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DOCUMENTACIÓN ISO 9001:2008 (GTC -200) COLEGIO SAINT GEORGE
DOCUMENTACIÓN DE LA GUIA TECNICA COLOMBIANA GTC 200 DE EDUCACION Y NORMA ISO-9001:2008 EN EL COLEGIO SAINT GEORGE
DE PEREIRA
LAURA VIVIANA PEREZ GIRALDO ANDRES FELIPE PEREZ GALLEGO
UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DE PEREIRA FACULTAD DE INGENIERIA INDUSTRIAL
INGENIERIA INDUSTRIAL PEREIRA - RISARALDA
2014
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DOCUMENTACIÓN DE LA GUIA TECNICA COLOMBIANA GTC 200 DE EDUCACION Y NORMA ISO-9001:2008 EN EL
COLEGIO SAINT GEORGE DE PEREIRA
LAURA VIVIANA PEREZ GIRALDO ANDRES FELIPE PEREZ GALLEGO
Proyecto presentado como requisito Para optar el título de Ingeniera Industrial
Director Ingeniero Electricista
CARLOS ALBERTO BURITICA NOREÑA
UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DE PEREIRA FACULTAD DE INGENIERIA INDUSTRIAL
INGENIERIA INDUSTRIAL PEREIRA - RISARALDA
ABRIL DE 2014
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Nota de aceptación:
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Presidente del Jurado
___________________________
Jurado
___________________________
Jurado
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DEDICATORIA
A nuestros padres por su apoyo
incondicional.
Y a los profesores por ser la guía en
nuestra carrera
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AGRADECIMIENTOS
Nuestros más sinceros agradecimientos a:
Carlos Alberto Buritica Noreña, Ingeniero Electricista y Director del
presente trabajo de grado por su apoyo incondicional y sus valiosas
orientaciones.
Cesar Núñez, Rector del Colegio Saint George por su apoyo y
colaboración durante la ejecución del proyecto.
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RESUMEN .......................................................................................................... 8
ABSTRAC .......................................................................................................... 9
INTRODUCCIÓN .............................................................................................. 10
1. COBERTURA DEL PROYECTO ............................................................... 12
2. CAMPO DE INTERÉS ............................................................................... 13
2.1. CAMPO DE INTERÉS EN LA PARTE EMPRESARIAL ....................... 13
2.2. CAMPO DE INTERÉS EN LA PARTE PERSONAL............................. 13
3. SITUACIÓN PROBLEMA.......................................................................... 14
3.1. FORMULACIÓN .................................................................................. 14
3.2. SISTEMATIZACIÓN ............................................................................ 15
4. DELIMITACION ......................................................................................... 16
5. OBJETIVOS .............................................................................................. 17
5.1. OBJETIVO GENERAL ......................................................................... 17
5.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ................................................................ 17
6. JUSTIFICACIÓN ....................................................................................... 18
7. MARCO REFERENCIAL ........................................................................... 19
7.1. MARCO TEÓRICO .............................................................................. 19
7.2. MARCO CONCEPTUAL ...................................................................... 26
7.3. MARCO LEGAL ................................................................................... 31
7.4. MARCO ESPACIAL O SITUACIONAL ................................................ 35
8. DISEÑO METODOLOGICO ...................................................................... 36
8.1. TIPO DE INVESTIGACIÓN ................................................................. 36
8.1.2 Procesamiento de datos ................................................................ 37
8.2. FASES DE LA INVESTIGACIÓN ......................................................... 37
8.2.1 Determinación de las necesidades de documentación: ................ 37
8.2.2 Diagnóstico de la situación de la documentación en la
organización: ............................................................................................. 37
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8.2.3 Diseño del sistema documental: ................................................... 38
8.2.4 Elaboración de los documentos: ................................................... 38
8.3. POBLACION Y MUESTRA .................................................................. 38
8.4. VARIABLES DE LA INVESTIGACION................................................. 39
9. PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN ........................... 41
9.1. DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EN EL
CENTRO EDUCATIVO ................................................................................. 42
9.2. PRESENTACIÓN DEL MANUAL DE CALIDAD .................................. 43
9.3. PRESENTACIÓN DEL MANUAL DE FUNCIONES ............................. 44
9.4. PRESENTACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS E
INSTRUCTIVOS ............................................................................................ 45
10. CONCLUSIONES ...................................................................................... 46
11. ANEXOS .................................................................................................... 47
11.1. Anexo A: Manual de Calidad ............................................................ 47
11.2. Anexo B: Manual de Funciones ........................................................ 47
11.3. Anexo C: Manual de Procedimiento ................................................. 47
11.4. Anexo D: Formatos ........................................................................... 47
12. BIBLIOGRAFÍA ......................................................................................... 48
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RESUMEN
La calidad, se ha convertido en un requisito indispensable para sobrevivir en un
mercado altamente competitivo. Por consiguiente toda organización que desee
permanecer en el mercado debe dar garantía de calidad y confiabilidad de los
productos y/o servicios que ofrece usando como medio estratégico para
alcanzar sus metas un sistema de gestión de calidad basado en la norma ISO
9001:2008.
El objetivo de este proyecto es estructurar un sistema de gestión de calidad en
el Colegio Saint George de Pereira basados en los lineamientos de la norma
ISO 9001:2008 y la GTC 200, cumpliendo con todos sus requisitos a través de
la documentación de los elementos, sistema de Gestión de la Calidad,
responsabilidad de la dirección, gestión de los recursos, prestación del servicio
educativo, medición, análisis y mejora.
Con este proyecto se pretende igualmente medir, controlar y mejorar
continuamente la calidad de los servicios, aplicando cuando sean necesarias
las medidas correctivas y preventivas para lograrlo. Esta documentación es un
medio para que la institución alcance las metas propuestas basados en una
cultura de calidad y mejoramiento continuo lo cual le puede garantizar su
competitividad y permanencia en el mercado.
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ABSTRAC
Quality has become an essential requirement to survive in a very high
competitive market; consequently every company that hopes to be permanent
in the market, should give guarantee of quality and reliability of the products or
services offered as an strategy to rich goals, using a quality system based on
the rules of ISO 9001:2008 GTC 200.
The target of this project is structure of a quality system in the college Saint
George, based on the procedures of ISO 9001:2008, keeping the requirements
through the correspondent documentation of the elements quality system
procedures, direction responsibilities, resources procedures, product realization,
measurements, analysis and improvement.
According to this project, we pretend to measure, control and improve
constantly the quality of the services offered, even applying when it’s necessary
the right and preventative procedures to obtain them. This way is an alternative
for the institution to gain to proposal goals in a culture of quality and continuous
improvement which guaranty competitiveness and continuance in the market.
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INTRODUCCIÓN
El sistema de gestión de calidad es la actividad que respalda que una
organización, producto, proceso o servicio cumple con los requisitos definidos
en normas o especificaciones técnicas. Las marcas de conformidad de
ICONTEC se constituyen en un elemento diferenciador en el mercado,
mejorando la imagen de productos y servicios ofrecidos y generando confianza
frente a clientes, consumidores y el entorno social de las organizaciones.
