OFICINA DE ADMINISTRACION
Control Previo
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PROCEDIMIENTO: GESTION DE LA COMISION DE SERVICIO EN EL TERRITORIO NACIONAL
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TABLA DE CONTENIDO: 1. Objetivo
2. Alcance
3. Referencias
4. Definiciones
5. Responsabilidades
6. Descripción
7. Registros
8. Anexos
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1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos y procedimientos administrativos para la gestión de la comisión de servicios en el ámbito nacional, para el desarrollo de las acciones que aseguren el cumplimiento de los objetivos institucionales.
2. ALCANCE
Aplica a todos los colaboradores contratados bajo cualquier modalidad de las Unidades
Ejecutoras 01 SENASA y 02 PRODESA del Pliego SENASA, que requiera su
desplazamiento desde y hacia su sede habitual de labores.
3. REFERENCIAS
3.1 Ley de Presupuesto del Sector Publico para el ejercicio fiscal vigente 3.2 Reglamento de Organización y Funciones del SENASA 3.3 Directiva de Tesorería para el ejercicio fiscal vigente, y sus modificatorias. 3.4 Directiva para la Ejecución Presupuestaria para el ejercicio fiscal vigente. 3.5 Clasificadores Presupuestarios para el ejercicio fiscal vigente. 3.6 Normas de Control Interno aprobada por la Resolución Nº 320-2006-CG 3.7 Unidad Impositiva Tributaria – UIT vigente. 3.8 Unidad Ejecutora N° 002 Programa de Desarrollo de Sanidad Agropecuaria. 3.9 Decreto Supremo N° 007-2013-EF regula el otorgamiento de viáticos para viajes en
comisión de servicios en el territorio nacional. 3.10 Resolución Jefatural N° 162-2013-AG-SENASA Aprueba el Nuevo reglamento
Interno de SENASA. 3.11 Resolución de Superintendencia N° 007-99/SUNAT, que aprueba el Reglamento de
Comprobante de Pago, sus modificatorias y ampliatorias. 3.12 Ley N° 28112 – Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público. 3.13 Ley N° 28411 – Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto y sus
modificatorias. 3.14 Ley N° 30096 – Ley de Delitos Informáticos. 3.15 Ley N° 30171 – Ley que modifica la Ley 30096 Ley de Delitos Informáticos.
4. DEFINICIONES
4.1. Ámbito Geográfico: para la Sede Central comprende las circunscripciones de la provincia
de Lima y Callao (distritos, áreas rurales o urbanas).
Direcciones Ejecutivas, Comprende las jurisdicciones político-administrativas aprobadas
para el ámbito correspondiente por el SENASA (provincia, distrito, centro de trámite
documentario, puestos de control y unidades operativas).
4.2. Colaborador: persona que mantiene una relación contractual con el SENASA, bajo
cualquier modalidad.
4.3. Comisión de servicio: Todo desplazamiento debidamente autorizado efectuado por el
colaborador desde y hacia su sede habitual de labores para desarrollar funciones y/o
labores relacionadas a las actividades propias del SENASA, debiendo tener carácter
eventual o transitorio. La Comisión de Servicio que genere viáticos serán aquellas que
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tengan una duración superior a cuatro (04) horas y en ningún caso, superen los ocho (8)
días calendario.
Las comisiones de servicio deben derivarse de la programación del POA.
4.4. Comisionado.- Son los colaboradores que requieran desplazarse desde y hacia su sede
habitual de labores. En el caso de colaboradores contratado bajo la modalidad de locación
de servicios, podrán realizar comisiones de servicios, siempre y cuando lo estipulo sus
respectivos contratos.
4.5. Control Previo: Actividad de asesoramiento, difusión y aplicación de las normas vigentes,
actividad de revisión y visación de los expedientes de gasto y las revisiones y visaciones
de las rendiciones de cuentas.
4.6. Excepción: Exclusión de algo que se aparta de la regla común o de la generalidad
4.7. Gastos en comisión de servicio: Comprende los gastos que ocasiona el desplazamiento
del colaborador tales como: viático (alimentación, movilidad, hospedaje, pasaje);
combustible, fotocopias, peajes, entre otros vinculados a la comisión.
4.8. Gestión: Comprende el proceso de programación, solicitud, ejecución, rendición y
evaluación de la comisión de servicio.
4.9. Resolución Administrativa.- constituye el acto de administración para reconocer el
reembolso de los gastos incurridos por los comisionados, que en su oportunidad no
realizaron su Plan de Viaje.
4.10. Sede habitual: Lugar donde el colaborador cumple sus funciones asignadas, de manera
rutinaria
4.11. Unidad Básica de Gestión: Es el elemento básico de gestión institucional, conformada
por una iniciativa de carácter permanente (Actividad) o temporal (Proyecto). Debe estar
estructurada en términos de resultados (en un Marco Lógico) y gestionada por un
Gerente responsable del diseño, ejecución, seguimiento y evaluación de la iniciativa.
4.12. Viático: Asignación que se otorga al personal comisionado para cubrir gastos de
alimentación, hospedaje, pasajes y movilidad, cuando corresponda (hacia, desde y dentro
del lugar de la comisión). Las comisiones de servicio deben derivarse de la programación
del POA.
4.13. TIF: es una abreviatura del término inglés Tagged Image File Format que se puede
traducir al español como Formato de Archivo de Imágenes con Etiquetas. Es un formato
discreto para imágenes digitales.
4.14. Interoperabilidad: define interoperabilidad como la habilidad de dos o más sistemas o
componentes para intercambiar información y utilizar la información intercambiada.
4.15. Herramienta BI (Business intelligence). Instrumento de inteligencia de negocio que
permite explorar datos para generar información orientado a tomar decisión de gestión.
5. RESPONSABILIDADES
5.1. El/La Directora(a) de la Oficina de Administración es responsable de aprobar el presente
procedimiento del pliego SENASA.
