“AÑO DE LA PROMOCIÒN DE LA INDUSTRIA RESPONSABLE Y EL COMPROMISO CLIMATICO”
IESTP “ALMIRANTE MIGUEL GRAU”
ALUMNA : ANYI LISET MOGOLLON BAYONA
ESPECIALIDAD : SECRETARIADO EJECUTIVO
PROFESOR : VICTOR HUGO RUMICHE CORREA
ÀREA : TÒPICOS INFORMATICOS DE GESTION
DEBERES FUNCIONALES DE LA SECRETARIA
EN AUSENCIA DEL JEFE
TEMAS
¿QUÉ HAGO?
DEBERES FUNCIONALES
Tener en cuenta el cumplimiento del Reglamento del Centro
Conocer a la perfección el organigrama del Centro, la organización, estructura y coordinaciones de trabajo
Mantener en todo momento los principios básicos de la ÉTICA
1º
2º
3º
4º.-Conocer en lo posible la especialización de su superior, a fin de que pueda asistirle correctamente en todo momento en lo referente a sus necesidades laborales.
5º.-Deberá facilitar el trabajo y conocer a
la perfección cada una de las responsabilidades inherentes a su Jefe.
6º.-Deberá descargar a su superior todo
aquello que no sea de su competencia.
DEBERES FUNCIONALES
DEBERES FUNCIONALES
Planificar su tiempo y actividades de modo muy flexible (con frecuencia hay cambio de prioridades).
Trabajar con doble agenda (la del Jefe y la propia).
Evitar interrupciones identificando la prioridad de cada asunto
8º
9º
7º
10º.-Cumplirá con sus funciones de “memoria” del superior, debiendo mantenerlo al día en cuanto a los compromisos en el centro y en el exterior.
11º.-Filtrar toda la información entre el mundo exterior y el Jefe para evitar que se vea obligado a:
Leer o analizar todos los documentos. Solucionar asuntos que puedan ser resueltos con
el desvío a otros directivos o subordinados autorizados a hacerlo.
DEBERES FUNCIONALES
Despachar con el Jefe cada día al iniciar la jornada.
Actualización diaria de los Planes de Trabajo (anual, mensual, semanal y diario).
Planificar las actividades del día de acuerdo a la agenda de trabajo del jefe
13º
14º
12º
Preparar y organizar junto al Jefelas reuniones, seminarios, clasesu otras actividades del Departamento
15º.-Llegar a “acuerdos” con el Jefe en cuanto a
a) Atención a llamadas y horarios de su recepción.b) Días y horarios de atención a las visitas no programadas.
16º.-Reducir y gestionar toda la correspondencia, memos e informes.
17º.-Realizar los trabajos inherentes a su Departamento (cartas, informes, controles) etc.
18º.-Confeccionar las actas de las reuniones. 19º.-Custodiar y archivar adecuadamente los documentos de la oficina.
DEBERES FUNCIONALES
Organizar las visitas, coordinando con antelación todo lo necesario para su éxito.
Gestión de las llamadas telefónicas de entrada y salida
21º
22º
20º
Mantener actualizados los archivos y hacer que el Jefe conozca como acceder a ellos.
1. Reuniones
2. Vacaciones,
3. Enfermedad,
4. Otros problemas personales,
5. Viajes
6. Eventos
7. Clases
8. Compromisos sociales
El Jefe puede ausentarse de la oficina por causas muy diversas:
Siempre es responsabilidad de la Secretaria que el trabajo continúe con su ritmo habitual
(pone a prueba su capacidad ejecutora)
La Secretaria Ejecutiva para desempeñarse correctamente en estas ocasiones, deberá cumplimentar sus tareas habituales y otras que más adelante se relacionan:
S. A. P
Ubicación del Jefe
Crear un sistema de atención y prevención (SAP) de emergencias en cuanto a:
a) Cartas, memos, notas, etc., que hayan sido remitidos a otros y que demanden respuesta.
