Auditoría y certificación de Sistemas SQF:
Descripción general de un ProveedorMódulo C-5
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Es más que una inspección… Se trata de un examen sistemático e independiente del
Sistema SQF de un Proveedor realizado por un Auditor SQF para determinar:• El compromiso del Proveedor de implementar y mantener el
Sistema SQF• Si se llevan a cabo actividades de seguridad alimentaria,
higiene y gestión de la calidad conforme a los requisitos del cliente, la regulación aplicable, y el Código SQF
Para verificar si el Sistema SQF está implementado efectivamente.
¿En qué consiste una Auditoría SQF?
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Tres tipos de Auditorías
Interna• Auditoría "en la empresa"• "Nosotros sobre nosotros mismos"• Obligatoria según la Sección 4.5.5 de ambos
Códigos SQF Del cliente o su representante (externa)
• "Ellos sobre nosotros"• El cliente o su representante le realiza la Auditoría
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Tres tipos de Auditorías
De un tercero Auditoría de "ellos sobre nosotros" Las Auditorías de revisión de documentación
SQF, certificación, recertificación e inspección son todas externas
Auditores SQF registrados que trabajan con Organismos de certificación acreditados y licenciados SQF son los responsables de realizar las Auditorías SQF
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El Auditor SQF
Contratado para auditar el Sistema SQF de un Proveedor a nombre del Organismo de certificación
Registrado ante el Instituto SQF Debe firmar un Código de conducta Debe declarar los conflictos de interés Rotación de Auditores
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Auditor SQF - Tarjetas de identificaciónAuditor SQF - Tarjetas de identificación
A los Auditores SQF se les expide una tarjeta de identificación que muestra las Categorías del sector alimentario en las que pueden hacer Auditorías.
Reg. No Expiry Date Licensed Since
00000 7 Nov. 2004 7 Nov. 1999
Food Sector Categories 14, 20, 23
1st Name Surname
LORCA Fernando
Address 35 Plum Tree Rd.
VALPARASIO
Chile
SQF AUDITORReg. No Expiry Date Licensed Since
00000 7 Nov. 2004 7 Nov. 1999
Food Sector Categories 14, 20, 23
1st Name Surname
LORCA Fernando
Address 35 Plum Tree Rd.
VALPARASIO
Chile
SQF AUDITOR
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Función del Auditor
Recopilar evidencia objetiva para mostrar que las actividades se están llevando a cabo como se especificó y verificar que el Sistema SQF producirá y entregará alimentos seguros y de calidad.
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¿En qué consiste la no conformidad?
No conformidad es el término que se utiliza cuando se detectan problemas durante la Auditoría.
La no conformidad es evidencia de que ciertas acciones o condiciones no son lo que deberían ser.• No está haciendo lo que dice estar haciendo debido a
una falla deliberada o accidental SQF reconoce tres categorías de no conformidad
• Menor• Mayor• Crítica
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No conformidad Menor
Una ausencia o deficiencia del Sistema SQF que produce condiciones no satisfactorias. • Si no se controla, conducirá a un riesgo en la
calidad o seguridad alimentarias, pero probablemente no causará una falla de elementos del sistema.
Se debe corregir en un plazo de treinta (30) días y la medida correctiva pertinente se debe verificar antes o durante la siguiente Auditoría de recertificación o de inspección.
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¿Cuáles son los elemento del sistema?
Los Códigos SQF tienen
ocho elementos del
sistema.(Apéndices
1 & 2)
4.1 Compromiso
4.2 Control y registro de documentos
4.3 Diseño, desarrollo y especificaciones de los productos
4.4 Alcance de la seguridad alimentaria
4.5 Verificación
4.6 Identificación, seguimiento, retiro y retirada de productos
123456
7 4.7 Seguridad de las instalaciones
8 4.8 Alimentos de identidad preservada
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No conformidad Mayor
Ausencia o deficiencia del Sistema SFQ que produce condiciones no satisfactorias.• Conllevan un riesgo para la seguridad o calidad
alimentarias y probablemente cause una falla de los elementos de un sistema.
