Download - Anexo 1.1.2 Metodologia Para El Diseno de Instrumentos de Control

Ministerio de Salud de Costa Rica

Apoyo a la Implementacin de las Funciones de Desarrollo Estratgico Institucional

Metodologa para el Diseo de Instrumentos de Control Estratgico

2008

i

NDICE

1 INTRODUCCIN ................................................................................................................................ 1 2 DISEO DE INDICADORES .............................................................................................................. 2

2.1 Objetivo .......................................................................................................................................... 2 2.2 Definicin ....................................................................................................................................... 2

2.3 Clasificacin de Indicadores por sus caractersticas: ..................................................................... 2

2.3.1 Indicadores de Gestin ............................................................................................................ 2

2.3.2 Indicadores de Impacto ........................................................................................................... 3

2.3.3 Indicadores de Riesgo ............................................................................................................. 4

2.4 Alcance de los indicadores ............................................................................................................. 4

2.4.1 Estratgicos: ............................................................................................................................ 4

2.4.2 Tcticos: .................................................................................................................................. 4

2.4.3 Operativos: .............................................................................................................................. 4

2.5 Definicin de los componentes para la aplicacin de la tabla de diseo de indicadores ............... 5

2.6 Criterios tcnicos para la seleccin de indicadores ........................................................................ 6

3 TABLERO DE CONTROL .................................................................................................................. 7

3.1 Objetivo .......................................................................................................................................... 7 3.2 Marco Conceptual .......................................................................................................................... 7

4 RELACIONES CAUSA-EFECTO ENTRE INDICADORES ............................................................. 4


5 MAPA ESTRATGICO ....................................................................................................................... 6 5.1 Objetivo .......................................................................................................................................... 6 5.2 Marco Conceptual .......................................................................................................................... 6

5.3 Clasificacin de objetivos estratgicos .......................................................................................... 8

ii

6 PANEL DE CONTROL ........................................................................................................................ 9


7 SISTEMA ESPECFICO DE VALORACIN DEL RIESGO INSTITUCIONAL (SEVRI) ........... 11 7.1 Objetivo ........................................................................................................................................ 11 7.2 Definicin ..................................................................................................................................... 11

7.3 Objetivo SEVRI ........................................................................................................................... 11 7.4 Insumos requeridos para desarrollar el SEVRI ............................................................................ 11

7.5 Productos del SEVRI ................................................................................................................... 12

7.6 Caractersticas del SEVRI ............................................................................................................ 12

7.7 Valoracin del Riesgo Institucional ............................................................................................. 13

7.8 Requisitos para la aplicacin del SEVRI ..................................................................................... 17

7.9 Instrumentos de aplicacin para la implementacin del SEVRI .................................................. 18

8 ANEXOS ............................................................................................................................................. 19

8.1 Anexo 1: Ejemplos de Indicadores segn clasificacin ............................................................... 19 8.2 Anexo 2: Modelo Indicadores Estratgicos, Tcticos y Operativos ............................................ 20

8.3 Anexo 3: Plantilla para el Diseo de indicadores ........................................................................ 21

8.4 Anexo 4: Diagrama SEVRI .......................................................................................................... 22

8.5 Anexo 5: Glosario (SEVRI) ......................................................................................................... 23

8.6 Anexo 6: Mapa de Sistema de Valoracin del Riesgo Institucional ............................................ 24

1

1 INTRODUCCIN

Los instrumentos de gestin estratgica forman parte de una serie de aplicaciones que se complementan entre s para medir y controlar el desempeo de la institucin desde los puntos de vista estratgico, tctico y operativo. El resultado de esta integracin de herramientas es la puesta en prctica de un Panel de Control, mediante el cual se despliega la informacin deseada. El panel de control est dirigido a los tomadores de decisiones de la organizacin; permite a los mismos tomar las acciones necesarias para corregir las desviaciones identificadas mediante el anlisis de los resultados asociados a indicadores previamente definidos y a relaciones de causa efecto entre objetivos estratgicos e indicadores.

La aplicacin del panel permite a los usuarios mantener un control del desempeo de la organizacin con el fin de minimizar el tiempo de reaccin ante oportunidades de mejora o situaciones no deseadas que afecten la consecucin de sus objetivos. El desarrollo de esta metodologa brinda un alto valor agregado a la gestin de las funciones de la organizacin, ya que genera informacin relacionada con la razn de ser de la misma y velar por su cumplimiento.

Las metodologas definidas requieren un sistema de informacin confiable que genere datos en forma oportuna con el fin de que estos sean procesados, analizados y presentados al los usuarios. El diseo de indicadores es una gua prctica para el desarrollo de estas variables cuantitativas, lo que implica definir la totalidad de caractersticas que estas deben contener. Asimismo, se definen como parte de estas herramientas relaciones de causa efecto, por separado, entre indicadores y objetivos estratgicos para determinar el impacto que tienen entre s, estos factores. Por ltimo el panel de control representa la integracin de los instrumentos anteriormente mencionados, con el objetivo de mantener una visin global de los resultados obtenidos.

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2 DISEO DE INDICADORES 2.1 Objetivo

Disear los indicadores de gestin, impacto y riesgo, que se deben monitorear para asegurar el logro de los objetivos especficos.

2.2 Definicin Los indicadores de desempeo son variables cuantitativas o una relacin entre variables que permite medir el grado de cumplimiento del objetivo a evaluar.