El desarrollo tanto social como económico en el que esta Colombia se
encuentra linealmente ligado al crecimiento de la educación, de ahí que el
esquema de la política educativa, en su Plan de Desarrollo, busca dar
respuesta a las necesidades de cobertura y calidad que demanda el país para
alcanzar mejores condiciones de vida para la población.
Con el presente trabajo, se pretende implementar una mejora continua en el
Colegio Saint George De Pereira, a través de la documentación del sistema de
gestión de calidad, el cual incorpora autoevaluación, evaluación externa y
procesos de mejoramiento. Los procesos de acreditación son más exigentes,
pues incorporan fuertemente los procesos misionales, es decir los educativos,
los que son incluidos extensamente en la autoevaluación y revisados por pares
académicos, tanto para el rector, como para las áreas de conocimiento
impartidas, bienestar e infraestructura, logrando así un excelente servicio y un
ambiente agradable.
Igualmente se elaboró el manual de funciones de la institución, con el fin de
especificar los cargos existentes, funciones, responsabilidades, requisitos,
relaciones, y ambiente de trabajo, el cual es una herramienta fundamental en la
evaluación de los cargos, en la mejora de procedimientos, en el proceso de
selección e inducción de personal.
A través de esta documentación, la institución busca obtener grandes
beneficios, como la optimización de recursos, el mejoramiento de los servicios
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ofrecidos, la satisfacción permanente de los clientes internos y externos, dar
evidencia de calidad y mejoramiento continuo en los servicios ofrecidos.
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1. COBERTURA DEL PROYECTO
La documentación en la norma ISO 9001:2008 bajo las directrices de la GTC-
200 para el Colegio Saint George involucra un proceso investigativo que será
implementado dentro de la Institución, brindando cobertura en tres aspectos:
Aspecto espacial: El proyecto se realizará en las instalaciones del Colegio
Saint George en la ciudad de Pereira.
Aspecto académico: El desarrollo de la documentación amerita conocimientos
en Sistema De Gestión De Calidad y en áreas empresariales afines con el
proyecto.
Aspecto Institucional: Este trabajo pretende mostrar una estructura eficiente
de los procesos académicos del Colegio Saint George, buscando su
normalización, coherencia, organización y satisfacción de la comunidad
educativa en general (estudiantes, padres de familia, profesores, personal
administrativo y directivo).
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DOCUMENTACIÓN ISO 9001:2008 (GTC -200) COLEGIO SAINT GEORGE
2. CAMPO DE INTERÉS
2.1. CAMPO DE INTERÉS EN LA PARTE EMPRESARIAL
El Colegio Saint George, ubicado en la ciudad de Pereira, posee particular
interés en el desarrollo del proyecto, para la obtención de beneficios internos y
externos que le darán una excelente organización a sus procesos académicos,
buscando una mejora continua que estimule la eficiencia de estos y así
satisfacer las necesidades de su comunidad educativa (estudiantes, padres de
familia, docentes, personal administrativo y directivo). La documentación del
Colegio Saint será relevante para la implementación del Sistema de Gestión de
Calidad.
2.2. CAMPO DE INTERÉS EN LA PARTE PERSONAL
El interés principal que guardan los responsables de la realización del proyecto
es obtener el título universitario de Ingeniería Industrial, en el programa de
pregrado. La elaboración de la documentación de la norma ISO 9001:2008 bajo
la GTC-200 al Colegio Saint George, requiere la aplicación de los
conocimientos obtenidos durante el desarrollo de la carrera, específicamente
en el área de gestión de calidad, convirtiéndose en parte práctica de la
fundamentación teórica dada por la academia.
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3. SITUACIÓN PROBLEMA
El Ministerio de Educación Nacional reconoce los modelos de gestión que
aplican a todo tipo de organización, de acuerdo con lo establecido en el
Decreto 529 de 2006 y la Resolución 4434 del mismo año, las instituciones
educativas son los promotores de los modelos e interesados en aplicar o
promover un modelo de gestión de calidad, ya que la certificación ISO
9001:2008 le permite demostrar alto nivel de calidad de servicio, obteniendo el
mejoramiento en la motivación y el trabajo en equipo del personal, además
demuestra que la organización sigue los principios de gestión de calidad
internacionalmente reconocidos.
El Colegio Saint George de Pereira no cuenta con documentación escrita para
garantizar la calidad del servicio que ofrece, no cuenta con manual de
funciones, ni con formatos para llevar un control efectivo de sus actividades, lo
que puede incidir finalmente en la calidad de los servicios, debido a esto, los
directivos del Colegio Saint George, han centrado su interés en lograr una
calidad integral en los servicios que ofrece, buscando satisfacer a sus
estudiantes, docentes, administrativos y padres de familia, brindando un
excelente servicio, generando confianza en el sector público y privado.
Para cumplir con los objetivos propuestos, los directivos del colegio se han
comprometido a dar los recursos necesarios para el desarrollo e
implementación un Sistema de Gestión de Calidad bajo los lineamientos de la
Norma ISO 9001:2008 GTC-200 para obtener la certificación y así garantizar la
calidad de los servicios que ofrece.
3.1. FORMULACIÓN
¿Es de ayuda para el Colegio Saint George, La documentación de un sistema
de gestión de calidad bajo la norma ISO 9001:2008 para mejorar la calidad de
la educación de sus alumnos y obtener un crecimiento permanente?
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DOCUMENTACIÓN ISO 9001:2008 (GTC -200) COLEGIO SAINT GEORGE
3.2. SISTEMATIZACIÓN
¿Cuál es la documentación necesaria para la implementación de un
sistema de gestión de calidad en el colegio Saint George?
¿Qué procedimiento se debe seguir en el momento de documentar un
Sistema de Gestión de Calidad en el Colegio Saint George?
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DOCUMENTACIÓN ISO 9001:2008 (GTC -200) COLEGIO SAINT GEORGE
4. DELIMITACION
El proyecto se realizó en el Colegio Saint George, localizado en la ciudad de
Pereira (Risaralda), Kilometro 2 vereda Huertas vía Armenia. Este es un
colegio privado, de educación primaria y secundaria con énfasis en el manejo
del idioma inglés.
El desarrollo del proyecto tuvo una duración de 7 meses, durante los cuales se
elaboró la documentación del Sistema de Gestión de Calidad basado en los
requerimientos de la norma ISO 9001: 2008 GTC-200, la cual servirá a el
colegio para obtener la certificación, brindando así la garantía de calidad del
servicio ofrecido.
Para cumplir con el proyecto, fue necesaria la aplicación de los conocimientos
adquiridos en el estudio de la carrera de Ingeniería Industrial. Específicamente
en las siguientes áreas:
Control total de la Calidad.
Administración General.
Seminario de Investigación.
