Elaboracin y Aplicacin de
Tablas de Retencin DocumentalPreparado por: Divisin de Clasificacin y Descripcin. Divisin de Programas Especiales 2009
Funciones del AGN.Formular, orientar, coordinar y controlar lapoltica archivstica en el pas.
Promover la organizacin y el fortalecimiento de los archivos pblicos del pas, para garantizar la eficacia de la gestin del Estado y la conservacin del patrimonio documental
GESTIN DOCUMENTAL DefinicinConjunto actividades administrativas y tcnicas tendientes a la
planificacin, manejo y organizacinde la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.3
ARCHIVO DefinicinConjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulado en un proceso natural por una persona o entidad, en el transcurso de su gestin, conservados para servir como testimonio e informacin a la persona o institucin que los produce.
4
ARCHIVOCaractersticas Son producidos en razn de una funcin. Prueba de su gestin desde el principio hasta el final. Cumple una funcin dentro de un procedimiento. Puede servir de base para la toma de decisiones, como testimonio, como informacin de quien la produjo. Pertenece a un conjunto llamado SERIE, establecido en la Tabla de Retencin Documental.
5
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
ELABORACION O RECEPCION
UTILIZACION Y CONSERVACION
ELIMINACION
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su produccin o recepcin en la oficina y su conservacin temporal, hasta su eliminacin o integracin a un archivo permanente.7
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Archivo de Gestin
ARCHIVO DE GESTIN 100%
Nacimiento y elaboracin de los documentos
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Archivo de Gestin El de las oficinas productoras de documento Rene los documentos en tramiten o en busca de soluciones. Consulta y utilizacin permanente.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Archivo Central
ARCHIVO CENTRAL 75%
Utilizacin y mantenimiento
ARCHIVO DE GESTIN
Nacimiento y elaboracin de los documentos
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Archivo Central Donde se ubican lo documentos transferidos por los distintos archivos de gestin. Documentos que han finalizado su trmite pero son vigentes Consulta espordica por las propias oficinas y los particulares en general
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Archivo HistricoARCH. HISTR.
ConservacinUtilizacin y mantenimiento Nacimiento y elaboracin de los documentos
ARCHIVO CENTRAL
ARCHIVO DE GESTIN
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Archivo Histrico Documentos transferidos del archivo central o del archivo de gestin. Son definidos por el Comit de Archivos como de conservacin permanente. Valor para la investigacin, la ciencia y la cultura.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Archivo de Gestin
Archivo Central
Archivo Histrico
Valores Primarios
Valores Secundarios
Administrativo Legal Fiscal Contable Tcnico
Cultural Histrico Cientfico
Elaboracin de la TRD y organizacin de los archivosPara la Administracin: Gestin y Control Para los ciudadanosPara la ciencia la investigacin y la cultura.
MARCO JURDICO CONSTITUCIN POLTICA
Pilares de la normatividad aplicada alos documentos y fundamento de la poltica archivstica en el pas. Artculos: 8, 15, 20, 23, 70, 71, 72, 74, 95, 112.
NORMAS GENERALES
Ley 190 de 1995 EstatutoAnticorrupcin
Ley 734 de 2002 Cdigo Disciplinarionico
NORMAS GENERALES Ley 80 de 1989 Decreto 1382 de 1995
Ley 594 de 2000: Ley General de Archivos (Art: 24 Obligatoriedad de las T. R.D. y Art. 21 y 23 P. G. D. Y Ciclo vital).CIRCULAR 001 DE 2001, DEL AGNCalendario para la presentacin de las Tablas de Retencin Documental
OrganizacinConsejo Directivo y Comits Tcnicos Archivo General de la Nacin
Consejo Departamental de Archivos Archivo General del DepartamentoConsejo Distrital de Archivos Archivo General del distrito Consejo Municipal de Archivos
Archivo General del Municipio
ORGANIZACIN ADMINISTRATIVA MUNICIPAL
SECTOR CENTRAL:Concejo municipal
Alcalda y SecretarasContralora municipal
Personera municipal
ORGANIZACIN ADMINISTRATIVA MUNICIPALSECTOR DESCENTRALIZADO: POR SERVICIOS
Establecimientos PblicosEmpresas industria y comercio Sociedades de economa mixta Entidades descentralizadas indirectas Unidades administrativas especiales
TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL Conceptos Generales:
Qu es una Tabla de Retencin Documental?
Listado de
SERIES
con sus
correspondientesTIPOS DOCUMENTALES
, a las cuales se asigna el
tiempo de permanencia en cada etapa delCICLO VITAL
de los documentos.
Formato de Tabla de Retencin DocumentalEntidad Productora:...........Hoja.....de..... Oficina productora:.............................
RETENCIN Disposicin Final CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIMIENTOS
CONVENCIONES: CT-Conservacin Total M- Microfilmacin
E- Eliminacin S- Seleccin
Firma Responsable:............................ Jefe de Archivo Fecha:...............................................
