ELABORACION DEL MOF
EXPOSITOR: LIC. YENNY PINTO VILLAR
QUE ES EL MOF?
El Manual de Organizacin y Funciones,es un documento normativo que describelas funciones especficas a nivel de cargoo puesto de trabajo desarrollndolas apartir de la estructura orgnica yfunciones generales establecidas en elReglamento de Organizacin y Funciones,as como en base a los requerimientos decargos considerados en el Cuadro paraAsignacin de Personal.
PROCEDIMIENTO PARA LA FORMULACION DEL MOF
PLANEAMIENTORECOPILACION DE LA INFORMACIONESTUDIO Y ANALISISREDACCION DEL PROYECTOREVISION Y APROBACIONPRESENTACION E IMPRESIONDIFUSIONACTUALIZACION
PLANEAMIENTO Propsitos del Manual Usuarios del Manual Designacin del personal responsable de su
elaboracin Actividades a desarrollar. Cronograma de trabajo Recursos materiales necesarios. Establecer el mtodo a utilizarse en la
recoleccin de datos y anlisis de la misma.
PROCEDIMIENTO PARA LA FORMULACION DEL MOF
RECOPILACIN DE LA INFORMACIN Se recopila informacin de acuerdo al
mtodo fijado en la fase del planeamiento.Puede ser la investigacin documental dearchivos; entrevistas a los empleados y jefespara obtener datos de las actividades yoperaciones en que intervienen; laobservacin directa, etc.
Es recomendable emplear el mtodo mixto, osea el uso de la encuesta con cuestionarios yen los casos especiales o dudosos laentrevista.
PROCEDIMIENTO PARA LA FORMULACION DEL MOF
EJEMPLO DE HOJA DE TRABAJO PARA FORMULAR EL MOF
NOMBRE DEL PUESTO: CDIGO: UNIDAD ORGNICA:
FUNCIONES PRINCIPALES (Marcar con una (X) al final de las funciones que representan en conjunto un aproximado del 70% de la carga de trabajo) 1. __________________________________________________________________2. __________________________________________________________________3. __________________________________________________________________4. __________________________________________________________________5. __________________________________________________________________6. __________________________________________________________________7. __________________________________________________________________8. __________________________________________________________________9. __________________________________________________________________10. __________________________________________________________________
SUPERVISIN (de que cargo recibe supervisin, sobre que cargos la ejerce, o no ejerce supervisin)_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
RESPONSABILIDADES (sobre que asuntos tiene mayor responsabilidad el cargo)_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
COORDINACIONES (Con que cargos o entidades mantiene relaciones frecuentes de coordinacin)
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
REQUISITOS DEL CARGO:a) Nivel educativo (Primaria, Secundaria, Superior, Titulo profesional)___________________________________________________________________
a) Experiencia (Tiempo en meses o aos en el cargo o similares)_______________________________________________________________________________________________
a) Capacitacin (Cursos vinculados al cargo o las funciones)_______________________________________________________________________________________________
a) Otros __________________________________________________________________________________________
NOMBRE DEL TRABAJADOR QUE OCUPA EL CARGO______________________________________________________________________________________________
PROCEDIMIENTO PARA LA FORMULACION DEL MOF
ESTUDIO Y ANLISISSe proceder al estudio exhaustivo de la informacin obtenida paraestablecer si se encuentra ambigedades, contradicciones oduplicidad al describir tanto las funciones generales comoespecficos. Este estudio puede enfocarse en dos formas:
De lo especfico a lo general, partiendo del anlisis desde elcargo hasta llegar a establecer las funciones generales queposibiliten el logro del objetivo.
De los general a lo especfico, iniciando el anlisis delobjetivo de la dependencia e ir desagregando en funcionesgenerales, funciones especficas de cada una de las unidadesestructurales, luego las actividades hasta llegar a las tareascuyo conjunto constituye el cargo.
PROCEDIMIENTO PARA LA FORMULACION DEL MOF
REDACCIN DEL PROYECTO Una vez analizada la informacin y delimitados
los campos de accin de las unidadesorgnicas que integrar la dependencia, seproceder a la redaccin del Manual, deacuerdo al esquema que luego detallamos.
Se recomienda utilizar el lenguaje claro,sencillo, concreto y breve. Al describir lasfunciones, se debern emplear el infinitivo delos verbos al iniciar cada prrafo. Ej. Revisar,redactar, supervisar, formular, etc.