b) Llamadas
EN AUSENCIA DEL JEFE ACTIVIDADES FUNCIONALES
Despachar cada día al concluir el Jefe
sus labores a fin de determinar que es prioritario para su cumplimiento en la
próxima jornada
Conocer la ubicación exacta de
su Jefe Esta información
sólo debe ser manejada por la
secretaria
Representar a su Jefe
c) Respuestas a dar por el superior a terceros antes de una fecha determinada.d) Compromisos que conlleven una previa preparación.e) Acuerdos de las reuniones
ESTÉ O NO EL
JEFE
CRECIMIENTO
SEGURIDAD
DECISIÓN
AUTOCRÍTICA
DISCRESIÓNTACTO
NATURALIDADTOLERANCIA
EFICIENCIA
INICIATIVA
INICIATIVA: No esperar por el Jefe para actuar en asuntos cuya respuesta o solución sea conocida por Usted.
CRECIMIENTO: Crezca en todos los aspectos. Motívese para hacerlo.
SEGURIDAD: Siéntase segura de lo que es y de lo que sabe.
DECISIÓN: Es clave en muchas ocasiones. No espere por su Jefe para tomar decisiones sobre asuntos que Usted sabe como resolver.
AUTOCRÍTICA: Conózcase a sí misma. Y ¡Corríjase!
CUALIDADES QUE DEBEN PREVALECER EN LA SECRETARIA CUANDO EL JEFE SE AUSENTA
EFICIENCIA: Haga sus labores con rapidez y calidad.
NATURALIDAD: No aparente lo que no es.
TOLERANCIA: Sea tolerante con las personas con las que se relaciona en sus labores y con las circunstancias en que se vea envuelta.
DISCRESIÓN: Secretaria y Secreto son sinónimos. Téngalo en cuenta.
TACTO: Sea diplomática en todo momento. No lo olvide.
Cont.
TÉCNICAS O MECANISMOS A EMPLEAR PARA SALIR AIROSA CUANDO EL JEFE NO ESTÁ
PRESENTE
17
Utilice palabras y maneras no agresivas.
Aprenda a identificar la gravedad de los
asuntos
Enfrente con diplomacia y tacto las situaciones difíciles
Resuelva el mayor número de ellas, siempre que sea
posible y apropiadoComprométase a solucionar la situación siempre que se pueda y hágalo con posterioridad
Técnicas
Si sabe que no hay solución inmediata, no se comprometa, explique lo mejor que
pueda e intente ganar la comprensión de su interlocutor.
Que no queden asuntos
pendientes
Todo lo que requiera
verificación en detalles.
Técnicas
Emplee Listas de Chequeo para :
Son una excelente
manera para poder verificar
el trabajo a realizar
Asuma las actividades que no
requieran la presencia
imprescindible del Jefe o que pueden
reducirse a su Visto Bueno o
aprobación.
Presente soluciones, no
problemas.
Ofrezca su ayuda y evite hacer que las personas esperen por su superior.
Evite malos entendidos e incomprensiones.
Si es imprescindible sugiera otro momento más propicio para solventar la situación.
TÉCNICAS O MECANISMOS A EMPLEAR PARA SALIR AIROSA CUANDO EL JEFE NO ESTÁ PRESENTE (cont)
Logre un clima de cooperación adecuado
intercalando con otros jefes las situaciones de trabajo.
TÉCNICAS O MECANISMOS A EMPLEAR PARA SALIR AIROSA CUANDO EL JEFE NO ESTÁ
PRESENTE
Si aprende lo básico del trabajo de su Jefe y llega a dominar el
vocabulario de su campo, los principios generales y sus aspectos éticos y sociales, sus posibilidades serán mayores y solucionará un sin
número de dificultades sin su presencia.
ALUMNA: ANYI LISET MOGOLLON BAYONASECRETARIADO EJECUTIVO
IESTP”ALMIRANTE MIGUEL GRAU”
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