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Ol, amigo (a) concursando (a),
com muita satisfao que inicio este curso de Arquivologia para o cargo de
Escrivo da Polcia Federal.
Reforando o j exposto na aula demonstrativa, nosso curso ser baseado
em exerccios comentados (100% do CESPE), enfatizandose que todo o contedo
terico necessrio ser didaticamente exposto.
Ainda, aviso desde j que estarei atento ao frum no decorrer do curso.
Peo que fique atento ao que postado l, j que as discusses l registradas
servem de complemento s aulas.
Espero que esteja bem e muito disposto a tirar o mximo proveito desta
primeira aula do curso.
Eis o contedo que abordaremos nesta aula:
AULA DATA CONTEDO
1 21.03
1. Conceitos fundamentais de ArquivologiaPrincpios, Classificao de Documentos, Classificao de
Arquivos. Sigilo e proteo da documentao
Por fim, na aula demonstrativa foram trabalhados conceitos que sero
abordados de forma mais completa nesta aula. Prefiro repetir o contedo,
considerandose, assim, esta aula como marco zero de nosso curso.
Vamos ao trabalho!
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Vale ainda o registro da principal finalidade de um arquivo, sendo este um
contedo cobrado de forma recorrente nas provas do CESPE.
A primeira finalidade do arquivo servir s atividades administrativas,
tomada de deciso e garantia de direitos e deveres.
H caractersticas bsicas de um arquivo, ressaltadas nas definies acima:
ARQUIVO
Caracterstica Descrio
Arquivos so conjuntos de
documentos
Documento toda informao registrada em um
meio fsico. Este meio fsico chamado de
suporte. Assim, temos que:DOCUMENTO = INFORMAO + SUPORTE
O suporte de um documento pode ser desde uma
folha de papel, at fitas magnticas, meios
audiovisuais entre outros.
Arquivos podem ser
produzidos e recebidos
por diferentes pessoas, de
naturezas distintas
Arquivos podem ser referentes a pessoas fsicas
ou jurdicas, pblicas ou privadas. Os arquivos de
um certo rgo so compostos por documentos
criados ou recebidos por este rgo, guardando,
pois, relao direta com suas atividades.
A finalidade primria dos
documentos de um
arquivo administrativa,
funcional ou legal/fiscal
Tratase do chamado valor primrio dos
documentos de um arquivo, sendo relacionado s
razes de criao destes documentos, sejam elas
de fundo administrativo, funcional ou legal/fiscal.
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A finalidade secundria
dos documentos de um
arquivo prova e
informao
Os documentos de um arquivo, geralmente sendo
relativos s atividades de uma instituio, podemservir de simples informao ou de prova de
aes tomadas em seu curso histrico.Este valor,
denominado secundrio, no inerente a todos
os documentos.
O arquivo possui uma
natureza orgnica
A natureza orgnica de um arquivo (tambm
conhecida como inter
relacionamento) refere
seao fato de um documento estar logicamente
relacionado a outros documentos de um acervo
(=conjunto de documentos).
Assim, um conjunto de documentos que no
guardam relao entre si no um arquivo.
A ltima caracterstica da tabela acima a natureza orgnica dos
documentos de um arquivo cobrada pelo CESPE de modo recorrente.
Devemos ter em mente que um arquivo tem por objetivo a preservao de
documentos originados na atividade de determinada instituio ou pessoa. Assim,
estes documentos contam a histria de determinada ao, ou ato administrativo,
se for o caso. O valor de um documento, dessa maneira, diretamente relacionado
sua interligao com outros documentos que contam o restante da histria.
Assim, um documento referente homologao de um procedimento
licitatrio, por exemplo, caso seja destacado do restante de
documentos que contm todos os dados do certame (especificao,
edital, atas de prego etc), no apresentar o mesmo valor do que a
integralidade do processo.
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Uma metfora simples, mas bem aplicvel, a seguinte: o documento
destacado apenas o tijolo, o arquivo o muro completo.
Vejamos como o CESPE cobra estes conceitos fundamentais de Arquivologia
em suas provas.
* o seguinte texto vlido para as questes 1 e 2 *
Os arquivos so reconhecidos, cada vez mais, como umcapital informacionalimportante para as organizaes pblicas eprivadas. Eles esto situados em umcontexto administrativo eorganizacional em que a informao deve ser
considerada,organizada e tratada como um recurso to importante quanto osrecursos humanos, materiais ou financeiros.
JeanYves Rousseau e Carol Couture.Os fundamentos da disciplina arquivstica. Lisboa: DomQuixote, 1998 (com adaptaes).
Tendo o texto acima como referncia inicial, julgue os itens aseguir, relativos aosarquivos.
1.(CESPE / ANVISA / 2007) O carter orgnico uma das caractersticas bsicas
dos arquivos.
2.(CESPE / TRE MA / 2009) A significao do acervo documental arquivsticoindepende da relao que os documentos estabelecem entre si.
