MARIBEL ROMERO MESTRE
Una tarea única, no repetitiva, con inicio y fin bien determinados, formalmente organizado y que congrega y emplea recursos, buscando resultados pre-establecidos.
Es un conjunto de actividades relacionadas y estructuradas para satisfacer una necesidad del negocio. Tiene un principio y un fin.
PLANEACION ESTRATEGICA
Planeación y estimación
PLAN DEL PROYECTO Alcance (Antecedentes, objetivo,alcance descripción de la solución) Organización ( Organigrama, roles, estrategia de comunicaciones) Cronograma ( Bases, Descomposición del trabajo, ruta critica, recursos) Presupuesto ( Presupuesto, detalle de gastos e inversiones) Riesgos del proyecto ( Riesgo, acción para minimizarlo)
PROYECTOS
Seguimiento y control
• Progreso del plan (Plan vs real)• Ejecución presupuestal• Informe de actividades del proyecto• Registro de administración del proyecto• Control de cambios
FACTORES
TIEMPOCOSTOCALIDAD
+
+
ES POSIBLE
SI SE TIENEN CLAROS:
OBJETIVOSPLAN
Conocer prioridades Tomar decisiones en
forma rápida
• Manejar cambios
• Tomar nuevas decisiones
Proyectos de Sistemas de información
Proyectos de infraestructura de telecomunicaciones
Proyectos de redes
Proyectos de tecnología
ESTRUCTURA FUNCIONAL
ESTRUCTURA POR PROYECTOS
ESTRUCTURA MATRICIAL
GERENCIAGENERAL
DIRECCIONCOMERCIAL
DIRECCIONFINANCIERA
DIRECCIONTECNICA
DIRECCIONADMINISTRATIVA
ESPECIALIDAD A
ESPECIALIDAD B
PROYECTO X
PROYECTO Y
PROYECTO Z
VENTAJAS Desarrollo y acumulación de la
capacidad técnica Las líneas de autoridad y
jerarquía son claras Mayor eficacia en la
estandarización Definición clara de funciones y
responsabilidades Las líneas de ascenso y desarrollo
de personal son claras
DESVENTAJAS Falta de visión global Posibilidad de conflictos entre
especialistas Dificultad de adaptación,
resistencia al cambio Difícil circulación de
información
GERENCIAGENERAL
DIRECCIONCOMERCIAL
DIRECCIONFINANCIERA
DIRECCIONDE PROYECTOS
DIRECCIONADMINISTRATIVA
ESPECIALISTA A
ESPECIALISTA B
GERENTE PROYECTO X
GERENTEPROYECTO Y
GERENTEPROYECTO Z
VENTAJAS Proporciona completa
autoridad sobre el proyecto a una persona
Permite una visión global del proyecto
Facilita la capacidad de adaptación al cambio
Control total sobre los recursos
Facilita la colaboración y la coordinación
DESVENTAJAS Poca posibilidad de transferencia
de nuevos conocimientos de un proyecto a otro
Poca continuidad, inseguridad para los individuos
Dificultad de adaptación, resistencia al cambio
Subutilización de recursos y duplicidad de funciones
GERENCIAGENERAL
DIRECCIONDE PROYECTOS
DIRECCIONFINANCIERA
DIRECCIONTÉCNICA
DIRECCIONCOMERCIAL
PROYECTO 1
PROYECTO 2
TECNICA A
TECNICA B
TECNICA C
VENTAJAS Objetivos claros Continuidad de desarrollo de la
capacidad técnica Utilización flexible y eficaz de los
recursos Punto de contacto con cliente y
otros participantes Perspectiva global Coordinación de recursos Posibilidad de experiencia
administrativa y de logro de resultados viables
DESVENTAJAS Complejidad Competencia por la obtención de
recursos.Necesidad de negociar continuamente
Competencia por la obtención de recursos. Necesidad de negociar continuamente
Peligro de conflictos de proyectos Dos jefes. Ambiguedad en la
autoridad
EJEMPLOS DE ORGANIZACIONES DE PROYECTOS
COM ITE DEL PROYECTO
ANALISTAS DEMANTENIMIENTO
GERENTE DEL PROYECTO
ANALISTAS DECONTABILIDAD
ANALISTAS DEMATERIALES
ANALISTAS DE SISTEMAS
OBJETIVO : Implementar un sistema integrado de información para los negocios de
Materiales, Mantenimiento y Contabilidad.
EJEMPLOS DE ORGANIZACIONES DE PROYECTOS
EJECUTIVO DELPROYECTO
LIDER TECNICOLIDER DEL CLIENTE
OBJETIVO : Implementar un sistema para generar reportes gerenciales en el
Departamento de Materiales.
