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RECTORIng. Luís Katsumi Maezono Yamashita
VICERRECTOR ACADEMICODr. Víctor Guevara Carrasco
VICERRECTOR ADMINISTRATIVOIng. Luís Briceño Berrú
DIRECTOR DE LA BIBLIOTECA AGRICOLA NACIONALIng. Carlos Vargas Salas
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JEFE DE LA OFICINA ADMINISTRATIVA DE PLANIFICACIÓNMg. Sc. Teresa Velásquez Bejarano
JEFA DEL DEPARTAMENTO DE RACIONALIZACIÓN Y ESTADÍSTICA Economista Noris Castro Acevedo
SECRETARIASra. Laura Osorio Ramos
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INDICEDEL MANUAL DE PROCEDIMIENTO
Introducción..................................................................................................................... 6I. Objetivo...................................................................................................................... 7II. Base Legal................................................................................................................. 7III. Alcance...................................................................................................................... 7IV. Aprobación y Actualización...................................................................................... 7V. Responsables…………………………………………………………………….... 7VI. Información Adicional…………………………………………………………….. 7
DE LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA BAN
PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LA DIRECCIÓN TÉCNICA DE SERVICIO AL PÙBLICOPROCEDIMIENTO DSP01…………………………………………………………. Expedición del Carné BAN…………………………………………………………….Diagrama de Flujo……………………………………………………………………...Anexos………………………………………………………………………………….
991011
PROCEDIMIENTO DSP02………………………………………………………….Préstamo de Publicaciones………………………………………………………..........Diagrama de Flujo……………………………………………………………………...Anexos………………………………………………………………………………….
12121314
PROCEDIMIENTO DSP03………………………………………………………….Servicio de Fotocopiado………………………………………………………………..Diagrama de Flujo……………………………………………………………………...
151516
PROCEDIMIENTO DSP04………………………………………………………….Servicio de Empaste……………………………………………………………………Diagrama de Flujo……………………………………………………………………...
171718
PROCEDIMIENTO DSP05………………………………………………………….Proceso de limpieza…………………………………………………………………….Diagrama de flujo………………………………………………………………………
191920
PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LA DIRECCIÓN TÉCNICA DE PROCESOS TÉCNICOS……………………………………………………………. 21PROCESO DPT01……………………………………………………………………Inventario de Material Bibliográfico…………………………………………………...Diagrama de Flujo……………………………………………………………………...
212123
PROCESO DPT02……………………………………………………………………Selección de Descarte (expurgo) en la Colección de la Biblioteca…………………….Diagrama de flujo………………………………………………………………………
252527
PROCESO DPT03……………………………………………………………………Selección de Adquisición de Material Bibliográfico…………………………………..Diagrama de Flujo……………………………………………………………………...
282829
PROCESO DPT04……………………………………………………………………Procesamiento de Material Bibliográfico………………………………………………Diagrama de Flujo……………………………………………………………………...
303032
PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LA DIRECCIÓN TÉCNICA DE SISTEMAS……………………………………………………………………………. 33PROCESO DS01……………………………………………………………………...Elaboración de Programas Informáticos y Mantenimiento…………………………….Diagrama de Flujo……………………………………………………………………...
333335
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PROCESO DS02……………………………………………………………………...Proceso de Mantenimiento y Adaptación de Base de Datos…………………………...Diagrama de Flujo……………………………………………………………………...
363638
PROCESO DS03……………………………………………………………………...Diseño y Mantenimiento del Sitio Web………………………………………………..Diagrama de Flujo……………………………………………………………………...
393941
PROCESO DS04……………………………………………………………………...Proceso de Copia de Respaldo (Backup) de la Información…………………………...Diagrama de Flujo……………………………………………………………………...
434344
PROCESO DS05……………………………………………………………………...Proceso de Mantenimiento de Equipos………………………………………………...Diagrama de Flujo……………………………………………………………………...
454547
PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LA UNIDAD TÉCNICA DE INFORMACIÓN ESPECIALIZADA………………………………………………. 48PROCESO DIE01…………………………………………………………………….Atención a Usuarios Presenciales……………………………………………………...Diagrama de Flujo……………………………………………………………………..Anexos…………………………………………………………………………………
48485950
PROCESO DIE02…………………………………………………………………….Atención de Usuarios Virtuales………………………………………………………..Diagrama de Flujo……………………………………………………………………..Anexo…………………………………………………………………………………..
51515253
PROCESO DIE03…………………………………………………………………….Búsqueda Especializada………………………………………………………………..Diagrama de Flujo……………………………………………………………………...
545455
PROCESO DIE04…………………………………………………………………….Capacitación en Base de Datos de la BAN…………………………………………….Diagrama de Flujo……………………………………………………………………...
565657
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INTRODUCCION
La Oficina Administrativa de Planificación, Órgano de Línea del Vice-Rectorado Administrativo, a través de su Departamento de Racionalización y Estadística en coordinación con la Biblioteca Agrícola Nacional (BAN) ha elaborado el Manual de Procedimientos Administrativos – MAPRO de la Biblioteca Agrícola Nacional, con la finalidad de establecer procedimientos descriptivos y sistematizados de acuerdo a la normatividad vigente.
El MAPRO es un instrumento de Gestión de la Biblioteca Agrícola Nacional, que tiene como propósito ser un instrumento útil y sencillo, de carácter instructivo y que sirva como guía orientadora a los Docentes, Personal Administrativo y alumnos de la UNALM, en el desarrollo de las actividades propias de la BAN.
El Manual contiene en forma detallada la ejecución de todos los Procedimientos utilizados en el cumplimiento de las funciones asignadas acordes con los dispositivos legales vigentes.
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I. OBJETIVOProporcionar al personal Administrativo de la BAN, en cualquier nivel de la organización y otros usuarios, una guía ejecutiva y un protocolo de actuación de acuerdo a las normas vigentes para atender lo solicitado y el tiempo promedio de respuesta.
II. BASE LEGAL
∗ Ley Universitaria Nº 23733.∗ Res. Nº 47213/UNA del 07 de Marzo de 1986, que aprueba el Reglamento General
de la Universidad Nacional Agraria La Molina.∗ Res. Nº 55341/UNA del 06 de Junio de 1995, que aprueba el Cuadro para
Asignación de Personal (CAP) y el Reglamento de Organización y Funciones (ROF) de la Universidad Nacional Agraria La Molina.
∗ Resolución Jefatural Nº 109-95-INAP/DNR, que aprueba la Directiva Nº 002-95-INAP/DNR, sobre los Lineamientos Técnicos para Formular los Documentos de Gestión, en un Marco de Modernización Administrativa.
∗ Directiva Nº 002-77-INAP/ANR “Normas para la Formulación de los Manuales de Procedimientos”.
III. ALCANCEPersonal Docente, Administrativo, Estudiantes y autoridades de la UNALM.
IV. APROBACION, REVISIÓN Y ACTUALIZACIONEl presente Manual de Procedimientos será propuesto por la Oficina Administrativa de Planificación y con el Visto Bueno de la Biblioteca Agrícola Nacional será elevado al Rector, para su aprobación mediante Resolución Rectoral; máxima Norma Administrativa de la UNALM.