Ambas as questes tratam da natureza orgnica que inerente aos
arquivos. Como vimos, em um arquivo, os documentos esto logicamente
relacionados uns aos outros. Sem esta condio o interrelacionamento no h
de se falar em arquivos.Desta maneira, temos que as questes 1 e 2 esto CERTA / ERRADA,
respectivamente.
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3.(CESPE / DPU / 2010 adaptada) Os objetivos de produo dos arquivos estorelacionados s questes artsticas, tcnicas e educativas.
Como vimos, a finalidade principal do arquivo servir de simples informao
ou de prova de aes tomadas no curso de uma organizao.
Neste aspecto, cabe falarmos sobre os valores de documentos constantes
de um arquivo:
Valor primrio: um valor temporrio que todo o documento
apresenta, concernente aos aspectos administrativos, funcionais elegais da organizao. Todo documento nasce com esse valor, mas o
perde com o decorrer do tempo.
Valor secundrio: um valor definitivo que o documento apresenta
para sua organizao, estando intimamente relacionado com sua
importncia histrica. Obviamente, nem todo documento
apresentar valor secundrio.
Uma vez que o valor secundrio no apresentado por todos os
documentos, podemos afirmar que o propsito da criao de arquivos possui
estreita relao to somente com o valor secundrio. Dessa maneira, os objetivos
de produo de arquivos esto relacionados s questes administrativas,
funcionais e legais de sua organizao.
A questo, portanto, est ERRADA.
4. (CESPE / DPU / 2010) O valor primrio de um documento de arquivo:
a) o valor do documento para referncia e informao.b)proporciona provas das origens, das funes, dosprocedimentos e das
transaes importantes de umaorganizao.c) o valor que o documento possui em virtude de seu assunto.
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d) a qualidade do documento embasada nas utilizaes noimediatas oucientficas.
e) a qualidade de um documento embasada nas utilizaesimediatas eadministrativas fornecidas pelos seus criadores.Esta questo traz uma transcrio de Rousseau e Couture (1998, p. 117118)1,
que fazem a seguinte definio de valor primrio dos documentos:
Valor primrio = qualidade de um documento baseado nas utilizaes imediatas e
administrativas que lhe deram os seus criadores, por outras palavras, nas razes
para as quais o documento foi criado. A noo de valor primrio est diretamente
ligada razo de ser de documentos e recobre exatamente a utilizao dos
documentos para fins administrativos.
Ante o trecho sublinhado acima, vemos que a alternativa E est correta.
A fim de esgotar este tema, recorremos ainda ao preconizado pela Resoluo
n 14/2001 do CONARQ, que traz as seguintes definies de valor primrio e
secundrio:
O valor primrio referese ao uso administrativo para o rgo, razo primeira da
criao do documento (...) Relacionase, portanto, ao perodo de utilidade do
documento para o cumprimento dos fins administrativos, legais ou fiscais.
O valor secundrio referese ao uso para outros fins que no aqueles para os quais
os documentos foram criados, podendo ser:
a) Probatrio quando comprova a existncia, o funcionamento e as aes da
instituio;
b) Informativo quando contm informaes essenciais sobre matrias com que a
organizao lida, para fins de estudo ou pesquisa.
5. (CESPE / DPU / 2010) No que concerne o valor secundrio, assinale a opocorreta:
1
COUTURE, C; ROUSSEAU, J. Y. Os Fundamentos da Disciplina Arquivstica, Lisboa: Dom Quixote,
1998.
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a) O valor secundrio identificado naqueles documentos que so usados
pelos motivos que permitiram o seu aparecimento.b) o valor que um documento possui para a atividade cultural querepresenta.c) o valor que um documento possui perante a lei para comprovar um fatoou constituir um direito.d) O valor secundrio dividido em duas categorias: valor informativo e valorprobatrio.e) A existncia do valor secundrio em um documento o caracteriza comopertencente ao arquivo intermedirio.
Conforme a definio registrada na Resoluo n 14/2001 do CONARQ, exposta
na questo anterior, vemos que as outras funcionalidades que garantem a um
documento o valor secundrio so sua finalidade probatrio e/ou informativa (e
no a eventual relevncia para a atividade cultural que representa). Desta maneira,
a alternativa D est correta.
Com relao s outras alternativas, vale o comentrio de que o uso de um
documento de acordo com os motivos que permitiram seu aparecimento est
relacionado a seu valor primrio. Da mesma forma relacionada com o valor
primrio est a capacidade de um documento constituir um direito. Por fim, a
existncia do valor secundrio em um documento o caracteriza como pertencente
ao arquivo permanente, como veremos no decorrer de nosso curso.
6. (CESPE / ANAC / 2009) A funo primria do arquivo funcional, isto , ser
instrumento da administrao. Em um segundo momento, considerase o
valor para a histria e a cultura de uma sociedade.
