Diseño de un modelo de gestión documental con
acciones de mejora para los procesos de archivo que actualmente realiza la empresa EDL SAS
Diseño de un modelo de gestión documental con acciones de mejora para los procesos de
archivo que actualmente realiza la empresa EDL SAS
Omar Javier Chacón Matiz
Rafael Antonio Martínez Quiroga
Proyecto de trabajo de grado presentado como requisito para optar al título de:
Ingeniería de Sistemas e Ingeniería de Software
Unipanamericana Compensar, Bogotá
Director:
Profesor: Juan Carlos García Pinzón
Línea de Investigación:
GRUPO DE INVESTIGACIÓN
Fundación Universitaria Panamericana
Ingeniería
Ingeniería de Sistema
Bogotá, Colombia
2016
Diseño de un modelo de gestión documental con
acciones de mejora para los procesos de archivo que actualmente realiza la empresa EDL SAS
Diseño de un modelo de gestión documental con acciones de mejora para los procesos de
archivo que actualmente realiza la empresa EDL SAS
Harold Alberto Pineda Valiente
Proyecto de trabajo de grado presentado como requisito para optar al título de: Ingeniería de Sistemas e Ingeniería de Software
Unipanamericana Compensar, Bogotá
Director:
Profesor: Juan Carlos García Pinzón
Línea de Investigación:
GRUPO DE INVESTIGACIÓN
Fundación Universitaria Panamericana
Ingeniería
Ingeniería de Software
Bogotá, Colombia
2016
Diseño de un modelo de gestión documental con
acciones de mejora para los procesos de archivo que actualmente realiza la empresa EDL SAS
Agradecimientos
Agradezco primero a Dios por permitirme lograr este objetivo, a la compresión de mi
esposa, padres e hijos que me han estado ahí, a superar todas las dificultades durante mi carrera,
el apoyo de los profesores por su tiempo y dedicación en todo el proceso de este proyecto.
Omar Javier Chacón Matiz
Agradezco el apoyo incondicional de mis padres y hermanos, la comprensión de mis hijas
por disponer de tiempo valioso para ellas y permitir que con responsabilidad y dedicación lograr
culminar y presentar con éxito mi proyecto de grado.
Rafael Antonio Martínez Quiroga
El agradecimiento es para mis padres que día a día me dieron la oportunidad de crecer y
me dieron las herramientas para salir al mundo a vivirlo, como segundo agradecimiento a cada
una de las empresas donde trabaje me dieron el conocimiento para poder desempeñarme en mi
labor, por ultimo a mis compañeros de proyecto de grado por su trabajo para que esto sea un
éxito.
Harold Alberto Pineda Valiente
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acciones de mejora para los procesos de archivo que actualmente realiza la empresa EDL SAS
Declaración
Los autores certifican que el presente trabajo es de su autoría, para su elaboración se han
respetado las normas de citación tipo APA, de fuentes textuales y de parafraseo de la misma
forma que las cita de citas y se declara que ninguna copia textual supera las 400 palabras. Por
tanto, no se ha incurrido en ninguna forma de plagio, ni por similitud ni por identidad. Los
autores son responsables del contenido y de los juicios y opiniones emitidas.
Se autoriza a los interesados a consultar y reproducir parcialmente el contenido del
trabajo de investigación titulado Diseño de un modelo de gestión documental SAS, siempre
que se haga la respectiva cita bibliográfica que dé crédito al trabajo, sus autores y otros. SAS,
siempre que se haga la respectiva cita bibliográfica que dé crédito al trabajo, sus autores y otros.
Estudiantes
Harold Alberto Pineda Valiente
Omar Javier Chacón Matiz
Rafael Antonio Martínez Quiroga
Profesor
Ingeniero Juan Carlos García Pinzón
Diseño de un modelo de gestión documental con
acciones de mejora para los procesos de archivo que actualmente realiza la empresa EDL SAS
Resumen
El desarrollo de este proyecto tiene como propósito identificar los procesos de gestión
documental realizados en EDL SAS, además de las necesidades existentes frente a los
requerimientos de normatividad, general de la nación que garanticen la preservación del
contenido documental generado en la realización de sus operaciones. general de la nación en
donde esta define una garantía y preservación del contenido generado en la realización de sus
operaciones.
Durante el proceso de investigación se desarrolló una metodología analítico proyectiva,
utilizando como mecanismo de recolección de la información, encuestas dirigidas a las áreas
involucradas en los procesos documentales; Evidenciando que la entidad cuenta con un modelo
de gestión documental interna que cumple con algunos parámetros establecidos por la ley, pero
no cumple con la mayoría de los requisitos contemplados en la ley general de archivos, y
tomando en cuenta los requerimientos exigidos por el cliente para la custodia de la información,
es necesario que EDL SAS implemente un modelo de gestión documental que además de
cumplir con los requerimientos de ley, logre organizar, sistematizar y estandarizar los procesos
documentales existentes.
Para ello se propone a EDL SAS la implementación de un modelo de gestión documental
ajustado a la ley general de archivos y que en primera instancia logre organizar el manejo dado
al archivo generado por los proyectos, desde su etapa de creación hasta su transferencia al
archivo central, incluyendo el manejo y recepción de información en medios digitales, de igual
forma se entrega el prototipo de un software de gestión documental, con el cual se pretende
sistematizar los procesos generados en el modelo de gestión documental y permitir a EDL SAS
contar con una herramienta de registro, consulta y seguimiento de los archivos documentales
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acciones de mejora para los procesos de archivo que actualmente realiza la empresa EDL SAS
generados en el desarrollo de sus actividades. Logrando establecer una dinámica de archivo
documental ajustada a la ley y que ante cualquier requerimiento reduzca los tiempos de
respuesta, ya que anticipadamente los procesos documentales cumplen con los requisitos
exigidos para la transferencia de archivos de entidades públicas o privadas a el archivo general
de la nación.
Palabras Claves
1. Proceso 2. Gestión 3. Prototipo 4. Modelo 5. Documentación 6. Normatividad 7. Archivo
Diseño de un modelo de gestión documental con
acciones de mejora para los procesos de archivo que actualmente realiza la empresa EDL SAS
Abstract
The present project of degree I develop with the intention of identifying inside the
processes of documentary management implemented by EDLobligation to present identical
procedures wing law 594 of 2000 of the general file of the nation and that in his(her,your)
custody must guarantee the preservation of the content developed during the execution of
his(her,your) labor.
garantize the custody of the information, his location and I access to the documents of
centralized and organized form. Expiring with the requirements of law. the custody of the
information, his location and I access to the documents of centralized and organized form.
