Aprovechamiento del tiempo.
Concientizacion y
Recursos
para aprovecharlo mejor.
INICIA es una asociación civil que promueve la creación y desarrollo de emprendimientos sustentables que contribuyan a la generación de valor
ECÓNOMICO + SOCIAL + CIVICO + AMBIENTAL para nuestra comunidad.
Pone a disposición de los emprendedores capacitación, cursos, charlas y otros servicios que son posibles gracias al aporte de más de 250 VOLUNTARIOS que
encuentran en INICIA un espacio para transformar la realidad.
Genera ESPACIOS de ENCUENTRO, por eso la mejor definición es la de “Plaza Pública”.
¿Nos Presentamos?
• Nombre
• Profesión y emprendimiento
• ¿Con qué parte del aprovechamiento del tiempo y el orden tengo problemas?
¿Qué temas
les gustaria
que toque?
Agenda del taller
• Ventajas del orden y el desorden.
• Definición del tiempo.
• Características del tiempo.
• Desperdiciadores internos y externos.
• Ladrones del tiempo.
• Proactividad y reactividad.
• Organización del espacio físico y virtual.
• Lo importante vs. lo urgente.
• Las listas – nuestras amigas + importantes. ¿Cómo planear acciones inteligentes?
• Postergaciones.
• Empezar el cambio: salir de la zona de confort.
• 8 secretos del éxito.
• Interrupciones.
• Actuar
Primero lo Primero.Vaciemos nuestra cabeza.
" Olvídense de todo lo que saben y concéntrense en aprender las cosas de las que voy a hablar "
Para poder incorporar contenidos nuevos
¿Te sentís identificado?
No desesperen. Se puede llegar a esto.
¿Cuáles son
las desventajas
del desorden?
¿Cuáles son
las ventajas
del orden?
¿Cómo definen el tiempo?
¿ Existe el tiempo?
¿Existe el tiempo?
Símbolo de infinito.El tiempo no existe.
El tiempo es una convención para poder manejarnos en este plano material.
Lo mismo ocurre con las lenguas.
Definicion del tiempo
• “El Tiempo es algo continuo en donde los eventos suceden uno tras otro desde el pasado a través del presente hacia el futuro”
¿Cuánto tiempo tengo según la convención?
• 1440 minutos por dia
• 168 horas por semana
¡¡SOLAMENTE!!¿Cómo lo exprimo?
El elemento básico del tiempo esUN EVENTO
La clave en la Administración del tiempo es:
EL CONTROL DE LOS EVENTOS.
SI YO NO CONTROLO LOS EVENTOS EN MI VIDA,
LOS EVENTOSME CONTROLARAN A MI.
En caso de no poder controlar los eventos de su vida, los eventos de su vida terminar por
controlarlo a usted.
¿Alguna vez ha escuchado a alguien decir: “Mi vida está fuera de control”?
Estas personas ya no están controlandolos eventos de su vida.
Tratemos no ser nosotros una de estas personas.
Hay tres maneras de entender el tiempo:Chronos – Kairos – Aion
• Chronos: Tiempo cronológico. Lineal y secuencial. Se mide con el reloj. Existencia fragmentada. Orientado al consumo y autocentrado.
• Kairós: Tiempo propicio. El valor del tiempo. La calidad de ese tiempo. El momento justo. Oportunidad.
• Aion: Una edad, una vida. Una generacion. Qué somos. Quiénes somos. Perspectiva holística, sistémica.
Las siete edades de la mujer
Hans Baldung
Caracteristicas del tiempoPara reflexionar
• El más importante de los recursos. • El más atípico de los recursos. Todos los actos se llevan a cabo en el
tiempo.• El recurso más equitativo: todos tenemos el mismo. • Un recurso limitado y caduco por definición: hagamos lo que hagamos se
nos acaba. • Recurso inelástico: ni ahorrarse, ni acumularse, ni prestarse. • El más indispensable de los recursos: ninguna acción humana puede
realizarse sin tiempo. • Recurso insustituible. • Recurso inexorable: no podemos variar ni su dirección, ni su sentido, ni su
cadencia. Lo más que podemos hacer es utilizarlo mejor o peor, a medida que va llegando.
• Recurso Paradójico: Todos disponemos de Todo el tiempo del mundo. Podemos quejarnos de cómo lo usamos, pero nunca de no tenerlo.
• Recurso incontrolable: Podemos controlar nuestras acciones, pero no el tiempo.
Salvador Dali, “En busca del tiempo fundido”.