2.3 Clasificacin de Indicadores por sus caractersticas1:

Para cada objetivo especfico se establece al menos un tipo de indicador. A continuacin se clasifican los indicadores por sus caractersticas:

2.3.1 Indicadores de Gestin - Indicador Eficiencia: calificativo basado en la correlacin de factores, que determina el nivel de eficiencia en la

toma de decisiones, ejecucin de acciones o administracin de un evento o sujeto. Los indicadores de gestin miden la eficiencia en el uso de los recursos para lograr la meta.

Clasificacin: Proporcional: Relaciona el insumo real con el estndar esperado mediante una divisin. Mediante este indicador se calcula el porcentaje que representa el estndar con base en el insumo real utilizado. La frmula es la siguiente:

alEstndarEp Re:

Desviacin: Relaciona el insumo real con el estndar mediante la diferencia y la divisin. Mediante este indicador se obtiene la desviacin de la utilizacin real del insumo con respecto al estndar establecido. La frmula es la siguiente:

Estndar

alEstndarEd Re1:

Caractersticas bsicas para identificar Indicadores de Gestin (Eficiencia): El indicador mide el aprovechamiento de los recursos. El indicador compara: Insumos requeridos (utilizados) vs. Insumos estndares (ideales).

1 Ver Anexo 1: Ejemplos de Indicadores segn Clasificacin, pg 19.

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- Indicador de economa: Mide la capacidad de la institucin para movilizar adecuadamente sus recursos financieros para lograr el cumplimiento de sus objetivos.

Caractersticas bsicas para identificar Indicadores de Economa Mide la capacidad de la organizacin para movilizar recursos con el fin de cumplir sus objetivos. Se

relaciona por ejemplo con porcentajes de ejecucin, entre otros.

2.3.2 Indicadores de Impacto - Indicador de Eficacia: calificativo basado en la correlacin de factores que determina el nivel en qu la toma de

decisiones, ejecucin de acciones o administracin de un evento o sujeto, ha logrado los efectos deseados sobre el mismo. Los indicadores de impacto miden la eficacia de las actividades para conducir al logro de la meta. Esta medicin indica el cumplimiento de los objetivos mediante un valor binario (Si, o No, se cumple con el objetivo establecido).

Caractersticas bsicas para identificar Indicadores de Impacto (Eficacia) El indicador mide el cumplimiento de los objetivos o meta establecida. Se utiliza el criterio: Cumple / No cumple

- Indicador de calidad: Mide la capacidad para cumplir adecuadamente con los requisitos de satisfaccin que deben tener los usuarios por el producto o servicio, tales como: oportunidad, accesibilidad, precisin, entre otros.

Caractersticas bsicas para identificar Indicadores de Calidad Cumplimiento de los requerimientos de calidad del cliente, que influyen en su nivel de satisfaccin con

respecto al producto o servicio que se le brinda. Se relaciona por ejemplo con tiempos de respuesta, entre otros.

- Indicador de resultado: Se refieren a los efectos logrados en los usuarios, poblacin objetivo o beneficiarios, como consecuencia de la provisin de los bienes y servicios que les son entregados por la institucin, programa o subprograma presupuestado. Estn directamente relacionados con la misin de la organizacin.

Caractersticas bsicas para identificar Indicadores de Resultados Sus logros se obtienen en el mediano o largo plazo Sus logros no siempre dependen de la accin de una sola institucin, programa o subprograma. Por las razones anteriores, no es posible obtener indicadores de resultado de forma anual.

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2.3.3 Indicadores de Riesgo - Indicador de riesgo: calificativo basado en la correlacin de factores que indican la posibilidad de que ocurra

algn evento, interno o externo a la institucin, afecte el logro de los objetivos institucionales. El valor de la probabilidad se obtiene mediante un conjunto de reglas que permiten determinar si un fenmeno ha de producirse; fundando la suposicin en el clculo, las estadsticas o la teora. El valor de los indicadores de gestin se obtiene mediante la metodologa del SEVRI.

Caractersticas bsicas para identificar Indicadores de Riesgo El indicador mide la probabilidad de ocurrencia de un evento dado. Se presenta en trminos de porcentaje de ocurrencia del evento estudiado o valor puntual del mismo segn

el mtodo de medicin que se utilice.

2.4 Alcance de los indicadores Los indicadores se clasifican por su alcance en tres tipos principales2: 2.4.1 Estratgicos: Parmetro cualitativo y/o cuantitativo que define los aspectos relevantes de los programas y proyectos sobre los cuales se lleva a cabo la evaluacin para medir el grado de cumplimiento de la estrategia planteada; para coadyuvar a la toma de decisiones y corregir o fortalecer la orientacin de la organizacin y los recursos que consume. Estos indicadores se definen con base en los objetivos estratgicos definidos en el Plan Estratgico del Ministerio de Salud de Costa Rica y los procesos de Nivel 0.

2.4.2 Tcticos: Parmetro cualitativo y/o cuantitativo que define los aspectos relevantes de los programas sobre los cuales se lleva a cabo la evaluacin; para medir el grado de cumplimiento de los objetivos que permiten convertir las estrategias en planes concretos de accin a nivel de la unidad organizativa. Los indicadores tcticos se definen a partir del Plan Operativo Anual de la institucin y los procesos de Nivel 1; miden el desempeo de cada unidad organizativa definida en el documento.

2.4.3 Operativos: Parmetro cualitativo y/o cuantitativo que define los aspectos relevantes de las actividades sobre las cuales se lleva a cabo la evaluacin; para medir el grado de cumplimiento de los procesos establecidos; especficamente a nivel de tareas operativas. Los indicadores operativos se obtienen a partir de la programacin de actividades realizada por las diferentes unidades organizativas de la institucin y los procesos de Nivel 2.

