AUDITOR LÍDER INTERNO EN SISTEMAS DE CALIDAD
ISO-19011:2002 ISO-19011:2002
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Objetivo
Al terminar el curso, los participantes conocerán el papel que juega el auditor líder dentro de la administración y la realización de auditorías a Sistemas de Gestión de la Calidad, así como la competencia que requieren.
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Contenido Introducción Definiciones Repaso de la norma ISO 9001:2000 con
enfoque de auditoría Competencia del auditor líder Gestión de un programa de auditoría Actividades de la auditoría
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Introducción Un sistema de calidad necesita de
verificaciones periódicas para asegurar su buen funcionamiento y efectividad.
Los auditores de calidad juegan un papel importante en dichas verificaciones y en el logro del cumplimiento con requisitos.
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Objetivos de la Auditoría
Determinar la conformidad o no conformidad de los elementos del S.G.C. con requisitos especificados, incluyendo los regulatorios.
Determinar la efectividad del S.G.C. Encontrar oportunidades para mejorar el
S.G.C.
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Beneficios de las auditorías
Ayudan a implementar, mantener y mejorar el S.G.C.
Se incrementa la auto confianza del personal.
Se conoce el estado que guarda el sistema de calidad.
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Principios de la Auditoría
A) PRINCIPIOS DE LOS AUDITORES.
Conducta ética .- El fundamento de la profesionalidad.
Presentación ecuánime.- La obligación de informar con veracidad y exactitud.
Debido cuidado profesional.- La aplicación de diligencia y juicio al auditar.
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Principios de la Auditoría
B) PRINCIPIOS DE LA AUDITORÍA
Independencia.- La base para la imparcialidad y la objetividad de las conclusiones de la auditoría.
Enfoque basado en la evidencia.- El método racional para alcanzar conclusiones de la auditoría fiables y reproducibles en un proceso de auditoría sistemático.
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Definiciones
CALIDAD.- Grado en que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos.
AUDITORÍA.- Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado de cumplimiento de los criterios de la auditoría.
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Definiciones
Nota.- Las auditorías se pueden clasificar en: Internas
de primera parte, se realizan por ,o en nombre de la propia organización para la revisión de la dirección y con otros fines internos como auto declaración de conformidad.
Externas de segunda parte por cliente u otras partes interesadas en
la organización de tercera parte , por organizaciones auditoras
independientes y externas, tales como las certificadoras.
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Definiciones
Alcance de la auditoría.- Extensión y límites de una auditoría.
Evidencia de la auditoría.- Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables.
Criterios de auditoría.- Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos.
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Definiciones
Hallazgos de la auditoría.- Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de la auditoría.
Conclusiones de la auditoría.- Resultado de una auditoría proporcionado por el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la auditoría.
Auditor.- Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría.
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La norma ISO 9001:2000
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Requisitos de ISO 9001:2000
4 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 4.1 Requisitos generales
Identificar secuencia e interacción entre procesos
4.2 Requisitos de la documentación Procedimientos documentados de control de
documentos, control de registros y un manual de calidad
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5 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN 5.1 Compromiso de la dirección 5.2 Enfoque al cliente 5.3 Política de calidad 5.4 Planificación 5.5 Responsabilidad, autoridad y comunicación 5.6 Revisión por la dirección
registros de las revisiones
Requisitos de ISO 9001:2000
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6. GESTIÓN DE LOS RECURSOS 6.1 Provisión de recursos 6.2 Recursos humanos
Registros de competencia del personal, incluyendo de experiencia, capacitación, escolaridad y habilidades
6.3 Infraestructura 6.4 Ambiente de trabajo
Requisitos de ISO 9001:2000
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7 REALIZACIÓN DEL PRODUCTO 7.1 Planificación de la realización del producto
Pueden usarse planes de calidad
7.2 Procesos relacionados con el cliente Registros de los resultados de la revisión de requisitos
y de acciones tomadas
7.3 Diseño y desarrollo Registros de elementos de entrada, revisiones,
verificación, validación y cambios
Requisitos de ISO 9001:2000
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7.4 Compras Registros de evaluación de proveedores y acciones
7.5 Producción y prestación del servicio Registros de validación de procesos, de identificación
única del producto y de productos propiedad del cliente inadecuados
7.6 Control de los dispositivos de seguimiento y medición
Registros de resultados de calibración y verificación
Requisitos de ISO 9001:2000
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8 MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA 8.1 Generalidades 8.2 Seguimiento y medición
Procedimiento documentado de auditorías Registro de resultados de auditorías internas Registros de conformidad de los productos
8.3 Control del producto no conforme Procedimiento documentado Registros del producto no conforme
Requisitos de ISO 9001:2000
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8.4 Análisis de datos 8.5 Mejora
Procedimiento documentado de acción correctiva Registro de acciones correctivas tomadas Procedimiento documentado de acción preventiva Registro de acciones preventivas tomadas
Requisitos de ISO 9001:2000
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Ejercicio.-Evidencias de la auditoría Para el requisito de la norma ISO 9001:2000 que
indique el instructor, elabore una lista de las evidencias de cumplimiento que un auditor podría encontrar.