¿Con qué y cómo
pierden el tiempo?
Interruptores o distractores del tiempo.
Las interrupciones o distractores son eventos no contemplados.
En la mayoría de los casos, la recuperación de una interrupción toma más tiempo que la interrupción
misma.
Estos pueden ser externos o internos.
¿Cuáles son algunas de las interrupciones comunes en el trabajo?
Desperdiciadores de tiempo externos.
• Excesivo flujo de papeles. • Teléfono. • Chat. • Facebook. • You Tube • Visitantes. • Reuniones. • Fallas de comunicación. • Políticas y procedimientos. • Información. (Falta / exceso)
Desperdiciadores de tiempo internos.
• Falta de prioridades. • Falta de planes. • Objetivos no claros. • Dejar cosas para después. • Intentar hacer muchas cosas a la vez. • Falta de autodisciplina. • Falta de habilidad y conocimientos.
LOS LADRONES DEL TIEMPO1. Mala planificación2. Reuniones ineficaces3. No escuchar4. Falta de autoridad5. Metas poco claras6. Esperar respuestas 7. Socialización8. Interrupciones9. Falta de autodisciplina10.Prioridades intercambiables11.Cálculos de tiempo poco realistas12.Mala comunicación13.Mis errores14.Peticiones de compañeros15.No estar dispuesto a decir que no16.Indecisión
1. Papeleo2. Postergación de tareas pendientes3. Prioridades conflictivas4. Lugar de trabajo desordenado5. Fallas técnicas6. Falta de motivación7. Falta de procedimientos8. Actitud negativa9. Correo sin valor10.Actividades cívicas11.Moral baja de la compañía12.Falta de delegación13.Errores de otros14.Demasiada preocupación por los detalles
LOS LADRONES DEL TIEMPO (CONT.)
Píndaro
El día precedenteenseña el día que sigue.
¿Cómo sos, proactivo o reactivo?
¿ Qué necesito para empezar a ser proactivo con respecto a mi tiempo y que
no se escurra en mis manos?
Matriz de importante y no importante.
Urgente No Urgente
ImPorTante
Cuadrante I.CrisisProblemas apremiantesProyectos cuyas fechas vencenSolución: Practicar el segundo hábito(Empiece con un fin en la mente).
Resultados.• Estrés• Agotamiento • Administración de crisis • Siempre apagando incendio
Cuadrante IIPrevención, actividades de CPConstruir relacionesReconocer nuevas oportunidadesPlanificación, recreación Resultados.• Visión, Perspectiva• Equilibrio• Disciplina• Control• Pocas crisis
Matriz de importante y no importante.
Urgente No Urgente
NO
Importante
Cuadrante IIIInterrupciones, algunas llamadasCorreos, algunos informesAlgunas reunionesCuestiones inmediatas, acuciantesActividades populares
Resultados.Concentración en los plazos cortos• Administración de crisis• Carácter atento a la reputación• Considera que los planes no valen la pena• Se siente impotente, excluido• Relaciones muy frágiles o rotas
Total irresponsabilidad• Despido de los empleados• Dependiendo de otros o gobernado por Apremios básicos
Cuadrante IVTrivialidades, ajetreo inútilAlgunas cartasAlgunas llamadas telefónicasPérdidas de tiempoActividades agradables
Resultados.• Ineficacia• Dejarse llevar
Cuadrante I representa cosas que son “urgentes e importantes”. Las actividades del Cuadrante I son generalmente “crisis” o “problemas”. Son muy importantes, pero manténgase alerta! El Cuadrante I lo puede consumir. Mientras siga enfocado en el problema, éste se irá haciendo cada vez más grande hasta que domine todo su trabajo. Siempre habrán crisis que requieren su atención inmediata, pero ¿cuántas cosas son realmente urgentes?
Cuadrante II incluye actividades que son “importantes pero no urgentes”. Es el cuadrante de la calidad, donde usted planifica y anticipa y previene las cosas que de otra manera podrían convertirse en urgentes.
El Cuadrante II es el corazón de la gerencia eficaz.
Cuadrante III incluye cosas que son “urgentes, pero no importantes”. Muchos de nosotros invertimos mucho tiempo en este cuadrante. La urgencia algunas veces se basa en las prioridades de otra persona.
Es fácil el creer que algo que es urgente también es importante. Vea lo que usted clasificó como “urgente e importante” en el Cuadrante I. Pregúntese si la actividad urgente contribuyó a un objetivo estratégico importante. Si no es así, probablemente le corresponda estar en el Cuadrante III.