El Manual de Procedimientos Administrativos será revisado periódicamente, cuando se apruebe o modifique una disposición que afecte directa o indirectamente el desarrollo de los procedimientos contenidos en los Manuales.
V. RESPONSABLES∗ Director de la Biblioteca Agrícola Nacional.∗ Jefe de las Diversas Direcciones Técnicas.∗ Personal Administrativo.
VI. INFORMACION ADICIONALCon la finalidad de organizar los procedimientos de acuerdo al área de trabajo se ha considerado las siguientes siglas:
DG Dirección GeneralDSP Dirección Técnica de Servicios al PúblicoDPT Dirección Técnica de Procesos TécnicosDS Dirección Técnica de SistemasDIE Unidad Técnica de Información Especializada
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PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVOS DE LA DIRECCION TECNICA DE SERVICIO AL PÚBLICO
PROCEDIMIENTO DSP01 EXPEDICION DEL CARNÉ BAN
1. FinalidadExpedir un documento al usuario interno y externo que permita hacer uso de los servicios de la BAN.
2. Alcance Diversos usuarios que soliciten servicios de la BAN.
3. Base Legal∗ Ley Universitaria Nº 23733.∗ Res. Nº 47213/UNA del 07 de Marzo de 1986, que aprueba el Reglamento
General de la Universidad Nacional Agraria La Molina.∗ Res. Nº 614–2008–UNALM del 21 de Mayo del 2008, que aprueba el Texto
Único de Procedimientos Administrativos (TUPA)
4. Requisitos∗ Documento de Identidad o carné universitario del Usuario, Fotografía y recibo
de pago a la BAN.∗ Formulario que le proporciona la biblioteca y Verificar situación académica o
administrativa en la UNALM.∗ En el caso del personal docente y/o administrativo presentará una carta del jefe
del Departamento o su jefe inmediato y una fotografía a color.∗ Listado de alumnos y/o usuarios de cursos extraordinarios, ciclo optativo u otra
modalidad antes de iniciarse el curso.
5. Etapas del Procedimiento∗ Usuario solicita Carné y la BAN identifica al Usuario puede ser interno o
externo.∗ El usuario llena el formulario (Anexo Nº 1) que le proporciona la biblioteca y
realiza el pago respectivo según el tipo de usuario.∗ En caso del carné duplicado el alumno recorre por las salas de la BAN para
verificar cualquier deuda de libro (Anexo Nº 2)∗ Se ingresa los datos en la base digital de usuarios. En caso de usuarios internos
se verifica situación en el campus universitario para garantizar la recuperación de las publicaciones en préstamo o consulta.
∗ La DS imprime el carné con la fotografía, el usuario firma, se enmica el carné y se entrega al usuario.
6. Duración del ProcedimientoEl procedimiento tendrá una duración aproximada de diez (10) a quince (15) minutos
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7. Diagrama de Flujo
8. Anexos
DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCEDIMIENTOS DE EXPEDICIONDE CARNÉ
USUARIO DSP DS
INICIO
Solicita Carné a la BAN
Identifica al Usuario y entrega formulario
Llena formulario y paga en caja
Entrega formulario, recibo
de caja y foto a colores
Ingresa datos de usuario, verifica situación
académica o administrativa
¿Aprueba?
Entrega Carné al Usuario
Recepciona Carné
FIN
Emite Carné
Pide levante observación
Levanta Observación
i
i
No Si
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ANEXO Nº 1
FORMULARIO (LLENADO DE DATOS)
ANEXO Nº 2
FORMULARIO PARA EL DUPLICADO DEL CARNÉ
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DIRECCIÓN DE SERVICIOS AL PÚBLICO
HOJA DE SEGUIMIENTO
APELLIDOS:
NOMBRES:
DIRECCIÓN:
Nº MATRICULA:
FACULTAD:
SALA DE CIENCIAS:....................................................................
SALA DE TESIS:............................................................................
SALA DE AGRICULTURA:..........................................................
SALA DE CIENCIAS SOCIALES:................................................
DUPLICADO
Nº MATRICULA: ________________________________________
APELLIDOS ____________________________________________
Y NOMBRES: __________________________________________
DIRECCIÓN: ___________________________________________
TELEFONO: ____________________________________________
MONTO A PAGAR S/. FAC.
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FECHA:......................................................................................
PROCEDIMIENTO DSP02PRESTAMO DE PUBLICACIONES
1. FinalidadFacilitar al usuario el acceso a la información disponible en la BAN-UNALM.
2. AlcancePersonal Administrativo de la UNALM y Usuarios diversos de la BAN.
3. Base Legal∗ Ley Universitaria Nº 23733.∗ Res. Nº 47213/UNA del 07 de Marzo de 1986, que aprueba el Reglamento
General de la Universidad Nacional Agraria La Molina.
4. Requisitos∗ Presentar carné BAN.∗ Documento emitido por la BAN-UNALM, pase de visitante u otro similar.∗ La publicación solicitada debe formar parte de la colección de la biblioteca.
5. Etapas del Procedimiento∗ El usuario realiza la búsqueda de información.∗ Llena la ficha de préstamo (Anexo Nº 3) y entregar su carné de biblioteca
vigente, el usuario externo deberá adjuntar a la ficha de préstamo un documento de identidad actualizado, DNI, carné universitario, brevete u otro, más el respectivo pase.
∗ El usuario al recibir la publicación estará sujeto a las normas y sanciones del reglamento de la biblioteca.
∗ El usuario revisa la publicación si es usuario externo sólo puede realizar la consulta en sala, si es usuario interno puede solicitar el préstamo a domicilio.
∗ El usuario puede solicitar la reprografía para uso personal o de investigación, para lo cual realiza el pago respectivo y se hace responsable del uso de esta copia.
∗ El usuario devuelve la publicación y reclama su documento de identificación como usuario de la BAN-UNALM.
6. Duración del Procedimiento
El procedimiento tendrá una duración aproximada de dos (2) minutos
7. Diagrama de Flujo
8. Anexos
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DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCEDIMIENTO DE PRESTAMO DE PUBLICACIONES
USUARIO SALAS DE PUBLICACIONES
INICIO
Busca información en base de datos
Llena formato de préstamo y entrega a
sala adjuntando carné u otro documento de
Identidad
Recepciona Formato y Carné y verifica si la publicación se
haya en sala
¿Se halla?
Presta publicación para sala o domicilio
Presenta otra opción, Devuelve formato y
Documento, pide regrese otro día
Recibe formato y Documento.
FIN
Recibe Publicación y revisa en sala o lleva
a Domicilio
Devuelve publicación
Recibe publicación y devuelve
Documentos
Recibe Documentos
FIN
No Si
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ANEXO Nº 3
FICHA DE PRESTAMO DE LIBRO
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CODIGO AUTOR:………………..………..…………………
TITULO:…………………..…………….........…...
NOMBRE:……………………………………...….
…………..……. DIRECCION:……………………………………… FECHA
………………………….. FIRMA
AL SOLICITAR LOS SERVICIOS DE LA BAN ME COMPROMETO A CUMPLIR CON SU REGLAMENTO
PRESENAR MI RESPECTIVO CARNÉ DE LA BAN
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PROCEDIMIENTO DSP03 SERVICIO DE FOTOCOPIADO
1. FinalidadFacilitar a los usuarios el acceso a la información específica, a través del servicio de reprografía sólo para uso personal o de investigación.
