar y revisar los expedientes jurisdiccionales que le son remitidos, a efecto de que se encuentren debidamente foliados, rubricados y sellados; así como conservar en buen estado físico los expedientes electorales resueltos por el Tribunal Electoral del Poder Judicial del Estado de Veracruz.
Concluido el trámite del expediente formado con motivo del medio de impugnación correspondiente, cualquier persona que tenga interés puede consultar los expedientes resueltos por el Tribunal, dentro de los dos años siguientes a su archivo, o bien solicitar copia de los mismos en términos de lo previsto en la norma interna del Tribunal Electoral.64
Al finalizar cada mes, el titular del Archivo Judicial debe rendir, a la Secretaría General de Acuerdos, un informe sobre las actividades de recepción y solicitud de expedientes llevadas a cabo durante el mes inmediato anterior.
63 Artículo 27 del Reglamento Interno del Tribunal Electoral del Poder Judicial del Estado de Veracruz.64 Ibidem, artículo 28, segundo párrafo.
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II. Marco legal
1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos
El artículo 6o., fracción V, previene que: “Los sujetos obligados deberán preservar sus documentos en archivos administrativos actualizados y publicarán a través de los medios electrónicos disponibles, la información completa y actualizada sobre sus indicadores de gestión y el ejercicio de sus recursos públicos”.
2. Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública para el Esta-do de Veracruz
El artículo 6, inciso 1, fracción IV, señala que los sujetos obligados deberán: “integrar, organizar, clasificar y manejar con eficiencia sus registros y archivos”.
3. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos para el Estado de Veracruz
En el numeral 46, fracción IV, establece que:
todo servidor público tendrá las siguientes obligaciones para salvaguardar
la legalidad, honradez, lealtad, imparcialidad y eficiencia que deben ser ob
servadas en el desempeño de su empleo, cargo o comisión, y cuyo incum
plimiento dará lugar al procedimiento y a las sanciones que correspondan,
según la naturaleza de la infracción en que se incurra, y sin perjuicio de sus
derechos laborales, previstos en las normas específicas que al respecto ri
jan: […] custodiar y cuidar la documentación e información que por razón
de su empleo, cargo o comisión conserve bajo su cuidado de la cual tenga
conocimiento impidiendo o evitando el uso, la sustracción, destrucción,
ocultamiento o inutilización indebidas de aquéllas.
4. Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de Veracruz
En su artículo 25, enuncia las atribuciones del secretario General de Acuerdos y de los secretarios de Acuerdos y, especialmente en la fracción IX, precisa que éstos deberán vigilar que los asuntos terminados se envíen al archivo judicial para su debida concentración y preservación.
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Igualmente, en la fracción XXV del numeral 104, se estipula la competencia del Consejo de la Judicatura de tener bajo su cuidado el Archivo Judicial, para el resguardo de los expedientes que provengan de los Tribunales del Poder Judicial relativos a procesos concluidos y demás documentos que se reciban y deban archivarse.
5. Reglamento Interno del Tribunal Electoral del Poder Judicial del Es-tado de Veracruz
En el Título Primero, Capítulo Único de Disposiciones Generales, precisamente en el artículo 2, fracción II, inciso a), se precisa que se entiende como Archivo para efectos de este reglamento, el Archivo Judicial del Tribunal Electoral del Poder Judicial del Estado de Veracruz; así en esta área se resguardan, concentran y conservan los expedientes de los asuntos que haya conocido este cuerpo colegiado.
Asimismo, en el Título Segundo, Capítulo V, Sección Cuarta, se determina que el Archivo Judicial dependerá de la Secretaría General de Acuerdos, que para su organización y funcionamiento contará con el personal necesario para el cumplimiento de sus funciones, y se enuncian las atribuciones que corresponden a su titular.
III. Objetivo
El objetivo principal del Archivo Judicial del Tribunal Electoral del Estado de Veracruz es que existan una organización y una conservación de la documentación contenida y resguardada, a fin de garantizar su adecuado funcionamiento al aplicar normas para la recepción, almacenamiento, extracción y manejo de los expedientes jurisdiccionales y otros documentos que estén bajo resguardo.
Asimismo, aplicar lo establecido en la Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de Veracruz, el Reglamento Interno de este Tribunal Electoral y las normas administrativas que disponga su Secretaría General de Acuerdos, que regulen la operación diaria del Archivo Judicial para una buena conservación y custodia de todos los expedientes judiciales concluidos y/o documentos.
IV. Normas de operación
En el Archivo Judicial se reciben todos los expedientes electorales relativos a los medios de impugnación presentados por los legitimados para ello, en contra de las
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autoridades electorales, tales como los recursos de apelación, de inconformidad y juicio para la protección de los derechos políticoelectorales de los ciudadanos.
Todos los expedientes jurisdiccionales que se reciban en el Archivo Judicial se deben registrar en los libros habilitados para tal efecto y en la base de datos de control interno.
Los expedientes judiciales y la documentación electoral que se recibe en el Archivo Judicial se debe ordenar, clasificar y resguardar cuidadosamente en las cajas, estantes y pasillos que les corresponda.
Queda prohibido el acceso al Archivo Judicial a personas ajenas al mismo, a quienes tampoco se les permite el manejo de expedientes y documentación electoral que se encuentre bajo el resguardo de aquél.
Por ningún motivo se permite que los empleados del Archivo Judicial o el personal del Tribunal Electoral sustraigan del mismo, los expedientes de los medios de impugnación u otros documentos, salvo que exista causa justificada y previa autorización para ello.65
La extracción de expedientes electorales o documentos de su lugar de resguardo en el Archivo Judicial, es exclusivamente por petición escrita y previa autorización del secretario general de Acuerdos.
Se fomenta la capacitación del personal relativa a la conservación en buen estado físico de los expedientes, con el propósito de lograr la debida organización y funcionamiento del Archivo Judicial.
V. Funciones
Además de las obligaciones que establece la Ley Orgánica del Poder Judicial y el Reglamento Interno del Tribunal Electoral del Poder Judicial, ambos del Estado de Veracruz, para su funcionamiento, en el Archivo Judicial se debe:
65 Ibidem, artículo 5.
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— Recibir, concentrar y conservar durante el plazo legal, los expedientes jurisdiccionales del Tribunal Electoral, al concluir el proceso electoral, para su resguardo en el lugar que les corresponda, cuidando que se cumplan las normas y procedimientos establecidos al respecto.
— Verificar que los expedientes de los medios de impugnación que se remiten estén firmados, foliados y sellados, así como registrarlos en los libros de control correspondientes, por año.
— Recibir y atender con prontitud las solicitudes de expedientes, lo que incluye sustraerlos de su lugar de resguardo y entregarlos a los solicitantes, previa firma por su recibo.
— Registrar en los libros de control, la entrega y devolución de los expedientes; mantener actualizado el inventario de éstos y determinar con exactitud su ubicación.
— Remitir, en su oportunidad, los expedientes al Archivo General del Poder Judicial del Estado de Veracruz, de conformidad con lo previsto en las disposiciones aplicables.
— Funcionar en tres secciones de responsabilidad, independientemente de la cantidad de personal con que cuente: la Jefatura; una sección de Recepción y Archivo de Expedientes y de Documentos, y una sección de Atención de Solicitud de Expedientes y Documentos.
VI. Jefatura
El titular del Archivo Judicial es el responsable directo de la organización y funcionamiento del mismo, quien tiene bajo su responsabilidad el cuidado de los expedientes de los medios de impugnación y demás documentación que le sea remitida para su resguardo, para lo cual tiene las siguientes atribuciones:66
— Planear, organizar y dirigir las acciones que conduzcan a mejorar continuamente el servicio del Archivo Judicial.
— Supervisar que el personal a su cargo, cumpla puntualmente su responsabilidad de servicio y acaten las disposiciones respectivas.
— Llevar los registros correspondientes, por orden numérico, en las secciones que correspondan.
66 Ibidem, artículo 29.
Tercera reunión ordinaria del Sistema Nacional de Archivos Judiciales 59
— Asegurarse de que los expedientes y documentación enviados para su resguardo, se apeguen a las normas y procedimientos establecidos para tales efectos.
— Vigilar que no haya rezago en la recepción de expedientes y documentos enviados para archivo, ni en el acuse de recibo correspondiente de los mismos.
— Cerciorarse de que la solicitud de expedientes o documentación, se atiendan y satisfagan con prontitud.
— Verificar que los expedientes y documentación recibidos se archiven correctamente, etiquetándolos adecuadamente y ubicándolos en los pasillos, estantes y cajas que les correspondan.
— Supervisar que los expedientes en préstamo, al ser devueltos, se encuentren completos, con la carátula limpia, sin tachaduras o enmendaduras.
— Revisar si dentro de un expediente hubo otro acumulado, registrarlo y verificar que conste integrado en el principal.
— Auxiliar al secretario general de Acuerdos en la elaboración del proyecto de manual de procedimientos del archivo, que deberá ser presentado al presidente, para su aprobación, en su caso.
— Hacer del conocimiento del secretario general de Acuerdos, cualquier anomalía o irregularidad que advierta en los expedientes o documentos que reciba para su archivo, a fin de que, de ser material y técnicamente posible, se corrija.
— Informar permanentemente al secretario general de Acuerdos sobre las tareas que se le encomienden o sobre los asuntos de su competencia.
— Adoptar las medidas que juzgue conveniente para el registro, resguardo y consulta de los expedientes.
— Habilitar los libros correspondientes para el control interno. — Asegurarse de que no se sustraiga del área de archivo ningún expediente o
documento bajo resguardo, a no ser por petición escrita y previa autorización del secretario general de Acuerdos o del presidente.
— Evitar extravíos de expedientes y, en su caso, informar oportunamente del suceso al secretario general de Acuerdos.
— Proponer al secretario general de Acuerdos la remisión oportuna de los expedientes al Archivo General del Poder Judicial del Estado de Veracruz, acatando lo previsto en las disposiciones aplicables.
— Mantener comunicación con el Presidente, el secretario general de acuerdos y la dirección administrativa, para darles a conocer e informarles sobre las necesidades que se requieren en el área para mejorar los servicios brindados.
Suprema Corte de Justicia de la Nación60
— Rendir un informe mensual al secretario general de Acuerdos que indique la cantidad de expedientes o documentos recibidos para resguardo, así como de las solicitudes recibidas y pendientes de atender. Además, se debe turnar una copia de este informe a la Presidencia del Tribunal Electoral del Estado de Veracruz.
— Las demás que le confieran las disposiciones aplicables, así como las que le sean encomendadas por el Tribunal, su presidente, magistrados o el secretario general de Acuerdos.
VII. Actividades del archivo judicial
1. Recepción y archivo
En el Archivo Judicial existe una sección de recepción y archivo de los expedientes y documentos enviados para resguardo, en la cual se realizan las siguientes actividades:
— Recibir los expedientes y documentos enviados por el secretario general de Acuerdos para su resguardo, cuidando que se haga en la forma diseñada para tal efecto.
— Registrar en el libro y base de datos de control interno correspondiente, el expediente del medio de impugnación de que se trate o de la documentación remitida para su archivo.
2. Libros de control interno de los medios de impugnación
RIN=Recursos de inconformidad.RAP=Recursos de apelación. JDC=Juicios para la protección de los derechos políticoselectorales del ciudadano.C.A.=Cuadernos de antecedentes.
3. Documentación diversa
— Asentar en los oficios y/o listas de expedientes y otros documentos enviados, el sello de recibo y, junto a éste, la hora de recepción y la rúbrica de quien recibe (tanto en el oficio de remisión que queda en el Archivo Judicial como en el que se devuelve).
Tercera reunión ordinaria del Sistema Nacional de Archivos Judiciales 61
— Registrar en orden cronológico, en el libro de recepción, los oficios de remisión de expedientes y documentos.
— Verificar el contenido de las listas de remisión de expedientes y documentos enviados al Archivo Judicial, respetando la normatividad siguiente: a) Si al realizar la verificación se detectan errores, omisiones o inconsisten
cias, tales como expedientes o cuadernillos incluidos en la lista, pero no enviados físicamente, o expedientes o documentos enviados en mal estado, el jefe del Archivo Judicial lo debe comunicar al secretario general de Acuerdos.
b) Revisar si los datos asentados en las relaciones corresponden fielmente a los expedientes o documentos enviados.
c) Se acusa recibo mediante oficio, haciéndolo constar y mencionando la cantidad de expedientes y/o documentación recibida. El número de oficio a utilizar será el predeterminado por el libro de control y al asentarlo se deben incluir los caracteres alfabéticos de identificación del oficio y el año de su emisión.
d) Se debe llevar una carpeta registradora de los oficios emitidos por el Archivo Judicial, así como de los recibidos, archivando los oficios junto con la documentación de soporte.
— Resguardar los expedientes y demás documentos en los paquetes, cajas, estantes y pasillo que les correspondan, observando lo siguiente: a) Los expedientes remitidos se resguardan según el tipo de medio de im
pugnación de que se trate, el año de inicio y el número consecutivo de cada uno de ellos.
b) Se asigna un lugar especial para la documentación electoral y administrativa, almacenando conforme al área de que se trate, fecha de envío y el número consecutivo asignado a cada una de las cajas de archivo.
4. Atención de solicitudes de expedientes judiciales
El Archivo Judicial cuenta con una sección de atención a solicitud de expedientes y documentos, la cual tiene las actividades siguientes:
— Recibir las solicitudes de expedientes y documentos, cuidando que se formulen en la forma establecida para ello.
Suprema Corte de Justicia de la Nación62
— Asentar en las solicitudes recibidas, el sello de acuse de recibo, la hora de recepción y la rúbrica de quien recibe (tanto en la solicitud que queda en el Archivo Judicial como en el que se devuelve al solicitante).
— Registrar en orden cronológico, en el libro de control, las solicitudes de expedientes y documentos recibidas.
— Anotar en el margen superior derecho de cada solicitud, el número de control que le corresponda, conforme al libro de control de solicitudes, lo que permitirá su fácil identificación y rastreo, conocer en todo momento su estatus (atendida, no atendida o pendiente de atenderse) y asegurar que todas las solicitudes sean registradas.
— Buscar, localizar y extraer los expedientes y/o documentos solicitados de su lugar de resguardo.
— Elaborar el oficio de remisión del expediente y/o documento solicitados, asignando el número de oficio que le corresponda, de acuerdo al libro de control de solicitud, y al asentarlo se deberán incluir los caracteres alfabéticos de identificación y año de emisión del oficio.