Expiring with the requirements of law.
Keywords
Process
Document management
Prototype
Model
Diseño de un modelo de gestión documental con
acciones de mejora para los procesos de archivo que actualmente realiza la empresa EDL SAS
Contenido
Agradecimientos ................................................................................................................. 3
Declaración ......................................................................................................................... 4
Resumen .............................................................................................................................. 5
1. Problema de Investigación. .................................................................................... 13
2. Pregunta problema .................................................................................................. 14
3. Introducción ............................................................................................................ 15
4. Justificación ............................................................................................................ 17
5. Objetivos ................................................................................................................. 18
5.1. Objetivo general .................................................................................................. 18
5.2. Objetivos específicos........................................................................................... 18
6. Marco conceptual .................................................................................................... 19
6.1. Gestión documental ............................................................................................. 19
6.2. Procesos ............................................................................................................... 19
6.2.1. Planeación .................................................................................................... 19
6.2.2. Producción Documental ............................................................................... 20
6.2.3. Distribución y Trámite de documentos ........................................................ 20
6.2.4. Organización de documentos ....................................................................... 20
6.2.5. Trasferencia de documentos ......................................................................... 20
6.2.6. Disposición final de los documentos ............................................................ 21
6.2.7. Preservación a largo plazo ............................................................................ 21
6.2.8. Valoración .................................................................................................... 21
6.3. Ciclo o fases de la vida archivística ................................................................ 21
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acciones de mejora para los procesos de archivo que actualmente realiza la empresa EDL SAS
6.4. Archivo de gestión .................................................................................................. 22
6.4.1. Ciclo de un documento ................................................................................. 23
6.5. Archivo central .................................................................................................... 23
6.5.1. Comité archivo ............................................................................................. 24
6.5.2. Tablas de retención documental ................................................................... 24
6.6. Inventario ............................................................................................................ 26
6.7. Archivo histórico ................................................................................................. 27
6.8. Estado actual del archivo EDL SAS ................................................................... 27
7. Marco Legal ............................................................................................................ 37
7.1. Constitución política de Colombia ...................................................................... 38
7.2. Ley ....................................................................................................................... 38
7.3. Artículos .............................................................................................................. 38
8.4. Modelo arquitectura ANSI SPARC .................................................................... 43
9. Metodología y Materiales ....................................................................................... 44
9.1. Diseño de Metodología ....................................................................................... 44
9.2. Delimitación del problema .................................................................................. 44
9.2.1. Espacio ......................................................................................................... 44
9.2.2. Universo ....................................................................................................... 44
9.2.3. Tipo de investigación ................................................................................... 44
Instrumentos .................................................................. ¡Error! Marcador no definido.
9.3. Presupuesto ............................................................................................................. 46
10. Resultados ............................................................................................................... 46
10.1. Entregables .......................................................................................................... 46
10.1.1. Entrega de documentos al área de Archivo ................................................ 46
10.1.2. Lineamientos de Proceso de gestión documental ....................................... 47
10.1.3. Actas de Comité de archivo ........................................................................ 47
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acciones de mejora para los procesos de archivo que actualmente realiza la empresa EDL SAS
10.1.4. Formato de Clasificación Documental ....................................................... 47
10.1.5. Cuadro de Clasificación ............................................................................. 47
10.1.6. Tablas de retención ..................................................................................... 48
10.1.7. Pruebas de Software empresarial................................................................ 48
10.1.8. Encuestas de archivo de área ...................................................................... 49
10.2. Prototipo .............................................................................................................. 49
10.2.2. Especificación de requisitos ....................................................................... 49
10.2.2. Modelos de Casos de Uso .......................................................................... 49
10.2.3. Especificaciones de Casos de Uso .............................................................. 50
10.2.4. Interfaces del sistema ................................................................................. 50
10.2.5. Modelo de Análisis y Diseño ..................................................................... 50
10.2.6. Modelo de Datos ........................................................................................ 50
10.2.7. Pruebas Funcionales ................................................................................... 51
11. Conclusiones ........................................................................................................... 52
Bibliografía ....................................................................................................................... 54
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acciones de mejora para los procesos de archivo que actualmente realiza la empresa EDL SAS
Tabla de Ilustración
Imagen 2 ciclo documental .............................................................................................. 23
Imagen 3 series y subseries .............................................................................................. 25
Imagen 4 Formato unico de inventario ............................................................................ 26
Imagen 5 Caja X-100 ....................................................................................................... 30
Imagen 6 Caja .................................................................................................................. 31
Imagen 7 estante de cajas ................................................................................................. 32
Imagen 8 Estantes de Folios ............................................................................................. 33
Imagen 9 Archivo de Planos ........................................................................................... 34
Imagen 10 Estantes de Digitales ...................................................................................... 35
Imagen 11 Mueble disquetes ............................................................................................ 36
Imagen 12 Muebles de Cd’s ............................................................................................ 36
Imagen 13 Fases ANSI SPARC ..................................................................................... 36
Imagen 14 Ciclo ANSI SPARC ...................................................................................... 36
Imagen 15 Modelo ANSI SPARC ................................................................................. 36
Imagen 16 Respuestas Sotfware Prototipo ....................................................................... 36
Tabla de anexos
1.Instructivo de organización de proyectos para entrega al archivo
2. Lineamientos de Procesos GD
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3. Acta de Comité Archivo
4. Clasificación documental
5. Cuadro de Clasificación Documental
6. Tabla de retención (TRD)
7. Formato pruebas de software EDL SAS
8. Encuesta Para Archivo Central
9. Procesos Documentales (Archivo de Gestión)
10. Procesos de GD par EDL
Tablas
Tabla de Presupuesto………………………………………………………………..45
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acciones de mejora para los procesos de archivo que actualmente realiza la empresa EDL SAS
1. Problema de Investigación.
E.D.L SAS es una empresa privada la cual licita a entidades públicas para la ejecución de
proyectos de infraestructura vial de gran envergadura; Dentro de la ejecución de dichos contratos
se crea documentación de diferentes tipos tales como cartas, memorandos, medios digitales,
planos, informes y documentación contractual propias del contrato. Al finalizar dicha labor toda
la documentación producida es remitida a la oficina principal con el fin de que se genere un
archivo para el contrato en caso de futuras consultas.
