Dirección Nacional de Adiestramiento Adulto Scouts Independientes de Venezuela
Dirección Nacional de Adiestramiento Adulto Scouts Independientes de Venezuela
Colaboraron en este Folleto: Scter: Agustín Soto (DJC) Scter: Ramón Núñez (DJC) Scter: Jesús Meza (ADJC) Scter: José Angulo (ADJC)
Dirección Nacional de Adiestramiento Adulto Scouts Independientes de Venezuela
Presentación: ¡Enhorabuena¡ hoy fuiste nombrado administrador de un curso o evento de adies-tramiento adulto y la pregunta que te viene a la mente es ¿Qué hago?, bueno primero que nada aceptar el reto implica que estas siendo tomado en cuenta dentro de nuestra institución, para confiarte un evento desde la posición de la administración, quiero que sepas que todos absolutamente todos los adultos comprometidos que estamos en la SIV, en algún momento de nuestras vidas pasamos por esta labor, que muy importante es para el desarrollo de eventos y actividades en cualquier nivel en nuestra institución, unos con mas trabajo y otros mucho mas descansados pero en fin con una gran carga de responsabilidad por parte de todos nosotros. El que hago se ha convertido en muchos casos el dolor de cabeza previo de los mas jovenes administradores, en cualquier etapa y era en que el escultismo a tenido que operar, por lo cual tómalo como una prueba mas para el desarrollo de tus habilida-des como adulto scout, así que si es algo tan común , deséalo desde el SIEMPRE LIS-TOS y adelante con tu tarea. El presente folleto trata de ayudar a tanto los que han administrado como a los scouters que por primera vez lo harán, así que es muy importante lo que aquí se pre-senta en forma de Lista de Chequeo (checklist) para ayudar a la concreción de su mi-sión en esta etapa. En el escultismo hay sobradas experiencias donde muchos adultos iniciaron carre-ras profesionales a través de la experiencia de una administración, por lo cual el que cada uno de nosotros en cualquier etapa pase por la misma es vital tanto para la orga-nización como para tu crecimiento personal. No quiero cerrar la presente presentación sin antes agradecer al ENA por sus va-liosos aportes para la realización del presente proyecto, las vivencias y aportes aquí ex-presados son producto de un conjunto de experiencias vividas y que las mismas reco-gen el sentir de directores de eventos a todo nivel, a ellos mi mas completa gratitud. Saludos y Gracias por su lectura Atte.- Agustín Soto Guzmán (DJC) Director Nacional de Adiestramiento Adulto Scouts independientes de Venezuela 2011-2017
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¿Que hacer…? El que hacer viene ligado a la acción y es por ello que te presentamos unos tips que podrán ayudarte en alcanzar el máximo provecho a tu tarea y por ende lograr el éxito de este emprendimiento y sumar experiencia a tu trayectoria scout.
PREVIO AL EVENTO
1.-Al ser nombrado Administrador usted deberá tener presente los siguientes datos: A.-Fecha del Evento B.-Numero de Días (horas lectivas del evento) C.-Director o Encargado del Evento 2.-Comunicarse con el director o Encargado , para conocer de primera mano que nece-sita y que aspira con el evento, aunque muchas soluciones están en las paginas si-guientes aquí debemos con una sencilla llamada conocer los deseos de nuestro direc-tor y en lo posible concertar una cita donde puedas de primera mano tener un panora-ma mas amplio de lo necesario. 3.-Busque el local o locales posibles para la ejecución del evento. 4.-Arme el Presupuesto de gastos con todos los pormenores necesarios para que no tenga ninguna falla de recursos monetarios en su administración. 5.-Presente el Presupuesto con el monto por participantes y discútalo con su Director. 6.-Envie a la DNAA todos los pormenores del evento como son: A.-Sitio del Evento B.-Vías de acceso C.-Costo del Evento D.-Ultima Fecha de Inscripción E.-Su numero de Teléfono y correo electrónico F.-Su Cuenta en detalle para realizar los depósitos y transferencias “esto con el fin de armar el poster informativo del mismo, sepa que desde su nombra-miento a este paso no pueden pasar mas de siete (7) días. 7.-Nombre a su Equipo de trabajo siguiendo los lineamientos del Reglamento de admi-nistración de eventos scouts.