2 Ver Anexo 2: Modelo de Indicadores Estratgicos, Tcticos y Operativos, pg 20.

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2.5 Definicin de los componentes para la aplicacin de la tabla de diseo de indicadores A continuacin se explican los pasos necesarios para desarrollar cada indicador3 utilizando la plantilla suministrada:

1. Objetivo estratgico: En este punto se define el objetivo estratgico que aplica para la totalidad de indicadores que se van a definir en la tabla; responde a los indicadores estratgicos, tcticos y operativos que se consideran en el cuadro y funciona como gua para el diseo de los mismos.

2. Indicador: Se refiere al nombre del indicador que ser diseado, el o los trminos que describan el mismo debe(n) ser sencillos y de fcil comprensin para el usuario que requiera la informacin. Se define en este punto la medida aritmtica que se utiliza (%, tasa, otros).

3. Definicin: Indica el concepto del indicador, su interpretacin y lo que evala.

4. Tipo: Se define en este punto el tipo de indicador que se define; si es para medir la gestin, el impacto, el riesgo, la calidad, economa o resultados.

5. Alcance: Indica el alcance del indicador con respecto a su objetivo; estratgico, tctico u operativo.

6. Frmula (Clculo): La frmula matemtica o lgica que da como resultado el valor del indicador.

7. Entrada (Fuente de datos/informacin): Indica el origen de los datos asociados al indicador (Documental, digital, entrevista, entre otros).

8. Responsable (s) de la medicin: Define el ente responsable de recabar los datos para el clculo del indicador.

9. Frecuencia de medicin: Indica cada cuanto tiempo se debe tomar la medicin del indicador correspondiente (Mensual, trimestral, semestral y anual). El lapso depende de cada Plan Institucional.

10. Meta: Valor esperado ideal del indicador; se utiliza como referencia para comparar con el valor real.

11. Cliente (Interno): Se refiere a la persona o personas de la organizacin encargada(as) del anlisis de la informacin generada por los indicadores respectivos.

3 Anexo 3: Plantilla para el Diseo de Indicadores, pg 21.

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2.6 Criterios tcnicos para la seleccin de indicadores

Para la seleccin de los indicadores se debe seleccionar los siguientes criterios tcnicos:

Relevancia: Los indicadores deben tener un enfoque estratgico y vinculado con lo definido en las prioridades

institucionales. Se aclara que no es posible, ni deseable medirlo todo. Es fundamental generar un grupo de pocos indicadores, pero consistentes en su informacin.

Pertinencia: Deben reflejar la capacidad de la institucin para influir en el logro de las metas. Antes de definir

indicadores es necesario conocer el proceso de produccin que se mide, asegurndose que la medida de desempeo representa un proceso clave para la obtencin de la meta.

Integracin: Deben mostrar y mantener un equilibrio utilizando indicadores de desempeo de eficacia, eficiencia,

calidad y economa. Lograr una balance entre medir indicadores de resultados (a veces demasiado difciles de recolectar y

medir) con indicadores relacionados con el proceso productivo. Homogeneidad:

Para la construccin y medicin de un indicador, siempre se debe usar el mismo parmetro o unidad de medida, por ejemplo : asesoras legales, inspecciones, atenciones mdicas, entre otros)

Las unidades de producto deben ser equivalentes entre s, en trminos de los recursos institucionales que consumen (horas-hombre, cantidad de insumos materiales, entre otros)

Independencia: Medir lo que la institucin sea capaz de controlar. Las metas o estndares a alcanzar pueden depender de la

accin de factores exgenos a la institucin (tales como: variables de difcil prediccin, con comportamiento cambiante o de demanda sobre la cual inciden otros factores. Lo importante es, si existen factores externos, identificar y entender los mismos para comprender los resultados y las medidas a tomar de acuerdo a los mismos.

Confiabilidad: Contar con los datos suficientes y demostrables, lo cual implica generar indicadores que provienen de

registros, estadsticas y sistemas de informacin disponibles. Debe quedar clara la fuente de datos sobre la cual verificar el cumplimiento estndar con el que se compara.

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3 TABLERO DE CONTROL 3.1 Objetivo

Presentar los pasos principales para el diseo del tablero de control que se aplica a los diferentes indicadores establecidos, cuyo comportamiento se debe monitorear para asegurar el logro de los objetivos de la institucin.

3.2 Marco Conceptual

El equipo deber contar con la siguiente informacin para disear el mapa estratgico propuesto: Objetivo Alcance

Nombre del indicador Meta del indicador correspondiente Peso del indicador

Rangos de alerta Valor actual del indicador Nivel organizacional que se evala con los

indicadores ndices ponderados

El siguiente diagrama ejemplifica el formato a utilizar por parte de los responsables: Figura 1: Plantilla para el Tablero de Control

OBJETIVO:

H

ALCANCE: ESTRATGICO__I1.__ / TCTICO __I2.__ / OPERATIVO __I3.__

INDICADOR ALCANCE

META

PESO DEL

INDICADOR

RANGOS DE ALERTA VALOR ACTUAL

NIVEL ORGANIZACIONAL VERDE AMARILLO ROJO

A1. B1. C1.

D1.1.

D2.1. D3.1. E1. F1.

A2.

B2.

C2. D1.2.

D2.2.

D3.2.

E2.

F2.

A3.

B3.

C3. D1.3.

D2.3.

D3.3.

