1. ELABORACION DE DOCUMENTOS PRESENTADO POR: LEIDY VARGAS,
JESSICA SERRANO Y KATERINE MOLINA. PRESENTADO A: JEISSON CHAVES
CURSO: 11-03 SENA J.T AO: 2015
2. Un documento es un testimonio material de un hecho o acto
realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o
personas fsicas, jurdicas, pblicas o privadas, registrado en una
unidad de informacin en cualquier tipo de soporte en lengua natural
o convencional.
3. 1.El conjunto del conocimiento humano, de los mensajes
colectivos, materializados en un soporte fsico y conservados a
travs del tiempo se constituye un patrimonio documental. 2.El
patrimonio integrado por documentos los profesionales de la
Documentacin tratan con el objeto de garantizar su conservacin y su
difusin. 3. Los documentos fijan el conocimiento y el saber y
garantizan su conservacin.
4. Los documentos pueden clasificarse de muy diversas formas,
dependiendo del punto de vista que se adopte. En la Biblioteca y en
funcin de su contenido, los principales documentos que podemos
encontrar son: Libros: Publicaciones no peridicas. Su contenido
puede ser muy variado y pueden presentarse en uno o varios
volmenes.
5. Publicaciones peridicas: Cualquier publicacin que aparece
por entregas sucesivas sin limitacin previa respecto a su duracin
y, en general, con una periodicidad dada. En general se las
denomina revistas, pero cuando la periodicidad es diaria, se les
llama diarios. Documentacin de congresos: Acostumbran a presentarse
con la denominacin de actas. y recogen las aportaciones de la
comunidad tcnico-cientfica sobre un tema especfico. Tesis:
Documento que recoge el resultado de un trabajo original y sometido
al control de una institucin universitaria en vistas a la obtencin
de un ttulo o diploma en esta Institucin.
6. Bibliografas: Describen y clasifican referencias de
documentos con el fin de darlos a conocer y hacerlos accesibles
para facilitar el trabajo intelectual. Catlogos: Son colecciones de
registros bibliogrficos de diferentes documentos: Libros, revistas,
vdeos, mapas, etc Es un instrumento que nos permite identificar y
localizar documentos ya que, a diferencia de las bibliografas, se
caracterizan por indicar la localizacin del documento original.
Bases de datos: Es un conjunto de datos homogneos, ordenados de una
forma determinada, que se presenta normalmente en forma legible por
ordenador, y se refieren a una materia concreta, organizacin o
asunto. Permite al investigador una bsqueda exhaustiva y son de
fcil actualizacin. Actualmente son la mayor fuente de referencias
de trabajos cientficos (generalmente de revistas) y se han
convertido en las fuentes de informacin secundarias por excelencia.
Repertorios: Coleccin o recopilacin de obras, datos, preceptos o
reglas sobre una temtica determinada.
7. Los documentos comerciales son todos los comprobantes
extendidos por escrito en los que se deja constancia de las
operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo
con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la
ley la misin que cumplen los documentos comerciales es de suma
importancia.
8. Superior 3 o 4 cm Izquierdo 3 o 4 cm Derecho 2 o 3 cm
Inferior 2 o 3 cm
9. EL SEOR LLEVAA CABO LAS SOLUCIONES DE PROBLEMAS JUDICIALES
CERTIFICA Que una vez revisada las hojas de juicio en la sala de
juntas el dia 02 de mayo de 2014, el seor Bernardo Pedraza con
cedula de ciudadana 15.956.971 no tendr que presentarse al juicio
citado en la hoja de juicios. Esta orden tiene una vigencia hasta
despus de 5 das si el seor no se comunica con el encargado de
juicios dentro de esos das tendr que asistir al juicio por
obligacin el cual seria en el dia 02 de junio de 2014. PAULAANDREA
RODRIGUEZ
10. Bogota D.C 02 de agosto de 2010 LA EMPRESA MORRIS SEGURITY
HACE CONSTAR Que el empleado lvaro Vargas Rivera con cedula de
ciudadana 15.956.941 lleva trabajando 15 aos en la empresa como
celador. Esta constancia se expide para una nueva hoja de vida
Cesar Gutirrez GERENTE Transcriptor: Leidy Tatiana Vargas Gmez
11. Internas: Son aquellas comunicaciones que se generan en
cada oficina, con destino a las diferentes dependencias de la misma
entidad o las ubicadas en las distintas sedes. Los tipos
documentales bsicos para el curso de las comunicaciones oficiales
internas en las entidades tanto enviadas como recibidas son el
memorando y el circular.
12. Externas: Son las comunicaciones oficiales que ingresan y
que deben ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos
el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que la
remite, direccin donde se debe enviar respuesta, asunto o
referencia.