O enunciado apenas refora o que abordamos nas ltimas questes. Tratase
do valor primrio inerente a todo e qualquer documento de um arquivo,
justificado a partir da razo de sua existncia: ser um instrumento da
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administrao; e do valor secundrio, que nem todos os documentos iro
apresentar.
A questo est CERTA.
7. (CESPE / DPU / 2010) O Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), rgocolegiado do Arquivo Nacional, tem por finalidade:
a)propor medidas preventivas e diretrizes para a classificao e avaliaodos documentos arquivsticos.
b) elaborar as instrues normativas para a classificao, avaliao e
destinao dos documentos.c) planejar as diretrizes para a transferncia e o recolhimento dos acervos
arquivsticos pblicos.d) exercer orientao normativa visando gesto documental e proteo
especial dos documentos de arquivo.e) orientar os rgos pblicos quanto ao estabelecimento de prazos para a
guarda do acervo arquivstico.
Conforme exposto anteriormente, a questo aborda a finalidade do
CONARQ, rgo colegiado vinculado ao Arquivo Nacional da Casa Civil da
Presidncia da Repblica. Vejamos o contedo do artigo 1 do Decreto n
4.073/2002:
Art. 1oO Conselho Nacional de Arquivos CONARQ, rgo colegiado, vinculado ao Arquivo
Nacional, criado pelo art. 26 da Lei no
8.159, de 8 de janeiro de 1991, tem por finalidade
definir a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, bem como exercer orientao
normativa visando gesto documental e proteo especial aos documentos de
arquivo.
Veja que o CESPE cobra a letra da lei neste caso, sendo que a alternativa D
apresenta a transcrio do trecho sublinhado acima.
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8. (CESPE / ABIN / 2010) Quando separado do seu conjunto, ou seja, do todoao qual pertence, o documento de arquivo perde muito do seu significado.
A natureza orgnica de um arquivo garante que um documento dele constante
guarde relao lgica com outros documentos do acervo.
Dessa maneira, caso seja separado do conjunto, a perda do significado do
documento pode ser significativa, j que estar retratando apenas parte da
histria.
A questo est CERTA
Tendo visto as caractersticas gerais dos arquivos, bem como os valores
atribudos a seus documentos, hora de nos aprofundarmos no estudo dascaractersticas e dos princpios que regem a formao e a administrao dosdocumentos arquivsticos. o que trataremos na prxima seo da aula.
B CARACTERSTICAS E PRINCPIOS APLICADOS AO DOCUMENTOARQUIVSTICO
9. (CESPE / ME / 2008) O documento de arquivo fonte de prova e essepotencial probatrio advm das seguintes caractersticas desse tipo dedocumento: autenticidade, naturalidade, imparcialidade, interrelacionamento e unicidade.
Os documentos arquivsticos necessitam permitir a reconstruo ou o registro
de aes levadas a cabo, seja com propsito administrativo ou cultural (histrico),
com valores respectivamente primrio ou secundrio. Um documento falso ou em
duplicidade com outro no agrega valor: ao contrrio, pode constituir uma barreira
na sua finalidade probatria de uma determinada transao.
Assim, as caractersticas e os princpios inerentes aos documentos arquivstico e
sua administrao esto relacionadas abaixo:
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DOCUMENTO ARQUIVSTICO
CARACTERSTICA DESCRIO
Autenticidade
o atributo que confere a confiabilidade ao
registro.
Um documento autntico quando o produto das
aes regulares e legais (e, portanto, passveis de
comprovao) de uma organizao.
Naturalidade
No se coletam os documentos de um arquivo demodo artificial (por exemplo, negociando, como
seria o caso de um museu). Os documentos
arquivsticos so acumulados ao longo do tempo,
naturalmente, de acordo com os atos e aes na
busca dos objetivos organizacionais.
Imparcialidade
Sem este atributo, um documento arquivsticos
perderia por completo a capacidade de servir de
prova a transaes efetuadas. A imparcialidade diz
respeito ao pressuposto de que os registros so
livres de preconceitos, sendo um retrato fiel da
realidade.
Interrelacionamento
O interrelacionamento de um documento
arquivsticos referese justamente ao seu carter
orgnico, discutido anteriormente.
O significado de um documento, dessa maneira,
passa a depender do restante dos documentos do
arquivo. o chamado valor de conjunto: quando
destacado do todo, corre o risco de perder sua
relevncia.
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Unicidade
A unicidade de um documento arquivsticos
relacionase com o fato de assumir um lugar nico
na estrutura documental do grupo ao qual
pertence. Visto que o arquivo visa a guardar
informaes acerca de um determinado processo
de trabalho, com aes cronolgicas, de se
esperar que um determinado registro no caiba em
diferentes ocasies dentro deste processo. A
unicidade est intimamente relacionada ao
princpio do Respeito Ordem Original.
PRINCPIO DESCRIO
Respeito ordemoriginal
Na administrao do conjunto de documentos,
devese respeitar, para fins de guarda e registro, o
fluxo natural com que ocorreu a produo.