Ejemplo, para el requisito 4.2.3 se podría encontrar entre otras evidencias: Una lista maestra de documentos del SGC Un sello de “documento obsoleto” Un procedimiento para el control de documentos Procedimientos firmados por quienes los aprueban Documentos disponibles a los usuarios Etc.
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Competencia del auditor líder
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Clasificación del Auditor
Auditor.- Persona con la competencia para realizar una auditoría.
Experto técnico.- Persona que aporta conocimientos específicos o experiencia al equipo auditor.
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Clasificación del Auditor
Equipo auditor.- Uno o más auditores que realizan una auditoría ayudado por expertos técnicos si es necesario.
Un auditor del equipo auditor se designa como jefe o auditor líder.
El equipo auditor puede incluir auditores en formación.
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Concepto de competencia
CalidadConocimientos y habilidadesespecíficos decalidad.
Medio AmbienteConocimientos y habilidadesespecíficos demedio ambiente.
Conocimientos y habilidades
genéricos
Educación Experiencia enauditorías
Formación como auditor
Experiencialaboral
Cualidades personales
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COMPETENCIA DEL AUDITOR LIDER
Cualidades personales Conocimientos y habilidades Educación (formación académica) Experiencia laboral Formación de auditor Experiencia en auditorías
Competencia.- Capacidad demostrada para aplicar conocimientos y habilidades
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Cualidades Personales
Tener cualidades que les permitan actuar de acuerdo con los principios de la auditoría tales como:
Ético De mentalidad abierta Diplomático Observador Perceptivo Versátil Tenaz Decidido Seguro de sí mismo Liderazgo
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Liderazgo
Algunas características de los líderes son: Empático Visionario Perseverante Íntegro Espíritu de servicio Otras
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Conocimientos y habilidades
A) Tanto para auditores como para auditor líder Aplicar principios, procedimientos y técnicas
de auditoría. Conocer los documentos de referencia y del
sistema de gestión. Entender las situaciones de la organización. Conocer legislación y reglamentos aplicables.
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Conocimientos y habilidades
Métodos y técnicas relativos a la calidad (terminología, fundamentos, técnicas estadísticas y otros)
Productos, servicios y procesos operativos
Además para el auditor líder : Liderazgo para administrar el proceso de
auditoría.
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Educación, Formación y Experiencia
Tanto para el auditor como para el líder,a) Completar formación académica suficienteb) Tener experiencia laboral (técnica, de gestión o
profesional)c) Formación como auditor ( conocimientos y habilidades en
auditoría )d) Experiencia en auditorías
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Educación, Formación y Experiencia
Para el líder del equipo auditor, experiencia adicional en auditorías
Se sugieren 20 días de auditoría como auditor bajo la supervisión de un auditor líder, en los dos últimos años.
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Ejemplo de nivel de competencia
Una empresa podría requerir para contratar a un Auditor líder lo siguiente: Educación.- Preparatoria terminada. Experiencia laboral general.- Cinco años ( puede ser menos si el nivel de educación es mayor). Experiencia laboral en gestión de calidad.- Al menos dos de los cinco años. Formación como auditor.- 40 horas de capacitación en auditoría y temas relacionados. Experiencia en auditoría.- Cuatro auditorías completas con un total de 20 días o más como auditor bajo la supervisión de un auditor líder o jefe dentro de los últimos tres años.
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Ejercicio
Determine el nivel de competencia que solicitarían en su organización para un auditor líder.
Indique cuáles son las evidencias que podrían demostrar dicha competencia.
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Mantenimiento y Mejora de la Competencia
Desarrollo profesional continuo Ejemplo, cursos de capacitación, asistencia a reuniones y congresos
Mantenimiento de la capacidad Continua participación en auditorías
La evaluación de los auditores debería ser al inicio, durante la selección de auditores y en la actuación continua
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Evaluación del auditor y del auditor líder
1) Identificar conocimientos y habilidades requeridos para el programa de la auditoría.
2) Establecer los criterios de evaluación.
3) Seleccionar el método de evaluación adecuado.
4) Realizar la evaluación.Algunos métodos de evaluación son: revisión de
registros, entrevistas, observación y examen.
