ESTRUCTURA y DISEÑO de la ORGANIZACIÓN
DESARROLLO del TALENTO HUMANO como MEJORA CONTINUA
TEORÍA DE LA ORGANIZACIÓN DE SISTEMAS
UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CALLAO
Facultad de Ciencias Administrativas
Página 1
INDICE
CAPÍTULO I: ESTRUCTURA Y DISEÑO DE LA ORGANIZACIÓN
1
1.1. Concepto de organización
2
1.2. Estructura organizacional
3
1.3. Diseño organizacional
9
CAPÍTULO II:
DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO COMO MEJORA
CONTINUA 11
2.1. Concepto
11
2.2. Acciones
15
ANEXOS
Anexo 1:
CASO DE ESTRUCTURA ORGANIZATIVA EN
UNA UNIVERSIDAD
27
UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CALLAO
Facultad de Ciencias Administrativas
Página 2
CAPÍTULO I
ESTRUCTURA Y DISEÑO ORGANIZACIONAL
Las empresas al momento de planear nuevas estrategias para lograr
la competitividad exigen que estas revisen si la estructura organizacional
que funciona actualmente es adecuada para llevar a cabo los nuevos
retos y crear valor para la empresa.
Es por ello que el diseño organizacional requiere buscar la estructura y los
indicadores de gestión más adecuados que permitan que la empresa siga
la estrategia formulada de la forma más efectiva permitiendo generar y
sostener una ventaja. Por lo tanto el diseño organizacional es
fundamental para implementar la estrategia.
Entonces en el primer capítulo hablaremos sobre un concepto breve de
organización, su estructura y diseño.
UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CALLAO
Facultad de Ciencias Administrativas
Página 3
1. ORGANIZACIÓN
1.1. Concepto:
Es una estructura intencional y formalizada de roles y puestos
(cargos).
Organización implica:
a) Identificación de las actividades requeridas.
b) Agrupamiento de actividades afines para lograr objetivos.
c) Asignación de cada agrupamiento a un administrador con la autoridad
necesaria para superarlo.
Para esto será necesario que la organización:
1. Definir los objetivos.
2. Diseñar las estrategias.
3. Adaptar la organización para esas estrategias.
Figura 1: Organización
Organización Estrategias Objetivos
UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CALLAO
Facultad de Ciencias Administrativas
Página 4
1.2. Estructura de la organización
Es la capacidad que tiene una organización de dividir el trabajo, asignar
funciones y responsabilidades a personas y grupos de la empresa; así, como
también se le define como al proceso mediante el cual la organización trata de
coordinar su labor y sus grupos en cuanto a las relaciones entre los gerentes-
trabajadores, entre gerentes-gerentes y entre trabajadores-trabajadores para el
logro de metas.
1.2.1. Finalidad
Dar orden a la empresa mediante un sistema que han de desarrollar los
miembros de una organización para trabajar juntos de forma óptima, a fin de
que sean alcanzados los objetivos corporativos.
Brindar en el largo plazo una ventaja competitiva en la empresa, al maximizar
el talento humano existente frente a las necesidades del mercado.
1.2.2. Características
Los objetivos deben ser verificables, precisos y realizables. Para que
sean precisos deben ser cuantitativos y para ser verificables deben ser
cualitativos.
Tiene que haber una clara definición de los deberes, derechos y
actividad de cada persona.
Se tiene que fijar el área de autoridad de cada persona, lo que cada uno
debe hacer para alcanzar las metas.
Saber cómo y dónde obtener la información necesaria para cada
actividad. Cada persona debe saber dónde conseguir la información y le
debe ser facilitada.
UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CALLAO
Facultad de Ciencias Administrativas
Página 5
1.2.3. Componentes:
Según Henry Mintzberg1 (1988) destaca 5 componentes comunes en
toda estructura organizacional:
a) Núcleo de operación: comprende los miembros de la organización
que desarrollan tareas de carácter básico, relacionado con la
producción de bienes y servicios. Ello implica las operaciones de
obtención de bienes, elaboración de productos y su distribución.
b) Ápice estratégico: es el órgano encargado de supervisar el
funcionamiento de la organización y de que se cumplan sus
objetivos.
c) Línea media: abarca a los administradores intermedios entre el
ejecutivo y superior y los operarios, su misión principal consiste en
enlazar el ápice estratégico con el núcleo de operaciones, de forme
que la comunicación vertical (tanto de arriba hacia abajo y viceversa),
como horizontal, fluya de manera efectiva entre los miembros de la
organización y sus objetivos de referencia.
d) Personal de apoyo: cuya función es proporciona asistencia a la
organización al margen del flujo de trabajo de las operaciones
corrientes.
e) Estructura técnica: también denominada Tecnoestructura. Está
conformada por los analistas que diseñan y planifican sistemas al
planteamiento formal y al control del trabajo.