— En caso de que el expediente y/o documento solicitado no se localice en el Archivo Judicial del Tribunal Electoral del Estado de Veracruz, y se encuentre en el Archivo General del Poder Judicial, se hace la solicitud pertinente, informando al área solicitante.
— Entregar el expediente y/o documento solicitado, junto con su oficio de remisión, al área solicitante.
— Recabar el acuse de recibo del área solicitante en la copia del oficio de contestación, anexar a éste la solicitud del expediente y/o documento y archivar por número consecutivo en una carpeta registradora que tenga etiqueta de identificación, indicando en ella el año de expedición de los oficios. Así, quedará constancia de la recepción del oficio de remisión y a la vez se asegurará la conservación de los documentos.
— Registrar en el libro de control de solicitudes de expedientes y/o documentos, la fecha en que se entrega el expediente o documento solicitado.
VIII. Lineamientos para la recepción y solicitud de expedientes
1. Recepción de expedientes
— Se establece que todo expediente judicial debe ser remitido mediante oficio.
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— Se hace uso de sistemas informáticos (procesador de texto u hoja de cálculo) para elaborar el oficiolista de envío de expedientes y/o documentos que haga las veces de esta forma, siempre y cuando se respete la estructura de datos de la misma.
— Las áreas que envíen al Archivo Judicial documentos administrativos para su resguardo, deben enviarlos en cajas de archivo identificadas con la descripción clara de su contenido.
— La relación de expedientes y/o documentos que se envíen al Archivo Jurisdiccional, se debe ordenar por año y número consecutivo, y la integración de los paquetes de estos documentos se hará respetando dicho orden.
— En el Archivo Judicial se reciben solamente expedientes bien costurados y con carátulas en buen estado.
— Los cuadernillos que se deduzcan de los expedientes que se envíen al Archivo Judicial, deben estar debidamente unidos a éstos en la parte que corresponda.
2. Solicitud de expedientes
— Se establece que todo expediente judicial debe ser solicitado mediante oficio.— No se reciben solicitudes de expedientes y/o documentos que no se apeguen
a esta forma.
Se hace uso de sistemas informáticos (procesador de texto) para elaborar el oficio de solicitud que haga las veces de dicha forma, siempre y cuando se respete la estructura de datos de la misma.
— Antes de solicitar algún expediente y/o documento al Archivo Judicial, el solicitante se debe cerciorar de que se encuentre archivado.
IX. Conclusión
Aunque en el Archivo Judicial del Tribunal Electoral del Poder Judicial del Estado de Veracruz, el espacio no es tan amplio para el resguardo de los expedientes jurisdiccionales, se aplican normas para la recepción, concentración y conservación de éstos y otra documentación, lo que da como resultado que se tenga una conservación segura y ordenada de los expedientes judiciales resguardados, así como una organización y funcionamiento adecuado; con lo cual se pueden brindar servicios de calidad, oportunos, eficaces y eficientes.
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Bibliografía
1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.2. Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública para el Estado de
Veracruz.3. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos para el Estado de Vera
cruz.4. Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de Veracruz. 5. Reglamento Interno del Tribunal Electoral del Poder Judicial del Estado de
Veracruz.
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IMPORTANCIA DE LA PLANEACIÓN PARA EL DESARROLLO DEL ARCHIVO JUDICIAL EN LOS TRIBUNALES ELECTORALES
Blanca Estela Luján Cortés*
I. Introducción
Al contar con una planeación que nos ayude al desarrollo de nuestro archivo judicial, es necesario determinar los objetivos y elección de los cursos de acción, y para lograrlos hay que basarse en la investigación y elaboración de un
esquema detallado de las acciones que habrán de realizarse en un futuro.
Actualmente, existen leyes de transparencia y acceso a la información, leyes de archivo y normativas que se han generado a nivel estatal o bien federal, bajo las cuales los archivos judiciales se rigen, pero el gran problema que se presenta es que estas leyes y disposiciones no forman parte de un marco jurídico integral, que permita tener un estándar en la administración de los archivos judiciales en materia electoral.
Uno de las etapas importantes para lograr una eficiente administración en los archivos judiciales es la planeación para su desarrollo. Ya contamos con leyes y reglamentos que establecen la creación de comités, elaboración e implementación de diferentes instrumentos para el control del archivo judicial, pero en la práctica, no
* Tribunal Electoral del Poder Judicial del Estado de Oaxaca.
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basta con conceptos para lograr la plena administración del archivo, sino que es necesario contar con estrategias que nos ayuden a resolver los problemas que actualmente enfrentamos la mayoría de los archivos judiciales, y en especial los electorales.
Para superar este problema, es necesario establecer lineamientos, programas de desarrollo archivístico y manuales operativos de archivo, que contemplen soluciones objetivas y permitan una permanente operación y aplicación sistémica, que ayuden a introducir y consolidar los programas de planeación estratégica y operativa en los archivos judiciales electorales. Esto ayudará a que los archivos judiciales cuenten con una organización en los archivos, mejoren los recursos operativos, se incorpore de manera paulatina la tecnología y, sobre todo, se logre eficazmente la aplicación de los procesos de administración documental.
II. La archivística y el proceso administrativo aplicado a los archivos
La archivística es el conjunto de conocimientos técnicos (normas, métodos o leyes) que orientan sobre el manejo y análisis de los medios para utilizar eficaz y eficientemente los archivos de trámite, transferencia y concentración, así como también de los principios de conservación, organización y control para facilitar su destino final y uso.
Debemos de considerar que la finalidad que persigue la archivística, es la de almacenar e integrar en orden la totalidad de los documentos que transitan en todas y cada una de nuestras instituciones jurisdiccionales, para así garantizar su conservación y asegurar su rápida localización a fin de otorgar información a los ciudadanos y a las diversas áreas de las instituciones productoras de información.
La importancia de la archivística se centra principalmente en su labor, ya que al ser aplicada correctamente en todos y en cada uno de sus principios fundamentales (clasificar, ordenar y archivar), se logra conservar en condiciones adecuadas y con tendencias a la mejora continua los archivos de cualquier institución jurisdiccional.
La organización y preservación documental son aspectos importantes dentro de la archivística, razón por la cual su objetivo primordial es la administración de los archivos, esto; se logra a partir del proceso administrativo que implica la planeación, organización, integración, ejecución, dirección y control.
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La administración ha estado presente desde que el hombre comenzó a trabajar en sociedad. El ser humano es social por naturaleza, por ello tiende a organizarse y cooperar con sus semejantes. La historia de la humanidad puede describirse a través del desarrollo de las organizaciones sociales, por ejemplo, las tribus nómadas, que comenzaron a la organizarse para la recolección de frutos y la caza de animales, y que después con el descubrimiento de la agricultura, dieron paso a la creación de las pequeñas comunidades. Las sociedades se han ido transformando, ya que durante siglos se caracterizaron por poseer formas predominantes agrarias, donde la familia, los grupos informales y las pequeñas comunidades eran importantes. Posteriormente, éstas se transformaron en otras de tipo industrial, impulsadas por la Revolución Industrial y caracterizadas por el surgimiento y desarrollo de las grandes organizaciones. La humanidad, en cada una de estas etapas, ha distribuido las tareas, las cuales tenían por objeto satisfacer necesidades básicas; por tanto, la división del trabajo tiene un papel importante para salir adelante de las insuficiencias a cubrir. Así, sin tener conocimiento científico alguno, estos grupos estaban aplicando la administración en cada etapa del proceso con el fin de distribuir de manera adecuada cada uno de los recursos que tenían disponibles en ese momento, comenzando con sus propias habilidades para lograr los fines perseguidos.
Actualmente, la humanidad basa todas y cada una de sus actividades cotidianas en la administración, la cual impacta desde sus actividades en el hogar hasta las que desarrolla en el ámbito profesional, con la diferencia de que ahora es bajo un conocimiento científico y no empírico, lo que le ha permitido establecer teorías y conceptos que se reflejan en el avance que ha mostrado a lo largo de su existencia. La administración se volvió fundamental en la conducción de la sociedad moderna; ella no es un fin en sí misma, sino un medio de lograr que las cosas se realicen de la mejor manera, al menor costo y con la mayor eficiencia y eficacia.
El ser humano establece el concepto de administración como resultado del razonamiento y análisis de lo realizado. Existen autores que determinan y definen a la administración con las siguientes conceptualizaciones:
Koontz y O’Donnell consideran la Administración como: “la dirección de un organismo social, y su efectividad en alcanzar sus objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes”.
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George R. Terry sostiene que: “La administración consiste en lograr que se hagan las cosas mediante otras personas”.
Henry Fayol (considerado como el verdadero padre de la moderna Administración), dice que “administrar es planear, organizar, dirigir, coordinar controlar”(sic).67
Al analizar las anteriores definiciones, podemos considerar a la administración como un proceso integral para planear, organizar, dirigir y controlar una actividad o relación de trabajo, la que se fundamenta en la utilización de recursos para alcanzar un fin determinado.
Entonces, la administración resulta ser una habilidad cuando es aplicada por conocimientos empíricos; por otra parte, cuando estudia la organización de las empresas y la manera como se gestionan los recursos, procesos y resultados de sus actividades, es asimilada como ciencia. Ser concebida como una ciencia, implica un conjunto de conocimientos ordenados y sistematizados que estudia a las organizaciones para comprender su funcionamiento, evolución, crecimiento y conducta. Por tanto, se considera ciencia cuando utiliza el conocimiento organizado y se sustenta la práctica con técnicas que son, en esencia, formas de hacer las cosas, métodos para lograr un determinado resultado con mayor eficacia y eficiencia.
A partir de estos conceptos nace el proceso administrativo, con elementos de la función de Administración que Fayol definiera en su tiempo como: prever, organizar, dirigir, coordinar y controlar. En la línea propuesta por Fayol, los principales autores adoptan este proceso como núcleo principal de su teoría, al apoyarse en el proceso administrativo para explicar cómo se desarrollan las funciones administrativas en las instituciones.
Las funciones administrativas en un enfoque sistémico conforman el proceso administrativo; cuando se consideran individualmente (planeación, organización, dirección y control) son solamente funciones administrativas, y cuando son consideradas en un enfoque global de interacción para alcanzar los objetivos, forman el proceso administrativo.
67 Chiavenato, Idalberto, Introducción a la teoría general de la administración, México, Mc Graw Hill, 1984, p. 65.
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Cada uno de los elementos del proceso administrativo tiene características y funciones específicas como se puede ver en la siguiente tabla:
PLANEACIÓN ORGANIZACIÓN DIRECCIÓN CONTROL
—Define la misión.
—Formula los
objetivos.
—Define los planes
para alcanzarlos.
—Programa las
actividades.
—Recursos y actividades para alcanzar los objetivos.—Órganos y cargos.—Atribución de autoridades y responsabilidad.
—Designa cargos.—Comunicación, liderazgo y motivación personal.—Dirección para los objetivos.
—Define los estándares para medir el desempeño.—Emprende acciones correctivas.—Garantiza que se realice la planeación.
Fayol señala que estos elementos, como proceso administrativo, se aplican en todas las disciplinas, así como también en todas aquellas instituciones públicas o privadas, porque dentro de una organización siempre va a estar presente el interés de lograr determinadas metas respetando la planeación, es por esto que cuentan con jerarquías establecidas por medio del organigrama y funciones específicas que muestran cada uno de los procesos administrativos, además de funcionar como un sistema abierto en donde la retroalimentación es fundamental para medir resultados, o bien, corregir variaciones.
En todos y cada uno de los archivos de las instituciones públicas o privadas, el proceso administrativo es quien tiene el papel protagónico para llevar a cabo la organización; al interior de los mismos, se planea cada una de las fases del ciclo de vida del documento, porque en éstas se aplican procesos en los que son necesarios la dirección y el control, seguido de la ejecución para dar cumplimiento al flujo y producción documental. La aplicación del proceso administrativo debe ser de carácter permanente en los archivos, por la constante medición de resultados que permiten corregir fallas o realizar mejoras continuas, las cuales son el resultado de la retroalimentación dentro de nuestro sistema del archivo.
III. Importancia de la planeación para el desarrollo del archivo judicial en los tribunales electorales
La planeación es el primer elemento y el más importante del proceso administrativo en el cual, antes de iniciar cualquier acción administrativa, es sumamente necesario determinar los resultados que pretendemos alcanzar en el archivo, así como las
Suprema Corte de Justicia de la Nación70
condiciones futuras y los elementos necesarios para que éste funcione eficazmente. Carecer de estos fundamentos implica graves riesgos, desperdicio de esfuerzos y de recursos en cualquiera de los ciclos de vida de nuestros documentos. Por estas razones es que la planeación precede a los demás elementos del proceso administrativo, ya que planear nos lleva a hacer la elección de las decisiones más adecuadas acerca de lo que se habrá de realizar en el futuro. La planeación aplicada a las actividades de un archivo, nos permite establecer las bases para determinar el elemento riesgo y minimizarlo, previendo, de ser posible en su totalidad, los errores.
Por ello, las actividades a planear en un archivo dependerán de su clase, trámite, concentración o histórico; en cualquiera de estos casos la finalidad de la planeación archivística en su conjunto será el establecimiento de un sistema integral de archivo.
Una vez identificados todos y cada uno de los objetivos a alcanzar en el archivo, se realizarán las acciones a seguir, estableciendo líneas de acción y alternativas, considerando en todo momento la innovación administrativa. En una planeación archivística se deben de considerar elementos como: propósitos, estrategias, políticas, procedimientos, reglas y programas.
Determinadas funciones descritas en los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal que se realizan en cada una de las etapas del archivo (trámite, concentración e histórico), pueden ser sujetas al proceso de planeación archivística.
En el archivo de trámite encontramos las siguiente funciones: Integrar los expedientes de archivo; conservar la documentación que se encuentra activa y aquella que ha sido clasificada como reservada o confidencial, conforme al catálogo de disposición documental; coadyuvar con el área coordinadora de archivos o, en su caso, con el archivo de concentración, en la elaboración del cuadro general de clasificación, el catálogo de disposición documental y el inventario general; elaborar los inventarios de transferencia primaria, así como valorar y seleccionar los documentos y expedientes de las series documentales, con el objeto de realizar las transferencias primarias al archivo de concentración.