5.2. Los titulares de las Direcciones Generales, Secretaria Técnica, Direcciones Ejecutivas y
Jefe de PRODESA son los responsables de supervisar el cumplimiento del presente
procedimiento, vinculado al cumplimiento de las metas previstas en la comisión de
servicio.
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5.3. La Oficina de Planificación y Desarrollo Institucional (OPDI), para el cumplimiento de las
actividades establecidas en el presente procedimiento, acredita el crédito presupuestario
en función a la programación de servicios que contribuya al cumplimento del Plan
Operativo Anual.
5.4. El/La Directora(a) de la Oficina de Administración es el responsables de actualizar el
presente procedimiento, de acuerdo a la operatividad y normatividad vigente.
5.5. El/La Directora(a) de la Oficina de Administración y los/las Jefes(as) de Área de Gestión es
el responsables aprobar las emergencias o casuísticas derivadas de ellas.
5.6. En las Direcciones Ejecutivas, los/las Directores(as) Ejecutivos(as) y Jefes(as) de Área de
Gestión son responsables de la ejecución del gasto y del cumplimiento del presente
procedimiento.
5.7. Los comisionados, son los responsables de realizar las actividades previstas en la
comisión de servicio y efectuar la ejecución así como la rendición del gasto, de acuerdo a
lo establecido en el presente procedimiento.
5.8. Son responsables de revisar la documentación de la rendición de cuenta: a) para la Sede
Central el/la Especialista de Control Previo; y b) para las Direcciones Ejecutivas el/la
Jefe/a de Área de Gestión.
5.9. Son responsables de otorgar la conformidad sobre el cumplimento de las actividades
previstas en la comisión de servicio (gestión de conocimiento):a) en la Sede Central el
Jefe Nacional, los Directores Generales, Secretario Técnico y el Jefe de PRODESA; y b)
en las Direcciones Ejecutivas el Director. Ver Anexo N° 8 Diagrama de Flujo
Interoperabilidad Gestión del Conocimiento – Comisión de Servicio con Gasto ( Nivel
Central – Direcciones Ejecutivas).
5.10. Las Asistentes de Gerencia serán las encargadas de seguimiento administrativo: a)
visación del Jefe inmediato b) Tramite hacia el área de control previo o el que hagas sus
veces.
5.11. El/La Directora(a) de la Oficina de Administración es responsable de supervisar que los
Sistemas de UGRH y Vehículos estén actualizado para cumplir con la interoperabilidad de
los sistemas.
6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
6.1. CRITERIOS O REGLAS GENERALES
6.1.1. Programación. Las comisiones de servicio, contribuyen a la ejecución de las metas
planteadas en las acciones de las UBG.
6.1.2. Uso de sistemas. Las comisiones de servicio se gestionan a través de los módulos
informáticos.
6.1.3. Habilitación. Los colaboradores quedaran expeditos para formular comisión de
servicio
6.1.3.1. No tengan rendiciones pendientes validadas por Control Previo o Jefe de Área
de Gestión.
6.1.3.2. Documentos tramitados en el Sistema de Tramite Documentario.
6.1.4. Plazos. Las comisiones de servicios, implican el cumplimiento de las actividades en
las fechas establecidas en el presente procedimiento
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6.1.5. Documentación. La fase de formulación del plan de viaje no genera impresión de
documento alguno; en la fase de rendición, los comisionados escanearán los
documentos que sustentan el gasto en formato tif, se imprime el formato de rendición
y se adjunta los originales de los documentos escaneados, para su posterior envío al
área de control previo o el que haga sus veces.
6.1.6. Tramitación. En la fase de formulación y rendición, el comisionado debe realizar los
trámites a través de los módulos informáticos. En la fase de rendición, la
presentación del formato de rendición y los documentos originales serán entregados
al Asistente de Gerencia, para la visación del Jefe inmediato y posterior trámite hacia
el área de control previo o el que hagas sus veces.
6.1.7. Observación a la rendición. La documentación que sustente la comisión debe
guardar coherencia entre las actividades realizadas y los gastos efectuados. En
casos se detecte inconsistencias, por parte del jefe inmediato o el superior inmediato,
área de control previo o el Jefe de Gestión en las Direcciones Ejecutivas, según
corresponda, observarán vía sistema con la finalidad que el comisionado subsane las
observaciones con los colaboradores mencionados.
6.1.8. Interoperabilidad con los proceso de gestión de vehículos y de personal.
6.1.8.1. Con la Gestión de Vehículos.
En la fase de formulación, en caso se requiera el uso de vehículo oficial para la
ejecución de la comisión, el comisionado deberá identificar el vehículo
requerido, de aquellos disponibles.
Tif1, Es un formato discreto para imágenes digitales
En las Direcciones Ejecutivas. Identificado el vehículo, el comisionado
establecerá la ruta de la comisión, precisándose el km estimado. Dicha
información permitirá calcular el monto de combustible requerido. La
consolidación de los montos de combustible, derivadas de las comisiones
permitirá generar el vale para el aprovisionando en los correspondientes
proveedores.
Una vez concluida las comisiones de servicios, el colaborador que haya
conducido el vehículo, deberá registrar en el módulo de vehículo la ruta
ejecutada y el km. recorrido y las ocurrencias o incidentes acaecidas en la
comisión.
Con la finalidad de garantizar la seguridad de los comisionados, quedará
registrada la ruta efectuada a través de los equipos de georeferenciación.
Ver Anexo N° 6 Diagrama de Flujo Interoperabilidad Vehiculos – Comisión de
Servicio con Gasto ( Nivel Central – Direcciones Ejecutivas )
Ver Anexo N° 7 Diagrama de Flujo Interoperabilidad Vehiculos – Comisión de
Servicio sin generar Gasto ( Nivel Central – Direcciones Ejecutivas )
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6.1.8.2. Con el Módulo de Recursos Humanos.
En la formulación de comisiones de servicios, los colaboradores que tengan
personal a su cargo, deberán asignar al colaborador encargado en su puesto
de trabajo. Está exceptuado de esta regla la Jefatura Nacional y los Directores
Generales, en caso consideren necesario.