1 Henry Mintzberg “El proceso Estratégico”
UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CALLAO
Facultad de Ciencias Administrativas
Página 6
Esta estructura puede verse más completa en el siguiente gráfico:
ÁPICE ESTRATÉGICO
Presidente
TECNOESTRUCTURA
Staff del Presidente
STAFF DE APOYO
Planificación estratégica
Comité Ejecutivo
Asesoramiento
Controlador
Relaciones públicas
Preparación de personal
LÍNEA MEDIA
Relaciones laborales
Programación de la producción Dr. Operaciones
Investigación y desarrollo
Estudio del trabajo
Dr. Marketing
Establecimiento de precios
Staff técnico y administrativo Jefes de Fábrica
Oficina de pagos
Jefes de ventas
Recepción
Correos
NÚCLEO DE OPERACIONES
Agentes de compras
Operarios de máquinas
Montadores
Vendedores transportistas
Una estructura ideal alienta a los empleados a proporcionar información
y coordinación horizontal dónde y cuándo es necesaria.
La estructura de la organización está reflejada en el organigrama. No es
posible ver la estructura interna de una organización en la forma en que se
podrían ver sus herramientas de manufactura, oficinas o productos. También
se puede observar a los empleados ocuparse de sus deberes, realizar
diferentes tareas y trabajar en distintos lugares, pero la única forma de conocer
en realidad la configuración básica de toda esta actividad es a través del
organigrama.
UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CALLAO
Facultad de Ciencias Administrativas
Página 7
1.2.4. Instrumentos:
1.2.4.1. El organigrama
Es la representación visual de un conjunto completo de
actividades y procesos subyacentes a una organización. Este
instrumento puede ser de gran utilidad para entender la forma en
que una compañía trabaja. Muestra las diferentes partes de una
organización, cómo están interrelacionadas y cómo cada posición
y departamento encaja en un todo.
Figura 2: Ejemplo de organigrama
Desde un punto de vista más amplio, comprende tanto la estructura
formal (que incluye todo lo que está previsto en la organización), como la
estructura informal (que surge de la interacción entre los miembros de la
UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CALLAO
Facultad de Ciencias Administrativas
Página 8
organización y con el medio externo a ella) dando lugar a la estructura real de
la organización.
1.2.5. Clases
1.2.5.1. Estructura Formal
Está conformada por las partes que integran a la organización y las
relaciones que las vinculan, incluyendo las funciones, actividades, relaciones
de autoridad y de dependencia, responsabilidades, objetivos, manuales y
procedimientos, descripciones de puestos de trabajo, asignación de recursos, y
todo aquello que está previamente definido de alguna manera.
Puede tener forma escrita y pública o no, pero siempre se refiere a procesos,
tareas y comunicaciones que habrán de tener lugar entre sus miembros. Por lo
tanto, un plan, un programa, un presupuesto, un instructivo, las interrelaciones
previstas entre el personal, forman parte de la estructura formal.
Características:
Especialización: Forma según la cual se divide el trabajo en
tareas más simples y cómo éstas son agrupadas en unidades
organizativas.
Coordinación y áreas de mando: hay determinados grupos bajo
el mando de un supervisor.
Formalización: grado de estandarización de las actividades y la
existencia de norma, procedimientos escritos y la burocratización.
UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CALLAO
Facultad de Ciencias Administrativas
Página 9
1.2.5.2. Estructura Informal
Es la que se conforma a partir de las relaciones entre las personas que
comparten uno o varios procesos de trabajos dentro de la organización. En
este sentido, la estructura informal comprende aspectos referidos, o que tienen
que ver, con valores, intereses, sentimientos, afectos, liderazgo y toda la gama
de relaciones humanas que no pueden ser determinadas previamente.
Simplemente son producto de la interacción humana y del juego de
personalidades, grupos, etc.
Lo informal está caracterizado por una actividad colectiva que no está orientada
específicamente hacia los objetivos, pero que es necesaria para alcanzarlos.
UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CALLAO
Facultad de Ciencias Administrativas
Página 10
1.3. Diseño de la organización
Es un proceso que permite ajustar y determinar la estructura de la
organización; es decir, que es más conveniente para la estrategia, el personal,
la tecnología y las tareas de la organización.