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5. OBJETIVOS
5.1. OBJETIVO GENERAL
Documentar un Sistema de Gestión de Calidad acorde a los requisitos
establecidos por la norma ISO 9001:2008 GTC-200 en el Colegio Saint George
de Pereira.
5.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Hacer un diagnóstico de la situación actual del Colegio Saint George, en
relación con los requisitos de la norma NTC ISO 9001:2008 GTC-200.
Analizar cuales documentos son necesarios para implementar la norma
NTC ISO-9001:2008 GTC-200
Documentar el manual de procedimientos de los requisitos de la norma
ISO 9001:2008 GTC-200 correspondientes a los numerales 4, 5, 6 ,7, y
8.
Documentar el manual de funciones y responsabilidades de acuerdo a la
norma ISO-9001:2008 GTC-200.
Documentar los procedimientos técnicos de la institución educativa.
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DOCUMENTACIÓN ISO 9001:2008 (GTC -200) COLEGIO SAINT GEORGE
6. JUSTIFICACIÓN
Para garantizar el éxito en el desarrollo e implementación del Sistema de
Gestión de Calidad en el colegio Saint George, es importante que todo el
equipo humano que conforman el colegio sean conscientes de su importancia,
para que adquieran un compromiso y sean entes activos aportando ideas y
conocimientos, además que sientan que la norma beneficia a todas las
personas involucradas, lo cual se verá reflejado en la imagen del colegio. El
desarrollo e implementación de la norma es un trabajo de todos en beneficio
de todos. Se trata de una meta en equipo cuyo alcance aplica a todos los
niveles del colegio.
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DOCUMENTACIÓN ISO 9001:2008 (GTC -200) COLEGIO SAINT GEORGE
7. MARCO REFERENCIAL
7.1. MARCO TEÓRICO
Para garantizar que el Colegio Saint George de Pereira Risaralda cuente con
todos los reglamentos y lineamientos establecidos por la ley, además de
brindar confiabilidad, seguridad y un buen servicio a los estudiantes de esta
institución, es necesario tener en cuenta los parámetros de calidad, ya que
dichos conocimientos ayudan con la mejora continua de la organización.
A comienzos de la década de los cuarenta y los cincuenta, se visualizó un
rápido desarrollo de los conceptos de calidad, y emergieron famosos gurús con
sus teorías, tales como Deming, Jurán, Crosby, en Norteamérica y Shingo,
Taguchi e Ishikawa, en el Japón.
A lo largo del tiempo el termino calidad, ha sufrido diversas transformaciones
que han evolucionado y han sido el principal agente para alcanzar la calidad
total.
En un primer momento se habla de control de calidad, primera etapa en la
gestión de la calidad que se basa en técnicas de inspección aplicadas a
producción. Posteriormente nace el aseguramiento de la calidad, fase que
persigue garantizar un nivel continuo de la calidad del producto o servicio
proporcionado. Finalmente se llega a lo que hoy en día se conoce como calidad
total, un sistema de gestión empresarial íntimamente relacionado con el
concepto de mejora continua y que incluye las dos fases anteriores (MÉNDEZ
DE CUELLAR, 2008).
Concepto de calidad en la educación.
La visión de la calidad centrada en el cliente, que constituye el último desarrollo
central en el concepto de calidad, se aplica en el sector educativo, si los
establecimientos educativos logran reorientar efectivamente su acción hacia los
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DOCUMENTACIÓN ISO 9001:2008 (GTC -200) COLEGIO SAINT GEORGE
estudiantes y familias. La calidad empieza a ser parte constitutiva de la gestión
directiva, como una filosofía para enfrentar la actividad diaria.
Se habla de calidad de la educación cuando los estudiantes alcanzan los
objetivos propuestos y los establecimientos educativos se centran en las
necesidades de los estudiantes con el fin de ofrecer las oportunidades de
aprendizaje en forma activa y cooperativa, a través de ricas experiencias y
vínculos con la realidad, de manera que se fortalezcan los talentos individuales
y los diversos estilos de aprendizaje; además, se habla de calidad de la
educación cuando los estudiantes saben desempeñarse en forma competente
con lo que aprenden.
La educación tiene calidad si cubre las especificaciones del diseño curricular, si
la operacionalización del currículo satisface las necesidades de aprendizaje de
los estudiantes y las expectativas de sus padres, si hay relevancia y pertinencia
en los contenidos; también hay calidad en la educación, si los estudiantes
educados satisfacen las necesidades de la comunidad al colaborar en la
solución de problemas y si comparada con otro sistema educativo semejante,
se puede distinguir como mejor; el estudiante tendrá calidad si puede mejorar
su nivel de vida y ayudar a transformar la de sus semejantes.
En este marco, el sector educativo Colombiano ha establecido una política de
calidad y mejoramiento que contribuye a mejorar los procesos de aprendizaje,
de tal manera que los estudiantes puedan desarrollar las capacidades y
competencias necesarias para contribuir en forma permanente y activa a la
construcción de un país mejor y a enfrentar las exigencias del mundo
contemporáneo. A partir de ahí, es necesario que los establecimientos
educativos emprendan con entusiasmo y persistencia el mejoramiento del
servicio educativo que ofrecen (Norma Internacional, 2008).
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DOCUMENTACIÓN ISO 9001:2008 (GTC -200) COLEGIO SAINT GEORGE
CONCEPTO DE DIRECCIÓN DE LA CALIDAD
La dirección de calidad es un sistema de dirección que implanta la calidad en
toda la empresa como medio para conseguir los objetivos de calidad,
caminando hacia la mejora continua en todos los niveles organizativos y
utilizando todos los recursos disponibles con el menor coste posible, de esta
manera, a través de la planificación, organización y control de la calidad,
persigue la mejora continua, no sólo de los productos, sino también de los
procesos, mediante la involucración de todos los miembros de la empresa
(PÉREZ PINO & VALENCIA VÉLEZ).
Principios
Si inicialmente alcanzar unos determinados niveles de calidad puede resultar
fácil, la esencia de un sistema TQM (Total Quality Management) consiste en
mantener y mejorar estos niveles permanentes. Por consiguiente, para llevar a
cabo el proceso de planificación, organización, control y mejora continua, es
necesario que la empresa se sustente en los siguientes principios básicos:
Enfoque basado en la satisfacción del cliente para sobrevivir y competir.
Cultura de calidad centrada en la mejora continua.
Implicación de la alta dirección.
Participación de todos los miembros de la organización a través del
trabajo en equipo.
Un adecuado sistema de comunicación que permita el flujo de
información en todos los sentidos.
Involucración de los proveedores.
Sensibilidad y preocupación de la organización por su entorno social y
medioambiental.
CLIENTE
Los clientes pueden ser internos y externos. Los externos no sólo incluyen a los
usuarios finales sino también a todos los destinatarios del bien o servicio
ajenos a la empresa como comerciales, intermediarios, etc. Mientras los
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DOCUMENTACIÓN ISO 9001:2008 (GTC -200) COLEGIO SAINT GEORGE
internos engloban todos aquellos receptores de un bien o servicio dentro de la
empresa.