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Las actividades que se realizan en el archivo de concentración y que pueden planearse son: Recibir de los archivos de trámite la documentación semiactiva; conservar precautoriamente la documentación semiactiva hasta cumplir su vigencia documental, conforme al catálogo de disposición documental, o al cumplir su periodo de reserva; solicitar al área coordinadora de archivos de la dependencia, la liberación de los expedientes para determinar su destino final; coadyuvar con el área coordinadora de archivos en la elaboración del cuadro general de clasificación, el catálogo de disposición documental y el inventario general; elaborar los inventarios de baja documental y de transferencia secundaria; valorar, en coordinación con el archivo histórico, los documentos y expedientes de las series resguardadas conforme al catálogo de disposición documental, y realizar las transferencias secundarias al archivo histórico de la dependencia.
Y, por último, en el archivo histórico encontramos las siguientes: Coadyuvar con el área coordinadora de archivos o, en su caso, con el archivo de concentración, en la elaboración del cuadro general de clasificación, el catálogo de disposición documental y el inventario general; validar la documentación que deba conservarse permanentemente por tener valor histórico; recibir los documentos con valor histórico enviados por el archivo de concentración; organizar, conservar, describir y difundir la documentación con valor histórico; establecer un programa que permita respaldar los documentos históricos a través de sistemas ópticos y electrónicos, así como estimular el uso y aprovechamiento social de la documentación, difundiendo el acervo y sus instrumentos de consulta.
Una de las primeras actividades en planearse es la clasificación, por su importancia medular que tiene en los archivos jurisdiccionales; ésta se debe llevar a cabo después de haber realizado una investigación o análisis que nos permita conocer la historia de la institución generadora de documentos, su organización y sus funciones. Sólo en esta medida, podremos determinar cuál es la clasificación más eficaz y conveniente que permita dar un servicio de consulta que, al mismo tiempo, cumpla con la metodología archivística, para solucionar demandas de información de la misma institución.
Una vez hecha la clasificación, la siguiente actividad a planear es la ordenación, sin olvidar que ésta responde a otro principio archivístico, el principio de respeto al orden original; es por eso que desde integración del expediente se debe de planificar; esto se realizará tomando en cuenta tres aspectos: el primero será determinar el
Suprema Corte de Justicia de la Nación72
número de documentos generados por la institución; el segundo, el tipo documental que genera; y, por último, el contenido del documento (fechas, nombres, asunto, etcétera).
En este sentido, podemos elegir entre los diferentes tipos de ordenación teniendo en cuenta que la que se aplique en cada uno de los expedientes, sea aquella que permita una fácil localización dentro del archivo jurisdiccional. Se podrá optar por un sistema de ordenación, ya sea numérico (número simple, número compuesto, cronológico, decimal), alfabético (letras del alfabeto, onomástico, geográfico, asuntos o materias), o bien convencional (combinación del numérico y el alfabético), considerando siempre las necesidades de la institución.
Junto con la ordenación, se deben realizar una serie de actividades que contribuirán a la conservación documental, como la de desdoble o despliegue, especialmente cuando nos encontramos con mapas o documentos que tienen un tamaño mayor al del expediente; la eliminación de soportes metálicos, clips, grapas y las etiquetas con adhesivos; rúbricas, sellado y foliación que permiten un fácil control. Todas estas actividades tienen la finalidad de cumplir de la mejor manera con la organización y la conservación documental.
La ubicación física de los expedientes es también una función importante a planear, pues en esta etapa se deben considerar los espacios, primero identificar las áreas de la institución para darles su espacio en el archivo dependiendo de la cantidad de documentación que se genera por cada área. En este sentido, puede realizarse reservando espacios para cada una de las secciones, subsecciones o series, lo que implica un desperdicio de espacio o bien, siguiendo una numeración continua, la que ofrece un ahorro en los espacios del archivo jurisdiccional. En esta parte, es importante considerar qué unidades de instalación o conservación (cajas, estanterías, archiveros, etcétera) se van a utilizar para optimizar el espacio en el archivo.
La elaboración de instrumentos archivísticos de descripción es otro punto importante a planear; debemos considerar que ésta no se limita a enunciar los caracteres internos y externos de los documentos, sino que va más allá, al incluir datos sobre su localización considerados instrumentos de control.
Dentro de estos instrumentos encontramos los catálogos (catálogos de disposición documental), que nos informan sobre las unidades documentales; los
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inventarios, que nos ofrecen una visión más detallada de las series documentales; las guías, que nos proporcionan una visión general de los fondos del archivo, la organización y los antecedentes históricos de éste; cuadros de clasificación, que permiten la sistematización de las secciones y series; calendarios de caducidades, entre otros.
Estos instrumentos son el resultado de una adecuada organización documental previa, basada principalmente en la práctica y la teoría archivística; con ello se garantiza un acceso a los documentos y a su información por parte de sus usuarios a través de un servicio oportuno, cuyo objetivo es cubrir las necesidades de información que se presenten; además, ofrece la posibilidad de corregir errores que pudieron haberse presentado durante la clasificación y ordenación.
La elaboración de cualquiera de estos instrumentos para la buena administración de nuestro archivo, dependerá del tiempo del que se disponga, los recursos asignados y el tamaño del fondo.
Para una aplicación eficaz y efectiva de la planeación archivística, se deben considerar todas y cada una de las actividades que se llevan a cabo en el archivo, contemplar el cómo, el cuándo y quién realizará las actividades planeadas, basándose siempre en el plan de trabajo diseñado. En este sentido, además de considerar aspectos como el volumen y el tipo de documentos a trabajar, se debe considerar los recursos que se utilizarán para lograr los objetivos, metas y propósitos que se establecieron en el plan de trabajo del archivo jurisdiccional. Como es bien sabido, el funcionamiento de cualquier institución depende de sus recursos, los cuales tienen el mismo peso e importancia dentro de una organización y ésta no puede prescindir de ellos, por lo que deberán de ser planeados: a) Los recursos financieros se planearán desde su obtención hasta su utilización; b) los humanos, desde su contratación, capacitación y hasta su profesionalización; c) los materiales, desde su adquisición, utilización y su tiempo de vida útil, y d) los instrumentos técnicos de archivos, que van desde su creación, validación y hasta su constante actualización.
Tercera reunión ordinaria del Sistema Nacional de Archivos Judiciales 75
NORMATIVA Y ESTÁNDARES EN MATERIA DE ARCHIVÍSTICA JUDICIAL
Rosa Elena Solís Blanco*
* SubJefa del Archivo Judicial del Estado de Yucatán.
I. Estándares mínimos para la conservación documental y la preservación de la información contenida en los expedientes judiciales
A través del presente ensayo, se pretende resaltar la importancia de desarrollar y aplicar, desde las unidades generadoras, procedimientos estandarizados que contribuyan a la preservación física de la documentación judicial y, prin
cipalmente, a la integridad y disponibilidad de la información que contienen y transmiten. Para ello, se incluirá una propuesta de los estándares mínimos a establecer desde las unidades generadoras.
En ese sentido, se expondrá la manera en que la ausencia o deficiencia en la ejecución de dichos procedimientos, impacta de manera negativa en la conservación de la documentación y la información custodiada en los archivos de concentración e históricos, así como también en la dinámica de las actividades realizadas en ambos acervos, particularmente las que tienen como propósito la identificación de unidades documentales compuestas.
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II. Conservación
La conservación comprende los planes, las políticas, así como las prácticas y los métodos específicos, relativos a la protección de los materiales de archivos y bibliotecas frente al deterioro, los daños y el abandono; también incluye los métodos y técnicas desarrollados por personal especializado. En este sentido, pueden concebirse dos clases de conservación: la preventiva y la curativa. La primera constituye una intervención sobre las causas de la degradación, sea indirecta (sobre el medio) o directa (sobre las piezas documentales), con el fin de reducir los riesgos potenciales de su deterioro. Por su parte, la conservación curativa comprende aquellas acciones que inciden sobre los efectos de la degradación. La intervención es directa y obligatoria sobre las piezas documentales cuya integridad ya ha sido afectada o está en riesgo inminente de estarlo.68
En la Ley Federal de Archivos (artículo 4, fracción XVI), se define la conservación de archivos como el “conjunto de procedimientos y medidas destinados a asegurar la preservación y la prevención de alteraciones físicas de la información de los documentos de archivo”.
En los archivos públicos ha cobrado importancia ascendente la implantación de políticas y prácticas de conservación preventiva, en primer lugar, porque representan una menor erogación económica en comparación con las implicaciones de contar con talleres de restauración, personal y equipo especializado en técnicas de conservación curativa. Otro factor que ha contribuido a poner el acento en la conservación preventiva, es la institucionalización de normas y procedimientos basados en la protección civil, particularmente, por los notorios —cuando no devastadores— efectos de los desastres de origen natural y humano sobre personas, infraestructura y bienes públicos, entre ellos, los acervos documentales. Cabe mencionar que la legislación nacional en torno a esta materia es reciente, pues la Ley General de Protección Civil se publicó en el Diario Oficial de la Federación en el año 2000. En dicha norma, se establece que los Programas Internos de Protección Civil, circunscritos al ámbito de una dependencia, entidad, institución y organismo, perteneciente a los sectores público (en sus tres niveles de gobierno), privado y social, se deberán instalar con el fin de
68 Borrell Saburit, A., Cueto González, y otros. Lineamientos para la conservación de documentos en la Biblioteca Médica Nacional de Cuba. Cuba, 2004, pág. 3 4.En: http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol12_5_04/aci12504.htm
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salvaguardar la integridad física de los empleados y de las personas que concurren a ellos, así como de proteger las instalaciones, bienes e información vital, ante la ocurrencia de un desastre.
Por otra parte, el término “conservación” también es utilizado dentro de la Teoría de la Administración de Documentos para aludir a los plazos y lugares de preservación de la documentación que ha sido sometida a un procedimiento de valoración primaria y/o secundaria. En otras palabras, para hacer referencia a las series documentales sobrevivientes a procesos de depuración institucionalmente establecidos. Esta acepción no será desarrollada con detalle en el presente documento, por los objetivos de exposición planteados al inicio.
Por su misma naturaleza, las prácticas encaminadas a la conservación preventiva de expedientes deben ser aplicadas desde las unidades generadoras, y no únicamente cuando la documentación es depositada en los archivos intermedios e históricos, a los cuales con frecuencia les toca enfrentar —con recursos limitados— los efectos de la degradación del soporte físico, así como la pérdida parcial o total de la información.
III. La conservación del soporte físico: cuidados del entorno y de las unidades documentales compuestas en las unidades generadoras documentales
Entre las prácticas de conservación preventiva indirecta —es decir, aquellas que regulan el medio ambiente donde se encuentra la documentación—, están:
— Control de temperatura: entre 18 y 22 grados centígrados.69
— Control de humedad relativa: entre el 45% y el 55%.70
— Control de iluminación: los documentos deberán estar expuestos a una iluminación que oscile entre los 55 y los 165 lux. Esto implica limitar el ingreso de luz natural, por su elevado contenido de rayos ultravioleta, a través de la colocación filtros UV en las ventanas o, en su defecto, de cortinas y persianas.71
69 Poder Judicial del Estado de Hidalgo: Lineamientos para la organización, clasificación, conservación, preservación y valoración de los documentos jurisdiccionales y administrativos en soporte papel y electrónico. Proyecto financiado con recursos del Fondo JúricaCONATRIBAMIJ. México, 2011, p. 39.70 Idem, p. 39.71 Borrell Saburit, et. al, op. cit., nota 1, p. 13.
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—Limpieza frecuente de estanterías y piezas documentales.72
Evidentemente, puede resultar complicado y oneroso llevar a la práctica la regulación estricta de las condiciones ambientales en las diferentes unidades generadoras de documentación existentes en una misma institución, particularmente, por la inversión requerida en equipos e instrumentos tales como aires acondicionados, deshumidificadores, higrómetros, termómetros y luxómetros. Sin embargo, en la medida de las posibilidades presupuestales de cada institución, se pueden realizar ciertas acciones indispensables, como controlar mediante cortinas el acceso de iluminación, así como mantener limpios y ventilados los espacios donde se produce y deposita la documentación.
No obstante, existen otras acciones de conservación preventiva directa, cuya aplicación es indispensable desde el momento de la generación de unidades documentales compuestas con el fin de preservar la integridad del soporte físico y de la información que contienen. Dichas intervenciones no representan una erogación económica significativa, y para ser eficaces, requieren que su intervención sea establecida y supervisada desde la normatividad interna de cada institución.
— Regular el grosor máximo de cada expediente. Se recomienda que éste no exceda los 8 cm. Esto, con el fin de facilitar a los usuarios el manejo del documento y evitar posibles deterioros73.
— Colocar a cada expediente portada y contraportada hechas de cartulina con bajo contenido de lignina, para evitar el amarillamiento y la degradación del papel.74
— Los expedientes deberán integrarse cosiendo cada uno de sus documentos, evitando el uso de sujetadores metálicos, como clips, grapas y broches.75
— Se debe evitar la colocación de los siguientes materiales al interior de cada expediente:
72 Ibidem, pp. 1416.73 Poder Judicial del Estado de Aguascalientes. Reglamento del Sistema de Archivo del Poder Judicial del Estado de Aguascalientes. México, 2009, artículo 22.74 Sistema Nacional de Archivos Judiciales. Lineamientos generales sobre conservación de la documen-tación que resguardan los archivos Judiciales. Primer Encuentro Nacional de Archivos Judiciales, 23-25 de Noviembre 2008, artículo 17.75 Poder Judicial del Estado de Hidalgo, op. cit., nota 2, p. 40.
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Papel periódico, papel revolución, papel kraft; papeles, cartulinas y cartones con alto contenido de lignina, papeles con colorantes, micas plásticas; plásticos con cloruro de polivinilo (PVC); y plásticos sensibles al calor. La colocación de papel periódico engrosa innecesariamente el expediente y facilita su deterioro, al contaminar el papel bond donde se transcriben las actuaciones oficiales y que constituye el cuerpo del expediente.76
— También se debe evitar la utilización de adhesivos como el diúrex, cuya composición ácida favorece la contaminación y erosión del papel.77
— Cuando varios expedientes requieran ser agrupados en legajos, éstos deberán sujetarse con hilo de Campeche, para evitar su deterioro.78
— Las portadas de cada documento deberán contener, de manera visible, la información necesaria para identificar cada unidad documental compuesta, esto es: unidad generadora, número de tomo, descripción del tipo de documento (expediente, legajo copiador, exhorto, expedientillo, anexo, etc.), número y año (si se trata de un expediente jurisdiccional), asunto que contiene (si es legajo copiador, precisar el tipo de actuación), y si se trata de un expediente jurisdiccional, el tipo de juicio, diligencia, causa o toca. Si cada unidad documental compuesta exhibe estos datos en su portada, se evita manipular con frecuencia el documento para fines de identificación, lo cual a su vez conduce a menores posibilidades de deterioro físico, a optimizar tiempos de trabajo y a disponer con mayor prontitud de la información que ha sido requerida por una u otra razón.
