Gestión Documental
Ahorre en espacio y tiempo dejando la gestión de su
documentación en manos de una empresa especializada.
“A través del servicio de gestión documental, accede-
mos a la experiencia y medios técnicos (espacio, ins-
talaciones, seguridad, sistemas informáticos…) que no
serían rentables para nuestro volumen individual. En de-
finitiva, nos beneficiamos de economías de escala”.
(cita)
El volumen documental que generan las empresas, instituciones y des-
pachos profesionales, obliga a poner en marcha herramientas específi-
cas para su correcta gestión y tratamiento.
La tendencia, tanto en el ámbito de la administración pública como en la
empresa privada, es externalizar el servicio de archivo, tras compro-
bar las excelentes ventajas que ello supone. Para ello, nuestra empresa
presenta soluciones pioneras y de total eficacia.
Nuestro objetivo es conseguir el mayor ahorro en espacio y costes de
gestión a nuestro cliente, que nuestro cliente enfoque sus esfuerzos
a la gestión propia de su negocio, y ofrecer soluciones adaptadas a un
mundo empresarial cada vez más globalizado.
Orden, seguridad,
accesibilidad y confidencialidad.
destrucción
postalfax
estudio
traslado
clasificación y registro
custodia (archivo general)
digitalizacióne-mail
Las principales fases del proceso son:
1. Estudio documental
2. Clasificación y registro
3. Custodia:
· 3.1. Seguridad· 3.2. Software especializado· 3.3. Gestión integral a través de web
4. Gestión de consultas
5. Destrucción
Proceso
2
34 4
5
Solicitud Envío
Cliente
1
La gestión documental engloba las siguientes áreas:
•Consultoría en gestión documental
•Traslados de archivos
•Guarda y custodia de documentación
•Sistema de consulta de documentos
•Digitalización
•Destrucción certificada
La documentación puede ser controlada y gestionada por el cliente a través del servicio web.
4. 5.
21La primera fase de gestión documental consiste en la
realización de un estudio de la situación actual de la
documentación: cómo se genera, cómo es archivada...,
identificando y proponiendo posibles áreas de mejora.
El diagnóstico inicial nos permite crear la estructura
documental, de modo que su registro y ubicación optimice
el tratamiento y consulta en el futuro.
Del mismo modo se determina el tiempo que la información
debe ser guardada, denominado “plazos de paso a histórico
y expurgo”.
Todo este proceso se desarrolla en estrecha colaboración
con su empresa y se divide en:
• Consultoría.
• Recogida de la documentación en sus instalaciones.
• Tratamiento archivístico para la identificación y recupe-
ración del volumen documental.
• Destrucción de aquella documentación que deja de
tener un valor legal o que por cualquier otro motivo su
conservación no es necesaria.
La documentación se almacena, clasifica y registra a través
de una etiqueta con un rango de numeración.
En la etiqueta sólo figura un código de barras, cuyo objeto es
salvaguardar la identidad de nuestros clientes.
1. Estudio documental
Nuestros técnicos especializados se desplazan a las oficinas del cliente y ordenadamente, con absoluta confidencialidad y seguridad, realizan el traslado hasta nuestras instalaciones utilizando nuestros propios vehículos.
Grabación de los datos correspondientes de cada serie documental para su ubicación y tratamiento. Grabación del rango o fecha en la que un documento queda cancelado para su futura destrucción.
Se ofrece la posibilidad de digitalizar la documentación y guardarla en soporte informático.
Asignación de una etiqueta para su posterior ubicación.
Emisión de actas de transferencia, a petición del cliente: contenedor, subcontenedor o documento.
Se valida la base de datos del cliente, o se crea una base de datos en caso de no disponer de ella.
Validación UbicaciónGrabación Digitalización Emisión
2. Clasificación y Registro
Consultoría documental.
6. 7.
3La documentación se custodia en las instalaciones propiedad
de Logisman, garantizando el orden, accesibilidad, seguri-
dad y confidencialidad.
A este servicio lo denominamos “Guarda y custodia”
acogiéndonos al significado textual de ambos términos:
“poner algo donde esté seguro” y “guardar con cuidado y
vigilancia”.
El sistema está orientado a la rapidez y precisión ante
cualquier consulta que se necesite realizar.
Para la custodia estándar se introducen cuatro subcon-
tenedores por contenedor, optimizando el espacio y
ahorrando en costes. No obstante, ofrecemos alternativas
en cuanto a medidas o número de subcontenedores,
adaptándonos a la situación de cada cliente si se observa
necesario.
Nuestras instalaciones y procedimientos nos permiten
responder y participar en cualquier proceso de certificación
o auditoría al que se sometan las empresas de nuestros
clientes.
Nuestra política es la orientación al cliente, de forma que
sienta en todo momento que su documentación está en sus
propias instalaciones, independientemente de la distancia.
3. Custodia
Máxima seguridad.
Área de guarda y custodia.
Sistema estándar: 4 subcontenedores por contenedor.
3. Custodia
8. 9.
Cañones contra incendios y videovigilancia.
Ofrecemos unas instalaciones perfectamente adecuadas,
dotadas con los más modernos sistemas de seguridad:
• Sistemas de alarmas y detección.
• Videovigilancia exterior e interior.
• Guardia de seguridad.
• Barreras ópticas.
• Instalación contra incendios.
Para una mayor seguridad se han instalado “generadores
de espuma” regulados en la norma NFPA-11, de forma
sectorizada, para eliminar el uso del agua en caso de incendio.