Figura 1. Modelo de un sistema de gestión de la calidad basado en procesos
Fuente: (Norma Internacional ISO, 2008)
NORMA ISO
La Organización Internacional de Estándares ISO fundada en el año 1906, es
la federación mundial de cuerpos de normalización nacionales que agrupa unos
147 países.
ISO (Organización Internacional de Normalización) es una federación mundial
de organismos nacionales de normalización (Organismos miembros de ISO). El
trabajo de preparación de las normas internacionales normalmente se realiza a
través de los comités técnicos de ISO en Colombia ICONTEC (INSTITUTO
COLOMBIANO DE NORMAS TECNICAS Y CERTIFICACION., 2000).
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DOCUMENTACIÓN ISO 9001:2008 (GTC -200) COLEGIO SAINT GEORGE
La palabra ISO viene de la palabra Griega ISOS que significa igual y es el
lenguaje apropiado que se utiliza en el mundo como identificación de
equivalente o igualdad, de este se deriva su misión como la de promover el
desarrollo de la normalización en el mundo, para facilitar el intercambio
internacional de productos y servicios y promover una cooperación en las
esferas de la actividad intelectual, científica, tecnológica y económica, con un
logro de más de 11.000 normas técnicas a la fecha.
La ISO está conformada por tres tipos de miembros, el primero es el organismo
miembro y es el cuerpo nacional único representativo de cada país, y uno solo
admitido que tiene derecho a votación y a todos los derechos plenos, como en
nuestro caso es el Instituto de Normas Técnicas “Icontec”, este primer tipo
recibe en nombre de MIEMBRO-P
El segundo miembro, lo conforman instituciones nacionales que trabajan en
actividades que requieren del informe de normas, no trabajan en políticas ni
desarrollo de normalización técnica, a estos se les conoce como MIEMBROS-
0.
El tercer tipo de miembro, son aquellos países con economías muy pequeñas,
pagan honorarios bajos, pero reciben toda la información del trabajo de
normalización técnica internacional, estos se denominan MIEMBRO
SUSCRIPTOR.
¿CÓMO OPERA LA ISO?
El trabajo de la ISO se lleva a cabo por intermedios de comités que tienen una
jerarquía, el técnico (TCs), los subcomités (SCs), y los grupos de trabajo,
actualmente existen unos 2800 grupos de trabajo en el mundo. Dentro de los
comités están representantes calificados de las industrias, universidades,
institutos de investigación, organizaciones de consumidores y autoridades
gubernamentales , quienes participan activamente en la normalización técnica,
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DOCUMENTACIÓN ISO 9001:2008 (GTC -200) COLEGIO SAINT GEORGE
aproximadamente existen unos 30.000 expertos que trabajan anualmente en
estos procesos.
Los comités trabajan en cada país bajo la responsabilidad de cada organismo
de normalización nacional y la secretaría general de la ISO ubicada en Ginebra
Suiza coordina las reuniones y da el apoyo técnico requerido.
GENERALIDADES EN LOS ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS
Con la guía GTC 200, se busca orientar a los establecimientos educativos en la
tarea de relacionar los conceptos sobre sistemas de gestión de la calidad de
las normas de la familia NTC-ISO 9000 con los proyectos educativos
institucionales y la práctica educativa.
En la aplicación del ciclo PHVA al proceso de prestación del servicio educativo
pueden establecerse las siguientes equivalencias:
1. Planificar o planear: definir lo que se espera que los estudiantes alcancen.
Para el caso de la educación formal en los niveles de preescolar, básica y
media, existen lineamientos y estándares nacionales que se incorporan al plan
de estudios de cada establecimiento educativo.
2. Hacer: prestar el servicio educativo.
3: Verificar: evaluar los resultados de la acción educativa en los estudiantes y
evaluar los recursos y procesos del establecimiento educativo.
4. Actuar: definir acciones para mejorar los resultados de la evaluación,
diseñadas y ejecutadas en un plan de mejoramiento (Guia Tecnica Colombiana
GTC-200, 2011).
El sistema de gestión de la calidad está influenciado por los diferentes objetivos
educativos, por las definiciones del proyecto educativo institucional o su
equivalente, por los diversos métodos de enseñanza, por la participación de la
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DOCUMENTACIÓN ISO 9001:2008 (GTC -200) COLEGIO SAINT GEORGE
comunidad educativa y por prácticas administrativas y financieras específicas
en cada establecimiento, estas últimas diferenciadas según el carácter oficial o
privado del mismo. Por consiguiente, puede esperarse que los sistemas de
gestión de la calidad varíen de una institución a otra.
Esta guía puede ser utilizada por los establecimientos educativos y los
organismos externos, incluyendo organismos de certificación, para evaluar su
capacidad para cumplir los requisitos del servicio, los reglamentarios y los
propios definidos por cada establecimiento educativo.
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7.2. MARCO CONCEPTUAL
Acción correctiva: una acción emprendida para eliminar las causas de una no
conformidad, defecto u otra situación no deseable existente con el propósito de
evitar que vuelva a ocurrir.
Acción preventiva: una acción emprendida para eliminar las causas de una no
conformidad, de un defecto u otra situación no deseable potencial, para evitar
que ocurra.
Administración de la calidad: un enfoque de administración de una
organización, centrado en la calidad, basado en la participación de todos sus
miembros y buscando el éxito a largo plazo a través de la satisfacción del
cliente, beneficios para los miembros de la organización y para la sociedad.
Aseguramiento: prueba (verbal o escrita) que asegura que algo ocurrirá o no,
o que ha ocurrido o no.
Aseguramiento de calidad: todas las actividades planificadas y sistemáticas
dentro del sistema de calidad y evidencias como necesarias para dar adecuada
confianza de que una entidad cumplirá los requisitos de calidad.
Auditado: una organización sometida a auditoria.
Auditoría: un examen de registros o actividades para verificar su actitud,
usualmente realizado por alguien distinto de la persona responsable de ello.
Auditor de calidad: una persona calificada para efectuar auditorias de calidad.
Cadena del valor: herramienta administrativa empleada para analizar el aporte
de cada cliente dentro de un proceso de producción de un producto o servicio
para determinar los pasos claves y los costos burocráticos que encarecen
artificialmente a los artículos.
Calidad: la totalidad de las características de una entidad que le otorgan su
aptitud para satisfacer necesidades establecidas e implícitas.
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DOCUMENTACIÓN ISO 9001:2008 (GTC -200) COLEGIO SAINT GEORGE
Certificación de la calidad: un modelo conceptual de actividades
interdependientes que incluyen en la calidad en las diversas etapas que van
desde la identificación de las necesidades hasta la evaluación de si estas
necesidades han sido satisfechas.