VERBOS COMUNES PARA INDICAR ACCIONES
Los verbos que se utilizan con mayor frecuencia para indicar las funciones que desarrollan las unidades administrativas, rganos y puestos de acuerdo con su nivel jerrquico son:
Direcciones Subdirecciones DepartamentosPlanear OrganizarDirigirControlarAutorizarEvaluarDefinirEstablecer
Organizar IntegrarDirigirControlarSupervisarDesarrollarFormularInstrumentar
OrganizarIntegrarOperarProgramarInformarProponerSistematizarParticipar
Sin embargo, estos verbos se pueden utilizar Combinados, de acuerdo con la naturaleza del rgano; por ejemplo:
- Organizar, evaluar y controlar- Organizar y dirigir- Integrar y supervisar- Dirigir y coordinar
VERBOS COMUNES PARA INDICAR ACCIONESPara describir las funciones especificas de cada rgano y de acuerdo a su mbito de competencia, se pueden utilizar los siguientes verbos, entre otros: Acreditar ActualizarAdecuarAdministrarAnalizarAplicarApoyarAsegurarAsignarAtenderAutorizarCanalizarCapacitarCaptarCapturarCertificarClasificarCoadyuvarCodificarColaborarCompatibilizarCompilarComprobarComunicarConcentrarConciliarConducirConformar
ConservarConsolidarContratarContribuirControlarConvocarCuantificarDefinirDepurarDesahogarDesarrollarDesignarDetectarDeterminarDiagnosticarDictaminarDictarDifundirDisearDisponerDistribuirDivulgarDocumentarEfectuarEjecutarEjercerElaborarEmitir
EmplazarEntablarEnterarEnviarEstablecerEstimarEstudiarExpedirFijarFincarFomentarFormularFundamentarGenerarGestionarGlobalizarGrabarHacerIdentificarImpartirImplantarInformarInscribirInspeccionarInstruirInstrumentarIntegrarInterpretar
Intervenir InvestigarJerarqua Manejar MantenerMarcarNotificarObservarObtenerOperarOpinarOrientarOtorgarParticiparPlanearPracticarPrepararPrestarPrever ProcesarProducirProgramarPromoverProponer ProporcionarProtegerProveerProyectar
PublicarRealizarRecabarRecibirRecopilarRegistrarRegularRehabilitarRemitirRendirRepresentarRequerirResolverReunirRevisarSancionarSeleccionarSistematizarSolicitarSugerirSuministrarTramitarTurnarValidarValorarVerificarVigilarVincular
Estos verbos son un ejemplo para apoyar la redaccin de las funciones, por lo que se pueden buscar otros que reflejen las acciones a cargo de cada rgano.
PROCEDIMIENTO PARA LA FORMULACION DEL MOF
REVISIN Y APROBACIN Redactado el proyecto del Manual, ser
presentado a la autoridad superior de ladependencia descrita para que haga lascorrecciones necesarias, lo revise yotorgue el visado al documento.
Con la visacin del Jefe de la dependenciainteresada y el VB de la Oficina deRacionalizacin, se formular encoordinacin con la Oficina de AsesoraJurdica la norma que lo apruebe y lo pongaen vigencia, de acuerdo a los niveles dedesconcentracin de atribuciones.
PROCEDIMIENTO PARA LA FORMULACION DEL MOF
PRESENTACIN E IMPRESIN El Manual aprobado se hace imprimir: Se recomienda se haga en hojas sueltas, que
permita hacer modificada parciales sinalterar todo el documento.
En hojas de tamao A-4 segn norma. Guardarlos flderes que permita su fcil
manejo o intercambio. Utilizar clave para la numeracin, que evite
trastornos mayores en la sustitucin. Y no usar letra muy pequea ni muy grande.
PROCEDIMIENTO PARA LA FORMULACION DEL MOF
DIFUSIN El Manual aprobado e impreso debe repartirse
entre el personal de la dependencia, y elpersonal directivo de las Oficinas con quienesdebe coordinarse
ACTUALIZACIN Peridicamente se proceder a estudiar y
verificar si el documento ha cumplido con elobjetivo; qu puntos hay que mejorar osustituirlos por otros.
ESQUEMA DEL MOF
I.- IntroduccinII.- Funciones GeneralesIII.- Estructura OrgnicaIV.- Funciones de las Unidades
EstructuralesV.- Cuadro Orgnico de Asignacin de
CargosVI.- Funciones Especficas a nivel de
cargo.VII.- Organigrama.
MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES DE ............................