Las normas colombianas aplicadas para los archivos documentales exigen establecer
procedimientos y soluciones que garanticen la preservación de la documentación, EDLestándares
ni soluciones ajustadas a dichas leyes, lo que ha llevado a presentar perdida de información,
duplicidad documental, bajas garantías ante las consultas realizadas, perdida de licitaciones por
falta de soportes documentales de las labores realizadas, que reunidos conllevan a que la entidad
no esté preparada a enfrentar los requerimientos de ley existentes en materia de gestión
documental se evidencia que EDL SAS no cuenta con un sistema de información que
garantice mantener un registro detallado de la documentación desde su etapa de producción hasta
la disposición final, impidiendo establecer responsabilidades entre los actores involucrados en el
proceso y reduce los argumentos válidos ante la necesidad de una decisión. Válidos ante la
necesidad de una decisión.
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2. Pregunta problema
¿Cuál es la solución para optimizar el manejo de la información del área de archivo en la
empresa EDL SAS?
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acciones de mejora para los procesos de archivo que actualmente realiza la empresa EDL SAS
3. Introducción
Los procesos de archivo y gestión documental presentes en las empresas tanto públicas como
privadas se han convertido en uno de los componentes administrativos con mayor importancia en
el desarrollo de las operaciones, y de acuerdo al modelo implementado para su gestión la
empresa estará en capacidad de realizar un almacenamiento y consulta de su información sin
problemas y en caso de surgir algún interrogante la respuesta simplemente está en dirigirse al
histórico documental existente.
Ante la necesidad del gobierno colombiano de establecer en las entidades públicas pautas
aplicadas a la organización de los procesos documentales, se crea en 1989 el archivo general de
la nación, una entidad que a partir de ese momento fomentaría en el país y en las instituciones
mecanismos y directrices para lograr que se estandarizaran los procesos manejados a nivel
documental en el país la ley 594 del 2000 se convierte en la ley general de archivos, dado que
esta ley contribuye con la organización y de los procesos documentales en las entidades públicas
y privadas.
La firma ENRIQUE DAVILA LOZANO E.D.L SAS es una empresa del orden privado
pero que dentro de su actividad comercial, licita y ejecuta contratos con entidades del estado,
convirtiéndose de acuerdo al decreto 2609 del 2012 en su artículo 3 el cual establece que las
entidades privadas contratistas que presten servicios a las entidades públicas, aplicaran las
normas que en materia de archivo y gestión documental establece el archivo general de la nación,
por ello E.D.L SAS debe incluir dentro de sus procedimientos documentales lo establecido en la
ley 594 e implementar procedimientos claros que permitan establecer un modelo de gestión
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documental ajustado a las normas colombianas y que facilite la entrega de información al archivo
general de la nación conforme a los parámetros establecidos..
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4. Justificación
La dependencia de los usuarios a la consulta y custodia de la información ha provocado que
las empresas e incluso los gobiernos concluyan que la información es el activo más valioso que
se tiene dentro de una organización, y que del manejo que se le depende en gran medida el
progreso y sostenibilidad del Core de negocio, por ello se han establecido y replicado la
implementación de procesos de gestión documental convirtiéndose en punto fundamental para
el manejo eficiente de los roles y actividades cotidianas. convirtiéndose en punto fundamental
para el manejo eficiente de los roles y actividades cotidianas.
Si bien es cierto, la manipulación organizada de la información, aumenta las posibilidades de
eficiencia y respuesta ante una necesidad, es importante considerar que cada día es necesario a
nivel organizacional, reducir los tiempos de respuesta y minimizar los procesos en la gestión de
la información, es por esto que los sistemas de información juegan un papel importante y aún
más cuando están asociados a la gestión documental.
La implementación de un modelo de gestión documental asociado a un sistema de
información, incrementaría el nivel de productividad para las áreas involucradas en los procesos,
reduciendo costos por restauraciones ante la pérdida de información, simplificaría las consultas y
agilizaría los tiempos de respuesta y toma de decisiones contribuyendo con el fortalecimiento del
Core del negocio y el crecimiento de EDL SAS.
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5. Objetivos
5.1. Objetivo general
Diseñar un prototipo de software con base al modelo de gestión documental propuesto a
la empresa EDL SAS, para mejorar los procesos documentales y cumplir con la normatividad
del Archivo General de la Nación
.
5.2. Objetivos específicos
Realizar el levantamiento de información sobre el proceso de archivo que maneja la
compañía.
Identificar las falencias existentes en la compañía, referente a los procesos de gestión
documental y el cumplimiento de las normas exigidas por los organismos de control.
Medir la calidad de software de acuerdo a ítems definidos de los sistemas usados
actualmente en EDL SAS.
Establecer mediante la investigación de políticas documentales un modelo de gestión
adaptable al tipo de documentación manejado en la empresa EDL SAS.
Elaborar un prototipo en primera versión para el manejo de archivo recibido de los
proyectos.
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6. Marco conceptual
6.1. Gestión documental
De acuerdo al esquema se requiera para la implementación den la empresa, la gestión
documental está dada por un conjunto de procesamiento que determinan la administración de un
documento dentro de la entidad. Como se hace referencia a lo citado,
“Un programa de gestión documental se puede definir como el conjunto de instrucciones en
las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al
interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización,
consulta, conservación y disposición final de los documentos” (Palacios Preciado, 2014) el cual
tiene como objetivo de la empresa el cual tiene como objetivo de la empresa
6.2. Procesos
Por el artículo 9 del Decreto se encuentran incluidos las fases de gestión documental
archivístico y se caracteriza en no ser lineales y simultaneas estas son: al medio ambiente cultura
y archivístico y se caracteriza en no ser lineales y simultaneas estas son:
6.2.1. Planeación
Está constituida por la planificación técnica que se da durante todo el ciclo de vida del
documento, esta debe regirse al cumplimiento administrativo legal y técnico que se emplea a
cada uno de los documentos (Palacios Preciado, 2014)
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acciones de mejora para los procesos de archivo que actualmente realiza la empresa EDL SAS
6.2.2. Producción Documental
Son todos los documentos o medios creados en el cumplimiento de las funciones propias de
la entidad, dentro de esta se encuentra la producción de documentos digitales, físicos, material de
diseño en fin todo el contenido que en determinado momento la entidad genere en cumplimiento
de su labor.
