Fundación APEC de Crédito Educativo, Inc. Fundación APEC de Crédito Educativo, Inc.
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Estudio de Tiempos y Movimientos
Gerencias de Crédito y Recuperación de Cartera
Octubre 2004
Estudio de Crédito - Objetivos
•Identificación de procedimientos actuales.
• Determinar oportunidades de mejora.
• Identificar elementos de retraso.
• Contribuir con la simplificación del trabajo realizado.
• Ayudar a mejorar la utilización de los recursos disponibles.
Premisas y ConceptualizaciónPremisas y Conceptualización
• Los días laborables equivalen a 6.8 horas (Tiempo efectivo de trabajo).
• El mes laboral equivale a 21.66 días de trabajo.
• FTE= Full Time Equivalent.
•Tiempo dado que define la utilización de un recurso en base a tiempo efectivo.
Crédito Estudiantil Crédito Estudiantil –– Situación Actual Situación Actual
Intervención de puestos: 9
Transportaciones : 12
Actividades : 14
Tiempo efectivo: 1.6 Hrs
Tiempo Transp/Demoras: 66.7 Hrs
Tiempo total : 10 días
Of. Crédito 1
Recibe Solicitudde Crédito
Inicio
CR01
Prep. Expediente /ConfirmaciónInformaciones
Emisión Historialde Crédito
Revisión deCrédito y Prep.
Form. Prep. Acta
Creación decliente, Fiadores,
períodos ygarantías
Emisión de Acta
Revisión yAprobación
Of. Crédito 2 Of. Crédito 3 Dir. Créd y Co Ger. Cobros
Revisión yAprobación
Ctrol RiesgosOf. Serv. Clte Dir. Finanzas
Revisión dePolíticas
Aprobación yemisión de
número de crédito
Depto. Legal
Generación deContrato e inicio
formalización
Firma de Contrato
Formalización
Notarización
EmisiónCertificación ?
Emisión deCertificación
Si
FINArchivo
No
CR02 CR03 CR04
CR05
CR06
CR07 CR08 CR09
3.18 Hrs
8.07 Hrs 1.32 Hrs 6.33 Hrs
1.49 Hrs
3.56 Hrs
10.05 Hrs 20.76 Hrs 12.88 Hrs
Crédito Estudiantil – Proceso Propuesto
Oficialde CréditoCtrl. Risgo
Prep. Exped /ConfirmaciónInformaciones
Emisión y análisisde Historial de
Crédito
Form. Prep. yemisión de Acta
de Comité
Recibe Solicitud,crea cliente,
fiadores, períodosy garantías
Dir. Créd y Co
Revisión yAprobación
Dir. Finanzas
Aprobación yemisión de
número de crédito
Depto. Legal
Generación deContrato e inicio
formalización
Firma de Contrato
Formalización
Notarización
EmisiónCertificación ?
Emisión deCertificación
Si
FINArchivo
No
Of. Serv Cliente
INICIO
Intervención de puestos: 5 (- 44%)
Transportaciones : 6 (-50%)
Actividades : 9 (- 30%)
Tiempo efectivo : 1. 2 Hrs (- 25%)
Tiempo Transp/ Demora : 19 Hrs (- 71%)
Tiempo en días : 3 (- 70%)
CrCrédito Institucional édito Institucional – Situaci– Situación Actualón Actual
Intervención de puestos: 6
Transportaciones : 8
Actividades : 12
ControlFinanciero
Verificadisponibilidad en sistema
Recibe cartade solicitud
Dir. Créd y Co
Revisión yValidación
Controlde Riesgos
OficialOperaciones
Desembolso
FINArchivo
Enc. Créd. Inst
INICIO
AperturaOper. Línea
de Créd.
GeneraReporte
Operación deLínea
Revisión yValidación
Revisión yValidación
GeneraSolicitud dedesembolso
Validación
Tesorería
Emisión decheque
Firmasautorizadas
Firma pagaré
Depto. Legal
CrCrédito Institucional édito Institucional – Proceso Propuesto– Proceso Propuesto
Intervención de puestos: 4 (- 33%)
Transportaciones : 4 (- 50%)
Actividades : 8 (- 33%)
Verificadisponibilidad
en sistema
Recibe cartade solicitud
Operaciones
FINArchivo
Enc. Créd. Inst
INICIO
Apertura deOperaciones,
Línea de Créd.
