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CAMBIO DE PARADIGMA DE LA SEGURIDAD JURIDICA
TEMA 1
Documentos electrónicos y con firma digital aplicada. Prospectiva de la
intervención notarial.
Coordinadores General:
Notarios Santiago Falbo y Andrés Martínez (h)
Categoría: Trabajo en Equipo
Autores: - Notaria Carolina Danunzio
-Notaria María Paula Etchart
-Notario Francisco Amaya
-2019-
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INDICE
PONENCIAS…………………………………………………………………….….………….. 3
INTRODUCCION……………………………………………………………….……………….5
1 - ACTUACION NOTARIAL EN SOPORTE DIGITAL……………………………………...6
1.1- CERTIFICACION NOTARIAL DIGITAL DE LA AUTENTICIDAD DEL CONTENIDO DE
DOCUMENTOS………………………………………………………………..………………………6
1.2- CERTIFICACION NOTARIAL DE LA APLICACIÓN DE LA FIRMA DIGITAL…...6
1.3- TESTIMONIO DIGITALES…………………………………………………………...…7
1.4- MODO DE INGRESO PARA LA REALIZACION DE CADA ACCION…………….7
1.4.1- CERTIFICACION DE REPRODUCCION DIGITAL…………………………..8
1.4.2- TESTIMONIO POR REPRODUCCION……………………………………….9
2- REQUISITOS PARA EL OTORGAMIENTO DE ACTOS POSTERIORES A LA
CONSTITUCION DE UNA SAS………………………………………………………………12
2.1- RUBRICA DE LIBROS…………………………………………………………………...13
2.2- CONSULTA DE LIBROS DIGITALES………………………………………………….17
3- CONCLUSION…..………………………………………………………………………….20
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PONENCIAS
- Atentos a la entrada en vigencia de la Ley 27.349, “Apoyo al capital emprendedor”,
sucedido el 12 de abril de 2017, la cual incorpora en su Título III un nuevo tipo
societario, las llamadas Sociedades por Acciones Simplificadas, en adelante S.A.S. y su
posterior reglamentación en la Provincia de Buenos Aires para su inscripción, la cual
surge de la Disposición 131/17 cuya entrada en vigencia data del día 22 de diciembre
de 2017.-
-La inscripción de este nuevo tipo societario, precursor por el uso de las nuevas
tecnología y promovido por la agilización de costos y tiempo, ha provocado desde sus
inicios, un vacío si hablamos de seguridad jurídica propiamente dicha.-
-Si bien estamos en presencia de un notorio cambio de paradigma de la “seguridad
jurídica”, lema que como notarios hemos mantenido desde el inicio de nuestra
profesión, utilizando el papel, la escritura y la firma a fin de que un documento se
convierta, en un instrumento jurídico, nos encontramos hoy, con que contamos con una
firma digital, que por cierto no es electrónica, con un instrumento digital en un formato
hasta hace poco desconocido y con una inscripción por medios digitales que nos
provoca la incertidumbre de que dicho instrumento llegue a un destino para nosotros
incierto, a fin de lograr, la tan anhelada registración.-
- Al hablar de la constitución de la Sociedad, la Ley 27.349 establece que puede
confeccionarse mediante instrumento público o privado. En este último las firmas
deberán estar certificadas por autoridad judicial, notarial, bancaria o autoridad
competente del registro público respectivo. En cuanto a los trámites posteriores, cada
registro ha adoptado el procedimiento y los requisitos necesarios según sus
capacidades tecnológicas. El Registro que nos compete, reglamentó que los trámites se
realizarán de manera electrónica, a través de la plataforma Trámites a Distancia (TAD).
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-Como Notarios, hemos podido observar, que la certificación notarial para la inscripción
ha sido la más utilizada. Hemos aprendido a confeccionar un folio de certificación
digital, firmar digitalmente, descargar el archivo, enviarlo vía mail, validar las firmas, etc.