Cliente: el receptor de un producto o servicio suministrado por el proveedor. En
una situación contractual, el cliente se denomina comprador, el cliente puede
ser por ejemplo el consumidor final, usuario, beneficiario o comprador, también
puede ser externo o interno a la organización.
Control de calidad: las técnicas y las actividades operacionales que se usan
para cumplir los requisitos de calidad.
Conformidad: el cumplimiento de requisitos especificados.
Control de calidad: las técnicas y las actividades operacionales que se usan
para cumplir los requisitos de calidad. El control de calidad comprende las
técnicas y las actividades operacionales destinadas al aseguramiento de un
proceso y a eliminar las causas de desempeño no satisfactorio en todas las
etapas del ciclo de la calidad para así lograr la eficiencia económica. Algunos
actividades de control de la calidad y de aseguramiento de la calidad se
interrelacionan.
Gestión de calidad: función de la administración general de una organización
que tiene por objeto definir la política de calidad y suministrar los recursos para
su aplicación.
Inspección: una actividad tal como medir, examinar, ensayar o comparar con
un patrón una o más características de una entidad, y confrontar los resultados
con requisitos especificados para así establecer si se logra la conformidad para
cada característica.
ISO 9001: metodología promulgada por la organización internacional de
estándares ISO para el aseguramiento de la calidad. Para lograr asegurar la
calidad obtenida como conveniencia de la aplicación de técnicas. Permite a la
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DOCUMENTACIÓN ISO 9001:2008 (GTC -200) COLEGIO SAINT GEORGE
empresa diseñar, implementar y mantener un sistema de gestión de la calidad
que puede ser certificado por empresas evaluadoras independientes y permite
garantizar a los clientes potenciales la idoneidad de la operación.
Manual de calidad: un documento que enuncia la política de calidad y que
describe el sistema de calidad de una organización, documento de trabajo de
circulación controlada que resume las políticas, misión, visión, organigrama,
funciones relacionadas con la calidad y nivel de responsabilidades competente,
enuncia los procedimientos e instrucciones de trabajo de una empresa. Forma
parte de la metodología de trabajo de la norma ISO 9000, norma ISO 10013.
Manual de funciones: documento que puede formar parte de la
documentación oficial de ISO 9001. Posee la información sobre la descripción
de cargos en forma abreviada y sintética, contiene los perfiles de cargo, a quién
reporta (jefe inmediato), una tabla que describe con verbos de acción los
procedimientos en los cuales participa el funcionario y la información adicional
que la empresa considere pertinente de seguridad o medio ambiente, se
documenta también las responsabilidades del cliente.
Manual de procedimientos: es una sección del manual de calidad que resume
los procesos y la descripción literaria de los procedimientos que debe seguir un
empleado de una empresa.
Mejoramiento de la calidad: las acciones emprendidas en toda la
organización, para incrementar la eficacia y la eficiencia de las actividades y los
procesos para suministrar los beneficios agregados tanto para la organización
como para sus clientes.
No conformidad: el no cumplimiento de un requisito especificado. La definición
se aplica a la desviación o a la ausencia de una o varias características
relativas a la calidad en relación con los requisitos especificados.
Plan de calidad: un documento que enuncia las prácticas, los recursos y la
secuencia de las actividades relacionadas con la calidad que son específicas a
un producto, un proyecto o un contrato en particular. Planes elaborados para
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definir cómo se conseguirán, controlarán, asegurarán y dirigirán los
requerimientos de calidad especificados para proyectos o contratos
especificados en empresas de servicios de consultoría.
Política de calidad: las directrices y los objetivos generales de una
organización con respecto a la calidad expresados de manera formal por la alta
gerencia.
Procedimientos documentados: procedimientos que se establecen
formalmente en un medio reproducible como papel o CD.
Producción: la creación de productos.
Producto: el resultado de actividades o procesos.
Proveedor: la organización que suministra un producto al cliente en la versión
ISO 9000 de 1994. Desde el año 2000 corresponde al suministrador de un
servicio o producto. Agente económico que se encarga de entregar un producto
o un servicio a una empresa determinada, puede suministrar materias primas,
servicios de vigilancia o pólizas de seguros.
Registro: un documento que suministra evidencia objetiva de las actividades
efectuadas o de los resultados alcanzados.
Reproceso: la acción emprendida respecto a un producto no conforme, para
que cumpla los requisitos especificados.
Requisitos de calidad: la expresión de las necesidades o su traducción como
conjunto de requisitos expresados en forma cuantitativa o cualitativa respecto a
las características de una entidad para hacer posible su realización y examen.
Sistema de gestión de la calidad: conjunto de políticas, normas,
procedimientos y guías que permiten a una empresa realizar y controlar una
operación conforme con una calidad previamente pactada en un contrato con
un cliente, es un modelo administrativo que garantiza la reproducción fiel del
diseño pactado con el cliente de manera sistémica e impersonal. Sistema de
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calidad dentro del contexto de la norma ISO 9000 representa la estructura,
responsabilidades, procedimientos, procesos y recursos organizacionales para
llevar a cabo la gestión de calidad.
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7.3. MARCO LEGAL
Se debe tener en cuenta para el desarrollo de este trabajo, la ley 872 de 2003
la cual ordena la creación del Sistema de Gestión de Calidad (SGC) en las
instituciones del estado, además es necesario la implementación de la norma
ISO-9001:2008, ya que esta especifica los requisitos para un sistema de
gestión de la calidad que puede utilizarse para su aplicación interna por las
organizaciones, para certificación o con fines contractuales, además se centra
en la eficiencia del sistema de gestión de la calidad para satisfacer los
requisitos del cliente, y la NTCGP-1000:2009, debido a que facilita la
interpretación e implementación de los requisitos del sistema de gestión de la
calidad, así como promover su implementación conjunta con el modelo
estándar de control interno y de desarrollo administrativo.
NORMATIVA ASOSIADA A LA LEY 872 PARA LA PUBLICACION DE
LA NORMA NTC- GP- 1000-2009
Ley 594 de 2000 archivo-acuerdo 042 de 2002, ARCHIVO GENERAL
DE DOCUMENTOS sobre control de documentos
Ley 87 de 1993 sobre la responsabilidad y compromiso de la dirección
Ley 142 de 1994 y la 689 de año 2001, sobre el enfoque hacia el cliente
Ley 152 de 1994 NORMA ORGANICA DE PRESUPUESTO, La ley 87
de 1993, el decreto 2154 de 1999 artículo 12, decreto 1537 de 2001,
sobre las planificaciones, los objetivos de calidad
Ley 152 decreto 111 de 1996 NORMA ORGANICA DE
PRESUPUESTOS y la ley 136 de 1994 para la provisión y gestión de
recursos
Ley 489 de 1998 y la 87 de 1993, sobre la responsabilidad y autoridad
(funciones y responsabilidades), y la revisión gerencial (Ley 489 de
1998).
Decreto Ley 1567 de año 1998, ley 142 de 1994, ley 689 de 2001, ley
909 de 2004, sobre talento humano, ingresos, capacitación,
competencias, evaluación de desempeño.
