GERENCIA GAS SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD
INSTRUCTIVO PARA REALIZAR SEGUIMIENTO A PLANES DE CALIDAD
GERENCIA GAS
DE–SGC–IT–021
Diciembre de 2004
VERSIÓN FECHA MODIFICACIONES EFECTUADAS
00 2004/12/14 Versión inicial
01 2010/06/10 Versión actualizada con anexos
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
CARGO Profesional Técnico
Gas
NOMBRE Equipo Calidad Gas Equipo Calidad Gas
FECHA
NOMBRE Rubén Galeano N.
FECHA 2010/06/10
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Instructivo para realizar el seguimiento de planes de calidad
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1. OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN
Se define mediante este instructivo un derrotero práctico para realizar la revisión, verificación y seguimiento a los planes de calidad presentados por los proveedores (contratistas), para garantizar de acuerdo con su Sistema de Gestión de la Calidad basado en la norma ISO 9001:2008, la calidad de los productos y/o servicios solicitados por EEPPM E.S.P.
1.1 GENERALIDADES.
1.1.1 DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO SOLICITADO
Descripción del Servicio
Presupuesto
Fecha de inicio del Servicio
(Definida por EEPPM E.S.P.)
Fecha real de inicio del Servicio
Fecha esperada de Terminación del
Servicio
Proveedor del servicio
2. PROCESOS ESTRATEGICOS DEL PLAN DE CALIDAD
PLANIFICACIÓN Y REVISIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD. (Requisitos 5.1, 5.2, 5.3, 5.4.1, 5.4.2, 5.5.1, 5.5.2, 5.5.3, 5.6.1, 5.6.2)
2.1 COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN. (Requisito 5.1)
ACCIONES QUE APOYAN EL COMPROMISO
ITEM DESCRIPCIÓN DE LA ACCION O ACTIVIDAD
1 ¿La Dirección Ejecutiva del proveedor (contratista) declaró el compromiso con su Sistema de
Gestión de Calidad y con el cumplimiento de los requisitos establecidos por EEPPM E.S.P.?
¿Presenta evidencia de ello?
2 ¿El compromiso se evidencia en la implementación y gestión del Plan de Calidad presentado de
acuerdo con los requisitos de EEPPM E.S.P.? (La evidencia que muestra la conformidad o no de
este punto, es el resultado del seguimiento periódico del plan de calidad aprobado por EEPPM
E.S.P.)
3 ¿Se han establecido los objetivos de calidad para el contrato?
4 ¿Se ha realizado la revisión por la dirección del proveedor (contratista), de los indicadores que
miden la consecución de los objetivos de calidad definidos para el contrato?
5 El compromiso se evidencia en el mejoramiento continúo que este contrato genera, derivado de las
revisiones por la dirección y el seguimiento continuo al Sistema de Gestión de la Calidad del
proveedor (contratista) y al Plan de Calidad aprobado por EEPPM E.S.P. ¿El proveedor
(contratista) presenta evidencia de ello?
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2.2 ENFOQUE EN EL CLIENTE. (Requisito 5.2)
ACCIONES QUE APOYAN EL ENFOQUE EN EL CLIENTE
ITEM DESCRIPCIÓN ESTRATEGIA
1 ¿El proveedor (contratista) posibilita una realimentación
a EEPPM E.S.P. mediante un registro donde se
evidencie “LA SATISFACCIÓN DEL CLIENTE?”
(Este registro debe ser aprobado por EEPPM E.S.P.)
Este registro debe estar apoyado en los
resultados del seguimiento al Plan de
Calidad y su periodicidad máxima debe
coincidir con la del seguimiento al Plan de
Calidad
2 ¿El proveedor (contratista) comunica a EEPPM E.S.P.
un plan de mejora derivado de la anterior evaluación?
Este plan de mejora debe convertirse en
parte integral del seguimiento posterior del
plan de calidad y el resultado
correspondiente debe afectar el resultado
de este seguimiento
3 ¿El proveedor (contratista) realiza el análisis y el
tratamiento de los registros de “QUEJAS Y
RECLAMOS” de EEPPM E.S.P. y propone acciones
de mejoramiento y las lleva a cabo?
El análisis y tratamiento de estos registros
y las acciones de mejoramiento propuestas
y el resultado correspondiente deben
convertirse en parte integral del
seguimiento posterior del plan de calidad
y el resultado correspondiente debe afectar
el resultado de este seguimiento
NOTA: Los anteriores formatos deben ser suministrados por parte del proveedor (contratista) y aprobados por EEPPM E.S.P.
2.3 DEFINICIÓN DE LA RESPONSABILIDAD Y LA AUTORIDAD DEL CONTRATO (Requisito
5.5.1) Y REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN. (Requisito 5.5.2).
¿El proveedor (contratista) presentó a EEPPM E.S.P. información sobre la organización (estructura administrativa y técnica) necesaria para atender el proyecto, identificando la responsabilidad y la autoridad?
¿El proveedor (contratista) presentó la información donde se consignan las funciones por cargos del personal del proyecto?
¿El proveedor (contratista) presentó la información correspondiente a las personas que atenderán los cargos que se consideran críticos para la ejecución del proyecto?
¿Dichos cargos se han ejercido por personas idóneas de acuerdo con los requerimientos de EEPPM E.S.P. y los requerimientos propios del cargo mismo?
¿En El proveedor (contratista) presenta evidencia acerca de la respuesta a los interrogantes anteriores?
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2.4 DEFINICIÓN DE ACTIVIDADES DE COMUNICACIÓN DEL CONTRATO (Requisito 5.5.3)
El proveedor (contratista) debe definir, con la aprobación de EEPPM E.S.P., cuáles serán los registros que se constituyen como la base fundamental de la comunicación del proyecto.
REGISTROS DE COMUNICACIÓN INTERNA DEL CONTRATO PARA EL PROVEEDOR
(CONTRATISTA)
TIPO MEDIO FRECUENCIA RESPONSABLE
Flujo de las órdenes de trabajo a
nivel interno
Salud ocupacional, seguridad
industrial, seguridad social y
capacitación
Materiales y equipos
Control metrológico
Atención de quejas y reclamos
del cliente
COMUNICACIÓN EXTERNA EEPPM E.S.P. Y PROVEEDOR (CONTRATISTA)
TIPO MEDIO FRECUENCIA RESPONSABLE
Comunicación entre EEPPM
E.S.P. y el proveedor
(contratista) respecto a:
asignación de obra, aclaración,
consulta, solicitud, recibo o
envío de información
Memorandos de
Campo, Cartas,
memorandos y correos
electrónicos, con copia
magnética a la
documentación del
contrato, etc.
Permanente Nombre del cargo del
responsable
Registro de quejas y reclamos
Verbal o correo
electrónico, con copia
escrita
Permanente Nombre del cargo del
responsable
Comités de obra Actas de comité de
obra Definirla
Nombre del cargo del
responsable
Evaluación periódica de la
satisfacción de EEPPM E.S.P.
