EDGARDO MEJIA HERRERAEDGARDO MEJIA HERRERA
DEFINICIÓN DE ORGANIGRAMA
CRITERIOS PARA SU PREPARACIÓN
CLASIFICACIÓN
DISEÑO
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN
EDGARDO MEJIA HERRERAEDGARDO MEJIA HERRERA
UTILIDAD DE LOS ORGANIGRAMAS
EL ORGANIGRAMA
Es la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas o unidades administrativas, en la que se muestran las relaciones que guardan entre sí los órganos que la componen.
EDGARDO MEJIA HERRERAEDGARDO MEJIA HERRERA
Todo cargo tiene uno o mas ocupantes que son las personas Todo cargo tiene uno o mas ocupantes que son las personas designadas para ejercer las funciones especificas del cargo, designadas para ejercer las funciones especificas del cargo, así como la autoridad y la responsabilidad inherentes a la así como la autoridad y la responsabilidad inherentes a la posición que el cargo ocupa en el organigramaposición que el cargo ocupa en el organigrama
1
2
3
a
d
c
b
CARGOCARGO
1
2
3
a
d
c
b
CARGOCARGO
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN
� AUTORIZACIÓN PARA REALIZAR EL ESTUDIOS
� INTEGRACIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO
� DETERMINACIÓN DEL PROGRAMA DE TRABAJO
� CAPTACIÓN DE LA INFORMACIÓN * Los órganos que integran el área * El nivel Jerárquico que ocupa * Las relaciones que guardan * Las funciones que realizan * Los puestos y el número de plazas que la integran
� DISEÑO DEL ORGANIGRAMA
� SOCIALIZACIÓN Y SENSIBILIZACIÓN
� PRESENTACIÓNEDGARDO MEJIA HERRERAEDGARDO MEJIA HERRERA
EQUIPO DE TRABAJO:
La importancia del equipo de trabajo se encuentra en la facilidad para distribuir las tareas. Nadie puede tener la capacidad en una empresa de hacerlo todo, por eso se requiere un equipo de trabajo con diversas habilidades para hacer frente a las responsabilidades adquiridas en la iniciativa empresarial. Además, dichas habilidades permitirán resolver inconvenientes encontrados en un momento dado.
SELECCIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO
EQUIPO DE TRABAJO INTERNOEQUIPO DE TRABAJO INTERNO:
Consiste en conformar el equipo del proceso de descripción y análisis de cargos con personas que laboran para la organización. Este se conforma cuando la entidad cuenta con el personas capacitado para desarrollar este proceso.
SELECCIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO
a. Es menos costoso para la empresa, por cuando no requiere de consultores externos.
b. Los miembros del equipo conocen el manejo interno de la empresa y el ambiente laboral en que se desarrolla el trabajo
c. Existe una mayor confianza en el equipo, por el trato existente entre sus integrantes.
d. Existe una mayor confiabilidad en la información interna suministrada, por cuanto es entregada de primera mano por parte de quien la maneja
e. Se fortalece el espíritu colectivista y el compromiso con la organización.
VENTAJAS:
DESVENTAJAS:a. Puede generar apatía en aquellos profesionales que se
consideran con potencial de desarrollo, al no ser escogidos dentro del equipo de trabajo del proceso de descripción y análisis de cargos.
b. Puede suceder que los profesionales al interior de la empresa, no tenga un manejo global y externo del negocio.
EQUIPO DE TRABAJO EXTERNOEQUIPO DE TRABAJO EXTERNO:
Cuando la empresa no cuenta con el personal capacitado capaz de llevar a cabo el proceso de descripción y análisis de cargos, acude a consultores externos que desarrollaran el trabajo, en este caso se debe asegurar que la firma de consultores tenga conocimiento y experiencia en el manejo de proceso de descripción y análisis de cargos.
SELECCIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO
VENTAJAS:
a. Quienes desarrollan el proceso de descripción y análisis de cargos lo conocen perfectamente.
b. Existe un mejor manejo del tiempo y la empresa tendrá menores trastornos en el desarrollo de sus actividades misionales.
c. Los consultores pueden aportar nuevos conocimientos del ambiente externo en que se desenvuelve la empresa.