Por exemplo, as folhas de qualquer processo
administrativo devem ser numeradas e jamais
substitudas, visando a retratar a ordem racional em
que as aes foram tomadas.
Este princpio tambm conhecido como
Organicidade.
Provenincia
A Provenincia tambm conhecida por Princpio
da Procedncia ou Princpio de Respeito aosFundos.
Segundo este princpio, todos os documentos
provenientes de uma mesma fonte geradora
(entidade, rgo ou pessoa fsica) devem ser
mantidos em um mesmo fundo (= conjunto
documental).
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Territorialidade
Os arquivos devem ser conservados o mais prximo
possvel do local de sua criao. A aplicao doPrincpio da Territorialidade significa que os
arquivos devem ser guardados pela instituio que
os criou (COUTURE; ROUSSEAU, 1998, p. 84).
Este princpio tambm conhecido como Princpio
da Provenincia Territorial, sendo uma derivao do
Princpio da Provenincia. Em acepo muito
prxima ao do pargrafo anterior, podemos dizer
que a Territorialidade implica que osarquivos devemser conservados em servios de arquivo do
territrio em que foram produzidos (a exceo a
esta regra composta pelos arquivos elaborados
pelas representaes diplomticas ou resultantes
de operaes militares).
O enunciado da questo contempla todas as caractersticas de um documento
arquivstico, listadas na tabela acima.A questo, portanto est CERTA.
10.(CESPE / DFTRANS/ 2008) Os documentos so meios naturais, imparciais,interdependentes, nicos resduos e prova das atividades do seucriador/acumulador.
A assertiva acima se refere s caractersticas do documento arquivstico.
possvel fazermos as relaes dos termos empregados no enunciado com as
caractersticas trabalhadas na questo anterior:
naturais Naturalidade;
imparciais Imparcialidade;
interdependentes Interrelacionamento;
nicos resduos Unicidade
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Em decorrncia desses atributos (somados autenticidade do registro), o
documento passa a prestar finalidade de servir como prova das atividades do
agente.
Portanto, a questo est CERTA.
11.(CESPE / ABIN / 2010) De acordo com o princpio da provenincia, ou derespeito aos fundos, os documentos acumulados por diferentes pessoasjurdicas devem ser mantidos separados, pois no podem ser misturados.
Como vimos, o atendimento ao Princpio da Provenincia (ou de Respeito aosFundos) implica que a organizao dos arquivos deve se ater estritamente fonte
que o produz. Isso significa que um arquivo originrio de determinada fonte
(pessoa fsica ou jurdica) deve manter sua individualidade, no sendo mesclado a
outros de origens distintas.
A questo est, portanto, CERTA.
12.(CESPE / DPU / 2010) No que concerne ao princpio da territorialidade,assinale a opo correta.
a) Segundo esse princpio, os arquivos devem ser entregues ao servio dearquivo com jurisdio arquivstica sobre o territrio.b) Esse princpio estipula que os arquivos devem ser conservados nosservios de arquivo do territrio em que foram produzidos.c) A aplicao desse princpio feita somente nos planos nacional eregional.d) H uma estreita vinculao desse princpio com o princpio da
provenincia.e) Esse princpio foi elaborado na mesma poca do princpio do respeitoaos fundos.
O Princpio da Territorialidade, ou da Provenincia Territorial, prega que os
arquivos devem ser conservados nos servios de arquivo do territrio em que
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foram produzidos, com a exceo dos documentos resultantes de operaes
militares ou elaborados por representaes diplomticas.
O atendimento a este princpio permite uma melhor compreenso do
significado guardado pelo arquivo, dado que o ambiente seguramente influencia a
gerao dos documentos dele constante.
Frisase, ainda, que a aplicao deste princpio feita nos planos nacional,
regional e institucional, bem como a banca no entende haver uma estreita relao
entre este princpio com o da provenincia.
Desta maneira, inferese que a alternativa B est correta.
13.(CESPE / ANTAQ / 2009) A instituio como sujeito produtor dedocumentos , o documento de arquivo como produto da atividade dainstituio e o arquivo so elementos que possibilitam o enunciadoterico do princpio da provenincia.
Vimos que, segundo o Princpio da Provenincia, os documentos provenientes
de uma mesma fonte geradora devem ser mantidos em um mesmo fundo.
Poderamos enunciar este princpio da seguinte forma: o documento de
arquivo originrio de uma certainstituio no deve ser misturado com
proveniente de outra, mantendose, desta maneira, a segregao dos arquivos.
O enunciado est CERTO.
14.(CESPE / DPU / 2010) O princpio de respeito ordem original referese aorespeito organicidade e ao fluxo natural e orgnico com que osdocumentos foram produzidos.