2. AlcancePersonal Administrativo y usuarios diversos de la BAN.
3. Base Legal∗ Ley Universitaria Nº 23733.∗ Res. Nº 47213/UNA del 07 de Marzo de 1986, que aprueba el Reglamento
General de la Universidad Nacional Agraria La Molina.
4. Requisitos∗ Documento o pase de visitante.∗ El usuario se compromete a hacer uso académico o de investigación.
5. Etapas del Procedimiento∗ El usuario se dirige al área de fotocopia, llevando la publicación a fotocopiar.∗ El usuario debe identificar correctamente las páginas de su interés de acuerdo al
modelo que esta publicado en cada sala y en el área de fotocopia.∗ El usuario realiza el pago de la fotocopia según el costo, documento y tipo de
usuario.∗ El usuario devuelve la publicación a la respectiva sala y reclama el documento
que dejo a cargo.
6. Duración del ProcedimientoEl procedimiento tendrá una duración aproximada de tres (3) minutos
7. Diagrama de Flujo
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DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCEDIMIENTO DE SERVICIO DE FOTOCOPIADO
USUARIO AREA DE FOTOCOPIADO
INICIO
Lleva Libro indicando páginas
a fotocopiar
Recepciona libro y solicita cancele en caja
el monto a pagar
Paga en caja monto indicado
Fotocopia páginas indicadas y entrega
copias y libro
Recibe copias y entrega el libro en
Sala
FIN
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PROCEDIMIENTO DSP04 SERVICIO DE EMPASTE
1. FinalidadProporcionar al personal administrativo que labora en la BAN y al público usuario las pautas destinadas al mantenimiento físico de la colección Bibliográfica de la Biblioteca.
2. AlcancePersonal Administrativo y Usuarios diversos de la BAN.
3. Base Legal∗ Ley Universitaria Nº 23733.∗ Res. Nº 47213/UNA del 07 de Marzo de 1986, que aprueba el Reglamento
General de la Universidad Nacional Agraria La Molina.
4. Requisitos∗ Disponibilidad de materiales.∗ Publicaciones de la colección en estado latente de pérdida por manipuleo.
5. Etapas ∗ El Material bibliográfico en estado latente de pérdida por el manipuleo es
llevado al taller de empaste.∗ Se procede a dar el mantenimiento respectivo de las publicaciones.∗ Una vez concluido el mantenimiento se lleva a la Dirección de Procesos
Técnicos para ser procesados y luego la publicación se devuelve a su respectiva sala para disposición de los usuarios.
∗ El usuario, que requiera el servicio de empaste realiza un pago de acuerdo al documento y tipo de empaste que requiera.
6. Duración del ProcedimientoEl procedimiento tendrá una duración aproximada de cinco (5) horas
7. Diagrama de Flujo
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DIAGRAMADE FLUJO DE PROCEDIMIENTOS DE EMPASTE
SALA DE PUBLICACIONES - DSP
TALLER DE EMPASTE DPT
INICIO
Localiza e identifica material deteriorado y envía al taller de
empasteProcede a dar
mantenimiento a las publicaciones, envía
a DPT
Re-etiquetado del código
Integra las publicaciones para
consultas de los usuarios
FIN
Prepara y envía listado
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PROCEDIMIENTO DSP05 PROCESO DE LIMPIEZA
1. Finalidad
Realizar los trabajos necesarios para mantener la limpieza del local de la biblioteca.
2. Alcance
Personal que labora en la BAN.
3. Base Legal
∗ Ley Universitaria Nº 23733.∗ Res. Nº 47213/UNA del 07 de Marzo de 1986, que aprueba el Reglamento
General de la Universidad Nacional Agraria La Molina.
4. Requisitos
∗ Personal a cargo del mantenimiento de la BAN.∗ Autorización para realizar jornada de limpieza.∗ Materiales de limpieza.
5. Etapas del procedimiento
∗ Se realiza un análisis de la situación de la necesidad de una limpieza por sectores de la biblioteca.
∗ Se organiza al personal y se solicitan los materiales necesarios.∗ Se realiza la actividad de limpieza.
6. Duración del ProcedimientoEl procedimiento tendrá una duración aproximada entre 4 a 5 horas
7. Diagrama de Flujo
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DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCEDIMIENTOS DE LIMPIEZA
DSP ALMACEN
INICIO
Se Localiza Ambientes que
requieren limpieza
Se organiza el personal y se
solicitan materiales de limpieza
Entrega materiales de
limpieza
Se realiza la actividad de
limpieza
FIN
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA DIRECCION TECNICA DE PROCESOS TECNICOS
PROCEDIMIENTO DPT01 INVENTARIO DEL MATERIAL BIBLIOGRAFICO
1. Finalidad
Realizar la verificación física de los materiales documentales de la biblioteca, con el fin de identificar pérdidas, errores de procesamiento y separar aquellos materiales que requieran reparación o descarte.
2. Alcance
Dirección Técnica de Procesos Técnicos, Dirección Técnica de Servicios al Público, Dirección Técnica de Sistemas y Dirección General.
3. Base Legal
∗ Ley Universitaria Nº 23733.
∗ Res. Nº 47213/UNA del 07 de marzo de 1986. que aprueba el Reglamento General de la Universidad Nacional Agraria La Molina.
4. Requisitos
∗ Cronograma de trabajo.
∗ Listado de material documental.
5. Etapas del Procedimiento
∗ La Dirección Técnica de Procesos Técnicos planifica la fecha de inicio y cronograma de trabajo del inventario (febrero y marzo).
∗ Informa a la Dirección General y a las direcciones involucradas.
∗ La Dirección Técnica de Procesos Técnicos solicita a la Dirección Técnica de Sistemas el listado del material documental procesado en la BAN.
∗ Se Gestiona el permiso de acceso a las bases de datos a inventariar. Recepciona el listado preparado por la Dirección Técnica de Sistemas.
∗ Las Direcciones Técnicas de Procesos Técnicos y de Servicios al Públicos brindan charlas de capacitación al personal involucrado en el inventario, y dan inicio en la fecha programada.
∗ Ubicar el material documental en el estante según listado. Si el material no se ubica en el listado, realizar el proceso de ingreso. Si el documento se encuentra en el listado, dar conformidad.
∗ Evaluación del estado del documento: Si es pasivo, asignar siglas CP (Colección Pasiva). Si es expurgo, asignar DB (Dar de baja).
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∗ Revisión del documento en Préstamo y Colección Pasiva: Si está prestado,
colocar siglas PP (Préstamo Pasado) Si está en la colección pasiva, colocar siglas CP. Si el documento no se ha ubicado en los procedimientos anteriores (listados) asignar las siglas NU (No Ubicado).
∗ Preparar el informe de incidencias y publicar los datos estadísticos.6. Duración del Procedimiento
El proceso de inventario de Material Bibliográfico tendrá una duración de 30 a 40 días hábiles.