Formato de Tabla de Retencin
Entidad Productora: Municipio
Oficina productora: CONCEJO MUNICIPAL
RETENCIN Disposicin Final CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIMIENTOS100.01 ACUERDOS 2 2 20 X 20 X
100.02
ACTAS
100.02.01 ACTAS DE COMISIONES
Importancia de las TRD
Documentos Semiactivos e Inactivos
Documentos Activos
Importancia de las TRD Para la administracin:
Facilitan el manejo de la informacin. Contribuyen a la racionalizacin de la produccin documental. Permiten a la administracin proporcionar unservicio eficaz y eficiente. Facilitan el control y acceso a los documentos a travs de los tiempos de retencin en ella estipulados.
Importancia de las TRD Para la administracin: Garantizan la seleccin y conservacin de los documentos que tienen carcter permanente. Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo. Sirven de apoyo para racionalizar los procesos administrativos.
Importancia de las TRD Importancia desde el punto de vista archivstico: Permiten el manejo integral de los documentos. Facilitan la organizacin de los documentos a partir del concepto de archivo total. Ayudan a controlar la produccin y trmite documental.
Importancia de las TRD Importancia desde el punto de vista archivstico: Identifican y reflejan las funciones institucionales. Integran los procesos archivsticos para el manejo racional de los documentos. Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestin administrativa y que por su carcter pueden eliminarse en el archivo de
gestin
ESTRUCTURA DE FONDOS DESPACHO ALCALDA PERSONERIA MUNICIPAL
CONCEJO MUNICIPAL
SECRETARA GENERAL Y DE GOBIERNO
SECRETARA HACIENDA
UMATA
SECRETARIA BIENESTAR SOCIAL
OFICINA DE PLANEACIN Y OBRAS PBLICAS
INSPECCIN DE POLICACOMISARA DE FAMILA
TESORERA UNIDAD DE EDUCACIN
CASA DE LA CULTURAUNIDAD DE SALUD
Estructura
PASOS METODOLGICOS PARA LA PRESENTACIN DE LAS TRD
ETAPAS1. Investigacin preliminar sobre la institucin y fuentes documentales. 2. Anlisis e interpretacin de la informacin recolectada 3. Presentacin, aprobacin y adopcin de la tabla de retencin documental
4. Aplicacin
1. Investigacin preliminar sobre la institucin y fuentes documentales.a. Compilacin de la informacin institucional Disposiciones legales, actos administrativos, otras normas (cambios estructurales en entidad). Estructura Interna vigente, manuales de funciones y procedimientos. Organigrama actual, resoluciones, actos administrativos de creacin grupos y asignacin funciones.
b. Entrevista con lo productores de documentos Identificacin y definicin de unidades documentales. Anlisis produccin y trmite documental (Manuales de procedimientosdependencias). Identificacin valores primarios de la documentacin.
Unidad documentalOficina Trmite Ubicacin Frecuencia de Produccin Consulta
Funciones
Volumen de Produccin
Transferencias
ORGANIGRAMA MODELO DESPACHO ALCALDA PERSONERIA MUNICIPAL
CONCEJO MUNICIPAL
SECRETARA GENERAL Y DE GOBIERNO
SECRETARA HACIENDA
UMATA
SECRETARIA BIENESTAR SOCIAL
OFICINA DE PLANEACIN Y OBRAS PBLICAS
INSPECCIN DE POLICACOMISARA DE FAMILA
TESORERA UNIDAD DE EDUCACIN
CASA DE LA CULTURAUNIDAD DE SALUD
Aplicacin Encuesta Estudio Unidad Doc.
Oficina
Unidad documentalTrmite Frecuencia de Produccin
Ubicacin
Funciones Volumen de Produccin
Consulta Transferencias
Encuesta Estudio Unidad Doc/tal.Oficina 1. Nombre de la oficina Ubicacin en la estructura orgnica Fecha de ltima asignacin de funciones Acto administrativo Funciones Unidades documentales que tramita Realizan seleccin y descarte documental Sistema de organizacin de los archivos de gestin Qu volumen documental se produce anualmente, en promedio?
Encuesta Estudio Unidad Doc/tal.1. Oficina productora 2. Nombre de la unidad documental 3. Funcin de la oficina que la genera o tramita 4. Caracteres externos 4.1. Soporte 4.2. Formato 4.3. Ordenacin 4.4. Estado de conservacin 5. Normas que regulan la produccin, el trmite y la conservacin 6. Trmite 7. La informacin contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra? 8. Qu documentos conforman esta unidad documental? 9. Oficinas que tienen alguna relacin con el trmite.
Encuesta Estudio Unidad Doc/tal.10. Con qu periodicidad se produce? 11. Por cunto tiempo la conservan en el archivo de gestin y quin lo establece? 12. Quienes consultan en el archivo de gestin? 13. Esta clase de unidad documental ha sido objeto de transferencias del archivo de gestin a otros archivos? 14. En el archivo central La oficina sigue consultando esta unidad documental? 15. Qu problemas generales ha observado en la produccin, trmite y conservacin de esta unidad documental? 16. Observaciones Funcionarios entrevistados
2. Anlisis e interpretacin de la informacin recolectada
Analizar la produccin y tramite documental de acuerdo a las funciones y/o manuales de procedimientos Conformacin de series y subseries con sus respectivos tipos documentales (Encuesta Estudio Unidad Documental y Resultado del anlisis de manuales de procedimientos) Establecer tiempos de retencin de las series y subseries documentales en cada fase de archivo Valoracin y documentacin Documental ) Disposicin Final (Encuesta estudio de la Unidad
Qu es una serie documental? Es el conjunto de Unidades Documentales de estructura y contenido homogneos, producidos por una en cumplimiento de sus Unidad Administrativa funciones
Unidad documental de anlisis en los procesos de identificacin y caracterizacin documental. La unidad documental puede ser simple cuando este constituida por un solo documento o compleja cuando lo constituyen varios, formando un expediente.