Cuadrante IV incluye actividades que no son “ni urgentes ni importantes”. Es el cuadrante del “malgasto de tiempo”. Charlar, leer chistes, y chismear constituyen ejemplos de estas actividades.
La información tiene que estar
organizada y clasificada
sino se pierde
¿ Cómo es
tu espacio
fisico?
En mi espacio
físico.
Metodología de las 5S
• implementar la para mejorar la estación de trabajo:
• Seiri: separar/seleccionar
• Seiton: organizar
• Seiso: limpiar
• Siketsu: estandarizar
• Shitsuke: disciplina/hábito.
Imprescindibles básicos en mi bolso, cartera y
escritorio.
SIEMPRESIEMPRE
Una agenda Un anotador Lapicera
CLAVES PARA UTILIZAR LA AGENDA
1.- Traerla siempre conmigo.2.- Utilizar un solo sistema o papel o virtual3.- Eliminar notas sueltas.
Se tienen que vivir 24 horas de tiempo diario para obtener:Salud, riqueza, placer, dinero, satisfacción y evolución.
El uso correcto del tiempo es un asunto importante.
¿ Qué necesito para empezar a ser preactivo con respecto a mi tiempo y que no se escurra
en mis manos?
Una agenda o taco.De papel Y electronica. Un block o
libreta
Lapiceras de colores “optimo”.
Imprescindibles básicos en el escritorio.
Post it o taco de papeles.Resaltador
Marcador negro grueso
Biblioratos
Carpetas de cartulina
FoliosTransparentes
¿Cómo hacer?
1- pienso el criterio del orden.
2 - actuo • Encarpeto• Etiqueto• Ordeno• Apilo• Clasifico• Reciclo• Delego• Ordeno los cajones
3 - ¡¡Tiro a la basura lo que no sirve!!
Recuerden este concepto
¿ Cómo es
tu espacio
virtual?
En el espacio virtual.
• Abrir carpetas por temas / personas/ etc.
• Tener carpetas de varios.
• Siempre responder los mails dentro de un mismo rango.
Un tema complicado – El MAIL
• Cuando recibimos un mensaje en la bandeja de entrada, pregúntate: ¿requiere acción o no requiere acción?
• Si no requiere acción, tenemos tres opciones: papelera, carpeta de algún día o archivo.
• Si requiere acción, evaluar si es una acción o un proyecto.
• Si es un proyecto, requiere hacer un plan, las distintas etapas necesarias para el proyecto.
• Si estas acciones del proyecto llevan menos de 2 y 10 minutos, ¡hazla! Caso contrario, delégala AGENDALO.
• Es importante que las cosas estén fuera de nuestra cabeza, así disminuiremos el estres y seremos más productivos.
Mails Tipos
• Identifiquen lo que se repite.
• Sistematícenlo
• Armen mails de:– De presentación – De cotización– De listado de clientes– De precios– De lo que sea
Redes Sociales y Chats
Hablemos de listados …
Nuestro objetivo:tildar lo hecho.
Las listas amigas.
1.A = VITAL... Alto Valor Debe hacerse
1.B = IMPORTANTE… Valor Mediano Podría hacerse
1.C = OPCIONAL… Valor Bajo Puede hacerse, sería bueno hacerlo, querer hacerlo
Las listas y como administrarlas.
RECUERDE:
URGENCIA vs. Importante
Las listas que me hacen ahorrar tiempo.
• La lista de las compras.
• La lista de los llamados pendientes.
• La lista de …
Todas las listas nos ayudan.
OJO con las listas electrónicas que no veo y no tengo contacto,o que postpongo,
si la hago electronica la imprimo.
Las listas y como administrarlas.
Cuidado: si no hicieron algo, no lo borren ni pospongan, coloquenlo en la lista que corresponda o en el lugar de la agenda que corresponda.
Regla de oro.
10 minutos a primero hora
y 10 minutos a ultima hora
¡¡ SIEMPRE!!
¿Cuánto tiempo debe pasar planeando?
• 1% de las 24 horas del día.
• Gaste un 1% para controlar el 99% restante
• 1% = 14.4 minutos de “planificación y soledad”
• ¿por qué soledad? = TIEMPO SIN INTERRUPCIONES
Hay tareas que pueden hacerse en lapsos
breves y otras
Necesitan tiempo SIN INTERRUPCIONES
El tiempo que requiere una tarea crece cuando la interrumpimos y la reanudamos.
La excelencia requiere dedicar menos tiempo a lo urgente para dedicárselo a lo importante.