13. Internas: La comunicaciones enviadas de este medio, se
transmitirn teniendo en cuenta la informacin que forma integral de
las series establecidas en las tablas de retencin documental, para
la perspectiva en la unidad de correspondencia, la cual se
encargara de dar los lineamientos para el control y establecer los
procedimientos adecuados para su administracin.
14. Externas: Las entidades que dispongan de Internet y correos
electrnicos, reglamentaran su utilizacin y asignaran
responsabilidades de acuerdo con la cantidad de cuentas
habilitadas. En todo caso, las unidades de correspondencia tendrn
el control de los mismos, garantizando el seguimiento de las
comunicaciones oficiales recibidas y enviadas.
15. CONCEPTO Conjunto de actividades administrativas y tcnicas
tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la
documentacin producida y recibida por las entidades, desde su
origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su
utilizacin y conservacin. (Art. 3 Ley 594 de 2000) La gestin
documental se reconoce, como una actividad intrnsecamente ligada a
los archivos y su desarrollo e s paralelo a la bsqueda de la
transparencia en la gestin administrativa DOCUMENTOS ELECTRNICOS DE
ARCHIVO Es el registro de informacin generada, recibida, almacenada
y comunicada por medios electrnicos, que permanece en estos medios
durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en
razn de sus actividades y debe ser tratada conforme a los
principios y procesos archivsticos. Son unidades estructuradas de
informacin registrada, publicada o no publicada, y gestionada como
unidades discretas en sistemas de informacin
16. Documentos no comerciales Hoja de vida Un currculum vtae,
tambin simplificado C. V. o currculum, es el documento que resume
los datos y experiencias ms importantes de una persona. El trmino
suele aplicarse a la bsqueda de trabajo. En estos casos, el
aspirante a un empleo, ayuda o similar debe presentar un documento
con todo lo que ha hecho hasta la fecha, a modo de resumen de sus
mritos
17. Correspondencia personal Es el trato recproco entre dos
personas mediante el intercambio de cartas, tarjetas, telegramas,
catlogos, folletos, etc. En las empresas se considera que la
correspondencia es el alma del comercio y la industria. Folleto Un
folleto es un texto impreso reducido de hojas, que sirve como
instrumento divulgativo o publicitario
18. FOLLETO
19. REVISTAS Publicacin peridica en forma de cuaderno con
artculos de informacin general o de una materia determinada, con
una cubierta flexible y ligera y a menudo ilustrada PUBLICACIONES
SERIADAS Publicacin, editada en cualquier medio fsico, que aparece
en partes sucesivas, cada una de las cuales presenta designaciones
numricas o cronolgicas y que pretende continuarse
indefinidamente.
20. Documentos no contables Estos se llaman documentos
informativos, y son de carcter solamente de soporte COTIZACION Es
poner precio a algo estimar a alguien o algo en relacin con un fin,
pagar una cuota PEDIDO Una orden de compra es una solicitud escrita
a un proveedor, por determinados artculos a un precio convenido. La
solicitud tambin especifica los trminos de pago y de entrega.
REMISION La Nota de Remisin es aquel documento que se utiliza casi
excluyentemente a instancias de un contexto mercantil para
acreditar o dejar constancia de la entrega de un pedido
21. COTIZACION
22. PEDIDO
23. REMISION
24. Documentos contables Los documentos contables son todos los
comprobantes por escrito en los que se deja constancia de las
operaciones que se realizan en la actividad mercantil. Estos son de
vital importancia para mantener un apropiado Recibo de caja El
recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los
ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se
entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo
consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de
contabilidad
25. RECIBO DE CAJA MENOR
26. Comprobante de egreso es el documento encargado de mantener
el registro de todos los gastos que se realizan en una empresa o
negocio. Este documento es obligatorio tanto para las pequeas como
para grandes empresas. Nota de contabilidad es un documento interno
de la empresa, que es utilizado para hacer registros contables,
cuando se trata de operaciones que no tienen soportes externos, u
operaciones para las cuales no existen documentos internos
especficos.
27. Nota crdito Es el comprobante que una empresa enva a su
cliente a su cliente, con el objeto de informar la acreditacin en
su cuenta un valor determinado, por el concepto que se indica en la
misma nota. Notas bancarias Es el documento que el banco entrega a
su cliente (sellado por el cajero) declarando haber recibido dinero
(pesos, cheques u otros valores) en calidad de depsito en cuenta
corriente o en caja de ahorro Nota debito comercial Llamase as a la
comunicacin que enva un comerciante a su cliente, en la que le
notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma
o valor, por el concepto que la misma indica. Este documento
incrementa la deuda, ya sea por un error en la facturacin, inters
por pago fuera de trmino, etc.