— Los expedientes judiciales se deberán integrar con todas sus actuaciones y anexos, numerados con foliador en orden progresivo en la parte superior derecha de cada hoja. Esto, para garantizar desde su origen la integridad tanto del soporte físico como de la información contenida.79
76 Sistema Nacional de Archivos Judiciales, op. cit., nota 6, artículo 17.77 Poder Judicial del Estado de Hidalgo, op. cit., nota 2, p. 40.78 Sistema Nacional de Archivos Judiciales, nota 6, artículo 22.79 Poder Judicial del Estado de Aguascalientes, op. cit., nota 5, artículo 22.
Suprema Corte de Justicia de la Nación80
IV. Impacto en los archivos de concentración e históricos ante la ausencia o deficiencia de estándares mínimos de conservación documental en las unidades generadoras
En términos generales, la no ejecución de dichos estándares contribuye a que las transferencias documentales primarias y secundarias estén compuestas por expedientes cuya integridad física e informativa ha sido comprometida de varias maneras y en diversos grados de afectación. Éstas pueden abarcar roturas, desprendimiento de unidades documentales simples, desgaste del papel por la oxidación de metales y polímeros y contaminación por la infestación de agentes bibliófagos.
Cuando en los procesos de integración de expedientes judiciales se incurre en prácticas tan comunes como no racionalizadas —tales como el engrosamiento ilimitado de las unidades documentales compuestas y la incorporación a las mismas de piezas de papel periódico, principalmente, las referentes a notificaciones y edictos—, se contribuye a la generación de expedientes voluminosos cuyo manejo resulta riesgoso para su propia integridad física, a la par que la coexistencia con materiales contaminantes (papel periódico, por ejemplo) contribuye a acelerar su deterioro, lo cual desemboca en la pérdida parcial o total de información.
La producción innecesaria de documentos ha sido materia de preocupación para los archivos judiciales de México. Incluso, en una propuesta reciente de lineamientos para la organización, clasificación, conservación, preservación y valoración de los documentos jurisdiccionales y administrativos se propone en el numeral 15:
Los servidores públicos del Poder Judicial evitarán la producción innecesaria de documentos para lo cual deberán, apegarse, al menos, a los criterios siguientes:
I. Incorporar en los expedientes solamente la documentación relacionada
con los diversos asuntos bajo tramitación jurídica o administrativa, evitan
do la incorporación de documentos duplicados, copias, fotocopias o docu
mentación que no reúna la formalidad institucional debida, en concordan
cia con los asuntos bajo la responsabilidad de los órganos jurisdiccionales
y áreas administrativas del Poder Judicial.80
80 Poder Judicial del Estado de Hidalgo, op. cit.,nota 2, p. 20.
Tercera reunión ordinaria del Sistema Nacional de Archivos Judiciales 81
Asimismo, la inexistencia o deficiencia de estándares para la identificación de expedientes y legajos en las unidades generadoras, implica para los archivos de concentración e históricos una mayor inversión de tiempo y un quehacer azaroso en todas las fases del proceso de organización archivística, es decir, en tareas referentes a la clasificación, ordenación y descripción de piezas documentales, así como retrasos en la localización de expedientes y, por tanto, no se puede garantizar la disponibilidad oportuna de la información contenida en ellos.
La clasificación archivística se ve afectada, en primer lugar, porque esta actividad inicia con la identificación precisa de documentos. La ordenación puede demorarse mientras concluye el proceso de identificación del documento, procurando el mayor apego posible a su procedencia orgánica (unidad generadora) y al orden que se le asignó al momento de su creación (el cual, en los expedientes jurisdiccionales, está establecido a través del binomio añonúmero). Si un expediente jurisdiccional es transferido a un archivo de concentración y carece de la carátula —la cual suele incluir el número y año del expediente— y esta información no es mencionada en otra parte del documento en cuestión, en el archivo intermedio pasarán apuros para poder identificarlo de manera certera. Lo más probable es que se tenga que solicitar auxilio a la unidad generadora o al área encargada de administrar las bases de datos de la institución.
Otro ejemplo de las consecuencias que acarrea la deficiencia de prácticas encaminadas a la identificación documental en las unidades generadoras, sucede cuando éstas omiten foliar cada uno de los documentos que conforman un expediente y, en estas condiciones, es transferido a un archivo de concentración o histórico; en caso de pérdida o deterioro de alguna de sus partes no se podrá precisar cómo y dónde ocurrió la afectación y, por tanto, tampoco se podrá resolver el problema apropiadamente ni hacer un deslinde adecuado de responsabilidades.
Debe recordarse que la información contenida en la documentación custodiada por los archivos judiciales, es importante por tres razones fundamentales: 1) Es probatoria, al describir eventos y procesos de la gestión jurisdiccional y administrativa; 2) constituye un testimonio de la evolución jurídica y administrativa de las
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instituciones judiciales; y 3) incluye información sensible, que abarca la intimidad de las personas, así como la referente a derechos y prerrogativas.81
Evidentemente, las cualidades distintivas de la información resguardada por los documentos judiciales deberían erigirse por sí mismas como detonantes para que, desde las unidades generadoras, se establezcan estándares que garanticen la correcta identificación de documentos y expedientes, de manera simultánea a la preservación apropiada tanto del soporte físico como de la información, pues esto permitiría cumplir con el mandato legal de contar con información íntegra y accesible.
En conclusión, la ejecución de buenas prácticas encaminadas a la preservación de expedientes, articuladas con procedimientos estandarizados de identificación documental, ambas aplicadas desde las unidades generadoras, posibilitan en gran medida la integridad física e informativa documental y, en última instancia, la disponibilidad de la información judicial, de acuerdo con la normativa vigente en materia de transparencia. Como ya ha se ha reconocido en distintos foros sobre archivos judiciales, productores de documentos y archivistas deben definir y llevar a la práctica, de manera coordinada, todas las acciones que brinden el mejor tratamiento a los documentos durante todo su ciclo de vida. Esto es, políticas, normas y procedimientos de gestión documental aplicables a todas las unidades encargadas de crear, resguardar y administrar documentación en los poderes judiciales de la República Mexicana.
Referencias
1. Borrell Saburit, A., Cueto González, y otros. Lineamientos para la conserva-ción de documentos en la Biblioteca Médica Nacional de Cuba. Cuba, 2004. En: http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol12_5_04/aci12504.htm
2. Ley Federal de Archivos, 23 de Enero de 2012.3. Ley General de Protección Civil, 12 de Mayo de 2000. 4. Poder Judicial del Estado de Aguascalientes, Reglamento del Sistema de Ar-
chivo del Poder Judicial del Estado de Aguascalientes. México, 2009.5. Poder Judicial del Estado de Hidalgo, Manual de capacitación para la ges-
tión documental y la administración de archivos judiciales. Fondo JúricaCONATRIBAMIJ, México, 2010.
81 Poder Judicial del Estado de Hidalgo, op. cit., nota 2, p. 14.
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6. Poder Judicial del Estado de Hidalgo, Lineamientos para la organización, clasificación, conservación, preservación y valoración de los documentos jurisdiccionales y administrativos en soporte papel y electrónico. Proyecto financiado con recursos del Fondo JúricaCONATRIBAMIJ. México, 2011.
7. Sistema Nacional de Archivos Judiciales, Lineamientos generales sobre con-servación de la documentación que resguardan los archivos Judiciales. Primer Encuentro Nacional de Archivos Judiciales, 2325 de Noviembre 2008.
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NORMATIVA EN MATERIA DE ARCHIVÍSTICA JUDICIAL EN EL DERECHO LABORAL BUROCRÁTICO EN EL ESTADO DE MÉXICO
Naím Franco Saucedo*
La Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos establece, en su artículo 17, entre otras cosas, que toda persona tiene derecho a que se le administre justicia por tribunales que estarán expeditos para impartirla.
El citado numeral de nuestra Carta Magna consagra, pues, la garantía de seguridad jurídica que tiene todo individuo para acudir ante los órganos jurisdiccionales a que se le administre justicia, cuando se encuentre en alguna de las hipótesis que para tal efecto establezca la legislación.
No obstante, la administración de justicia escapa de la atribución formal que tienen los órganos jurisdiccionales de emitir resoluciones y se ve inmersa en la función material de administrar.
Al respecto, Carlos F. Matute González señala que:
Etimológicamente, administrar proviene de ad que significa a y ministra-
re, servir, es gobernar, regir, disponer de bienes, ejercer la dirección de la
justicia y jurídicamente, como función del estado (sic), administrar es
* Tribunal Estatal de Conciliación y Arbitraje del Estado de México.
Suprema Corte de Justicia de la Nación86
aquella en la que se aplica la ley para la satisfacción concreta de necesida
des colectivas y que en principio corresponde al Ejecutivo y, por excepción,
a otros entes estatales, como es el caso del Poder Judicial de la
Federación.82
Por su parte, Fermont E. Kast dice que “la administración es la coordinación de hombres y recursos materiales para la consecución de objetivos organizacionales, lo que se logra por medio de cuatro elementos: 1) dirección hacia objetivos, 2) a través de gente, 3) mediante técnicas y 4) dentro de una organización”.83
De lo anterior, se coligen elementos indispensables para la administración, el recurso humano, el recurso material y la organización.
Resulta incuestionable aseverar, desde una concepción propia, que el recurso humano es la parte más importante en toda administración, la columna vertebral de ésta, ya que su ausencia haría imposible la materialización de cualquier organización, en la inteligencia de que la sensibilidad exclusiva de los humanos para la solución de problemas no podría ser sustituida de ninguna forma.
Empero, existe otro elemento toral dentro de la administración, el recurso material, el cual es de importancia preponderante para el cumplimiento de la función jurisdiccional; hablamos especialmente de los expedientes.
Según la Real Academia de la Lengua Española, expediente es:
Asunto o negocio que se sigue sin juicio contradictorio en los tribunales, a
solicitud de un interesado o de oficio […] Conjunto de todos los papeles
correspondientes a un asunto o negocio. Se usa señaladamente hablando
de la serie ordenada de actuaciones administrativas, y también de las judi
ciales en los actos de jurisdicción voluntaria.
Así las cosas, nos atrevemos a aseverar que los expedientes contienen todo el esfuerzo humano vertido, tanto por las partes en litigio como por el personal del órgano
82 Matute González, Carlos F., La modernización administrativa del Consejo de la Judicatura Federal, México, Editorial Porrúa, 2008.83 Citado por Hernández y Rodríguez Sergio, Introducción a la Administración, un enfoque teórico prác-tico, Editorial Mc Graw Hill, México, 1994, p. 5.
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jurisdiccional ante el cual se ventila el caso concreto; consecuentemente, al contener el expediente toda la energía proporcionada por la triangulación partejuzgadorparte, requiere se le proporcione una atención especial, ya que al ser piedra angular en la administración de justicia es menester brindar a este recurso material toda la importancia debida para su conservación y organización.
En efecto, los expedientes materializan el mundo jurídico procesal en cada caso concreto, es decir, concentra, tanto para el juzgador como para las partes, todas y cada una de las intervenciones de las segundas; así como las actuaciones del primero; a manera de ilustración podemos citar el aforismo Quod non est in actis non est in mundos.84
En este sentido, podemos expresar que el expediente es lo que da vida jurídicaprocesal a un conflicto de intereses sometido a la jurisdicción de un órgano jurisdiccional; es más que un simple compilado de documentos relativos a un caso particular, es la herramienta principal que emplean partes y juez para caminar por las etapas procesales en un juicio, mismas que se encuentran contenidas en los dispositivos legales de carácter adjetivo.
Aun así, es dable preguntarnos si existe en cada uno de los diferentes planos del derecho, tanto en el ámbito federal como en las entidades federativas, la normatividad adecuada, suficiente e idónea en materia de archivística judicial.
Pues bien, abordemos una pequeña pero singular parte, del universo de órganos jurisdiccionales en la nación mexicana: el flanco de la archivística judicial, reflexionemos sobre el tema que nos ocupa y la normativa que se aplica a este fenómeno en materia de derecho laboral burocrático en el Estado de México.
El Tribunal Estatal de Conciliación y Arbitraje dirime las controversias que derivan de las relaciones de trabajo, comprendidas entre los poderes públicos del Estado de México y los Municipios de esta entidad y sus respectivos servidores públicos, así como las que se suscitan de las relaciones laborales entre los tribunales administrativos, los organismos descentralizados, fideicomisos de carácter estatal y municipal y los órganos autónomos que sus leyes de creación así lo determinen y sus servidores
84 “Lo que no existe en el expediente no existe en el mundo”.
Suprema Corte de Justicia de la Nación88
públicos. Su marco normativo de actuación lo forman, principalmente, la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, la Ley Federal del Trabajo (de aplicación supletoria), la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México, la Ley del Trabajo de los Servidores Públicos del Estado y Municipios, la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de México, el Reglamento Interno de la Secretaría del Trabajo, el Reglamento Interior del Tribunal Estatal de Conciliación y Arbitraje, y la Ley de Documentos Administrativos e Históricos del Estado de México; sin embargo, de todo este abanico legislativo se desprende que, si bien se prevé la suerte que corren los expedientes al encontrarse en determinado estado del proceso o en cierta hipótesis procesal, la normativa no se ocupa de manera pormenorizada de la conservación, organización y demás aspectos relativos a los expedientes. Verbigracia, el artículo 616 de la Ley Federal del Trabajo establece:
“Las Juntas Especiales tienen las facultades y atribuciones siguientes: […] V. Recibir en depósito los contratos colectivos y los reglamentos interiores del trabajo. Decretado el depósito se remitirá el expediente al archivo de la Junta”. Otro ejemplo lo encontramos en el Reglamento Interior del Tribunal Estatal de Conciliación y Arbitraje, el cual en su numeral 14 estipula:
La Secretaría General Operativa estará a cargo de un Secretario General
Operativo y tendrá además las facultades y obligaciones siguientes: […]
VI. Vigilar el buen funcionamiento del Archivo y de la Oficialía de Partes
del Tribunal, que se encuentre ordenado y que en forma periódica sea de
purado y ordenar la destrucción de los expedientes y documentos conteni
dos en el Archivo del Tribunal, previa autorización de la instancia que
corresponda.