Ley 80 de 1993, decreto 2170 de año 2002, ley 142 de año 1994, ley
689 de 2001, para adquisición de bienes y servicios, información y
proceso de compra.
Ley 152 de 1994, para seguimiento, medición y la mejora continua.
Ley 87 de 1993, para las auditorías internas, reparaciones preventivas y
correctivas y mejora continua.
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DOCUMENTACIÓN ISO 9001:2008 (GTC -200) COLEGIO SAINT GEORGE
Ley 489 de 1998, para el seguimiento y medición de los procesos,
productos o servicios.
Ley 142 de 1994 y la Ley 689 de 2001, para el enfoque al cliente.
Ley 872 de 2003, Artículo 4°, a), numeral 7.2, Procesos relacionados
con el cliente.
Ley 872 de 2003, Artículo 4°, h) y parágrafo 1, numeral 8, Medición,
análisis y mejora.
Ley 872 de 2003, Artículo 4°, b), numeral 8.2.1, Satisfacción del cliente.
LEY 872 DE 2003
Artículo 4º. Requisitos para su implementación. Para dar cumplimiento a lo
dispuesto en la presente ley, las entidades deben como mínimo:
a) Identificar cuáles son sus usuarios, destinatarios o beneficiarios de los
servicios que presta o de las funciones que cumple; los proveedores de
insumos para su funcionamiento; y determinar claramente su estructura interna,
sus empleados y principales funciones.
b) Obtener información de los usuarios, destinatarios o beneficiarios acerca de
las necesidades y expectativas relacionadas con la prestación de los servicios
o cumplimiento de las funciones a cargo de la entidad, y la calidad de los
mismos.
c) Identificar y priorizar aquellos procesos estratégicos y críticos de la entidad
que resulten determinantes de la calidad en la función que les ha sido
asignada, su secuencia e interacción, con base en criterios técnicos
previamente definidos por el Sistema explícitamente en cada entidad.
d) Determinar los criterios y métodos necesarios para asegurar que estos
procesos sean eficaces tanto en su operación como en su control.
e) Identificar y diseñar, con la participación de los servidores públicos que
intervienen en cada uno de los procesos y actividades, los puntos de control
sobre los riesgos de mayor probabilidad de ocurrencia o que generen un
impacto considerable en la satisfacción de las necesidades y expectativas de
calidad de los usuarios o destinatarios, en las materias y funciones que le
competen a cada entidad.
f) Documentar y describir de forma clara, completa y operativa, los procesos
identificados en los literales anteriores, incluyendo todos los puntos de control.
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Solo se debe documentar aquello que contribuya a garantizar la calidad del
servicio.
g) Ejecutar los procesos propios de cada entidad de acuerdo con los
procedimientos documentados.
h) Realizar el seguimiento, el análisis y la medición de estos procesos.
i) Implementar las acciones necesarias para alcanzar los resultados
planificados y la mejora continua de estos procesos.
Artículo 6º. Normalización de calidad en la gestión. En la reglamentación del
sistema de gestión de la calidad el Gobierno Nacional expedirá, dentro de los
doce (12) meses siguientes a la entrada en vigencia de la presente ley, una
norma técnica de calidad en la gestión pública en la que podrá tener en cuenta
las normas técnicas internacionales existentes sobre la materia.
La norma técnica expedida por el Gobierno deberá contener como mínimo
disposiciones relativas a:
Los requisitos que debe contener la documentación necesaria para el
funcionamiento del sistema de gestión de calidad, la cual incluye la
definición de la política y objetivos de calidad, manuales de
procedimientos y calidad necesarios para la eficaz planificación,
operación y control de procesos, y los requisitos de información que
maneje la entidad.
Los mínimos factores de calidad que deben cumplir las entidades en sus procesos de planeación y diseño.
Los controles de calidad mínimos que deben cumplirse en la gestión de
Recursos Humanos y de infraestructura.
Los controles o principios de calidad mínimos que deben cumplirse en el
desarrollo de la función o la prestación del servicio y en los procesos de
comunicación y atención a usuarios destinatarios.
Las variables mínimas de calidad que deben medirse a través de los
indicadores que establezca cada entidad, en cumplimiento del parágrafo
1° del artículo 4º de esta ley.
Los requisitos mínimos que debe cumplir toda entidad en sus procesos
de seguimiento y medición de la calidad del servicio y de sus resultados.
Los objetivos y principios de las acciones de mejoramiento continuo y las
acciones preventivas y correctivas que establezcan cada entidad.
En ningún caso el decreto que expida la norma técnica podrá alterar ni
desarrollar temas relativos a la estructura y funciones de la administración, al
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régimen de prestación de servicios públicos, al estatuto general de contratación
de la administración pública, ni aspectos que pertenezcan a la competencia
legislativa general del Congreso. Cada entidad definirá internamente las
dependencias y funcionarios que de acuerdo con sus competencias deban
desarrollar el Sistema de Gestión de la Calidad, sin que ello implique alteración
de su estructura o tamaño.
Artículo 7º. Certificación de calidad. Reglamentado por el Decreto Nacional
2375 de 2006. Una vez implementado el sistema y cuando la entidad considere
pertinente podrá certificar su Sistema de Gestión de la Calidad con base en las
normas internacionales de calidad.
Artículo 1°. Las entidades y agentes obligados de que trata el artículo segundo
de la Ley 872 de 2003, que deseen certificar su sistema de gestión de la
calidad bajo la norma NTCGP: 1000, deberán realizarlo ante un organismo de
certificación de sistemas de gestión de calidad acreditado bajo dicha norma,
por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Artículo 2°. La Superintendencia de Industria y Comercio deberá desarrollar el
correspondiente procedimiento para la acreditación de entidades de
certificación, según las exigencias de la Norma Técnica de Calidad en la
Gestión Pública, NTCGP: 1000.
Las entidades de certificación que cuenten con acreditación para certificar
sistemas de gestión de calidad con la Norma ISO 9001, someterán la revisión
de los elementos adicionales que exige la NTCGP: 1000.
Los certificados emitidos por las entidades acreditadas deberán hacer
referencia expresa a la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública,
NTCGP: 1000, mediante el uso de logotipo que diseñe el Departamento
Administrativo de, la Función Pública para el efecto
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7.4. MARCO ESPACIAL O SITUACIONAL
El Colegio Saint George – Pereira ubicado en el departamento de Risaralda
siendo una institución con gran nivel educativo y social. Está situado en el km
2 vía Pereira - Armenia.
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8. DISEÑO METODOLOGICO
El proyecto DOCUMENTACIÓN DE LA GUÍA TÉCNICA COLOMBIA GTC 200
DE EDUCACIÓN Y NORMA ISO-9001:2008 EN EL COLEGIO SAINT
GEORGE – PEREIRA, posee un campo de investigación centrado en el área
de gestión de la calidad, específicamente en la implementación del Sistema de
Gestión de Calidad, a través de la ISO 9001:2008, bajo las directrices de la
GTC-200 (Guía para la implementación de la norma ISO 9001 en
establecimientos de educación formal en los niveles de preescolar, básica,
media y en establecimientos de educación no formal).
