DIGITALIZACIÓNEje Temático Unidad IV

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CONTENIDOPagina

1. INTRODUCCIÓN……………………………………………….. ……..4

2. OBJETIVOS ……………………………………………………………5

2.1. Objetivo General……………………………………………………. 5

2.2. Objetivos Específicos……………………………………………….5

3. DESARROLLO…………………………………………………………6

3.1.¿Qué es la Digitalización? …………………………………………6

3.2. Historia De La Digitalización………………………………............8

3.3. Aplicación y Uso…………………………………………………….9

3.3.1.¿ Para que Digitalizar? …………………………………………..9

3.3.2. Aplicación ………………………………………………………..9

3.3.3. Uso ………………………………………………………..............9

3.4. Tipos de Digitalización ……………………………………............11

3.4.1. Retrospectiva ……………………………………........................11

3.4.1. Sistemática ……………………………………...........................11

3.4.2 .Tipos escaneos ……………………………………....................11

3.5. Ventajas y Beneficios …………………………………….............12

3.6. Equipos para la captura……………………………………..........14

3.7.Tratamiento de los documentos electrónicos……………..........15

3.8. Responsables …………………………………….........................17

3.9. Expediente electrónico mixto o híbrido………...........................18

3.10. Proceso de Gestión Documental ……….................................22

3.11. Organización del espacio de trabajo ………...........................24

3.1.2. Organización de los Documentos ………...............................26

4.CONCLUSIÓN ………...................................................................27

5.CIBERGRAFÍA ………..................................................................28

EJE TEMATICO 4: LA DIGITALIZACIÓN

Presentado por:

  

LILIANA MARÍA RESTREPO MAZO

LEIDY ANDREA MONTOYA LOAIZA

MAURO ANDRÉS LARROTA ROMERO

Presentado a:

Jorge Mario Zuluaga Campuzano

Docente Virtual

Gestión de Documentos Electrónicos. Grupo 02

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,

BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

-CIDBA-

MEDELLÍN

20153

En este trabajo se presenta la exposición del tema dado para el eje temático en el cual se da a conocer, distinguir y aplicar conceptos y términos necesarios de la Digitalización su uso, aplicación, aspectos técnicos, equipos para su captura y tratamiento de los documentos, además de los responsables, todo con el fin de dar aplicabilidad a la gestión documental como apoyo a una administración adecuada, eficiente y confiable de los documentos electrónicos y los sistemas de información dados en el microcurrículo de la asignatura Gestión Documentos Electrónicos, correspondiente al bloque A del quinto semestre del programa Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística de la Universidad del Quindío.

Para el desarrollo de la actividad, se tuvo en cuenta las fuentes externas de consulta, que son referenciadas al final.

1. INTRODUCCIÓN

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2.1. Objetivo General

Exponer conceptos y términos necesarios de la Digitalización su uso, aplicación, aspectos técnicos, equipos para su captura y tratamiento de los documentos y responsables, todo con el fin de aplicabilidad a la gestión documental .

2.2. Objetivos Específicos

• Exponer los conceptos y aplicaciones de la digitalización. • Mostrar la aplicación de la digitalización con apoyo a la gestión Documental.• Comprender su uso y los equipos requeridos para su captura.• Aplicar los conocimientos adquiridos a la práctica.

2. OBJETIVOS

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Teniendo en cuenta que el Archivo General de la Nación en su Acuerdo 027 de 2006 describe Digitalización como una técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computadorQue es Digitalización.

3. DESARROLLO

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3.1.¿Qué es la Digitalización?

Veamos otras definiciones:

Es el proceso de convertir una imagen en papel a una imagen reconocida en su totalidad por un computador

Es un técnica que permite la reproducción de la información que se encuentra en forma análoga (papel, video o sonido, cine, microfilm y otros)en otra que solo pueda ser leída o interpretada por computador.

Es la conversión de documento a formato digital mediante un procesamiento de captura, tratamiento y almacenamiento, con la finalidad de difundir la información en ellos contenida

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A partir del siglo XV, y gracias a la prensa de tipos móviles inventada por Johann Gutenberg1, la sociedad conoció un espacio antes prácticamente inexistente.