-El artículo 58 de la ley hace referencia a los libros obligatorios que deberán tener SAS,
los cuales deberán ser rubricados a través de una página web que genera un número
HASH, luego de adjuntar un acta en formato digital y nuevamente, a través de la
plataforma trámites a distancia (TAD) procederemos a su registración, para finalizar en
la primer página, en la cual, mediante el ingreso de la clave única de identificación
tributaria de la SAS en cuestión, nos emitirá un recibo, como comprobante de la rúbrica
efectuada.-
-Por lo antes dicho, se propone que al ser el notario el que va a intervenir en todos los
actos jurídicos de la vida societaria, para lograr la seguridad jurídica que se busca, es
menester que sea el mismo profesional, el que realice en su totalidad todos los tramites
de la sociedad, desde su constitución hasta los tramites posteriores a la misma.
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INTRODUCCION
Con la entrada en vigencia de la Ley 27.349, denominada “Apoyo al capital
emprendedor”, con fecha 12 de abril de 2017, la cual incorpora en el Título III al nuevo
tipo societario, denominado Sociedades por Acciones Simplificadas, en adelante S.A.S.
y su posterior reglamentación en la Provincia de Buenos Aires para su inscripción, la
cual surge de la Disposición 131/17 cuya entrada en vigencia data del día 22 de
diciembre de 2017, se ha establecido un nuevo paradigma, no solo en materia
societaria, sino también, en la función notarial, lo cual nos ocupa en este trabajo. No
solo la ley 27.349 fue la impulsora del cambio de paradigma y la entrada al mundo
digital. El Código Civil y Comercial de la Nación que entró en vigencia el 1 de agosto de
2015, en su artículo 288 nos habla de firma digital para instrumentos electrónicos, ya
esbozando la posibilidad del cambio de paradigma.-
Ante esta situación y debido al impulso que le brindó la ley 27.349 a la creación de las
SAS, el notariado tuvo dos opciones: la primera no entrar al nuevo paradigma digital y
la segunda, que efectivamente hizo, fue la de ser parte de este nuevo mundo aportando
sus ideas y todos los conocimientos sobre seguridad jurídica para así no quedar afuera
de la modernidad y aun así garantizar la mayor seguridad jurídica a los actos realizados
con soportes electrónicos.-
Este trabajo, se trata justamente de eso. De aportar ideas y soluciones para el
notariado y así poder otorgar actos con la mayor seguridad jurídica posible. Debido a
cuestiones ajenas al notariado, no siempre se va a poder garantizar la plena seguridad
jurídica en los actos con soporte electrónico pero trataremos, mediante este trabajo, de
aportar soluciones e ideas para brindar la mayor seguridad jurídica posible y así
minimizar el margen de error.-
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1- ACTUACION NOTARIAL EN SOPORTE DIGITAL
El colegio de Escribanos que nos reúne, ha proporcionado herramientas para, no solo
agilizar los trámites relacionados con este nuevo tipo societario, sino también para
brindarnos mayor seguridad en los actos relacionados al actuar societario.
A saber, los siguientes títulos, contienen una breve descripción de cada actuación que
podremos realizar, según las necesidades de los requirentes y las nuestras.
1.1- CERTIFICACION NOTARIAL DIGITAL DE LA AUTENTICIDAD DEL
CONTENIDO DE DOCUMENTOS:
En este caso el aspecto digital de la Actuación estará dado por el documento en el cual
se plasme la actividad del notario. Estaremos frente a una actuación notarial digital
cuando la constancia de la actuación quede plasmada en un documento digital,
independientemente de los soportes de los documentos que la originen.
Podemos certificar en soporte digital, la autenticidad de un documento digitalizado
(escaneado), cuyo soporte original sea el papel, y aquí estaríamos frente a una
actuación notarial en soporte digital.-
1.2- CERTIFICACION NOTARIAL DE LA APLICACIÓN DE LA FIRMA
DIGITAL :
Esta consiste en la constancia notarial de la legitimidad de la aplicación de la firma
digital por un particular. Creemos que la intervención notarial en el proceso de la
aplicación de la firma digital puede agregarle al documento elementos que le otorguen
mayor valor jurídico , garantizando el uso legítimo del certificado digital, la capacidad y
la libertad del firmante, el conocimiento y la comprensión del contenido del documento,
logrando así la adecuación de las conductas intersubjetivas al ordenamiento jurídico.