6.2.3. Distribución y Trámite de documentos
Es la encargada de que la información deba llegar a las personas correspondientes, estas se
basan en tres fases: Distribución interna, externa y envió de documentos, en
esta última interviene lo que son el medio de comunicación como lo son fax correo electrónico y
a misma mensajería, esto debe tener para cada uno de los documentos
6.2.4. Organización de documentos
Es el proceso que se le dan a las operaciones técnicas de cada documento en las fases de
gestión documental y que lleva a clasificarlo, ubicarlo y ordenarlos adecuadamente para tenerlo
en conservación
6.2.5. Trasferencia de documentos
En la que adopta bajo la normatividad de las entidades la trasferencia de documentos de
acuerdo a las fases hacia el modelo de archivo de generación y la migración o correcciones de
los metadatos de generación y la migración o coerciones de los metadatos (Palacios Preciado,
2014)
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acciones de mejora para los procesos de archivo que actualmente realiza la empresa EDL SAS
6.2.6. Disposición final de los documentos
En este se selecciona los documentos de cualquier etapa, este con el fin de conservar
temporalmente o permanente a la eliminación teniendo en cuenta las políticas que se
establecieron en los TRD
6.2.7. Preservación a largo plazo
En este caso las acciones o conjunto de estándares establecidos con anterioridad, garantizan
la preservación de un documento, tomando en cuenta la creación de reglas asociadas al ambiente
y los medios de conservación que permitan garantizar que el la salud histórica del documento.
6.2.8. Valoración
Es la que determina o evalúa las características y condiciones técnicas teniendo en cuenta los
sub procesos tales como “los valores primarios y secundarios para determinar el destino final de
un documento. (Palacios Preciado, 2014)
6.3.Ciclo o fases de la vida archivística
De acuerdo al norma colombiana y el articulo establecido, se debe tener claro cuál es el
procedimiento que interrelacionan cada una de las unidades. Por lo cual el ciclo de vida de in
archivo se pude representar mediante etapas que atraviesa los documentos de una entidad este
tipo de series se dictan como “Ciclo Vital Del Documento. Etapas sucesivas por las que
atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación
temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.” en la siguiente
ilustración se demuestra cómo se conforma dicho ciclo
Diseño de un modelo de gestión documental con
acciones de mejora para los procesos de archivo que actualmente realiza la empresa EDL SAS
Imagen 1 Ciclo de archivo
Por tal motivo en el desarrollo de este trabajo es muy importante tener establecido los ocho
procesos archivísticos contemplados por el Archivo General de la Nación, con el propósito de
recrear un modelo de organizacional y que controle todos los documentos generados por la
empresa EDL SAS, por lo cual, se mencionara cuáles son los procesos y el ciclo de vida de in
archivo el cual tiene como objetivo de la empresa
6.4. Archivo de gestión
Representa las operaciones a las cuales está sometido un documento elaborado, y en este se
ve involucrados ciertos procesos que son: creación revisión y finalización, en el proceso de
gestión se contempla la circulación o tramite que tiene el documento para dar respuesta o
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solución a las peticiones solicitadas por la entidad, cabe resaltar que el documento en su proceso
de trámite se puede consultar y utilizar cuando lo requiera la entidad.
6.4.1. Ciclo de un documento
En esencia es el proceso establecido por las entidades, para crear una trazabilidad en el ciclo
de vida de los documentos estableciendo fases, las cuales se definen como creación, trámite o
vigencia y por ultimo disposición final, este funcionamiento o ciclo que tiene un documento se
tiene como definición (Gestión de vida de un documento) (Gonzales Florez, 2014)
Imagen 1 ciclo documental
6.5. Archivo central
Es el proceso de trasferencia del archivo central, y su objetivo principal es mantener en
conservación los documentos transferidos por la gestión administrativa de la entidad, por lo
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tanto, los documentos pasan a un estado de semiactivos, en los que en la entidad o un ente
público puede consultar, una vez recibido los documentos el comité de archivo agrupa y realiza
clasificaciones documentales de acuerdo a cada área de la entidad, utilizando así la serie o
subseries documentales para las trasferencias e inventarios que puedan tener.
6.5.1. Comité archivo
De acuerdo al artículo 16 del decreto 2578 de 2012 del Ministerio de Cultura, se establece la
conformación del Comité Interno de Archivo, que para las entidades de las áreas Tecnologías de
la Información y las Comunicaciones, con ellos se crea un memorando con el fin de coordinar el
grupo de gestión de la información. (Nacion A. G., 2015)
6.5.2. Tablas de retención documental
Las tablas de retención son las que manejan el control de los documentos con base a una lista
de con códigos de series y sub-series, de la cuales se les asignan un tiempo de permanencia en
cada etapa de vida de archivo los beneficios e información más eficiente. Las entidades
obtendrán las bondades de contribuir en la racionalidad de la producción documental, esto con el
fin de traer beneficios a la empresa los cuales se menciona a continuación: regular las
trasferencias de documentos en sus diferentes estados o fases, garantizar la selección
conservación de los tipos de documentos y lo más importante permite identificar que
documentos contribuyen al modelo administrativo de la empresa, permitiendo eliminar del
archivo de gestión
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6.5.3. Procesos técnicos
En los procesos se debe tener principios básicos para la operación documental su inicio debe
tener proceso técnico los cuales contribuyen a herramientas para la gestión documental, estas
están nombradas: identificación, valoración con estos se reproducen las tablas de retención que
ayudan al control y por ultimo esta la selección y eliminación de los documentos
6.5.3.1. Identificación
La identificación procede a caracterizar y describir cada documento de la entidad con su
motivo de análisis, esto tiendo como base el organigrama de la empresa para determinar el
proceso denominado clasificación, con ello se puede ubicar el nivel de clasificación que tiene la
empresa; una vez identificados las clasificaciones de documentales se obtendrá un nivel
documental como lo indica la siguiente imagen
Imagen 2 series y subseries
La serie nos refleja cómo se debe constituir las unidades documentales que pueden ser
simples o complejas, estas series inventariadas ayudan a controlar las trasferencias documentales
y a valorar las actividades que se reflejan en la entidad (Nacion A. G., 2015)
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6.5.3.2.Valoración
Este tipo de selección se determina en valoración documental con el objetivo de proteger el
patrimonio documental y saber la permanecía que debe tener la transición de cada documento
con el fin de manejar el tiempo de fases de archivo
6.5.3.3. Selección
Este proceso tiene como objetivo tener la determinación parcial de conservación de cada
documento gracias al muestreo que se realizó con anterioridad, este selección ayuda a tener un
mejor control y facilita el acceso de documentos requeridos por la entidad, reduce en espacio
materiales y tiempo al requerirlos, a ello se debe tener pautas generales en el ámbito
administrativo que tiene la gestión documental
6.6.Inventario
Un inventario documental sirve para indicar que cantidad de expedientes que existen
actualmente en la área de archivo y como objetivo principal es tener el proceso administrativo de
documentos existentes o nuevos de la entidad, adicional es el único que permitirá realizar el
traspaso o tramite de los valores primarios, el tiempo de disposición que tiene los documentos en
el archivo central, se centra en la fechas de extremas como indica la ilustración 4
Imagen 3 Formato unico de inventario
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6.7. Archivo histórico
Este es el que trasfiere los documental que pasaron del archivo de gestión y central, esto se
realiza de acuerdo al comité de archivo quien toma al a determinación de cuales documentos
pasan a ser permanentes (Palacios Preciado, 2014)
6.8. Estado actual del archivo EDL SAS
Actualmente la compañía cuenta con un archivo histórico y de consulta diaria divido por
áreas ya que de acuerdo al modelo que maneja la organización esta implementado de la siguiente
manera.