La sociedad de las letras llamada así porque termino siendo un lugar al que la sociedad comenzó a trasladar sus ideas y conocimientos en forma de letras y libros con esto dio la posibilidad de imprimir muchas copias de libros mucho más rápido, en 1884 Otto Mergenthaler inventó la máquina del linotipo, que moldea líneas enteras de letras con plomo caliente

Luego en 1962, el diario Los Angeles Times empezó a acelerar sus linotipos con cintas perforadas de computadoras RCA. Más a delante en1973, la corporación introdujo terminales de corrección electrónicos de este modo, la versión digital no sólo ha hecho que se tenga una copia exacta de los impresos en la web, sino también ha creado una nueva forma procesar, conservar y gestionar la información.

3.2. Historia De La Digitalización

8Johannes Gensfleich Gutenberg; Maguncia, Alemania, h. 1399-1468) Inventor de la imprenta. A mediados del siglo XV perfeccionó el procedimiento de fabricación de libros en serie

 

3.3.1.¿ Para que Digitalizar?

• Elimina el extravío de los documentos

• Permite un acceso rápido y fácil a la información

• Permite almacenar información en múltiples formatos electrónicos

• Controla el acceso a la información

• Mejora los tiempos de acceso para su búsqueda y recuperación

• Permite la multiconsulta.

3.3.2. Aplicación.

• Velocidad y facilidad de consulta.

• Distribución en red.

• Capacidad de mejorar imágenes de documentos en mal estado.

• Versatilidad en el manejo de diferentes tipos de documentación.

• Consulta de una misma información por varios usuarios a la vez.

• Preservación y conservación documental.

• Manipulación y distribución de la información, con facilidad y rapidez

3.3. Aplicación y Uso

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Son múltiples los beneficios que ofrece la tecnología, pues se convertido en una necesidad en la era de la información y del conocimiento, puesto que es una herramienta fundamental en todas las entidades ya que brindar eficientes y eficaces servicios de consulta y conservación y preservación de la información.

• Incremento en la productividad del personal.

• Las imágenes digitales pueden incorporarse a cualquier documento electrónico, sistemas y aplicaciones diversas o bases de datos, a diferencia del papel.

• A diferencia del papel, las imágenes digitales no pierden nitidez, ni se dañan gradualmente con el paso del tiempo.

3.3.4. Uso

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3.4.1. Retrospectiva

Su objetivo es garantizar la conservación y facilitar la difusión en línea de los documentos de un fondo de archivo, sin tener que eliminar los documentos originales.

3.4.2. Sistemática

Este tipo de Digitalización este tipo de digitalización genera una copia de uso interno del documento que se recibe y esta se puede convertir en una copia autentica y sustituir el original mediante sus sello de firma responsable. Este tipo de digitalización se usa en las organizaciones que tienen establecido el sistema de gestión de documentos electrónicos

3.4.2 .Tipos escaneos

• Escaneo grafico o de imagen

• Escaneo de reconocimiento óptico de caracteres OCR

• Escaneo Mixto

3.4. Tipos de Digitalización

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3.5. Ventajas y Beneficios

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Eficiencia en la búsqueda de la información

• Se pueden guardar cantidades masivas de documentos.

• Todos los archivos digitalizados pueden ser consultados bajo todos sus criterios de indexación.

• Acepta diferentes soportes físicos.

• Integración de cualquier flujo de trabajo.

• Ágil acceso a la información.

• Ahorro de costos

• Ahorro de tiempo en la búsqueda de documentos.

• Reducción del costo para el archivo de documentación, libera espacio físico que hoy ocupan sus archivos en papel.

• Ahorro en el consumo de papel, evitando de este modo las impresiones y fotocopias necesarias para el circuito físico del papel.

• Reducción del riesgo de pérdida y destrucción de documentos por manipulación.

Máxima Seguridad

• Es Usted quien decide las autorizaciones para acceder a los distintos tipos de documentación.

• Preservación y resguardo de la documentación a través del paso del tiempo, dando cobertura integral al ciclo de vida del documento y sus datos asociados.

Modernización de la Gestión Pública

• El uso de nuevas Tecnologías de Información y Comunicación permite responder de manera más rápida y efectiva a las demandas de la sociedad.

• Posibilita orientar la Administración al servicio de la sociedad, realizar una gestión transparente y proporcionar canales efectivos de participación y control ciudadano.

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3.6. Equipos para la captura

Multifunción: Dispositivo combinado que

escanea, imprime, envía faxes y hace copias.

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Plano: Dispositivo con una sola finalidad, que convierte datos de copias impresas en imágenes electrónicas. Este escáner es llamado también de sobremesa, estos escáner trabajan en escala de grises (256 tonos) y color 24y 32 bits), por lo general tiene un área de lectura de dimensiones 22 X28 cm y una resolución real de escaneo entre 300 y 2400 ppp, están indicado para digitalizar objetos opacos como fotografías, documentos e ilustraciones.