UNIDAD ADMINISTRATIVA
Unidad tcnico-operativa de una institucin Unidad documental simple. Unidad mnima que rene todas las caractersticas necesarias para ser considerada documento.
TIPO DOCUMENTAL
SUBSERIES: ESPECIALES ORDINARIAS
Qu nombre darle a las series documentales?
El nombre dado a las series documentales debe guardar directa relacin con una o varias funciones de la dependencia, lo mismo que con los tipos documentales que se generan en relacin con un asunto. Ejemplo: Contratos Estatales, Historias Laborales, Ordenes de pago, Proyectos de Inversin, Resoluciones, Decretos, Licencias de Funcionamiento, Conceptos Tcnicos, Constancias y Certificaciones, Actas, Actas de Junta Directiva, Actas de Comit de Archivo, Etc.
Lo que no se debe hacer....
!
Por ningn motivo pueden denominarse series como por ejemplo: Oficios enviados, Oficios Recibidos, Gobernacin, Presidencia, Contralora, Ministerio, Documentos personales, Memorandos, Notas internas, Recibos de caja, Salida de elementos, Pedidos, Cotizaciones, Bancos, Solicitudes de la comunidad, Etc.
Identificacin, conformacin y denominacin de seriesOFICINA PRODUCTORA NORMAS CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO Ley 734 de 2002
FUNCIN
Adelantar los Procesos Internos Disciplinarios a que haya lugar de acuerdo con la Ley 734 de 2002.
Identificacin, conformacin y denominacin de seriesTRMITE Manuales de procedimientosPor oficio o a solicitud de parte se instaura denuncia Jefe de CID cita al presunto Investigado a rendir versin libre Funcionario rinde versin libre sobre los hechos que se le imputan Jefe de CID recauda pruebas testimoniales o fsicas Si hay mrito, se expide auto de apertura Se reaudan nuevas pruebas Se dicta fallo absolutorio o sancionatorio
PROCESO DISCIPLINARIOUNIDAD DOCUMENTALDenuncia Citacin Versin libre Testimonios Pruebas documentales Auto de apertura o preclusin Testimonios y pruebas documentales Fallo
CONFORMACION DE LA SERIE DOCUMENTAL SERIE DOCUMENTAL CONFORMACION DE
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO 101.01PROCESO DISCIPLINARIO 101.01PROCESO DISCIPLINARIO DE:DE: Eustacio Rodrgues Eustacio Rodrguez 2004-04-28 - _______________ 2004-04-28 - _______________
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO 101.01 PROCESO DISCIPLINARIO DE: 101.01 PROCESO DISCIPLINARIO DE: Nepomuceno Reyes carrero Nepomuceno Reyes carrero 2004-04-28 - _______________ 2004-04-28 - _______________ folios_____________ folios_____________
PROCESOS DISCIPLINARIOS PROCESOS DISCIPLINARIOS
CODIFICACION DE SERIES
FONDO
SECCIN
Serie
100 ENTIDAD: XY
101Oficina de Control Interno Disciplinario
101 - 01PROCESOS DISCIPLINARIOS
Formato de Tabla de RetencinEntidad Productora: INVIMA Oficina productora: Oficina de Control Interno Disciplinario
RETENCIN Disposicin Final CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIENTOS101.01PROCESOS DISCIPLINARIOS -Denuncia -Citacin -Declaracin libre -Pruebas documentales -Auto de apertura -Pruebas documentales y testimonios -Fallo CONVENCIONES E- Eliminacin Firma Responsable:...................................... S- Seleccin Jefe de Archivo Fecha:..........................................................
CT-Conservacin Total M- Microfilmacin
TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL Oficina productora: COORDINACIN DE PRESUPUESTO
RETENCIN Disposicin Final CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIMIENTOS201.01INFORMES
2
20
X
201.01.01 INFORMES A ENTIDADES DEL 2ESTADO
20
X
201.01.02 INFORMES DE EJECUCINPRESUPUESTAL
2
20 5 20
X X X
201.02 201.03
REGISTROS PRESUPUESTALES 2 PROGRAMA ANUAL DE CAJA
2
CT-Conservacin Total M- Microfilmacin
CONVENCIONES E- Eliminacin Firma Responsable:...................................... S- Seleccin Jefe de Archivo Fecha:..........................................................
SERIE DOCUMENTAL Conjunto de tipos documentales. Emanados de un mismo rgano o sujeto productor, como consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas.
CONTRATOS
TIPO DOCUMENTAL Hoja de ruta Contrato Pliza Comunicaciones Acta de inicio
Se refiere a las diferentes clases documentales Revela el contenido como la estructura fsica del documento.
