TRABAJO UNIDAD I
GESTIÓN DOCUMENTAL I
ELABORADO POR:
DIANA CATHERINE LUGO COBOS
UNIVERSIDAD DEL QUÍNDIO
FACULTAD CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN, DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
BOGOTÁ
2013
TRABAJO UNIDAD I
GESTIÓN DOCUMENTAL I
ELABORADO POR:
DIANA CATHERINE LUGO COBOS
DOCENTE:
CLAUDIA EDID ARREDONDO HERNÁNDEZ
UNIVERSIDAD DEL QUÍNDIO
FACULTAD CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN, DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
BOGOTÁ
2013
TABLA DE CONTENIDO Pág.
1.Averigüe como se originó la Gestión Documental 6-7
2. Defina Gestión Documental 8
3. Construya su propio concepto de 9
3.1 Documento 9
3.2 Documento de Archivo 9
4. Indague qué es el Archivo General de la Nación 10
y mediante cuál Ley fue creado
5. Indague qué es el Sistema Nacional de Archivos 11
6. Indague cuál es la Ley por medio de la cual se 12
dicta la Ley General de Archivos
7. Indague qué dice La Ley General de Archivos 13
en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21
Pág.
8. Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un 14-15
programa de Gestión Documental.
9. Indague cuáles son los aspectos que deben 16
considerarse para elaborar un PGD
10. Indague cuántos y cuáles son los pasos 17
de un Programa de Gestión Documental
11. Explique la importancia de adoptar las Tablas 18-20
de Retención Documenta y cuáles con sus etapas.
12. Mencione porque es importante y cuáles son las 21-22
ventajas que produce la implementación de un PGD.
13. Revise el documento “conceptualización de un 23-24
programa de Gestión Documental” A partir de esto
realice un cuadro con 5 de estas normas con su
enunciado y haga a cada una su explicación.
14. Investigue los derechos de los ciudadanos sobre 25
la privacidad de los documentos.
GESTIÓN
DOCUMENTAL
1. AVERIGÜE COMO SE ORIGINÓ LA GESTIÓN DOCUMENTAL, PUEDE
TOMAR COMO BASE EL SIGUIENTE DOCUMENTO “GESTIÓN
DOCUMENTAL” QUE PUEDE ENCONTRAR EN
HTTP://WWW.SOCIEDADELAINFORMACION.COM/12/GESTION%20DO
CUMENTAL.PDF
La gestión documental fue concebida en Estados Unidos,
alrededor de la década de los 50, fue muy aceptada dentro de ese
país y fue reconocida de forma oficial a mediados del siglo XX. La
Gestión Documental revolucionó toda la práctica archivística que
se venía realizando hasta entonces, ya que introduce el ciclo vital
de los documentos de lo cual no se conocía hasta ese momento,
demostrando una interconexión entre las diversas etapas o
procedimientos que se aplican a los archivos personales o
institucionales.
Al finalizar la segunda guerra mundial como todos saben, se produjo
un explosión de información, esto debido a la búsqueda de
superioridad tecnológica por parte de los países, principalmente
Estados Unidos y la extinta Unión Soviética, esta eclosión llegó a
punto tal que surgen problemas relacionados con la gran cantidad de
documentos, de papeles, que se estaban produciendo, es a raíz de
esto que la gestión documental pudo posicionarse más rápidamente
en el seno de las organizaciones en Estados Unidos y otros países
que sufrían de exceso de documentos, lo que permitió reducir, y
organizar toda esta documentación, partiendo del ciclo vital de los
documentos y respetando siempre el principio de orden original y el
principio de procedencia.
2. DEFINA GESTIÓN DOCUMENTAL A PARTIR DEL
CONCEPTO QUE EMITE EL ARCHIVO GENERAL DE
LA NACIÓN.
CONCEPTO ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN:
Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la
planificación, manejo y organización de la documentación producida y
recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el
objeto de facilitar su utilización V conservación.
MI DEFINICIÓN : La gestión documental comprende las etapas del ciclo
vital de documentos en ocho pasos que son la producción, recepción,
distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final
de los documentos.