7. Diagrama de Flujo
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DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCEDIMIENTO DE INVENTARIO DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO
DPT DS
INICIO
Planifica fecha de inicio y cronograma
de inventario
Solicita a A/S listado de material
documental
Prepara y entrega listado
Recepciona listado y Gestiona permiso de
acceso a base de datos a inventariar
Realiza charlas de capacitación en
coordinación con DSP
Inicia inventario en fecha
programada
Se ubica material documental en
estante según listado
¿Ubicado?
Realiza el proceso de
ingreso
Se da conformidad
FIN1
No Si
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DPT DS
1
¿Pasivo o Expurgo?
Asignar Documento
listado a CP. o listado a expurgo
Revisión de Documentos en préstamo y CP
¿Prestado o Colecc. Pasiva?
Asigna documento en listado de
préstamo o colecc. Pasiva
Asigna Documento en listado como
perdido
Realiza informe de Incidencias y Publica Datos
FIN
Si
Si
No
No
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PROCEDIMIENTO DPT02 SELECCIÓN DE DESCARTE (EXPURGO) EN LA COLECCIÓN DE LA BIBLIOTECA
1. Finalidad
Establecer las pautas de evaluación crítica de la colección para que sean retiradas (ejemplares), previa selección, con el fin de poseer una colección depurada, balanceada y consecuente con las necesidades de información de los usuarios, ahorro de espacio, mejora del acceso a la información, ahorro de dinero y tiempo, agilización en el acomodo de los volúmenes.
2. Alcance
Dirección Técnica de Procesos Técnicos (DTPT), la Dirección Técnica de Servicios al Público (DTSP), la Dirección Técnica de Sistemas (DTS) y la Dirección General (DG).
3. Base Legal
∗ Ley Universitaria Nº 23733.∗ Res. Nº 47213/UNA del 07 de marzo de 1986. que aprueba el Reglamento
General de la Universidad Nacional Agraria La Molina.
4. Requisitos
∗ Listado de libros a descartar
5. Etapas del Procedimiento
∗ Se procede al descarte (o expurgo) con base a las condiciones físicas: se seleccionarán las obras que se encuentren en muy mal estado y que resulten imposibles de reparar o completar. Se debe tener cuidado en obras de valor histórico principalmente de carácter nacional. Las publicaciones valiosas deberán ser adquiridas de nuevo o sustituidas.
∗ Se procede al descarte (o expurgo) en virtud al valor cuantitativo: se seleccionarán una colección de libros de una disciplina o área de conocimiento, coordinando con la Dirección Técnica de Servicios al Público, con el fin de que las obras con muchos ejemplares (duplicados) y con ediciones muy antiguas, sean retirados de la estantería.
∗ La Dirección Técnica de Servicios al Público, determinará a quien corresponda de su área el enlistado de las obras retiradas por: autor, título, año de publicación, número de ingreso, precio de adquisición y código, y enviar copia de la lista a la Dirección Técnica de Procesos Técnicos, para su descargo en las bases de datos.
∗ Se procede al descarte (o expurgo) de acuerdo al valor cualitativo: se seleccionará una cantidad determinada de obras sobre una disciplina o materia, con base al poco uso y demanda que han tenido en los últimos años.
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∗ Coordinar con un grupo de especialistas en la disciplina seleccionada (docentes,
investigadores, estudiantes avanzados), con el fin de considerar su criterio respecto a los documentos que se van a descartar, asimismo, coordinar con la Dirección Técnica de Procesos Técnicos, y con conocimiento de la Dirección General de la BAN. Estos criterios pueden ser dados en dos formas: a) Mediante una carta y listado previamente seleccionadas por el personal de DTSP, con base al uso que han tenido en los últimos años. Se enviará por correo a los especialistas con el fin que evalúen el material que se desea descartar. Ellos remitirán su evaluación a la BAN, quienes determinarán lo que descartará; b) Organizar y coordinar con los especialistas, la revisión de la colección en forma directa, dándoseles las facilidades del caso.
∗ La Dirección Técnica de Servicios al Público procederá a preparar un listado de los documentos a descartar por: autor, título, año de publicación, número de ingreso y código, y enviar copia de la lista a la Dirección Técnica de Procesos Técnicos, para su descargo en las bases de datos.
∗ Concluido con el procedimiento de descarte y con los listados revisados, avalados por las Direcciones Técnicas de Procesos Técnicos y de Servicio al Público, se remitirán a la Dirección General de la BAN para que comunique a las autoridades pertinentes: Oficina de Contabilidad, Control Interno y Patrimonio, del descarte de estas publicaciones, para su descarte de los “activos” de la institución.
∗ La Dirección General de la BAN, solicitará a la Oficina de Patrimonio, el retiro de las publicaciones descartadas del edificio de la biblioteca, en coordinación con la DTSP.
6. Duración del Procedimiento
El proceso de selección de Descarte en colección de la BAN tendrá una duración de 20 a 30 días hábiles
7. Diagrama de Flujo
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DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCEDIMIENTO DE DESCARTE (EXPURGO) DEL MATERIAL BIBLIOGRAFICO
DPT DSP DG
INICIO
Coordina con la DSP programación
de descarte
Encargados de sala seleccionan material
a descartar
Descarga de las BD’s según listado
Recepciona listado descarte (expurgo)
informa otras dependencias
FIN
Prepara listado final e informe de
material descartado
Prepara listado de material descartado
¿Mal estado, muchos
ejemplares poca demanda?
Procede a descarte
Selección material
condición cuantitativa
SiNo
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PROCEDIMIENTO DPT03 SELECCIÓN DE ADQUISICION DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO
1. Finalidad
Seleccionar la adquisición de material bibliográfico actualizado y adecuado para la Biblioteca Agrícola Nacional, que requiera la comunidad universitaria y local.
2. Alcance
Comité de Selección Técnica (Docentes involucrados en la selección), Dirección Técnica de Procesos Técnicos, Dirección Técnica de Servicios al Público, Dirección Técnica de Sistemas de la Biblioteca Agrícola Nacional (BAN).
3. Base Legal
∗ Ley Universitaria Nº 23277∗ Resolución Nº 47213/UNA del 07 de marzo de 1986, que aprueba el
Reglamento General de la Universidad Nacional Agraria La Molina.
4. Requisitos
∗ Directorio de proveedores de material bibliográfico.∗ Requerimiento de las facultades y Escuela de Post Grado.∗ Presentación de la información recabada en el formato exigido por la Oficina
Administrativa de Economía (SINADMOL)
5. Etapas del Procedimiento
∗ La Dirección General Convoca al Comité de Selección para revisión y preparación de los requerimientos del material bibliográfico a adquirir.
∗ El comité de Selección visita a los proveedores, revisión de catálogos, realización de ferias de exhibición de libros, para complementar la selección.
∗ La Dirección Técnica de Procesos Técnicos hace la Evaluación final de los requerimientos y solicitud de preformas a los proveedores.
∗ Preparación del informe a la Dirección General de la BAN para que sean ingresados los pedidos a través de SINADMOL.
∗ La oficina Administrativa de Economía - Oficina de Compras procede al ingreso de datos al SNIP para la Licitación programada.
∗ Cumplido el periodo de Licitación se procede a dar la Buena Pro a los proveedores que cumplen los requisitos solicitados.
∗ Recepción del material bibliográfico licitado por la Oficina de Compras en presencia de un representante de la Dirección Técnica de Procesos Técnicos para su verificación.