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¿Que hacer…? DURANTE EL EVENTO
1.-Sea el primero en llegar , no hay nada que incomode mas al director que un adminis-trador que llegue luego que el. 2.-Tenga listo el o los salones donde se realizara el curso o taller, el montaje del mismo para ahorrar el tiempo podría ser el día anterior y el día del evento, hacer las conexio-nes y puesta apunto de los aparatos y equipos electrónicos. 3.-Monte el área de recepción de participantes con los cuadernos y materiales que serán entregados a cada cursante y al equipo de facilitadores. 4.-Coloque el área o sitio de los coffe breaks justo a la salida de cada aula o salón don-de se lleve a cabo el evento, esto ayudara a no perder tiempo al equipo de facilitadores. 5.-Entregue una caja con todos los materiales del Curso, el equipo de facilitadores podrán repetirse lo solicitado y si es mucho material haga bolsas o cajas por cada uni-dad o sección del evento. 6.-Tenga el Coffe Breaks con antelación nada atrasa mas a un curso que esperar por la administración. 7.-Cerciorese de que el equipo de dirección a entregado al curso el formato o planilla de registro para la hechura por parte de la DNAA de los certificados de participación y aprobación. 8.-Entregue al equipo de facilitadores las hojas técnicas por cada charla o sesión esto se encargaran ellos de entregárselos a los cursantes. 9.-Evite entradas al o los salones de sesiones por parte suya y de su equipo comuní-quese previamente con el director. 10.-Al finalizar el evento recuerde que usted y su equipo son los últimos en salir dejad el sitio mejor de cómo lo encontramos es la premisa principal de su trabajo.
DESPUES DEL EVENTO
1.-Realice el informe final del curso de acuerdo al formato que la SIV , tiene dispuesto para eventos nacionales. 2.-Entregue al Director de Curso el informe administrativo y los materiales sobrantes para que los mismos sean recepcionados por la DNAF.( recuerde que la no entrega del informe acarrea sanciones en la SIV) 3.-Agradezca con escritos al ente o a los entes que les brindaron apoyo en su evento, un director de escuela o liceo, o un gerente de alguna fundación al recibir estos agrade-cimientos lo tendrán en cuenta para futuras actividades. 4.-Envie Cartas a la DNAA de algunos tópicos a mejorar en sus funciones.
CHECKLIST PARA CURSO BASICO IMPLEMENTOS A SER UTILIZADOS Y ENTREGADOS
BAS ADM-001
Descripción Cantidad Observación Consideraciones de Lugar
1 Patio de Actividades 1
2 Asta de Bandera 1
3 Al Menos dos (2) Salones para dictar charlas 2
4 Baños para Damas y Caballeros 2
5 Fácil Acceso al Lugar Revisar Medios de Transporte
6 Salones con Pizarras Acrílicas (1 por Salón) 2
Consideraciones de Equipos
7 Laptop o computador portátil 2
8 Video Beam 1 Al menos uno
9 Multi tomas Eléctricas 1
10 Extensiones de Luz 2
11 Cornetas para la Laptop 1 par
Materiales para las Charlas
12 Marcadores (Azul y Negro) Acrílicos 2 pares
13 Marcadores (Azul, Negro y Rojo) Permanentes 4 juegos
14 Hojas de Rotafolio 4
Materiales de Impresión
15 Cuadernillos Curso Básico X Part Solicitar a la DNAA
16 Hojas Técnicas X Part Solicitar a la DNAA
Banderas
17 Bandera Nacional 1 En Asta de Bandera
18 Bandera de la WOIS (si esta disponible) 1 En el Salón Ppal del Curso
19 Bandera de la SIV (si esta disponible) 1 En el Salón Ppal del Curso
20 Bandera del E.N.A (si esta disponible) 1 En el Salón Ppal del Curso
Materiales Diversos
21 Tiza Blanca 1 Caja
22 Tiza de Colores 1 Caja
23 Pelota plástica o balón 1 Caja
24 Solicitado por el director de curso
25 Solicitado por el director de curso
Consideraciones Alimenticias
26 Coffe Break de la Mañana X Part Definido por el Administrador
27 Coffe Break de la Tarde X Part Definido por el Administrador