Correo electrónico, con
copia escrita a la
documentación del
contrato
Por definir Nombre del cargo del
responsable
Actas de Entrega Parciales y
Finales
Correo electrónico, con
copia escrita a la
documentación
contrato
Permanente Nombre del cargo del
responsable
El proveedor (contratista) debe, para apoyar la comunicación definida, suministrar NÚMEROS TELEFÓNICOS Y DE FAX DE LOS PARTICIPANTES DEL CONTRATO, así como Correos electrónicos. ¿Los registros definidos para la comunicación del proyecto se llevan adecuadamente por parte del proveedor (contratista) y hay evidencia de ello?
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3. PROCESOS DE APOYO DEL PLAN DE CALIDAD AL INTERIOR DEL SISTEMA DE GESTIÓN
DE CALIDAD DEL PROVEEDOR (CONTRATISTA)
3.1. GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y REGISTROS (Requisitos 2, 4.2.3, 4.2.4)
3.1.1 REFERENCIAS NORMATIVAS. (Requisito 2.0) Los documentos que se referencian en el siguiente cuadro constituyen disposiciones a ser auditadas en el plan de calidad establecido por el proveedor (contratista) para el contrato; pueden ser normas técnicas nacionales o internacionales, pliegos de condiciones, catálogos, instructivos de fabricación, normatividad y regulación vigentes. ¿El proveedor (contratista) ha identificado su ubicación y disposición para consulta, además garantiza el mecanismo para el suministro de las versiones adecuadas?
ITEM DESCRIPCIÓN DE LOS DOCUMENTOS EXTERNOS QUE APLICAN
1 Pliego de condiciones y especificaciones técnicas del contrato
2 Contrato y sus modificaciones
3 Normatividad técnica y regulación vigentes y aplicables
3.1.2 CONTROL DE DOCUMENTOS. (Requisito 4.2.3) ¿El proveedor (contratista) controla la distribución de la información al personal de los grupos de trabajo que ejecutan la obra? ¿Presenta evidencia mediante formato actualizado? ¿Esta distribución y control son adecuados? (Se sugiere la siguiente tabla para relacionar los documentos internos o externos a la documentación del Sistema de Gestión de Calidad del proveedor (contratista) que se controlan en su distribución)
NOMBRE DEL DOCUMENTO RESPONSABLE DEL SUMINISTRO
Planos EEPPM E.S.P.
Especificaciones técnicas EEPPM E.S.P.
Procedimientos e instructivos EEPPM E.S.P./El proveedor (contratista)
Normas técnicas El proveedor (contratista)
El ingeniero y el administrador del Sistema de Gestión de Calidad del proveedor (contratista), son
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responsables por definir los documentos de su SGC que se ofrecerán y aplican en el contrato. Estos documentos se encuentran dispuestos para su consulta y uso en: (la maquina, el servidor, etc., ubicada en la dirección D:\....................) (EJEMPLOS)
NOMBRE DEL DOCUMENTO/ CODIGO DEL DOCUMENTO
DOCUMENTOS
Manual de procedimientos Por identificar
Plan de calidad Por identificar
PROCEDIMIENTOS
Responsabilidad de la dirección Por identificar
Revisión por la dirección Por identificar
Control de documentos y registros Por identificar
Competencia y formación del personal Por identificar
Gestión de la logística Por identificar
Reintegro de materiales y equipos Por identificar
Compras y contratación Por identificar
Revisión del convenio Por identificar
Elaboración de acuerdos de nivel de servicio y mecanismos de
integración
Por identificar
Realizar la ejecución de los proyectos Por identificar
Consecución de servicios provisionales en obra Por identificar
Cargue, transporte y descargue de materiales y equipos Por identificar
Recepción en obra de equipos y suministros. Por identificar
Manejo, almacenamiento, preservación y entrega Por identificar
Inspección Por identificar
Identificación y trazabilidad Por identificar
Propiedad del cliente Por identificar
Pruebas y puesta en operación Por identificar
Entrega del servicio Por identificar
Cerrar y evaluar la ejecución de los proyectos Por identificar
Análisis y acciones de mejoramiento Por identificar
Seguimiento y medición Por identificar
Control del producto no conforme Por identificar
INSTRUCTIVOS
Pruebas de presión Por identificar
Salud ocupacional y seguridad industrial Por identificar
Inspecciones Por identificar
3.1.3 CONTROL DE LOS REGISTROS. (Requisito 4.2.4) El proveedor (contratista) es responsable de garantizar la correcta recepción, identificación, clasificación, codificación, almacenamiento, custodia, disposición, acceso y control en general de la
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información técnica y de otra índole que se relacione con el contrato. ¿El proveedor (contratista) ha identificado las actividades generales del proyecto que se deban registrar, y las registra y controla adecuadamente? (Se sugiere la siguiente tabla para identificar las actividades a ser registradas y controladas):
ACTIVIDAD VARIABLE
CONTROLADA RESPONSABLE REGISTRO
Solicitud y/o recepción
de materiales y
gasodomésticos,
Tiempo, Estado,
Cantidad Nombre del cargo del responsable Por definir
Orden de trabajo Construcción redes
internas Nombre del cargo del responsable Por definir
Protocolos
Hermeticidad.
Aptitud de redes Nombre del cargo del responsable Por definir
Pruebas y
ensayos
Funcionalidad del
Sistema Nombre del cargo del responsable Por definir
Control metrológico
Precisión y
verificación de la
calibración.
Nombre del cargo del responsable Por definir
Permisos Construcción de
redes Nombre del cargo del responsable Por definir
Evaluaciones de
desempeño
Satisfacción del
cliente
3.2 GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS (Requisitos 6.2, 6.2.1, 6.2.2, 6.4)
3.2 PROVISIÓN DEL RECURSO. (Requisito 6.1) El Proveedor (contratista) es responsable por la administración del recurso Humano, para garantizar su buen desempeño al realizar actividades del contrato. Debe mantener los siguientes registros:
REALIZACIÓN DEL REGISTRO FRECUENCIA
Contratos, afiliaciones a la seguridad social. Permanente
Pagos Permanente
Dotaciones De ley
Otros (cuales)
¿Se llevan adecuadamente estos registros y se realiza control sobre ellos y se evidencia el cumplimiento de los requisitos exigidos por EEPPM E.S.P. en estos aspectos?
3.2.1 COMPETENCIA, TOMA DE CONCIENCIA Y FORMACIÓN. (Requisitos 6.2, 6.2.1, 6.2.2)
DEFINICIÓN DE COMPETENCIAS.
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¿El proveedor (contratista) certifica la competencia del personal requerido de acuerdo con los siguientes conceptos y presenta evidencia de ello?:
los perfiles de los cargos que están definidos en el documento pliego de condiciones y especificaciones y los requerimientos propios de las actividades a ser desarrolladas durante la ejecución del contrato, para el suministro del personal.
Las Acciones emprendidas por la Dirección de acuerdo con los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad en el tema de Evaluación de Competencias.