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1.3- TESTIMONIO DIGITALES:
Son las copias originales de las escrituras matrices o protocolares.
Consistirá en la reproducción de la escritura matriz, sea por copia del escaneo del
protocolo (lo que se denomina testimonio por digitalización), sea por la reproducción del
contenido intelectual de aquella escritura matriz, integrante en los folios digitales
(testimonio por reproducción).-
1.4- MODO DE INGRESO PARA LA REALIZACION DE CADA ACCION
En la página web del colegio de escribanos http://www.colescba.org.ar, se puede
observar, que en su parte inferior se encuentra el módulo de FIRMA DIGITAL. Al
seleccionarlo, ingresamos al sitio que a continuación se muestra
Seleccionando la opción MODULO DE GESTION – ACTUACIONES NOTARIALES, la
pantalla nos va a mostrar las distintas acciones que podremos realizar.
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1.4.1- CERTIFICACION DE REPRODUCCION DIGITAL
Al constituir una sociedad por acciones simplificada, cualquiera sea el tipo de estatuto
elegido por instrumento privado, o también entre otros actos, al deber realizar una
cesión de acciones, etc. debemos tomar las firmas de el/los socios y los
administradores de manera ológrafa en el documento impreso. El paso a seguir es
escanearlo y guardarlo en formato PDF en nuestra computadora, para así, poder aplicar
la firma digital.
El archivo que contiene el documento en cuestión se deberá adjuntar al folio de
Certificación Notarial de reproducciones digitales, el cual contendrá la leyenda que más
adelante se detalla, dando fe que lo que se adjunta, es el documento debidamente
firmado.-
1- Escribir el nombre del documento a certificar para identificarlo.
2- Seleccionar folio: certificación de Reproducción digital.
3- Ir a seleccionar archivo y abrir el Word que va a contener el texto de la
certificación de copias.
Para adjuntar el documento que se desea certificar ir a seleccionar archivo y adjuntar el
mismo y confirmar.
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1.4.2- TESTIMONIO POR REPRODUCCION
El testimonio por reproducción se usará en aquellos casos que optamos por el
instrumento público. A saber, si el estatuto fue confeccionado mediante escritura, si
debemos realizar un poder en este tipo societario, o cualquier otro documento que
requiera de la escritura pública, debemos emitir un testimonio degital.-
El artículo 59 de la Ley 27.349, hace referencia a los poderes electrónicos, y dice
“Poderes electrónicos. El estatuto de la SAS, sus modificatorios y los poderes y
revocaciones que otorguen sus representantes podrán ser otorgados en protocolo
notarial electrónico. Aun habiéndose otorgado en soporte papel, su primera copia
deberá expedirse en forma digital con firma digital del autorizante. En dichos casos, la
inscripción en el Registro Público que corresponda será exclusivamente en forma
electrónica.”
Si bien no tocaremos el tema del protocolo notarial electrónico, hoy tenemos las
herramientas necesarias, aunque no suficientes, para poder cumplir con la ley.
En una breve explicacion grafica, mostraremos su implementación
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1- Escribir el nombre del archivo
2- Seleccionar el folio de Testimnio por Reproduccion
3- Seleccionar el word con el texto de la escritura y confirmar.
Cualquiera de las acciones que realicemos, según la necesidad del acto, tal sea
certificación de reproducción digital o testimonio por reproducción, debemos proceder a
firmarlo digitalmente. Al terminar todos los pasos en el Modulo de Gestión de
Actuaciones Digitales, ingresaremos al Módulo de Gestión de Firma Digital.-
Este micro sitio, es de fácil aplicación, siempre que contemos con el debido certificado
instalado en nuestra computadora y el token conectado.
Seguidamente indicaremos los breves pasos a realizar.
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Los pasos a seguir para aplicar nuestra firma digital son los siguientes:
-Ir a Pendientes y seleccionar el documento que queremos firmar digitalmente,
1- Hacer click en Firmar.
2- Luego en Realizar firma.
3- Nos va a solicitar la elección de un certificado y luego poner el PIN del Token.
4- Realizar firma.
5- Seguidamente debe firmar colegio, procedimiento en cual no intervenimos.