¿ Qué
los
interrumpe?
Interrupciones
Definición: Un evento inesperado que rompe el ritmo de otro evento.
TIPOS DE INTRERRUPCIONES• Necesaria y oportuna.• Necesaria pero inoportuna.• Innecesaria por lo tanto inoportuna.
El recuperarse de una interrupciónpuede tomar más tiempo que la interrupción
misma.
Claves para controlar los interruptores
• Planear
• Controlar la falta de resolución
• Controlar las Interrupciones
• Controlar lo que roba el tiempo
Planear Tareas Inteligentes (EMORO - SMART)
• Específicas (Specific)
• Medibles (Measurable)
• Orientadas a tomar acción (Action Oriented)
• Relevantes y Realistas (Relevant & Realistic)
• Oportunas (Timely)
Brian Tracy.
La gente exitosa es aquella que trabaja casi todo el tiempo en tareas de alto valor.
La gente no exitosa es aquella que pierde el tiempo en actividades de bajo valor.
El tiempo es una simple medida.
La percepción de no tener tiempo se debe a una mala selección o distribución de las acciones
realizadas.
Administrar el tiempo realmente significa administrarse uno mismo,
de tal manera que se pueda optimizar el rendimiento del tiempo de que se
dispone.
¿Son de postergar?
¿Que postergan?
¿ Por qué postergan?
Postergaciones.
La postergación ocurre naturalmente cuando uno se enfrenta con actividades o eventos que no son placenteros, que son complejos, largos o poco interesantes, sin
importar cual sea su prioridad.
Postergación
Ben Hecht
El tiempo es como un circo; siempre está empacando y marchándose.
¿ Cómo comienzo el cambio?
Salir de la zona confortable, de la rutina no productiva.
• Para alcanzar un objetivo, debemos expandir o dejar nuestra zona confortable.
• Inventamos una nueva zona en caso de no conseguir la existente, es decir NOS ADAPTAMOS.
EL DESAFIO DEL CAMBIO
Reloj Analógico Reloj Digital
¿Cómo se cambia?
¡Rompiendo el paradigma!
¿Estas dispuesto?
EL DESAFIO DEL CAMBIO
• Solamente cambiaré mi vida si cambio mis percepciones.
• Soy producto de cómo pienso.
• La práctica produce hábito por eso , practique bien.
MAÑANA A LA MAÑANA
EMPIEZO CON EL ORDEN A PARTIR DE ESE MOMENTO.
DEJO LO DEL PASADO PORA HORA. SI PUEDO LO HARE EN EL FUTURO.
EL NUEVO ORDEN ES A PARTIR DE AHORA.
Jorge Wagensberg
"El tiempo pasa, siempre acaba pasando,es sólo una cuestión de
tiempo."
Resúmen de Soluciones.
• Reflexión • Decisión • Disciplina • No rendirse hasta haber desarrollado
nuevos hábitos
Frases para pensar
"Escoger el momento es ahorrar tiempo“.Francis Bacon.
“Elegir el tiempo, es ahorrar tiempo”. Francis Gracián
"Los que utilizan mal su tiempo son los primeros en quejarse de su brevedad”.
Jean de la Bruyère.
¿Cuáles son las metas de tu vida?
Pregúntate:
1 – ¿Qué haré esta semana, mes, año?2 – ¿Qué tengo que hacer para esto?3 - ¿Dónde quiero estar o haber hecho en esta semana, mes, año ?4 -¿Qué tengo que hacer para esto?
Hay una sola cosa que hacer primero.PLANEAR , ORGANIZAR Y AGENDAR.
REPASO¿Qué necesito para empezar a ser preactivo con
respecto a mi tiempo?
• Analizar • Programar• Escribir• Agendar
•ACTUAR
¡¡¡¡ACTUAR!!!!
Veamos un video, sin ninguna palabra, pero que dice mucho.
Toi y el arbol.
http://www.youtube.com/watch?v=pFs5vWxW-vc
¿Que día es hoy?
Hoy es el primer dia
del resto de tu vida.
No lo desperdicies,¡¡no se repetirá!!
Escribo
• 3 cosas que me llevo del taller
• 3 cosas que implemento a partir de hoy mismo
Ayudanos a llegar cada día a más emprendedores ¡Recomendá INICIA! www.inicia.org.ar
Los 8 secretos del éxito.
Veamos un video de Richard St. Johnen
http://www.ted.com/talks/richard_st_john_s_8_secrets_of_success.html
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