8.1. TIPO DE INVESTIGACIÓN
Fuentes de datos primarias:
Para la realización de este proyecto se requirió recolectar una serie de datos
por medio de la observación, entrevistas a cada uno de los colaboradores
asistiendo al Colegio Saint George y consultar el enfoque de misión y visión.
Fuentes secundarias
Registros y documentos internos que maneja el Colegio Saint George –
Pereira, proyectos realizados acerca del tema, publicaciones, periódicos,
revistas, libros, internet, otras instituciones educativas las cuales ya se
encuentren certificadas.
8.1.1 Técnicas estadísticas
La técnica que se utilizó fue la de muestreo no probabilístico puesto que todos
los individuos tienen la misma probabilidad de ser elegidos para formar parte
de una muestra y por consiguiente, todas las posibles muestras de tamaño “n”
tienen la misma probabilidad de ser elegidas. Sólo estos métodos de muestreo
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DOCUMENTACIÓN ISO 9001:2008 (GTC -200) COLEGIO SAINT GEORGE
probabilísticas nos aseguran la representatividad de la muestra extraída y son,
por tanto, los más recomendables.
Los métodos de muestreo no probabilísticas no garantizan la representatividad
de la muestra y por lo tanto no permiten realizar estimaciones inferenciales
sobre la población.
8.1.2 Procesamiento de datos
El análisis de la información se realizara por medio de recursos informáticos,
además de software que nos ayudaran a comprender, analizar y concluir de
una manera rápida y acertada la información suministrada por el colegio y de
esta forma lograr los objetivos planteados al inicio del proyecto.
8.2. FASES DE LA INVESTIGACIÓN
La documentación del sistema de gestión de calidad se hará en la siguiente
forma:
8.2.1 Determinación de las necesidades de documentación:
Estudiar en la norma ISO 9001:2008 los elementos de la documentación
aplicables a la organización.
Estudiar las regulaciones específicas del sector en que se desenvuelve
la organización para determinar los documentos que deben responder al
cumplimiento de estos requisitos legales.
Determinar los tipos de documentos que deben existir y sus requisitos.
8.2.2 Diagnóstico de la situación de la documentación en la organización:
Elaborar la guía para el diagnóstico
Ejecutar el diagnóstico.
Elaborar y presentar el informe de diagnóstico.
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DOCUMENTACIÓN ISO 9001:2008 (GTC -200) COLEGIO SAINT GEORGE
8.2.3 Diseño del sistema documental:
Definir la jerarquía de la documentación.
Definir autoridad y responsabilidad para la elaboración de la
documentación a cada nivel.
Definir estructura y formato del manual de calidad.
8.2.4 Elaboración de los documentos:
Elaborar los procedimientos generales.
Elaborar el manual de calidad.
Elaborar otros documentos de acuerdo con el plan trazado en la etapa
anterior.
Revisar y aprobar todos los documentos por parte del personal
competente autorizado.
8.3. POBLACION Y MUESTRA
La población tomada para la realización del proyecto comprende todos los
empleados, docentes, padres, y/o acudientes del Colegio Saint George;
incluyendo la información registrada en el archivo y las actividades y funciones
desarrolladas para la prestación del servicio educativo.
Para obtener la información se realizaron entrevistas, encuestas y reuniones
con todo el personal, docentes, padres, y/o acudientes del centro educativo, las
cuales se hicieron durante el desarrollo del proyecto de investigación.
Se solicitó especial colaboración de los responsables tanto de cada proceso
como de los procedimientos, además se consultó periódicamente el Proyecto
Educativo Institucional (PEI) y los distintos proyectos educativos institucionales,
especiales y de proyección a la comunidad; recolectando de esta manera toda
la información que permitió realizar descripciones detalladas de las actividades
u operaciones que determinan la calidad de la prestación del servicio
educativo.
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DOCUMENTACIÓN ISO 9001:2008 (GTC -200) COLEGIO SAINT GEORGE
8.4. VARIABLES DE LA INVESTIGACION
Tabla 1. Operacionalización de Variables
VARIABLE DEFINICIÓN INDICADOR
Planeación
estratégica
Establecimiento de parámetros
que permitan proyectar
estratégicamente el SGC del
Centro Educativo.
Política de calidad
Objetivos de calidad
Organigrama
Sinopsis que permite visualizar
las principales relaciones de la
organización formal.
Esquema de la estructura
organizacional del Centro
Educativo incluyendo los
cargos referentes al SGC.
Manual de Calidad
Documento que determina el
alcance y establece los
requisitos del Sistema de
Gestión de Calidad
Manual de Calidad del
Centro Educativo.
Manual de funciones
y responsabilidades
Documento de funciones y
responsabilidades propios de
cada cargo.
Documento de funciones y
responsabilidades propios
de cada cargo.
Caracterización de
procesos
Sinopsis que permite visualizar
las actividades que se
desarrollan en cada proceso
dentro del ciclo PHVA.
Esquema de las actividades
de cada proceso directivo,
misional y de apoyo y su
interrelación.
Procedimiento por
proceso
Documento de realización
adecuada de un proceso.
Proceso directivo, misional
y de apoyo.
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Satisfacción de los
clientes.
Percepción que tienen los
docentes, padres, y/o
acudientes sobre la prestación
del servicio educativo
Encuestas de satisfacción
de los docentes, padres,
y/o acudientes.
Felicitaciones, sugerencias
y reclamos.
Gestión documental
Establecimiento de
procedimientos documentados
que le permitirá al centro
educativo llevar de una forma
organizada su documentación.
Procedimientos y sus
respectivos formatos de
apoyo.
Indicadores de
Gestión
Establecimiento de indicadores
para la medición, control y
seguimiento de la gestión de
los procesos.
Guía de creación y
mantenimiento de
indicadores.
Tablero de indicadores.
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DOCUMENTACIÓN ISO 9001:2008 (GTC -200) COLEGIO SAINT GEORGE
9. PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN
La documentación se realiza tomando como base los requisitos de la NTC ISO
9001:2008, GTC 200 de educación y las necesidades de estandarizar las
actividades de los procesos que hacen parte del Sistema de Gestión de
Calidad, teniendo en cuenta que esta es la evidencia y soporte del sistema.
La normalización del colegio Saint George es importante para elevar el nivel de
calidad de los procesos de la organización, contribuyendo al logro de las
estrategias y es un soporte básico del sistema de gestión.
Figura 2. Estructura documental
Fuente: Autor
Manual de Calidad: En este documento se estructuro el alcance del
Sistema de Gestión de Calidad, la política, la organización, las funciones en
la empresa y la arquitectura del Sistema de Gestión.