1. Archivo contable
2. Archivo de personal
3. Archivo de proyectos
4. Plano teca
5. Archivo digital
6.8.1. Archivo de personal
¿Cómo se hace en EDL SAS? Se ha establecido como modelo archivístico para el área de
personal la creación de un archivo de persona activo e inactivo el cual es conservado en cajas
X100, dentro de ellas está todo el paquete que reúne la documentación generada a nombre del
empleado durante el tiempo que estuvo al servicio de EDL SAS, se cuenta con una herramienta
de software que permite crear un registro en una base de datos donde se indica los datos básicos
del empleado y la caja en la que está ubicado.
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6.8.2. Archivo Contable
¿Cómo se hace en EDL SAS? Conformado por los soportes contables obtenidos durante la
ejecución de cada uno de los contratos, dado que la estrategia aplicada para el manejo y consulta
de la información está enfocada en la implementación del software contable SOFTLAND ERP el
cual, genera resultados a consultas especificas indicando al usuario la fecha y centro de costos de
la transacción solicitada, con esta información los libros contables son empastados en caratulas
duras y marcados con una fecha final, una fecha inicial y el nombre del centro de costos es decir
el nombre de la empresa a la que pertenece.
Pero que dice la ley según el artículo 28 de la ley 962 de 2005 “los libros y papeles del
comerciante deberán ser conservados por un periodo de 10 años, contados a partir de la última
fecha del asiento contable” de acuerdo a esto la empresa EDL SAS actualmente está activa y con
un registro mercantil vigente por ende no existe ultimo asiento contable y toda la información
debe estar custodiada en forma electrónica y física en caso de reclamaciones o auditorias por
parte de los entes de control.
6.8.3. Archivos de contratos.
Una vez firmado el acta de inicio del contrato, se empieza la producción de documentos
referentes a las actividades propias del contrato, dado que todas las entidades y todos los
contratos solicitan información diaria, semanal, y mensual esto depende expresamente del tipo de
contrato y la necesidad que tenga el cliente de estar informado referente a las actividades.
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acciones de mejora para los procesos de archivo que actualmente realiza la empresa EDL SAS
Por ello el archivo SAS como archivo histórico posee un archivo documental de todos los
contratos ejecutados el cual se en organizado de la siguiente manera. Esta organizado de la
siguiente manera. organizado de la siguiente manera.
En la oficina principal existe un área exclusiva para almacenar esta información la cual
cuenta con estantería y muebles para su almacenamiento en los cuales reposan informes, carpetas
y cajas especiales para el manejo de archivo de referencia X100 en las cuales esta la
documentación rotulada de acuerdo a la asignación generada en un software desarrollado a la
medida en el cual se crean registros con un consecutivo para cada contrato y cada caja; de esta
forma toda la documentación desarrollado a la medida en el cual se crean registros con un
consecutivo para cada contrato y cada caja; de esta forma toda la documentación es almacenada
en una base de datos.
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acciones de mejora para los procesos de archivo que actualmente realiza la empresa EDL SAS
Imagen 3 Caja X-100
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acciones de mejora para los procesos de archivo que actualmente realiza la empresa EDL SAS
Imagen 4 Caja
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acciones de mejora para los procesos de archivo que actualmente realiza la empresa EDL SAS
Imagen 5 estante de cajas
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acciones de mejora para los procesos de archivo que actualmente realiza la empresa EDL SAS
Imagen 6 Estantes de Folios
6.8.4. Archivo de planos
Para esta sección de archivo o edificación que inicia desde el número uno (1), y en estos
momentos finaliza en 14.1 ya que muchos de estos planos corresponden a una sub serie
documental derivada del mismo proyecto. Ya que muchos de estos planos corresponden a una
sub serie documental derivada del mismo proyecto.
Ante esto la norma 594 y al decreto 2609 existe un acuerdo 49 del 2000 el cual modifica
algunas particularidades de los artículos 46,47,48 de la ley 594 en el cual se toca el punto de
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acciones de mejora para los procesos de archivo que actualmente realiza la empresa EDL SAS
conservación de documentos. Refiriéndose a las condiciones ambientales, y físicas que se deben
tener en cuenta a la hora de implementar un sistema de gestión documental Y en ella se
especifica que para el uso y conservación de la documentación se deben tener unidades que
permitan y sobre todo garanticen la conservación del documento dado que se deben contar con
espacios que cuenten con las condiciones físicas recomendadas en dicho acuerdo, las cuales no
son impuestas pero se convierten en una guía para garantizar la preservación.
Imagen 7 Archivo de Planos
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6.8.5. Archivo Digital
En cuanto al archivoCD’s, Disquetes de 15 años. Y que el contenido existente en esos
medios contiene información que hace referencia a proyectos ejecutados. que es información
recopilada de 15 años. Y que el contenido existente en esos medios contiene información que
hace referencia a proyectos ejecutados.
Imagen 8 Estantes de Digitales
Referente a los medios digitales el acuerdo 49 del 2000 dice (Laverde, 2000) “Los disquetes
y C.D. podrán contar con una unidad de conservación plástica en polipropileno u otro polímero
químicamente estable y que no desprenda vapores ácidos o contener moléculas ácidas retenidas
en su estructura. Cada unidad de conservación contendrá sólo un disquete o C.D” de acuerdo a lo
anterior para preservar los medios digitales es necesario implementar mecanismos especializados
para garantizar la conservación de los medios.
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Imagen 9 Mueble disquetes
Imagen 10 Muebles de Cd’s
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acciones de mejora para los procesos de archivo que actualmente realiza la empresa EDL SAS
7. Marco Legal
En la siguiente información se dará a conocer la normatividad que aplica de manera
apropiada para un proyecto de Gestión Documental, es de prioridad que la gestión documental
este alineada con la normatividad que expone la entidad regladora la cual es el Archivo General
de la Nación, la que permite dar acceso a información actualizada sobre todos los lineamientos
generados por el gobierno.