28 Certificados Eventos X Part Chequear la Entrega por el ENA
Entrega de Reconocimientos
TECNICO ADM-002
Descripción Cantidad Observación Consideraciones de Lugar
1 Patio de Actividades 1
2 Asta de Bandera 1
3 Salones para dictar charlas 4
4 Baños para Damas y Caballeros 2
5 Fácil Acceso al Lugar Revisar Medios de Transporte
6 Salones con Pizarras Acrílicas (1 por Salón) 4
Consideraciones de Equipos
7 Laptop o computador portátil 4 Una por Salón
8 Video Beam 1 Al menos uno
9 Multi tomas Eléctricas 4
10 Extensiones de Luz 4
11 Cornetas para la Laptop 1 par En el Salón Principal
Materiales para las Charlas
12 Marcadores (Azul y Negro) Acrílicos 4 pares
13 Marcadores (Azul, Negro y Rojo) Permanentes 4 juegos
14 Hojas de Rotafolio 4
Materiales de Impresión
15 Hojas Técnicas X Part Solicitar a la DNAA
Banderas
16 Bandera Nacional 1 En Asta de Bandera
17 Bandera de la WOIS (si esta disponible) 1 En el Salón Ppal del Curso
18 Bandera de la SIV (si esta disponible) 1 En el Salón Ppal del Curso
19 Bandera del E.N.A (si esta disponible) 1 En el Salón Ppal del Curso
Materiales Diversos
21 Tiza Blanca 1 Caja
22 Tiza de Colores 1 Caja
23 Pelota plástica o balón 1
24 Papel Periódico 20 Periódicos
25 Cartones diversos 30 Cartones
26 Tempera de Colores 4 juegos
27 Materiales para una investidura de Clan Kit Si tiene dudas preguntar al Director
Consideraciones Alimenticias
28 Coffe Break de la Mañana X Part Definido por el Administrador
29 Coffe Break de la Tarde X Part Definido por el Administrador
30 Certificados Eventos X Part
31 Nudo Carrick X Part
Entrega de Reconocimientos
CHECKLIST PARA TALLERES TECNICOS IMPLEMENTOS A SER UTILIZADOS Y ENTREGADOS
CHECKLIST PARA CURSOS CERTIFICADOS IMPLEMENTOS A SER UTILIZADOS
TECNICO CER-003
Descripción Cantidad Observación Consideraciones de Lugar
1 Patio de Actividades 1
2 Asta de Bandera 1
3 Salones para dictar charlas 6 Recordar que este curso se pernocta una noche
4 Baños para Damas y Caballeros 2
5 Fácil Acceso al Lugar Revisar Medios de Transporte
6 Salones con Pizarras Acrílicas (1 por Salón) 4
Consideraciones de Equipos
7 Laptop o computador portátil 4 Una por Salón
8 Video Beam 1 Al menos uno
9 Multi tomas Eléctricas 4
10 Extensiones de Luz 4
11 Cornetas para la Laptop 1 par En el Salón Principal
Materiales para las Charlas
12 Marcadores (Azul y Negro) Acrílicos 4 pares
13 Marcadores (Azul, Negro y Rojo) Permanentes 4 juegos
14 Hojas de Rotafolio 4
Materiales de Impresión
15 Cuadernillo X Part Solicitar a la DNAA
16 Hojas Técnicas X Part Solicitar a la DNAA
Banderas
17 Bandera Nacional 1 En Asta de Bandera
18 Bandera de la WOIS (si esta disponible) 1 En el Salón Ppal del Curso
19 Bandera de la SIV (si esta disponible) 1 En el Salón Ppal del Curso
20 Bandera del E.N.A (si esta disponible) 1 En el Salón Ppal del Curso
Materiales Diversos
21 Rectángulo de tela de 40 x 30 cm 4 Para el curso de tropa
22 Papel periódico 4 Para el Curso de manada (tótem)
23 Pelota plástica o balón 1
24 Vela X Part + Staff
25 Materiales para una investidura de Clan Kit Si tiene dudas preguntar al Director
26 Solicitado por el director de curso
27 Solicitado por el director de curso
Consideraciones Alimenticias
28 Coffe Break Sábado en la Mañana X Part
29 Almuerzo Sábado en la Mañana X Part
30 Coffe Break Sábado en la Tarde X Part
31 Cena Sábado en la Noche X Part
32 Desayuno Domingo en la Noche X Part
33 Certificados Eventos X Part
Entrega de Reconocimientos
CHECKLIST PARA CURSOS TECNICOS IMPLEMENTOS A SER UTILIZADOS
TECNICO TEC-004
Descripción Cantidad Observación Consideraciones de Lugar
1 Patio de Actividades 1
2 Asta de Bandera 1
3 Salones para dictar charlas 2
4 Baños para Damas y Caballeros 2
5 Fácil Acceso al Lugar Revisar Medios de Transporte
6 Salones con Pizarras Acrílicas (1 por Salón) 2
Consideraciones de Equipos