GeneraSolicitud dedesembolso
Tesorería
Emisión decheque
Firmasautorizadas
DesembolsoFirma pagaré
por parteInstitución
Depto. Legal
FUNDAPECFUNDAPEC
Recuperación de CarteraRecuperación de Cartera
Estudio Recuperación de Cartera Estudio Recuperación de Cartera –– ObjetivosObjetivos
Determinar puntos de oportunidad. Determinar puntos de oportunidad.
Ayudar con la eficientización de las labores de Ayudar con la eficientización de las labores de recaudación.recaudación.
Contribuir con el aprovechamiento de los recursos. Contribuir con el aprovechamiento de los recursos.
Ayudar a ofrecer un mejor punto de vista en cuanto Ayudar a ofrecer un mejor punto de vista en cuanto a las tareas diarias del departamento y su a las tareas diarias del departamento y su programación. programación.
Enfoque y Premisas de EstudioEnfoque y Premisas de Estudio
La situación actual de la cartera se asumen como La situación actual de la cartera se asumen como información promedio.información promedio.
Los oficiales de cobro tienen una asignación de casos Los oficiales de cobro tienen una asignación de casos equivalente y de forma aleatoria.equivalente y de forma aleatoria.
No se asumen expedientes al día en las carteras No se asumen expedientes al día en las carteras Improductiva y de Terceros.Improductiva y de Terceros.
Los expedientes con más de 1 año de atraso se Los expedientes con más de 1 año de atraso se encuentran en vía de localización.encuentran en vía de localización.
Gestión del 100% de la cartera en 1 mes.Gestión del 100% de la cartera en 1 mes.
Premisas de EstudioPremisas de Estudio
Los elementos probabilísticos tomados de los reportes de cartera están basados en las siguientes informaciones
Rango Premisas Productivo Improd. 3eros
Más de 361 días de atraso Localización 30% 66% 58%
Entre 120 y 360 días de atraso Renegociación 9% 10% 11%
Entre 120 y 360 días de atraso
Procesamiento descuentos
9% 10% 11%
Entre 0 y 3 meses de atraso Gestión de cobro 53% 14% 20%
Tareas IdentificadasTareas Identificadas
Actividades críticasProducción /
Día
% por Actividad
Localización 33.9 33% 12
- Procesamientos y llamadas 30.3 89%
- Hoja entrevista 3.6 11%
Renegociación 35.3 35% 12
- Preparación inicial (Análisis) 2.4 7%
- Llamada de gestión 9.5 27%
- Preparación Expedientes + Cargos + Renegociación 19.8 56%
- Hoja Entrevista 3.6 10%
Procesamiento de descuentos 15.0 15% 27
- Indicación de Informaciones para Prep. Carta 4.9 33%
- Llamada de gestión 6.5 43%
- Hoja Entrevista 3.6 24%
Llamada de gestión 17.6 17% 23
- Llamada y gestión (Recordatorias / Atrasos) 11.55 66%
- Hoja Entrevista 3.6 21%
- Investigación y Análisis 2.4 14%
101.77 74
Tiempo Prom por Contacto
(Mins.)