Una vez generado la comisión de servicio que genere gastos y el Jefe
Inmediato autorizó, se debe crear la papeleta de comisión de servicios en forma
automática.
Ver Anexo N° 5 Diagrama de Flujo Interoperabilidad UGRH Comisión de
Servicio con Gasto (Nivel Central – Direcciones Ejecutivas).
6.1.8.3. Con el Trámite Documentario
En la formulación, los colaboradores que solicitan comisiones de servicios,
deberán tramitar los documentos pendientes en el sistema de trámite
documentario, en función a los plazos de atención establecidos.
6.1.8.4. Con el Sistema Integrado de Planificación.
En la fase de rendición de la comisiones de servicio, los comisionados
identificarán las oportunidades de mejora, estableciendo tareas, responsables y
plazos de atención. Las tareas identificadas se derivarán a la bandeja de los
responsables de su ejecución. Dichos responsables, concluidas o
implementadas las tareas registraran en el sistema su cumplimiento,
adjuntando la evidencia; lo cual se visualizará en la bandeja del comisionado
para la validación y cierre de la comisión que dio origen a las oportunidades de
mejora por implementarse.
6.1.8.5. Con el sistema de gestión de la calidad y recursos humanos.
El cumplimiento de las oportunidades de mejora identificas en la comisiones de
servicio y precisadas en el numeral 6.1.8.4 será gestionada por la Unidad de
Gestión de la Calidad. En caso de no cumplimiento será informado al jefe
inmediato o superior inmediato, con quien establecerá las medidas necesarias
para su implementación, evaluando su viabilidad, estableciendo nuevos plazos.
En caso no se implementa las tareas recomendadas, en los plazos acordados
con el jefe inmediato o superior inmediato, y contando con los medios y
supuestos para su cumplimiento, se derivará al legajo de los colaboradores que
no ejecutaron las tareas.
En la fase de formulación se debe identificar las personas de contacto de la
Dirección Ejecutiva con la finalidad de agendar actividades quien certificará la
ejecución de la comisión a través del sistema; este requerimiento no será
necesario en caso de comisiones inopinadas.
Ver Anexo N° 9 Diagrama de Flujo Interoperabilidad Gestión de la Calidad –
Comisión de Servicio con Gasto ( Nivel Central – Direcciones Ejecutivas).
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6.1.8.6. Frecuencia, establecido en el 6.4.1 Duración de Comisión de Servicio.
6.1.8.7. Rutas, En función a la disponibilidad del medio de transporte asociados a las
condiciones geográficas o rutas de transporte y requieran viáticos completos
(alimentación, hospedajes y otros complementarios), se establece:
Terrestre:
Como principio de racionalidad del gasto y la disponibilidad de medios de transporte,
los viajes en comisión de servicio hacia las Direcciones Ejecutivas que se detallan a
continuación, se efectúan utilizando servicio de transporte terrestre. Desde Lima a
Ica, Huánuco, Huancavelica, Ancash, Pasco, Junín, VRAE (desde Ayacucho), y
viceversa.
En caso de las Direcciones Ejecutivas, cuando la comisión se efectúa fuera de su
ámbito geográfico y la duración del viaje excede 10 horas, utilizarán transporte aéreo.
Aéreo:
Las comisiones cuyos destinos sean distintos a los establecidos en el numeral
anterior, se efectuará mediante vía aérea. Para destinos que deban realizarse por vía
terrestre, puede utilizarse la vía aérea siempre y cuando el costo total de la comisión
(ida y vuelta) sea menor.
Fluvial:
Las comisiones de servicios, cuyo destino requiera traslado efectuarse a través de
los ríos y lagos y cuya duración sea mayor a 24 horas.
6.1.8.8. Comisiones conjuntas, en la fase de formulación, si la comisión implica hacer
uso de vehículo oficial y se va efectuar comisiones simultáneas o compartidas
con otros comisiones para otras UBGs, el comisionado debe precisar dichas
condición en el módulo de vehículo, que permita consolidar a las personas
asociadas a la placa del vehículo por destino.
6.1.8.9. Escala de Viáticos, establecido en el numeral 7 Escala de Viáticos
6.1.8.10. Reembolso y ampliación. Constituyen situaciones excepcionales. Se
determina reembolso aquellas comisiones que no han generado comisión de
servicio y se le debe reintegrar el dinero utilizado en dicha comisión. Por otro
lado, una ampliación es cuando toma más tiempo de lo planeado en la
ejecución de la comisión de servicio, el cual debe ser autorizado por su Jefe
Inmediato Superior o superior inmediato previa sustentación.
6.2. ESCALA DE VIATICOS
La asignación de viáticos se otorga en función a la disponibilidad de recursos
presupuestales autorizados y dentro del marco dispuesto en el D.S. Nº 007-2013-EF
publicado el 23 de enero de 2013. Artículo 4°.- Financiamiento.- La aplicación de lo
establecido en la presente norma se financia con cargo al presupuesto institucional de los
pliegos correspondientes, sin demandar recursos adicionales al Tesoro Público.
Las comisiones de servicios se autorizan de acuerdo a la escala de viáticos y según el
nivel del funcionario/a o servidor/a público. De acuerdo a esto, se tiene:
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Escala de Viáticos por día en el Territorio Nacional
En el caso de Direcciones Ejecutivas, las comisiones de servicio programadas dentro del
ámbito geográfico (donde labora el comisionado) las cuales tengan una duración igual o
mayor a 24 horas, se otorga S/.150.00 de Viático.