1.3.1. Principios de la organización:
i. Principio de Intencionalidad: La organización responde a una
necesidad, se organiza con un fin determinado.
ii. Principio de Diferenciación: Se organiza teniendo en cuenta que
los grupos que realizan funciones diferentes.
iii. Principio de Integración Las instancias de la organización integrase
para el desempeño de sus trabajadores.
iv. Principio de Unicidad: Solo una instancia de la organización
desarrolla funciones determinadas. No puede haber otra instancia
que cumpla las mismas funciones.
v. Principio de Autoridad: La organización tiene una cabeza única.
El proceso de diseño organizacional es donde los gerentes toman
decisiones, donde los miembros de la organización ponen en práctica una
estrategia. Dicho proceso hace que los gerentes dirijan la vista en dos sentidos;
hacia el interior de su organización y hacia el exterior de su organización. Los
conocimientos del diseño organizacional han ido evolucionando. Al principio los
procesos del diseño organizacional giraban en torno al funcionamiento interno
de una organización.
UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CALLAO
Facultad de Ciencias Administrativas
Página 11
Las cuatro piedras angulares para el diseño de la organización
o División del trabajo (especialización): grado en que las
funciones se subdividen en trabajos individuales
o Departamentalización: criterio para agrupar al personal en
departamentos e integrar los departamentos en la organización
total (organigrama)
o Jerarquía (cadena de mando): línea ininterrumpida de autoridad
que une a todos los miembros de la universidad y especifica las
relaciones jerárquicas entre ellos
o Coordinación: incluye la integración de actividades en forma
colectiva o secuencial y la comunicación
1.3.2. Etapas del proceso del diseño organizacional
1. Identificación de los usuarios de la entidad y las necesidades de servicio
2. Identificación de los bienes o servicios que satisfacen estas necesidades
3. Diseño de los procesos para la producción de los bienes y servicios sus
resultados e indicadores
4. Identificación y conformación de áreas y unidades organizacionales que
llevarán a cabo las operaciones especificando el ámbito de competencia
5. Determinación del tipo y grado de autoridad de las unidades y su
ubicación en los niveles jerárquicos
6. Definición de los canales y medios de comunicación
7. Determinación de las instancias de coordinación interna
8. Definición de los tipos e instancias de relación interinstitucional
9. Elaboración del manual de organización, funciones y el manual de
procesos
UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CALLAO
Facultad de Ciencias Administrativas
Página 12
CAPÍTULO II
DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO COMO MEJORA
CONTINUA
En la actualidad las organizaciones han apostado por el desarrollo
del talento humano como una de las estrategias de mejora continua en el
avance y logro de objetivos estratégicos como la rentabilidad y calidad en
el servicio. Son organizaciones que han adaptado a sus prácticas
relacionadas con la función de personal, la formalización de un área de
recursos humanos para tener en cuenta el impacto de su inserción y el
ejercicio de sus acciones en el ámbito de las relaciones laborales y del
poder a nivel directivo de resistencia al cambio a; para identificar efectos
que provienen del cumplimiento de las tareas y funciones operativas de
las áreas en las que el recurso humano participa.
2.1. Concepto
La mejora continua en la
administración del los recursos
humanos hace que el capital
intelectual con el que cuenta la
empresa funcione alineado a sus
estrategias corporativas, en las que se
incluye la formación de su talento y
una infraestructura adecuada, que
ayuda a enfrentar los retos actuales y
futuros.
Ahora ampliaremos los temas de la mejora
continua y el talento humano.
UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CALLAO
Facultad de Ciencias Administrativas
Página 13
2.1.1. El Mejoramiento continúo
También conocido como Kaizen, es una filosofía, un modo de vida que
nos permite hacer mejor, cada día, lo hecho el día anterior. No se trata de dar
enormes saltos para obtener grandes cambios, por el contrario, se trata de un
mejoramiento lento pero seguro, con el establecimiento de estándares que
cada día se deben ir superando.
Masaaki Imai habla del Kaizen como “una serie de prácticas
exclusivamente japonesas que hace algunos años alcanzaron fama mundial”.
Sin embargo se ha demostrado que el Kaizen puede funcionar en cualquier
cultura, con las debidas adaptaciones para obtener mejores resultados.
Algunas de las prácticas que menciona el señor Imai, son: Orientación al
cliente, control total de la calidad, robótica, círculos de calidad, sistema de
sugerencias, automatización, disciplina en el lugar de trabajo, mantenimiento
productivo total, kanban, mejoramiento de la calidad, justo a tiempo, cero
defectos, actividades en pequeños grupos, relaciones cooperativas
trabajadores-administración, mejoramiento de la productividad y desarrollo de
nuevos productos.