De lo anterior se colige que, efectivamente, existe normativa en materia de archivística judicial en el área jurídica que nos ocupa; sin embargo, a criterio del que suscribe, aunque bien intencionada, la normativa contenida en el marco legal de la Administración de Justicia Laboral Burocrática en el Estado de México es aún insuficiente, en virtud de que no establece de forma minuciosa los procedimientos y acciones que deben llevarse a cabo para la organización y conservación de los expedientes que forman parte del acervo archivístico del Tribunal, ya sea que se encuentren en trámite o en archivo definitivo.
Ahora bien, no debe pasar inadvertido que el artículo 41 de la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de México señala: “Para resolver los
Tercera reunión ordinaria del Sistema Nacional de Archivos Judiciales 89
conflictos que se presenten en las relaciones laborales entre el Estado y sus trabajadores […] existirá un Tribunal de Arbitraje”; asimismo, el ordinal 184 de la Ley del Trabajo de los Servidores Públicos del Estado y Municipios preceptúa: “El Tribunal Estatal de Conciliación y Arbitraje es un órgano dotado de plena jurisdicción, conocerá y resolverá los conflictos laborales individuales y colectivos que se presenten entre los sujetos de esta ley”. Bajo ese orden de ideas, se advierte que el Tribunal Estatal de Conciliación y Arbitraje es un órgano dependiente del Ejecutivo del Estado, es decir, sus funciones son formalmente de carácter administrativo; sin embargo, al tratarse de un órgano donde los conflictos sometidos a su conocimiento son seguidos a manera de juicio y sus determinaciones son obligatorias para las partes, entonces, se trata a todas luces de un órgano con funciones materialmente judiciales.
Lo apuntado en el párrafo que precede genera un conflicto no sólo en materia procesal, sino en el ámbito de la administración de justicia, incluyendo, desde luego, el tema relacionado con la materia archivística. La administración pública en el Estado de México es regulada por normatividad destinada a velar por los objetivos inherentes a la misma, es decir, a proporcionar servicios a los mexiquenses, función diversa a los fines que persigue el Poder Judicial del Estado de México, cuyo fin primordial es el de impartir justicia en el ámbito de su competencia; ello pudiera propiciar confusión en la normativa relativa a la justicia laboral burocrática en la entidad, ya que no se puede dar el mismo trato a un órgano de administración pública que a un órgano de la administración de justicia, inclusive en lo tocante al trato de los recursos materiales, verbigracia, al manejo que debe darse a los expedientes y archivos que obran en uno y otro órganos.
No obstante, la normativa en el Estado de México, en lo relacionado al tema que nos ocupa, contempla este supuesto y tratándose de expedientes con un valor jurídico, como en el caso concreto de los expedientes que obran en el Tribunal Estatal de Conciliación y Arbitraje, la normatividad administrativa indica que deben tomarse en cuenta los periodos de conservación o prescripción establecidos en la legislación correspondiente. Al efecto, analicemos pues, a manera de ilustración, este fenómeno normativo en el trato de los expedientes, específicamente en el destino final de los mismos una vez que se van al archivo definitivo.
Como se establece con antelación, la Ley de Documentos Administrativos e Históricos del Estado de México tiene por objeto, desde luego, normar y regular la administración de los documentos administrativos e históricos de los Poderes del
Suprema Corte de Justicia de la Nación90
Estado, Municipios y organismos auxiliares, y en sus disposiciones generales, entre otras, establece la prohibición de destruir los documentos, a menos que lo determine la instancia facultada para ello y que los documentos administrativos de importancia deberán ser conservados por lo menos durante 30 años.
Asimismo, el dispositivo legal de referencia prevé la creación de un Sistema Estatal de Documentación, con el objeto de establecer los mecanismos necesarios que permitan a los sujetos públicos a que alude la Ley, organizar de la mejor forma el funcionamiento de sus archivos administrativos y la investigación y conservación de documentos históricos; asimismo, señala las atribuciones más importantes de dicho sistema; de igual manera, establece la creación de un Comité Técnico de Documentación como responsable de la ejecución de las atribuciones del propio Sistema y crea una Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos, cuyo objetivo principal es el que ningún documento sea destruido sin un reflexivo análisis, integrado por especialistas y con la participación del órgano o unidad administrativa que lo haya generado.
Con lo anterior, hemos tocado un punto relevante en el manejo de los expedientes, la depuración de los mismos. Si bien es cierto que los expedientes, como lo hemos asentado, forman parte fundamental en un órgano jurisdiccional, debido a que entrañan en su interior la totalidad de un proceso para un caso concreto, también lo es que una vez que tal proceso ha llegado a su conclusión, es decir, que es cosa juzgada, ese expediente ha cumplido su función principal, para formar parte únicamente de un acervo con propiedades de investigación, de estadística, de consulta, etcétera, y su destino es remitirlo al archivo definitivo; de manera que, antes de que ello ocurra, dicho documento debe ser analizado, con el propósito de establecer si su contenido cobra una relevancia preponderante o si es susceptible de depuración o, en su caso, determinar qué documentos, de los que lo integran, deben conservarse y cuáles pueden destruirse.
Lo apuntado constituye una doble intención, por un lado, la de conservar los documentos que son de valía para las partes y, por el otro, la de atesorar los expedientes que por su contenido relevante son de interés para el tribunal, para terceros ajenos a las partes o para fines de consultas futuras.
En ese tenor, a consideración del que suscribe, la depuración de los expedientes concluidos es de gran importancia en la archivística judicial, ya que no
Tercera reunión ordinaria del Sistema Nacional de Archivos Judiciales 91
podemos dejar pasar que estas importantes herramientas de la administración de justicia ocupan un espacio físico en los juzgados y tribunales, el cual debe contar con características específicas; asimismo, es innegable que su manejo y conservación requieren, en definitiva, atenciones especiales, lo cual implica que deban destinarse recursos materiales, humanos y factor tiempo para lograr tal administración; tampoco podemos desatender que tales circunstancias se traducen en la necesidad de destinar una partida presupuestal para alcanzar los objetivos que persigue la conservación y manejo de los expedientes.
En ese orden de ideas, la normativa en materia de archivística judicial debe prever las hipótesis en las cuales es dable proceder con la depuración de los expedientes, es decir, con su destrucción total o parcial, así como los casos en que estos documentos jurídicos deben conservarse.
Pues bien, para abundar en tal fenómeno y retomando el tema de la legislación relativa, el artículo 31 de la Ley de Documentos Administrativos e Históricos del Estado de México estipula la creación de la Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos, la cual se integra por personas expertas en la materia, misma que, entre otras atribuciones, debe coadyuvar en la depuración de documentos, determinando cuáles deben conservarse por el término de Ley, cuáles trasladarse al archivo histórico y cuáles destruirse.
Así las cosas, el jueves 15 de octubre de 1998, fue publicada en la Sección Séptima de la Gaceta de Gobierno del Estado de México, el dictamen 1618 de la Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos, por el que se establecieron las normas, políticas y procedimientos para la selección de documentos preliminar y final, de los acervos de trámite concluido existentes en las unidades administrativas de los Poderes del Estado y Municipios, incluyendo, desde luego, al del Tribunal Estatal de Conciliación y Arbitraje.
Al efecto, podemos decir que este Dictamen surge a raíz del crecimiento documental excesivo que presentaban los archivos oficiales, por lo que se hace necesaria la realización de una selección documental debidamente planeada, que encaminará a reunir el máximo de información en un mínimo de documentos. Así, en su articulado establece:
Noveno. Para aplicar correctamente la normatividad y cumplir adecuada
mente con la metodología indicada en este dictamen, el responsable de la
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custodia de los documentos podrá solicitar a la Comisión Dictaminadora
de Depuración de Documentos la asistencia técnica que para el efecto se
requiera.
Décimo: Los documentos que hayan sido extraídos de los expedientes, como
resultado de los procesos de selección preliminar y final aplicados, no po
drán eliminarse sin la aprobación de la Comisión Dictaminadora de Depu
ración de Documentos, que es la única instancia facultada por Ley para
otorgar los permisos al respecto.
Ningún documento podrá ser destruido a menos que, por escrito, lo deter
mine la Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos.
Asimismo, la normativa de mérito establece el proceso por el cual deben pasar los expedientes para su destrucción, por lo que se considera menester citar textualmente, en lo conducente, el siguiente artículo:
Décimo cuarto: Para la realización de la selección documental preliminar
de los expedientes de trámite concluido, las unidades administrativas de los
Poderes del Estado y municipios observarán el siguiente procedimiento:
a). Se deberán mantener los expedientes íntegros un año, contado a partir
de la fecha de conclusión del trámite para el que fueron creados, antes de
aplicar el proceso de selección documental preliminar.
[…]
m). Concluido el proceso de selección documental preliminar, el titular de
la unidad administrativa a la que pertenece el archivo de gestión, solicitará
por escrito a la Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos la
revisión técnica de éste, con el propósito de que se le autorice la elimina
ción de los documentos extraídos de los expedientes.
De igual manera, cobra relevancia el numeral décimo quinto de la Ley en estudio, que es del tenor siguiente:
DÉCIMO QUINTO. Para la aplicación del proceso de selección documental
final de los expedientes de asuntos concluidos, los archivos de concentra
ción de los Poderes del Estado y municipios observarán lo señalado en los
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dictámenes emitidos por la Comisión Dictaminadora de Depuración de
Documentos, en los Catálogos de Disposición Documental y en el siguiente
procedimiento:
a) La selección documental final sólo se podrá aplicar en los archivos de
concentración y, en su caso, en los archivos históricos.
b) Los archivos de concentración respetarán, invariablemente, los plazos
de conservación precaucional (sic) fijados por los archivos de gestión al
transferir sus expedientes, los cuales deberán estar estipulados en el inven
tario de remisión correspondiente. Dicho término no excederá de cinco
años, excepto cuando se trate de documentos con valor jurídico, contable o
fiscal, para los cuales se tomarán en cuenta los períodos de conservación
o prescripción que se establezcan en la legislación vigente. Los archivos de
gestión no podrán fijar un plazo de conservación indefinido o permanente
a los expedientes transferidos a los archivos de concentración; ésta es una
facultad exclusiva, por Ley, de la Comisión Dictaminadora de Depuración
de Documentos.
[…]
r) La unidad administrativa integrará un expediente en donde obre el acta
de autorización de eliminación de documentos emitida por la Comisión
Dictaminadora de Depuración de Documentos, así como un ejemplar de
cada uno de los documentos eliminados, el cual deberá de conservarse per
manentemente en la propia unidad administrativa.
Como se advierte, el aspecto analizado conforma una pequeña parte de la gama de supuestos que debe estudiar la archivística judicial, se trata tan sólo de uno de los casos de los que se ocupa la materia en cuestión; empero, éste nos permite proyectar una muestra de la importancia de la archivística judicial, así como de la enorme relevancia que cobra la normatividad aplicada a la especie.
Bajo esa óptica, podemos concluir que la archivística judicial debe caminar de la mano de la normatividad correspondiente, es decir, de su reglamentación, ya sea que se trate de leyes, reglamentos, decretos, dictámenes, o de cualquier norma que tenga por objeto regular la conservación y el manejo del acervo documental procesal en un órgano jurisdiccional, ya que ello permitirá no sólo una mejor organización en
Suprema Corte de Justicia de la Nación94
los órganos jurisdiccionales, sino que ayudará de manera sustancial en la administración de justicia, lo cual, sin duda, será agradecido, no sólo por el personal adscrito, sino por el principio y fin de todo órgano de administración de justicia: los justiciables.
FUENTES CONSULTADAS
BIBLIOGRÁFICAS
1. Matute González, Carlos F., La Modernización Administrativa del Consejo de la Judicatura Federal, Porrúa, México, 2008.
2. Franco Saucedo, Naím. Nombramiento de Actuarios y Secretarios de los Juzgados de Distrito y de los Tribunales de Circuito por el Consejo de la Ju-dicatura Federal. Tesis de grado, Universidad Autónoma del Estado de M éxico, 2011.
LEGISLACIÓN
1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.2. Ley Federal del Trabajo. 3. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México.4. Ley del Trabajo de los Servidores Públicos del Estado y Municipios. 5. Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de México.6. Ley de Documentos Administrativos e Históricos del Estado de México. 7. Reglamento Interno de la Secretaría del Trabajo.8. Reglamento Interior del Tribunal Estatal de Conciliación y Arbitraje. 9. Dictamen 1618 de la Comisión Dictaminadora de Depuración de Documen
tos.
FUENTES ELECTRÓNICAS
1. http://www.juridicas.unam.mx/2. http://www.rae.es/rae.html3. http://bonfante.wordpress.com/2007/04/18/expresionesyaforismosju
ridicoslatinos/
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SISTEMATIZACIÓN DE LOS EXPEDIENTES Y ARCHIVOS EN EL H. TRIBUNAL DE CONCILIACIÓN Y ARBITRAJE DE
LA SECRETARÍA DEL TRABAJO Y PREVISIÓN SOCIAL
Pedro Manuel Palacio Sosa*
I. Introducción
Los jefes o directores de archivos deben velar porque se establezcan y mantengan redes archivísticas de cooperación en los planos local, regional y nacional, utilizando, cuando sea posible, las tecnologías de la información y la comunica
ción, lo cual permite poner a disposición del usuario una amplia variedad de recursos.
Los sistemas y redes de archivos permiten establecer enlaces que se pueden aprovechar para coordinar los recursos y las actividades de cada miembro y así mejorar conjuntamente los servicios que se prestan a los ciudadanos. De esta manera, debe el archivo dar acceso a sus propios recursos y a los de otros archivos y servicios de información.
Sin embargo, para poder llevar a cabo estos proyectos de redes, es necesaria una cultura y conciencia archivística que impulse iniciativas de este nivel. Así también, tras una serie de leyes, normas y reglamentos derivados de la Ley de Transparencia y Acceso a la información, ha surgido la necesidad de desarrollar proyectos de
* Jefe del Departamento del Archivo del H. Tribunal de Conciliación y Arbitraje. Secretaría del Trabajo y Previsión Social. Chetumal, Quintana Roo. México.
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automatización que fortalezcan, a través de la gestión documental automatizada y debidamente estructurada, la eficiencia y la transparencia administrativa, favoreciendo el control interno y la protección del patrimonio documental de las instituciones; asimismo, observando la obligatoriedad institucional a fin de dar cabal cumplimiento a las leyes, reglamentos y directrices en materia archivística y de transparencia que regulan a las entidades públicas de cada Estado y país.
Por tanto, el presente trabajo describe la metodología y técnicas que podrían ser empleadas durante el desarrollo de las actividades y procedimientos del proyecto: Sistematización de los expedientes y archivos en el H. Tribunal de Conciliación y Arbitraje de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social.