RESPONSABILIDADES
Comíte o Ejecutivo del proyecto Aprobar viabilidad del proyecto Facilitar los recursos requeridos del proyecto Aprobar planes y recomendaciones Aprobar cambios
Líder del área cliente Definir plan del proyecto Proveer información sobre avance del proyecto Endosar decisiones que afectan al negocio Identificar recursos requeridos en las diferentes áreas Actuar como representantes de los clientes
RESPONSABILIDADES
Líder del área técnica Definir plan del proyecto Proveer información sobre avance del proyecto Endosar decisiones que afectan al área técnica Identificar recursos requeridos en las diferentes áreas Actuar como representantes del área técnica
Equipo de trabajo Ejecutar las actividades del plan
MECANISMO DE COMUNICACION
Reporte de progreso Tiene como objetivo informar a los clientes los logros, planes,
problemas y variaciones Periodicidad debería ser mensual
Reuniones de revisión con grupos de trabajo y contratistas Tiene como propósito monitorear el progreso de las actividades
del grupo y reorientar los esfuerzos si es necesario. Periodicidad debería ser semanal
Reuniones con grupos externos al proyecto Tiene como objetivo informar sobre el progreso del proyecto Periodicidad es eventual
La asignación y la comprensión de las responsabilidades organizacionales e individuales es clave para una administración de proyectos exitosa.
Cada individuo es responsable de funciones especificas y tiene una línea de dependencia y comunicación.
Las responsabilidades y relaciones entre las organizaciones involucradas en el proyecto deberán estar definidos por ejemplo: Acuerdos de responsabilidades, informe de impacto, acuerdos de responsabilidades y soporte.
Elementos básicos de una organización Comíte o Ejecutivo del proyecto Líder del área cliente Líder del área técnica Equipo de trabajo
CONTENIDO DE UN INFORME DE IMPACTO
Dirigido a Servicios y/o infraestructura requeridos Fecha requerida de terminación Distribución de costos Aprobación / Aceptación
TALLER DE ORGANIZACION
TALLER DE ORGANIZACION Se requiere definir la organización y sus responsabilidades para la contratación
e implementación de los servicios de Outsourcing para operar los equipos de cómputo en que operan las aplicaciones contables y financieras de la compañía Exito.
El proyecto ha finalizado su fase de análisis/formulación y ha definido como objetivo : Contratar con un tercero durante 2011 la operación, mantenimiento y administración de los equipos de cómputo .
El proveedor prestará los servicios en el centro de cómputo actual que tienen la compañía Exito.
Los servicios de outsourcing cubrirá las actividades relacionadas con : Suministro, operación y mantenimiento de equipos Mantenimiento de software operacional Administración operacional de la base de datos Procesamiento del correo electrónico Procesamiento de aplicaciones productivas
PLANEACION
La planeación es la actividad directiva más importante en cualquier proyecto y requiere habilidad, experiencia y la capacidad para pensar en un proyecto como un todo y cada fase en detalle.
Para desarrollar un plan debe tenerse en cuenta 4 factores : Planeación a mediano y largo plazo Fuentes utilizadas para generar el plan Herramientas utilizadas para describir un plan Estrategias apropiadas para administrar proyectos
Planeación de proyectos Pensar anticipado 50% Comunicar 25% Monitorear 25%
ETAPAS
DEFINIR
(ETAPA 1)
PLANEAR
(ETAPA 2)
EJECUTAR
(ETAPA 3)
CONTROLAR
(ETAPA 4)
TERMINAR
(ETAPA 5)
FASES ANALISIS Y
SOLUCION
(FASE I)
ESPECIFA-CIONES
(FASE II)
DISEÑO
(FASE III)
DESARROLLO
(FASE IV)
ENTREGA
(FASE V)
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El trabajo debe ser dividido en unidades manejables para establecer un marco que facilite la planeación, el control de los recursos y minimizar los riesgos.
Los proyectos de dividen en fases . Los proyectos de sistemas tienen seis fases estándares, las cuales pueden variar dependiendo del tamaño y tipo de proyecto : Análisis Entender requerimiento del negocio
Formulación Definir la solución al requerimiento Especificaciones Mostrar la solución (Punto vista-
Cliente) Diseño Mostrar la solución (Punto vista -
Sistemas) Desarrollo Producir la solución Implementación Entregar la solución funcionando al
cliente
Elementos a tener en cuenta para establecer el número de fases: Tamaño del proyecto Grado de riesgo asociado Tipo de proyecto
Tamaño del proyecto : Pequeño 3-6 meses No de fases: 2 Mediano 6-18 meses No de fases: 4 Grande > a 18 meses No de fases : Depende del tipo
Tipo de Proyecto : Compra de paquetes Llave en mano Desarrollo con contratista Desarrollo en casa
DEFINICION DE OBJETIVOS La definición e interpretación de objetivos es fundamental para la gestión de todos los proyectos debido a que:
Direccionan el trabajo a ser hecho Concentran los esfuerzos sobre los aspectos críticos o prioritarios Facilitan el proceso de comunicación entre el gerente, su equipo, la
gerencia y los clientes. Son un parámetro básico para la resolución de conflictos. Miden el desempeño y progreso del proyecto.