6- Una vez que ambas firmas se encuentran en color verde, volvemos al Módulo de
Gestión de Actuaciones Notariales y descargamos el archivo firmado
digitalmente.-
7- Guardamos el archivo PDF descargado.
El Código Civil y Comercial de la Nación, en su artículo 287 distingue entre
instrumentos privados y particulares no firmados. Seguidamente agrega, que si los
instrumentos particulares están firmados, son instrumentos privados. Seguidamente, el
artículo 288 del mismo cuerpo legal expresa que la firma prueba la autoría de la
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declaración de voluntad expresada en un texto y al hacer referencia, en su segundo
párrafo, a la firma digital dice que en documentos electrónico, el requisito de la firma de
una persona queda satisfecho si se utiliza una firma digital que de prueba de la autoría
e integridad del instrumento.
Ante el análisis de tales artículos precedentemente citados, estamos en condiciones de
afirmar, que todo documento electrónico, firmado digitalmente por un notario, da fe
tanto del contenido del instrumento, como de la voluntad y capacidad de sus
otorgantes.
2- REQUISITOS PARA EL OTORGAMIENTO DE ACTOS POSTERIORES A LA
CONSTITUCION DE UNA SAS.
Bien sabemos, que al realizar un poder, debemos contar con las constancias notariales
necesarias para dicho otorgamiento. En el caso de los poderes de las sociedades
contenidas en la Ley General de Sociedades, dentro de la documentación que
solicitamos, están los libros societarios, en cuyos folios debidamente numerados,
procederemos a corroborar la representación y la autorización emitida por el órgano
pertinente, tal el tipo societario, de otorgar dicho poder.
Por su lado, en las sociedades de la Ley 27.349, no contamos con libros físicos. El
artículo 58 de la mencionada ley en partes pertinentes dice que las SAS deberán llevar
los siguientes Registros digitales: Libro de actas; Libro de registro de acciones; Libro
diario y Libro de inventario y balances. Todos los registros que obligatoriamente deba
llevar la SAS, se individualizarán por medios electrónicos ante el registro público. Los
registros públicos podrán reglamentar e implementar mecanismos a los efectos de
permitir a la SAS suplir la utilización de los registros citados precedentemente mediante
medios digitales y/o mediante la creación de una página web en donde se encuentren
volcados la totalidad de los datos de dichos registros.
Como notarios, al no tener la documentación que a los efectos siempre hemos
solicitado, debemos incursionar en Libros Digitales, y conocer el tan nombrado número
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HASH, que es el cual nos va a indicar la numeración de las actas en el libro que las
contiene. Dichas actas, han sido realizadas en el programa informático “Word” por los
socios y/o el órgano de administración y luego de estar impresas, firmadas por los
mismos. No hace falta la certificación notarial, ni digital. Una vez firmada, escaneada y
en formato PDF, han sido ingresadas al registro público y mediante la emisión de un
recibo que contiene ese número de HASH, nos da cuenta que, efectivamente, hay un
acta en el libro respectivo, pero con inconveniente que no podemos tener acceso al
contenido de la misma una vez ingresada.
En toda profesión existe un riesgo, y en la nuestra se trata de minimizar los mismos o
de no tomarlos. Al contar con toda la documentación a la vista, sabemos que no
correremos ningún riesgo, pero con la creación de este, ya no tan nuevo, tipo societario,
debemos tomar una decisión. Correr un riesgo mayor si el requirente nos brinda el acta
en formato papel, firmada por los allí nombrados y un recibo emitido por el registro
público que contiene datos que nada tienen que ver con el contenido del acta, o bien
dedicarnos a una nueva actividad dentro de la función notarial, como es, tener a nuestro
cargo, la carga de las actas necesarias para cualquiera de los actos jurídicos que deba
otorgar una SAS y en caso de ser necesario la rúbrica de dichos libros.-
2.1- RUBRICA DE LIBROS
Para proceder a rubricar un libro, los pasos a seguir son los siguientes:
PASO 1:
1- Ingresar a https://gesas.mjus.gba.gob.ar/web/ hacer click en Generador de
Hash.