E3.

F3.

NDICE PONDERADO

1,00 G1. G2. G3. G4.

2

A continuacin se explican los pasos necesarios para desarrollar el Mapa Estratgico propuesto:

a. Objetivo: Se refiere al objetivo estratgico definido en los planes institucionales. Este objetivo puede estar relacionado con el plan estratgico que se desagrega en un plan anual operativo, unidad organizativa y los procesos. (H)

b. Alcance: Este punto se refiere al alcance de los indicadores definidos segn el tipo de objetivo que se desea evaluar, ya sea estratgico, tctico u operativo. (I)

c. Nombre de indicador: Se ingresa en la tabla el indicador que se desea medir y controlar por medio de los rangos de tablero. Se debe determinar el tipo de indicador que se esta evaluando, ya sea de gestin, impacto o riesgo. (A)

d. Meta: Se refiere al resultado esperado del indicador; es cuantificable, y esta relacionado con el objetivo especfico previamente definido. (B)

e. Peso del indicador: El peso es el valor relativo asignado a cada indicador por objetivo; se asigna segn su nivel de importancia en el desempeo institucional. La suma de todos los pesos asignados a los indicadores es igual a la unidad 1. (C)

f. Rangos de alerta: Valores utilizados como puntos de referencia para determinar el nivel de importancia de las brechas existentes entre la meta y el valor actual; los rangos indican un nivel deseado de desempeo. A continuacin se describen los diferentes rangos:

Rango verde (D1): Este rango se establece desde el valor meta hasta el valor mximo posible. El valor que se evala es el de la meta. (Indicador Meta) Interpretacin: Denota cumplimiento satisfactorio (y ms que satisfactorio) del resultado esperado. Es el rango en el que se supera el valor aceptable del indicador.

Rango amarillo (D2): Indica los valores ubicados entre el mnimo y mximo aceptables inclusive. (Meta Indicador Valor mnimo aceptado) Interpretacin: Indica un nivel de satisfaccin apenas cercano al aceptable. Es el color de transicin entre los otros dos.

3

Rango rojo (D3): Indica el valor mnimo aceptado del indicador hasta el valor mnimo posible. (Indicador Valor mnimo aceptado) Interpretacin: Es seal de incumplimiento o de situacin marcadamente negativa: la entidad est distante de lograr los resultados esperados.

g. Valor Actual: Se refiere al valor o resultado de la medicin del indicador en el momento actual. (E)

h. Nivel organizacional: Corresponde al nivel de gestin que est siendo evaluando por medio de los indicadores. (F)

i. Valores ponderados: Los valores ponderados, por indicador, son el resultado de la multiplicacin entre los diferentes rangos obtenidos de alerta y el valor actual de cada indicador por el peso correspondiente, y sumados por columna. (G)

Ejemplo de clculo del valor ponderado: G1: (C1)*(D1.1) + (C2)*(D1.2) + (C3)*(D1.3): Valor ponderado del rango verde. G3: (C1)*(D3.1) + (C2)*(D3.2) + (C3)*(D3.3): Valor ponderado del rango rojo. G4: (C1)*(E1) + (C2)*(E.2) + (C3)*(E.3): Valor ponderado del valor actual. Para el valor ponderado del rango amarillo se toman los datos G1 y G3.

Figura 2: Ejemplo del Clculo del Valor Ponderado

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4 RELACIONES CAUSA-EFECTO ENTRE INDICADORES 4.1 Objetivo

Presentar los pasos principales para el diseo la matriz de relaciones, que se aplica a los diferentes indicadores establecidos, cuyas relaciones de causa-efecto deben ser identificadas para asegurar el cumplimiento de los mismos.

4.2 Marco Conceptual El equipo deber contar con la siguiente informacin para disear el mapa estratgico propuesto: - Indicadores:

Estratgicos, Tcticos y Operativos.

- Relaciones causa-efecto entre los diferentes indicadores: Valor Pblico Valor Privado Valor Poltico

Desarrollo de la Capacidad Operativa (Procesos y sistemas de apoyo, financiero y formacin y crecimiento)

El siguiente diagrama ejemplifica el formato a utilizar por parte de los responsables: Figura 3: Plantilla para Relaciones Causa-Efecto

5

A continuacin se explican los pasos necesarios para desarrollar el Modelo de Relaciones de causa y efecto de indicadores:

a. Se agrupan los indicadores en perspectiva financiera, perspectiva de cliente, perspectiva de procesos internos y perspectiva de formacin y crecimiento.

b. Se organizan los indicadores con base en los siguientes pasos:

Se colocan en la parte superior de cuadro la perspectiva financiera se determinan las relaciones de causa y efecto entre ellas, segn el orden de relacin anteriormente citado.

Posteriormente se coloca la perspectiva de cliente y se determinan las relaciones de causa y efecto entre ellas, segn el orden de la relacin.

Seguidamente se coloca la perspectiva de procesos internos y se determinan las relaciones de causa y efecto entre ellas, segn el orden de la relacin.

Por ltimo se establecen las relaciones de causa y efecto entre los indicadores estratgicos, tcticos y operativos. Se pueden agrupar por perspectiva.

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5 MAPA ESTRATGICO 5.1 Objetivo Presentar los pasos principales para el diseo del mapa estratgico que se aplica a los diferentes objetivos, cuyas relaciones de causa-efecto deben ser identificadas para asegurar la comprensin y cumplimiento de los mismos.

