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Comunicándonos con nuestros
usuarios usando Aleph
Séptima Reunión de Usuarios ExLibris Chile
Viña del Mar, 26 y 27 de julio
Marcela Rivera C. ([email protected])
Maribel Alvarado A. ([email protected]) Sistema de Bibliotecas
Pontificia Universidad Católica de Chile
¿Cómo nos comunicamos con
nuestros usuarios?
Correos al usuario
Desde Aleph en el módulo de Circulación
Preparando los registros de
Usuario
1. El primer requisito es que cada usuario tenga asociado un
correo electrónico a su registro Z305 en PUC50.
2. Posteriormente se requiere que en el registro Z303 de PUC50,
variable Plain Html, se decida si el mensaje o correo llegará
como adjunto, en el cuerpo del correo o ambos.
3. Además se requiere que la opción “Enviar todas las cartas al
usuario” en Z303 de PUC50, esté seleccionada.
Preparando los registros de
Usuario
Preparando las cartas
Identificar los templates que necesitamos traducir
Ejemplos:
• loan-recall-1-00.xsl & plain-loan-recall-1-00.xsl
• loan-recall-2-00.xsl & plain-loan-recall-2-00.xsl
• loan-recall-3.xsl & plain-loan-recall-3.xsl
• loan-notice-letter-xx
Preparando las cartas
Adecuarlos para responder a nuestros objetivos
Preparando Aleph
Modificar archivo Alephcom, sección [mail].
Cada una de las bibliotecas consideradas Unidades de PIB debe tener asignado un alias de correo UC en su registro del módulo ISOPIB. Por ej. la biblioteca BUCO tiene el alias [email protected], el que es derivado a los correos UC de una lista de personas asociadas a la gestión de los PIB en la respectiva biblioteca.
Cartas generadas desde Aleph
Carta de préstamos
que vencen mañana
Carta de aviso de reserva
Carta de aviso de llegada
de reserva
Carta de aviso de cancela-
ción de la reserva
Carta de aviso de llegada
del material
solicitado en PIB
Carta de aviso de material no dis-ponible
solicitado en PIB.
1. Carta de préstamos que
vencen mañana
El menú de servicios permite enviar correos electrónicos masivos a los
usuarios a través de la parametrización de la función Servicios de cada uno de
los módulos de Aleph.
• Enviar correos electrónicos a los
usuarios avisándoles cuáles préstamos vencen mañana, que el ítem ha sido reservado, que su reserva ha llegado a la biblioteca, entre otros
• Disminuir las sanciones a nuestros usuarios (multas)
OBJETIVOS
Carta de préstamos que
vencen mañana Historia
La Federación de Estudiantes de la UC manifestó la necesidad de que el Sistema de Bibliotecas les avise de los préstamos que vencen, con el objetivo de disminuir el pago por concepto de multas.
Se estudia en la opción de servicios y se acuerda implementar la opción loan-notice-letter o Avisos de Cortesía, identificado en la bitácora de procesos como cir- 10.
Carta de préstamos que
vencen mañana
El objetivo de esta carta es comunicar con un día de anticipación a todos los usuarios que tengan libros en préstamo que su fecha de devolución es el día siguiente. En este correo se entrega la información para poder renovar si es necesario.
El template que corresponde a esta carta es el loan-notice-letter-00.xsl. Que es una forma local de html.
Carta de préstamos que
vencen mañana
• Se usa plantilla:
loan-notice-letter-00
• Se traduce la
plantilla llegando el
siguiente correo:
Carta de préstamos que
vencen mañana
Configuración del Servicio
Elegir el nombre
del archivo
Escoger el tipo de
Usuario al que se
le enviará el
correo electrónico
Seleccionar el
estado de ítem
a incluir
Seleccionar
la biblioteca
del ítem
Si queremos que sea el día
antes de la fecha de
devolución poner 1
Elegir la opción 1
Elegir la base de
datos PUC50
En la bitácora de procesos podemos identificar los procesos
de envío de avisos a los usuarios, por ejemplo:
Carta de préstamos que
vencen mañana
Carta de préstamos que
vencen mañana Puesta en marcha
En septiembre
de 2007 comienza la difusión de este nuevo
servicio.
Inicialmente este proceso era ejecutado
diariamente por el administrador del
módulo de circulación.
El proceso era manual y mientras
se ejecutaba el proceso el PC no estaba disponible
para ninguna aplicación.
Como el proceso debía ejecutarse en
forma diaria el administrador
del módulo debía
conectarse el día domingo o festivos para disparar el proceso.