Manual de Funciones: En este manual se describió claramente los cargos
de la empresa
Manual de Procedimientos: Este documento proporciona los estándares
de cómo realizar las actividades que corresponden a cada uno de los
procesos de Sistema de Gestión de Calidad.
Registros: Con estos documentos se evidencia la implementación del
Sistema de Gestión de Calidad
Estructura Sistema Gestión de Calidad
Manual de
Calidad
Manual de funciones y
responsabilidades
Manuales de procedimientos e
instructivosRegistros
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DOCUMENTACIÓN ISO 9001:2008 (GTC -200) COLEGIO SAINT GEORGE
9.1. DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EN EL
CENTRO EDUCATIVO
Tabla 2. Diagnóstico del sistema de gestión de calidad en el Centro Educativo
CARACTERÍSTICA EXISTE DOCUMENTADO IMPLEMENTADO
Política de calidad SI SI NO
Objetivos de calidad SI NO NO
Sistema de calidad NO NO NO
Manual de calidad NO NO NO
Funciones y responsabilidades NO NO NO
Mapa y caracterización de procesos NO NO NO
Procedimiento para la elaboración y control de documentos
NO NO NO
Procedimiento para el control de registros
NO NO NO
Indicadores de gestión NO NO NO
Satisfacción de cliente SI NO NO
Revisión del Rector al funcionamiento del centro educativo
SI NO NO
Diseño y desarrollo del servicio educativo
NO NO NO
Programa de auditorías internas NO NO NO
Programa de capacitación SI NO NO
Programa de inducción SI NO NO
Acciones correctivas SI NO NO
Acciones preventivas SI NO NO
Servicio no conforme SI NO NO
COVISO NO NO NO
Programa de salud ocupacional NO NO NO
Comunicación interna y externa SI NO NO
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DOCUMENTACIÓN ISO 9001:2008 (GTC -200) COLEGIO SAINT GEORGE
9.2. PRESENTACIÓN DEL MANUAL DE CALIDAD
En este documento se encuentra la descripción de las disposiciones generales
adoptadas por el colegio Saint George para el buen funcionamiento del
Sistema de Gestión de la Calidad y para el aseguramiento de la calidad durante
la prestación de sus servicios.
Este manual de calidad fue elaborado teniendo en cuenta los requisitos del
numeral 4.4.2 de la NTC ISO 9001:2008 y apoyado en la guía técnica
Colombiana GTC 200, por esto se puede observar en este documento el
alcance del Sistema de Gestión de Calidad, incluyendo los detalles y la
justificación de cualquier exclusión, los procedimientos documentados
establecidos para el sistema de calidad y la descripción de la interacción entre
los procesos para el colegio Saint George.
El manual de calidad incluye los siguientes anexos:
Organigrama
Perfil de los actores
El Manual de Calidad del colegio Saint George tiene como propósito establecer
y describir documentalmente todas las actividades que se desarrollan para
cumplir con los requisitos del sistema de gestión de calidad basado en la norma
ISO 9001:2008 (GTC-200).
El Manual de Calidad se presenta en el Anexo A
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DOCUMENTACIÓN ISO 9001:2008 (GTC -200) COLEGIO SAINT GEORGE
9.3. PRESENTACIÓN DEL MANUAL DE FUNCIONES
El manual, de funciones fue realizado con la finalidad de describir claramente
los cargos del colegio, además de establecer un correcto flujo de
responsabilidades para así establecer un Sistema de Gestión de Calidad
eficaz.
En este documento se especifica la identificación, naturaleza, descripción de
funciones, habilidades, requisitos de educación y formación necesaria para
cada uno de los siguientes cargos:
Rector
Recepcionista
Profesor
Mercadeo
Coordinador del SGC
Coordinación Académica
Contador
Auxiliar de Aseo
Administración
El Manual de Funciones se presenta en el Anexo B
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DOCUMENTACIÓN ISO 9001:2008 (GTC -200) COLEGIO SAINT GEORGE
9.4. PRESENTACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS E
INSTRUCTIVOS
Todas las prácticas y labores donde se incurra un riesgo para el desempeño
del Sistema de Gestión de Calidad se encuentran documentadas en el colegio
Saint George en el manual de procedimientos e instructivos.
Los procedimientos que integran cada gestión del colegio Saint George son:
Ne
cesid
ad
es d
e a
lum
nos y
padre
s d
e fa
mili
a
Direccionamiento Estratégico:
Ne
cesid
ad
es
satisfe
chas d
e a
lum
nos y
pad
res d
e f
am
ilia
Comunicación Planeación académica Gestión de Calidad
Procesos Académicos:
Mercadeo Desarrollo académico
Convivencia
Procesos Administrativos: Proceso de Gestión Humana:
Gestión financiera Gestión de docentes y de personal
administrativo
Apoyo académico Gestión administrativa de
estudiantes
Acompañamiento integral al estudiante
El Manual de Procedimientos se presenta en el Anexo C
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DOCUMENTACIÓN ISO 9001:2008 (GTC -200) COLEGIO SAINT GEORGE
10. CONCLUSIONES
El Sistema de Gestión de la Calidad del Colegio Saint George es un
medio para alcanzar las metas propuestas, pero es esencial el
compromiso de toda la comunidad educativa en el desarrollo e
implementación. El coordinador del SGC es un factor de sensibilización
para el conocimiento y la divulgación de la cultura de la calidad.
El Colegio Saint debe ser consiente que la documentación de un
Sistema de Gestión de calidad más allá de ser un requisito para obtener
la certificación de calidad ante cualquier organismo certificador, debe ser
un proceso de retroalimentación que generar acciones encaminadas a
mejorar el servicio.
El Colegio Saint George, a través de la documentación en la norma ISO
9001:2008 (GTC-200) estará en capacidad de identificar plenamente las
deficiencias en el servicio educativo y generar planes de contingencia y
corrección que involucren activamente a la comunidad.
Con la implementación de la documentación dentro de las funciones
diarias del Colegio Saint George, se garantiza conservar una cultura de
calidad, en donde el conocimiento y la información adquiridos se
mantengan y se mejoren con el desempeño de las actividades propias
de la prestación del servicio educativo.
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DOCUMENTACIÓN ISO 9001:2008 (GTC -200) COLEGIO SAINT GEORGE
11. ANEXOS
11.1. Anexo A: Manual de Calidad
11.2. Anexo B: Manual de Funciones
11.3. Anexo C: Manual de Procedimiento
11.4. Anexo D: Formatos
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DOCUMENTACIÓN ISO 9001:2008 (GTC -200) COLEGIO SAINT GEORGE
12. BIBLIOGRAFÍA
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estándares de gestión de calidad dirigido a establecimientos educativos.
Bogotá: Russi Botero consultores LTDA.
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Calidad ISO 9001:2008.
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Plan sectorial de educación “La Revolución Educativa 2006-2010”. (8 de
Febrero de 1994). Recuperado el 11 de Mayo de 2014, de Plan Nacional
Decenal de Educación 2006-2015: www.mineducacion.gov.co