Definición de los Objetivos• Con frecuencia, la primera tarea del director del proyecto es
clarificar los objetivos del proyecto.• Un objetivo de proyecto es un enunciado que especifica los
resultados que se deben conseguir.• Los objetivos bien definidos son los que cumplen las siguientes
características:▫ Asequible: Identifica una meta que puede alcanzarse con los tiempos y
restricciones existentes.▫ Definitivo:Especifica concretamente qué es lo que se debe lograr y en qué grado
de detalle.▫ Cuantificable:Indica un criterio de finalización.▫ De duración específica:Define la duración de las actividades.
DEFINICION DE OBJETIVOS Ejemplo :
objetivo del proyecto : “Proveer a la compañía XYZ durante 2012 de un sistema integrado
para el manejo de la información en la administración del recurso humano y pago de nómina sin exceder el presupuesto de $100M”.
Objetivo de la fase (Formulación) : “Definir la solución para la compañía XYZ durante 2012 para el
manejo integrado de la información en la administración del recurso humano y pago de nómina sin exceder el presupuesto de $100M”.
DESCOMPOSICION DEL TRABAJO
Uno de los factores claves para desarrollar exitosamente un proyecto es la identificación y organización del trabajo necesario para completarlo.
El análisis de descomposición que identifica las unidades mas pequeñas de trabajo, es la primera etapa en la planeación detallada del proyecto.
Beneficios: Identificar los productos a entregar Definir responsabilidades Estimar duración de actividades Programar actividades Controlar el avance del proyecto
DESCOMPOSICION DEL TRABAJO
Responsabilidad : El análisis de descomposición es un ejercicio que debe desarrollarse
conjuntamente por el grupo de trabajo de clientes y sistemas. Los lideres de usuarios y sistemas deberán estar involucrados en
este proceso para asegurar que todas las actividades estén incluidas y familiarizarse con la estructura del proyecto.
Estructura : El análisis de descomposición está subdividido en proyecto,
subproyectos, milestones y actividades.
Estructuras de Desglose del Trabajo (EDT)
• Método para la Descomposición
1. Identificar los principales elementos del proyecto (primer nivel). En unos casos serán los entregables del proyecto y la gestión de dicho
proyecto En otros casos el primer nivel de descomposición viene determinado por
las fases del ciclo de vida del proyecto.
2. Identificar los elementos que constituyen el entregable.
Los elementos constituyentes deberán ser descritos en términos de resultados tangibles y verificables en orden a facilitar medidas de la ejecución, y de cómo el trabajo del proyecto se realizará realmente.
PROYECTO
SUBPROYECTO SUBPROYECTO SUBPROYECTO SUBPROYECTO
ACTIVIDAD ACTIVIDAD
MILESTONE MILESTONE MILESTONE
PROYECTO
PLANEACION ANALISIS DE MERCADO
TRAMITAR COTIZACIONES
DEFINIRSOLUCION
REVISARPROCESOS
Estructura para un proyecto en la fase de análisis y formulación .
PROYECTO
PLANEACION
Estructura para un proyecto de redes en la fase de desarrollo e implementación .
DISEÑO DEREDES
INFRAESTRUCCABLEADO
INSTALACIONSERV / PCS
INSTALACIONSW REDES
PUESTAEN PRODUCT.
MIGRACIONDE DATOS
PROYECTO
PLANEACION
Estructura para un proyecto de implementación de un paquete .
LICITACION YCOMPRA
INSTALACIONDE HW/SW
INSTALACIONDE PAQUETE
ENTTO YPRUEBAS
PUESTAEN PRODUCT.
ADAPTACIONDEL NEGOCIO
Proceso: Identificar y documentar las actividades específicas que deben
realizarse para producir los diversos entregables definidos en la Gestión del Alcance (WBS, WFD).
• Lista de Actividades: entregable del proceso.
▫ Debe incluir: Todas las actividades que deberán ser realizadas en el proyecto
y sólo las del proyecto. Descripciones de cada actividad para que el equipo comprenda
el trabajo que debe realizarse.
• En ingeniería del software (estándares ISO, etc.) las actividades se consideran formadas por tareas.
• Para realizar la definición de las actividades es necesario tener en cuenta las restricciones y asunciones a las que está sometido el proyecto.
Establecimiento de la Secuencia de Actividades
Diagramas en Red del Proyecto:
▫ Visión esquemática de las actividades del proyecto y las dependencias entre ellas.