5.2 Marco Conceptual

El equipo deber contar con la siguiente informacin para disear el mapa estratgico propuesto: - Objetivos especficos del Plan Estratgico Intrainstitucional:

De valor pblico De valor poltico

De valor privado - Desarrollo de capacidad operativa (En el siguiente orden):

Procesos y sistemas de apoyo Finanzas

Formacin y crecimiento - Relaciones Causa-Efecto entre los objetivos anteriores (Establecidas por medio de flechas)

El siguiente diagrama ejemplifica el formato a utilizar por parte de los responsables: Figura 4: Plantilla Mapa Estratgico

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A continuacin se explican los pasos necesarios para desarrollar el Mapa Estratgico propuesto:

a. Se incluyen como resultados o efectos finales esperados los objetivos estratgicos especficos, relacionados con la generacin de valor pblico, su ubicacin en el mapa est representada por los cuadros violetas de la Figura 4.

b. Se incluyen como resultados o efectos finales esperados los objetivos estratgicos especficos relacionados con la generacin de valor privado, su ubicacin en el mapa est representada por los cuadros verdes de la Figura 4.

c. Se incluyen como resultados o efectos finales esperados los objetivos estratgicos especficos relacionados con la generacin de valor poltico, su ubicacin en el mapa est representada por los cuadros amarillos de la Figura 4.

d. Se incluyen como resultados o efectos finales esperados los objetivos estratgicos especficos relacionados con el desarrollo de la capacidad operativa en el orden establecido en el primer punto del instructivo, su ubicacin en el mapa esta representada por los cuadros rojos de la Figura 4.

e. Una vez que se colocan los diferentes objetivos especficos se relacionan estos por medio de flechas con base en criterios de causa efecto; esto quiere decir que se establece una relacin cuando un objetivo genera algn tipo de impacto directo o indirecto, o si la relacin es absolutamente necesaria o especialmente importantes; los casos se indican flechas diferentes. En el siguiente cuadro se presenta el significado de cada flecha segn el tipo de relacin que sea necesario especificar:

Cuadro 1: Nomenclatura de Flechas

Nomenclatura del indicadores de relaciones Relacin

Absolutamente necesaria Especialmente importante

Rel

aci

n

Directa

Indirecta

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5.3 Clasificacin de objetivos estratgicos La clasificacin de los objetivos estratgicos especficos en las diferentes perspectivas propuestas se presentan en los cuadros 2 y 3:

Cuadro 2: Clasificacin de objetivos estratgicos (Valor pblico, poltico y privado) Dimensin Funcin / Objetivos

Valor Pblico

Mercadotecnia de la Promocin de la Salud Regulacin de la Salud Armonizacin de la Provisin de los servicios de salud Vigilancia de la Salud Planificacin Estratgica de la Salud Modulacin del Financiamiento en Salud Desarrollo Cientfico y Tecnolgico en Salud Evaluacin del Impacto en las Acciones en Salud

Valor Privado

Direccin Poltica de la Salud

Valor Poltico

Atencin al Cliente Interno y Externo Mercadotecnia Institucional

Cuadro 3: Clasificacin de objetivos estratgicos (Dimensin de Capacidad Operativa) Dimensin Funcin / Objetivos

Perspectiva Financiera

Gestin de Recursos Financieros

Perspectiva de Formacin y Crecimiento

Direccin y Conduccin Intrainstitucional Planificacin Intrainstitucional Gestin del Recurso Humano Control Interno Desarrollo Organizacional

Perspectiva de Procesos y Sistemas de Apoyo

Soporte Jurdico Institucional Observatorio Jurdico Gestin Integral de la Informacin Gestin de Bienes y Servicios Gestin de Infraestructura

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6 PANEL DE CONTROL 6.1 Objetivo Presentar los pasos principales que se requieren para la elaboracin del panel de control; metodologa de gestin, que integra el CMI (Cuadro de Mando Integral), la matriz de relaciones entre indicadores y el mapa estratgico.

6.2 Marco Conceptual El panel de control se elabora y asigna a cada tomador de decisiones, generalmente se desarrollan este tipo de herramientas de control estratgico para responsables de entidades organizacionales del pice estratgico. Para los responsables de las entidades organizacionales de nivel tctico, se establecen paneles de control tctico y para los niveles operativos, paneles de esa misma naturaleza.

El responsable de facilitar el proceso de planificacin intrainstitucional determina en conjunto con cada responsable de las unidades organizativas, los indicadores que requiere sean remitidos en un informe grfico con cierta frecuencia definida por las partes; estableciendo grficos comparativos, de tendencias y otras herramientas de estadstica descriptiva, para facilitar la toma de decisiones. Los grficos deben especificar ttulo, variables o indicadores, perspectivas y dems caractersticas que cumplan con los requerimientos de informacin del usuario.

La Figura 5presenta un ejemplo de un panel de control, que contiene una serie de herramientas, con las cuales se presentan y analizan datos e informacin.

Figura 5: Plantilla para el Tablero de Control

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A continuacin se explican los pasos necesarios para desarrollar el Modelo de Panel de Control:

a. El responsable de la elaboracin del panel de control recopila las necesidades de informacin de los usuarios, ya sea de corte estratgico, tctico u operativo.

b. Se definen el tipo de instrumentos o herramientas que sern incluidos en el panel de control. Estas herramientas pueden ser grficos, tablas, indicadores, entre otros. Se debe garantizar que las aplicaciones presentadas en conjunto generen un valor agregado a la toma de decisiones.

c. Se define la ubicacin en el cuadro de presentacin de los diferentes instrumentos que se presentarn a los responsables.