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Conforme o Princpio do Respeito Ordem Original, tambm conhecido como
Princpio da Organicidade, a manuteno da ordem de criao dos documentos, no
arquivo, essencial para a compreenso total de seu significado.
Uma vez que os arquivos nada mais so do que registros de uma srie de aes
que ocorrem no fluxo temporal (processos), respeitar a ordem original de criao
dos documentos possibilita a leitura dos fatos medida que foram ocorrendo.
A assertiva, assim, est CERTA.
Os documentos arquivsticos podem ser classificados de distintas maneiras.
Esse o assunto a ser tratado na prxima seo.
C CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS
15.(CESPE / TRE MA / 2009) Os filmes cinematogrficos e as fitas de vdeofazem parte do gnero documental conhecido como iconogrfico.
Os documentos arquivsticos podem ser classificados de acordo com dois
critrios principais: segundo o gnero e segundo a natureza do assunto. A
classificao de acordo com a natureza do assunto (documentos ostensivos e
sigilosos) ser vista ainda nesta aula. Vejamos agora com maior detalhe os gneros
de documentos.
Classificao segundo o gnero
A classificao de um documento segundo o gnero diz respeito ao suporte no
qual registrada ou veiculada a informao. So 7 categorias:
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Somente para esclarecer, sempre que um documento necessitar de um
equipamento de informtica usualmente um computador para ser lido, ele ser
classificado como digital. Assim, um arquivo de extenso .MP3 digital, bem como
um vdeo .MPEG.
Bom... acho que aps essa longa exposio, nem lembramos mais da
questo. Vamos voltar a ela:
(CESPE / TRE MA / 2009) Os filmes cinematogrficos e as fitas de vdeo fazem parte do gnero
documental conhecido como iconogrfico.
Conforme vimos na relao de categorias relativas classificao dos
documentos segundo o gnero, os filmes cinematogrficos e as fitas de vdeo so
documentos filmogrficos, uma vez que contm imagens em movimento. Os documentos iconogrficos retratam apenas imagens estticas.
A questo est, assim, ERRADA.
16.(CESPE / Polcia Federal / 2009) Documentos iconogrficos so aqueles em
formatos e dimenses variveis, com representaes geogrficas,arquitetnicas ou de engenharia.
O enunciado faz referncia aos documentos do gnero cartogrfico.
Como vimos, os documentos iconogrficos contm imagens estticas
desenhos, fotografias, slides, gravuras etc.
A assertiva est ERRADA.
17.(CESPE / TRE AL / 2009) Alm dos documentos textuais, os arquivosocupamse do gerenciamento e arquivamento de documentospertencentes ao gnero iconogrfico, filmogrfico e sonoro.
Os documentos do gnero escrito ou textual so apenas os mais comuns de
serem encontrados em arquivos. Contudo, os gneros informticos ou digitais,
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iconogrficos, filmogrficos, sonoros, cartogrficos e microgrficos so, da mesma
forma encontrados em arquivos, merecendo o devido gerenciamento.
A assertiva est, assim, CERTA.
18.(CESPE / ABIN / 2010) Mapas e plantas fazem parte do gnero documentalconhecido como cartogrfico.
Mapas, projetos e plantas so exemplos de documentos classificados no gnero
cartogrfico.
A questo est CERTA.
D CLASSIFICAO DE ARQUIVOS
Analogamente ao visto com documentos, h mais de uma maneira de se
classificar arquivos. Os principais critrios so listados a seguir:
SEGUNDO A NATUREZA DOS DOCUMENTOS
ARQUIVO DESCRIO EXEMPLO
Especial
Necessitam de condies peculiares
para o armazenamento dos
documentos
Arquivos de fotografias
Especializado
Destinamse a guardar documentos
cujos contedos so atinentes a um
assunto ou rea especfica do
conhecimento.
Arquivos sobre a
ditadura militar
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SEGUNDO AS ENTIDADES MANTENEDORAS
ARQUIVO DESCRIO
Pblico
So os conjuntos de documentos produzidos e
recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos
pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito
Federal e municipal em decorrncia de suas funes
administrativas, legislativas e judicirias (artigo 7 da
Lei n 8.159/1991).
Privado
So privados os conjuntos de documentos produzidos
ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em
decorrncia de suas atividades (artigo 11 da Lei n
8.159/1991).Arquivos privados podem ser de
interesse pblico e social, desde que considerados
pelo Poder Pblico como conjuntos de fontes
relevantes para a histria e desenvolvimento cientfico
nacional.
Cabe a observao de que entidades privadas encarregadas de servios pblicos
no exerccio de suas atividades podem gerenciar arquivos pblicos, conforme
preconizado pelo 1 do artigo 7 da Lei n 8.159/1991.
SEGUNDO OS ESTGIOS DE SUA EVOLUO
De acordo com o estgio de sua evoluo, um arquivo pode ser classificado
como corrente, intermedirio ou permanente, conforme esquematizado abaixo:
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Nessa condio, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por
essas instituies so considerados arquivos pblicos, em consonncia com o 1
do artigo 7 da Lei n 8.159/1991.