Las comisiones de Servicio fuera del radio urbano de trabajo y dentro del ámbito
geográfico de la dependencia que excedan las 04 horas de duración y el regreso se
efectué el mismo día, se asigna por el fondo de Caja Chica como máximo el pago de
S/.45.00 (Cuarenta y Cinco y 00/100 nuevos soles), para alimentación por comisión de
servicio; el cual se otorga de acuerdo a lo siguiente:
Comisiones igual o más de 04 horas y menos de 07 horas S/. 25.00
Comisiones igual o más de 07 horas y menos de 12 horas S/. 35.00
Comisiones igual o más más de 12 horas S/. 45.00
El/la comisionado(a) verifica si cuenta con disponibilidad presupuestal para ejecutar la
comisión, de no contar con ello debe elaborar vía sistema un requerimiento no
programado, lo cual debe ser autorizado por su UBG y Jefe Inmediato Superior o superior
inmediato.
6.3. APROBACION COMISION
La solicitud de las comisiones de servicios se efectúa, a través del módulo de servicios, la
cual debe generar antes de la comisión, para lo cual se tiene las siguientes
características:
Plan de Viaje Tiempo mínimo Aprobado por Nivel Central
Aprobado por Dirección Ejecutiva
Viaje Terrestre y fluvial
05 días calendarios Director(a) de Línea Jefe(a) inmediato
Viaje Aéreo 10 días calendarios Director(a) de Línea Jefe(a) inmediato
Comisión con carácter no Programado y Urgente
Director(a) General Director(a) Ejecutivo
CA R G O S POR DIA S/.
1) Jefe(a) Nacional
2) Directores(as) Generales, Jefe(a) PRODESA,
Secretario(a) Técnico(a), Asesores(a), Directores(a) Ejecutivos(a), Directores(a).
3) Personal profesional, Técnicos(as) y Auxiliares, CAS, consultores y locadores.
250.00
210.00
180.00
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El tiempo de anticipación es necesario para que se registre en el Sistema Integrado de
Administración Financiera del Sector Público -SIAF SP en las fases de ejecución del
gasto: Certificación del gasto, Compromiso, Devengado y Girado, de manera que se
asegure la entrega de los viáticos antes del inicio de dichas comisiones.
6.4. EJECUCION
6.4.1. DURACIÓN DE COMISIONES DE SERVICIOS
La comisión de servicio no debe exceder de cinco (5) días por comisión a una
Dirección Ejecutiva o viceversa al Nivel Central, si tiene dos (02) o más Direcciones
Ejecutivas como destinos, los días pueden variar hasta ocho (8) días. Durante el
mes se pueden gestionar hasta (4) comisiones por Pliego.
2Siempre y cuando, la duración de la comisión coincida con el horario de refrigerio
establecido por la Entidad. En estas comisiones, se exceptúa la participación del
control previo en la fase de aprobación del plan de comisión de servicio. La rendición
se sustenta necesariamente con comprobante de pago establecido por la SUNAT.
Excepcionalmente en el caso de requerirse mayor tiempo al señalado anteriormente,
deberá ser autorizado por el/la directora(a) de Administración, previa justificación de
su viabilidad.
6.4.2. PLANES DE VIAJE
a) El cálculo de los viáticos diarios, se efectúa de manera proporcional a las horas de
la comisión, para lo cual se toma como válida dos horas antes de la partida en el
caso de viaje aéreo y una hora en el caso del viaje terrestre. La misma regla se
aplicará en el caso del retorno, para lo cual se considerará la hora establecida en el
ticket aéreo o boleto de viaje.
b) Los pagos por concepto de viáticos se efectúan mediante abono en cuentas
bancarias individuales (cuenta del comisionado/a).
c) Cuando la comisión se inicia o concluye en horario vespertino (7:00 pm hasta 6:00
am) y requiera el desplazamiento del trabajador a la Sede Institucional para el uso
de vehículo oficial, se le asignará costo de movilidad equivalente al traslado de
terrapuerto o la mitad del monto, en caso la necesidad sea parcial. En estos casos la
duración de la comisión coincide con la hora de salida y retorno desde y hacia la
sede institucional.
6.4.3. TRAMITE DEL PLAN DE VIAJE
6.4.3.1. Sede Central:
El Comisionado/a elabora y registra su comisión de servicio en el módulo
de Servicios del SIGA.
Verifica si tiene Crédito Presupuestario, de no contar generar el
Requerimiento No Programado con cargo a los bienes y servicios
programados de la UBG correspondiente; debe coordinar con la Unidad de
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Planeamiento y Presupuesto el financiamiento respectivo; en caso de
generar su reprogramación incluir las especificaciones del gasto.
El comisionado/a, no debe contar con rendición de cuenta pendiente en el
SIGA, así mismo no debe tener documentos pendientes de atención por el
sistema BPM. Salvo en comisiones de servicio de emergencia, en ese caso
el Comisionado/a solicita excepción justificada y el Director General vía
sistema Aprueba el Plan de Viaje.
El/la Jefe/a Inmediato/a del comisionado/a verifica la comisión de servicio,
de estar conforme aprueba y remite al/la Director/a, si no está conforme
devuelve al/la comisionado/a para su corrección, caso contrario aprueba la
comisión de servicio, en caso subsista la no conformidad se devuelve al
comisionado.
OPDI - La Unidad de Planeamiento y Presupuesto, valida PCA y certifica la
comisión de servicio por sistema y remite a OAD.
OAD - Control Previo, verifica el cumplimiento del procedimiento, en caso
sea conforme se inicia la ejecución del gasto derivando a la Unidad de
Contabilidad vía sistemas. De lo contrario se devuelve al comisionado para
la subsanación que correspondan.
OAD - Control Previo, una vez aprobado la comisión de servicio por Control
Previo, se genera automáticamente vía el sistema de servicios la papeleta
de permiso, la cual es visualizada por el jefe/a inmediato, remite vía sistema
de servicios al área de control de asistencia de la Unidad de Gestión de
Recursos Humanos para el control de la asistencia correspondiente.
OAD - La Unidad de Contabilidad realiza el registro de la Certificación
Presupuestal que es aprobada por OPDI-Presupuesto, luego realiza la
etapa de ejecución del gasto: Compromiso y Devengado, remite nota de
devengado al área de Tesorería.
OAD - Área de Tesorería, realiza la etapa de ejecución del gasto:
Girado/Pagado y abono en cuenta del comisionado.