La ventaja de este es que son los mas accesibles y usados, veloces y fácil de manejar, son económicos.

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Tambor: Escáner de alta calidad que hace girar una película alrededor de un tambor mientras un láser fijo u otro tipo de rayo capta la imagen en movimiento. Ha sido tradicionalmente el dispositivo de reproducción electrónica de imágenes y posteriormente de digitalización. Su resolución de hasta 4000 ppp; pueden reconocer originales opacos o transparentes y utilizan un cilindro de cristal donde se coloca el original

De mano: Escáner portátil que tiene un tamaño suficientemente pequeño para poder pasarlo por libros de texto u otros materiales.

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3.7. Tratamiento de los documentos electrónicos

El tratamiento de los documentos electrónicos está inmerso en variables de tiempo, espacio, disponibilidad, accesibilidad, propósito y función de los mismos; por lo que se debe tener en cuenta:•Implementar mecanismos de seguridad para que su versión final no pueda ser modificada.•Establecer políticas de conservación.•Temperatura entre los 16 y 20 grados.•Humedad entre el 30 y 40 %de trabajo.•Estar al tanto de los avances tecnológicos.•Adquirir equipos de almacenamiento de documentos electrónicos•Establecer políticas de migración de la información.•Mantener como mínimo una copia de seguridad de los documentos producidos por medios automáticos en dispositivos situados en diferentes sitios geográficos.•Investigar en el mercado sobre los avances tecnológicos, adquirir equipos de almacenamiento de información.

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3.8. Responsables

Archivistas y directivos: toman las decisiones, para que la organización aplique las políticas necesarias Órgano público: quienes disponen las normas de organización específica  Responsabilidad de auditoría: legalmente todo documento Electrónico

3.8.1. Responsabilidad De Mantener Archivos De Correos Electrónicos.

El remitente: Responsabilidad de conservar y gestionar

El destinatario: Responsabilidad de conservar y gestionar

El expediente electrónico es un conjunto de documentos electrónicos que hacen parte de un mismo trámite o asunto administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan, y que se encuentran vinculados entre sí para ser archivados.

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3.9. Expediente electrónico mixto o híbrido

Definición:Es un conjunto de documentos de archivo, electrónicos o tradicionales, relacionados entre sí, y conservados una parte en soporte electrónico, y otra como expediente físico. Este sistema se emplea para producir, almacenar y mantener documentos en soporte físicos y en otros soportes que la tecnología nos ofrece, como el microfilme u otros medios electrónicos, con el fin de garantizar la conservación de los documentos archivísticos en forma permanente.

Expedientes híbridos, son los que se componen de documentos electrónicos y documentos físicos.Expediente mixto, conjunto de documentos de archivo, electrónicos y tradicionales, relacionados entre sí y conservados por una parte en soporte electrónico, en el marco del SGDEA y por otra, como expediente tradicional fuera del SGDEA

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3.9. Expediente electrónico mixto o híbrido

Un expediente electrónico está integrado por la suma de cuatro componentes:

1.Documentos electrónicos, que cumplirán las características de contenido, estructura y contexto definidas.

2. Índice electrónico, que garantizará la integridad del expediente electrónico y permitirá su recuperación siempre que sea necesario.

3. Firma del índice electrónico por la administración, órgano o entidad a cargo de acuerdo.

4. Metadatos del expediente electrónico o información virtual contenida en ellos.

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Etapas de los expedientes electrónicos

Tramitación: Los expedientes electrónicos se forman de pruebas, dictámenes, documentos, acuerdos y toda la información que los complete, debe estar rubricada, de tal manera que refleje una estructura con los pasos seguidos de la tramitación, se genera el folio o índice electrónico firmado por la administración actuante.

Terminación: Se genera la información definitiva, su vida depende de la incorporación de información precedente y el acceso o disposición que se le dé al mismo.

Transferencia y archivo: Se traslada la información para el almacenamiento en bases de datos establecidas por cada entidad  y se archiva como memoria del acto administrativo. Se decide si pasa a una conservación definitiva  o si por el contrario se hace eliminación completa.