Identificacin de Tipos documentales
Consiste en identificar y determinar los tipos documentales que conforman las respectivas series
Oficina de PersonalFormato nico de hoja de vida Hoja de vida con anexos Decreto o Resolucin de nombramiento Acta de posesin Antecedentes Disciplinarios Fotocopia de pasado judicial Certificado de antecedentes fiscales Declaracin de bienes y rentas Actuaciones administrativas (vacaciones, licencias, ascensos, investigaciones, evaluacin) Acto administrativo de aceptacin de renuncia
Cuadro de Clasificacin Fondo Alcalda Municipal
SECCIONDespacho del Alcalde
SUB-SECCION
SERIESDecretos Ordenanzas Resoluciones Correspondencia Actas Asociacin de Alcaldes Actas de Consejo de Gobierno Informes Defensora del Pueblo
Secretara General y de Gobierno Inspecciones de Policia
Demandas Citaciones Denuncia Perdida de Documentos
Comisara de Familia Secretara de Hacienda Tesoreria UMATA Secretara de Bienestar Social Unidad de Educacin Casa de la Cultura Unidad de Salud Secretara de Planeacin y Obras Pblicas
Aspectos a tener en cuenta para la valoracin documentalII. Unidad documental5. Normas que regulan la produccin, el trmite y la conservacin 6. Trmite 7. La informacin contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra. 8. Qu documentos conforman esta unidad documental? 9. Oficinas que tienen alguna relacin con el trmite 10. Con qu periodicidad se produce? 11. Por cunto tiempo la conservan en el archivo de gestin y quin lo establece? 12. La consultan en el archivo de gestin?
13. Esta clase de unidad documental ha sido objeto de transferencias del archivo de gestin a otros archivos?14. En el archivo central La oficina sigue consultando esta unidad documental?
EJEMPLO IDENTIFICACIN DE SERIES DESPACHO ALCALDA PERSONERIA MUNICIPAL
CONCEJO MUNICIPAL
SECRETARA GENERAL Y DE GOBIERNO
SECRETARA HACIENDA
UMATA
SECRETARIA BIENESTAR SOCIAL
OFICINA DE PLANEACIN Y OBRAS PBLICAS
INSPECCIN DE POLICACOMISARA DE FAMILA
TESORERA UNIDAD DE EDUCACIN
CASA DE LA CULTURAUNIDAD DE SALUD
EJEMPLO IDENTIFICACIN DE SERIES DESPACHO ALCALDA PERSONERIA MUNICIPAL
CONCEJO MUNICIPAL
SECRETARA GENERAL Y DE GOBIERNO
SECRETARA HACIENDA
UMATA OFICINASECRETARIA DE PLANEACIN BIENESTAR SOCIAL Y OBRAS PBLICAS
INSPECCIN DE POLICACOMISARA DE FAMILA
TESORERA UNIDAD DE EDUCACIN
CASA DE LA CULTURAUNIDAD DE SALUD
Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
OFICINA PRODUCTORA
Secretara de Planeacin y OP
NORMAS
Normas nacionales, departamentales y municipales sobre ordenamiento territorial y del medio ambiente.Expedir las licencias de construcin, de uso del espacio pblico y certificaciones de demarcacin, nomenclatura y alinderamiento de predios de su jurisdiccin.
FUNCIN
Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
4. Elaboracin de la TRD
1. Diligenciamiento del formato TRD 2. Presentacin TRD a Comit de Archivo 3. Aprobacin de TRD por instancia SNA
Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACINTRMITEManuales de procedimientosEl preticionario diligencia solicitud de Licencia anexando documentos requeridos para el tramite y radica en SOP. SOP designa funcionario para visita y emisin de concepto tcnico, si hay lugar se notifica a los vecinos sobre la ejecucin de la obra. Es posible que SOP reciba quejas o impedimento. Se inicie el tramite nuevamente.