OAD - La Unidad de Logística recepciona la comisión de servicio aprobada,
vía sistema y efectúa la adquisición del pasaje aéreo o terrestre según
corresponda.
OAD - La Unidad de Logística Informa al comisionado/a respecto a los
pasajes el itinerario. Los pasajes aéreos deben corresponder a la tarifa
económica.
En caso se cuente con convenio vigente con una cadena hotelera, ULOG
se encargará gestionar el alojamiento e informar al comisionado.
Ver Anexo N° 2 Diagrama de Flujo Comisión de Servicio con Gasto Nivel
Central
6.4.3.2. Dirección Ejecutiva
El Comisionado/a elabora y registra su Comisión de Servicio en el módulo
de Servicios del SIGA.
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Verifica si tiene Crédito Presupuestario, de no contar generar el
Requerimiento No Programado con cargo a los bienes y servicios
programados de la UBG correspondiente; debe coordinar con la Unidad de
Planeamiento y Presupuesto el financiamiento respectivo; en caso de
generar su reprogramación incluir las especificaciones del gasto.
El comisionado/a, no debe contar con rendición de cuenta pendiente en el
SIGA, así mismo no debe tener documentos pendientes de atención por el
sistema BPM. Salvo en comisiones de servicio de emergencia, en ese caso
el Comisionado/a solicita excepción justificada y el Director de
Administración vía sistema Aprueba el Plan de Viaje.
Director/a verifica la comisión de servicios, si es conforme la aprueba, si no
es conforme devuelve al comisionado.
El/la Jefe/a de Área de Gestión verifica la comisión de servicio, de estar
conforme tramita la comisión remitiendo vía sistema a OPDI – Presupuesto
en caso requiera modificación presupuestaria, previa autorización por la
UBG. De no estar conforme devuelve al comisionado para su corrección.
OPDI- La Unidad de Planeamiento y Presupuesto, valida PCA comisión y
aprueba el Plan de Viaje por sistema y remite a la Unidad de Contabilidad.
La OAD - Unidad de Contabilidad realiza el registro de la Certificación
Presupuestal que es aprobada por OPDI-Presupuesto, luego realiza la
ejecución del gasto: Compromiso y Devengado, remite nota de devengado
al área de Tesorería.
OAD - Área de Tesorería, realiza la ejecución del gasto: Girado/pagado y
abono en cuenta del comisionado. Con el abono en cuenta bancaria el/la
comisionado/a asume el compromiso de Rendición de Cuenta
Documentada en los plazos establecidos.
Una vez aprobado el Plan de Viaje por el Jefe de Área de Gestión, se
genera automáticamente vía el sistema de servicios la papeleta de permiso,
la cual es visualizada por el jefe/a inmediato, remite vía sistema de
servicios al área de control de asistencia de la Unidad de Gestión de
Recursos Humanos para el control de la asistencia correspondiente.
El/la Jefe/a de Área de Gestión efectúa la adquisición del pasaje aéreo o
terrestre según corresponda. Asimismo adquiere el alojamiento del
comisionado de acuerdo al convenio con la cadena de hoteles que tiene la
institución en coordinación con la Unidad de Logística de la Sede Central.
Informará al comisionado/a respecto a los pasajes el itinerario y el lugar de
alojamiento. Los pasajes deben corresponder a la tarifa económica.
Ver Anexo N° 3 Diagrama de Flujo de Comisión de Servicio con Gasto
Dirección Ejecutiva
6.5. RENDICIÓN DE CUENTAS
a. Los comisionados que perciben viáticos deben presentar la respectiva rendición
de cuentas y gastos de viaje debidamente sustentada con los comprobantes de
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pago establecido por la SUNAT, en un plazo no mayor a diez (10) días hábiles
contados desde la culminación de la comisión de servicios, bajo responsabilidad.
b. Los comprobantes de pago que sustentan los gastos (boletas, facturas, ticket
electrónico), deben reunir los requisitos establecidos por la SUNAT, consignando
el nombre de SENASA, con R.U.C. Nº 20131373075 o PRODESA, con RUC N°
20414251561, a excepción de los fondos provenientes por transferencias de
recursos de diversas Entidades u Organismos, en cuyo caso se consigna los
datos del titular de dicho fondo, siempre y cuando así lo establezca el respectivo
convenio.
Los referidos documentos se presentan en original, debidamente cancelados sin
borrones ni enmendaduras, y deben consignar de manera clara y precisa el objeto
del gasto. Para el caso de alimentación debe señalar el detalle de estos. No se
considera válido, para fines de rendición, los comprobantes de pago en la que se
consigne de manera genérica “por consumo”.
Los gastos por consumo de: licores, cigarros, vestuarios y otros productos no
relacionados con el objeto del viatico; no aplican dentro del concepto de gastos de
alimentación.
c. Los comprobantes de pago deben presentarse debidamente firmados por el por el
comisionado (firmar en el reverso y consignando N° DNI). El Jefe/a inmediato o
superior inmediato, visa solo el formato de rendición.
d. Se procede a presentar Declaraciones Juradas como documentos sustentatorios
de gastos en las rendiciones de viáticos, los siguientes conceptos de la comisión.
Movilidad Local Díaria S/. 30.00
Movilidad Terrapuerto y/o Gastos de Instalación S/. 60.00
Movilidad Aeropuerto y/o Gastos de Instalación S/. 110.00
En caso de alimentación y hospedaje de Declaración Jurada, solo se justifica
cuando en los lugares donde se realizaran las actividades previstas, no exista
establecimiento que expidan comprobantes de pago.
La Declaración Jurada no podrá exceder el límite del 30% del total de los viáticos
otorgados (no incluye para este cálculo los pasajes).
e. La Rendición de Cuenta debe ser acompañada de un informe detallando las
actividades realizadas en la comisión de servicios, visada por el jefe inmediato o
superior inmediato. Esta actividad se efectúa vía el sistema informático.