II. Antecedentes
Tras la creación del Tribunal de Conciliación y Arbitraje, el 24 de marzo de 2011, la entregarecepción de expedientes y archivos que conformarían este H. Tribunal encontró que la administración anterior (Junta de Conciliación y Arbitraje) no se había dado a la tarea de organizar y resguardar de manera adecuada dichos expedientes y archivos.
De esto se deriva la necesidad y la oportunidad de realizar el objetivo del proyecto: “Generar e implementar el Sistema de Archivos del H. Tribunal de Conciliación y Arbitraje, gestionado por medio de una herramienta tecnológica; estándar, flexible, que permita facilitar el acceso a la información y posibilitar la consulta web de los acervos de los archivos de trámite, concentración, e históricos”.
Entre los objetivos particulares enmarcados se mencionan los siguientes:
— El diseño de un modelo de gestión documental y archivístico del H. Tribunal de Conciliación Arbitraje.
— La implementación y reestructuración de procedimientos archivísticos a través de labores de consultoría.
— El crecimiento del proyecto en el ámbito estatal, para obtener una excelente cobertura y consulta de los expedientes y archivos concentrados en los Departamentos de Archivo del Estado de Quintana Roo.
— Formación y capacitación del personal que laborará en dichos Departamentos de Archivo.
Tercera reunión ordinaria del Sistema Nacional de Archivos Judiciales 97
III. Desarrollo
Dada la magnitud que supone la puesta en marcha de este proyecto, se determinará iniciar por aquellos subsistemas que por su peso en la administración pública del Estado, deberían ser los pioneros en la aplicación de las medidas documentales a que obliga el marco normativo del Estado.
El trabajo debe dividirse en fases, de acuerdo con los objetivos específicos. Esta estrategia permitirá obtener un mejor control de las actividades realizadas por parte de los consultores y trabajadores de los archivos asignados a las tareas de planificar, formar, describir y capturar; lo que requerirá la implantación del proyecto.
Esta tarea debe planificarse e implementarse en fases, las cuales deben empezar por los archivos de 2012 hacia atrás; esto para no perjudicar los trabajos que realizará el archivo al mismo tiempo, sin interrumpir las funciones del Departamento.
Las fases pueden dividirse en las siguientes:
1. Fase I. Planificación
La cual tuvo como objetivo decidir de acuerdo con el organigrama y funciones de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social, que internamente sean responsables de aplicar los procesos de reorganización, control y asentamiento de datos del modelo de gestión documental.
Programar las tareas necesarias para alcanzar el objetivo de este proyecto en un “cronograma” que también deberá ser oficializado por un Comité Técnico (que deberá conformarse por personal del H. Tribunal de Conciliación y Arbitraje y la Secretaría del Trabajo y Previsión Social).
Esta fase de planificación se debe realizar por medio de reuniones de trabajo con el Comité Técnico, debe proponerse un cronograma de trabajo que convenga a ambas partes para programar la fecha, el lugar y el tema de discusión de cada reunión.
Suprema Corte de Justicia de la Nación98
2. Fase II. Instalación y capacitación
En esta fase se deben instalar las herramientas y proveer la capacitación en cuanto al uso del sistema a los encargados de generar y gestionar la documentación, para así poder tener todo bajo control y posibilitar el avance.
3. Fase III. Aplicación del modelo de gestión documental
En esta fase se concentrará el material a capturar, conjuntamente con el Comité Técnico y se aplicarán las acciones programadas en el cronograma de la fase anterior.
Se llevarán a cabo las acciones según el modelo de gestión documental en los archivos de trámite, lo cual implica una reorganización, gestión y mantenimiento de los procesos de producción documental, una vez establecidos los procesos.
4. Fase IV. Aplicación del modelo de gestión archivística
En esta fase, se llevarán a cabo las labores de consultoría mediante el Comité Técnico y tendrá por objetivo la reorganización y establecimiento de funciones y responsabilidades de los archivos de concentración e históricos.
5. Fase V. Descripción y captura
Para este punto, los encargados de gestionar la información y los archivos brindarán las herramientas necesarias para llevar a cabo el trabajo de una forma normalizada, transparente y sencilla, las cuales serán oficiales para el tratamiento de todos los documentos generados en el H. Tribunal y los lugares donde se aplicará dicho sistema. Se realizarán, por ejemplo, para el caso de algunas instituciones, instructivos breves de captura de expedientes en el sistema.
IV. Conclusiones
Considerando el desarrollo del presente trabajo, se puede concluir que la colaboración y la cooperación en los archivos nos ayudarán a combinar recursos para obtener resultados óptimos y mejorar, en general, los servicios a la comunidad.
Tercera reunión ordinaria del Sistema Nacional de Archivos Judiciales 99
Así también se cree fundamental el desarrollo de una conciencia y una formación archivística previa para el personal que vaya a estar involucrado en proyectos de sistematización archivística.
Por otro lado, podrá observarse que la metodología que se establecerá para llevar a cabo las actividades en este proyecto, permitirá dar seguimiento a cada una de las actividades establecidas, logrando con ello:
• Sistematizar en una primera etapa los archivos del año en curso a aplicarse, sea 2012 o el siguiente.
• Profesionalizar al personal de los archivos o expedientes del H. Tribunal de Conciliación y Arbitraje de Chetumal.
• Reestructurar los procesos archivísticos implementados. • Dar cumplimiento a los requerimientos de la Ley de Transparencia, así como
a la normatividad vigente relacionada con los archivos.• Sistematizar las actividades archivísticas, logrando el manejo de grandes vo
lúmenes documentales, consulta y préstamos inmediatos, procesos claros y definidos para la organización, ordenación, descripción, valoración, transferencias y eliminación documental.
• Unificación de criterios para la captura de la información.
Con la obtención y aplicación de los puntos anteriores, podemos adelantar que este proyecto concluirá exitosamente, por lo que debe considerarse usar la misma metodología de trabajo en la Junta de Conciliación y Arbitraje y la Procuraduría de la Defensa del Trabajo. Sumar esfuerzos y trabajo en el desarrollo de una cultura archivística en todo el Estado de Quintana Roo y en los Municipios, ofertando cursos previos de capacitación en organización de archivos y expedientes a los involucrados.
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LAS HERRAMIENTAS DIGITALES APLICADAS AL TRABAJO ARCHIVÍSTICO DE LOS EXPEDIENTES JUDICIALES
Andrés Bautista Sánchez*
La digitalización es un mecanismo sencillo, eficiente y rentable para almacenar, administrar y consultar grandes volúmenes de información, siempre y cuando existan las condiciones e intención de reducir los espacios físicos del resguar
do de los expedientes.
Plantear problemas de futuro, cuando el presente parece estar determinado por urgencias que requieren atención inmediata, puede ser comprendido como una retórica, como una forma de expresión dentro de la archivística que, con tanta homogeneidad en la administración documental, pretende orientar la concepción de la realidad y la praxis archivística dentro del contexto histórico, exigiendo la necesidad del manejo de nuevas tecnologías concebidas como necesarias.
Sin embargo, considero que un planteamiento objetivo y práctico pueda tal vez identificar las contradicciones del presente al contrastarlo con un modelo de futuro.
* Tribunal Superior de Justicia del Estado de Chiapas.
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Al presentarles esta modesta reflexión, pretendo resaltar la necesidad de manejar nuevas tecnologías, herramientas digitales indispensables para el quehacer archivístico.
Dentro del marco legal que norma el quehacer de los Archivos Judiciales, con esta aportación quiero complementar los temas planteados en la Segunda Reunión Ordinaria del Sistema Nacional de Archivos Judiciales, celebrado en agosto de 2011, en donde se abordaron temas relativos al Tesauro Jurídico; la aplicación del Moreq 2 a los archivos judiciales; la modernización en la administración de expedientes laborales, su digitalización y la necesidad del expediente judicial electrónico en México; la automatización de los procesos de gestión judicial en el Poder Judicial del Estado de Guanajuato, entre otros temas.
En la participación que tuve en la reunión mencionada, comenté que los procedimientos para ordenar los expedientes judiciales resultaban ser mecanismos incipientes para la organización, transferencia y depósito final de la información.
Y que desde finales del siglo XX, los archivos se enfrentaron a la incógnita sobre qué podría suceder con el desarrollo de la informática y de lo que, en un primer momento, representó mayor complejidad, utilizar las herramientas digitales orientadas al trabajo archivístico sobre la administración de la información judicial y el lugar que nos correspondería como archivistas en este ámbito.
De ahí es que me parece indispensable hablar sobre el manejo de nuevas tecnologías dirigidas al quehacer dentro de la archivística judicial y que nos conduzca a retomar diversos planteamientos de instituciones que han propugnado la utilización de estos elementos.
Para la comprensión y discernimiento de esta exposición, fue necesario retomar el estudio de palabras y conceptos clave, como expediente, archivo, digitalización, escáner, sistemas de gestión o administración electrónica de documentos (SGED) y transparencia y acceso a la información pública.
Sin embargo, también representó una exigencia el concretar el uso y las implicaciones que trae consigo el concepto de digitalización como una herramienta sencilla, eficiente y rentable para almacenar, administrar y consultar grandes volúmenes de información.
Tercera reunión ordinaria del Sistema Nacional de Archivos Judiciales 103
El Instituto Politécnico Nacional, en su curso “Organización y Conservación de Archivos” en el módulo 6, define a la digitalización como “El concepto de la oficina sin papel que revoluciona el manejo documental de las organizaciones, sustituye el uso del papel por imágenes digitales, con grandes beneficios como la reducción de áreas de archivo físico, eliminación de fotocopias y una gran eficiencia en la consulta documental, entre otros”.
Pero, ¿qué es la digitalización documental?, para Docsolutions, desarrollador de software, la digitalización es el proceso de convertir un documento físico o papel, en un archivo digital o imagen electrónica, mediante equipos especializados para ello, llamados escáneres.
El término digitalización hace referencia al proceso de crear imágenes digitales de objetos, como registros en papel o fotografías, y almacenarlos en soportes electrónicos, como discos ópticos. La digitalización es en la actualidad, la herramienta de preservación más completa y satisfactoria que nos brinda la tecnología, nos permite además preservar un original en un formato estándar que no dependa de una tecnología o hardware en especial para su posterior recuperación y lectura, como es en el caso de los microfilms.
Como podrá observarse, la primera herramienta digital y quizá la más importante, es el escáner, pero, ¿qué tipo de escáner se debe tener para proyectar un sistema de gestión electrónica de documentos (SGED)?, existe en el mercado una variedad de este periférico, que va desde escáner de alta producción, escáner de cama plana, escáner de libros, escáner de planos, escáner de transparencias y escáner de microfilm.
Dentro del marco de la convocatoria de esta tercera reunión nacional, que nos invita a hablar sobre las herramientas digitales, surge una duda que me conduce al análisis: ¿con esta herramienta (escáner) podría estar resuelto el concepto de digitalización?
Mónica María del Rosario Barrera Rivera, doctora por la Universidad Nacional Autónoma de México, en su tesis La digitalización de archivos históricos, el caso de los archivos judiciales federales: 1815-2003, nos permite tener una respuesta sencilla a las interrogantes acerca del diseño de un proyecto de digitalización. Según esta autora, se debe tomar en cuenta lo siguiente:
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Primero, es preciso conocer el procesamiento de imágenes y archivos como elemento fundamental para comenzar después del escaneado (Luego del escaneado hay una variedad de pasos de procesamiento). Tales procedimientos pueden ocurrir en cualquier punto de la cadena de digitalización, desde inmediatamente después del escaneado hasta justo antes de la entrega a los usuarios finales. Los mismos pueden ser modificaciones personalizadas que sólo afectan a ciertos archivos o procesamiento automatizado masivo de todos los archivos —procesamiento por lotes—. Pueden ser operaciones realizadas por única vez o realizadas repetidas veces a medida que se las necesita).
Asimismo y como corolario e instrumento de referencia a las consideraciones de Barrera Rivera, es necesario conocer plenamente conceptos como edición, retoque, mejora, compresión, conversión de formato de archivo, escala, OCR y creación de metadatos, que son ejemplos de operaciones de procesamiento de imágenes y archivo.
— Edición, retoque y mejora, incluyen pasos tales como eliminación de patrones muaré, eliminación de puntos, eliminación de oblicuidad, aumento de nitidez, utilización de filtros personalizados y ajuste de profundidad de bits. En algunos casos el software de escaneado realiza estos procedimientos. En otros, se utilizan herramientas de edición de imágenes separadas, por ejemplo, Adobe PhotoShop, Corel Photo Paint, Image Magic.
— Compresión. Algunas veces llevada a cabo por el firmware dedicado del escáner o hardware dedicado de la computadora. La compresión también puede ser una operación sólo de software, a pesar de que el hardware dedicado es más rápido y se le debería considerar cuando se crean archivos muy grandes o grandes cantidades de archivos.
— Conversión de formato de archivo. El escaneado original puede no estar en un formato adecuado para todos los usos previstos, por lo que requiere conversión.
— Escala. Es probable que los escaneados capturados en alta resolución no sean adecuados para la visualización en la pantalla. Con frecuencia se necesita aplicar escala (es decir, reducción de resolución a través de eliminación de bits) para poder crear imágenes para entrega en la Web.
— OCR (reconocimiento óptico de caracteres). Conversión de texto escaneado a texto legible por medio de una máquina, que se puede buscar o indexar.
— Creación de metadatos. Agregado de texto que ayuda a describir, rastrear, organizar o mantener una imagen.
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Es importante tomar en cuenta el manejo de archivos, porque se refiere a una serie de pasos interrelacionados, diseñados para asegurar la fácil identificación, organización, acceso y mantenimiento de los mismos.
Dado que hay fuertes conexiones entre los diversos aspectos de la gestión de archivos, se requiere planear muy bien para evitar tomar decisiones que limiten las opciones posteriormente. Es importante mantener las líneas de comunicación abiertas entre el personal técnico y el personal del proyecto durante la etapa de planeación.
Derivado del enunciado anterior, y de manera complementaria y no menos importante, resulta conocer que el seguimiento, bases de datos de imágenes, almacenamiento y mantenimiento, son los pasos que se refieren al manejo de archivos.
— Seguimiento (consideraciones básicas del sistema de archivos). Otro aspecto del seguimiento está comprendido en metadatos.
— Bases de datos de imágenes y otras soluciones de gestión de imágenes (soft-ware especial para organizar archivos de imágenes).
— Almacenamiento (dispositivos y medios). — Mantenimiento (copias de seguridad [backup], migración, preservación y se
guridad).
