Flexible Working en la empresa
Hacia dónde vamos… el mundo laboral
“El reto para los profesionales de IT responsables de dar soporte, o incrementar el rendimiento del valor añadido de las personas de la compañía va a cambiar: de los paradigmas de los 80 (Automatización de la Oficina), los 90 (Groupware), y el 2000 (Empresa 2.0), hacia un nuevo mundo caracterizado por
una mayor volatilidad, la híper-conectividad, el trabajo “en enjambre” y otros.
“Watchlist: Continuing Changes in the Nature of Work: 2010- 2020”Tom Austin (Gartner) 2010
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¿Que necesitan las personas?
Mas espacio para el creciente incremento del trabajo en
equipo, en el año 2000 el trabajo en equipo representaba
el 20%, hoy representa un 60% frente al trabajo individual.
(fuente McKinsey 2009).
Espacios para realizar actividades como el trabajo
concentrado o trabajo confidencial que el diseño actual
tradicional en espacios abiertos no lo cubre.
Espacios de trabajo mas informales, como punto de reunión y de comunicación. El 80% de las
reuniones dentro de una organización no son confidenciales y el 60% de ellas son de menos de cuatro
personas. (fuente 3Goffice 2010)
Espacios de calidad, espacios mas alegres, mas cálidos,…. Calidad del espacio de trabajo.
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Y sobre todo…
Acceso a la tecnología que les facilite su
trabajo en movilidad y flexibilidad: PDA,s,
3G, ADSL, Portátil,….. Para las nuevas
generaciones estas tecnologías y las que
puedan ir apareciendo son un MUST, dejan
de ser un articulo de lujo solo para
“directivos y directivas” para ser una
herramienta básica de trabajo.
Conciliación de vida laboral y personal.
Flexibilidad de horarios es algo que ya existe
en la mayor parte de las organizaciones, en
algunas de ellas, cada vez más, también se
está desarrollando la posibilidad de tele
trabajar desde casa. La demanda actual va
mas allá, busca la posibilidad de elegir
trabajar desde cualquier lugar y en cualquier
momento.
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¿Qué buscan las empresas? (1/2)
Retención del talento. El concepto de flexible working supone todavía un elemento diferenciador,
ya que dentro de unos años será una obligación (MUST).
Incremento de la productividad. Aunque existen métricas de productividad, de una manera
intuitiva se puede concluir que un incremento de la calidad del espacio, de las herramientas
tecnológicas y de la flexibilidad de poder elegir el espacio que mejor se adapte en cada momento
a sus necesidades generara una mayor productividad.
Flexibilidad en un mundo de incertidumbres. Fomentar la flexibilidad y movilidad genera mayor
flexibilidad para la organización, permite fáciles reorganizaciones internas y crecimientos de
entorno al 30%. Contribuye al concepto de Disaster Recovery Plan.
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Optimización de los costes de explotación para ganar en competitividad. Una media de entre un
30-40% de los puestos de trabajo tradicionalmente asignados están permanentemente vacíos.
Responsabilidad social corporativa. La flexibilidad en el trabajo facilita la integración de personal
con minusvalías, padres o madres con hijos, personal que tenga a su cargo alguna persona mayor o
con minusvalía,…
Sostenibilidad. El concepto de flexible working reduce los traslados diarios al trabajo y la
dimensión global de las sedes corporativas en un 30% lo que genera, además de otras ventajas una
reducción considerable de las emisiones a la atmosfera.
¿Qué buscan las empresas? (2/2)
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La solución: el flexible working
Trabajar con total flexibilidad en una combinación de diferentes localizaciones: en casa, remoto “on the
move” (aeropuertos, coche, cliente...) y en las oficinas centrales.
Es una realidad en la mayor parte de las organizaciones aunque no esta
“oficialmente reconocido”.
Mejora la conciliación de la vida privada y laboral.
Reduce los tiempos de desplazamiento al trabajo.
Genera una mayor calidad de vida para las personas trabajadoras.
Retiene al mejor talento
Plataforma Tecnológica Básica
Smartphone
Portátil
Acceso Anytime, Anywhere
Seguridad en acceso
Web Conferencing
Dispositivos adaptados
Presencia y Comunicaciones Unificadas
Entornos de colaboración
Periféricos accesibles
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Ahorro tangible de costes
Ahorro total año: 5.000 €/año
Reducción del commuting: número de traslados de las personas al
trabajo y por tanto del tiempo empleado. Una media de una hora diaria
mas coste de energía. Dato habitualmente no cuantificado.