∗ Verificación final del material bibliográfico en la BAN.
6. Duración del Procedimiento
El procedimiento durara 90 días hábiles.
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7. Diagrama de Flujo
DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCEDIMIENTOS DE SELECCIÓN DE ADQUISICION BIBLIOGRAFICO
DG COMITÉ DE SELECCIÓN DPT OFICINA ADMINIST. DE
ECON/ OF. COMPRAS
INICIO
Convoca al comité de selección
Prepara y revisa requerimientos de
material bibliográfico
Visita proveedores, revisa catálogos y
actividades de selección
Evalúa requerimientos y
solicita proformas a proveedores
Prepara y eleva informe y requerimientos a la DG de
la BAN
Ingresa pedido al SINADMOL
Ingresa datos al
SNIP para licitación
Da buena Pro y apertura sobres
Recepciona material Bibliográfico,
confirma finaliza y entrega a la BAN
Recepciona y verifica
FIN
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PROCESO DPT04 PROCESAMIENTO DEL MATERIAL BIBLIOGRAFICO: LIBROS, FOLLETOS Y TESIS
1. FinalidadRealizar el procesamiento del material bibliográfico: libros, folletos y tesis, seleccionado, sea por adquisición o donación, según las pautas bibliográficas establecidas para cada tipo.
2. AlcanceDirección Técnica de Procesos Técnicos, Dirección Técnica de Servicios al Público, Dirección Técnica de Sistemas y Dirección General de la BAN.
3. Base Legal∗ Ley Universitaria Nº 23277
∗ Resolución Nº 47213/UNA del 07 de marzo de 1986, que aprueba el Reglamento General de la Universidad Nacional Agraria La Molina.
4. Requisitos∗ Material bibliográfico seleccionado: libros, folletos, tesis.
∗ Tablas de Clasificación de la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos de América (Library of Congres = LC)
∗ Agris AP (FAO)
∗ Lista de Encabezamientos de Materias para Bibliotecas de Colombia.
∗ Categorías de Materia AGRIS (FAO)
∗ Tesauro AGROVOC (FAO)
∗ Hojas de Entrada
∗ WinIsis (última versión)
∗ WebAgris (última versión)
5. Etapas del Procedimiento
∗ La Dirección Técnica de Proceso Técnicos prepara el material bibliográfico: colocación del cintillo de seguridad, sellado y numeración correlativa.
∗ Verificación de duplicados en la base de datos.
∗ Catalogación del material bibliográfico (descripción física: autor, título, pie de imprenta, notas y otros).
∗ Clasificación del material bibliográfico (descripción del contenido por medio de un sistema de clasificación: LC o AGRIS).
∗ Indización (análisis del contenido temático, mediante el uso de encabezamiento de materias o descriptores).
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∗ Preparación de tarjetas de préstamo (solamente para libros y folletos) y
etiquetado (código de clasificación).
∗ Preparación del listado del material procesado para el depósito correspondiente y lo envía a la Dirección Técnica de Servicios al Público para su verificación en las diversas salas de la BAN
∗ Ingreso a las bases de datos correspondientes, la información recabada en las Hojas de Entrada.
∗ Solicita a la Dirección Técnica de Sistemas la actualización de las bases de datos.
6. Duración del ProcedimientoPeriodo de Adquisición: 30 días hábiles.Periodo normal: 1 hora por título.
7. Diagrama de Flujo
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DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCEDIMIENTOS DE PROCESAMIENTO DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO: LIBROS, FOLLETOS Y TESIS
DPT DSP DS
INICIO
Coloca cintillo, número y
correlativo
Verifica duplicados y cataloga y
clasifica material bibliográfico
Realiza indización
Elabora las tarjetas de préstamo
Elabora y prepara listado de material
procesado
Recepciona y verifica títulos
(Salas)
Ingresa títulos a la BD y solicita a DS actualizar la base de datos
FIN
Actualiza la base de datos
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA DIRECCIÓN TÉCNICA DE SISTEMAS
PROCEDIMIENTO - DS01 ELABORACIÓN DE PROGRAMAS INFORMÁTICOS Y MANTENIMIENTO
1. Finalidad
Atender las necesidades de automatización de procesos de información utilizando herramientas informáticas.
2. Alcance
Jefes de las diversas Direcciones, Personal Administrativo encargado de sistemas de la BAN.
3. Base Legal
∗ Ley Universitaria Nº 23733.
∗ Res. Nº 47213/UNA del 07 de Marzo de 1986, que aprueba el Reglamento General de la Universidad Nacional Agraria La Molina.
4. Requisitos
∗ Análisis estructurado de los procesos involucrados en el diseño del sistema.
∗ Software de programación (lenguaje de programación) con su respectiva licencia.
∗ Equipos informáticos.
5. Etapas del Procedimiento
∗ Recibe de las áreas de la BAN la solicitud para adecuar o diseñar un sistema informático de acuerdo a las necesidades requeridas.
∗ Completa el formato de control de actividades e indica la actividad a realizar y establecer el periodo de respuesta.
∗ Realiza entrevistas a los usuarios, para recopilar información que permita determinar las necesidades y determina el tiempo de desarrollo o mantenimiento o se contesta la negatividad.
∗ Se recaba la firma del titular del área solicitante de la BAN.
∗ Complementa la descripción de métodos y procedimientos, con el fin de completar la información que permita modificar o dar mantenimiento.
∗ Se realiza la modificación o mantenimiento. Se realiza las pruebas de funcionalidad y operación del sistema informático y se verifica su correcto arranque y funcionamiento.
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∗ Si existen fallas en el procedimiento del sistema o mantenimiento se corrige las
fallas detectadas en la verificación realizada al sistema.
∗ En caso de proceder se prepara el ambiente para el inicio del sistema o mantenimiento.
∗ Se da parte a la notificación o liberación del desarrollo o mantenimiento. Se presenta al área solicitante el Sistema Informático o modificado y se instruye a los usuarios sobre el funcionamiento del mismo.
6. Duración del ProcedimientoEl procedimiento tendrá una duración aproximada de dos (2) meses
7. Diagrama de Flujo
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DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCEDIMIENTOS DE ELABORACION DE PROGRAMAS INFORMATICOS Y MANTENIMIENTO
AREA SOLICITANTE DIRECCION TECNICA DE SISTEMAS
INICIO
Determina tiempo de Desarrollo y mantenimiento
Solicita Elaboración de programas informáticos y mantenimiento
Recepciona solicitud, completa formato de
actividades y entrevista a los usuarios
Se diseña el sistema y/o
mantenimiento
Realización de prueba de
funcionamiento y revisa resultados
¿Procede?
Se prepara ambiente para inicio del
sistema o mantenimiento
Notifica liberación del Desarrollo o mantenimiento
Efectúa los cambios
necesarios
SiNo
Recepciona
FIN
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PROCEDIMIENTO - DS02 PROCESO DE MANTENIMIENTO Y ADAPTACIÓN DE BASES DE DATOS
1. Finalidad
Mantener en estado óptimo la estructura de las bases de datos bibliográficas y proporcionar alternativas de almacenamiento para nuevos repositorios de información, con la finalidad de obtener estadísticas e información exacta que facilite la toma de decisiones oportuna e inmediata.