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7 SISTEMA ESPECFICO DE VALORACIN DEL RIESGO INSTITUCIONAL (SEVRI) 7.1 Objetivo Explicar las pautas y conceptos ms relevantes para el desarrollo e implementacin del sistema de valoracin del riesgo institucional, as como tambin las herramientas que se utilizan a nivel prctico para recopila y analizar la informacin pertinente al tema tratado.

7.2 Definicin4 El Sistema de Valoracin del Riesgo Institucional, tambin llamado Gestin del Riesgo consiste en: Identificacin, anlisis, evaluacin, administracin y revisin, documentacin y comunicacin de los riesgos institucionales, tanto de fuentes internas como externas, relevantes para la consecucin de los objetivos estratgicos especficos planteados.

7.3 Objetivo SEVRI

Producir informacin que apoye la toma de decisiones orientada a ubicar a la institucin en un nivel de riesgo aceptable y as promover, de manera razonable, el logro de objetivos institucionales

7.4 Insumos requeridos para desarrollar el SEVRI

Planes nacionales sectoriales e institucionales. (Plan Nacional de Desarrollo) Anlisis del entorno interno y externo. Evaluaciones institucionales

Descripcin de la organizacin (Procesos, presupuesto, sistema de control interno, entre otros) Normativa externa e interna asociada a la institucin Documentos de operacin diaria y de la evaluacin peridica desempeo del SEVRI

(Retroalimentacin)

4 Ver Anexo 4: Diagrama SEVRI, pg 22.

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7.5 Productos del SEVRI

Informacin actualizada sobre los riesgos institucionales relevantes, asociados al logro de objetivos y metas, definidos tanto en los planes anuales operativos, de mediano y largo plazo, como en el comportamiento del nivel de riesgo institucional esperado.

Medidas para la administracin de riesgos adoptadas para ubicar a la institucin en un nivel de riesgo aceptable

7.6 Caractersticas del SEVRI

1. Continuidad: Los componentes y actividades del SEVRI se establecen de forma permanente y sus actividades se ejecutan de manera constante.

2. Enfocado a resultados: Los componentes y actividades del sistema se establecen y desarrollan para coadyudar a que la institucin cumpla sus objetivos.

3. Economa: Los componentes y actividades del sistema de valoracin del riesgo se establecen y ejecutan, de forma prioritaria, vinculando las herramientas y procesos existentes en la institucin y aprovechando al mximo los recursos con que se cuenta.

4. Flexibilidad: El sistema se deber disear, implementar y ajustar peridicamente a los cambios externos e internos de acuerdo con las posibilidades y caractersticas de cada institucin.

5. Integracin: El sistema se articula con el resto de los sistemas institucionales y apoya la toma de decisiones cotidianas en todos los niveles de la organizacin.

6. Capacidad: El sistema deber procesar de forma ordenada, consistente y confiable todos los datos, interno y externos requeridos para cumplir con el objetivo del sistema alcanzando un nivel de seguridad aceptable.

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7.7 Valoracin del Riesgo Institucional El proceso de valoracin del riesgo se compone de una serie de actividades enfocadas al cumplimiento de los objetivos. A continuacin se presentan las actividades en el orden de ejecucin correspondiente:

1. Identificacin de riesgos5: Determinacin y la descripcin de los eventos6 de ndole interno y externo que pueden afectar de manera significativa el cumplimiento de los objetivos fijados.

La identificacin de riesgos requiere la ejecucin de una serie de pasos para cumplir con la actividad propuesta; estos son los siguientes:

a. Documentacin de riesgos: Actividad permanente del proceso de valoracin del riesgo que consiste en el registro y la sistematizacin de informacin asociada a los riesgos.

b. Estructura de riesgo: Caracterizacin de los riesgos existentes en la institucin, los factores que permiten caracterizar los riesgos se definen a continuacin:

- Cdigo del riesgo - Objetivo estratgico - Riesgo

- Causa internos o externas del riesgo - Consecuencias del riesgo - Magnitud7 del riesgo - rea de impacto

5 Ver Anexo 5: Glosario, pg 23.



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2. Anlisis de riesgos: Determinacin del nivel de riesgo8 a partir de la probabilidad9 y las consecuencias10 de los eventos identificados.


a. Anlisis cuantitativo: Estimacin numrica de la magnitud / impacto de consecuencias potenciales, la probabilidad de que estas consecuencias ocurran y el nivel de riesgo asociado.

b. Anlisis cualitativo: Descripcin no numrica de la magnitud / impacto de consecuencias potenciales, la probabilidad de que esas consecuencias ocurran y el nivel de riesgo asociado.

c. Impacto de las medidas para evitar o disminuir las consecuencias de los riesgos.

d. Factor de riesgo: Manifestacin, caracterstica o variable mesurable u observable que indica la presencia de un riesgo, lo provoca o lo modifica.

El anlisis de riesgo implica obtener informacin de riesgo para dos escenarios principales:

- Resultados sin medidas para la administracin de riesgos. - Resultados con medidas para la administracin de riesgos.

3. Evaluacin de riesgos: Identificacin de las prioridades para la administracin de los riesgos.


a. Nivel de riesgo aceptable: Nivel de riesgo que la institucin est dispuesta y en capacidad de retener para cumplir con sus objetivos, sin incurrir en costos ni efectos adversos excesivos en relacin con sus beneficios esperados o ser incompatible con las expectativas de los sujetos interesados11.

b. Parmetros de aceptabilidad de riesgos: Criterios que permiten determinar si un nivel de riesgo especfico se ubica dentro de la categora de nivel de riesgo aceptable.