5) Reevaluar la competencia en forma periódica
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Gestión de un programa de auditorías
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Gestión de un Programa de Auditorías
GENERALIDADES. Un programa de auditoría es el conjunto de una o
más auditorías planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.
Incluye todas las actividades necesarias para planificar, organizar y llevar a cabo las auditorías.
Con frecuencia el auditor líder es la autoridad para el programa de auditorías.
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preparación del calendario de auditorías evaluación de auditores selección de equipos auditores conducción de actividades de auditoría conservación de registros
objetivos y amplitud responsabilidades recursos procedimientos
seguimiento y revisión identificación de la necesidad de acciones correctivas y preventivas identificación de oportunidades de mejora
Establecimiento del programa de auditoría
Implementación del programa de auditoría
Seguimiento y revisión del programa
Competencia y evaluación de los auditores
Actividades deauditoría
Mejora del programade auditoría
Actuar
Planificar
Hacer
Verificar
GESTIÓN DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍA
Autoridad para el programa de auditoría
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Objetivos y amplitud de un Programa de Auditoría
Objetivos. Tomar en cuenta prioridades, intenciones comerciales,
requisitos del sistema y otros requisitos.
Amplitud. La extensión puede variar y estará influenciada por el
tamaño, la naturaleza, la complejidad de la organización y otros factores.
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Responsabilidades, recursos y procedimientos de un programa
Responsabilidades.- Asignar la responsabilidad de la gestión de un programa a un auditor líder.
Recursos.- identificar los recursos financieros necesarios para el programa de la auditoría.
Procedimientos.- los procedimientos del programa de auditorías deberán incluir entre otros, planificación de auditorías, selección de auditores y sus funciones, el proceso de la auditoría, el registro y el seguimiento
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Implementación del Programa de Auditoría
La responsabilidad del auditor líder incluye : Comunicación del programa Coordinación y calendarización Evaluación de auditores Selección de auditores Asegurar recursos necesarios Asegurar realización, según programa Control de los registros de la auditoría Revisión , aprobación y distribución de los informes Asegurarse del seguimiento de la auditoría
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“Formato Prograna de la Auditoria Interna”
Observaciones: Pág. 2 de 3
c.c. para Director General
Empresa : Servicios Especiales S.A.
Objetivo :
Alcance :Periodo : Ene-Dic 2006
No. 01-06
Tipo de auditoria
Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov
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Registros del Programa de Auditoría
Se deberían mantener los siguientes registros como evidencias, Registros de auditoría individuales (planes,
informes de no conformidades y otros). Resultados de la revisión del programa. Registros del personal auditor (evaluaciones,
formación, mantenimiento de la competencia y otros ).
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Seguimiento y revisión del Programa de Auditoría
Seguimiento y revisión del programa de auditoría para asegurar si se han cumplido los objetivos y para oportunidades de mejora. Reportar a la dirección.
Usar indicadores como,conformidad con los programas y calendarios, retroalimentación de clientes.
Tomar acciones para mejorar el programa de auditoría.
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Actividades de la auditoría
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Actividades de la auditoría
Inicio de la auditoría Revisión de la documentación Preparación de la auditoría in situ Ejecución de la auditoría Informe de la auditoría Terminación de la auditoría Seguimiento de la auditoría
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El inicio de la Auditoría EL AUDITOR LIDER DEBERÁ : Designar el equipo auditor Definir objetivo, alcance y
criterios de la auditoría Determinar viabilidad Seleccionar equipo auditor Establecer contactos iniciales
con el auditado
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Revisión de la Documentación
Revisión de los documentos pertinentes del
sistema de gestión de calidad incluyendo
registros y determinación de su adecuación con
respecto a los criterios de auditoría.
Las fallas en la documentación deberían
arreglarse antes de la auditoría en sitio.
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Preparación de las actividades de Auditoría en sitio
El auditor líder prepara el plan de auditoría: Objetivos, criterios, alcance, fechas, lugares, tiempo estimado responsabilidades y distribución
El auditor líder asigna las tareas al equipo auditor
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Ejercicio de preparación para la auditoría
En equipos de 4 personas, elaboren un plan de auditoría para auditar la empresa de alguno de ustedes considerando dos día de auditoría bajo ISO 9001:2000,que incluya todos los requisitos, áreas y niveles de jerarquía. Deberán participar de 3 a 4 auditores, incluyendo el auditor líder.
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Preparación de las actividades de Auditoría en sitio Preparación de los documentos de trabajo
con el uso de herramientas de apoyo, ejemplos : Listas de verificación Diagramas de árbol (6 M´s) Diagramas de tortuga (PEPSU) Diagramas de sol Ciclo PHVA Diagramas de flujo
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Ejemplo de Lista de Comprobación
Requisito Pregunta o tema Cumple
Si- No
Hallazgo
4.2.3 Solicitar el procedimiento documentado para el control de los documentos
¿ Se realizan revisiones y actualizaciones a los documentos cuando es necesario?