Dessa maneira, a alternativa E est correta.
20.(CESPE / DPU / 2010 adaptada) Os arquivos correntes devem sermantidos prximos dos usurios diretos em razo da frequncia com queso consultados ou da grande possibilidade de uso que os documentosdessa idade tm.
exatamente isso. Tendo em vista a grande frequncia / possibilidade de uso
dos documentos constantes dos arquivos correntes, no seria eficiente o uso de
um arquivo central para este fim, em especial em grandes organizaes.
A questo est, portanto, CERTA.
21.(CESPE / DPU / 2010 adaptada) O armazenamento dos documentos dos
arquivos correntes deve, pelas caractersticas dessa fase, ser centralizadoem um nico lugar no rgo pblico ou empresa privada.
Uma vez que os documentos constantes dos arquivos correntes so utilizados
com frequncia, recomendvel o uso de um arquivo setorial para este fim.
A assertiva est ERRADA.
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Mostrase relevante transcrever aquilo que a Lei n 8.159/91, no 1 do
artigo 23, v como documentos originalmente sigilosos:
1 Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado, bem
como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra
e da imagem das pessoas so originariamente sigilosos.
Dentro da categoria documento sigiloso, h ainda classificaes atinentes
ao grau de sigilo, definida pelo Decreto n 4.553/2002. So 4 os graus de sigilo,
listados em ordem crescente:
Classificao de documentos sigilosos
Grau de Sigilo Descrio
Reservado
Dados ou informaes cuja revelao noautorizada
possa comprometer planos, operaes ou objetivos
neles previstos ou referidos
Confidencial
Dados ou informaes cuja revelao noautorizada
possa frustrar seus objetivos ou acarretar dano
segurana da sociedade ou do Estado.
Secreto
Dados ou informaes cujo conhecimento no
autorizado possa acarretar dano grave segurana da
sociedade ou do Estado.
Ultrassecreto
Dados ou informaes cujo conhecimento no
autorizado possa acarretar dano excepcionalmente
grave segurana da sociedade ou do Estado.
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Por fim, cabe esclarecer que, quando classificados como sigilosos, os
documentos no carregam eternamente esse rtulo. Veja o contedo do artigo 7
do Decreto n 4.553/2002:
Art. 7o
Os prazos de durao da classificao a que se refere este Decreto vigoram a partir dadata de produo do dado ou informao e so os seguintes:
I - ultra-secreto: mximo de trinta anos;
II - secreto: mximo de vinte anos;
III - confidencial: mximo de dez anos; e
IV - reservado: mximo de cinco anos.
Pargrafo nico. Os prazos de classificao podero ser prorrogados uma vez, por igualperodo, pela autoridade responsvel pela classificao ou autoridade hierarquicamente superiorcompetente para dispor sobre a matria.
Com relao questo, apesar de seu contedo estar contemplado na tabela
acima, nunca demais nos reportarmos letra da lei. Assim, eis o que nos
apresenta o artigo 5 do Decreto n 4.553/2002:
Art. 5 Os dados ou informaes sigilosos sero classificados em ultra-secretos, secretos,confidenciais e reservados, em razo do seu teor ou dos seus elementos intrnsecos.
4 So passveis de classificao como reservados dados ou informaes cuja revelaono-autorizada possa comprometer planos, operaes ou objetivos neles previstos ou referidos.
Podemos ver que o enunciado est em conformidade com o Decreto.
A questo est CERTA.
23.(CESPE / SGAPROC / 2004) possvel atribuir graus diferentes de sigilo apartes de um mesmo documento, mas, no seu todo, ele receber o grau desigilo mais elevado aplicado s suas partes.
Vejamos o que nos traz o artigo 13 do Decreto n 4.553/2002:
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Art. 13. As pginas, os pargrafos, as sees, as partes componentes ou os anexos de um
documento sigiloso podem merecer diferentes classificaes, mas ao documento, no seu todo,
ser atribudo o grau de sigilo mais elevado, conferido a quaisquer de suas partes.Assim, se um determinado relatrio, classificado como sigiloso, tiver 15
captulos, mas apenas um deles receber o grau de sigilo ultrassecreto, o relatrio
todo ser classificado nesta categoria.
A questo est CERTA.
24.(CESPE / STJ / 2008) O protocolo deve separar as correspondncias oficiais
das particulares e a correspondncia de carter ostensivo da de cartersigiloso.
Esta questo engloba conhecimentos tanto sobre protocolo quanto sobre a
classificao de documentos quanto natureza do assunto.
Os documentos ostensivos e os oficiais que ingressam no protocolo atravs dos
Correios, ao serem recebidos, devero ser abertos, registrados, analisados,
classificados e depois distribudos a seus destinatrios.