Los Roles necesarios para la ejecución del proyecto, son:
DESCRIPCIÓN DEL PERFIL
Ingeniero
Gestor ambiental
Gestor comercial
Soldador
Instalador
Encargado
Oficial
¿El proveedor (contratista) ha identificado y verificado la capacitación requerida por el personal que realiza trabajos que afectan la calidad del producto y muestra evidencia de la eficacia de la capacitación suministrada al grupo de trabajo del proyecto? (Se sugieren los siguientes cuadros para verificación)
DESCRIPCIÓN DE LA CAPACITACIÓN
TÉCNICA REQUERIDA
FECHA REALIZACIÓN
PROGRAMADA
Instalación de gasodomésticos, diligenciamiento de documentos , puesta en
servicio, intervención de redes en operación, protocolos de comunicación,
realización de soldaduras en polietileno y acero, otras, etc.
El ingeniero del contrato y el encargado del Sistema de Salud Ocupacional y Seguridad Industrial del proveedor (contratista), son los responsables por suministrar la capacitación necesaria al personal del contrato.
TEMA DE CAPACITACIÓN SALUD OCUPACIONAL Y SEGURIDAD
INDUSTRIAL.
FECHA
REALIZACIÓN
PROGRAMADA
Primeros auxilios
Panoramas de riesgos
Plan de prevención y atención de accidentes
Otras
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3.2.2 AMBIENTE DE TRABAJO (Requisito 6.4) ¿El proveedor (contratista) ha identificado y suministrado las condiciones necesarias adicionales que requieren los grupos de trabajo para cumplir con la conformidad de los requisitos definidos para el contrato? (Se sugiere el siguiente cuadro para verificación)
DEFINICIÓN DE CONDICIONES REQUERIDAS POR EL GRUPO DE TRABAJO.
CONDICIÓN DESCRIPCIÓN DEL RANGO
Luz (Para el caso de trabajos nocturnos)
Limpieza
Vibración
Ventilación (Para el caso de bodegas, almacenes y oficinas)
Dotación específica
Señalización de áreas de trabajo
Control emisiones
Ruido
3.3 GESTIÓN DE LOGISTICA (Requisitos 6.3, 7.6, 8.3)
¿El proveedor (contratista) identifica y suministra la infraestructura necesaria para lograr la conformidad de los requisitos definidos por EEPPM E.S.P.?
3.3.1 INFRAESTRUCTURA. (Requisito 6.3)
TIPO DE NECESIDAD DETALLE
Instalaciones
Oficinas
Talleres
Almacenes
Campamento
NOTA
Acá puede expresarse cómo se hace la rutina de inspección, (controles), de almacenes, con
que frecuencia y la identificación del responsable por la inspección
Revisión de materiales
Condiciones de almacenamiento
Otras
TIPO DE NECESIDAD DETALLE
Equipos para
Procesos
Hardware Impresora
Software
Fax
Sistemas de comunicación
Servicios de Alimentación
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Apoyo
Contratado
Transporte
Comunicaciones
NOTA Acá puede expresarse como se hace la rutina de inspección (controles) de servicios de
apoyo, con que frecuencia y la identificación del responsable por la inspección
3.3.2 CONTROL DE LOS EQUIPOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN. (Requisito 7.6) El proveedor (contratista) es responsable de la determinación, planificación del recurso y uso acertado de los equipos de prueba calibrados. ¿El proveedor (contratista) realiza adecuadamente esta actividad y presenta evidencia de ello?
(Se sugiere la siguiente tabla para describir los equipos de seguimiento y medición a utilizar en el contrato.)
REFERENCIA Y
DESCRIPCIÓN DEL
EQUIPO
TOLERANCI
A
REQUERIDA
RESPONSABLE
¿EL EQUIPO ESTA
CALIBRADO PARA
LA FECHA DE USO?
(MARQUE con X)
Manómetros (Pruebas de
hermeticidad y puestas en
servicio)
Clase
Rango
Ingeniero del Proyecto,
encargado de los equipos de
prueba
SI NO
Detectores de Monóxido de
carbono Consultarlo
Ingeniero del Proyecto,
encargado de los equipos de
prueba
SI NO
Detectores de gases
combustibles Consultarlo
Ingeniero del Proyecto,
encargado de los equipos de
prueba
SI NO
Termómetros Consultarlo
Ingeniero del Proyecto,
encargado de los equipos de
prueba
SI NO
Densímetro nuclear Consultarlo
Ingeniero del Proyecto,
encargado de los equipos de
prueba
SI NO
NOTA Acá puede expresarse como se hace la rutina de inspección (controles) de servicios de
apoyo, con que frecuencia y la identificación del responsable por la inspección
3.4 GESTIÓN DE LAS COMPRAS (Requisitos 7.4.1, 7.4.2, 7.4.3)
3.4.1 PROCESO DE COMPRAS. (Requisito 7.4.1)
¿El proveedor (contratista) ha identificado adecuadamente los insumos o materiales críticos que puedan afectar el cumplimiento de los requisitos?: (Se sugiere la siguiente tabla para identificación y control)
INSUMO CRÍTICO PROVEEDOR MECANISMO DE
CONTROL
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Accesorios de PE y metálicos
Conectores flexibles de gasodomésticos
Materiales para base y llenos en general
Mezclas asfálticas
3.4.2 INFORMACIÓN DE LAS COMPRAS. (Requisito 7.4.2) Se requiere definir un procedimiento para la realización de las compras haciendo énfasis en la forma como el proveedor realiza las inspecciones de insumos de sus proveedores, cómo controla sus tiempos de suministro y cómo manejara la No Conformidad que pueda presentarse durante el suministro.
¿El proveedor (contratista) tiene definido este procedimiento? ¿El mismo es adecuado y se siguen sus instrucciones?
3.4.3 VERIFICACIÓN DE LOS PRODUCTOS COMPRADOS (Requisito 7.4.3) Se debe determinar cómo se registrará la inspección o verificación del cumplimiento de las especificaciones de los productos comprados. ¿El proveedor (contratista) tiene establecido este registro y verificación del cumplimiento de las especificaciones de los productos comprados?
La evaluación y reevaluación del desempeño de los proveedores de mano de obra,
transportes, suministros, servicios, compras y laboratorios, se realiza durante la ejecución del
proyecto y su gestión es responsabilidad del proveedor (contratista).
¿El proveedor (contratista) presenta evidencia de esta gestión, y la misma es satisfactoria para EEPPM E.S.P.?
4. REALIZACIÓN DEL CONTRATO.
4.1 PLANEAR LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO (Requisitos 7.1, 7.2.1, 5.2, 7.2.2-3)
4.1.1 EL DISEÑO Y DESARROLLO (Requisito 7.3) El contratista debe Identificar cuales son las actividades del contrato en las cuales se presenta la
aplicación del Diseño, con el fin de documentar estas actividades. (No Aplica en el caso de redes
internas)
4.1.2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE. (Requisitos 7.1, 7.2.1)
DETERMINACIÓN DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL PRODUCTO.