Se debe corregir y la medida correctiva pertinente se debe verificar en un plazo de catorce (14) días.
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Este período (14 días) se puede prolongar siempre y cuando el plazo para la medida correctiva sea aceptable para el Organismo de certificación.
En aquellas circunstancias en las que la medida correctiva involucre:
• Un cambio estructural• Que no se pueda corregir debido a cuestiones estacionales
(ej. Lluvias constantes)• Cuando no exista amenaza inmediata para la seguridad o la
calidad del producto
No conformidad Mayor
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Incluye, entre otras cosas:i) Falla en la que existe la posibilidad de causar un
riesgo significativo para la salud pública, por lo que la seguridad del producto está comprometida, y posiblemente cause una retirada de clase 1 ó 2, y no se toma ninguna medida correctiva efectiva
ii) Falsificación de registros relacionados con los controles de seguridad alimentaria y el Sistema SQF.
No conformidad crítica
El Certificado se suspenderá o revocará
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Ejemplos• Fallas detectadas durante una Auditoría o situaciones en las
que el Proveedor no corrige la no conformidad crítica o mayor
• Si está suspendido y no se toman medidas correctivas• Si falsifica sus registros• Si no permite que el Organismo de certificación realice la
Auditoría durante el plazo programado• Si no cumple con el Certificado de registro
Se registre para procesar un tipo de producto y de todos modos indique en su material de mercadeo que también está certificada para procesar diferentes tipos de productos
Usa el logo inadecuadamente o durante suspención
No conformidad críticaEl Certificado se suspenderá o revocará
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¿Qué es una Certificación?
La Certificación es la emisión de un Certificado de registro después de haber completado exitosamente una Auditoría de certificación o de recertificación administrada por un Organismo de certificación SQF licenciado.
Preevaluación en las instalaciones / Análisis de brechas realizado por el Organismo de certificación o por un Consultor (opcional)
Seleccionar un Organismo de certificación (licenciado por el SQFI), llenar la solicitud, aceptación de la propuesta de certificación
El Proveedor documenta e implementa su Sistema SQF
El Proveedor debe tomar alguna medida correctiva
Si existen no conformidades críticas o mayores, o la clasificación es < C
El Auditor revisa los hallazgos
Si no existen no conformidades críticas ni mayores y la clasificación es > C
El Certificado SQF tiene una validez de 12 meses
Medida correctiva
El Sistema es deficiente
El Proveedor envía los documentos del Sistema SQF al Organismo de certificación para su revisión (Revisión de la documentación)
Auditoría de certificación, Evaluación y valoración en las instalaciones (realizadas por un Auditor SQF registrado)
Recomendación del Auditor
Decisión de Certificación del Consejo revisor del Organismo de certificación
Se emite el Certificado
Certificación inicial de Sistemas SQF
Figura 5
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¿Qué se espera de la Auditoría de Certificación?
Auditoría basada en archivos/revisión de documentación
Auditoría en las instalaciones Informe de Auditoría
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Auditoría basada en archivos/Revisión de documentación
Es una revisión de la documentación del Sistema SQF del Proveedor y es la etapa inicial de la Auditoría de certificación • Para asegurarse de que la documentación del
sistema cumpla estrictamente con los requisitos del Código SQF, según sea necesario.
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Auditoría en las instalaciones
1. Reunión de entrada• Auditor describirá el alcance de la Auditoría• Notificará al gerente o representante de la
empresa que deberá ser entrevistado• Realizará cualquier otro arreglo administrativo
necesario.
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Auditoría en las instalaciones
1. Reunión de entrada
2. Realización de la Auditoría• Con la lista de verificación de Auditoría
suministrada por el Instituto SQF y refinada por el Auditor para ajustarse a sus operaciones.
• Auditor buscará evidencia objetiva para determinar el cumplimiento adecuado
Revisión de documentación y registros, interrogación efectiva del personal y los supervisores, observaciones, inspección y comparación con los estándares nominados.