UNIDAD DOCUMENTAL
Presentacin de solicitud Recibos de pago Fotocopia de Escritura del Predio Copia del Proyecto Planos de demarcacin y obra Permisos, Constancias, Certificaciones, Conceptos, Quejas. Licencia (Resolucin)
Republica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACINCRITERIOS DE VALORACIN DOCUMENTAL NORMAS NACIONALES, DEPARTAMENTALES Y MUNICIPALES SOBRE PLAN DE ORDENAMIENTO TERRITORIAL, NORMAS AMBIENTALES Y NORMAS DE DISTRIBUCION DEL ESPACIO PUBLICO
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
ARCHIVO DE GESTIN
ARCHIVO CENTRAL
ARCHIVO HISTRICO
Valores PrimariosADMINISTRATIVO Legal Fiscal Contable Tcnico
Valores secundarios
Cultural Histrico Cientfico
DILIGENCIAMIENTO DELFORMATO
TABLA DERETENCIN DOCUMENTAL
ORGANIGRAMA MODELOCONCEJO MUNICIPAL DESPACHO ALCALDA PERSONERIA MUNICIPAL
SECRETARA GENERAL Y DE GOBIERNO
SECRETARA HACIENDA
UMATA
SECRETARIA BIENESTAR SOCIAL
INSPECCIN DE POLICACOMISARA DE FAMILA
OFICINA DE PLANEACIN Y OBRAS PBLICAS
TESORERA UNIDAD DE EDUCACIN
CASA DE LA CULTURAUNIDAD DE SALUD
CODIFICACION
Repblica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
CODIFICACIN ESTRUCTURA MUNICIPAL
CONCEJO MUNICIPAL 1
DESPACHO ALCALDIA 2
PERSONERIA MUNICIPAL 3
CODIFICACIN ESTRUCTURA MUNICIPAL CONCEJO MUNICIPAL 1 SECRETARA GENERAL Y DE GOBIERNO 21 DESPACHO ALCALDA 2 PERSONERIA MUNICIPAL 3
SECRETARA HACIENDA 22
UMATA 23
SECRETARIA DE BIENESTAR SOCIAL 24
OFICINA DE PLANEACIN Y OBRAS PBLICAS 25
INSPECCIN DE POLICA 211 COMISARA DE FAMILIA 212
TESORERA 221
UNIDAD DE EDUCACIN 241 CASA DE LA CULTURA 242 UNIDAD DE SALUD 243
Repblica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACINCODIFICACION FONDO 2SECCIN 25SUBSECCIN
Alcalda Municipal
Secretara De Obras Pblicas
Repblica de Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACINCODIFICACIN DOCUMENTALCODIGO SERIE CODIGO SUBSERIE
25-1
LICENCIAS
25-11
Licencias de Construccin Licencias Uso Espacio Publico Licencias funcionamiento locales
25-12
25-13
Formato de Tabla de Retencin Entidad Productora: Municipio Oficina productora: Secretara de Planeacin y Obras Pblicas
RETENCIN Disposicin Final CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIMIENTOS25-125-11
LICENCIASLicencias de Construccin Solicitud Proyecto y Planos Escritura Constancia y certificaciones Conceptos tcnicos Recibos de Pago Licencia (resolucin) Licencia Uso Espacio Pblico Solicitud Proyecto y Planos
2
25
X
25-12
1
X
Identificacin, conformacin y denominacin de seriesOFICINA PRODUCTORANORMAS
CONTROL INTERNO DISCIPLINARIOLey 734 de 2002 Adelantar los Procesos Internos Disciplinarios a que haya lugar de acuerdo con la Ley 734 de 2002.
FUNCIN
Identificacin, conformacin y denominacin de seriesTRMITEPor oficio o a solicitud de parte se instaura denuncia Jefe de CID cita al presunto Investigado a rendir versin libre Funcionario rinde versin libre sobre los hechos que se le imputan Jefe de CID recauda pruebas testimoniales o fsicas Si hay mrito, se expide auto de apertura Se reaudan nuevas pruebas Se dicta fallo absolutorio o sancionatorio
Manuales de procedimientos
PROCESO DISCIPLINARIOUNIDAD DOCUMENTALDenuncia Citacin Versin libre Testimonios Pruebas documentales Auto de apertura o preclusin Testimonios y pruebas documentale Fallo
CONFORMACION DE LA SERIE DOCUMENTAL
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO 101.01PROCESO DISCIPLINARIO DE: Pedro Rodrguez 2004-04-28 - _______________
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO 101.01 PROCESO DISCIPLINARIO DE: Nepomuceno Reyes carrero 2004-04-28 - _______________ folios_____________
PROCESOS DISCIPLINARIOS
IDENTIFICACION DE LA ENTIDAD Y DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
CONCEJO MUNICIPAL 100Adoptar los correspondientes planes y programas de desarrollo econmico y social y de obras pblicas. Dictar las normas orgnicas del presupuesto y expedir anualmente el presupuesto de rentas y gastos.
Dictar las normas necesarias para el control, la preservacin y defensa del Patrimonio ecolgico y cultural del municipio. C.P. 313
Formato de Tabla de Retencin Entidad Productora: Municipio Oficina productora: CONCEJO MUNICIPAL
RETENCIN Disposicin Final CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIMIENTOS100.01 ACUERDOS 2 20 X
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
De las sesiones de los Concejos y sus comisiones permanentes, se levantarn actas que contendrn una relacin sucinta de los temas debatidos, de las personas que hayan intervenido, de los mensajes ledos, las proposiciones presentadas, las comisiones designadas y las decisiones adoptadas. Decreto 2626 de 1994 - Art. 51
Formato de Tabla de Retencin
Entidad Productora: Municipio
Oficina productora: CONCEJO MUNICIPAL
RETENCIN Disposicin Final CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIMIENTOS100.01 ACUERDOS 2 2 20 X 20 X
100.02
ACTAS
100.02.01 ACTAS DE COMISIONES
ESTUDIO Y AVAL DE LAS TRD POR EL COMIT DE ARCHIVO DE LA ENTIDAD
Reglamento General De Archivos, Art. 19: Cada entidad establecer un Comit de Archivo, legalizado mediante el acto administrativo correspondiente, como un grupo encargado de definir las polticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y tcnicos de los archivos.