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El proveedor (contratista) es responsable de la planificación para la realización del producto o servicio, y del seguimiento al cumplimiento de los requisitos relacionados con el producto, los cuales están previamente pactados. Ésta planificación será insumo para realizar actividades del contrato y debe registrarse en la siguiente tabla: (Ejemplos)
PLANIFICACIÓN O DETERMINACIÓN DE REQUISITOS RELACIONADOS CON EL
PRODUCTO/SERVICIO.
DESCRIPCIÓN
Criterios de Aceptación establecidos por el Cliente
Entrega de información por el Cliente o Fabricante
Entrega de equipo o material por el Cliente o Fabricante (en bodega, en puerto, en almacén o en el sitio del Proyecto)
Seguimientos y revisiones conjuntas
Validación del proyecto antes de la entrega
Capacitación específica suministrada por el Cliente o el fabricante. (Puesta en marcha de prototipos)
Pruebas y Puesta en servicio
Actividades de Reparación
Entrega y registro de la relación de partes desmontadas
Manejo Ambiental
Normas de Seguridad y Salud Ocupacional en el sitio del Proyecto
Plan de emergencia en el sitio del Proyecto
Situaciones de emergencia en instalaciones del Cliente
Manejo de seguros relacionados con los equipos transportados al Proyecto
El suministro de infraestructura y personal que participe en la entrega del servicio
4.1.3 ENFOQUE EN EL CLIENTE. (Requisito 5.2). ¿El proveedor (contratista) desde la organización desplegada para el proyecto está comprometido con la Satisfacción de los Requisitos de EEPPM E.S.P. y, para ratificarlo, evidencia este compromiso? ¿Mediante que acciones? Se sugiere el siguiente cuadro para definir las acciones enfocadas a determinar el cumplimiento de los requisitos de EEPPM E.S.P.:
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ACCIONES ENFOCADAS A SATISFACER LOS REQUISITOS DE EEPPM E.S.P.
DESCRIPCIÓN ESTRATEGIA
Posibilitar una retroalimentación a EEPPM E.S.P. mediante
la realización del registro de EVALUACIÓN DE LA
SATISFACCIÓN DEL CLIENTE
Por definir su frecuencia
Realizar el análisis y el tratamiento de los registros de
QUEJAS Y RECLAMOS, durante reuniones conjuntas
4.1.4 REVISIÓN DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL SERVICIO. (Requisito 7.2.2) ¿El proveedor (contratista) está comprometido con la Satisfacción de los Requisitos de EEPPM E.S.P. y, para ratificarlo, evidencia este compromiso? ¿Mediante que acciones? Se sugiere el siguiente cuadro para definir las acciones enfocadas a determinar el cumplimiento de los requisitos relacionados con el producto:
ACCIONES ENFOCADAS A GARANTIZAR EL CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS
RELACIONADOS CON EL PRODUCTO.
DESCRIPCIÓN ESTRATEGIA
Cumplir totalmente los términos establecidos en el PLIEGO DE
CONDICIONES, CONVENIO, ACTA DE REUNIÓN O ACUERDO
establecido
Revisión Permanente de su
cumplimiento
Registrar con el Cliente los cambios que se sucedan en los Requisitos del
Servicio, Proyecto, contrato y, en las Especificaciones del Producto, en
las Modificaciones a los Cronogramas
Estos registros se efectúan en el Anexo de MODIFICACIONES
POSTERIORES AL PLAN DE CALIDAD
Revisión Permanente de
Cronogramas
Cumplir totalmente los términos establecidos por el Cliente en el registro
Anexo de MODIFICACIONES POSTERIORES AL PLAN DE
CALIDAD
Ofrecimiento permanente al
Cliente
Atender prioritariamente las evidencias registradas en el formato
IDENTIFICACIÓN DE NO CONFORMIDAD
Ofrecimiento permanente al
Cliente
Atención Prioritaria de las evidencias registradas en el formato de
QUEJAS Y RECLAMOS
Ofrecimiento permanente al
Cliente
Cumplir con la frecuencia en la realización de las Reuniones de obra
Dar cumplimiento a los ANS definidos para el contrato
4.1.5 COMUNICACIÓN INTERNAS Y EXTERNA CON EEPPM E.S.P. (Requisito 7.2.3).
Las comunicaciones dentro del contrato se controlarán como se indica en: 2.4 DEFINICIÓN DE
ACTIVIDADES DE COMUNICACIÓN DEL PROYECTO.
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4.2 REALIZAR LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO (Requisitos 7.1, 7.5.1, 7.5.3, 7.5.4, 7.5.5)
4.2.1 CONTROL DE LA PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓN DEL SERVICIO (Requisito 7.5.1) ¿El proveedor (contratista) ha definido e identificado las actividades críticas donde se presenten variables para controlar en el contrato? ¿Las tiene registradas y evidencia su comportamiento y la aplicación de condiciones controladas? La siguiente tabla identifica las actividades a ser registradas:
(NOTA: describir todas las actividades que a juicio de EEPPM E.S.P. sean críticas y deban ser controladas por el proveedor (contratista))
ACTIVIDAD A
CONTROLAR
VARIABLE
CRÍTICA
RESPONSABLE REGISTRO/
FRECUENCIA
Almacenamiento de
equipos
Corrosión, Cantidad Ingeniero de Obra De control de
almacenamiento/
Instalación de tuberías Soldadura Ingeniero de Obra Cada soldadura
Puesta en servicio Abierto Ingeniero de Obra Memorando de campo/
Recepción de materiales y
equipos
Lista de equipos Ingeniero de Obra Actas de recepción/
Trabajos con riesgo Salud Ocupacional Ingeniero de Obra Permiso para realizar
trabajos con riesgo/
Otras
¿Cómo coordina el proveedor (contratista) las pruebas sobre la infraestructura para garantizar la funcionalidad del Sistema? ¿Concertó con EEPPM E.S.P. la elaboración y uso de los registros de los protocolos finales de Prueba? En la siguiente tabla se relacionan las Pruebas y los Protocolos necesarios para el contrato: (NOTA: describir todos los protocolos que a juicio de EEPPM E.S.P. sean críticos y deban ser controladas por el proveedor (contratista))
ACTIVIDAD VARIABLE CRÍTICA RESPONSABLE REGISTRO /
FRECUENCIA
Prueba de hermeticidad
redes internas
Funcionalidad del
Sistema
Ingeniero del
contrato, proyecto,
etc.
Protocolos de Prueba (FC-
001)
Ensayos de
compactación
Funcionalidad del
sistema
Ingeniero del
contrato, proyecto,
etc.
Protocolos de Prueba
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ACTIVIDAD VARIABLE CRÍTICA RESPONSABLE REGISTRO /
FRECUENCIA
Inspección visual
(trazado, localización de
artefactos, soldaduras)
Apariencia Ingeniero del
contrato, proyecto,
etc.