2. Alcances
Jefe de la BAN, Jefe de las Diversas direcciones de la BAN. Personal Administrativo de la BAN, Docentes, Alumnos de la UNALM y usuarios.
3. Base Legal
∗ Ley Universitaria Nº 23733.
∗ Res. Nº 47213/UNA del 07 de Marzo de 1986, que aprueba el Reglamento General de la Universidad Nacional Agraria La Molina.
4. Requisitos
∗ Software manejador de base de datos (con licencia)
∗ Equipo de computo – Servidor.
5. Etapas del Procedimiento
∗ Recepciona la solicitud para adecuar o dar mantenimiento a una base de datos.
∗ Completa el formato de control de actividades, para indicar la actividad a realizar y establecer el periodo de respuesta.
∗ Realiza las entrevistas a los usuarios, a fin de recopilar información que permita determinar las necesidades. Se determina el tiempo de desarrollo o mantenimiento o se contesta la negatividad. Se recaba la firma del titular del área solicitante de la BAN
∗ Recepciona la información ya sea en medios digital o escrito para que sea procesada en una base de datos. Se analiza la información recibida y se determina los procesos a desarrollar que atiendan las necesidades del área solicitada.
∗ Se define el software (manejador de base datos) que se utilizará para procesar la información recibida. Procesa la información correspondiente y se valida los resultados finales que cumplan con las necesidades del área solicitante.
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∗ Se almacena la base de datos con la información procesada y en su caso se
imprimen los reportes generados para entregarlos al área solicitante los resultados obtenidos.
∗ En caso de no ser correcto el procesamiento de información se realiza las correcciones de la información en el software utilizado para cumplir con las especificaciones del área solicitante.
∗ En caso de ser correcto el procesamiento de información: se recaba la firma de conformidad del área solicitante.
6. Duración de ProcedimientoEl procedimiento tendrá una duración minima de diez (10) minutos y máxima de cuatro (4) horas
7. Diagrama de Flujo
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DIAGRAMA DE FLUJO DE MANTENIMIENTO Y ADAPTACION DE BASE DE DATOS
AREA SOLICITANTE DS
INICIO
Elabora solicitud para adecuar o mantenimiento, envía solicitud
Recepciona solicitud, establece periodo de
atención
Completa formato de control de actividades
Realiza entrevistas
Recibe información en digital o escrito y
analiza
Define el software a utilizar y procesa
información
Recepciona información
procesada y revisa
¿Conforme?
Pide realizar correcciones Realiza correcciones
Recaba firma de conformidad
Lleva archivo generado al servidor
FIN
i
i
NoSi
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PROCEDIMIENTO – DS03 PROCESO DE DISEÑO Y MANTENIMIENTO DEL SITIO WEB
1. Finalidad
Contar con un sitio Web electrónico (portal Web) que contenga la información institucional y base de datos bibliográfica actualizada de la BAN que permita a la comunidad universitaria y usuarios en general disponer de todos los servicios e información con los que contamos.
2. Alcance
Docentes, Alumnos, Egresados de la UNALM, usuarios diversos de la BAN
3. Base Legal
∗ Ley Universitaria Nº 23733.
∗ Res. Nº 47213/UNA del 07 de Marzo de 1986, que aprueba el Reglamento General de la Universidad Nacional Agraria La Molina.
4. Requisitos
∗ Servidor Web.
∗ Software para diseño Web y base de datos.
∗ Software para diseño grafico.
5. Etapas del Procedimiento
∗ Se recibe de las áreas de la BAN la solicitud para adecuar o dar mantenimiento a la página Web.
∗ Se completa el formato de control de actividades, para indicar la actividad a realizar y establecer el periodo de respuesta.
∗ Se realiza las entrevistas a los usuarios, a fin de recopilar información que permita determinar las necesidades.
∗ Se determina el tiempo de desarrollo o mantenimiento o se contesta la negatividad.
∗ Se analiza la información recolectada en formato digital o escrito para determinar qué información se recibe y cómo procesarla.
∗ En caso de recibir gráficos o fotografías selecciona el software con el que se procesaran los gráficos o las fotografías.
∗ Se digitaliza los gráficos o las fotografías y se graba en el formato correspondiente (photoshop, fireworks, coreldraw, illustrator, etc.).
∗ Se asigna a los gráficos o fotografías el formato en el que se darán a conocer en la Web con extensiones TIFF, GIF, JPG, PNG.
∗ A través de un programa de diseño Web se insertan los gráficos o las fotografías procesados.
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∗ En caso de recibir texto se revisa la información recibida en los documentos y se
determina el programa que permita procesarla de acuerdo al volumen de la misma.
∗ Se procesa la información y selecciona el programa para asignarle el formato adecuado y así poder bajar los textos al servidor de la red.
∗ Se realiza el diseño de la información procesada y de la página Web en el software correspondiente.
∗ Se realiza los hipervínculos para cada una de las páginas que serán actualizadas y asigna extensiones HTML, JSP, ASP, PHP ó SWF de acuerdo al volumen de información procesada.
∗ Acceder al servidor de la biblioteca y alojar las actualizaciones y modificaciones realizadas a la página Web.
∗ Dirigirse al área solicitante y verificar que la información esté correctamente ingresada antes de que sea publicada en Internet.
∗ En caso de no estar correcta la información que se publicará en la red se realiza los ajustes a la información que se publicará en la página Web, de acuerdo a las peticiones del área solicitante.
∗ En caso de estar correcta la información que se publicará en la red se edita la página en el software correspondiente y realiza los hipervínculos finales que permitirán a los usuarios de la información consultar la página en Internet.
∗ Se recaba firma de conformidad del área solicitante.
6. Duración del ProcedimientoEl procedimiento tendrá una duración aproximada de una (1) hora
7. Diagrama de Flujo
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DIAGRAMA DE FLUJO DE DISEÑO Y MANTENIMIENTO DEL SITIO WEB
AREA SOLICITANTE DS
INICIO
Elabora y envía solicitud
Recepciona solicitud, completa formato de
actividades, estable periodo de atención
Realiza entrevistas a
usuarios
Recibe información en medio digital o
escrito
Determina tiempo de Desarrollo
Analiza inform.
Define el tipo de información
Procesa inform. Selecciona programa
Realiza los hipervínculos p/c
página
1
Aloja actualización de la Web en servidor de la BAN
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AREA SOLICITANTE DS
1
Informa a área solicitante
Verifica información
correctamente ingresada
¿Aprueba?
Pide ajustar información
Pública pagina Web en el servidor
FIN
No Si
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PROCEDIMIENTO – DS04 PROCESO DE COPIA DE RESPALDO (BACKUP) DE LA INFORMACIÓN
1. Finalidad
Describir las actividades para mantener una o más copias de seguridad de las Bases de Datos de la biblioteca con la finalidad de salvaguardar la información procesada ante cualquier eventualidad. Este procedimiento inicia con la identificación de la periodicidad para la realización del backup y termina con el archivo y restauración de la información.
2. Alcance
Jefe de la Unidad de Sistemas, Jefes de las diversas Direcciones de la BAN, usuarios de la BAN.
3. Base Legal
∗ Ley Universitaria Nº 23733.
