PROCESO
PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN
GUÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL INSTRUMENTO DE REGISTRO DE OFERTA “MI FAMILIA”
G3.MO18.PP 31/12/2019
Versión 1 Página 1 de 13
Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.
INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR
GUÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL INSTRUMENTO DE REGISTRO DE OFERTA “MI FAMILIA”
Bogotá, diciembre de 2019
PROCESO
PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN
GUÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL INSTRUMENTO DE REGISTRO DE OFERTA “MI FAMILIA”
G3.MO18.PP 31/12/2019
Versión 1 Página 2 de 13
Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.
Tabla de contenido
1. Objetivo ............................................................................................................ 3
2. Alcance ............................................................................................................ 3
3. Mapeo de oferta de programas sociales .......................................................... 4
4. Descripción del instrumento de registro de oferta “Mi Familia” ........................ 4
4.1. Activación de macros ............................................................................... 5
4.2. Formulario ................................................................................................ 5
4.2.1. Guardar nuevo registro .................................................................. 6
4.2.2. Buscar registro y modificar ........................................................... 10
4.3. Control de Información ........................................................................... 11
4.4. Guía de Oferta ........................................................................................ 12
4.4.1. Filtros ........................................................................................... 12
5. Relación de Formatos .................................................................................... 13
6. Control de Cambios ....................................................................................... 13
PROCESO
PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN
GUÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL INSTRUMENTO DE REGISTRO DE OFERTA “MI FAMILIA”
G3.MO18.PP 31/12/2019
Versión 1 Página 3 de 13
Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.
1. Objetivo
Instruir a los gerentes y/o gestores de oferta de los esquemas operativos Tipo A y
Tipo B, respectivamente, de la modalidad “Mi Familia” en el diligenciamiento del
instrumento de registro de oferta que permitirá identificar la convergencia de oferta
y la gestión de redes.
2. Alcance
El presente documento servirá como una guía para el diligenciamiento del
instrumento de registro de oferta de la modalidad “Mi Familia” que será
implementado por los gerentes y gestores de oferta de los esquemas Tipo A y B
respectivamente. Además de esto, permitirá identificar el flujo de información de la
convergencia de oferta y la gestión de redes como se observa en la figura 1.
Figura 1. Flujo de información en la convergencia de oferta y gestión de redes
PROCESO
PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN
GUÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL INSTRUMENTO DE REGISTRO DE OFERTA “MI FAMILIA”
G3.MO18.PP 31/12/2019
Versión 1 Página 4 de 13
Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.
3. Mapeo de oferta de programas sociales
Uno de los pasos más importantes es la búsqueda de la oferta de programas
sociales que se realiza en cada una de las regiones. Recuerde que, como Gerente
o Gestor de Oferta, una de las tareas gruesas es realizar una búsqueda
exhaustiva y permanente de aquellos programas sociales que satisfacen las
necesidades de las familias en temas como educación, salud, cultura, entre otros.
Para esto, se puede hacer uso de motores de búsqueda como Google (para el
desarrollo de esta guía se utilizará el ejemplo del programa “Jóvenes en Acción”).
Figura 2. Mapeo de oferta de programas sociales
4. Descripción del instrumento de registro de oferta “Mi Familia”
El instrumento de registro de oferta para “Mi Familia” es una herramienta de
caracterización de la oferta disponible en el municipio de atención y análisis para
brindar orientaciones oportunas a cada familia participante de la modalidad, según
PROCESO
PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN
GUÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL INSTRUMENTO DE REGISTRO DE OFERTA “MI FAMILIA”
G3.MO18.PP 31/12/2019
Versión 1 Página 5 de 13
Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.
sus características y necesidades. La herramienta cuenta con tres secciones: i)
formulario, ii) control de información y iii) la guía de oferta.
4.1. Activación de macros
Antes de realizar el diligenciamiento de la información, el archivo de Excel le pedirá
activar las macros que son las que permiten la integración de la información
contenida en la herramienta. La figura 3 muestra cómo se debe realizar este
procedimiento dependiendo de la versión de Excel.
Figura 3. Activación de macros
NOTA: LA INFORMACIÓN INGRESADA EN LA HERRAMIENTA DEBE SER
DILIGENCIADA EN MAYÚSCULA SOSTENIDA, SIN TILDES Y SIN
CARACTERES ESPECIALES.