Protocolos de prueba
Certificación y puesta
en servicio
Funcionalidad del
sistema
Ingeniero del
contrato, proyecto,
etc.
FC-001 y FC-002
Prueba de hermeticidad
redes externas
Funcionalidad del
Sistema
Ingeniero del
contrato, proyecto,
etc.
Protocolos de prueba
4.2.2 VALIDACIÓN DE LOS PROCESOS DE PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓN DEL SERVICIO.
(Requisito 7.5.2) NO APLICA.
4.2.3 IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD. (Requisito 7.5.3) ¿El proveedor (contratista), previa consulta con EEPPM E.S.P., determinó cuáles partes de la infraestructura estarán sujetas a Identificación y Trazabilidad? ¿Mediante la utilización de cuales registros? Se sugiere la siguiente tabla para determinar las partes de los suministros o de la infraestructura a las cuales se les llevará una trazabilidad en su instalación:
(NOTA: Describir todos las actividades que se considere requieran este control y seguimiento) por parte del proveedor (contratista):
DESCRIPCIÓN ELEMENTO IDENTIFICACIÓ
N O
REFERENCIA
UBICACIÓN REGISTRO
Soldaduras de PE Por definir Marca en tubería o
accesorio y formato
Soldaduras de tubería metálica Radiografía
Condiciones finales de instalación y
prueba de los equipos, infraestructura
Por definir FC-001
Llenos y pavimentos
Relleno fluido
Otros
4.2.4 PROPIEDAD DEL CLIENTE (7.5.4) Y PRESERVACIÓN DEL PRODUCTO (Requisito 7.5.5) ¿El proveedor (contratista) tiene definido cuáles partes del suministro o de la infraestructura requieren o necesitan de condiciones controladas en su disposición ó almacenamiento?
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¿En caso positivo, cómo realiza este control y si el mismo es adecuado según los requerimientos del producto o servicio y de EEPPM E.S.P.? (Se sugiere la siguiente tabla para realizar este control)
DESCRIPCIÓN VARIABLE A
CONTROLAR
RANGOS DE
REFERENCIA
(Para
preservación)
RESPONSABLE FRECUENCIA
DE
INSPECCIÓN
Tuberías Almacenamiento en seco y
bajo cubierta, libre de
golpes o fisuras
Por definir Ingeniero del
contrato, proyecto,
etc.
Por definir
Medidores Temperatura, Humedad Por definir Ingeniero del
contrato, proyecto,
etc.
Por definir
Reguladores Temperatura, humedad Por definir Ingeniero del
contrato, proyecto,
etc.
Por definir
Gabinetes Temperatura, humedad,
libre de golpes o fisura
Por definir Ingeniero del
contrato, proyecto,
etc.
Por definir
Rejillas de
ventilación
Por definir Ingeniero del
contrato, proyecto,
etc.
Por definir
Poliválvulas y
tapas de
poliválvulas
Por definir Ingeniero del
contrato, proyecto,
etc.
Por definir
Accesorios de
electrofusión
Por definir Ingeniero del
contrato, proyecto,
etc.
Por definir
Válvulas de
acero
4.3 EVALUAR LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO.
NOTA: DEBE ESTABLECERSE UNA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DEL PROVEEDOR
(CONTRATISTA) Y DE SU GRUPO DE TRABAJO.
El vínculo contractual posibilita un espacio adecuado para la gestión conjunta de los
sistemas de Calidad, por ello las EEPPM E.S.P, podrá levantar no conformidades al SGC del
Contratista y de ser recurrente en ellas, acudir al Organismo de Certificación de su SGC. Elaborar formato para evaluación de contratistas y diligenciarlo al final de cada contrato. El proveedor (contratista) es responsable por la realización del Informe Final del contrato.
5. MEDICIÓN ANÁLISIS Y MEJORA. (Requisitos 8.1, 8.2.1, 8.2.2, 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.4, 8.5.1, 8.5.2,
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8.5.3)
5.1 GENERALIDADES (Requisito 8.1) Y SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN. (Requisito 8.2) ¿De qué manera el proveedor (contratista) determina la planificación de los procesos de seguimiento y la gestión asociada a la medición, análisis y mejora? Se sugiere la siguiente tabla para determinar los tipos de reuniones entre los responsables del contrato:
PLAN DE REUNIONES ENFOCADAS A REALIZAR EL SEGUIMIENTO DEL PROYECTO
TIPO DE REUNIÓN FRECUENCIA REGISTROS
Entre EEPPM E.S.P. y los usuarios del servicio Por definir Actas, correos
electrónicos
Entre EEPPM E.S.P. y el proveedor (contratista) Por definir Actas, correos
electrónicos
Entre EEPPM E.S.P., entes externos y el proveedor
(contratista)
Por definir Asistencia a reunión
Entre el Administrador del Sistema de Gestión de Calidad del
proveedor (contratista) y EEPPM E.S.P.
Por definir Informe de reunión de
corte
5.2 SATISFACCIÓN DEL CLIENTE. (Requisito 8.2.1)
Ver numeral 2.2 ENFOQUE EN EL CLIENTE.
5.3 AUDITORIA INTERNA. (Requisito 8.2.2)
¿El proveedor (contratista) ha realizado las auditorías internas a su SGC y en ellas se ha tenido en cuenta el plan de calidad para el presente contrato? En caso positivo, se debe verificar el resultado y anexarlo al presente seguimiento del plan de calidad y tener en cuenta el resultado para la evaluación del proveedor (contratista), en caso negativo, se debe dejar constancia de ello.
5.4 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE LOS PROCESOS. (Requisito 8.2.3) ¿Cómo realiza el proveedor (contratista) el seguimiento periódico del contrato? ¿Ofrece oportunamente la información al Administrador de su Sistema de Gestión de Calidad para la preparación de las revisiones por la dirección? ¿Entrega informes periódicos a EEPPM E.S.P., acerca de este seguimiento? (El seguimiento periódico del contrato puede realizarse en el formato de la matriz de indicadores del proyecto el cual debe estar debidamente comunicado a los grupos de trabajo, de manera que todo el
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personal pueda observar la evolución y las tendencias en los resultados de los objetivos definidos para el proyecto).
5.5 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DEL SERVICIO. (Requisito 8.2.4)
¿El proveedor (contratista) mide y hace seguimiento de las características del producto para verificar que se cumplen los requisitos del mismo, en las etapas apropiadas del proceso de realización del producto de acuerdo con las disposiciones planificadas?
¿El proveedor (contratista) mantiene evidencia de la conformidad con los criterios de aceptación? Los registros deben indicar la(s) personas) que autoriza(n) la liberación del producto. La liberación del producto y la prestación del servicio no deben llevarse a cabo hasta que se hayan completado satisfactoriamente las disposiciones planificadas, a menos que sean aprobados de otra manera por una autoridad pertinente y, cuando corresponda, por EEPPM E.S.P.