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Auditoría en las instalaciones
1. Reunión de entrada
2. Realización de la Auditoría
3. Revisión de los hallazgos• Evaluarlos y, si es necesario, documentar cualquier
medida correctiva necesaria• Separe un espacio al final de cada para conversar
con el auditor acerca de sus impresiones, aclarar dudas y cubrir cualquier necesidad de documentación o información que pueda tener.
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Auditoría en las instalaciones
1. Reunión de entrada
2. Realización de la Auditoría
3. Revisión de los hallazgos
4. Reunión de salida• Auditor presenta sus hallazgos a la gerencia e
indica si es necesario implementar medidas correctivas
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El informe de Auditoría
El informe de Auditoría se suministra al Proveedor y el Organismo de certificación conserva una copia
El cliente del Proveedor, si este último lo aprueba, puede tener acceso a una copia
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Auditoría de inspección
Auditoría de una parte del Sistema SQF del Proveedor en la que el sistema se ha Certificado o Recertificado anteriormente y cuya Certificación está vigente.
El Organismo de certificación se asegurará de que las Auditorías de inspección combinadas realizadas durante un Período de certificación examinen todos los elementos del Sistema SQF del Proveedor.
La Auditoría de inspección sólo será necesaria para aquellas instalaciones con clasificación "C" en una Auditoría de certificación o recertificación.• Cada 6 meses!!
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Auditoría de recertificación
Una Auditoría del Sistema SQF de un Proveedor en los treinta días anteriores o siguientes al aniversario de la Certificación.
Auditoría de recertificación y de inspección
Se documentan no conformidades críticasSe documentan no conformidades críticas
El Auditor SQF revisa el registro del Proveedor
No se documentan no conformidades críticas o mayores y la clasificación
≥ C
Se documentan no conformidades mayores o menores o la clasificación
< C
Revocacióndel CertificadoRevocación
del Certificado
Organismo de certificación notifica al Proveedor antes de la fecha límite de la Auditoría
Evaluación en las instalaciones realizada por el Auditor SQF
El Auditor SQF revisa los hallazgos
Suspensión del Certificado
Volver a solicitar
Certificación
Proveedor toma alguna medida
correctiva
Medida correctivano satisfactoria
El Proveedor debe tomar alguna medida correctiva
El Auditor revisa la medida correctiva
Medida correctivasatisfactoria
Medida correctivano satisfactoria
Medida correctivasatisfactoria
El Consejo revisor del Organismo de certificación evalúa y aprueba la
Certificación
Se emite el Certificado SQF
Figura 6
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Encuesta sobre el Organismo de certificación y el Auditor
Al terminar la Auditoría de un tercero, SQFI les enviará a los Proveedores una solicitud para que llenen una encuesta.
La encuesta está diseñada para: • Ayudar con la Acreditación de Organismos de certificación• Ayudar a mejorar el Programa SQF• Conocer las impresiones del Proveedor sobre el proceso de
Auditoría• Evaluar el desempeño del Auditor• Evaluar el servicio ofrecido por el Organismo de certificación• Evaluar el servicio del Consultor SQF
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Frecuencia de las Auditorías
Determinada por la clasificación del Sistema SQF del Proveedor en la Auditoría de certificación y recertificación, y por la cantidad y tipo de no conformidades detectadas en esas Auditorías.
Se ofrecen tablas dentro de los Códigos SQF (Sección 10.19.3) que se utilizarán para determinar la frecuencia de las Auditorías.
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Trabajo en equipo
El Proveedor (auditado) y el Auditor SQF deben trabajar juntos para que una Auditoría SQF tenga éxito.
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Resumen
Las Auditorías siguen un procedimiento establecido. El proceso exige que los Auditores tengan enfoques
profesionales y objetivos. Los hallazgos del Auditor se basan en realidades, no
en ficción. Deben estar corroborados. El Auditor debe declarar si considera que existe algún
conflicto de interés. Para garantizar una Auditoría efectiva y eficiente, el
Proveedor debe estar preparado, debe cooperar y debe suministrar lo necesario.
35
• Responda a las preguntas de este módulo en el "Cuaderno de trabajo del participante sobre requisitos principales de Sistemas SQF".
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