CONTENIDO
CAPTULO I: DEL MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES1.1.- Finalidad1.2.- Contenido1.3.- Alcance1.4.- Base Normativa
CAPTULO II: DEL ORGANO DE ..................2.1.- Naturaleza2.2.- Objetivos2.3.- Polticas2.4.- Funciones Generales
CAPTULO III: ORGANIZACIN DE LA .......................................3.1.- Estructura Orgnica3.2.- Organigrama3.3.- Lneas de autoridad y coordinacin.3.4.- Funciones de las unidades orgnicas
CAPTULO IV: CUADRO DE ASIGNACIN DE CARGOS
CAPTULO V: ESPECIFICACIONES DE LOS CARGOS
CAPTULO I: DEL MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES
1.1.- FINALIDADEl Manual de Organizacin y Funciones del rgano de.......................................... tiene por finalidad establecer y regular suorganizacin interna, determinando las funciones generales de suestructura y las funciones especficas de los cargos necesarios parasu ptimo funcionamiento. As mismo, fija los niveles deresponsabilidad, en armona con la organizacin prevista en.......................... de la .............................................................
1.2.- EL CONTENIDOEl presente Manual est organizado en ..................... captulos, enlos cuales se establece la organizacin y funciones de losniveles y cargos de la ................................................................................
1.3.- ALCANCEEl presente Manual establece las normas que rigen al personalDirectivo, Asistencial y Administrativo que labora en las distintasdependencias de la ....................................................................................
1.4.- BASE NORMATIVA El sustento de este documento se encuentra en ...................................
CAPTULO II: DEL ORGANO DE
2.1.- NATURALEZAEl ................................ es.................... y tiene por finalidad .....................
2.2.- OBJETIVOSLos objetivos del ....................................son los siguientes:
Participar Velar por Formar Promover Desarrollar Fomentar Apoyar y participar
2.3.- POLTICASLas polticas de trabajo que orientan las actividades son lassiguientes:
Desarrollar Actualizar Mejorar
2.4.- FUNCIONES GENERALES
El organos de .. es responsable de Aprobar..; Asegurar.; Promover..; Organizar..; en el mbito de su jurisdiccion.
CAPTULO III: ORGANIZACIN DEL ORGANO DE .....
3.1.- ESTRUCTURA ORGNICAEl rgano de .............................................. para su manejo cuenta con laestructura orgnica siguiente:
3.2.- ORGANIGRAMA
3.3.- LNEAS DE AUTORIDAD Y COORDINACINEl rgano de .................................. est a cargo del .......................................quien ejerce funciones de .............................. y reporta directamente.............................................
Las unidades de la ............................. dependen jerrquicamente del...................las cuales son responsables del adecuado cumplimiento delas funciones y atribuciones asignadas. La coordinacin de lasactividades se desarrollan al interior de la ..................... entre susunidades orgnicas.
3.4.- FUNCIONES DE LAS UNIDADES ORGNICASSubgerencia / Unidad :Es el responsable de:
CAPTULO IVCUADRO DE ASIGNACIN DE CARGOS
COD. DENOMINACIN DEL CARGO
CAPTULO V:ESPECIFICACIONES DE LOS CARGOS
FUNCIONES:Supervisa ElaboraPreparaCoordinaEvala el avance Organiza y coordina Informa permanentemente al ..........................................................Cumple otras funciones que se le asigne
RESPONSABILIDADES:
REQUISITOS:FormacinExperienciaCapacitacinOtros (Iniciativa, personalidad, caractersticasfsicas, etc)
CARGO: CDIGO: RELACIONES:
ESPECIFICACIONES DE LOS CARGOS
FUNCIONES:
...
...
RESPONSABILIDADES:
COMPETENCIAS / CRITICAS:..
..
..
PERFIL DEL CARGO:a) Requisitos Mnimos
b) Requisitos Deseables
CARGO: CDIGO: RELACIONES:
Logotipo
Nombre de la organizacin FechaPagina De
Sustituye a
Manual de organizacin(general o especifico)
Pagina De
De fecha
Descripcin de puestosIdentificacin y relaciones A) Identificacin
1. Nombre del puesto2. Numero de plazas3. Clave4. Ubicacin (fsica y administrativa)5. Tipo de contratacin6. mbito de operacin
B) Relaciones de autoridad 1. Jefe inmediato2. Subordinados directos3. Dependencia funcional
Propsito del puestoFunciones generalesFunciones especificasResponsabilidadComunicacin 1. Ascendente2. Horizontal3. Descendente4. ExternaEspecificaciones del puesto1. Conocimientos2. Experiencia3. iniciativa4. Personalidad
Elaboro Reviso Autorizo