7 Laptop o computador portátil 2 Una por Salón
8 Video Beam 2 Al menos uno
9 Multi tomas Eléctricas 2
10 Extensiones de Luz 2
11 Cornetas para la Laptop 2 pares En el Salón Principal
Materiales para las Charlas
12 Marcadores (Azul y Negro) Acrílicos 2 pares
13 Marcadores (Azul, Negro y Rojo) Permanentes 2 juegos
14 Hojas de Rotafolio 8
Materiales de Impresión
15 Cuadernillo X Part Solicitar a la DNAA
16 Hojas Técnicas X Part Solicitar a la DNAA
Banderas
17 Bandera Nacional 1 En Asta de Bandera
18 Bandera de la WOIS (si esta disponible) 1 En el Salón Ppal. del Curso
19 Bandera de la SIV (si esta disponible) 1 En el Salón Ppal. del Curso
20 Bandera del E.N.A (si esta disponible) 1 En el Salón Ppal. del Curso
Materiales Diversos
21 Solicitado por el director de curso
22 Solicitado por el director de curso
23 Solicitado por el director de curso
24 Solicitado por el director de curso
25 Solicitado por el director de curso
26 Solicitado por el director de curso
27 Solicitado por el director de curso
28 Solicitado por el director de curso
29 Solicitado por el director de curso
CHECKLIST PARA CURSOS IM IMPLEMENTOS A SER UTILIZADOS
TECNICO IM-005
Descripción Cantidad Observación Consideraciones de Lugar
1 Patio de Actividades 1
2 Asta de Bandera 1
3 Salones para dictar charlas 6
4 Baños para Damas y Caballeros 4
5 Fácil Acceso al Lugar Revisar Medios de Transporte
6 Salones con Pizarras Acrílicas (1 por Salón) 6
Consideraciones de Equipos
7 Laptop o computador portátil 4 Una por Salón
8 Video Beam 4 Uno por salon
9 Multi tomas Eléctricas 4
10 Extensiones de Luz 4
11 Cornetas para la Laptop 2 pares En el Salón Principal
Materiales para las Charlas
12 Marcadores (Azul y Negro) Acrílicos 2 pares
13 Marcadores (Azul, Negro y Rojo) Permanentes 2 juegos
14 Hojas de Rotafolio 8
Materiales de Impresión
15 Cuadernillo X Part Solicitar a la DNAA
16 Hojas Técnicas X Part Solicitar a la DNAA
Banderas
17 Bandera Nacional 1 En Asta de Bandera
18 Bandera de la WOIS (si esta disponible) 1 En el Salón Ppal. del Curso
19 Bandera de la SIV (si esta disponible) 1 En el Salón Ppal. del Curso
20 Bandera del E.N.A (si esta disponible) 1 En el Salón Ppal. del Curso
Materiales Diversos
21 Tiza Blanca 1 Caja
22 Tiza de Colores 1 Caja
23 Pelota plástica o balón 1 Caja
24 Vela X Part + Staff
25 Materiales para una investidura de Clan Kit Si tiene dudas preguntar al Director
26 Solicitado por el director de curso
27 Solicitado por el director de curso
28 Solicitado por el director de curso
29 Solicitado por el director de curso
CHECKLIST PARA CURSOS APA IMPLEMENTOS A SER UTILIZADOS
TECNICO APA-006
Descripción Cantidad Observación Consideraciones de Lugar
1 Patio de Actividades 1
2 Asta de Bandera 1
3 Salones para dictar charlas 1
4 Baños para Damas y Caballeros 2
5 Fácil Acceso al Lugar Revisar Medios de Transporte
6 Salones con Pizarras Acrílicas (1 por Salón) 1
Consideraciones de Equipos
7 Laptop o computador portátil 1 Una por Salón
8 Video Beam 1 Al menos uno
9 Multi tomas Eléctricas 1
10 Extensiones de Luz 1
11 Cornetas para la Laptop 1 pares En el Salón Principal
Materiales para las Charlas
12 Marcadores (Azul y Negro) Acrílicos 2 pares
13 Marcadores (Azul, Negro y Rojo) Permanentes 2 juegos
14 Hojas de Rotafolio 4
Materiales de Impresión
15 Cuadernillo X Part Solicitar a la DNAA
16 Hojas Técnicas X Part Solicitar a la DNAA
Banderas
17 Bandera Nacional 1 En Asta de Bandera
18 Bandera de la WOIS (si esta disponible) 1 En el Salón Ppal. del Curso
19 Bandera de la SIV (si esta disponible) 1 En el Salón Ppal. del Curso
20 Bandera del E.N.A (si esta disponible) 1 En el Salón Ppal. del Curso
Materiales Diversos
21 Solicitado por el director de curso
22 Solicitado por el director de curso
23 Solicitado por el director de curso