Posteriormente empezamos a
recibir avisos de los alumnos quienes nos
informaron que los correos o avisos no les
llegaban
Carta de préstamos que
vencen mañana Puesta en marcha
Cómo empezamos:
Una persona ejecutaba el proceso todos los días del año excepto en febrero
Cómo estamos ahora:
Los procesos se ejecutan automáticamente utilizando la funcionalidad “daemon print”. Tenemos dos PC encendidos todo el año y se definió una hora para que se dispare el proceso en forma automática.
Carta de préstamos que
vencen mañana Mejoras
• La Dirección de Informática de la UC y Sistemas Lógicos pone en funcionamiento el Demonio de Impresión, este tiene la posibilidad de disparar los procesos de envío de correos a una hora determinada sin intervención de una persona.
• La Dirección de Informática de la UC y Sistemas Lógicos comienzan a estudiar porqué no llegan todos los correos. Se determina que paquetes de datos se pierden por la gran cantidad de correos que deben enviar los servidores. Se soluciona este problema dividiendo el envío de correos en grupos por biblioteca y por tipo de usuario. Además de dedican dos PC´s para el Demonio de Impresión. Como sistema de control se crea una cuenta de correo que copia cada uno de los correos que se envía. Además de instaura un reporte que indica la cantidad de avisos que salieron.
Automatización del envío de
correos
Carta de préstamos que
vencen mañana
Archivo………….:aviso_venc_bsaj_bor03_item08_20120610.sibuc-02-29-51
Cantidad: 45
Archivo ............: avisos_vencimiento_bor07_20120610.bsaj-02-54-26
Cantidad: 45
Ejemplo de grupos por biblioteca y Usuario
Carta de préstamos que
vencen mañana Ejemplo de Reporte Asunto: Cantidad de E-mails enviados (PALENA) - para la fecha 2012-06-10 Inicio : Sun Jun 10 13:00:00 CLT 2012
Carta de préstamos que
vencen mañana
Si bien el correo es apreciado por los usuarios, estos no cambiaron su comportamiento en relación con las devoluciones fuera de plazo. El porcentaje promedio de atrasos en la devolución de material bibliográfico es de 11,3% desde el año 2002. Después de 2007, el año en que fue menor el porcentaje de atrasos fue el año 2009 con un 10,6%.
% de envíos
Años
Conclusiones
2. Carta de aviso de reserva
Estadísticas:
Se comenzó a utilizar el 2006 cuando se implementó el servicio de Reserva de la Colección General.
El usuario que tiene el ítem en préstamo recibe una carta indicándole que no podrá renovarlo y que debe devolverlo en la fecha de devolución original.
Se genera automáticamente cuando un usuario reserva en el OPAC web un ítem que está en préstamo.
Se genera en promedio 10278 reservas por año.
Carta de aviso de reserva
• Se modificó plantilla:
loan-recall-1-00.xsl &
plain-loan-recall-1-
00.xsl
Ejemplo:
3. Carta de aviso de llegada
de reserva
De las 10278 reservas promedio realizadas se retira un 55,2 % del material reservado antes de que caduque la reserva luego de 24 o 48 horas.
Se comenzó a usar en 2006 cuando se implementó el servicio de Reserva de la Colección General.
El sistema genera la carta para el usuario que reservó indicando que el material llegó a la biblioteca y está disponible para que lo retire.
Se genera cuando un usuario devuelve un ítem reservado.
Carta de aviso de llegada de
reserva
• Se usa plantilla:
hold-request-letter-01-00
Ejemplo:
4. Carta de aviso de
cancelación de la reserva
Estadísticas:
De las 10278 reservas anuales que en promedio se realiza, el 44,8% no se retira.
Se comenzó a utilizar en 2006 cuando se implementó el servicio de Reserva de la Colección General.
Informa al usuario sobre la eliminación de la reserva.
Se genera cuando un usuario no retira la reserva en el plazo estipulado (24 o 48 hrs.)
Carta de aviso de cancelación
de la reserva
• Se usa la plantilla:
hold-delete-letter-00
Ejemplo:
• Este es un servicio apreciado por los usuarios.
• Las cartas enviadas a los usuarios permiten mantener
con ellos un contacto diario.
• Los servicios de avisos que genera el sistema ALEPH
funciona correctamente de acuerdo a nuestra
parametrización.
• Este es un servicio que se automatizó completamente
de acuerdo a los requerimientos del SIBUC.
Conclusiones
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