Desencadenando el proceso para ejecutar tareas y oportunidades de mejora por
los colaboradores de la Entidad.
f. La omisión de datos, rendición inexacta de cuentas y/o adulteración de la
documentación sustentatoria de gastos, constituyen elementos que pueden
considerarse como falta administrativa, rige en las rendiciones de cuenta el
principio de licitud y cualquier incumplimiento será sujetos a sanción, previo
informe de la OAD, y /u Órgano de Control Institucional, según sea el caso.
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g. La OAD - control previo en la Sede Central y los Jefes/as de Área de Gestión de
la Direcciones Ejecutivas, sin perjuicio de la función de control que ejercen los
jefes/as inmediatos del comisionado, cumplen la función de control de las
rendiciones; en virtud del cual, efectúan la verificación que estime conveniente
respecto a comprobantes de pago establecidos por SUNAT.
h. Las UBGs, en concordancia con el procedimiento de gestión presupuestaria y en
la oportunidad de los informes trimestrales de seguimiento, precisaran los
resultados obtenidos por las comisiones de servicio realizadas, por parte de los
comisionados a nivel nacional, y que estén vinculadas a las acciones de la UBGs.
Estos informes se realizarán vía el sistema informático y utilizando la herramienta
BI.
i. No se otorgan nuevos viáticos a los colaboradores que tenga comisiones de
servicios pendientes de rendir, así mismo no debe tener documentos pendientes
de atención en el tiempo de la comisión, por el sistema BPM - STD. Puede
exonerarse de este requisito, en caso la comisión de servicio tenga carácter de
urgencia y autorizado por el Director de Administración. Situación que debe estar
precisada en el sistema de servicios al efectuar el Plan de Viaje.
j. La rendición de cuentas constituye una declaración de exclusiva responsabilidad
del comisionado que la formula. Dicha rendición de cuentas es revisada y puede
ser verificada, en tal virtud el reporte de documentos o información que no
corresponda, constituye falta grave, que da lugar a la aplicación de las sanciones
correspondientes de acuerdo al Reglamento Interno de Trabajo.
k. Los documentos sustentatorios, así como las devoluciones de menor gasto si
corresponde, que no se ajusten a los dispositivos legales vigentes, son devueltos
a los comisionados por la Oficina de Administración, previo informe del Área de
Control Previo (Sede Central), Jefe/a de Área de Gestión ( Direcciones
Ejecutivas), según corresponda, sin perjuicio de las responsabilidades de Ley. En
caso no cumpla en efectuar la devolución del saldo no utilizado de los viáticos en
el plazo no mayor de 24 horas ( 01 día hábil), se aplica los intereses
correspondientes de acuerdo a la tasa de interés legal efectiva que publica la
Superintendencia de Banca y Seguros y AFP (SBS).
l. Los certificados de comisión de servicio, serán otorgado, en el caso de las
Direcciones ejecutivas, por el Director Ejecutivo, en el caso de la sede central
por el Director/a de la Unidad de Gestión de Recursos Humanos. Dicho certificado
se otorgará vía sistema informático.
m. El área de Control Previo (Sede Central ) y Jefe/a de área de Gestión (
Direcciones Ejecutivas), si encuentran observaciones sobre las rendiciones,
comunican al comisionado/a, para que en un plazo que no exceda de 02 días
hábiles, proceda a su subsanación, caso contrario disponen a través de la Unidad
de Gestión de Recursos Humanos, el descuento respectivo, aplicando lo
dispuesto en el Art. 68ª de la Directiva de Tesorería aprobada con Resolución
Directoral Nª 002-2007-EF/77.15 y modificatoria.
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n. El área de Control previo, el Jefe de Área de Gestión, revisa la documentación
que forma parte de la rendición, verificando si cumplen con los requisitos
establecidos en las normas y procedimientos. De encontrarlo conforme visa y
remite vía sistema a la Unidad de Contabilidad.
o. La OAD - Unidad de Contabilidad registra y contabiliza en el SIAF y SIGA la
rendición de cuenta.
p. Ver Anexo N° 4 Diagrama de Flujo Rendición del Gasto de Comisión de Servicio (
Nivel Central – Direcciones Ejecutivas)
6.6. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS
De presentarse situaciones imprevistas para la realización de comisiones de servicios,
Rendiciones de Cuenta, se procede de la siguiente manera:
a. Cambio de destino de la comisión.- El Jefe/a inmediato (Sede Central) y
Director/a Ejecutivo (Direcciones Ejecutivas); debe comunicar a la Oficina de
Administración, vía sistema del módulo de servicios, el cambio de destino de la
comisión de servicios debidamente sustentada. OAD remite el sustento de cambio
de destino a control previo, para efectos del sustento en la rendición de cuentas.
b. Cambio de comisionado/a cuando los viáticos ya fueron girados.- Se debe
devolver los recursos no utilizados y los pasajes en un plazo máximo de 24 horas
(01 día hábil); el Jefe/a inmediato (Sede Central) y Director/a Ejecutivo
(Direcciones Ejecutivas); debe comunicar a la Oficina de Administración, vía
sistema del módulo de servicios, el cambio de comisionado/a debidamente
sustentado. El nuevo comisionado/a realizará todo el procedimiento de trámite del
Plan de Viaje.
c. Comisiones en días feriados o no laborables. La programación de viajes en
comisión de servicios de los colaboradores de la sede central y de los Directores
Ejecutivos, que comprenda días feriados y no laborables, será autorizado por el
Administrador del SENASA. En el caso de las Direcciones Ejecutivas será
autorizado por el Director Ejecutivo. En todos los casos debe fundamentarse la
necesidad de la comisión durante estos días.
d. Comisiones de consultores. Puede autorizarse el otorgamiento de pasajes y
viáticos para aquellos consultores y personas especializadas y/o calificadas que
no tienen vínculo laboral con el SENASA, a requerimiento del área usuaria
debidamente sustentando el motivo de la comisión y los beneficios Institucionales,
para lo cual se requiere la autorización previa de Director de Administración, el
comisionado efectuará su Plan de viaje por el sistema de servicios y se sujeta a lo
estipulado en el presente procedimiento.