En búsqueda de la normatividad colombiana, el archivo general de la nación es el ente que en
materia archivística regula sobre todas las entidades de carácter público y a través de la ley 594
del 2000 estipulo en los lineamientos que deben tener todas las entidades públicas para el manejo
de la información ya que esta hace parte del patrimonio nacional y debe garantizarse su custodia
y acceso a consulta en cualquier circunstancia por otro lado mediante la resolución 2609 del
2014 se estipulo en el artículo 3 “ Responsabilidad de gestión de documentos”, (Ministerio de
Cultura, 2012) que es obligación de los contratistas de las entidades públicas garantizar la
custodia y consulta de la información manejada en los contratos ya que hacen parte del
patrimonio documental de la nación es por esto que EDL SAS dentro de sus procedimientos
actuales debe implementar un programa de gestión documental que garantice lo anterior y que
esté acorde a las leyes impartidas por los entes colombianos.
Referente a la custodia de las historias laborales la legislación colombiana no establece una
imposición referente al manejo que las empresas deben darle al archivo de sus empleados, sin
embargo un empleado puede generar reclamaciones y la ley si protege este tipo de solicitudes,
mediante los siguiente argumentos legales. A continuación se señalara las leyes decretos y
artículos que se relacionan en la gestión documental
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7.1. Constitución política de Colombia
Capítulo 2 Constitución política de Colombia - De los derechos, las garantías y los deberes
Artículo 8. “Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y
naturales de la Nación”. (Archivo General de la Nacion, 2014)
Artículo 20. “Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y
opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos
de comunicación. Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la
rectificación en condiciones de equidad. No habrá censura”. (Nacion A. G., 2015)
7.2.Ley
Ley 594 del 2000 conocida como la ley general de archivos en la cual el ministerio de
cultura estableció criterios para la normatividad de los documentos como lo complementa los
siguientes artículos
7.3. Artículos
Artículo 23. “Formación de archivos. Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos,
los archivos se clasifican en:
a) Archivo de gestión. Comprende toda la documentación que es sometida a continua
utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la
soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los
asuntos iniciados;
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b) Archivo central. En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos
archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero
que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y
particulares en general.
c) Archivo histórico. Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los
documentos de archivo de conservación permanente.” (Nacion A. G., 2015)
Artículo 25. De los documentos Contables, notariales y otros. “El Ministerio de la Cultura, a
través del Archivo General de la Nación y el del sector correspondiente, de conformidad con las
normas aplicables, 45 DISEÑO E IMPLEMENTACION DE UN MODELO DE GESTION
DOCUMENTAL PARA LA SERIE HISTORIAS LABORALES DEL AREA DE TALENTO
HUMANO PARA LA EMPRESA COLGRABAR reglamentará lo relacionado con los tiempos
de retención documental, organización y conservación de las historias clínicas, historias
laborales, documentos contables y documentos notariales. Así mismo, se reglamentará lo
ateniente a los documentos producidos por entidades privadas que presten servicios públicos”
Decreto 2609 de 2012 la cual permite establecer la responsabilidad que en materia de
gestión documental tiene la empresa EDL SAS ya que por ser contratista está obligada a
implementar procesos documentales que satisfagan las disposiciones contempladas en la ley 594
del 2000 (Ministerio de Cultura, 2012)
El artículo 264 del mismo Código Sustantivo de Trabajo, hace referencia a los Archivos de
las empresas, señalando: “Las empresas obligadas al pago de la jubilación deben conservar en
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sus archivos los datos que permitan establecer de manera precisa el tiempo de servicio de sus
trabajadores y los salarios devengados”.
Artículo 488. Regla General. Las acciones correspondientes a los derechos regulados en este
código prescriben en tres (3) años, que se cuentan desde que la respectiva obligación se haya
hecho exigible, salvo en los casos de prescripciones especiales establecidas en el Código
Procesal del Trabajo o en el presente estatuto.
Artículo 489. Interrupción de la prescripción. El simple reclamo escrito del trabajador,
recibido por el empleador, acerca de un derecho debidamente determinado, interrumpe la
prescripción por una sola vez, la cual principia a contarse de nuevo a partir del reclamo y por un
lapso igual al señalado para la prescripción correspondiente.
8. Metodologías de diseño y desarrollo de software
Se realizara un prototipo de software ya que es útil para comunicar y definir ideas, y se
usará como apoyo al modelo de gestión documental definido para EDL SAS.
8.1. Modelo de Prototipo
Identificar requerimientos básicos de usuario
Desarrollar un prototipo inicial
Usar el prototipo
Revisión
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acciones de mejora para los procesos de archivo que actualmente realiza la empresa EDL SAS
El modelo permite que todo el sistema o algunas partes se construyan rápidamente para
comprender con facilidad y definir ciertos aspectos con desarrollador cliente usuario
final esté de acuerdo con lo que se necesita, así como presentar una propuesta para desarrollar
esa necesidad e ir minimizando el riesgo de lo que se quiere al momento de mostrar un
producto final.
Este es un modelo a escala NO FUNCIONAL donde vamos a evaluar aspectos de diseño
De igual manera es un modelo con características esenciales ya que este solo contiene
unas características básicas.
Diseño básico del prototipo
Construcción del prototipo
inicial Verificación de
requerimientos
Imagen 11 Modelo ANSI-SPARC
INVESTIGACION
DISEÑO Y
ANALISIS Y
EVALUACION
Diseño de un modelo de gestión documental con
acciones de mejora para los procesos de archivo que actualmente realiza la empresa EDL SAS
8.2.Modelo de Construcción
PLAN RAPIDO
RETROALIMAENTACION
DESARROLLO CONSTRUCCION PROTOTIPO
Imagen 13 Modelo ANSI-SPARC
8.3.Modelado diseño rápido
Este modelo lo usamos para generar un prototipo inicial donde queremos entregar la idea de
un producto de software a la medida definiendo funcionalidades básicas como apoyo al modelo
de gestión documental.
Este consiste en la representación de un diseño como punto de partida de la propuesta para un
sistema de información.