24 Solicitado por el director de curso
CHECKLIST PARA CURSOS RELIG y ESP IMPLEMENTOS A SER UTILIZADOS
TECNICO ESP-007
Descripción Cantidad Observación Consideraciones de Lugar
1 Patio de Actividades 1
2 Asta de Bandera 1
3 Salones para dictar charlas 1
4 Baños para Damas y Caballeros 2
5 Fácil Acceso al Lugar Revisar Medios de Transporte
6 Salones con Pizarras Acrílicas (1 por Salón) 1
Consideraciones de Equipos
7 Laptop o computador portátil 1 Una por Salón
8 Video Beam 1 Al menos uno
9 Multi tomas Eléctricas 1
10 Extensiones de Luz 1
11 Cornetas para la Laptop 1 pares En el Salón Principal
Materiales para las Charlas
12 Marcadores (Azul y Negro) Acrílicos 2 pares
13 Marcadores (Azul, Negro y Rojo) Permanentes 2 juegos
14 Hojas de Rotafolio 4
Banderas
15 Bandera Nacional 1 En Asta de Bandera
16 Bandera de la WOIS (si esta disponible) 1 En el Salón Ppal. del Curso
17 Bandera de la SIV (si esta disponible) 1 En el Salón Ppal. del Curso
18 Bandera del E.N.A (si esta disponible) 1 En el Salón Ppal. del Curso
Materiales Diversos
19 Solicitado por el director de curso
20 Solicitado por el director de curso
21 Solicitado por el director de curso
22 Solicitado por el director de curso
Dirección Nacional de Adiestramiento Adulto Scouts Independientes de Venezuela
Decálogo del buen Administrador
1.-Tenga iniciativa, nada agrada mas al Director de Un Curso scout Cuando su administrador tiene la iniciativa necesaria para sortear los problemas.
2.-No ofrezca Problemas, sin llevar la solución, la responsabilidad de que los cursantes aprendan es del Equipo Nacional de Adiestramiento, toda responsabilidad que no conlleve a esto es suya.
3.-Adelantese a los problemas, antes de que sucedan, esto evitara retrasos o incon-formidades dentro de su evento, nada que sobre es malo…(haga chequeos de equipos previo)
4.-Cuide el local, donde se realiza el curso, reporte al ENA cualquier anomalía observada que impida que usted no entregue el sitio mejor de cómo lo encuentre.
5.-El Horario será su novia o novio, durante estos días, si usted y su equipo se atrasan el curso se atrasara cuide este precepto.
6.-Entregue los materiales. al inicio del curso y al Director, esto evitara que lo estén bus-cando en exceso mientras usted y su equipo no se sientan en el evento, mejor será su administración.
7.-Sus inquietudes, háblelas directamente con el Director, de nada sirve decir sus inconformi-dades a otro miembro del staff del Curso diríjase directamente al Director, el sabrá que hacer.
8.-Informe, a los cursantes y al Staff de las normas del sitio, esto ayuda a evitar contratiempos durante el evento.
9.-Entregue, el Informe de Administración del Curso si es posible al finalizar el mismo, directamen-te al director esto ayudara a culminar rápidamente el evento.
10.-Comuníquese previo con el DIRECTOR, el podrá ayudarlo o darle herra-mientas para resolver cualquier inconveniente, pero recuerde el no le hará su tarea.
Dirección Nacional de Adiestramiento Adulto Scouts Independientes de Venezuela
A tener en Cuenta...
REGLAMENTO NACIONAL DE ADMINISTRA-CION DE EVENTOS SCOUTS. En este reglamento se describen sus funciones, acción, nu-mero de personas de su equipo, y los lapsos de entrega de los informes es importante leerlo y observar sus normas. Lo puedes conseguir a través de tu Jefe de Grupo o enviado un comunicado a la Dirección Nacional de Adiestramiento Adulto (DNAA)
INFORME FINAL DE EVENTOS. Aquí tienes como presentar el informe final desde la sinopsis del evento con su ficha técnica, como el resumen final admi-nistrativo importantes formatos a la hora de presentar tu in-forme y evitar devoluciones que te puedan acarrear sancio-nes, lo puedes conseguir en la zona de descargas de nues-tro sitio web
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