4.2. Formulario
El formulario de Mapeo de Oferta para “Mi Familia” permitirá consignar la información de cada programa identificado en el territorio. El formulario consta de cuatro partes: i) información de la entidad responsable, ii) información básica del programa, iii) disponibilidad de la oferta y iv) los criterios de priorización. Además de esto, el formulario cuenta con cuatro botones que facilitan el manejo de la
PROCESO
PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN
GUÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL INSTRUMENTO DE REGISTRO DE OFERTA “MI FAMILIA”
G3.MO18.PP 31/12/2019
Versión 1 Página 6 de 13
Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.
información: i) guardar nuevo registro, ii) buscar, iii) modificar y iv) borrar. (ver figura 4)
Figura 4. Formulario de mapeo de la oferta para “Mi Familia”
4.2.1. Guardar nuevo registro
i) Información de la entidad responsable: Una vez haya obtenido resultados en
el mapeo de oferta comience a diligenciar el formulario. En la primera sección
el usuario deberá ingresar el nombre de la entidad (i.e. Departamento para la
PROCESO
PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN
GUÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL INSTRUMENTO DE REGISTRO DE OFERTA “MI FAMILIA”
G3.MO18.PP 31/12/2019
Versión 1 Página 7 de 13
Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.
prosperidad social -DPS-), tipo de entidad (este ítem es una lista desplegable
que tiene las opciones de: púbico, privado, mixta, cooperación y no
identificada; seleccione la que considere pertinente) y el nombre de la entidad
aliada de operar (ver figura 5).
Figura 5. Información de la entidad responsable
ii) Información básica del programa: La figura 6 relaciona las variables
correspondientes a esta sección y sus respectivas opciones de respuesta.
Como primero deberá relacionar el nombre del programa y su descripción
oficial. Después de esto se encontrará con cuatro variables categóricas: i) tipo
de acceso al programa, la cual hace referencia al tipo de convocatoria del
programa encontrado (abierta, cerrada, demanda); ii) el modo de atención
(virtual, presencial, virtual y presencial, semipresencial, otra); iii) beneficios e
incentivos (especie, efectivo, especie y efectivo, otros); iv) contrapartida del
participante (dinero, tiempo, ninguno y otros).
Además de lo anterior, el formulario solicita información del departamento o
región y municipio. En la variable cupos disponibles para Mi Familia, los
gerentes y gestores de oferta deberán colocar el resultado de la negociación
previa con las entidades públicas o privadas (i.e. cupos para familias,
financiación, etc.), la negociación hace referencia al acercamiento que los
gerentes y gestores de oferta realizan con los aliados que son responsables
directos de la implementación de la oferta en territorio y conocen el número de
cupos, requisitos y compromisos para la movilización de las diferentes
iniciaivas. Es importante dejar registro de la información de contacto (nombre,
teléfono y página web del programa) de la persona o entidad con la que se
realizó la negociación.
PROCESO
PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN
GUÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL INSTRUMENTO DE REGISTRO DE OFERTA “MI FAMILIA”
G3.MO18.PP 31/12/2019
Versión 1 Página 8 de 13
Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.
Figura 6. Variables sobre información básica del programa (ejemplos jóvenes en acción1)
1 Las figuras de color verde responden al ejemplo del programa Jóvenes en Acción
PROCESO
PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN
GUÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL INSTRUMENTO DE REGISTRO DE OFERTA “MI FAMILIA”
G3.MO18.PP 31/12/2019
Versión 1 Página 9 de 13
Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.
iii) Disponibilidad de la oferta: En esta sección se deberá colocar el estado de la
oferta del programa seleccionado, una vez dé clic sobre la casilla, se
desplegará una lista de dos opciones con las categorías activo e inactivo,
seleccione la que corresponda. Además de esto, es indispensable relacionar el
número de veces que se oferta el programa en el año y asociar a cada apertura
la fecha de inicio y fin (esta última parte estará condicionada por el número de
ofertas que se coloquen en el inciso anterior) (ver figura 7).
Figura 7. Disponibilidad de oferta
iv) Criterios de priorización: aquí se hace un barrido sobre los criterios que se
deben cumplir para tener acceso al programa seleccionado. Para esto, es
indispensable colocar el derecho fundamental en el que se enmarca el
programa (lista desplegable con las opciones i) educación y capacitación; ii)
habilidad; iii) salud; iv) ingreso y trabajo; v) uso de tiempo libre y vi) otros. A
continuación, se habilitará una serie de dimensiones asociadas al derecho
fundamental, por ejemplo, a educación y capacitación se asocian dimensiones
como orientación socio-ocupacional, habilidades blandas, entre otras (figura 8).
Una vez terminado el diligenciamiento de las variables anteriores, se debe
seleccionar si existe algún tipo de requisito de entrada y su respectiva
priorización (edad, puntaje Sisben, nivel de escolaridad, género, víctimas,
reincorporados, pueblos étnicos y otros) (ver ejemplo en la figura 8).