Desafortunadamente la gran mayoría de estas prácticas se aplican solo al
“Mejoramiento de los procesos”, y todo dirigido a proporcionar la mayor
satisfacción al cliente (consumidor o usuario del producto o servicio). Pero
frecuentemente se olvida que la intervención de los empleados en estos
procesos es clave; de su disposición y sus actitudes hacia el trabajo dependerá
el éxito o fracaso de cualquier organización. Cualquier proceso tiene clientes
internos y externos. La mayoría de las empresas se preocupan de sus clientes
externos para satisfacer sus necesidades en la mejor forma posible con la idea
de que son ellos quienes generan utilidades y se le proporciona vital
importancia a los clientes internos (talento humano).
UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CALLAO
Facultad de Ciencias Administrativas
Página 14
2.1.2. El Talento Humano
Los mejores resultados del mejoramiento continuo se alcanzaran cuando
nos preocupemos del desarrollo personal de los trabajadores. En general se
habla del “recurso humano” y se dice que es el activo más valioso y realmente
se le trata como un “recurso” que se puede mover de un sitio a otro, que se
puede manejar a voluntad; convirtiéndose en un recurso físico más y que
cumple una función determinada dentro de un proceso productivo. Al contrario,
el desarrollo personal significa que se está utilizando el “talento humano”, o
sea, su creatividad, inteligencia, capacidad de aporte en la solución de los
problemas, capacidad de decisión; en otras palabras, se les hace participes en
el manejo del proceso y se les faculta (empowerment) para que aporten todo el
potencial de inteligencia que poseen, pero que en la mayoría de las ocasiones
es desaprovechado.
Con el argumento de que al pensar en el cliente se piensa en los empleados,
se presentan a continuación algunas ideas que permiten aprovechar mejor su
talento.
El éxito o fracaso en la aplicación de un proceso de mejoramiento continuo
radica en la adecuada preparación de la organización, comprendiendo que los
resultados se dan a largo plazo y que es necesario el compromiso de “todos”
los empleados, desde el más alto hasta el más bajo nivel, pasando por todos
los niveles intermedios.
Es necesario generar un aprendizaje continuo en la empresa y los empleados.
Hacer de cada experiencia un motivo para aprender, y no comenzar siempre
desde cero ya que en ella se invierten todo tipo de recursos que elevan los
costos del producto o servicio. Tanto en las experiencias con los procesos y
máquinas, como con los empleados, debe existir una memoria o archivo que
capitalice las enseñanzas que nos deja.
Es necesario implantar la capacitación y educación continua en todos los
niveles de la organización. La capacitación se puede ver como un
entrenamiento que le permite al empleado desarrollar mejor su trabajo, o cómo
hacer las cosas; la educación en cambio permite explicar por qué se hacen las
UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CALLAO
Facultad de Ciencias Administrativas
Página 15
cosas, todo esto encaminado a dar al empleado mayor capacidad en la toma
de decisiones.
El cambio es una constante de hoy ya que la competencia y la
naturaleza actual de los mercados así lo exige. La mayor o menor facilidad con
que la empresa se adapte a los cambios la conducirá al éxito o al fracaso. La
misma empresa debe preparar a sus empleados para asumir y propiciar ese
“cambio continuo” en forma positiva.
En muchas empresas la gente trabaja “en grupo” y cada integrante aporta lo
que puede pero priman los intereses personales y el deseo individual de
sobresalir. Pues bien, es importante promover el trabajo “en equipo”, en donde
se deponen los intereses individuales para dar paso a los intereses de la
empresa y generar una sinergia importante que permita que el resultado final
del trabajo sea superior a la suma de los aportes de cada integrante del equipo.
Esto se logra con gente motivada y comprometida con los intereses de la
organización.
Este trabajo en equipo debe reflejarse en la calidad del producto o servicio, la
cual será indicio de la calidad de la gente que trabaja en la empresa. Esta
orientación hacia la calidad necesariamente debe desembocar en el
mejoramiento continuo de toda la organización.
El compromiso de la gente con la empresa se genera a partir de las acciones
de esta última. Este compromiso significa “comprometerse con otros en pro de
la misión de la empresa”. No es un compromiso individual sino de todos,
requiere que la empresa difunda su misión de modo que todos la entiendan, la
compartan y generen acciones para hacerla realidad.
Obtener avances firmes en estos puntos requiere que la empresa se guíe por
unos valores que tengan en cuenta a los clientes internos y externos; también
exige relaciones laborales armoniosas y confianza mutua basadas en el
respeto y la colaboración. Esto permitirá que los empleados participen en la
solución de problemas y facilitará la comunicación de doble vía.
UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CALLAO
Facultad de Ciencias Administrativas
Página 16
Un punto importante para mantener motivado a un empleado es el trato
justo y el reconocimiento de su trabajo. En este punto se cometen muchos
errores: cuando el empleado cae en una equivocación, la reacción del jefe es
llamarle la atención, sancionarlo o despedirlo, pero cuando hace bien su trabajo
se le dice: “para eso se le paga” y se olvida que la naturaleza del ser humano
exige reconocimiento por sus actividades, independientemente de la relación
laboral. Cada empresa debería concertar con sus empleados la mejor forma de
ofrecer estímulos y reconocimientos por el trabajo bien hecho.
2.2. Acciones
2.2.1. Trabajo en equipo.
El trabajo en equipo hace referencia a la serie de estrategias,
procedimientos y metodologías que utiliza un grupo humano para lograr
las metas propuestas.
Las características del trabajo en equipo son:
Es una integración armónica de funciones y actividades
desarrolladas por diferentes personas.
Para su implementación requiere que las responsabilidades sean
compartidas por sus miembros.
Necesita que las actividades desarrolladas se realicen en forma
coordinada. El trabajo en equipo no es la suma de las
aportaciones individuales, sino que por el contrario se basa en la
complementariedad, la coordinación, la comunicación, la
confianza y el compromiso
Necesita que los programas que se planifiquen en equipo apunten
a un objetivo común. El trabajo en equipo significa que las
personas que integren el grupo tienen que tener claro los
objetivos y metas, han de orientar su trabajo a la consecución de
los fines del grupo.
UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CALLAO
Facultad de Ciencias Administrativas
Página 17
Las personas que integran los equipos de trabajo deben de estar
predispuestas a anteponer los intereses del grupo a los personales, a
valorar y aceptar las competencias de los demás, a ser capaces de
poder expresar las propias opiniones a pesar de las trabas que se
encuentre por parte del resto de componentes del grupo.
Para trabajar en equipo es fundamental promover canales de
comunicación, tanto formales como informales, eliminando al mismo
tiempo las barreras comunicacionales y fomentando además una
adecuada retroalimentación. Debe existir un ambiente de trabajo
armónico, que permita y promueva la participación de los integrantes de
los equipos, donde se aproveche el desacuerdo para buscar una mejora
en el desempeño.
Las competencias que las personas que trabajan en equipo tienen que
tener desarrolladas son las de ser capaces de gestionar bien el tiempo,
la responsabilidad y compromiso Es necesario además, contar con
capacidades como facilidad para la comunicación y de establecimiento
de relaciones interpersonales.
2.2.2. Liderazgo.
El liderazgo empresarial busca generar un clima armónico en el
emprendimiento, con el fin de que sea a la postre productivo y así poder lograr
las metas establecidas.
Es por ello que el liderazgo empresarial, se encuentra basado en
términos generales en el liderazgo carismático, en la cooperación activa entre
los miembros del emprendimiento, con el objetivo final de que el liderazgo
empresarial del emprendedor esté reconocido, validado y aceptado por los
empleados. Pero para poder cimentar esta clase de liderazgo empresarial, es
necesario que se tengan que tomar ciertas acciones para que pueda asentarse
en el emprendimiento.
La primera medida para poder comenzar a pensar en un liderazgo
empresarial, es generar espacios de descanso entre medio del trabajo.
UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CALLAO
Facultad de Ciencias Administrativas
Página 18
Es cierto que la principal labor del emprendimiento es producir pero
siempre son necesarios momentos de descanso y relajo, los cuales son
necesarios para generar un ambiente distendido en el emprendimiento
La segunda medida para cimentar un liderazgo empresarial, es
escuchar a los colaboradores del emprendimiento. Hay que tomar en
cuenta que el liderazgo no debe ser solamente autoritario, sino que debe
saber escuchar a los empleados, para así generar una interacción que
sea beneficiosa para todos.
La tercera medida y última para consolidar un liderazgo
empresarial en el emprendimiento, es el hecho de que el emprendedor
debiera poder aprender a comunicarse, que no sea solamente a gritos y
ordenes autoritarias, a la vez, de que pueda mandar los mensajes que
quiere dar de manera correcta, en otras palabras, que el emprendedor
sepa hablar a su gente.