5.6 CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME. (Requisito 8.3) ¿Cómo identifica el proveedor (contratista) el producto no conforme? ¿Cómo define el tratamiento adecuado? ¿Se tiene implementado el uso de tarjetas de identificación de NO CONFORMIDAD? ¿El producto no conforme identificado en el contrato se registra en un formato de identificación de no conformidad? Algunos ejemplos donde se pueden identificar posibles no conformidades en el contrato son:
Redes internas
Redes externas a profundidades diferentes de las de norma
Compactaciones
Soldaduras
Hermeticidad
Acabados
Materiales
Otros
5.7 ANÁLISIS DE DATOS. (Requisito 8.4) ¿El proveedor (contratista) realiza el análisis de los datos que resultan de seguir las directrices expresadas en las decisiones de la REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN, se presentan los resultados particularmente dirigidos a las determinaciones, planes de implementación de Oportunidades de mejora y directrices específicas a ser implementadas en el proyecto? ¿Se presenta evidencia de ello?
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5.8 ACCIÓN PREVENTIVA. (Requisito 8.5.3)
El proveedor (contratista) es responsable por la identificación de las ideas de mejoramiento que surjan y se apliquen durante la realización del contrato. ¿Cómo identifica y registra las acciones de mejoramiento? Se sugiere la siguiente tabla para registrar las acciones preventivas a ser consideradas durante el contrato:
PLAN DE ACCIONES PREVENTIVAS O DE MEJORAMIENTO CON APLICACIÓN EN EL
PROYECTO.
DESCRIPCIÓN
OBSERVACIONES Y CONCLUSIONES (Calificación del seguimiento):
El presente seguimiento al plan de calidad del proveedor (contratista) se firma por las partes responsables que intervienen en la elaboración de este documento.
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FIRMAS RESPONSABLES
Firma Firma
Cargo INTERVENTOR DEL PROYECTO O CONTRATO POR EL PROVEEDOR (CONTRATISTA)
Nombre Nombre
Firma
Firma
Cargo JEFE DEL ÁREA CONTRATANTE POR EEPPM E.S.P.
Nombre Nombre
FECHA: (dd/mm/aa)
ANEXO: REGISTRO DE LAS MODIFICACIONES POSTERIORES REALIZADAS AL PLAN DE
CALIDAD OBJETO DEL PRESENTE SEGUIMIENTO. Registre en este espacio todas las modificaciones que se sucedan, cuyo origen sea: cambios en la estructura del contrato, en disposiciones del comité de calidad, en los requerimientos de EEPPM E.S.P., en solicitudes de obras adicionales, en cambios en los diseños de construcción, en modificaciones sobre planos señalando planos y versiones vigentes, o en redefiniciones de cronogramas de actividades, etc. También puede anexarse: Actas de reunión, comunicaciones y otros documentos que evidencien modificaciones al plan de calidad auditado.
ITEM
DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN O CAMBIO
FECHA
Anexo 1: Lista para Ensayos de laboratorio para materiales
contratación 048832
2010/06/10
Anexo 2: Modelo de evaluación para cada contrato en la contratación 2010/06/10
Anexo 3: Lista de chequeo Plan de calidad 2010/06/10
FIRMAS RESPONSABLES
Firma Firma
Cargo INTERVENTOR DEL PROYECTO POR EL PROVEEDOR (CONTRATISTA)
Nombre: Nombre:
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Firma Firma
Cargo JEFE DEL ÁREA CONTRATANTE Cargo POR EEPPM E.S.P.
Nombre: Nombre:
FECHA: (dd /mm/aa)
Anexo 1
La siguiente evaluación tiene en cuenta los criterios del instructivo para realizar el seguimiento de planes de calidad emitido por la Gerencia del Gas, soportado en el sistema de gestión de la calidad según la norma ISO 9001:2008. El plan de calidad aprobado al contratista tiene vigencia desde (Fecha), está compuesto en su desarrollo por actividades, cada una de ellas con su responsable (Quien), comentarios y citación del documento y/o registro de soporte. Este está desarrollado dentro del ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar), la secuencia más lógica para desarrollar un proceso y/o proyecto, a la vez permite entenderlo con facilidad. Para el desarrollo del plan se tiene implementado la utilización de herramientas informáticas (carpetas magnéticas) y físicas (archivo de carpetas), dentro del desarrollo también se efectúan reuniones periódicas entre el contratista y la Interventoría, de las cuales quedan actas de reunión numeradas; acá se definen temas de mejoramiento para llevar a cabo en el contrato, no conformidades, inconvenientes y se trazan las metas para bajarlas a campo y llevarlas resueltas como acciones de mejora en la siguiente reunión, la tendencia es buscar siempre una acción de mejora, si se presenta lo contrario es justificarlo y reemprender una acción más eficaz y efectiva; se efectúa por parte de la Interventoría un análisis periódico a los indicadores de gestión, y se hace dentro del seguimiento acciones que contribuyan a lograr las metas trazadas para el negocio (Acciones de mejora).
Nota: Esta evaluación tiene anexa como acción de mejora una lista general de chequeo al Plan de Calidad.
EVALUACIÓN PERIÓDICA Y SEGUIMIENTO AL PLAN DE CALIDAD
Contratación XXXXXX
Contrato XXXXXX PERIODO___________(Mes x, mes x y mes x de XXXX)
Actividad Quien Comentarios Documento y/o registro
1
Planear Hacer reunión con la gerencia del proyecto
Gerencia, director operativo para el proyecto, residentes y la Interventoría de EPM
Paso 1: Primera reunión entre la gerencia del proyecto, director del proyecto y residentes, con la Interventoría de EPM para el desarrollo del contrato, planteamiento de compromiso del contratista
Acta de reunión que reposa en la información que posee la Interventoría y el contratista, registros magnéticos y físicos (carpetas).
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Actividad Quien Comentarios Documento y/o registro
con EPM. Certificado de calidad vigente bajo la norma ISO 9001:2008 Organigrama para el proyecto
Paso 2: Definición de la política y objetivos de calidad para el desarrollo del contrato, planteamiento de indicadores y presentación del plan de calidad por parte del contratista.
Seguimiento al plan de
calidad (∑ indicadores+∑ actas de reunión+∑ acciones
de mejora=Informe periódico, luego ∑ informes periódicos= Informe final)
2
Hacer Contratar el personal requerido (Gestión de los recursos)
Desarrollo humano y Gerente del proyecto
Paso 3: Se efectúa verificación por parte de EPM, de que para el desarrollo del contrato se tenga el recurso humano idóneo para el desarrollo del proyecto
Certificados de competencia laboral vigente, matricula profesional, registro de asistencia a refuerzos de capacitación, registro de pagos de nómina, pensión, salud, parafiscales y contratos laborales
Paso 4: Se definen las funciones y cargos para el desarrollo del contrato (Gerente, director de proyecto, residentes y personal auxiliar) y son aprobadas por EPM (Interventoría)
Seguimiento:
3
Hacer Gestionar las comunicaciones del contrato
Gerente del proyecto, director del proyecto y Directora administrativa
Paso 5: Tener la evidencia de las comunicaciones mediante la utilización de móviles, correos electrónicos, escritas por medio de cartas, refuerzos de capacitación, tanto a nivel del contrato como con el cliente EMPRESAS, boletas de Interventoría, reportes de no conformidad, solicitud de acciones preventivas, solicitud de acciones correctivas, comités de obra etc.