DESVENTAJAS:a. Resulta mas costoso para la empresa, por cuando a los consultores externos,
deben servir de coach (entrenador), de los miembros de la organización que deben poner en marcha los planes institucionales.
b. La información interna que se recibe puede ser decodificada erróneamente por el equipo externo.
c. Si existen falencias en la escogencia del equipo de asesores externos, la información recibida de la empresa puede llegar a manos de la competencia.
SELECCIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO
EQUIPO DE TRABAJO MIXTO:EQUIPO DE TRABAJO MIXTO:
Consiste en llevar a cabo el proceso de descripción y análisis de puestos, con equipo de trabajo conformado por personal interno y externo, en este caso se trata de aprovechar las ventajas de los mismos. En este caso si el personal interno no cuenta con el tiempo suficiente para tomar la capacitación por su propio medio y cuenta como se hace un proceso de descripción y análisis puestos, se recomendaría contratar a un equipo o asesor externo para que este socialice en la empresa como se debe desarrollar el proceso , para que el interno lleve a cabo el proceso de planeación.
SELECCIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO
METODOS PARA ANALISIS DE PUESTOS
1.- OBSERVACION DIRECTA
2.- CUESTIONARIO
3.- ENTREVISTA DIRECTA
4.- METODO MIXTO
LEVANTAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
� METODO DE OBSERVACION DIRECTA
VENTAJAS:
Veracidad de los datos obtenidos, Ideal para cargos simples y repetitivos, Correspondencia adecuada entre lo que se hace, el porque y como lo
hace.
DESVENTAJAS:
Costos elevados, La simple observación no permite obtener datos importantes en el análisis, No se recomienda en cargos que no sean simples y repetitivos.
LEVANTAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
� METODO DE CUESTIONARIOVENTAJAS:
Los ocupantes del cargo y sus jefes pueden llenar el cuestionario secuencialmente, Es el más económico, Es el que más abarca, Ideal para analizar cargos de alto nivel - Tiempo -
DESVENTAJAS:
No se recomienda en cargos de bajo nivel, Exige que se planee y elabore con cuidado, Tiende a ser superficial y distorsionado por la calidad de las respuestas.
LEVANTAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
� METODO DE CUESTIONARIO
LEVANTAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
� METODO DE CUESTIONARIO
LEVANTAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
� METODO DE CUESTIONARIO
LEVANTAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
� METODO DE ENTREVISTA
VENTAJAS :
Los datos del cargo se obtienen de quien lo conoce mejor, Hay posibilidades de dialogar y aclarar todas las dudas, Proporciona mayor rendimiento en el análisis, Puede aplicarse en cualquier cargos.
DESVENTAJAS :
Puede ocasionar reacciones negativas, Puede generar contradicciones entre opiniones y hechos, Puede generar perdida de tiempo, Tiene unos costos operativos elevados.
LEVANTAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
� METODOS MIXTOS:
CUESTIONARIO Y ENTREVISTA, AMBOS CON EL OCUPANTE DEL CARGO.
CUESTIONARIO CON EL OCUPANTE Y ENTREVISTA CON EL SUPERIOR.
CUESTIONARIO Y ENTREVISTA, AMBOS CON EL SUPERIOR.
OBSERVACION DIRECTA CON EL OCUPANTE Y ENTREVISTA CON EL SUPERIOR.
CUESTIONARIO Y OBSERVACION DIRECTA, AMBOS CON EL OCUPANTE.
CUESTIONARIO CON EL SUPERIOR Y OBSERVACIÓN DIRECTA CON EL OCUPANTE, ETC.
LEVANTAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
CRITERIOS PARA SU PREPARACIÓN
� Precisión� Sencillez� Uniformidad� Presentación� Vigencia
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DISEÑO� Figuras
� Los textos deben escribirse horizontalmente
� Los rectángulos deben tener dimensiones similares
� Los rectángulos deben ordenarse de acuerdo a sus diferentes niveles jerárquicos
� Para mostrar la relación entre áreas se utilizan líneas
� La relación de autoridad funcional puede existir en forma paralela a la de autoridad lineal.
� La relación de asesoría interna se suele representar en perpendicular a la línea de mando de la unidad adscrita.
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DISEÑO� La relación de asesoría externa se suele representar en forma perpendicular a la línea de mando de la unidad adscrita, se señala con líneas de trazo discontinuos.