Diseño de un modelo de gestión documental con
acciones de mejora para los procesos de archivo que actualmente realiza la empresa EDL SAS
8.4.Modelo arquitectura ANSI SPARC
es una arquitectura de tres niveles centrada en generar un esquema que permita la
separación de las aplicaciones de los datos, el manejo de múltiples vistas por parte de los
usuarios y el uso de un catálogo para almacenar el esquema de las base de datos, en el cual
comúnmente se ejecutan 3 niveles conocidos como nivel interno, nivel conceptual y nivel
externo, gracias a este tipo de arquitectura se puede lograr una independencia lógica y física de
las bases de datos, permitiendo realizar modificaciones sin afectar las estructuras originalmente
planteadas
Imagen 14 Modelo ANSI-SPARC
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acciones de mejora para los procesos de archivo que actualmente realiza la empresa EDL SAS
9. Metodología y Materiales
9.1. Diseño de Metodología
Proyectiva
9.2. Delimitación del problema
9.2.1. Espacio
El área de estudio comprende que la empresa EDLSAS tiene como objetivo principal la
organización e inventarios del archivo que se gestiona que se gestión en la empresa
actualmente
9.2.2. Universo
Para el desarrollo de la investigación del presente trabajo de grado se cuenta con la
colaboración del área administrativa de la compañía EDL SAS. (Hurtado, 2010)
9.2.3. Tipo de investigación
En la presente investigación se utilizó un tipo de investigación proyectiva. Según el libro
Hurtado, “consiste en la elaboración de una propuesta o de un modelo, como solución a un
problema o necesidad de tipo práctico, ya sea de un grupo social, o de una institución, en un área
particular del conocimiento, a partir de un diagnóstico preciso de las necesidades del momento,
los procesos explicativos o generadores involucrados y las tendencias futuras”. (Hurtado, 2010)
A partir de esto es donde se conduce un prototipo de software para el modelo de gestión en la
empresa EDL SAS que satisface las necesidades de la misma para obtener resultados favorables
y beneficios en el manejo de su información.
Diseño de un modelo de gestión documental con
acciones de mejora para los procesos de archivo que actualmente realiza la empresa EDL SAS
Inicialmente se empieza realizando la investigación de material de gestión documental
dirigido tanto para entes públicos como privados esto con el fin de tomar esta información como
referencia en el transcurso del presente trabajo. Esta metodología debe reflejar cuales son los
procesos que debe alcanzar para obtener un función permanente, iniciando por la elección de un
enfoque metodológico específico y finalizando que es lo que se va a construir, diseñar,
desarrollar y presentar los resultados de la investigación.
Con base a esto de acuerdo a cada uno de los ítems investigativos tanto en información
empresarial, como de la referencia, el punto de partida para el prototipo de software que se
quiere presentar, se tiene en cuenta el diseño metodológico para planificar cada una de las
actividades del proyecto y determinar hasta qué punto del mismo vamos a profundizar para
generar la entrega final.
9.2.4. Instrumentos
Los instrumentos que se utilizan para esta metodología, fueron las entrevista de campo,
las encuestas para el levantamiento de información de gestión documental, la observación
sistemática del proceso de gestión actualmente utilizado por la empresa EDL, las pruebas
funcionales del sistema en uso del área y el inventario del cual se tiene en el recreado los tipos
documentales que tiene actualmente la empresa, estos instrumentos se ven los resultados en los
anexos No 5, 11, 4
Diseño de un modelo de gestión documental con
acciones de mejora para los procesos de archivo que actualmente realiza la empresa EDL SAS
9.3.Presupuesto
El presupuesto que se da a continuación está definido según las actividades o recursos que
se utilizaran para el desarrollo de la investigación.
Tabla 1. Presupuesto
ACTIVIDAD O RECURSOS COSTO – GASTO
MENSUAL
COSTO – GASTO
TOTAL
Papelería ( CDs, USB, esferos) 40.000 120.000
Fotocopias e impresiones 10.000 40.000
Internet 100.000 400.000
Transportes 100.000 400.000
Total 250.000 960.000
Fuente: Elaboración Propia.
10. Resultados
10.1. Entregables
A continuación se enumeran y describen cada uno de los artefactos que serán entregados
a la empresa con el fin de implementar la norma establecía por el archivo general de la nación.
Esta lista constituye la configuración del proceso de gestión documental y que proponemos que
sea implementada para la empresa EDL SAS
10.1.1. Entrega de documentos al área de Archivo
En el anexo No 01 se tiene el proceso de entrega de las licitaciones finalizadas por el área de
proyectos, en él se encontrará el paso a paso que debe hacer el funcionario par al entrega como
los indica la imagen 13
Diseño de un modelo de gestión documental con
acciones de mejora para los procesos de archivo que actualmente realiza la empresa EDL SAS
Imagen 15 referencia de entregables
10.1.2. Lineamientos de Proceso de gestión documental
En el protocolo de gestión documental se enlistan los procesos y actividades requeridos
por el Archivo General de la Nación anexo No 02
10.1.3. Actas de Comité de archivo
En la organización y control de la información, se determina cuáles son los criterios que
debe tener cada uno de los documentos de la empresa EDL SAS, las actas de comité de archivo
indica los responsables, asistentes y compromisos que deben tomar frente a los documentos de
empresa, anexo el formato No 03
10.1.4. Formato de Clasificación Documental
En la descripción de la información, se busca determinar la clasificación documental
adecuada que maneja la empresa, anexo formato No 04
10.1.5. Cuadro de Clasificación
Se recopila la información obtenida por el formato de Clasificación documental, generado
la tipología de documentos que maneja la empresa EDL SAS, anexo No 05
Diseño de un modelo de gestión documental con
acciones de mejora para los procesos de archivo que actualmente realiza la empresa EDL SAS
10.1.6. Tablas de retención
De acuerdo con el cuadro de clasificación se da a conocer los tiempos de retención
documental, para las fases del archivo central e archivo histórico de cada una de las áreas de la
empresa EDL SAS en el anexo No 06
10.1.7. Pruebas de Software empresarial
Se evidencia que el software que antiguamente manejaban no cumplía con la normativa
establecida por el Archivo General de la Nación y no logro el requerimiento de la empresa, así
mismo se realizó el análisis con el prototipo propuesto se adjunta el documento con la
información correspondiente ver anexo No 07 de las pruebas generadas por el software
Imagen 16 Resultados de pruebas software
Diseño de un modelo de gestión documental con
acciones de mejora para los procesos de archivo que actualmente realiza la empresa EDL SAS
10.1.8. Encuestas de archivo de área
En ella se observa el manejo documental de las áreas comprometidas en los proyectos y
administración interna que tiene la compañía EDL SAS anexo No 08
10.1.9. Proceso Documentales
De acuerdo a la reglamentación emitida por el Archivo General de la Nación se amoldan
los procesos que debe terne la documentación en la fase de archivo de gestión para la empresa
EDL SAS este resultado se encuentra en el anexo No 09
10.1.10. Procesos de GD para EDL
En la descripción de la información, se propone el proceso ideal que debe tener la
empresa en la información de archivo de proyectos y archivo digital esta se observa en el anexo
No 10
10.2. Prototipo
10.2.2. Especificación de requisitos
Es la descripción de las necesidades y requisitos definidos para el diseño del proceso de
Gestión Documental, además de los interesados que se identificaron. Esto se encuentras en el
anexo de la carpeta Prototipo allí está la información de desarrollo
10.2.2. Modelos de Casos de Uso
El modelo de Casos de Uso presenta las funciones del sistema y los actores que hacen uso
de ellas. Anexo Carpeta Prototipo
Diseño de un modelo de gestión documental con
acciones de mejora para los procesos de archivo que actualmente realiza la empresa EDL SAS
10.2.3. Especificaciones de Casos de Uso
Es la descripción detallada para el proceso de GD, donde se incluyen: precondiciones,
flujo de eventos, requisitos no-funcionales asociados. Anexo Carpeta Prototipo
10.2.4. Interfaces del sistema
Se trata de prototipos que permitirán hacerse una idea más o menos precisa de las
interfaces o servicios que proveerá el sistema.