REQUISITOS PRESENTACIN DE TRDINTRODUCCIN -Resea Histrica Institucional -Metolologa elaboracin - Explicacin formato tabla - Revisin y actualizacin TRD - Presentacin de TRD en el formato normalizado. Una para cada dependencia - Disposiciones creacin, cambios estructurales de la entidad -Legislacin y normas que inciden en las funciones de la entidad y en la creacin y conservacin de los documentos
TABLAS DE RETENCIN
ANEXOS
-Manuales de Funciones por Dependencia -Organigrama Vigente -Acta de Comit de Archivo, avalando las TRD -Manuales de Procesos y Procedimientos
MODELOS DE TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL
CODIFICACIN ESTRUCTURA MUNICIPALDESPACHO ALCALDA 200
SECRETARA GENERAL Y DE GOBIERNO 210
SECRETARA HACIENDA 220
UMATA 230
SECRETARIA BIENESTAR SOCIAL 240
INSPECCIN DE POLICA 211
TESORERA 221
OFICINA DE PLANEACIN Y OBRAS PBLICAS 250
UNIDAD DE EDUCACIN 241 CASA DE LA CULTURA 242 UNIDAD DE SALUD 243
COMISARA DE FAMILIA 212
Funciones Despacho Alcalda
Cumplir y hacer cumplir la Constitucin, la Ley,los Decretos del gobierno, las Ordenanzas y los Acuerdos del Concejo
Conservar el orden pblico en el municipio, deconformidad con la Ley y las instrucciones y rdenes que reciba del Presidente de la Repblica y del respectivo Gobernador.
Funciones Despacho Alcalda
Dirigir la accin administrativa del municipio;representarlo judicial y extrajudicialmente; y nombrar y remover a los funcionarios bajo su dependencia y a los gerentes o directores de los establecimientos pblicos y las empresas industriales o comerciales de carcter local, de acuerdo con las disposiciones pertinentes.
Funciones Despacho AlcaldaColaborar con el Concejo para el buendesempeo de sus funciones, presentarle informes generales sobre su administracin y convocarlo a sesiones extraordinarias, en las que solo se ocupar de los temas y materias para los cuales fue citado.
Ordenar los gastos municipales de acuerdo con el plan de inversin y de presupuesto. Sancionar y promulgar los acuerdos que hubiere aprobado el Concejo y objetar los que considere inconvenientes o contradictorios al ordenamiento jurdico.
Formato de Tabla de RetencinEntidad Productora: Municipio Oficina productora: Despacho Alcalda
RETENCIN Disposicin Final CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDMIIENTOS200.01 DECRETOS 200.02 RESOLUCIONES 200.03 CIRCULARES 200.03.01 Circulares Externas 200.03.02 Circulares InternasCONVENCIONES CT-Conservacin Total M- Microfilmacin
3 3 1 1
20 20 5
X X
E- Eliminacin S- Seleccin
Firma Responsable:...................................... Jefe de Archivo Fecha:..........................................................
Formato de Tabla de RetencinEntidad Productora: Municipio Oficina productora: Despacho Alcalda
RETENCIN Disposicin Final CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIMIENTOS200.04 INFORMES 200.03.01 Informes al Concejo * Oficio remisorio * Informe
3
20 X
* AnexosCONVENCIONES CT-Conservacin Total M- Microfilmacin
E- Eliminacin S- Seleccin
Firma Responsable:...................................... Jefe de Archivo Fecha:..........................................................
CODIFICACIN ESTRUCTURA MUNICIPAL DESPACHO ALCALDA 200
SECRETARA GENERAL Y DE GOBIERNO 210
SECRETARA HACIENDA 220
UMATA 230
SECRETARA BIENESTAR SOCIAL 240
INSPECCIN DE POLICA 211
TESORERA 221
OFICINA DE PLANEACIN Y OBRAS PBLICAS 250
UNIDAD DE EDUCACIN 241 CASA DE LA CULTURA 242 UNIDAD DE SALUD 243
COMISARA DE FAMILIA 212
Funciones de la Secretara General y de Gobierno
Elaborar y llevar en orden las Actas de Consejode Gobierno.
dependencias en el trmite y procedimientos de asuntos jurdicos relacionados con la administracin.
Asesorar jurdicamente al Alcalde y dems
Mantener el orden pblico interno, con el apoyode las autoridades de polica y los dems estamentos con competencia y facultades.
Funciones de la Secretara General y de GobiernoDirigir, controlar y apoyar la gestin quedesarrollan las Inspecciones de Polica
Reglamentar el funcionamiento deestablecimientos pblicos en el municipio.
Adelantar el proceso de contratacinadministrativa en coordinacin con el Despacho del Alcalde y las diversas dependencias de la administracin central.
Funciones de la Secretara General y de GobiernoDirigir, coordinar y asesorar el manejo de lainformacin y archivo general de laadministracin.
Disear los procedimientos para recibir,organizar y distribuir la correspondencia
Fijar las polticas y mecanismos para elaseguramiento de los bienes muebles e inmuebles del municipio.
Formato de Tabla de RetencinEntidad Productora: Municipio Oficina productora: Secretara General y de Gobierno
RETENCIN Disposicin Final CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIMIENTOS210.01 ACTAS210.01.01 Actas de CONCEJO de
2 2
20 10
X X
Gobierno
210.02 PROGRAMAS210.02.01
Programas para el mantenimiento del orden publicoE- Eliminacin S- Seleccin
CONVENCIONES CT-Conservacin Total M- Microfilmacin
Firma Responsable:...................................... Jefe de Archivo Fecha:..........................................................