Estos conceptos vertidos por Barrera Rivera nos sirven de referencia y base para la reflexión sobre el trabajo tradicional archivístico, ya que para la situación de los archivos judiciales y dentro de lo que corresponde a las unidades de Concentración e Históricos, además de observarse a éstos como el último eslabón de la cadena en la producción documental, se requiere del total apoyo de los órganos productores a efecto de poder llevar a cabo el proceso y los procedimientos de la digitalización de los expedientes judiciales.
Existe una gran cantidad de documentación depositada en los archivos. Se incrementa día con día y ocupa considerables espacios para la guarda. Esta documentación, en un alto porcentaje, ya no tiene uso alguno, pero se conserva simplemente porque no existe una legislación archivística objetiva, de políticas y de mecanismos adecuados para decidir su destino final; es decir, la conservación de los expedientes es indefinida y está determinada por la falta de elementos de carácter normativo, más que por el valor jurídico, histórico o por la trascendencia que pudiera poseer.
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Por ello y para la constitución de un proyecto de digitalización, es necesario desarrollar una serie de normas, tal y como lo establecen los acuerdos generales conjuntos 1/2009, 2/2009 y 3/2009 emitidos por los Plenos de la Suprema Corte de Justicia de la Nación y del Consejo de la Judicatura Federal, relativos a la transferencia, digitalización, depuración y destrucción de los expedientes generados en los Juzgados de Distrito, Tribunales Colegiados de Circuito y los Tribunales Unitarios de Circuito, respectivamente, en donde se observa que los expedientes bajo resguardo de este Alto Tribunal, al momento en que entraron en vigor estas resoluciones generales conjuntas, las llevaría a cabo el proceso de digitalización y en el caso de los expedientes que se generaran en esas áreas jurisdiccionales, serían estas últimas quienes realizarían esta conversión analógica.
Actualmente, en los Poderes Judiciales, el solo hecho de realizar las tareas de análisis y de depuración de expedientes representa para los órganos productores un verdadero problema, toda vez que tienen que destinar profesionales en la materia y como esta actividad se realiza posterior a su producción, tiene como consecuencia posibles eliminaciones de documentos con valor por falta de criterios, ya que personas ajenas al momento eliminarían lo que nunca produjeron y lo harían con criterios desfasados, situación que no es nada agradable para los responsables de los órganos productores, porque es bastante conocido que dentro de la impartición de justicia lo más recurrente es el constante cambio de adscripción de los titulares de los órganos jurisdiccionales.
Concretamente, tras haber concluido la expurgación de los expedientes, la depuración consiste en seleccionar los documentos que reúnan las mejores condiciones de testimonios e información, según los criterios de valoración antes expuestos, para que alcancen el destino final (transferencia secundaria), es decir, el archivo histórico o bien sean dados de baja.
La atención que se le dé a estas fases es de vital relevancia y responsabilidad, ya que si se realizan erróneamente se puede caer en la irreversible eliminación de unidades documentales con elementos de valor secundario o histórico, lo que provocaría una lamentable pérdida del patrimonio de la humanidad: los archivos históricos.
Retomando el tema de las herramientas digitales aplicadas al trabajo archivístico, hago hincapié que para el establecimiento de un proyecto de digitalización de los expedientes judiciales, se requiere de una verdadera revolución de la cultura
Tercera reunión ordinaria del Sistema Nacional de Archivos Judiciales 107
informática en todos los niveles de la estructura laboral de los órganos jurisdiccionales, partiendo del hecho de que se es necesario contar con una serie de elementos (herramientas) y conocer las cualidades y ventajas que éstas proporcionan; que el factor humano acepte y adopte el cambio tecnológico y se logren resultados positivos en el uso y explotación de las herramientas digitales.
Cuando menciono el concepto de una revolución en la cultura informática, me refiero a que los individuos involucrados en el proceso o cadena de producción de expedientes, entendamos los siguientes conceptos: registro de entrada y salida de correspondencia; identificación de documentos de archivo; uso y seguimiento; clasificación archivística por funciones; integración y ordenación de expedientes; descripción a partir de sección, serie y expediente; transferencia de archivos; conservación de archivos; prevaloración de archivos; criterios de clasificación de la información y auditoría de archivos. Conceptos establecidos en el artículo 18 de la Ley Federal de Archivos, así como los establecidos en el artículo 19 de la citada ley.
Los sujetos obligados deberán elaborar los instrumentos de control y consulta archivística que propicien la organización, administración, conservación y localización expedita de sus archivos, por lo que deberán de contar, al menos, con un cuadro general de clasificación archivística; catálogo de disposición documental; inventarios documentales general, de transferencia y de baja, así como una guía simple de archivos.
Por experiencia propia, puedo decir que existe una gran resistencia a elaborar los instrumentos de control, y cada órgano productor genera, a su buen entender, los controles que considera apropiados, pero éstos no son adecuados para la correcta actividad archivística, mucho menos sirven como documentos fuentes en la alimentación de datos en los Sistemas de Gestión Electrónica de Documentos (SGED).
Estos documentos tienen cualquier característica, menos la de un inventario de transferencia que permita a los responsables de los archivos de concentración conservar precautoriamente la documentación semiactiva hasta cumplir su vigencia documental, conforme al catálogo de disposición documental y, como es de todos conocido, la vigencia documental sirve para elaborar los inventarios de baja y de transferencia secundaria.
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Por tanto, se tiene la impresión de que estos datos no son importantes para los órganos productores y es imposible, aun contando con un sistema automatizado, obtener las vigencias cuando estos datos no son alimentados en el momento de su captura o su ingreso al archivo.
Mónica María del Rosario Barrera Rivera recomienda que para llevar a cabo un proyecto de digitalización, se requiere establecer un equilibrio entre las necesidades de los usuarios reales y potenciales, la infraestructura tecnológica utilizarse en el proyecto y los recursos financieros y humanos disponibles, además, las posibilidades tecnológicas de las estaciones de trabajo y dispositivos de captura de imágenes como:
— Escáneres o cámaras digitales.— Sistemas operativos (software de gestión documental). — Memoria interna.— Almacenamiento. — Calidad de visualización.— Capacidad de las redes. — Velocidad.
María Teresa Bermúdez Muñoz, en su artículo “Guía para digitalizar documentos”, recomienda, entre otras cosas, que un proyecto de digitalización requiere la participación de productores o generadores de la información, archivistas e informáticos, de manera que debe establecerse claramente, desde el principio del proyecto, la responsabilidad de cada uno de los participantes.
Asimismo, en un programa de digitalización se deben cubrir tres fases diferentes, pero estrechamente ligadas entre sí:
1. Fase archivística: que es la reparación y conducción de la digitalización de documentos, según las reglas archivísticas.
2. Fase legal: que es el cumplimiento de las prescripciones legales para garantizar el valor de prueba de los documentos digitalizados.
3. Fase tecnológica: que es la identificación y aplicación de un cierto número de reglas directamente ligadas a la tecnología de la digitalización.
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Con respecto a este último punto, que se refiere categóricamente a las herramientas digitales aplicadas al trabajo archivístico, María Teresa Bermúdez Muñoz recomienda que en esta materia se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
La selección del sistema adecuado a los objetivos del sistema; los estándares tecnológicos; el acceso a las imágenes y a los índices de datos; la calidad de las imágenes; la funcionalidad del sistema; la protección de la información digitalizada; el control del acceso; la evolución de las tecnologías de la información y las auditorías.
Para atender estas recomendaciones, se tomó como ejemplo la ficha técnica de Dokmee, software de gestión de documentos que contempla los siguientes aspectos:
Almacenamiento y gestión de cualquier tipo de archivo visualizador de imágenes: TIFF, PDF, JPEG, GIF, BMP; digitalización como TIFF o PDF con cualquier fuente de TWAIN; flujo de trabajo integrado; gestión de correo electrónico; registro de auditoría Conveniente para arrastrar y colocar archivos y carpetas a y desde Windows; impresora virtual que imprima como PDF desde cualquier aplicación multinivel de búsqueda y recuperación; búsquedas de texto completo; envío de correos electrónicos con archivos directamente desde el software gestor de documentos; anotaciones y redacciones.
Para alojar el sistema de gestión de documentos se requiere de un servidor de red para el almacenamiento de las imágenes. Se requerirá también de computadores personales y éstos dependerán de la cantidad de estaciones de trabajo que se pretendan instalar.
Para proteger los documentos digitalizados de una forma adecuada, será necesario:
— Adquirir soportes y tecnología de registro y almacenamiento de alta calidad.— El control de la cantidad de los datos almacenados en el soporte. — La protección del soporte conservándolo en condiciones ambientales ade
cuadas.— Generar respaldos de la información documental de forma periódica, utili
zando formatos homogéneos en los datos y la documentación, procurando establecer un solo medio de respaldo electrónico, por ejemplo, los discos compactos no regrabables, discos duros externos, etcétera.
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Finalmente, por lo sensible de los datos contenidos en los expedientes judiciales, es recomendable asegurar la confidencialidad de la información mediante un control del derecho y del procedimiento del acceso, el cual debe darse sobre el lugar donde se produce la digitalización, los equipos y los programas que se van a utilizar. Es decir, que deberá regularse el acceso a las instalaciones de cómputo, los archivos, los datos, procesos o servicios del sistema por parte de usuarios y establecer el rango de acción de cada usuario.
Es recomendable establecer diferentes niveles de acceso de acuerdo con las necesidades de los usuarios y determinar si el acceso se va a dar por medio de palabras, nombres o números claves, tarjetas, firmas, voz, etcétera. Asimismo, se llevará un registro histórico de todos los usuarios que acceden a la información digitalizada.
Por seguridad, el control del acceso electrónico se deberá realizar a través del sistema de gestión electrónica de documentos que se adquiera, mientras que para el control físico se podrá plantear la necesidad de adquirir un sistema cámaras de vigilancia digital con la posibilidad de observación vía internet.
Un resumen de las Herramientas Digitales aplicadas en el trabajo archivístico orientado a la Digitalización de Expedientes Judiciales, sería el siguiente:
Hardware: — Dispositivos de escaneado.— Monitores de alta resolución. — Terminales de trabajo.— Periféricos. — Servidores y dispositivos de almacenamiento.— Impresoras.
Software:— Sistema operativo, soporte de networking, servidor, gráficos, paquetes de
programación.— Escaneado, edición de imagen, visualización, gestión de color, control de ca
lidad.— Creación de derivados. — Gestión de archivos, gestión de circulación de trabajo (work flow).— Indexación, reconocimiento óptico de caracteres (OCR), estructuración. — Sistema de gestión de bases de datos.
Tercera reunión ordinaria del Sistema Nacional de Archivos Judiciales 111
Otros equipos y suministros:— Soportes, bastidores, luces, lentes para copias.— Equipos y suministros de control de calidad. — Suministros habituales de oficina.— Medios de almacenamiento, papel, cartuchos de tinta. — Documentación, manuales técnicos, publicaciones de referencia.
Una vez expuestos los conceptos sobre las herramientas necesarias para la digitalización de los expedientes, puede reseñarse de manera sucinta que el proceso de digitalización se inicia con la limpieza de los documentos, retirando cualquier elemento de sujeción que pueda afectar el paso por los escáneres y siempre manteniendo el orden original foliando los documentos.
Cuando los documentos están preparados, se pasan por el escáner, el cual capta a través de una lectura óptica, las imágenes e información en ellos contenidos.
Posterior al escaneo, los documentos físicos pasan al proceso de rearmado en el que se integra el expediente como estaba originalmente; el resultado de la digitalización es el archivo digital, el cual puede ser migrado a un gestor documental para su consulta y búsqueda de información, incluso ampliarla, imprimirla, exportarla o enviar por correo electrónico.
Finalmente, la digitalización es el mecanismo más sencillo, eficiente y rentable para almacenar, administrar y consultar grandes volúmenes de información en forma de imágenes digitales, por medio del almacenamiento en discos internos de cualquier computadora con el agregado de la reducción de costos, ya que el costo de una fotocopia es similar al de una imagen digitalizada, pero una fotocopia no puede integrarse a ninguna aplicación y se encuentra en manos de una sola persona, en tanto que la imagen digitalizada puede incorporarse a cualquier sistema automatizado y ser accedida por múltiples interesados.
El beneficio más determinante en la digitalización de documentos es la reducción del espacio físico destinado al archivo de expedientes, el cual es sustituido por un equipo de almacenamiento que tenga la capacidad necesaria para el resguardo de toda la información, siempre y cuando se eliminen los documentos sin valor administrativo, legal, fiscal, jurídico e histórico.
Suprema Corte de Justicia de la Nación112
Para terminar, es importante señalar que para alojar 14 000 expedientes integrados con 350 000 hojas de actuaciones judiciales, se requieren 7 anaqueles con 35 entrepaños que ocupan un espacio de cuatro metros cuadrados o nueve metros cúbicos, en tanto que 350 000 imágenes caben en 13 dvd de 4.7 gigabytes.
113
EDIFICIOS PARA LA PRESERVACIÓN DE ARCHIVOS
Mercedes Gómez-Urquiza de la Macorra*
El edificio del archivo histórico de Colonia,85 Alemania, construido en 1971, fue pionero en el control climático sin aire acondicionado.Detrás de la fachada de granito se construyó un espacio y luego una pared de
tabique enmarcada por un marco de concreto, inspiración de los antiguos muros anchos de una vara.
* Especialista en conservación de colecciones.85 Requiem for the Cologne City Archive, The Cologne City Archive 1971-2009,http://www.conservationphysics.org/koeln/koeln01.php
Suprema Corte de Justicia de la Nación114
Con ventanas verticales a manera de troneras para favorecer la ventilación.
En marzo de 2009 el edificio de seis pisos colapsó, junto con dos edificios de departamentos adyacentes, donde murieron dos personas. El personal logró ser evacuado.
Tercera reunión ordinaria del Sistema Nacional de Archivos Judiciales 115
PRINCIPALES CAUSAS DE DESTRUCCIÓN DE ARCHIVOS EN EL SIGLO XX(excluyendo los conflictos armados)
N = 888 ÁFRICA58
ASIA76
EUROPA716
NORTEAMERICA
8
PACÍFICO3
SUDAMERICA Y CENTRAL
27
fuego, accidentalfuego, criminalinundación, de fuerainundación, internaterremotootras causas naturalesdesórdenes civilesterrorismo
%5
10113--
110
%14475
1218-
%13151571-90
%63-
1325----
%--------
%301122-
11---
II. Reglas básicas para la construcción o remodelación de un edificio a fin de albergar un acervo cultural
— La construcción debe ser un contenedor estable para los acervos.