2- Hacer click en Seleccionar Archivo Adjunto (El Acta firmada por las partes
escaneada en archivo PDF).
3- Hacer click en generador de Hash.
4- Copiar y pegar el Hash en un Word y guardarlo.
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PASO 2
1- Ingresar a la página de AFIP con CUIT y clave fiscal del representante legal de la
sociedad y seleccionar TAD- GPBA.
2- Elegir actuar por la Sociedad
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1- En el buscador, al escribir la palabra LIBROS, vamos a poder visualizar la opción
SAS Libros Digitales, la cual debemos seleccionar.
2- Hacer click en Iniciar Tramite
1- Hacer click en completar
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Dentro de las opciones que nos muestra el sistema, debemos seleccionar el tipo de
Libro, que para el caso de la rúbrica, será el LIBRO DE ACTAS.
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Seguidamente copiamos el número de Hash que habíamos guardado en un Word y
seleccionamos GUARDAR.-
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Para poder corroborar que el procedimiento fue debidamente realizado, seguiremos los
siguientes pasos:
1- Ir a MIS TRAMITES
2- Seleccionar Borradores
3- Se va a poder observar la rúbrica de los libros y las actas que se vayan
subiendo.
4- En la columna de Acciones, se observan dos iconos, al seleccionar el de la
izquierda, nos permitirá ver el estado del trámite y el de la derecha eliminará el
trámite.
2.2- CONSULTA DE LIBROS DIGITALES
Para consultar el estado de los libros societarios y la cantidad de actas que la sociedad
ha ingresado, volveremos a ingresar a la página de inicio, en la cual ingresamos el acta
y generamos el HASH, pero tomaremos la opción INGRESAR POR CUIT, e ingresando
el número de CUIT de la sociedad, el sistema nos mostrará los cuatro libros con sus
respectivas cargas.
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Esta vista nos muestra que el libro de ACTA, contiene adjuntos, y haciendo click sobre
el mismo son desplega este nuevo cuadro:
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Haciendo click en VER RECIBO podremos visualizar el recibo del acta que queremos
consultar.
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3-CONCLUSION
Tal como ha sido mencionado, con la entrada en vigencia de la Ley 27.349,
denominada “Apoyo al capital emprendedor”, se ha establecido un nuevo paradigma,
no solo en materia societaria, sino también, en la función notarial.
El notariado no puede ser ajeno a estos cambios que vienen surgiendo, pero tampoco
puede dejar de lado su función que es la de brindar seguridad jurídica a los actos que
otorgue.
Como el notariado no es una isla y debe trabajar en conjunto con otros organismos y
las herramientas que ellos les provean, no siempre las mismas son las más adecuadas
para lograr la tan ansiada seguridad jurídica pero si es su obligación la de minimizar el
margen de error.-
Teniendo en cuenta lo antes dicho, vemos en el tramite post inscriptorio de estas
sociedades denominadas Sociedades por Acciones Simplificadas en cuanto a la rúbrica
de los libros y las actas sucesivas es deficiente debido a que, si bien se puede
corroborar la correlatividad de las actas a través del HASH, la plataforma no permite
visualizar el contenido de la misma, lo que pone al notario que recibe la impresión del
acta original en una situación imposible de comprobar la veracidad de la misma.
Es por esto, que se propone que al ser el notario el que va a intervenir en todos los
actos jurídicos de la vida societaria, para lograr la seguridad jurídica que se busca, es
menester que sea el mismo profesional, el que realice en su totalidad todos los tramites
de la sociedad, desde su constitución hasta los tramites posteriores a la misma.
Esto permitiría que el notario que intervenga en cualquier acto jurídico de la sociedad
pueda consultar al notario que intervino en la constitución de la misma y lleva adelante
los libros societarios la veracidad del contenido del acta. Haciendo un paralelismo con
la actividad habitual del notario, sería un “estudio de títulos” pero en este caso, se
corroboraría la veracidad del contenido de las actas.
Debido a que la implementación de las herramientas brindadas por otros organismos no
depende del notariado y es de difícil modificación, el notariado debe adecuarse a las
mismas siempre ponderando su actividad que no es ni más ni menos que la de brindar
seguridad jurídica.
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