28. Nota debito
29. Es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a
sus cuentas habientes para que lo diligencien al consignar. el
original queda en el banco, y una copia con el sello del cajero
recibidor o el timbre de la mquina registradora, sirve de soporte
para la contabilidad de la empresa que consigna. HAY DOS TIPOS DE
FORMULARIOS: uno para consignar en efectivo y cheques de banco
locales y otro para consignar remesas o cheques de otras
plazas.
30. Las empresas que han creado un fondo de caja menor, una vez
se agotan los recursos o dineros asignados al fondo, el responsable
del mismo debe solicitar el reembolso de caja menor, esto es,
solicitar el reembolso de los recursos gastados para recuperar el
monto inicialmente asignado
31. Es el anlisis de las transacciones del efectivo, en un
momento determinado, con el objeto de comprobar si se ha
contabilizado todo el efectivo recibido y si el saldo que arroja
esta cuenta corresponde con lo que se encuentra fsicamente en caja
en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve tambin para saber si los
controles internos se estn llevando adecuadamente.
32. Es un proceso que permite comparar los valores que la
empresa tiene registrados de una cuenta de ahorros o cuenta
corriente, con los valores que el banco le suministra por medio del
extracto bancario, que suele recibirse cada mes.
33. Es una Orden, que emite el vendedor, cuando una persona
compra un producto, una vez que la persona ha cancelado, el
vendedor, emite una nota de despacho o salida de mercancas,
ordenando al almacn entregar el producto solicitado al
cliente.
34. El artculo 619 del Cdigo de Comercio ensea que los ttulos
valores pueden ser de contenido crediticio, corporativos o de
participacin y de tradicin o representativos de mercancas. Varios
criterios se han intentado en la doctrina para determinar una
clasificacin acertada y precisa en esta materia. Tomando como base
la clasificacin de la norma citada tendremos que afirmar una
clasificacin teniendo en cuenta:
35. A) El contenido de la prestacin o el objeto sobre el cual
recae B) La moneda, C) El lugar de creacin, D) La forma de creacin,
E) El cumplimiento de las formalidades, F) La funcin econmica, G)
La naturaleza jurdica del creador o emisor del ttulo, H) El rgimen
aplicable, I) La causa, J) La ley de circulacin.
36. Caractersticas: Debe contener mencin explcita del tipo de
documento que es (en este caso, un cheque), nombre y domicilio de
la entidad bancaria, fecha y lugar de emisin, orden de pago por una
cantidad determinada de dinero, nombre y firma de mano propia o
autgrafa del librador o titular de cuenta, y nombre completo del
beneficiario. Algunas entidades bancarias, adems, para evitar
fraudes y falsificaciones, le asignan una numeracin a sus cheques
como control interno.
37. La letra de cambio es un documento muy difundido y es
utilizado para transferir la propiedad de cosas, artculos y
servicios en trminos particulares; en muchas ocasiones se encuentra
avalado con un contrato y de no ser as con dos avales es
suficiente
38. El pagar es un ttulo de crdito, con determinadas
formalidades, que contiene la promesa pura y simple de pagar una
cantidad de dinero a una persona determinada.
39. La factura cambiaria de compraventa es otra clase de titulo
valor, la cual es expedida por el vendedor o prestador de un
servicio, al comprador o beneficiario del servicio, en la cual est
estipulado el valor que el comprador debe pagar al vendedor y plazo
para realizar dicho pago.
40. Los CDT s o Certificados de Depsito a Trmino son ttulos
valor que emite un banco, corporacin financiera o compaa de
financiamiento comercial a un cliente que ha hecho un depsito de
dinero con el propsito de constituir dicho CDT. Hay que saber que
en cada banco nos pueden pedir un monto mnimo de capital para
constituir el CDT y tambin que estos depsitos se hacen a un trmino
fijo, mnimo de 30 das, aunque comnmente se hacen a 60, 90, 180 Y
360 das.
41. Es aquel en el que los valores que se transan no tienen
preestablecido el rendimiento, siendo las acciones el ttulo
caracterstico de este mercado. La rentabilidad est ligada a las
utilidades obtenidas por la empresa en la cual se invierte, as como
a las posibles variaciones en los precios de los valores, dadas por
las condiciones existentes en el mercado.
42. Los Bonos constituyen una interesante alternativa de
inversin a mediano plazo, pues son ttulos que representan un
derecho sobre un crdito colectivo a cargo de la entidad emisora.
Esta modalidad de inversin generar rendimientos a una tasa de
inters variable indexada a la DTF +/- unos puntos adicionales, de
acuerdo con las condiciones de cada emisin de bonos.