e. Cancelaciones o postergaciones. Las cancelaciones o postergaciones de
pasajes aéreos que generen sobre costos, deben ser asumidos por el
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colaborador, salvo informe escrito de justificación, documento que debe ser
aprobado por el Jefe inmediato o superior jerárquico.
f. Ampliación de planes de viaje. En caso que la comisión de servicio requiera
más tiempo de lo previsto, el comisionado puede solicitar al Jefe/a inmediato o
superior jerárquico, con la respectiva justificación, la ampliación requerida. En fase
de rendición se reiniciará el trámite de ampliación en el sistema, para el
cumplimento de las etapas de gestión presupuestaria.
g. Responsabilidad del comisionado. La Rendición de cuenta, así como la
ejecución de los gastos por conceptos de viáticos y otros gastos vinculados, es de
responsabilidad exclusiva del comisionado.
h. Interrupción del inicio de la comisión. Cuando el viaje no se realice, es
obligación del colaborador, devolver en un plazo no mayor de 24 horas (01 día
hábil) el dinero recibido de la Oficina de Administración, a través del área de
Tesorería, en el momento en que se suspenda la comisión y recabar de dicha
oficina el recibo de ingreso. En caso exceda el plazo establecido se procede a
aplicar los intereses correspondientes de acuerdo a la tasa de interés legal
efectiva que publica la Superintendencia de Banca y Seguros y administradoras
privadas de pensiones., de acuerdo al Artículo 68° del Texto actualizado de la
Directiva de Tesorería Vigente
i. El área de control Previo y Jefe/a de Área de Gestión; presenta mensualmente
a OAD un informe de las rendiciones de cuenta pendientes, conciliada con el
integrador contable de la Unidad de Contabilidad.
j. Responsabilidad del comisionado sobre pasajes Una vez emitido el pasaje
aéreo en el caso el comisionado/a no lo utilice en la fecha prevista, tratándose de
un pasaje no reprogramable, el comisionado/a asume el costo, procediéndose al
descuento respectivo conforme a su autorización expresada en el Plan de viaje.
De ser un pasaje programable el comisionado/a asume el costo de la penalidad
por reprogramación más el monto diferencial de la tarifa de ser el caso. Estos
supuestos se generan cuando la responsabilidad del no uso del pasaje, es
atribuible directamente al comisionado
k. Revisión selectiva. El área de Control previo revisará selectivamente la Comisión
de Servicio y Rendiciones de cuenta de los comisionados de las Direcciones
Ejecutivas.
l. Seguro de viajes. El SENASA, cuenta con un seguro de viaje para los
comisionados/as que realicen comisiones de servicios en el territorio nacional. El
cual solo se aplica si la comisión se realiza con las aprobaciones establecidas.
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m. De acuerdo al artículo 3° de la Ley 30171.- Atentado a la integridad de datos
informáticos.- El que deliberadamente e ilegítimamente daña. Introduce, borra,
deteriora, altera, suprime o hace inaccesibles datos informáticos, será reprimido
con pena privativa de libertad no menor de tres ni mayor de seis años y con
ochenta a ciento veinte días multa.
n. De acuerdo al Artículo 8° de la Ley 30171.- Fraude Informático.- El que deliberada
e ilegítimamente procura para sí o para otro un proyecto ilícito en perjuicio de
tercero mediante el diseño, introducción, alteración, borrado, supresión, clonación
de datos informáticos o cualquier interferencia o manipulación en el
funcionamiento de un sistema informático, será reprimido con una pena privativa
de libertad no menor de tres ni mayor de ocho años y con sesenta a ciento veinte
días multa.
La pena será privativa de libertad no menor de cinco ni mayor de diez años y de
ochenta a ciento cuarenta días multa cuando se afecte el patrimonio del Estado
destinado a fines asistenciales o programas de apoyo social.
ñ. Para el 30 de junio del presente quedara operativa las siguientes
Interoperabilidad: Gestión del Conocimiento en web, Gestión de la Calidad,
formato de la comisión de servicio con bandeja de aprobación, ampliación de la
comisión de servicio que será generada a través de la rendición de cuenta,
pantalla de seguimiento que deben realizar las asistentas de gerencia.
6.7. Comisión de Servicio con movilidad de SENASA:
Ver PRO-ULO-14 Procedimiento: Administración, Asignación, Mantenimiento y Uso
de Vehículos
6.7.1. Solicitud de Movilidad sin generar gasto:
USUARIO
El solicitante ingresa al sistema de SERVICIOS y registra la información de su
solicitud servicio de traslado (SST), lo aprueba y remite a su Jefe Inmediato para la
autorización.
JEFE INMEDIATO
Jefe inmediato evalúa la solicitud de servicio de traslado (SST), de no ser aprobado
es rechazado al usuario, caso contrario se autoriza para que el Administrador de
Vehículos disponga viabilidad del requerimiento.
ADMINISTRADOR DE VEHICULO
El Administrador de Vehículo envía la autorización al colaborador responsable de la
conducción del vehículo para ejecutar el servicio de desplazamiento según la hoja de
ruta que cubrirá el requerimiento del solicitante.
CONDUCTOR DE VEHICULO
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En este proceso en el sistema vehicular, el conductor registrará el Kilometraje,
tiempos, combustible, distancias iniciales y finales, una vez concluido el servicio, el
colaborador responsable de la conducción del vehículo debe reportar su llegada y
enviar la Hoja de Ruta al Administrador de Vehículos para el cierre del servicio.
Ver Anexo N° 7 Diagrama de Flujo Interoperabilidad Vehículos – Comisión de
Servicio sin generar Gasto ( Nivel Central – Direcciones Ejecutivas).