∗ Res. Nº 47213/UNA del 07 de Marzo de 1986, que aprueba el Reglamento General de la Universidad Nacional Agraria La Molina.
4. Requisitos
∗ Discos de almacenamientos de alta capacidad.
∗ Dispositivos de grabación (lectoras grabadoras CD)
5. Etapas del Procedimiento
∗ El Jefe de la Unidad coordinará con todas las unidades a fin de que se cierren todas las aplicaciones que estuviesen trabajando.
∗ Verificar que los usuarios hayan cerrado la aplicación.
∗ Luego se procederá al backup de la Base de datos.
∗ Se conectará al servidor de archivos.
∗ Revisar los backups con la última fecha de actualización.
∗ En caso de error se restauran los backups copiados. En caso que no exista error se cierra la conexión con el servidor.
∗ Los backup que se realizan deben de contar con un nombre corto y con la última fecha de actualización de la información por ejemplo: BK_200209.
∗ Las copias de los backup son almacenadas en el distintos sitios como por ejemplo un servidor espejo, en estaciones de trabajo y copias de respaldo mediante CD.
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6. Duración del ProcedimientoLa duración del procedimiento tendrá una duración aproximada de cinco (5) minutos
7. Diagrama de Flujo
DIAGRAMA DE FLUJO DE COPIA DE RESPALDO DE LA INFORMACION
DIRECCION TECNICA DE SISTEMAS
INICIO
Coordina con unidades cerrar las
aplicaciones
Verifica que todas las aplicaciones estén cerradas
Conexión al servidor de archivos
Revisa backup con las últimas
actualizaciones
Genera backup y observa si hay error
¿Error?
Restaurar los Backup copiados
Cerrar conexión en el servidor
Almacena backups en los distintos sitios
FIN
SiNo
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PROCEDIMIENTO – DS05 PROCESO DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS DE COMPUTO (PC)
1. Finalidad
Apoyar a las áreas de la BAN con las fallas que presenten sus equipos de cómputo, diagnosticando y reparando dichos desperfectos, a efecto de mantener en óptimo estado el funcionamiento de los equipos de cómputo necesarios para el desarrollo de sus actividades.
2. Alcance
Jefe de la BAN, Jefes de las Diversas Direcciones de la BAN, Personal Administrativo de la BAN.
3. Base Legal
∗ Ley Universitaria Nº 23733.
∗ Res. Nº 47213/UNA del 07 de Marzo de 1986, que aprueba el Reglamento General de la Universidad Nacional Agraria La Molina.
4. Requisitos
∗ Se debe contar con una colección de herramientas (un juego de destornilladores, Kid de limpieza para PCs, etc.)
∗ Se debe contar con software para las instalaciones.
5. Etapas del Procedimiento
∗ Las áreas de la BAN solicitan por escrito o vía telefónica, diagnostico y/o reparación de equipo, entregando el equipo a reparar.
∗ Recepciona solicitud de diagnostico y/o reparación y equipo
∗ Se recibe el equipo a reparar para valoración de la falla y diagnóstico, indicando el tiempo estimado para la entrega del equipo.
∗ En caso de no ser reparado se devuelve el equipo al área solicitante indicando las causas por la cual no es posible la reparación ó si se encuentra un equipo que cumpla con las características anteriores se procede al cambio de equipo.
∗ Se le envía al área solicitante un informe con la causa por la que no fue reparado y en caso de darse el cambio de equipo también se le enviará una
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hoja de traslado interno de bienes, ya que esa hoja será derivada a patrimonio.
∗ Si se realiza la reparación del equipo de acuerdo a la programación de actividades.
∗ Se lleva a cabo pruebas de operación y se entrega funcionando el equipo al área solicitante.
∗ Se recibe el equipo en perfectas condiciones, lo revisa verificando que funcione y firma la conformidad con lo realizado en la ficha técnica.
6. Duración del ProcedimientoEl procedimiento tendrá una duración aproximada de dos (2) horas
7. Diagrama de Flujo
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DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO DE EQUIPO DE COMPUTO
AREA SOLICITANTE DIRECCION TECNICA DE SISTEMAS
INICIO
Solicita diagnostico y/o reparación de
equipo
Recepciona solicitud y equipo para
diagnostico y reparar
¿Se repara?
Devuelve equipo o procede al cambio de
equipo
Elabora informe técnico o solicitud de traslado interno
Repara o asigna configuración e
instalación de equipo
Lleva a cabo pruebas de operación y envía
equipo
Recibe equipo y verifica que funcione
y se firma carta de conformidad
Recibe formato con firma de
conformidad
Archiva
FIN
FIN
NoSi
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PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO DE LA UNIDAD TECNICA DE INFORMACIÓN ESPECIALIZADA
PROCEDIMIENTO DIE01 ATENCIÓN DE USUARIOS PRESENCIALES
1. FinalidadAtender la solicitud de información de los usuarios internos y externos que se acercan a la unidad de información especializada.
2. AlcanceDocentes, Alumnos y Egresados de la UNALM. Diversos usuarios de la BAN.
3. Base Legal∗ Ley Universitaria Nº 23733.∗ Res. Nº 47213/UNA del 07 de Marzo de 1986, que aprueba el Reglamento
General de la Universidad Nacional Agraria La Molina.
4. Requisitos∗ Llenado de formulario de búsqueda de información.∗ Información solicitada esté relacionada al sector agrario o ciencias afines.
5. Etapas del Procedimiento∗ Se orienta al usuario para realizar la búsqueda de referencias en las bases de
datos de la UNALM.
∗ En caso de existir referencias disponibles en la BAN, se le facilita los códigos de algunas referencias sobre su tema y en caso de no existir referencias disponibles en la BAN se le ofrece el servicio de búsqueda de información a nivel local, nacional e internacional a través de llenado del formulario que completa el usuario.
∗ Si el usuario no tiene carné de la BAN y no es alumno regular, se le indica los trámites para obtener un pase de visitante, carné de visitante o carné de egresado, según el caso y pueda revisar la colección bibliográfica de la BAN, sólo para lectura en sala.
∗ Si el usuario no tiene carné de la BAN y es alumno regular, puede revisar la colección bibliográfica con un pase de visitante para lectura en sala o tramitar su carné BAN en caso de estar apto.
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6. Duración del ProcedimientoEl procedimiento tendrá una duración aproximada de treinta (30) minutos
7. Flujograma
8. Anexo
DIAGRAMA DE FLUJO DE LOS PROCEDIMIENTOS DE ATENCION USUARIO PRESENCIAL
USUARIO UNIDAD TECNICA DE INFORMACION ESPECIALIZADA
INICIO
Busca en base de datos y expone requerimientos
Verifica existencia de referencia en base de
datos
¿Existen referencias?
Facilitan códigos al usuario de referencias
Se ofrece servicio de búsqueda de
información
Usuario llena formulario de solicitud de búsqueda
FIN Verifica condición del usuario y si
posee carné
¿Posee carne?
Pide realice trámites de
obtención de pase o carné
Tramita pase u obtención de
Carné
Revisa las referencias sugeridas
Indica que puede revisar las referencias
No Si
i
i
FIN
No Si
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PROCEDIMIENTO DIE02 ATENCIÓN DE USUARIOS VIRTUALES
1. Finalidad
Atender el requerimiento de información de los usuarios virtuales desde Internet o por correo electrónico.