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c. Grado en que la institucin puede afectar los factores de riesgo.

4. Administracin del riesgo: Identificacin, evaluacin, seleccin y ejecucin de medidas para la administracin de riesgos o tratamiento de riesgos.


a. Actividades de control: Polticas y procedimientos que permiten obtener la seguridad de que se llevan a cabo las disposiciones emitidas por la Contralora General de la Repblica de Costa Rica, por lo jerarcas y los titulares subordinados para la consecucin de los objetivos, incluyendo especficamente aquellas referentes al establecimiento y operacin de las medidas para la administracin de riesgos de la institucin.

b. Comunicacin de los riesgos: Actividad permanente del proceso de valoracin del riesgo que consiste en la preparacin, la distribucin y la actualizacin de informacin oportuna sobre los riesgos a los sujetos interesados.

c. Atender los riesgos: Opcin para administrar riesgos, que consiste en actuar ante las consecuencias de un evento, una vez que ste ocurra.

d. Medida para la administracin de riesgos: Disposicin razonada definida por la institucin, previo a la ocurrencia de un evento para modificar, transferir, prevenir, atender o retener los riesgos.

e. Modificar riesgos: Opcin par administrar riesgos que consiste en afectar los valores de riesgo asociados a la probabilidad y/o la consecuencia de un evento previo a que este ocurra.

f. Prevenir riesgos: Opcin de administracin de riesgos que consiste en no llevar a cabo el proyecto, funcin o actividad o su modificacin para que logre su objetivo sin verse afectado por el riesgo.

g. Retener riesgos: Opcin de administracin de riesgos que consiste en no aplicar los otros tipos de medidas (atencin, modificacin, prevencin o transferencia) y estar en disposicin de enfrentar las eventuales consecuencias.

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h. Transferir riesgos: Opcin de administracin de riesgos, que consiste en que un tercero soporte o comparta, parcial o totalmente, la responsabilidad y/o las consecuencias potenciales de un evento.

5. Revisin de Riesgos: Seguimiento de los riesgos y de la eficacia y eficiencia de las medidas para la administracin de riesgos ejecutados.


a. Seguimiento de la administracin de los riesgos: medidas establecidas para controlar el logro de los objetivos propuestos por la ejecucin de las actividades asociadas a la administracin de riesgos.

b. El seguimiento se ejecuta en forma continua: la informacin que se genere se utiliza para: elaborar reportes SEVRI, ajustar de forma continua las medidas para la administracin de riesgos, evaluar y ajustar los objetivos y metas institucionales.

c. Documentacin de riesgos: la informacin sobre riesgos y las medidas para la administracin de los mismos es documentada, con el fin de generar registros de la misma

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7.8 Requisitos para la aplicacin del SEVRI Para la aplicacin del SEVRI, la institucin deber establecer previo al funcionamiento del sistema, una serie de componentes o condiciones que representan apoyo e insumos de informacin al mismo; a continuacin se presenta una descripcin de estos factores:

a. Marco orientador

El Marco Orientador del SEVRI est compuesto por la poltica de valoracin del riesgo institucional, la estrategia del SEVRI y la normativa interna que regule el SEVRI. La poltica debe contener, al menos los siguientes aspectos:

El enunciado de los objetivos de valoracin del riesgo, y el compromiso del jerarca para el cumplimiento de los mismos.

Lineamientos institucionales para el establecimiento de niveles de riesgo aceptables. Definicin de las prioridades de la institucin en relacin con la valoracin del riesgo. Acciones necesarias para establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el SEVRI y los

responsables de su ejecucin. Normativa interna que regule el SEVRI, que deber contener al menos: los procedimientos del

Sistema, la estructura de riesgos institucionales y los parmetros de aceptabilidad de riesgo.

b. Ambiente de apoyo

Estructura organizacional que apoye la operacin del SEVRI, as como tambin promoverse una cultura favorable al los objetivos del sistema. Para cumplir con este punto se deber cumplir con los siguientes factores:

Conciencia de los funcionarios de la importancia de la valoracin del riesgo para el cumplimiento de los objetivos institucionales.

Uniformidad en el concepto del riesgo. Actitud proactiva que permita establecer y tomar acciones anticipando las consecuencias que

eventualmente puedan afectar el cumplimiento de los objetivos Responsabilidades definidas claramente en relacin con el SEVRI para los funcionarios de los

diferentes niveles de de la estructura organizacional. Mecanismos de coordinacin y comunicacin entre los funcionarios y unidades internas.

c. Recursos

El SEVRI requiere una serie de recursos financieros, humanos, tcnicos, materiales y dems, necesarios para su establecimiento, implementacin, gestin y evaluacin segn lo dispuesto en la normativa elaborada.

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d. Sujetos interesados

Los involucrados e interesados en el tema deben ser contemplados en el diseo, ejecucin, evaluacin y seguimiento de las actividades el SEVRI. Los sujetos interesados pueden ser internos y externos a la institucin, y dentro de estos, se incluyen los siguientes grupos:

Poblacin objetivos de la institucin Funcionarios de la institucin Sujetos de derecho privado que sean custodios o administradores de fondos pblicos otorgados

por la institucin.