Cartas radicadas con comunicados, correos electrónicos, boletas de Interventoría etc.
Paso 6: Se debe contar con Listado de personal que
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un listado de números telefónicos y correos electrónicos de todos los participantes del contrato, esta evidencia se aporta a EPM
Seguimiento:
interviene en el proyecto con nombres completos, número de cedula, teléfono de ubicación y correo electrónico
4
Verificar Gestionar la calidad del contrato (Gestión de documentos y registros)
Director del proyecto, director de calidad y residentes de internas y externas
Paso 7: La Interventoría de EPM debe verificar, que el contratista tenga un sistema de gestión de la calidad orientado por la norma NTC ISO 9001:2000 y a partir de Noviembre 10 de 2010, versión 2008, sino se tiene en el momento verificar las auditorias de seguimiento o expedición de que se encuentra en proceso de auditoría el sistema, que igualmente existan procedimientos documentados y divulgados para el desarrollo de la obra
Seguimiento:
Pliego de condiciones y especificaciones Procedimiento tratamiento de no conformidades Control de los registros Registro de mejora continua Evaluación satisfacción del cliente Programación de auditorías internas Generación de acciones correctivas y preventivas Informe periódico de indicadores de gestión
5
Hacer Gestionar equipos , herramientas , transporte y locación (Infraestructura y Ambiente de trabajo)
Director del proyecto, director de salud ocupacional, jefe de almacén y encargado de transporte Director del proyecto, director de salud ocupacional, jefe de almacén y encargado de transporte
Paso 8: La Interventoría evaluará con evidencia los equipos y herramientas para el desarrollo del contrato, solicitará el registro de mantenimiento de equipos y herramientas utilizadas, registro de calibración de equipos críticos para el proceso: Detectores de monóxido, manómetros (termómetro patrón), equipos de termo fusión y electrofusión etc. También verificará el correcto diligenciamiento de la Planilla de Gestión ambiental (impacto comunitario) corporativa y el estado de los vehículos empleados para el proyecto,
Instructivos para proceso de calibración de equipos de seguimiento, medición y ensayo Planilla de aspectos generales de las obras para Impacto Comunitario y control de vehículos en obra Certificado de la ARP del local o bodega de
funcionamiento para el desarrollo del proyecto
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igualmente evaluará la parte locativa e iluminación, mediante la presentación del certificado actualizado de la ARP del contratista
Seguimiento:
6
Hacer y
Verificar Gestionar los materiales(Proceso de compras)
Coordinador de inventarios y/o encargado de almacén
Paso 9: El contratista mostrará a la Interventoría de EPM, el inventario de los materiales necesarios para el desarrollo de la obra, siguiendo a lo estipulado en el pliego de condiciones y especificaciones para el contrato, el control de los materiales será relacionado en las planillas de cantidades de obra, el contratista debe tener un programa de control de estos
Seguimiento:
Recibo de productos Orden de compra y certificados de conformidad de materiales Inspección por muestreo Lista de proveedores calificados Instructivo para el almacenamiento, transporte y mantenimiento de recursos materiales
7
Planear y Hacer Planear el desarrollo y ejecución del contrato (Realización del contrato) Se excluye el diseño
Gerente del proyecto, director del proyecto y residentes para el proyecto
Paso 10: El contratista debe presentar a la Interventoría de EPM el flujograma de proceso que se tendrá para el desarrollo del contrato, según el pliego de condiciones y especificaciones, además los procedimientos e instructivos normalizados en el SGC.
Plan de calidad para el contrato XXXXX de (Fecha) versión XX Instructivo para realizar Planes de calidad de la Gerencia del Gas. Pliego de condiciones y especificaciones para el contrato Programación para el desarrollo del proyecto Ordenes de trabajo (OT's) Software Procedimientos e instructivos para el desarrollo del contrato
Gerente del proyecto, director del proyecto y residentes para el proyecto
Paso 11: La Interventoría envía las asignaciones acorde a lo estipulado en el pliego de condiciones y especificaciones, el contratista mantiene al día la programación para el desarrollo de la obra, se mantiene un cronograma de actividades, en archivo magnético y físico
Seguimiento:
8 Director del proyecto,
Paso 12: Se programa y se harán reuniones de todo el
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Actividad Quien Comentarios Documento y/o registro
Planear y Hacer Reuniones periódicas de seguimiento Reunir el personal operativo (Medición , análisis y mejora)
encargados de obra y personal que interviene en el proyecto
personal involucrado en el contrato, se efectúan periódicamente reuniones de refuerzo de capacitación, y se dejan evidencias
Registro de capacitación Informe periódico de Impacto de gestión ambiental Indicadores de gestión definidos para el contrato
Paso 13: Se hace verificación por parte de la Interventoría, de acuerdo al pliego de condiciones y especificaciones del contrato, en todos los procesos definidos.
Seguimiento:
9
Actuar Entrega y recibo de la obra ejecutada (Medición, análisis y mejora)
Director del
proyecto y
residentes de
obra
Paso 14: La obra se recibe por parte de la Interventoría cada que se construyen las redes internas o externas (acometidas y conexiones), o todo a la vez y se gestiona la documentación hasta el programa oficial de EMPRESAS "SIEBEL", se hace un seguimiento al contrato según lo plasmado en el pliego de condiciones y especificaciones, se hace seguimiento y medición del producto numeral de la norma 8.2.4 y 8.4 análisis de datos.