2. Alcance
Docentes, alumnos y Egresados de la UNALM, Usuarios externos de la BAN.
3. Base Legal
∗ Ley Universitaria Nº 23733.∗ Res. Nº 47213/UNA del 07 de Marzo de 1986, que aprueba el Reglamento
General de la Universidad Nacional Agraria La Molina.
4. Requisitos
∗ Solicitud de usuarios virtuales.∗ Disponibilidad de publicación solicitada.∗ Conexión a Internet.
5. Etapas del Procedimiento
∗ El usuario ingresa a la página Web de la BAN-UNALM y revisa la información que se encuentre disponible.
∗ El usuario si no desea mayor información no envía solicitud.∗ El usuario registrado o no registrado en el formulario virtual, puede solicitar
mayor información de un tema o publicación, la cual ingresa a la página Web o llega al correo [email protected]
∗ Se recepciona el pedido de solicitud de información. ∗ Se envía el índice del documento escaneado o listado de referencias indicando
que sólo se puede enviar un capítulo para uso personal o de investigación.∗ Se envía la cotización respectiva según procedencia del usuario a nivel local,
nacional e internacional.∗ El usuario realiza el pago y envía copia del depósito por correo electrónico.∗ Se informa a sección Caja de la BAN y se realiza el ingreso.∗ Se envía el archivo al usuario a través del correo electrónico.
6. Duración del Procedimiento
El Proceso de atención a usuarios virtuales tendrá una duración de un (1) día, o más dependiendo del numero de solicitudes
7. Flujograma
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8. Anexo
DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCEDIMIENTOS DE ATENCION DE USUARIOS VIRTUALES
USUARIO UNIDAD DE INFORMACION ESPECIALIZADA
INICIO
Ingresa a Web de la BAN-UNALM y
revisa información
Usuario puede o no registrarse y solicita
información
Recepciona pedido de solicitud de información
y verifica
Envía índice del
documento y cotización respectiva
Realiza pago y envía copia del recibo de depósito por e-mail
Informa a caja de la BAN y se realiza el
ingreso
Envía Archivo al usuarioRecepciona archivo
FIN
¿Existe referencia?
Informa al usuario,
información no
encontradaRecepciona informe
FIN
No Si
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REGISTRO DE USUARIOS VIRTUALES VIA INTERNET
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PROCEDIMIENTO DIE03 BÚSQUEDA ESPECIALIZADA
1. Finalidad
Ofrecer un servicio de búsqueda especializada de información a los usuarios.
2. Alcance
Docentes, Alumnos y egresados de la UNALM, Usuarios externos de la BAN.
3. Base Legal
∗ Ley Universitaria Nº 23733.∗ Res. Nº 47213/UNA del 07 de Marzo de 1986, que aprueba el Reglamento
General de la Universidad Nacional Agraria La Molina.
4. Requisitos
∗ Solicitud de búsqueda especializada.∗ Acceso a bases de datos de la BAN.∗ Conexión a Internet.
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5. Etapas del Procedimiento
∗ Usuario expone su requerimiento de información y solicita el servicio a través del llenado de la solicitud de búsqueda especializada.
∗ De acuerdo al tema se le recomienda diversas bases de datos dependiendo del tema, puede ser: Local o disponible en la BAN: INPERU, LIBROS, TESIS, REVIS, SERFAO; Nacional: REBIAPE, AGROREDPERU; América Latina y el Caribe: SIDALC; Mundial: FAO-AGRIS, AGORA, TEEAL, OARE, HINARI, DIALNET u otras bases a las cuales tenga acceso la BAN-UNALM.
∗ El usuario realiza un pago a cuenta en la sección caja de la BAN o a la cuenta de la FDA, para iniciar la búsqueda. El periodo de respuesta es muy variable puede ser de 1 hora a 7 días dependiendo del tema y bases de datos a buscar.
∗ Se realiza la búsqueda de información en las bases de datos solicitadas.∗ El usuario, luego del tiempo recomendado de respuesta, revisa los resultados. ∗ En caso de de ser satisfactoria la selección de información el usuario realiza el
pago del saldo del servicio en la sección caja de la BAN y la información se entrega al usuario en forma física o por correo electrónico.
∗ En caso de no ser satisfactoria la selección de información, el usuario no realiza pago adicional de la búsqueda.
6. Duración del Procedimiento
Es muy variable. Depende de las bases de datos y del tema solicitado, puede variar de 1 hora a 7 días.
7. Flujograma
DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCEDIMIENTOS DE BUSQUEDA ESPECIALIZADA
USUARIO UNIDAD DE INFORMACION ESPECIALIZADA
INICIO
Expone requerimiento de información llena
formulario de búsqueda
Recomienda diversas bases
de datos
Usuario paga en caja o a la
cuenta de FDA
Pide haga pago a Caja o cuenta
de la FDA
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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Oficina Administrativa de Planificación
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PROCEDIMIENTO DIE04 CAPACITACIÓN EN BASES DE DATOS DE LA BAN
1. Finalidad
Facilitar al usuario interno y externo en el uso de las bases de datos de la BAN.
2. Alcance
Usuarios diversos de la BAN.
3. Base Legal
∗ Ley Universitaria Nº 23733.
∗ Res. Nº 47213/UNA del 07 de Marzo de 1986, que aprueba el Reglamento General de la Universidad Nacional Agraria La Molina.
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4. Requisitos
∗ Registro de asistencia para el caso de capacitación individual.
∗ Carta de solicitud enviada por la autoridad de la institución que solicita capacitación indicando el día y la hora, carta dirigida a la Dirección General de la BAN.
∗ Conexión a Internet.
5. Etapas del Procedimiento
∗ El usuario solicita capacitación para buscar información en las bases de datos.
∗ Se realiza la programación de acuerdo al número de participantes:
o Individual: Capacitación básica de corta duración (10 minutos máximo) de acuerdo a la necesidad de información, realizada en el ambiente de Información Especializada sobre el uso de bases de datos de la BAN vía Intranet e Internet. Es el caso de alumnos UNALM, docentes de la UNALM y excepcionalmente al Público en general (en este último caso se le ofrece el servicio de búsqueda especializada).
o Grupal: Capacitación de 1 a 2 horas, dirigida a los ingresantes UNALM, ingresantes EPG-UNALM y alumnos de otras instituciones sobre el uso de bases de datos de la BAN vía Intranet e Internet.
∗ Al final de la capacitación los usuarios pueden realizar sus búsquedas y solicitar mayor información vía presencial o por correo electrónico.
6. Duración del Procedimiento
El procedimiento de capacitación de base de datos será:∗ Individual de 10 minutos por base de datos.
∗ Grupal: 1 a 2 horas.
7. Flujograma
DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCEDIMIENTOS EN CAPACITACION EN BASE DE DATOS DE LA BAN
USUARIO UNIDAD DE INFORMACION ESPECIALIZADA
DIRECCION DE SITEMAS
INICIO
Usuario requiere
capacitación
Programa capacitación
grupal o individual
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Individual, capacitación básica en el ambiente
Grupal, Capacitación en
la sala de Internet
Usuario puede realizar su
propia búsqueda
FIN
i
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