2.2.3. Procesos de comunicación.
La comunicación organizacional consiste el proceso de emisión y
recepción de mensajes dentro de una organización compleja. Dicho
proceso puede ser interno, es decir, basado en relaciones dentro de la
organización, o externo (por ejemplo, entre organizaciones).
Si la organización es una empresa, la comunicación distingue tres
sistemas:
Operacionales, se refiere a tareas u operaciones.
Reglamentarios, órdenes e instrucciones.
Mantenimiento, relaciones públicas, captación y publicidad.
La comunicación organizacional también puede ser entendida como el
proceso de producción, circulación y consumo de significados entre una
organización y sus públicos.
La comunicación dentro de una empresa adquiere un carácter
jerárquico, basado en órdenes y mandatos, aceptación de políticas, etc.
Es por ello que hay que destacar la importancia de la relación individual
UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CALLAO
Facultad de Ciencias Administrativas
Página 19
frente a las relaciones colectivas y la cooperación entre directivos o altos
mandos y trabajadores. La efectividad y buen rendimiento de una
empresa depende plenamente de una buena comunicación
organizacional. Así pues, la comunicación organizacional estudia las
formas más eficientes dentro de una organización para alcanzar los
objetivos esperados y proyectar una buena imagen empresarial al
público externo. Hay diversos tipos de comunicación organización:
Debemos considerar respecto a esto que la comunicación
organizacional es una actividad propia de todas las organizaciones, es
una forma de gestión para el conocimiento y corrección de acciones que
podría transgredir los sistemas productivos interviniendo directamente
en interacción de la estructura organizacional.
La naturaleza de la comunicación en la organización, como dimensión
deontológica se expresa en su esencia misma, es decir, la organización
humana. Entendida como acto de ser de la comunicación social. Lo que
conlleva necesariamente a la puesta en común de propósitos, objetivos,
métodos, procesos, acciones y resultados del ente colectivo. Por su
parte, la finalidad de la comunicación organizacional, como dimensión
teleológica es el logro de la corporatividad, como unidad de la identidad
colectiva, concebida como un sistema autónomo relacionado con el
entorno propio de su dimensión. María Cristina Ocampo Villegas, ed
(2007). «el comunicador y la organización»
Dentro del ámbito empresarial, se denomina Comunicación Vertical a
aquella que fluye ascendente o descendentemente entre subordinados y
mánagers.
Esta comunicación permite regular y controlar la conducta de los
subordinados en aspectos tales como:
Instrucciones y planificación de las tareas
Información relativa a procedimientos, prácticas, políticas.
Valoración del rendimiento de los empleados, etc.
UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CALLAO
Facultad de Ciencias Administrativas
Página 20
Los canales de comunicación empleados para la misma son:
Teléfono
Reuniones
Correo electrónico
Manuales, guías, etc.
Los medios más eficaces para transmitir información son las reuniones y el
teléfono. Permite condensar una gran cantidad de información en un breve
espacio de tiempo.
La comunicación escrita (correos) son apropiados sólo cuando la tarea requiere
una gran cantidad de información detallada y compleja. Es un tipo de lenguaje
más preciso que los anteriores y a la vez más objetivo ya que no está sujeta a
tantas distorsiones como la palabra hablada.
La comunicación escrita es útil también cuando necesita crearse un registro de
la información tratada.
2.2.4. Formación, Capacitación y desarrollo continuo.
Formación
Es la primera etapa de desarrollo de un individuo o grupo de
individuos que se caracteriza por una programación curricular en alguna
disciplina y que permite a quien la obtiene alcanzar niveles educativos
cada vez más elevados. En general son programas a mediano y largo
plazo.
Capacitación
La capacitación es una actividad sistemática, planificada y
permanente cuyo propósito general es preparar, desarrollar e integrar a
los recursos humanos al proceso productivo, mediante la entrega de
conocimientos, desarrollo de habilidades y actitudes necesarias para el
UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CALLAO
Facultad de Ciencias Administrativas
Página 21
mejor desempeño de todos los trabajadores en sus actuales y futuros
cargos y adaptarlos a las exigencias cambiantes del entorno.
La capacitación va dirigida al perfeccionamiento técnico del
trabajador para que éste se desempeñe eficientemente en las funciones
a él asignadas, producir resultados de calidad, dar excelentes servicios a
sus clientes, prevenir y solucionar anticipadamente problemas
potenciales dentro de la organización. A través de la capacitación
hacemos que el perfil del trabajador se adecue al perfil de
conocimientos, habilidades y actitudes requerido en un puesto de
trabajo.
La capacitación no debe confundirse con el adiestramiento, este
último que implica una transmisión de conocimientos que hacen apto al
individuo ya sea para un equipo o maquinaria.