▫ Existen dos tipos básicos de técnicas para construir el DRP: Método de Diagramación por Precedencia (PDM - Precedence
diagramming method)
Nodos Actividades
Arcos Dependencias
Método de Diagramación por Flechas
(ADM - Arrow diagramming method)
Nodos Dependencias
Arcos Actividades
Establecimiento de la Secuencia de Actividades
Método de Diagramación por Precedencia (PDM)
▫ Consiste en construir un Diag. Red del Proyecto utilizando Nodos para representar las actividades Conectándolas con flechas que representan las dependencias
una extensión de PDM
▫ Si una actividad A precede a otra B,
Existen 4 tipos de relaciones de precedencia: Acabar-para-empezar (fin-comienzo):
La actividad A debe concluir antes de poder comenzar la B. Empezar-para-empezar (comienzo-comienzo):
La actividad A debe comenzar antes que la B. Acabar-para-acabar (fin-fin):
La actividad A debe haber concluido antes de poder concluir
también la B. Empezar-para-acabar (comienzo-fin):
La actividad A debe haber comenzado antes de poder concluir la B
(no usada en software).
PLANEACION DE ACTIVIDADES
Ejemplo : Preparación de un curso
ACTIVIDADES DESCRIPCION DURACIONPRECEDENTESA Levantar procedimientos 2 B
B Entrenar equipo 6 C,D
C Obtener equipo 3 E
D Obtener instructor 4 F
E Definir conocimiento 1 H
F Definir entrenamiento 2 E,G
G Definir documentación 2 -
H Reunir gerentes 3 -
PLANEACION DE ACTIVIDADES
Ejemplo : Preparación de un curso
INICIO
H,3 E,1 C,3
G,2 F,2 D,4
B,6 A,2 FIN
Método de Diagramación por Flechas (ADM)▫ Construir un Diag. Red del Proyecto utilizando Flechas para representar las actividades Nodos para indicar las dependencias entre
actividades.
PLANEACION DE ACTIVIDADES
La representación gráfica de las actividades de un proyecto puede ser realizada de varias formas, siendo las dos más utilizadas :
Gráficos de GANTT Diagramas PERT
Los gráficos de GANTT permiten visualizar la distribución de las actividades de un proyectos a lo largo del tiempo.
Los diagramas PERT representan la interdependencia entre las actividades de un proyecto.
VENTAJASGRAFICO GANTT Muestra los datos de
inicio/término de una actividad Facilitan el análisis comparativo
(Plan vs Real)
DIAGRAMAS PERT Muestra la interdependencia
entre las actividades Permiten analizar el impacto de
atraso/adelanto de una actividad sobre las demás
Identifican las actividades más criticas y muestra las holguras
DESVENTAJASGRAFICO GANTT No muestran las dependencias
entre las actividades Visualización difícil para proyectos
con muchas actividades No permiten análisis de impacto :
atrasos /adelantosDIAGRAMAS PERT Su actualización es difícil No permite saber la fecha en la
que una actividad será ejecutada
Técnicas para desarrollar el Calendario• Etapas de la técnica PERT:1. Elaboración del Grafo (diagrama de flechas tipo
ADM).2. Ordenación del grafo por niveles (opcional)3. Cálculo de los Tiempos PERT.4. Cálculo de los Tiempos más tempranos posibles
(‘Early').5. Cálculo de los Tiempos más tardíos posibles
(‘Late').6. Cálculo de las Holguras (total, libre e
independiente).7. Determinación del Camino Crítico.8. Definición de Fechas..
PERT: Elaboración del Grafo• En PERT los proyectos se consideran descompuestos en
actividades.• Las actividades ocurren entre dos sucesos (inicial y
final).• Un suceso es un acontecimiento temporal (una
fecha) que no consume ni tiempo ni recursos.• Grafo: Actividades = arcos (flechas); Sucesos =
nodos (círculos).• La longitud del arco no tiene relación con la
duración de la actividad.• Relaciones de precedencia entre las actividades
son Fin-Comienzo.• Los sucesos deben estar numerados siempre de
forma creciente a lo largo de cualquiera los caminos.
PERT: Elaboración del GrafoEl método utiliza una estructura de grafo para la
representación gráfica de las actividades o tareas de un proyecto.
Las actividades se representan por líneas o flechas (arcos del grafo).
Los sucesos se representan por círculos (vértices del grafo).
Diagramas de barras o de Gantt: Representación gráfica de las tareas sobre una escala de tiempos. Las tareas se representan en forma de barra sobre dicha escala manteniendo la relación de proporcionalidad entre sus duraciones y su representación gráfica, y su posición respecto del punto origen del proyecto.
No permiten la representación de conexiones cruzadas que muestre directamente la dependencia de tareas.
Tampoco permiten conocer claramente la lógica utilizada en la planificación.
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