*
* Productividad en base a 1 recurso
Situación actualSituación actualProducción por cartera 100%Productiva 2,600 Prob/ Neces. Diaria = 120
Prod. Diaria Caso Recs NecesrsLocalización 33.9 12 30% 3.0 36Renegociación 35.3 12 8% 0.8 10Procesamiento descuentos 15.0 27 9% 0.4 11Gestión de cobro 17.6 23 53% 2.7 64
Personal 7 120100%
Improductiva 1,412 Probabilidad / Neces. Diaria = 65Prod. Diaria Caso Recs Necesrs
Localización 33.9 12 66% 3.6 43Renegociación 35.3 12 10% 0.6 7Procesamiento descuentos 15.0 27 10% 0.2 7Gestión de cobro 17.6 23 14% 0.4 9
Personal 5 65100%
Terceros 4,168 Probabilidad / Neces. Diaria = 192Prod. Diaria Caso Recs Necesrs
Localización 33.9 12 58% 9 112Renegociación 35.3 12 11% 2 21Procesamiento descuentos 15.0 27 11% 1 21Gestión de cobro 17.6 23 20% 2 38
Personal 14 192100% 25
Total Expeds. 378Efectivos 187
Expedientes Localizados 187 49.5%Expedientes No localizados 191 50.5%
Situación Actual Situación Actual – Indices de Productividad– Indices de Productividad
Localización 191
Casos/día Recs. Necesarios
Localización 31.3 13 15
Localización + Renegociación 48.9 8 23
Localización + Descuentos 43.3 9 20
Demanda diaria =
Resultados RecursosProductvd esperada Efectividad
Recursos necesarios 25 378 100%
Recursos utilizados actualmente 16 242 64.0%
Contactos efectivos 187 49.5%
Localización Localización - Alternativas- Alternativas
Ocuparnos de sanear la cartera en conjunto con las Ocuparnos de sanear la cartera en conjunto con las labores de recuperación.labores de recuperación.
Hacer esfuerzo o proyecto de saneamiento interno Hacer esfuerzo o proyecto de saneamiento interno utilizando personal exclusivamente a esta tarea.utilizando personal exclusivamente a esta tarea.
Subcontratación de la actividad de localizaciSubcontratación de la actividad de localización.ón.
Premisas:Premisas:
ReducciReducción del tiempo de renegociación eliminando las ón del tiempo de renegociación eliminando las labores manuales de esta actividad.labores manuales de esta actividad.
No hacer gestión de cobro a los expedientes al día.No hacer gestión de cobro a los expedientes al día.
Los expedientes en localización procesados se Los expedientes en localización procesados se reintegran a la cartera.reintegran a la cartera.
Posible EscenarioPosible Escenario
Posible EscenarioPosible EscenarioProducciónProductiva 2,600 Probabilidad /
Prod. Diaria Caso Recs NecesRenegociación 19.7 21 23% 1.3Procesamiento de Descuento 15.0 27 36% 1.6Gestión de cobro 17.6 23 28% 1.4
87% 4
LocalizacionesNota:Expedientes sin atrasos
Improductiva 1,412 Probabilidad /Prod. Diaria Caso Recs Neces
Renegociación 19.7 21 23% 0.7Procesamiento de Descuento 15.0 27 36% 0.9Gestión de cobro 17.6 23 28% 0.8
87% 2
LocalizacionesNota:Expedientes al día
Terceros 4,168 Probabilidad /Prod. Diaria Caso Recs Neces
Renegociación 19.7 21 23% 2.1Procesamiento de Descuento 15.0 27 36% 2.6Gestión de cobro 17.6 23 28% 2.3
CONCLUSIONESCONCLUSIONES
El estudio permitió detectar los cuello de botellas que El estudio permitió detectar los cuello de botellas que presentan los procesos de crédito y recuperaciones.presentan los procesos de crédito y recuperaciones.
Con la puesta en ejecución de las recomendaciones, ya Con la puesta en ejecución de las recomendaciones, ya iniciada, se dará un servicio más rápido y eficiente.iniciada, se dará un servicio más rápido y eficiente.
CONCLUSIONESCONCLUSIONES
El estudio ofrece las herramientas para dar El estudio ofrece las herramientas para dar seguimiento a cada caso y resolver rápidamente las seguimiento a cada caso y resolver rápidamente las dificultades.dificultades.
También permitirá realizar una evaluación individual de También permitirá realizar una evaluación individual de los oficiales de crédito y recuperaciones.los oficiales de crédito y recuperaciones.
Próximamente iniciaremos el estudio en las demas Próximamente iniciaremos el estudio en las demas areas operativas.areas operativas.
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