Emplazamiento y superficie del terreno:— El terreno seleccionado debe ser seco, que no se inunde, alejado de vecinda
rios peligrosos que presenten riesgos de incendio o de explosión. No debe localizarse en las proximidades de instalaciones que emitan gases, humos, gasolineras, ni en zonas contaminadas, como las industriales.
— Debe ser fácilmente accesible para el transporte de cualquier tipo.
1. Función principal— El edificio que albergue un archivo debe garantizar la preservación del acervo
documental.— La construcción debe ser un contenedor estable para los acervos.
La mayor parte (90%) del valioso contenido del archivo quedó enterrado en las ruinas.
I. Surgen las preguntas
¿Pudo haberse prevenido el colapso?, ¿Se construyó un edificio muy pesado y fue sobrecargado de peso?, ¿Fue inapropiado el terreno?, ¿Fue error de los ingenieros pasar por alto una debilidad estructural?
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Hay varias opciones:— Que se encuentre localizado ya en un edificio.— Que se pueda elegir el lugar. — Que se vaya a construir el local.
2. Construcción— Las construcciones antiguas, históricas o artísticas requieren adaptaciones
que no afecten las estructuras históricas y que puedan ser eliminadas con posterioridad sin afectar el inmueble registrado, sus espacios, vanos, decoraciones etcétera.
— En las construcciones recientes y nuevas la función debe ser prioridad sobre el diseño arquitectónico.
Ubicación dentro del edificio:— Al centro.— En áreas que colindan con el exterior.
Nivel:— Sótano.— planta baja. — 2o. nivel.
Orientación:— Norte (mejor en el hemisferio norte sin insolación o asoleamiento directo).— Sur. — Este.— Oeste.
3. Conocer el archivo, componentes y estado— Tipo (archivo histórico, medio, de trámite, mixto).— Cantidad y crecimiento (proyección del aumento, depuración). — Repartición (si hay más de un local, porcentaje en cada uno).— Organización (mobiliario: estantería, gavetas). — Composición (tipo de papel, materiales agregados).— Formato (s). — Sensibilidad (al agua, a un nivel de humedad, a variaciones de humedad,
iluminación, polvo).— Estado material en general.
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4. Edificio— Localización (por ejemplo, zona urbana, zona sísmica, región climática).— Sitio (plano, en pendiente, jardín, otros edificios). — Orientación (relación con las lluvias, con el viento, con la trayectoria del sol).— Arquitectura (planos, metros cuadrados). — Estado: (estructura, grietas, filtraciones, etcétera).— Techumbre (forma, materiales, drenaje de agua, impermeabilización, tube
rías, pendiente, goteras, mantenimiento adecuado o no). — Muros (materiales, estado).— Aberturas (número, orientación con respecto al viento y al sol). — Drenaje (natural, artificial, proximidad desagües, etcétera).— El terreno debe ser seco, que no se inunde. No debe localizarse junto a insta
laciones que emitan gases, humos, gasolineras, estacionamientos, ni en zonas contaminadas como las industriales.
— La superficie del terreno debe permitir un crecimiento futuro, es decir, como mínimo duplicar su capacidad.
— La construcción debe ser de mampostería y ser un contenedor estable para el acervo.
— Sin ventanas, ni tragaluces. Tapiar o colocar filtros (de radiación UV; invisibles de madera, persianas).
— Recubrimiento de materiales de construcción porque liberan polvo dañino (pintura acrílica o vinilacrílica de base acuosa).
— Pisos recubiertos con loseta cerámica no porosa, de color claro (para poder detectar a tiempo cualquier anomalía: insectos, polvo, etcétera).
— Que el edificio no tenga humedades o agua, en el techo, en el piso o en las paredes del local.
— Que no existan instalaciones hidráulicas e hidrosanitarias en el interior del depósito (tuberías, registros, desagües).
— Sin grietas o cuarteaduras. — No usar extensiones o sobrecargar las conexiones existentes.— Revisar periódicamente el sistema eléctrico. — No emplear recubrimientos de fibras, como son cortinas, papel tapiz, alfom
bras, duela, lambrín y otros acabados que atrapan polvo y son inflamables.— Sistema de aire acondicionado o aire lavado.
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El archivo Realy General de Navarra.
El Archivo Nacional de Australia usa fosas circulares rellenas de piedra en su edificio Darwin, facilitando el drenaje del agua del edificio. El agua que cae del techo entra en las fosas y es drenada vía canales subterráneos.
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5. Circulaciones— Llegadasalida y transferencia.— Descarga (bahía de ingreso, recepción, desinfección, rampas de acceso). — Organización, depósitos, bodegas, talleres.— Las circulaciones planas o con inclinación de 6 a 5 metros.
6. MobiliarioDebido a que los muebles de madera generan vapores dañinos, son susceptibles al ataque de insectos, absorben y liberan humedad y ácidos, se requiere de un mobiliario de las siguientes características:
— Estantería metálica específica recubierta con pintura horneada.— Anaquel más bajo a 15 cm del piso. — Separar estantería de los muros, para ventilar.— Considerar muebles para guardar bienes extendidos (planeros horizontales)
u otros objetos.
7. Condiciones ambientalesA. Temperatura (t) y humedad ambiental (relativa hr)— Control de los niveles temperatura entre 18º y 21º C, si hay personas traba
jando dentro; entre 12º16º C, si no hay nadie dentro.— Humedad entre 4555% (intermedia) para poder conservar la estructura
flexible del papel, evitar que aumente por arriba de 60%.— Ventilación adecuada. — Control de las fluctuaciones de T y HR.— Cuidar las horas al amanecer y al ponerse el sol (dejar encendido el sistema
de acondicionamiento).
8. Control de contaminantes— Sistema de aire filtrado.— Mantener puertas y ventanas cerradas. — Evitar generadores de contaminantes en interiores: concreto aparente, pin
turas de aceite, mobiliario de madera, cartón, piso vinílico.— Evitar fotocopiadoras en depósitos de acervos. — Instalación de filtrado de aire, de localizarse el depósito en un sitio contami
nado.
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9. Erradicar la luz solar (puertas, ventanas, tragaluces)— Que la iluminación no sea excesiva (150 luxes máximo).— Filtros o lámparas de baja emisión de UV. — En bodegas proteger el acervo guardándolo en cajas (100 luxes máximo).— Mínimo 1 m de distancia de los acervos.
CARACTERÍSTICAS CONSTRUCTIVAS DE DEPÓSITOS DOCUMENTALES
Inmueble
LocalizaciónTerreno sin riesgos potenciales, inundaciones, contaminación industrial, proximidades de gasolineras, negocios de comida, vandalismo, etc.
SuperficieCapacidad para crecer en relación a la tasa de crecimiento (¿duplicar?)
Subsuelo Resistir el peso de estantería y documentación
espacios
Personal
Locales para acervo documental
Locales para trabajo técnico y organizacional
Locales para oficinas
Local para seguridad
Local para maquinaria especial
Servicios: baños, bodegas, limpieza, lockers, cocineta, etc.
Usuarios
Vestíbulo, baños
Módulo de acceso a la información
Sala de consulta y lectura
Común Estacionamiento
Puertas que sellen
Personal, Usuarios
Acceso puede ser independiente
DocumentosBahía para vehículos y con rampa para la documentación
AzoteaMantenimiento de impermeabilización y limpieza de bajadas de agua
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CARACTERÍSTICAS CONSTRUCTIVAS DE DEPÓSITOS DOCUMENTALES
Depósito documental
ConstrucciónTabique o mampostería o concreto armado, u hormigón 0.70 m sobre el nivel de calle en lugares con posibilidad de inundación, 0.30 m en otros sitios
ParedesRecubiertas o pintadas con pintura blanca acrílica o vinilacrílica de base acuosa
Techos
Constructiva Losa con inclinación 12%
Acabado interiorRecubierto o pintado con pintura blanca acrílica o vinilacrílica de base acuosa
Pisos Recubiertos con loseta cerámica de color claro liso
Puertas Metálicas, cortafuego
Ventanas N O
Tragaluces o domos N O
Puertas corta fuego86
86 http://batifeusud.chezalice.fr
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INSTALACIONES Y CONDICIONES AMBIENTALES
Instalaciones
Hidráulica e hidrosanitaria NO dentro de depósitos documentales
Controlambiental(deteccióncontrol)
Humedad
4555% (+5%) HR
Sistema o humidificadores o deshumidificadores
Temperatura
Con personal dentro
18°21° C
Sin personal 12°16° C
Ventilación
Aire lavado o aire acondicionado
Ventiladores de techo o pie
Puertas o ventanas abiertas NO
Iluminancia
Fuera de cajas 100 luxes máx.
Dentro de cajas 150 luxes
Luz solar NO
Eléctrica
Aparente, entubada y en buen estado
Lámparas
Fluorescentes de bajo consumo con difusores y filtros de UV
Sobre pasillos
Mínimo a 1 metro de la documentación
De seguridad
Detección de agua Alarma de agua
Contra incendios
Detecciónextinción (humo y/o calor)
Gases halogenados o, agente limpio o, inergen o, gases inertes
Extintores portátiles
Vigilancia
Equipo movimiento, robo (sensores, cámaras, monitores)
Local equipado para el personal
Especiales
Montacargas para edificios 500 kg
Montacargas para depósitos 150 kg
Pararrayos
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Mobiliario
EstanteríaFuerte separada de muros metálica c/pintura horneada
Tradicional
Anclada entre sí y a muros Pasillos entre estantes de .80 m Pasillos de circulación 1.50 m mín.
CompactaPasillos de circulación 1.50 m mín.
Planero o cajonera Metálico c/pintura horneada
Materiales contraindicados
MaderaTela
Archivo del Consejo de la Judicatura.
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TABLA 5. CLASES DE FUEGO Y AGENTES EXTINTORES
CLASES DE FUEGO DESCRIPCIÓN
Fuegos en los combustibles sólidos (madera, cartón, papel, plástico, tela, etc.)
Fuegos en líquidos inflamables y gases (grasas, pinturas, ceras, asfalto, aceites, etc.)
Fuegos en materiales, instalaciones o equipos con corriente eléctrica (motores, transformadores, cables, tableros
interruptores, etc.)
Fuegos en metales combustibles (fuegos químicos), (magnesio, titanio, potasio, sodio, zirconio, uranio, etc.) Son
los menos frecuentes.
ACUOSOS ESPUMAS DIÓXIDO DE CARBONO
POLVO QUÍMICO
SECO
GASES SUSTITUTOS DEL HALÓN
SI SI NO SI SI
NO SI SI SI SI
NO NO SI SI SI
AGENTES EXTINGUIDORES ESPECIALES
10. Agentes extintores gaseososNitrógeno. El mejor de los efectos extintores de todos los gases inertes no tóxicos.87
Argón.Gas noble, no establece composición alguna ni combinación con alguna otra sustancia.
87 http://www.wagneres.com/luchacontraincendios/productos/nuestrosmediosdeextinciongaseosos/ index.html?L=5; agosto 2012.
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FM200.Medio químico de extinción. Se puede utilizar a modo de sustituto de hidrocarbonato halogenado.
Novec 1230. Elevada eficacia extintora, baja concentración de agente extintor. — El polvo químico seco sólo puede emplearse cuando la totalidad del acervo
está dentro de cajas cerradas. — El agua no se recomienda porque después hay que lidiar con un acervo mojado.
11. Apoyo a instalaciones de seguridad y especiales— Extintores portátiles para fuego A, B y C, que no dejen residuos, usar gases
halogenados, señalización y ubicación adecuadas.— Alarma de fuego con detectores de humo y sistemas de extinción automáti
cos, que actúen por zonas.— Puertas cortafuego; ancho mínimo 1.80 m y altura de 2.40 m. — Alarma contra robo.— Alarma de agua (especialmente en depósitos con riesgo de inundación). — Montacargas para edificios con mayor capacidad (500 kg) y dentro de depó
sitos con menor capacidad (150 kg).
12. Planes de prevención y respuesta urgente en caso de siniestros o desastres o plan de urgencias88
Es un documento resultante del desarrollo de un proceso cuidadoso que provee el potencial de prevenir y reducir el posible riesgo, daño o pérdidas de vidas, así como para mitigar o aun prevenir, con rapidez y eficiencia, la pérdida de colecciones y edificios en una situación de urgencia o desastre.
Dos grandes grupos de deterioros:
1. Deriva en la pérdida total o en pérdidas significativas de los documentos o la información:
— Incendios, terremotos.— Inundaciones. — Plagas, robos, vándalos.
88 El tema de Planes de Prevención y Respuesta Urgente en caso de siniestros o desastres, o Plan de Urgencias, fue incluido en esta conferencia a solicitud de la directora general del Centro de Documentación y Análisis, Archivos y Compilación de Leyes, Diana Castañeda Ponce.
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— Guerras.
2. Pérdida de propiedades que dañan de manera progresiva y acumulativa, acortándole la vida:
— Contaminantes.— Radiaciones. — Humedad y temperatura.— Intrínsecas (por materiales y procesos de fabricación). — Sistemas o métodos de guarda y manejo.
Los objetivos del plan son:— Identificar desastres potenciales y evaluar la vulnerabilidad en el riesgo.— Identificar los bienes y establecer prioridades para los mayores esfuerzos de
respuesta.— Instrumentar medidas para mitigar los efectos de los desastres, incluyendo
preparación o capacitación (entrenar al personal en el uso de extintores) o, por ejemplo, instalación de detectores de humo.
— Desarrollar medidas de respuesta para salvar la colección de acuerdo a los distintos tipos de desastre.
Desarrollar planes de contingencia para recuperarse del desastre y volver a la operación normal.
13. Sugerencias para el contenido del plan1. Hoja informativa sobre urgencias: Síntesis de los pasos a realizar, núme
ros: emergencias de la policía; bomberos, rescate (ERUM), protección civil, Cruz Roja, etc. (se debe actualizar periódicamente).
2. Introducción: su propósito. 3. Plan de comunicación: (organigrama de teléfonos).4. Prioridad de los bienes de entre toda la colección: lista con localización. 5. Estrategia de prevención y protección: simulacros, prueba periódica del
equipo y revisión de instalaciones.6. Lista de control de las acciones por realizar previas a un desastre anun
ciado (erupción, inundación, huracán) incluyendo la designación de responsabilidades para esas acciones.
7. Instructivo para la respuesta y recuperación: síntesis de los pasos a seguir para salvaguardar los bienes. Resumir los procedimientos para cada uno de los riesgos potenciales.
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