De forma distinta, os documentos sigilosos e os particulares (um extrato de
carto de crdito de um funcionrio, que chegou pelo correio, por exemplo) no
so abertos, mas apenas distribudos a seus destinatrios.
A assertiva est CERTA.
25.(CESPE / TST / 2008) Na expedio e tramitao de documentos sigilosos, aunidade de arquivo e protocolo deve observar o acondicionamento dessesdocumentos em envelopes duplos e indicar o grau de sigilo no envelopeexterno.
O acondicionamento de documentos sigilosos realmente deve ser feito em
envelopes duplos quando forem expedidos ou tramitados, mas o grau de sigilo no
indicado no envelope externo, e sim no interno. Vejamos o contedo do artigo 24
do Decreto n 4.553/2002:
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Art. 24. Os documentos sigilosos em suas expedio e tramitao obedecero s seguintesprescries:
I - sero acondicionados em envelopes duplos;
II - no envelope externo no constar qualquer indicao do grau de sigilo ou do teor dodocumento;
III - no envelope interno sero apostos o destinatrio e o grau de sigilo do documento, demodo a serem identificados logo que removido o envelope externo;
IV - o envelope interno ser fechado, lacrado e expedido mediante recibo, que indicar,necessariamente, remetente, destinatrio e nmero ou outro indicativo que identifique odocumento;
V - sempre que o assunto for considerado de interesse exclusivo do destinatrio, ser inscritaa palavra pessoal no envelope contendo o documento sigiloso.
A questo est, portanto, ERRADA.
26.(CESPE / STJ / 2004) indicada a guarda armada para os documentos ultrasecretos, em caso de impedimento do uso de cofre forte.
So necessrias condies especiais de segurana para a proteo e guarda de
documentos sigilosos, sendo que tais condies so mais rgidas quanto maior o
grau de sigilo conferido. Vejamos o contedo do artigo 30 do Decreto n
4.553/2002:
Art. 30. Os documentos sigilosos sero mantidos ou guardados em condies especiais desegurana, conforme regulamento.
1 Para a guarda de documentos ultra-secretos e secretos obrigatrio o uso de cofre forteou estrutura que oferea segurana equivalente ou superior.
2Na impossibilidade de se adotar o disposto no 1, os documentos ultra-secretosdevero ser mantidos sob guarda armada.
O enunciado da questo est em conformidade com o 2, destacado acima.
A questo est CERTA.
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Bom, ficaremos por aqui nesta primeira aula. Na prxima semana veremos
com maior ateno os arquivos correntes e intermedirios, em especial os
procedimentos administrativos que so neles efetuados.
Quaisquer dvidas, ficarei atento ao frum.
Bons estudos!!
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QUESTES APRESENTADAS NESTA AULA
* o seguinte texto vlido para as questes 1 e 2 *
Os arquivos so reconhecidos, cada vez mais, como umcapital informacionalimportante para as organizaes pblicas eprivadas. Eles esto situados em umcontexto administrativo eorganizacional em que a informao deve serconsiderada,organizada e tratada como um recurso to importante quanto osrecursos humanos, materiais ou financeiros.
JeanYves Rousseau e Carol Couture.Os fundamentos da disciplina arquivstica. Lisboa: Dom
Quixote, 1998 (com adaptaes).
Tendo o texto acima como referncia inicial, julgue os itens aseguir, relativos aosarquivos.
1. (CESPE / ANVISA / 2007) O carter orgnico uma das caractersticasbsicas dos arquivos.
2. (CESPE / TRE MA / 2009) A significao do acervo documentalarquivstico independe da relao que os documentos estabelecem entre
si.
3. (CESPE / DPU / 2010 adaptada) Os objetivos de produo dos arquivosesto relacionados s questes artsticas, tcnicas e educativas.
4. (CESPE / DPU / 2010) O valor primrio de um documento de arquivo:
a) o valor do documento para referncia e informao.b) proporciona provas das origens, das funes, dos procedimentos e das
transaes importantes de uma organizao.c) o valor que o documento possui em virtude de seu assunto.d) a qualidade do documento embasada nas utilizaes no imediatas oucientficas.e) a qualidade de um documento embasada nas utilizaes imediatas eadministrativas fornecidas pelos seus criadores.
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5. (CESPE / DPU / 2010) No que concerne o valor secundrio, assinale a opocorreta:
a) O valor secundrio identificado naqueles documentos que so usadospelos motivos que permitiram o seu aparecimento.b) o valor que um documento possui para a atividade cultural querepresenta.c) o valor que um documento possui perante a lei para comprovar umfato ou constituir um direito.d) O valor secundrio dividido em duas categorias: valor informativo evalor probatrio.e) A existncia do valor secundrio em um documento o caracteriza como
pertencente ao arquivo intermedirio. 6. (CESPE / ANAC / 2009) A funo primria do arquivo funcional, isto , ser
instrumento da administrao. Em um segundo momento, considerase ovalor para a histria e a cultura de uma sociedade.