El adiestramiento se torna esencial cuando el trabajador ha tenido
poca experiencia o se le contrata para ejecutar un trabajo que le es
totalmente nuevo. Sin embargo una vez incorporados los trabajadores a
la empresa, ésta tiene la obligación de desarrollar en ellos actitudes y
conocimientos indispensables para que cumplan bien su cometido.
Desarrollo
El Desarrollo por otro lado, se refiere a la educación que recibe
una persona para el crecimiento profesional a fin de estimular la
efectividad en el cargo. Tiene objetivos a largo plazo y generalmente
busca desarrollar actitudes relacionadas con una determinada filosofía
que la empresa quiere desarrollar. Está orientado fundamentalmente a
ejecutivos.
B- Diferencias Entre Capacitación Y Desarrollo.
UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CALLAO
Facultad de Ciencias Administrativas
Página 22
Aspectos Desarrollo Capacitación
Qué transmite Transformación, visión Conocimiento
Carácter Intelectual Mental
Dónde se da Empresa Centros de trabajo
Con qué se identifica Saber (qué hacer, qué dirigir) Saber (cómo hacer)
Áreas de aprendizaje Cognitiva
La capacitación es para los puestos actuales y la formación o
desarrollo es para los puestos futuros. La capacitación y el desarrollo
con frecuencia se confunden, puesto que la diferencia está más en
función de los niveles a alcanzar y de la intensidad de los procesos.
Ambas son actividades educativas.
La capacitación ayuda a los empleados a desempeñar su trabajo
actual y los beneficios de ésta pueden extenderse a toda su vida laboral
o profesional de la persona y pueden ayudar a desarrollar a la misma
para responsabilidades futuras. El desarrollo, por otro lado, ayuda al
individuo a manejar las responsabilidades futuras con poca
preocupación porque lo prepara para ello o más largo plazo y a partir de
obligaciones que puede estar ejecutando en la actualidad.
2.2.5. Administración por valores y principios.
Es aquel define e implementa valores para obtener los objetivos
organizacionales, a nivel de grupo, a nivel de equipo y en forma individual.
Además que muestra la cultura organizacional de la empresa.
Los valores organizacionales son clasificados con base a su finalidad e
involucramiento de cada persona. Entonces, se puede encontrar aquellos que
les denominan valores finales porque proyectan los compromisos estratégicos
a los que quiere llegar la empresa a través de sus postulados filosóficos como:
la misión, visión, objetivos.
UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CALLAO
Facultad de Ciencias Administrativas
Página 23
Además, se encuentran aquellas especificaciones con las cuales los
colaboradores de una empresa se comprometen a orientar su conducta y sus
esfuerzos para capitalizar sus estrategias organizacionales, a estas se les ha
denominado valores compartidos, como: puntualidad, tenacidad,
perseverancia, inteligencia, honestidad, trabajo en equipo, etc.
Los valores de una organización por tanto, son los aspectos más importantes a
considerar para regular el comportamiento de los empleados orientados a
cumplir los compromisos de la empresa.
Considérese, que la Administración por valores describe cómo las empresas de
todo tipo pueden alcanzar un nuevo nivel de éxito organizacional
comprometiéndose con un objetivo común un conjunto de valores que resalten
la calidad del servicio disponible para el cliente y la calidad de vida disponible
para el empleado.
La administración por valores implica:
Generar mayor cohesión interna donde el compromiso es factor
fundamental.
Generar una mejor imagen externa, gracias a relaciones basadas
en la confianza en el largo plazo.
Facilitar la transición entre generaciones de mando debido a que
se comparten maneras de actuar y de progresar.
Aumentar ética en todos los niveles de la empresa disminuyendo
las pérdidas hechos deshonestos, robos o fraudes.
Facilitar la selección de personal, gracias a perfiles anteriormente
definidos
Desarrollar una cadena de liderazgo confiable y comprometido
con la filosofía de la empresa.
2.2.6. Empowerment organizacional.
Es un proceso estratégico que busca una relación de socios entre
la organización y su gente, aumentar la confianza responsabilidad
autoridad y compromiso para servir mejor al cliente.
Los equipos con empowerment, son grupos de trabajo con
empleados responsables de un producto, servicio que comparten
UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CALLAO
Facultad de Ciencias Administrativas
Página 24
el liderazgo colaboran en el mejoramiento del proceso del trabajo
planean y toman decisiones relacionadas con el método de
trabajo. Se comparten el liderazgo y las tareas administrativas
Importancia
Los miembros tienen facultad para evaluar y mejorar la calidad
del desempeño y el proceso de información.