Fiduciarios encargados de administrar fideicomisos constituidos con fondos pblicos

e. Herramientas para la administracin de informacin Se establece una herramienta para la gestin y documentacin de la informacin que utilizar y generar el SEVRI. La herramienta cuenta con un sistema de registros de informacin que permita el anlisis histrico de los riesgos institucionales y de los factores asociados a dichos riesgos

7.9 Instrumentos de aplicacin para la implementacin del SEVRI Los instrumentos para aplicar el SEVRI se refieren, bsicamente, a tablas utilizadas para tabular los datos asociados y requeridos por el Sistema de Valoracin del Riesgo, de las cuales se genera informacin para la toma de decisiones. La funcin de estas tablas es doble, en primer lugar almacenar la informacin necesaria y realizar los clculos asociados al SEVRI, de los cuales se obtienen datos cuantitativos asociados al tema del riesgo institucional.

Para aplicar el Sistema de Valoracin del Riesgo Institucional se utilizan tablas de valoracin del riesgo12, las cuales cumplen con las diferentes etapas que conforman el sistema antes mencionado.

12 Ver Anexo 6: Mapa del Sistema de Valoracin del Riesgo Institucional, pg 24.

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8 ANEXOS 8.1 Anexo 1: Ejemplos de Indicadores segn clasificacin

Clasificacin Tipo Indicador

Indicadores de Gestin

Eficiencia

Eficiencia del recurso humano para realizar la actividad

Eficiencia del tiempo requerido para realizar la actividad

Economa Porcentaje de ejecucin del gasto en capacitacin

Indicadores de Impacto

Eficacia Cumplimiento de objetivos especficos

Resultados

Disminucin del crecimiento de la mortalidad por cncer

Porcentaje de satisfaccin de los usuarios con respecto al servicio o

producto brindado.

Calidad Tiempo de respuesta en la atencin de denuncias

Indicadores de Riesgo Riesgo

Probabilidad de ocurrencia de riesgos asociados con:

- Recurso Humano: Faltante de recurso humano para cumplir con los objetivos

- Recurso Financiero: Faltante de recursos financieros para cumplir con

los objetivos. - Entre otros

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8.2 Anexo 2: Modelo Indicadores Estratgicos, Tcticos y Operativos

Marco Estratgico

Misin VisinValoresEstrategia maestra

Planes Institucionales

Plan Estratgico

Plan Operativo

Programacin de actividades

Procesos Institucionales

Procesos de nivel 0

Procesos de nivel 1

Procesos de nivel 2

Indicadores estratgicos

Indicadores tcticos

Indicadores operativos

Productos -------- Actividades



Medios de control

Estructura Organizacional

Nivel Central Nivel Regional Nivel Local

Indicadores estratgicos

Indicadores tcticos

Indicadores operativos

Fuente: Consultora UCR

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8.3 Anexo 3: Plantilla para el Diseo de indicadores

PLANTILLA: DISEO INDICADORES

Anexo No. 2

Plantilla: Diseo de indicadores

Objetivo estratgico:

Indicador Definicin Tipo13 Alcance14 Frmula (Clculo)

Entrada Responsable (s) de la

medicin

Frecuencia

de medicin.

Meta

Cliente

(Fuente de informacin)

(Interno)

13 Tipo: Gestin (Eficiencia, economa), Impacto (Eficacia, calidad, resultados), Riesgo.

14 Alcance: Estratgico, Tctico u Operativo.

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8.4 Anexo 4: Diagrama SEVRI

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8.5 Anexo 5: Glosario (SEVRI)15

Institucin: Entidad u rgano integrante de la Administracin Pblica.

Poblacin objetivo: Grupo humano que se pretende atender con la accin institucional

Riesgos: Eventos que tendran consecuencias sobre el cumplimiento de los objetivos fijados por la institucin.

Eventos: Incidente o situacin que podra ocurrir en un lugar especfico en u intervalo de tiempo particular.

Nivel de riesgo: Grado de exposicin al riesgo que se determina a partir del anlisis de la probabilidad de ocurrencia del evento y la magnitud de su consecuencia potencial sobre el cumplimiento de los objetivos estratgicos especficos; permite establecer la importancia relativa del riesgo.

Probabilidad: Medida o descripcin de la posibilidad de ocurrencia de un evento.

Consecuencias: Conjunto de efectos derivados de la ocurrencia de un evento expresado cualitativamente o cuantitativamente, ya sean aspectos negativos, positivos, prdidas, ganancias, prejuicios o desventajas.

Magnitud / Impacto: Medida cuantitativa o cualitativa de la consecuencia del riesgo.

Sujetos interesados: Personas fsicas o jurdicas, internas y externas a la institucin que pueden afectar o ser afectadas directamente por las decisiones y acciones institucionales.

Valoracin del riesgo: Identificacin, anlisis, evaluacin, administracin y revisin de los riesgos institucionales, tanto de fuentes internas como externas, relevantes para la consecucin de los objetivos. (En normativas tcnicas este proceso tambin se denomina gestin de riesgos).

15 Fuente: La Gaceta N 134, 12 de julio del 2005

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8.6 Anexo 6: Mapa de Sistema de Valoracin del Riesgo Institucional

Tabla 1: Identificacin de Riesgos

Cdigo Objetivo

Estratgico Especfico

Riesgo (s) Causa del riesgo

Consecuencia del riesgo

Medidas

Institucionales para

administrar el riesgo

rea de Impacto

Tabla 2:Anlisis de Riesgos

Riesgo Probabilidad Impacto Medidas para minimizar

los riesgos (Acciones correctivas)

Factor de xito

Calidad de las medidas

Tabla 3: Administracin de Riesgos

Impacto de las acciones correctivas

Calificacin individual de los riesgos

Nivel de Riesgo Institucional