� La relación de coordinación se representan por líneas de trazos largos discontinuos
� Los órganos desconcentrados se colocan en el último nivel del organigrama. Trazándose una línea de eje que establezca su distinción.
� Las comisiones intersecretariales se identifican con líneas de trazo amplio discontinuos y rectángulos de líneas discontinuas.
� Las comisiones internas se identifican con líneas de trazo cortos discontinuos y rectángulos de líneas discontinuas.
EDGARDO MEJIA HERRERAEDGARDO MEJIA HERRERA
CORRECTA
FIGURAS
EDGARDO MEJIA HERRERAEDGARDO MEJIA HERRERA
TITULOS
GERENCIA GENERAL
GE
RE
NC
IA
GE
NE
RA
L
GEN
ERAL
GERENCIA
EDGARDO MEJIA HERRERAEDGARDO MEJIA HERRERA
DIMENSIONES DE LOS RECTANGULOS
CORRECTO INCORRECTO
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RECTANGULOS Y LOS NIVELES
CORRECTO INCORRECTO
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LA LINEAS DE CONECCIÓN NO DEBEN TERMINAR EN FLECHAS
CORRECTO INCORRECTO
EDGARDO MEJIA HERRERAEDGARDO MEJIA HERRERA
LAS UNIDADES QUE DEPENDEN DE UN SOLO SUPERIOS DEBEN ESTAR UNIDAS POR UNA SOLA LÍNEA
CORRECTO INCORRECTO
EDGARDO MEJIA HERRERAEDGARDO MEJIA HERRERA
EVITAR LOS TRAZOS Y TRAMOS INJUSTIFICADOS
CORRECTO INCORRECTO
EDGARDO MEJIA HERRERAEDGARDO MEJIA HERRERA
MANTENER EL MISMO GROSOR EN LÍNEAS DE INTERCONEXIÓN.
CORRECTO INCORRECTO
EDGARDO MEJIA HERRERAEDGARDO MEJIA HERRERA
RELACIÓN DE AUTORIDAD FUNCIONAL
EDGARDO MEJIA HERRERAEDGARDO MEJIA HERRERA º
AUDITORIA INTERNA
AUDITORIA EXTERNA
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RELACIÓN DE COORDINACIÓN
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RELACIÓN CON ORGANOS DESCONCENTRADOS
RELACIÓN DE AUTORIDAD
RELACIÓN DE COORDINACIÓN
RELACIÓN DESCONCENTRADA
SEPARACIÓN ENTRE ORGANOS
ORGANO DESCONCENTRADO
EDGARDO MEJIA HERRERAEDGARDO MEJIA HERRERA
COMISIONES INTERSECRETARIALES
COMISIONES INTERNAS
COMISIÓN “A”COMISIÓN “B”
DIRECTOR GENERAL
DIRECTOR GENERAL
COMISIÓN
EDGARDO MEJIA HERRERAEDGARDO MEJIA HERRERA
MICROADMINISTRATIVO
CLASIFICACIÓN
� POR SU NATURALEZA MACROADMINISTRATIVOS
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CLASIFICACIÓN
� POR DEPARTAMENTALIZACIÓN
EDGARDO MEJIA HERRERAEDGARDO MEJIA HERRERA
POR NUMERO
POR FUNCIONES
POR PRODUCTOS
GEOGRAFICA
POR CLIENTES
POR PROCESO
MATRICIAL
POR TIEMPO
CLASIFICACIÓN
� POR PRESENTACIÓN
VERTICALES
HORIZONTALES
MIXTOS
DE BLOQUES
EDGARDO MEJIA HERRERAEDGARDO MEJIA HERRERA
NO CONVENCIONALES
DEPARTAMENTALIZACION FUNCIONAL
DIRECCION
DEPARTAMENTO DE
PRODUCCION
DEPARTAMENTO
COMERCIAL
DEPARTAMENTO DE
FINANZAS
DEPARTAMENTO DE
TALENTO HUM.
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VENTAJAS
ES EL REFLEJO LOGICO DE LAS FUNCIONES
MANTIENE EL PODER Y EL PRESTIGIO EN LAS FUNCIONES PRINCIPALES
SIGUE EL PRINCIPIO DE LA ESPECIALIZACION FUNCIONAL
SIMPLIFICA LA CAPACITACION
PROPORCIONA LOS MEDIOS DE CONTROL
ESTRICTO EN LA ALTA DIRECCION.