¿ Se revisa que los documentos sean adecuados y se aprueban antes de su emisión ?
¿ Los documentos están disponibles en los puntos de uso ? ( verificar en varias áreas )
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Ejercicio, herramientas para la auditoría
Equipo 1 .- Elaborar una lista de verificación para auditar un requisito de la norma por equipo (del requisito 4 al 8)
Si es preciso utilice algún diagrama como herramienta auxiliar.
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Realización de la Auditoría en sitio (1)
Reunión de apertura Comunicación durante la auditoría
( entre auditores y con el auditado) Funciones y responsabilidades
de guías y observadores
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Ejercicio reunión de apertura
En equipos, preparar una agenda para la reunión de apertura. Algunos temas para la reunión de apertura son: Presentación del equipo auditor Agradecimiento Preguntar limitaciones de acceso Revisión del plan de auditoría Aclaración de dudas Confirmar junta de cierre
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Realización de la Auditoría en sitio (2)
Recopilación y verificación de la información Reunir información verificable, por muestreo
(diversos métodos) Evaluar la evidencia contra los criterios de la
auditoría. Generación de hallazgos de la auditoría Pueden indicar conformidad o no
conformidad. Registrar Las no conformidades pueden clasificarse
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Técnicas de auditoría
Revisión documental Entrevista personal Rastreo Punto profundo o microcosmos Por procesos
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Ejercicio, identificación de no conformidades
Resuelve los casos que te de el instructor identificando para cada uno de ellos, si se trata de una no conformidad o no, indicando además cual es el requisito de la norma que se está incumpliendo.
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Realización de la Auditoría en sitio (3)
Preparación de las conclusiones El equipo auditor se reúne para
revisar hallazgos y conclusiones Se pueden clasificar las no
conformidades En caso de duda, el auditor líder
toma la decisión final Reunión de cierre
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Reunión de cierre
El auditor líder comunica los hallazgos y conclusiones de la auditoría
Guía para la junta de cierre: Hablar con autoridad Escuchar cuidadosamente Vigilar el lenguaje corporal Controlar la junta
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Redacción de la no conformidad
Las no conformidades se deben redactar de manera clara y concisa.
La redacción debería incluir: Descripción de lo que solicita el criterio Incumplimiento encontrado Detalles tales como número de lote, área, fecha,
número de folio, cliente u otros aplicables.
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Informe de la Auditoría
El auditor líder prepara el informe final. Contenido : alcance, objetivos, miembros del
equipo auditor, representantes del auditado, fechas de auditoría, organización auditada, criterios de la auditoría, hallazgos, conclusiones, lista de distribución.
Aprobación y distribución del informe de auditoría.
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Ejercicio, el informe final
Redactar al menos dos de las no conformidades identificadas en el ejercicio de “casos”
En equipos de 3 a 5 personas, preparar el informe final de la auditoría, considerando las no conformidades identificadas.
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Cierre
La auditoría se considera cerrada cuando se concluyó con el plan y cuando se ha entregado el informe correspondiente.
El responsable del área auditada deberá proponer y asegurar que se tomen acciones correctivas.
En auditorías internas, el auditor puede dar sugerencias pero no asumir responsabilidad sobre las acciones a tomar.
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Seguimiento
Es común que después de un tiempo razonable, loas auditores verifiquen si se tomaron las acciones propuestas y si fueron eficaces.
Esto se hace a través de una auditoría de seguimiento.
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Terminación de la Auditoría
Conservación de los registros ( definir ) Información confidencial Finalización
Cuando se realizan todas
las actividades del plan
auditoría.
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Seguimiento de la Auditoría
El personal directivo responsable del área, debe proponer y llevar a cabo acciones correctivas, preventivas y de mejora oportunamente sobre las conclusiones de la auditoría. Estas acciones no son parte de la auditoría pero
pueden formar parte de una auditoría posterior. El auditor líder debería verificar que se hayan
cerrado todas las no conformidades.
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Bibliografía NMX-CC-9000-IMNC-2000 / ISO 9000:2000
sistemas de gestión de la calidad – fundamentos y vocabulario
NMX-CC-9001-IMNC-2000 / ISO 9001:2000 sistemas de gestión de la calidad – requisitos
ISO 19011:2002 directrices para la auditoría de los sistemas de gestión de la calidad y ambiental
Página web www.iso.ch The Process Auditing Techniques Guide – J.P.
Rusell. USA 2003- ASQ Quality Press
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AGRADECEMOS SU ASISTENCIA AL CURSO
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