6.7.2. Solicitud de Movilidad genera gasto:
COMISIONADO
El solicitante ingresa al sistema de SERVICIOS y registra la información de su
solicitud servicio de traslado (SST), selecciona vehículo disponible, registra destino y
Kilometraje estimado, lo aprueba, remite vía sistema a su Jefe inmediato.
JEFE INMEDIATO
Jefe inmediato evalúa la comisión de servicio, rechaza o aprueba y remite vía
sistema a Control Previo, se genera en el sistema vehicular el registro de la solicitud
servicio de traslado (SST).
ADMINISTRADOR DE VEHICULO
El Administrador de Vehículo una vez que Control Previo o Jefe de Área de Gestión
apruebe la comisión de servicio, genera orden de traslado, remite vía sistema la
autorización al colaborador responsable de la conducción del vehículo para ejecutar
el servicio de desplazamiento según la hoja de ruta que cubrirá el requerimiento del
solicitante.
CONDUCTOR DE VEHICULO
En este proceso el conductor del vehículo realizará en el sistema vehicular, la
papeleta de combustible y en el módulo de servicio su Plan de Viaje.
Ver Anexo N° 6 Diagrama de Flujo Interoperabilidad Vehículos – Comisión de
Servicio con Gasto ( Nivel Central – Direcciones Ejecutivas).
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7. REGISTROS
• Ventana de aprobación y seguimiento de Comisión de Servicio con gasto
• Aprobar solicitud de Viáticos
• Formato Comisión de Servicio con Gasto (Nivel Central – Direcciones Ejecutivas)
• Formato de Rendición Comisión de Servicio con Gasto (Nivel Central – Direcciones
Ejecutivas)
• Formato Certificado de Comisión de Servicio
• Formato de Informe Técnico para Comisión de Servicio con Gasto (Nivel Central –
Direcciones Ejecutivas)
8. ANEXOS
1. Diagrama de Bloque de Comisión de Servicio Nivel Central
2. Diagrama de Flujo Comisión de Servicio con Gasto Nivel Central
3. Diagrama de Flujo Comisión de Servicio con Gasto Dirección Ejecutiva
4. Diagrama de Flujo Rendición del Gasto de Comisión de Servicio ( Nivel Central –
Direcciones Ejecutivas)
5. Diagrama de Flujo Interoperabilidad UGRH – Comisión de Servicio con Gasto ( Nivel
Central –Direcciones Ejecutivas)
6. Diagrama de Flujo Interoperabilidad Vehículos – Comisión de Servicio con Gasto (Nivel
Central – Direcciones Ejecutivas).
7. Diagrama de Flujo Interoperabilidad Vehículos – Comisión de Servicio sin generar Gasto
(Nivel Central – Direcciones Ejecutivas).
8. Diagrama de Flujo Interoperabilidad Gestión del Conocimiento – Comisión de Servicio con
Gasto (Nivel Central – Direcciones Ejecutivas).
9. Diagrama de Flujo Interoperabilidad Gestión de la Calidad – Comisión de Servicio con
Gasto (Nivel Central – Direcciones Ejecutivas).
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ANEXO 1 : Diagrama de Bloque de Comisión de Servicio Nivel Central
Elaboración Plan de Viaje
INICIO
Tiene Crédito Presupuestario?
Envía Plan de Viaje
Tramitar RQNP
Validación por Jefe Inmediato
Es conforme?
Validación por Director
Es conforme
Aprueba inicio de Ejecución de Gasto
OADEs conforme
Valida PCA OPDI-Presupuesto
Es conforme
Validación por Control Previo
Es conforme
Ejecución: Compromiso,
Devengado, Girado/Pagado
Proceso Logístico de Adquiere pasajes
Abono en cuenta Fin
Si
No
Si
Si
Si
Si
Si
No
No
No
No
No
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ANEXO 2: Diagrama de Flujo Comisión de Servicio con gasto Nivel Central
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ANEXO 3: Diagrama de Flujo de Comisión de Servicio con gasto Dirección Ejecutiva
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ANEXO 4: Diagrama de flujo Rendición del gasto de Comisión de Servicio
(Nivel central, Direcciones ejecutivas)
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ANEXO 5: Diagrama de flujo Interoperabilidad UGRH – Comisión de servicio con Gasto
(Nivel central - Direcciones ejecutivas)
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ANEXO 6: Diagrama de flujo Interoperabilidad Vehículos – Comisión de servicio con Gasto
(Nivel central - Direcciones ejecutivas)
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ANEXO 7: Diagrama de flujo Interoperabilidad Vehículos – Comisión de servicio sin generar
Gasto (Nivel central - Direcciones ejecutivas)
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ANEXO 8: Diagrama de flujo Interoperabilidad Gestión del conocimiento – Comisión de
servicio con Gasto (Nivel central - Direcciones ejecutivas)
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ANEXO 9: Diagrama de flujo Interoperabilidad: Gestión de la Calidad – Comisión de servicio
con Gasto (Nivel central - Direcciones ejecutivas)
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REGISTROS
Ventanas de aprobación y seguimiento de comisión de servicio con gasto
Módulo Control Previo: Para aprobar solicitud de viáticos
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Formato de Comisión de servicio con gasto (Nivel central – Direcciones ejecutivas)
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Formato de Rendición de Comisión de servicio con gasto (Nivel central – Direcciones
Ejecutivas)
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FORMATO CERTIFICADO DE COMISION DE SERVICIO
CERTIFICADO DE COMISION DE SERVICIO
1. APELLIDOS Y NOMBRES DEL COMISIONADO
………………………………………………………………………………………..
2. Dirección General / Unidad / Área a la que pertenece
………………………………………………………………………………………..
3. Cargo Actual
………………………………………………………………………………………..
4. Objetivo de la Comisión de Servicio
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………..
5. Presentación a la Sede o Lugar de la Comisión de Servicio
Hora Fecha
6. Término de la Comisión de Servicio
Hora Fecha
Fecha:
……………………………………………………………..
Firma y Sello
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Formato de Informe técnico para Comisión de servicio con gasto (Nivel central –
Direcciones ejecutivas)
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