EDGARDO MEJIA HERRERA
DESVENTAJAS
RESTA IMPORTANCIA A LOS OBJETIVOS GLOBALES DE LA CIA.
EXAGERA LA ESPECIALIZACIÓN Y REDUCE LOS PUNTOS DE VISTA DEL PERSONAL CLAVE
REDUCE LA COORDINACION ENTRE LAS FUNCIONES
LA RESPONSABILIDAD DE LAS UTILIDADES SE ENCUENTRA SOLO EN LA ALTA DIRECCION
EXISTE ADAPTACION LENTA A LOS CAMBIOS
LIMITA EL DESARROLLO DE GERENTES GENERALES
EDGARDO MEJIA HERRERA
DEPARTAMENTALIZACION POR PRODUCTOS O SERVICIOS
DIRECCION
DIVISIONVETERINARIA
DIVISION FARMACEUTICA
DIVISION QUIMICA
DEPARTAMENTO
DE
ANTIBIOTICOS
DEPARTAMENTO
DE
VACUNAS
DEPARTAMENTO
DE
INSECTICIDAS
DEPARTAMENTO
DE
COLORANTES
DEPARTAMENTO
DE
ANALGESICO
EDGARDO MEJIA HERRERA
VENTAJAS
LOGRA VENTAJAS ECONOMICAS
USA TECNOLOGIA ESPECIALIZADA
UTILIZA HABILIDADES ESPECIALIZADAS
SIMPLIFICA LA CAPACITACION.
EDGARDO MEJIA HERRERA
DESVENTAJAS
� Es difícil la Coordinación de los departamentos.
� La responsabilidad por las utilidades está en la alta dirección.
� Es inadecuada para el desarrollo de Gerentes Generales.
EDGARDO MEJIA HERRERA
DEPARTAMENTALIZACION GEOGRAFICA
DIRECCION
REGION CENTRO ZONA SUR
AGENCIA
DE
ALVARADO
AGENCIA
DE
HONDA
AGENCIA
DE
CHAPARRAL
AGENCIA
DE
ATACO
AGENCIA
DE
IBAGUE
ZONA NORTE
EDGARDO MEJIA HERRERA
VENTAJAS� Coloca la responsabilidad en un nivel inferior.
� Insiste en los mercados y problemas locales.
� Mejora la coordinación en una región.
� Aprovecha las economías de las operaciones locales.
� Mejor comunicación personal con los intereses locales.
� Proporciona un campo de capacitación mensurada para los gerentes Generales. EDGARDO MEJIA HERRERA
DESVENTAJAS
� Requiere de más personas con capacidad de gerentes generales.
� Tiende a dificultar el mantenimiento de servicios en centrales económicas.
� Aumenta el problema de control de la alta dirección.
EDGARDO MEJIA HERRERA
DEPARTAMENTALIZACION POR CLIENTES
DIVISION COMERCIAL
DEPARTAMENTOMASCULINO
DEPARTAMENTOFEMENINO
DEPARTAMENTOINFANTIL
SECCION
DE
ROPA INTERIOR
SECCION
DE
CALZADOS
SECCION
DE
JUGUETES
SECCION
DE
CONFECCIONES
SECCION
DE
PERFUMERIA
EDGARDO MEJIA HERRERA
VENTAJAS
� Estimula la concentración sobre las necesidades de los clientes.
� Le da a los clientes la impresión de que tienen un proveedor comprensivo.
� Desarrolla destreza en el área de la clientela.
EDGARDO MEJIA HERRERA
DESVENTAJAS
� Requiere de gerentes y “staff” expertos en los problemas de los clientes.
� La preocupación estrictamente territorial se concentra más en los aspectos de mercadeo y de producción y las demás áreas pasan a un segundo plano.
EDGARDO MEJIA HERRERA
DEPARTAMENTALIZACION POR PROCESOS
DEPARTAMENTODE HILANDERIA
SECCION DEPREPARACION DE MATERIA PRIMA
SECCION DELAVADO DE
MATERIA PRIMA
SECCION DE
CONFECCIONES
SECCION DE
CORTADO
ENTRADAS SALIDAS
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VENTAJAS
� Usa tecnología especializada.
� Utiliza habilidades especializadas.