FUNCIONES DE LA INSPECCIN DE POLICIA
Conocer en primera instancia de lascontravenciones especiales a que se refiere el D.L. 522 de 1971 y las contravenciones especiales definidas en el art. 1 de la L.23 de 1991.
Conocer en nica instancia de lascontravenciones comunes ordinarias de que trata el D.L. 1355 de 1970, a excepcin de las que compete a la Polica Nacional.
FUNCIONES DE LA INSPECCIN DE POLICIA
Efectuar visitas e investigaciones en lorelacionado con fraude en pesas, medidas y procedencia de artculos de primera necesidad y casos de especulacin y acaparamiento.
Conocer de las contravenciones contempladasen el D. 1136 de 1970 sobre proteccin social relacionada con la mendicidad, la vagancia, los enfermos mentales, y personas toxicmanas y alcoholizadas.
Formato Tabla de Retencin DocumentalEntidad productora: Municipio Oficina productora: Inspeccin de Polica
RETENCIN Disposicin Final CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIMIENTOS211.02 CONTRAVENCIONES211.02.01 Contravenciones
Ordinarias
2
20
* Denuncia * Citacin
* Declaraciones * Resoluciones * Traslados
Funciones de Secretara de Hacienda
Preparar el proyecto anual de presupuesto de rentas, ingresos y gastos del municipio. Llevar y controlar la ejecucin presupuestal y presentar los informes correspondientes. Formular y proponer programas de recuperacin de cartera, incentivos y beneficios impositivos.
Formato de Tabla de RetencinEntidad Productora: Municipio Oficina productora: Secretara de Hacienda
RETENCIN Disposicin Final CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIMIENTOS220.01220.01.01
BALANCES Balance Anual INFORMESInformes de Ejecucin Presupuestal
1 4
20 20
220.02220.02.01
CONVENCIONES CT-Conservacin Total M- Microfilmacin
E- Eliminacin S- Seleccin
Firma Responsable:...................................... Jefe de Archivo Fecha:..........................................................
Formato de Tabla de Retencin Entidad Productora: Municipio Oficina productora: Secretara de HaciendaRETENCIN Disposicin Final CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIMIENTOS220.02PROYECTO ANUAL DE PRESUPUESTO
CONVENCIONES CT-Conservacin Total M- Microfilmacin
E- Eliminacin S- Seleccin
Firma Responsable:...................................... Jefe de Archivo Fecha:..........................................................
Funciones de la Tesorera Municipal
Administrar y controlar los recaudos a favor deltesoro municipal y salvaguardar su contabilizacin.
Efectuar los pagos de las obligaciones financierasy ordenes de pago presentadas a cobro al municipio.
Presentar los informes sobre disponibilidad defondos y exigibilidades a cargo de la tesorera.
Formato de Tabla de Retencin Entidad Productora: Municipio Oficina productora: Tesorera MunicipalRETENCIN Disposicin Final CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIMIENTOS220.01 INFORMES 220.01.01 Informes a orga_ nismos de control 220.02 LIBROS DE TESORERIACONVENCIONES CT-Conservacin Total M- Microfilmacin
2 2
20 20 X
E- Eliminacin S- Seleccin
Firma Responsable:...................................... Jefe de Archivo Fecha:..........................................................
Formato de Tabla de RetencinEntidad Productora: Municipio Oficina productora: Tesorera Municipal
RETENCIN Disposicin Final CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIMIENTOS221.03 ORDENES DEPAGO * Solicitud del bien * Cotizacin * CDP
2
20
* comprobante de egresoCONVENCIONES CT-Conservacin Total M- Microfilmacin E- Eliminacin S- Seleccin Firma Responsable:...................................... Jefe de Archivo Fecha:..........................................................
Funciones de la UMATA
Coordinar y ejecutar programas de capacitacinde desarrollo agropecuario.
Realizar campaas de prevencin, control ytratamiento de enfermedades del sector pecuario y agrcola
Tabla de Retencin DocumentalEntidad productora: Municipio Oficina productora: UMATA
RETENCIN Disposicin Final CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIMIENTOS230.01 PROGRAMAS230.01.01 PAM 230.01.02 Programas de capacita_
cin agrcola
* Programa * Memorias del curso * Inscritos * Certificados
Funciones de Secretara de Bienestar Social
Disear, coordinar y ejecutar planes, programasy proyectos tendientes a mejorar las condiciones y calidad de vida de la poblacin en las reas de educacin, salud, vivienda, recreacin y cultura.
Disear, promover y coordinar planes, proyectosy programas de capacitacin y asesora a la comunidad
Formato de Tabla de RetencinEntidad Productora: Municipio Oficina productora: Secretara de Bienestar Social
.
RETENCIN Disposicin Final CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIMIENTOS240.01 PROGRAMAS 240.01.01 Programas de bienestar social
CONVENCIONES CT-Conservacin Total M- Microfilmacin
E- Eliminacin S- Seleccin
Firma Responsable:...................................... Jefe de Archivo Fecha:..........................................................