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Ventajas de los expedientes electrónicos

•Rapidez•Disminución importante de los errores humanos•Acceso central y búsqueda global en todas las informaciones (dependiendo de la información)•Funcionalidades integradas: archivado, búsqueda, procesamiento, clasificación, historial, seguridad, revisión de documentos y expedientes, etc.•Información adicional: posibilidad de añadir fechas y plazos para inicio, finalización o revisión.•Acceso desde cualquier punto geográfico a través de un determinado software y un perfil de usuario.•Reduce costos y espacio físico .

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3.10. Proceso de Gestión Documental

Para hablar de los proceso de gestión Documental nos podemos referir a el Decreto 2609 de 2012 Nivel Nacional Artículo 9°. Procesos de la gestión documental. “Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado.”

El programa de gestión documental se aplicará a cualquier tipo de información producida y/o recibida por las entidades obligadas a tener un programa de gestión documental, independiente del soporte y medio de registro (análogo o digital) que se produzca o se conserve en:

•Documentos de Archivo (físicos y electrónicos).•Archivos institucionales (físicos y electrónicos).•Sistemas de Información Corporativos.•Sistemas de Trabajo Colaborativo.•Sistemas de Administración de Documentos.•Sistemas de Mensajería Electrónica.

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3.10. Proceso de Gestión Documental

• Portales, Intranet y Extranet.• Sistemas de Bases de Datos.• Disco duros, servidores, discos o medios portables, cintas o

medios de video y audio (análogo                  o  digital), etc.)          • Cintas y medios de soporte (back up o contingencia).• Uso de tecnologías en la nube.

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3.11. Organización del espacio de trabajo

Al momento de tener los documentos electrónicos en un espacio organizado de trabajo, podemos disminuir el deterioro de los documentos físicos ya que no se es necesaria la manipulación y las imágenes a diferencia de los documentos físicos no se maltratan ni pierden calidad con el paso del tiempo, con el valor agregado que la documentación digitalizada puede ser consultada en forma simultánea por cualquier cantidad de usuarios.

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3.11. Organización del espacio de trabajo

El espacio físico requerido para almacenar y custodiar los archivos es más costoso, por esto es más rentable tener servidores con gran capacidad de almacenamiento.La digitalización es el medio más rápido y productivo de conservar los documentos y nos brinda una buena conservación de los documentos y fácil consulta sin tener que desplazarse para su ubicación.

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Norma ISO-19005 de 2005, basado en el estándar PDF 1.4 (PDF/A-1), permite a las organizaciones archivar documentos electrónicamente de manera que se asegure la preservación de su contenido, aspecto visual y apariencia sobre un extenso periodo de tiempo.También permite que los documentos sean recuperados y revisados con consistencia y resultados predecibles en el futuro, independiente de las herramientas y sistemas usados para su creación.

Los documentos digitalizados al momento de organizar suelen ser más cómodos.Leyes y decretos más relevantes en cuanto al proceso de digitalización de documentos.Salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deben conservarse pueden destruirse después de veinte (20) años contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. No obstante, cuando se garantice su reproducción por cualquier medio técnico, pueden destruirse transcurridos diez (10) años.

3.1.2. Organización de los Documentos

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La digitalización cómo herramienta es muy útil dentro de un Sistema de Gestión Documental, porque facilita los procesos y le da vida útil a los documentos; además es de vital importancia para la conservación de documentos y el tratamiento archivístico, ya que con el paso del tiempo es inevitable su deterioró causado por muchos factores y gracias a los avances tecnológicos estos inconvenientes se pueden evitar utilizando esta herramienta, que nos permite un acceso más fácil a la información, todo con el fin de conservar un único conjunto de información que contenga todo lo importante de la organización. Salvaguardando los documentos originales, controlar versiones y eliminar las copias no controladas.

Sin lugar a duda la digitalización facilita el procesamiento paralelo de información contenida en un documento, disminuyendo el espacio físico del archivo y posibilitando la localización rápida.

4. CONCLUSIÓN

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Guia No. 5 . CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA. Digitalización certificada de documentos. Disponible en la URL: http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-files/Cero_papel/guia-5-digitalizacion-de-documentos-v1.pdf{Consultado el 06 de Marzo de 2015}

Guia No. 4. CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA. Expediente electrónico. Disponible en la URL: http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-files/Cero_papel/guia-4-expediente-electronico-v1.pdf{Consultado el 06 de Marzo de 2015}

Decreto 2609 de 2012. Recuperado el 5 de marzo de 2015, de la www.google.com.co en la URL: http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/DECRETO_2609_DE_2012.pdf{Consultado el 06 de Marzo de 2015}

5. CIBERGRAFÍA

Graciaspor su atención…

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