El equipo proporciona ideas para la estrategia de negocios.
Son comprometidos flexibles y creativos.
Coordinan e intercambian con otros equipos y organizaciones.
Se mejora la honestidad las relaciones con los demás y la
confianza.
Se tiene una actitud positiva y son entusiastas.
2.2.7. Administración del Tiempo
La administración del tiempo se puede definir como una manera de ser y
una forma de vivir.
Principios básicos para administrar con eficiencia el tiempo:
El tiempo utilizado en dar respuesta a problemas que surgen
debe ser realista y limitado a las necesidades de cada situación
en particular, ignorando aquellos problemas que tienden a
resolverse por sí mismos lo que puede ahorrar mucho tiempo.
Posponer o aplazar la toma de decisiones puede convertirse en
hábito que desperdicia Tiempo, se pierden las oportunidades y
aumenta la presión de las fechas límite establecidas.
Las actividades similares se deben agrupar para eliminar la
repetición de acciones y reducir las interrupciones a un mínimo
como contestar o hacer llamadas telefónicas.
El mantener a la vista la agenda del día facilita el administrar
correctamente el tiempo.
El registro de como se piensa utilizar el tiempo en el día, en la
semana o en el mes debe ser detallado, ya que omitir detalles es
UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CALLAO
Facultad de Ciencias Administrativas
Página 25
tan perjudicial para los objetivos del registro del tiempo, como
confiar en la memoria o establecer metas irreales.
Lo urgente y lo importante
Estas premisas también se adecuan a las organizaciones, más allá del
tipo de organización que se trate: empresas, instituciones sin fines de
lucro u organismos estatales. Porque la noción de organización
presupone un doble significado: Primero, el que identifica a un grupo de
personas que voluntariamente se agrupan para desarrollar tareas a
través de las cuales esperan transformar la realidad. Segundo, la propia
distribución y coordinación de esas tareas y actividades.
Considerando este doble significado, toda organización debe tomar
decisiones sobre 2 tipos de aspectos a los debe integrar en un
permanente estado de equilibrio. Uno de esos aspectos es la atención
de lo Urgente.
Lo Urgente está dado por las tareas y actividades que exigen de
nosotros una atención inmediata. Podemos definir a la atención de lo
Urgente como toda tarea o actividad en la que ejercitamos nuestra
capacidad de respuesta actual a los desafíos que se nos presentan.
Esta capacidad se expresa a través de la producción de resultados
cotidianos de una organización.
El otro aspecto a integrar es la atención de lo Importante. Definimos así
a las actividades que se ocupan de atender lo que da le da sentido a la
existencia a largo plazo a una organización: Lo que constituye la razón
de ser o Misión. Al igual de lo que pasaría en nuestro plano personal, la
definición de lo que resulta Importante para una organización, es lo que
nos permite trascender nuestra realidad actual proyectándonos hacia el
futuro. La atención de lo Importante es toda actividad que se ocupa de
desarrollar nuestra capacidad de respuesta futura a los desafíos del
entorno. Si asimilamos el manejo del tiempo a una balanza podríamos
UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CALLAO
Facultad de Ciencias Administrativas
Página 26
decir que el equilibrio del sistema dependerá del balance que se logre
entre la energía asignada a atender lo urgente y lo importante.
UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CALLAO
Facultad de Ciencias Administrativas
Página 27
ANEXOS
UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CALLAO
Facultad de Ciencias Administrativas
Página 28
Anexo 1
CASO DE ESTRUCTURA ORGANIZATIVA EN UNA UNIVERSIDAD
A través de una buena estructura organizativa por medio del diseño que
opta la Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad Nacional
del Callao, define cómo se dividen las tareas, cómo se utilizan los
recursos y como se coordinan los departamentos. Pero a la llegada de
un nuevo decano, éste realiza drásticamente un cambio, en el cual todos
los departamentos que estén a cargo de la FCA, tiene que pasar por
éste ya sean asuntos de urgencia u otros, causando de esta manera una
centralización absoluta.
Preguntas:
1. ¿Está de acuerdo con dicho cambio?
2. ¿Qué hubiese hecho usted en un rol como decano?
UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CALLAO
Facultad de Ciencias Administrativas
Página 29
www.4produciones.ndfj.org.pe
Teoría de la Organización de
Sistemas
02_producción
“Yo hago lo que usted no
puede, y usted hace lo que yo
no puedo.
Juntos podemos hacer
grandes cosas.”
Madre Teresa de Calcuta Trabajo en equipo
Top Related