Costes de explotación: reducción de 10.000€/persona/año a 5.000 €/persona/año, lo
que supone un ahorro de 5.000 €/persona/año.
Incremento de productividad y retención del talento. Solo se podrá
medir y valorar después de la implantación del modelo.
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“Kit flexible worker”
Coste total año: 840 €/año
Estos costes dependen de losacuerdos actuales con operadoras. Sedeberá descontar el personal queactualmente cuente ya con alguno deestos elementos
Ordenador portátil. Coste entre 600 y 800 €. Se amortiza en tres años y hay que compensar el coste con la diferencia del plan renove de terminales fijos o móviles que ya se tenga.
Considerado esto, su coste es despreciable.
Blackberry o PDA. Coste terminal gratuito con los planes de fidelización y coste de la tarifa de datos 20€/mes
(240€/año).
Conexión móvil 3G. Coste 20 €/mes (240€/año).
ADSL en su domicilio. Coste 30 €/mes (360€/año).
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Análisis económico. Resumen por persona
Costes anuales “Kit Flexible worker”
Reducción costes de explotación
Inversión en rediseño de espacios4.000€ solo primer año, una amortización a 8 años nos da un valor de 500 €/año , aunque la amortización real es en 22 meses
Ahorro total año 3.660 €/año
500 €/año
5.000 €/año
840 €/año
Los 3 retos de la Oficina Flexible
Tecnología
Poder hacer lo mismo en la oficina que desde cualquier punto con
conexión a Internet supone un reto en comunicaciones y seguridad y
requiere de tecnologías clave para la comunicación y colaboración de
las personas trabajadoras
Personas y Habilidades
Aunque la tecnología es imprescindible no servirá de nada si no formamos a nuestro personal en
las habilidades necesarias para aprovecharla y en las buenas
prácticas que requiere esta nueva forma de trabajo
Espacio
Las oficinas y las casas del personal deben rediseñarse para permitir el
trabajo flexible
Un equipo de expertos en los 3 ejes
El MIC Productivity tiene una alianza con Aleph, 3G office y L.A. & Asociados,
formando un equipo multidisciplinar que integra los 3 elementos claves para llevar
a cabo con éxito una implantación de «flexible office»:
Tecnología
Espacios
Personas
La puesta en marcha, exige un programa integral para su implantación, ya
que están involucradas muchas áreas de la empresa: Departamentos
operativos que serán objeto del programa, RRHH, Sistemas, Comunicación,
Facility Management y por supuesto el impulso y apoyo del Comité de
Dirección y de las mas altas jerarquías de la empresa.
El proyecto, en función de la dimensión de la empresa, debería partir de
una experiencia piloto que permita valorar los resultados antes de
implantarse con carácter generalizado.
La solución: Metodología
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Primera fase: Análisis “Health Check”
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1. Crear un equipo de trabajo con representación de RRHH,Facilities, Sistemas y comunicación.
2. Medición del grado de ocupación de sus espacios de trabajo.Puestos de trabajo, salas de reunión y despachos.Entrevistas.
3. Análisis económico, funcional, cultural y oportunidad delproyecto.
4. Preparación y presentación de la propuesta al Comité deDirección. Importante que sea liderado y “comprado” elproyecto por el más alto nivel de la compañía.
Análisis “Health Check”
Objetivos y antecedentes del proyecto
Perfilado de usuarios
Estudio escenarios afectados
Estudio plataforma tecnológica actual
Estudio espacios físicos y utilización de los mismos
Definición de métricas
3 semanas
Tecnología
- Herramientas necesarias
- Uso y Adopción
Personas
- Habilidades necesarias
- Plan de comunicación
Espacios
- Propuesta nuevos espacios
- Reordenación y mejor uso de los existentes
3 semanas
- Puesta en marcha del plan.
- Plan de comunicación interna y formación.
- Rediseño o reubicación de espacios.
- Programa de mejora de la iProductividad
4-6 semanas
Estudio situación actual
Diseño del plan
Implementación
Contacte con nosotros, tenemos las herramientas para implantar una nueva forma de trabajar en su empresa.
Aleph Comunicación + MKT de PersonasPaula Mattio [email protected]
Tel.: +34 639 763 730 | 936 367 953
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