10.2.5. Modelo de Análisis y Diseño
Este modelo establece la realización de los casos de uso en clases y pasando desde una
representación en términos de análisis hacia una de diseño, de acuerdo al avance del proyecto.
Anexo Carpeta Prototipo
10.2.6. Modelo de Datos
Previendo que la persistencia de la información del sistema será soportada por una base
de datos no relacional, este modelo describe la representación lógica de los datos persistentes.
Anexo Carpeta Prototipo
Diseño de un modelo de gestión documental con
acciones de mejora para los procesos de archivo que actualmente realiza la empresa EDL SAS
10.2.7. Pruebas Funcionales
Se realiza las mismas pruebas que se realizó en el software que utiliza la empresa con el
fin de no obtener los mismo errores y generar la mejor confiabilidad del producto anexo No 11
Imagen 17 Resultados de pruebas Prototipo
Diseño de un modelo de gestión documental con
acciones de mejora para los procesos de archivo que actualmente realiza la empresa EDL SAS
11. Conclusiones
El diseño de la propuesta termina por evidenciar los procesos adecuados que debe terne en
cuenta la empresa para el manejo de gestión documental requerido por la constitución. Si se
desea se pueden ver los diagramas de procesos el anexo 10
Aunque se encontraron múltiples vulnerabilidades y riesgos en el archivo de la empresa la
implementación de un sistema, asegurar la necesidad de reglamentar y gestionar que se
describe es una muy buena alternativa.
La prueba del software actual que tiene la compañía se evidencia las falencias sobre los
estándares solicitado y reglamentado por el Archivo General De La Nación, de tal forma que
se realiza el prototipo acorde a la norma
En la investigación sobre os estándares de Gestión Documental se definió cual es el proceso
fundamental para implementar en la empresa, por definición y organización la fase de
Archivo Central, la cual ayudara a la empresa obtener una organización de la información
Diseño de un modelo de gestión documental con
acciones de mejora para los procesos de archivo que actualmente realiza la empresa EDL SAS
12. Recomendaciones
Se sugiere que el director de tecnología sea el encargado de terminar la programación del
prototipo, para que la problemática que se presenta actualmente en la empresa EDL SAS
sea solucionada y cumpla con la normatividad colombiana.
Se recomienda realizar la programación para la fase de archivo de Gestión de
Documentos con el fin de optimizar los tiempos destinados en el trámite de los
documentos,
Se sugiere que en la competición del software se tenga en cuenta la administración de
todos los niveles de Gestión documental, con ello lograr unificar las sedes regionales que
tiene la empresa y manejar una centralización de los procesos documentales.
Diseño de un modelo de gestión documental con
acciones de mejora para los procesos de archivo que actualmente realiza la empresa EDL SAS
13. Referencias bibliográficas
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XP-SCRUM. Obtenido de REVITA INVENTUM:
http://biblioteca.uniminuto.edu/ojs/index.php/Inventum/article/view/9
14. Glosario
C
Caja de Almacenamiento, 26, 27
Conjunto de programas y rutinas que permiten a la
computadora realizar determinadas tareas., 1, 17,
26, 27, 39
D
Decisión del Consejo de Ministros, o de una entidad
equivalente, que aprueba disposiciones de
carácter general, 19, 37
E
Edificio o local donde se conservan los documentos
ordenados y clasificados que produce una
institución, personalidad, etc., en el ejercicio de
sus funciones o actividades, 1, 2, 4, 5, 10, 11, 12, 13,
14, 17, 18, 19, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 31, 33, 35, 37,
38, 40
El diseño de sistemas es el arte de definir la
arquitectura de hardware y software,
componentes, 17
El disquete o disco flexible (en inglés, diskette o
floppy disk) es un soporte de almacenamiento de
datos de tipo magnético, formado por una fina
lámina circular (disco) de material magnetizable y
flexible (de ahí su denominación), 33
ENRIQUE DAVILA LOZANO EDL SAS, 1, 2, 4, 5, 7, 10, 11, 12,
16, 17, 19, 25, 26, 27, 35, 37, 38, 39
es el conjunto de tecnologías, normas y técnicas que
permiten a la empresa administrar su flujo de
documentos, 1, 2, 4, 5, 12, 13, 14, 16, 17, 18, 19, 20,
23, 25, 32, 35, 37, 39
L
Lista ordenada de bienes y demás cosas valorables
que pertenecen a una persona, empresa o
institución, 10, 25, 40
M
Manera en que está compuesto algo o forma en que
se estructuran sus elementos constituyentes, 10,
36
Diseño de un modelo de gestión documental con
acciones de mejora para los procesos de archivo que actualmente realiza la empresa EDL SAS
P
Parte de un tratado, ley o documento oficial que
forma con otras iguales una serie numerada y
ordenada, 36, 37, 38
R
Regla o norma establecida por una autoridad superior
para regular, de acuerdo con la justicia, algún
aspecto de las relaciones sociales, 10, 36, 40
T
Tabla De Retencion, 11, 21
U
Un proceso es un conjunto de actividades
planificadas que implican la participación de un
número de personas y de recursos materiales
coordinados para conseguir un objetivo
previamente identificado, 9, 19, 23
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