� Simplifica la capacitación.
� Se obtiene ganancias económicas ofrecida por la propia naturaleza del equipos o de la tecnología.
EDGARDO MEJIA HERRERA
DESVENTAJAS
� Se hace difícil la coordinación de los departamentos.
� La responsabilidad por las utilidades está en la alta dirección.
� Es inadecuada para el desarrollo de Gerentes Generales.
� Se puede pecar por la falta de flexibilidad ante cambios tecnológicos.
EDGARDO MEJIA HERRERA
DEPARTAMENTALIZACION MATRICIAL
DIRECTOR
JEFE DE MECANICA
JEFE DE ELECTRICIDAD
JEFE DE HIDRAULICA
JEFE DE DISEÑO
PRELIMINAR
GERENTE DELPROYECTO A.
GERENTE DELPROYECTO B.
GERENTE DELPROYECTO C.
EDGARDO MEJIA HERRERA
VENTAJAS
� Se orienta hacia resultados finales.
� Se mantiene la identidad profesional.
� Determina con precisión la responsabilidad sobre las utilidades del producto.
EDGARDO MEJIA HERRERA
DESVENTAJAS
� Existe conflicto en la autoridad de la organización.
� Existe la posibilidad de falta de unidad de mando.
� Requiere de administrador eficaz en relaciones humanas.
EDGARDO MEJIA HERRERA
DEPARTAMENTALIZACION POR TIEMPO
Es una de las formas más antiguas de departamentalización, utilizada generalmente en los niveles inferiores de las organizaciones, consiste en agrupar las actividades con base en el tiempo. El uso de turnos de tareas es común en muchas empresas donde por razones económicas , tecnológicas u otras, el día normal de trabajo no es suficiente.
EDGARDO MEJIA HERRERA
DEPARTAMENTALIZACION POR NUMEROS SIMPLES
Consiste en agrupar a las personas que van a desarrollar los mismos deberes y colocarlas bajo la supervisión de un gerente. El hecho esencial no es que hacen las personas, dónde trabajan o con qué trabajan; el éxito depende sólo del número de personas que participan en el.
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ORGANIGRAMA VERTICALES
EDGARDO MEJIA HERRERAEDGARDO MEJIA HERRERA
ORGANIGRAMA HORIZONTAL
EDGARDO MEJIA HERRERAEDGARDO MEJIA HERRERA
VERTICAL - HORIZONTAL
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DISEÑO REPLEGADO
EDGARDO MEJIA HERRERAEDGARDO MEJIA HERRERA
ORGANIGRAMA DE BLOQUESECRETARIO
OFICIAL MAYOR
SUBSECRETARIA“A”
SUBSECRETARIA“B”
1. Dirección1.1.Departamento1.1.1. Oficina1.1.2. Oficina1.1.3. Oficina
2. Dirección2.1. Departamento2.1.1. Oficina2.1.2. Oficina2.1.3. Oficina
3. Dirección3.1.Departamento3.1.1. Oficina3.1.2. Oficina3.1.3. Oficina
4. Dirección4.1. Departamento4.1.1. Oficina4.1.2. Oficina4.1.3. Oficina
5. Dirección5.1.Departamento5.1.1. Oficina5.1.2. Oficina5.1.3. Oficina
6. Dirección6.1. Departamento6.1.1. Oficina6.1.2. Oficina6.1.3. Oficina
EDGARDO MEJIA HERRERAEDGARDO MEJIA HERRERA
ORGANIGRAMAS NO CONVENCIONALES
EDGARDO MEJIA HERRERAEDGARDO MEJIA HERRERA
ORGANIGRAMAS NO CONVENCIONALES
EDGARDO MEJIA HERRERAEDGARDO MEJIA HERRERA
ORGANIGRAMAS NO CONVENCIONALES
EDGARDO MEJIA HERRERAEDGARDO MEJIA HERRERA
ORGANIGRAMAS NO CONVENCIONALES
EDGARDO MEJIA HERRERAEDGARDO MEJIA HERRERA
UTILIDAD DE LOS ORGANIGRAMAS
� Proporcionan una imagen formal de la organización
� Constituyen una fuente de consulta oficial
� Facilitan el conocimiento de una organización, así como de sus relaciones de jerarquía
� Representan un elemento técnico valioso para el análisis organizacional
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