Cualquier posible foco de fuego se extinguiría sin peligro de
dañar el archivo.
3.1 Custodia: Seguridad
Bombas de extinción. Capacidad para extinguir un posible foco de incendio, en cualquier punto de las instalaciones, mediante espuma.
10. 11.
Disponemos de software propio, desarrollado y evolucionado
específicamente para la gestión de documentación, que nos
permite adaptarnos con rapidez y en cada momento a las
necesidades operativas particulares de cada cliente.
Se trabaja bajo los más estrictos sistemas de seguridad
informática entre los que destacan:
• Certificación ECA que acredita el cumplimiento con la
LOPD.
• La replicación remota del sistema informático.
• La disposición de un servidor seguro SSL para el área
de clientes, que garantiza en ella el cifrado de las comu-
nicaciones.
• La instalación de grupos electrógenos además de los
Sistemas de Alimentación Ininterrumpida para la máxima
garantía en la seguridad del software y suministro de
servicios a través de nuestra extranet.
3.3 Custodia: Gestión integral a través de web
Sistema de gestión en tiempo real a través de nuestra
extranet* que le permitirá realizar sus consultas y gestionar su
documentación:
• Definición y registro de accesos a las distintas series
documentales y operaciones sobre ellas (obligado por la
LOPD).
• Alta de contenedores y series documentales.
• Búsqueda de la documentación.
• Solicitud de originales y envío de documentos requeridos.
• Envío de imágenes.
• Solicitud de recogida de documentación en los centros
productores.
• Estadísticas sobre las solicitudes realizadas.
La extranet está alojada en un servidor seguro (https),
disponiendo de varios sistemas de autentificación. De este
modo, la sección de clientes del portal permite el acceso,
exclusivamente, a aquellos usuarios autorizados.
Su utilización es sencilla, requiriendo una sesión de forma-
ción de unas dos horas, que impartimos en las instalaciones
de nuestros clientes.
3.2 Custodia: Software especializado
*Extranet: página web donde se conectan
los clientes y proveedores para gestionar
la actividad
12. 13.
44. Gestión
de consultasLos archivos pueden ser solicitados en cualquier momento
por nuestros clientes. Para ello, buscando siempre la comodi-
dad, la seguridad y la confidencialidad:
• Se establecen permisos para cada usuario, cada serie
y cada servicio.
• Se registran todas las operaciones realizadas por cada
usuario.
• Se elaboran estadísticas de consultas y servicios que el
cliente ha solicitado.
Ofrecemos varias alternativas para la entrega de la documen-
tación solicitada:
• Envío de la documentación a través de imagen
digitalizada. De este modo no es necesario que la docu-
mentación salga de nuestras instalaciones, obteniendo así
un nivel mayor de seguridad.
• Envío por cualquier otro medio tradicional siempre que
el cliente lo solicite.
• Si lo desea, el cliente puede consultar la documentación
en nuestras propias instalaciones.
Gestión de consultas.
14. 15.
Como valor añadido, Logisman le ofrece este servicio de
digitalización de documentos, como complemento al de
guarda y custodia.
Para ello ofrecemos los sistemas más avanzados de captura,
consulta y archivo de imágenes como documentos bancarios,
albaranes, facturas, etc.
Las principales ventajas de este proceso son:
• Garantizar la conservación de la información indepen-
dientemente de los sistemas de seguridad con los que se
tenga guardada en soporte físico.
• La agilidad de las consultas, ya que puede realizarlas a
través de su propio ordenador, siempre que no requiera la
consulta del original.
• Ahorro en tiempo de la consulta.
• Disminución de espacio.
• Posibilidad de compartir la información en el mínimo
tiempo e independientemente de la distancia. 55. DestrucciónLa documentación debe ser conservada según el tiempo
establecido en cada caso por la ley, dependiendo de su
naturaleza, o bien porque cada empresa establece sus
criterios particulares de conservación.
Por ello, una vez cumplido ese tiempo de conservación se
debe realizar un expurgo de la misma y una destrucción
confidencial.
Nuestro servicio de destrucción garantiza la confidencia-
lidad y la documentación es trasladada a un gestor de
residuos autorizado para su posterior reciclado.
En todo momento, el proceso se realiza según la normativa
vigente: Ley de Protección de Datos (LOPD), Gestión de
calidad ISO 9001:2000, norma de Medio ambiente ISO
14001:2004.
El proceso concluye con la emisión de un certificado de
destrucción con la opción de cumplir con la Norma DIN
32757 si es necesario.
Destrucción certificada.
Digitalización
Destrucción certificada.
Área de digitalización.
16. 17.
Certificados
•Certificado de cumplimiento con la LOPD: gestionando la
seguridad y confidencialidad de nuestros clientes.
•ISO 14001/2004: Comprometidos con el medio ambiente.
•ISO 9001/2000: Adaptando la calidad al nivel de servicio.
España
A 300 km se producen
el 80% de las operaciones
logísticas nacionales.
18.
C/ Gutemberg, parcela 59 Polígono Industrial Llanos de la EstaciónAutovía de Huesca, salida 318, Zuera Norte50800 Zuera (Zaragoza) · EspañaTeléfono 976 694 902 · Fax 976 694 950Coordenadas GPS:
· Lat, N: 41º 53’ 14.3”· Long, W: 0º 45’ 39.64”
Top Related