7. (CESPE / DPU / 2010) O Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), rgocolegiado do Arquivo Nacional, tem por finalidade:
a) propor medidas preventivas e diretrizes para a classificao e avaliaodos documentos arquivsticos.b) elaborar as instrues normativas para a classificao, avaliao edestinao dos documentos.c) planejar as diretrizes para a transferncia e o recolhimento dos acervosarquivsticos pblicos.d) exercer orientao normativa visando gesto documental e proteoespecial dos documentos de arquivo.e) orientar os rgos pblicos quanto ao estabelecimento de prazos para aguarda do acervo arquivstico.
8. (CESPE / ABIN / 2010) Quando separado do seu conjunto, ou seja, do todoao qual pertence, o documento de arquivo perde muito do seu significado.
9. (CESPE / ME / 2008) O documento de arquivo fonte de prova e essepotencial probatrio advm das seguintes caractersticas desse tipo dedocumento: autenticidade, naturalidade, imparcialidade, interrelacionamento e unicidade.
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10.(CESPE / DFTRANS/ 2008) Os documentos so meios naturais, imparciais,interdependentes, nicos resduos e prova das atividades do seu
criador/acumulador.
11.(CESPE / ABIN / 2010) De acordo com o princpio da provenincia, ou derespeito aos fundos, os documentos acumulados por diferentes pessoasjurdicas devem ser mantidos separados, pois no podem ser misturados.
12.(CESPE / DPU / 2010) No que concerne ao princpio da territorialidade,assinale a opo correta.
a) Segundo esse princpio, os arquivos devem ser entregues ao servio de
arquivo com jurisdio arquivstica sobre o territrio.b) Esse princpio estipula que os arquivos devem ser conservados nosservios de arquivo do territrio em que foram produzidos.c) A aplicao desse princpio feita somente nos planos nacional eregional.d) H uma estreita vinculao desse princpio com o princpio daprovenincia.e) Esse princpio foi elaborado na mesma poca do princpio do respeitoaos fundos.
13.(CESPE / ANTAQ / 2009) A instituio como sujeito produtor dedocumentos , o documento de arquivo como produto da atividade dainstituio e o arquivo so elementos que possibilitam o enunciadoterico do princpio da provenincia.
14.(CESPE / DPU / 2010) O princpio de respeito ordem original referese aorespeito organicidade e ao fluxo natural e orgnico com que osdocumentos foram produzidos.
15.(CESPE / TRE MA / 2009) Os filmes cinematogrficos e as fitas de vdeofazem parte do gnero documental conhecido como iconogrfico.
16.(CESPE / Polcia Federal / 2009) Documentos iconogrficos so aqueles emformatos e dimenses variveis, com representaes geogrficas,arquitetnicas ou de engenharia.
17.(CESPE / TRE AL / 2009) Alm dos documentos textuais, os arquivosocupamse do gerenciamento e arquivamento de documentospertencentes ao gnero iconogrfico, filmogrfico e sonoro.
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18.(CESPE / ABIN / 2010) Mapas e plantas fazem parte do gnero documental
conhecido como cartogrfico.
19.(CESPE / DPU / 2010) O acervo arquivstico acumulado pelas empresaspblicas e pelas sociedades de economia mista considerado, de acordocom a legislao, arquivo:
a) governamental.b) privado.c) particular.d) privado de interesse social.
e) pblico.
20.(CESPE / DPU / 2010 adaptada) Os arquivos correntesdevem sermantidos prximos dos usurios diretos em razo da frequncia com queso consultados ou da grande possibilidade de uso que os documentosdessa idade tm.
21.(CESPE / DPU / 2010 adaptada) O armazenamento dos documentos dosarquivos correntes deve, pelas caractersticas dessa fase, ser centralizadoem um nico lugar no rgo pblico ou empresa privada.
22.(CESPE / SGAPROC / 2004) Em razo do seu teor e dos seus elementosintrnsecos, as informaes sigilosas so classificadas em ultrasecretas,secretas, confidenciais e reservadas. So classificados como reservados osdocumentos cuja revelao noautorizada possa comprometerosobjetivos neles previstos.
23.(CESPE / SGAPROC / 2004) possvel atribuir graus diferentes de sigilo apartes de um mesmo documento, mas, no seu todo, ele receber o grau de
sigilo mais elevado aplicado s suas partes.
24.(CESPE / STJ / 2008) O protocolo deve separar as correspondncias oficiaisdas particulares e a correspondncia de carter ostensivo da de cartersigiloso.
25.(CESPE / TST / 2008) Na expedio e tramitao de documentos sigilosos, aunidade de arquivo e protocolo deve observar o acondicionamento desses
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documentos em envelopes duplos e indicar o grau de sigilo no envelopeexterno.
26.(CESPE / STJ / 2004) indicada a guarda armada para os documentos ultrasecretos, em caso de impedimento do uso de cofre forte.
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Sucesso!