PROCESO
PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN
GUÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL INSTRUMENTO DE REGISTRO DE OFERTA “MI FAMILIA”
G3.MO18.PP 31/12/2019
Versión 1 Página 10 de 13
Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.
Figura 8. Criterios de priorización
Una vez termine de diligenciar el formulario, diríjase al botón de “Guardar Nuevo
Registro” y oprima clic izquierdo, enseguida observará una ventana emergente que
le indicará que el registro fue guardado con total éxito y además, encontrará el ID
asignado al registro con el que posteriormente podrá realizar cualquier modificación
de ser necesario (figura 9).
Figura 9. Guardar Registro
4.2.2. Buscar registro y modificar
Para consultar o buscar información previamente cargada, diríjase al botón de buscar y
oprima clic izquierdo. Enseguida, aparecerá una ventana emergente en la que se debe
colocar el número ID del formulario que se desea consultar (ver figura 10). Una vez
realice estos pasos, el formulario se autocompletará con la información correspondiente
al ID consultado.
Para modificar algún registro es indispensable que se hayan realizado los pasos
descritos anteriormente. Una vez que la información esté precargada, modifica los
Oprima clic izquierdo
PROCESO
PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN
GUÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL INSTRUMENTO DE REGISTRO DE OFERTA “MI FAMILIA”
G3.MO18.PP 31/12/2019
Versión 1 Página 11 de 13
Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.
campos que considere convenientes y oprima el botón modificar para guardar los
cambios.
Figura 10. Buscar y Modificar Registro
4.3. Control de Información
La sección de control de información permite visualizar el número de registros que se ha
cargado desde los formularios producto del mapeo de oferta de programas sociales. Allí
podrá consultar el número de los ID asociados a cada uno ellos (fundamental para
modificar registros), además de generar estadísticas descriptivas que resumirá la
información diligenciada en el formulario.
PROCESO
PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN
GUÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL INSTRUMENTO DE REGISTRO DE OFERTA “MI FAMILIA”
G3.MO18.PP 31/12/2019
Versión 1 Página 12 de 13
Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.
Figura 11. Control de información
4.4. Guía de Oferta
La guía de oferta es una herramienta que busca facilitar la búsqueda de la oferta
registrada en la herramienta con el fin prestar el servicio de convergencia de oferta a
las familias participantes del programa según sus características, necesidades y
disponibilidad de oferta permanente.
Esta sección será de gran utilidad para las Unidades de Acompañamiento Familiar
(UAT) dado que le permitirá identificar con facilidad, las ofertas de programas sociales
que se ajustan a las necesidades de las familias identificadas en la ficha de
caracterización. Así, por ejemplo, si se identifica que los integrantes de la familia no
cuentan con educación superior, la guía de oferta le permitirá, ingresando los filtros
pertinentes, identificar aquellos programas que incentivan el acceso a la educación
superior como es el caso de “Jóvenes en Acción” (ver figura 11).
4.4.1. Filtros
• Cobertura territorial: Dado que cada gerente o gestor de oferta diligenciará la
información de su región, el filtro más relevante es el de la cobertura municipal.
• Ámbitos de política pública: aquí podrá filtrar por el derecho en el se enmarca el
programa (i.e. educación y capacitación), la dimensión en la que se enmarca el
PROCESO
PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN
GUÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL INSTRUMENTO DE REGISTRO DE OFERTA “MI FAMILIA”
G3.MO18.PP 31/12/2019
Versión 1 Página 13 de 13
Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.
programa (i.e. educación orientada al trabajo) y el principal bien o servicio que
presta el programa (i.e. técnico laboral).
• Requisitos de entrada: Las UAF buscarán las ofertas de programas que se ajusten
a las características y necesidades de las familias. Para esto, tendrá a disposición
una serie de filtros que selecciona la oferta que se ajusta a las familias según unos
requisitos de entrada como la edad, puntaje Sisben, nivel de escolaridad, género,
víctimas, reincorporados, pueblos étnicos y otros.
• Calidad de la información y la oferta: este filtro ayuda a seleccionar los programas
con los que se cuenta mayor información.
Una vez seleccionados todos los filtros anteriores, la herramienta le recomendará una
serie de programas que se ajustan a las necesidades de las familias
Figura 11. Guía de oferta
5. Relación de Formatos
CODIGO NOMBRE DEL FORMATO
IN1.MO18.PP Instrumento de Registro de Oferta “MI FAMILIA”
6. Control de Cambios
Fecha Versión Descripción del Cambio
NA NA NA
Oferta
recomendada
Top Related