Seguimiento:
Finiquito del contrato. FC-001 Protocolos Acta de pago
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Actividad Quien Comentarios Documento y/o registro
10
Hacer Elaborar el informe periódico y final del proyecto o contrato
Gerente del proyecto, director del proyecto, director de calidad y la Interventoría de EPM
Paso 15: A la terminación del contrato se realizará la elaboración del informe final al seguimiento al plan de calidad (∑ indicadores+∑ actas de reunión+∑ acciones de mejora=Informe periódico, luego ∑ informes periódicos= Informe final), donde se incluirá las lecciones aprendidas y características generales del contrato
Seguimiento:
SIG Actas de reunión plan de calidad, seguimiento a indicadores y acciones de mejora (formatos diligenciados de RNC, SAC, SAP) y producto no conforme
11
Actuar Atender reclamos en el proceso y posteriores a este
Director del proyecto, coordinadores o a quien el gerente del proyecto designe
Paso 16: Se atienden periódicamente las quejas y reclamos, dándole una atención priorizada acorde al parámetro del indicador, se hace diariamente, se extrae de la base de datos Siebel y se le envía al contratista en la mañana todos los días, el contratista las devuelve resueltas informando en correos electrónicos para el cierre de estas, es llevado para el control un archivo plano en Excel por parte del contratista y es verificado por la Interventoría
Seguimiento:
Memorandos firmados por el cliente en la atención, cartas SIEBEL Indicadores
El presente seguimiento al plan de calidad del proveedor (contratista), se firma por las partes responsables que intervienen para la elaboración de este documento
Firmas responsables
Cargo: Director de obra por el contrato
Cargo: Interventor(a) líder contrato por EPM
Cargo: Director de calidad por el Contratista
Cargo: Interventor auxiliar seguimiento del Plan de Calidad del contrato por EPM
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Anexo 2
FORMATO LISTA DE CHEQUEO
SEGUIMIENTO A PLANES DE CALIDAD
ÍTEM CUMPLE
OBSERVACIONES SI NO
PROCESOS ESTRATEGICOS DEL PLAN DE CALIDAD
Compromiso de la Dirección (Requisito 5.1)
Planteamiento de compromiso de la dirección Plan de calidad Establecimiento de objetivos de calidad. Indicadores de gestión
Enfoque en el cliente (Requisito 5.2)
Formato de registro de satisfacción del cliente Formato de registro de quejas y reclamos Definiciones de la responsabilidad y autoridad del contrato y representación de la Dirección (Requisitos 5.5.1 y
5.5.2)
Definición de las responsabilidades, jerarquías y funciones del personal involucrado en el desarrollo de los contratos. Manual de funciones.
Definición de funciones para los cargos críticos: Director Administrativo = Ingeniero residente Almacenista Director de calidad Auxiliar almacenista Gestor de información Secretaria Auxiliar contable Auxiliar sistemas Gestor comercial Investigador motorizado Digitador Planillador Mensajero Servicios generales Auxiliar de acometidas Auxiliar de servicios Auxiliar de redes internas Auxiliar de servicio al cliente
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ÍTEM CUMPLE
OBSERVACIONES SI NO
Encargado de obra (supervisor) Oficial Ayudante
Definición de actividades de comunicación del contrato (Requisito 5.5.3)
Registros de comunicación interna y externa del proyecto con la siguiente información: tipo, medio, frecuencia y responsable
Listado con la información de los números telefónicos y correos electrónicos de los participantes del contrato
PROCESOS DE APOYO AL PLAN DE CALIDAD AL INTERIOR DEL SGC DEL CONTRATISTA Gestión de documentos y registros (Requisitos 2, 4.2.3 y 4.2.4) Identifica la ubicación y disposición de las referencias normativas:
* Pliego de condiciones y especificaciones técnicas del contrato.
* Contrato y sus modificaciones * Normatividad técnica y regulación vigentes y aplicables
Existencia de un listado maestro de los documentos que se tienen y su código
Existencia de formato para el control de la distribución de la información al personal
Control de los registros (Requisito 4.2.4)
Listado de las actividades que requieren registro (actividad, variable controlada, responsable y registro)
Gestión de los recursos humanos (Requisitos 6.2, 6.2.1, 6.2.2, 6.4)
Registros de administración del recurso humano con la siguiente información:
* Contratos, afiliaciones a seguridad social * Pagos, dotaciones Registros de certificación de competencia del personal para:
* Ingeniero * Gestor ambiental * Gestor comercial * Soldador * Instalador * Encargado * Oficial Formato para identificar y verificar la capacitación requerida por el personal y su posterior evaluación
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ÍTEM CUMPLE
OBSERVACIONES SI NO
Ambiente de trabajo (Requisito 6.4)
Registro de Identificación y suministro de condiciones necesarias (luz, limpieza, vibración, ventilación, dotación especifica, control emisiones , ruido)
Gestión logística (requisitos 6.3, 7.6 y 8.3)
Registro de identificación y suministro de infraestructura necesaria. (instalaciones, equipos para procesos, servicios de apoyo)
Control de los equipo de seguimiento y medición. (Requisito 7.6)
Determinación, planificación del recurso y uso acertado de los equipos de prueba calibrados
Existencia de documentación para controlar, calibrar y mantener equipo de inspección, donde se defina con la referencia y descripción del equipo, tolerancia requerida, responsable y calibración para fecha de uso.
Proceso de compras (Requisitos 7.4.1, 7.4.2 y 7.4.3)
Listado de identificación adecuada de insumos y materiales críticos.
Existencia de procedimientos para evaluar y seleccionar los proveedores (incluye tiempos de suministro y manejo de no conformidades).
Manejo de registros y verificación del cumplimiento de especificaciones de los productos comprados.
REALIZACION DEL CONTRATO
Planear la ejecución del contrato (requisitos 7.1, 7.2.1, 5.2, 7.2.2 ,7.2.3)
Identificación de las actividades del contrato en las que aplica el diseño y la documentación de sus actividades
Existencia de control para la planificación o determinación de requisitos relacionados con el producto/servicio
Existencia de control para la evidencia de acciones que ratificar compromiso con la satisfacción de los requisitos del cliente (Descripción, estrategia)
Realizar la ejecución del contrato (Requisitos 7.1, 7.5.1, 7.5.3, 7.5.4, 7.5.5)
Identificación de actividades críticas, con su registro, evidencia de su comportamiento y aplicación de
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ÍTEM CUMPLE
OBSERVACIONES SI NO
condiciones controladas (actividad a controlar, variable crítica, responsable, registro y frecuencia)
Relación de los formatos para las pruebas y los protocolos necesarios para el contrato.
Determinación y registro de las partes de la infraestructura sujetas a identificación y trazabilidad (descripción de elemento, identificación o referencia, ubicación y registro)
Identificación de partes del suministro o infraestructura que requiere condiciones controladas de disposición o almacenamiento y como se realiza el control (Descripción, variable a controlar, rangos de referencia, responsable y frecuencia de inspección)
MEDICION, ANALISIS Y MEJORA (REQUISITOS 8.1, 8.2.1, 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.4, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3)
Generalidades y seguimiento y medición (Requisitos 8.1 y 8.2)
Presenta la planificación de los procesos de seguimiento y gestión asociado a la medición, análisis y mejora (tipo de reunión, frecuencia y registros)
Auditoría interna(requisito 8.2.2)
Registro histórico de auditorías al SGC
Seguimiento y medición de procesos (requisito 8.2.3)
Procedimiento para realizar seguimiento periódico al contrato y entrega de informes a E.E.P.P. M E.S.P.
Seguimiento y medición del servicio (requisito 8.2.4)
Procedimiento para la medición y seguimiento de las características del producto para verificación de cumplimiento de requisitos mínimos
Registro para evidencia de conformidad con los criterios de aceptación.
Control del producto no conforme (requisito 8.3)
Establecimiento de un sistema que permita identificar y documentar el producto no conforme.
Existencia de procedimiento para manejo de productos no conformes y formatos de identificación de no conformidad.
Análisis de datos (requisito 8.4)
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ÍTEM CUMPLE
OBSERVACIONES SI NO
Establecimiento y registro de análisis de los datos resultados de la revisión por la dirección
Acción preventiva (requisito 8.5.3)
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