Funciones de la Unidad de Educacin
Llevar y mantener actualizado el registro de losplanteles educativos del municipio
Elaborar y presentar informes de resultados de gestiny los programas desarrollados
Formato de Tabla de RetencinEntidad Productora: Municipio Oficina productora: Unidad de Educacin
RETENCIN Disposicin Final CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIMIENTOS241.01 REGISTRO PLAN_TELES EDUCATIVOS
2
10
241.02 INFORMES241.02.01 Informes de Gestin
241.02.02 Informes EstadsticosCONVENCIONES CT-Conservacin Total M- Microfilmacin
E- Eliminacin S- Seleccin
Firma Responsable:...................................... Jefe de Archivo Fecha:..........................................................
FUNCIONES DEL INSTITUTO PARA LA RECREACIN Y EL DEPORTE
Desarrollar programas y actividades que permitan fomentar la prctica del deporte, la recreacin y el aprovechamiento del tiempo libre y la educacin fsica de la poblacin del municipio... ( Estatutos del Instituto)
Formato Tabla de Retencin DocumentalEntidad Municipio: Oficina productora: Instituto para la Recreacin y el Deporte
RETENCIN Disposicin Final CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIMIENTOS100.01 PROGRAMAS100.01.01
Programacin de Recreacin y Deporte
* Programacin * Invitaciones
* Lista de Inscritos * Informe
Formato Tabla de Retencin DocumentalEntidad Municipio: Universidad de............. Oficina productora: Programa de Ciencias de Informacin
RETENCIN Disposicin Final CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIMIENTOS100.01 PROGRAMAS100.01.01
Programacin de Recreacin y Deporte
* Programacin * Invitaciones
* Lista de Inscritos * Informe
3. Presentacin, aprobacin y adopcin de la tabla de retencin documental Elaboracin de propuesta de TRD (series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia) Introduccin, Metodologa y anexos que sustenten el proceso de elaboracin y aseguren comprensin y aplicacin. Presentacin y aval de al propuesta de TRD (Acta del Comit de Archivo de la Entidad) Remisin de las TRD al Secretario Comit Evaluador de Documentos correspondiente para estudio y trmite. Acompaadas con anexos.
Elaboracin y aprobacin Reglamento General de Archivos, Art. 19: Cada entidad establecer un Comit de Archivo, legalizado mediante acto administrativo correspondiente, como un grupo encargado de definir las polticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y tcnicos de los archivos.
REQUISITOS PARA LA PRESENTACION DE TRD INTRODUCCIN TABLAS DE RETENCIN Metodologa de elaboracin Explicacin formato tabla Revisin y actualizacin TRD Codificacin y glosario de trminos asociados Presentacin de TRD en el formato normalizado Disposiciones legales. Creacin, cambios estructurales de la entidad Legislacin y normas que inciden en las funciones, en la creacin y conservacin de documentos
ANEXOS
Organigrama Vigente
Acta de Comit de Archivo de la entidad, avalando las TRD
4. AplicacinDifusin : Una vez aprobadas las TRD por la instancia competente... ... el representante legal de la entidad expedir: Acto Administrativo que ordene su aplicacin Capacitacin Instructivo para su aplicacin Normas para la organizacin Archivos en sus diferentes fases Transferencias documentales
de
los
DIFUSIN ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIN INSTRUCTIVO PARA SU APLICACIN NORMAS PARA LA ORGANIZACIN DELOS ARCHIVOS DE GESTIN TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES120
Capacitacin bsica CURSOS TALLERES SEMINARIOS CONVERSATORIOS MATERIAL DE DIFUSIN
121
PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL
Produccin y/o Recepcin
Organizacin
Recuperacin
Disposicin Final
Consulta
122
Administracin de las comunicaciones oficiales Acuerdo 60 de 2001
123
ORGANIZACIN Y SEGUIMIENTO DE LOS ARCHIVOS EN SUS DIFERENTES FASES124
SERIES EXPEDIENTES TIPOS DOCUMENTALES125
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINALNoviembre 18 Octubre 25 Junio 02 Febrero 15 Enero 22Bogot, enero22 de 2009
5 4
3 2
1
Doctor CARLOS CARRILLO Presidente FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
OFICINA DE ASUNTOS JURDICOS 211.01 CONTRATOS 211.01.01 Contratos de Prestacin de Servicios Rafael GonzlezFechas: ________ a ___________ Inicial Final Folios: __________ 126
Atentamente Con el fin
Contrato 003 de 2002
Contrato 002 de 2002
Contrato 001 de 2002
01
Contrato 002 de 2003
Contrato 001- 2003
02
127
Transferencias Documentales al Archivo Central
T.R.D.
128
129
ARCHIVO CENTRAL
130
ARCHIVO HISTORICO
131
DISPOSICION FINALCONSERVACION TOTALELIMINACION DE DOCUMENTOS
MICROFILMACIN Y/O DIGITALIZACIN
SELECCIN DOCUMENTAL
132
PLAN DE SEGUIMIENTO Este plan deber contener unos objetivos que identifiquen una metodologa archivstica para la implantacin y mejoramiento del Programa de Gestin Documental
133
SERVICIOS DE ARCHIVO
134
TIPOS DE USUARIOS
FUNCIONARIOS CIUDADANOS
INVESTIGADORES
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ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN Dir.: Carrera 6 No. 6-91 Bogot Pgina Web www.archivogeneral.gov.co E mail: [email protected] Telfono: 3282888 Fax: 3372019136
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