3. CONSTRUYA SU PROPIO CONCEPTO DE DOCUMENTO Y
DOCUMENTO DE ARCHIVO A PARTIR DE LA DEFINICIÓN QUE
DA DEL MISMO EL AGN
3.1 DOCUMENTO
Es todo tipo de información elaborada y recibida sin
importar su soporte es decir si es físico o medio
magnético, en el desarrollo de sus actividades.
3.2 DOCUMENTO DE ARCHIVO
Es toda información producida o recibida
por una persona o entidad, ejercicio
actividades y/o funciones, esta información
puedo tener valor administrativo, fiscal o
legal, valor científico, económico, histórico o
cultural y debe ser custodiado.
4. ¿QUÉ ES EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Y
MEDIANTE CUÁL LEY FUE CREADO?
El Archivo General de la Nación -AGN-, es una entidad del orden nacional
adscrita al Ministerio de Cultura, encargada de la organización y dirección
del Sistema Nacional de Archivos -SNA-, de regir la política archivística en
Colombia y de custodiar, resguardar y proteger el patrimonio documental del
País y ponerlo al servicio de la comunidad.
la creación del Archivo General de la Nación a través de la Ley 80 de 1989
se le asigna la función de establecer, organizar, y dirigir el Sistema Nacional
de Archivos con el fin de planear y coordinar la función archivística en toda
la nación, salvaguardar el patrimonio documental del país y ponerlo al
servicio del la comunidad.
5. ¿QUÉ ES EL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS?
El Sistema Nacional de Archivos se define como el conjunto de instituciones
archivísticas públicas o privadas con funciones públicas y aquellas privadas
que manifiesten el interés de pertenecer al sistema, sean éstas del orden
nacional, departamental, distrital o municipal y de las comunidades
indígenas creadas por ley, que articuladas entre sí posibilitan la
homogenización y normalización de los procesos archivísticos, promueven
el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio
documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los
documentos, en todo el territorio nacional.
El Sistema Nacional de Archivos se articula bajo la orientación del Archivo
General de la Nación como la instancia que aporta a la construcción de la
política archivística en Colombia, y con descentralización administrativa y
operativa para el desarrollo de proyectos y programas archivísticos de las
instituciones que lo integran, brindando orientación sobre organización,
manejo, preservación, conservación, servicio y control de los archivos
6. ¿CUÁL ES LA LEY POR MEDIO DE LA CUAL SE
DICTA LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS?
Ley 594 de julio 14 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley
General de Archivos y se dictan otras disposiciones
7. ¿QUÉ DICE LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS EN
EL TÍTULO V, GESTIÓN DE DOCUMENTOS,
ARTÍCULO 21? Artículo 21. Programas de Gestión Documental. Las entidades públicas
deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo
contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación
deberán observarse los principios y procesos archivísticos.
PARÁGRAFO: Los documentos emitidos por los citados medios
gozarán de la validez y eficacia de un documento original, siempre que
quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de
los requisitos exigidos por las leyes procesales.
8. ENUNCIE LOS OBJETIVOS QUE PRETENDE
ALCANZAR UN PROGRAMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL.
Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos, como
lenguaje natural de la administración pública, para el funcionamiento
de la misma, elementos necesarios para la participación ciudadana,
apoyos decisivos para la transparencia y el control de la gestión
pública y garantía de los derechos individuales y colectivos.
Procurar la racionalización y control en la producción documental, en
atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos
documentales, lo mismo que, la normalización de modelos y formatos
para la producción documental.
Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad
y que a la vez preserven el cuidado del medio ambiente.
Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el
recibo, radicación y distribución de la correspondencia mediante la
utilización de sistemas eficientes de correo y mensajería.
Regular el manejo y organización del sistema de administración de
documentos y archivos a partir de la noción de Archivo Total y los
enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y
accesibilidad.
Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la tabla
de Retención Documental, organización, transferencias primarias,
recuperación, preservación, conservación de la información y
disposición final de los documentos.
Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna.
Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de
información, útiles para la administración e importantes para la cultura.
9. ¿CUÁLES SON LOS ASPECTOS QUE DEBEN
CONSIDERARSE PARA ELABORAR UN PROGRAMA
DE GESTIÓN DOCUMENTAL?
Para elaborar un programa de gestión documental, debe considerar los
siguientes aspectos:
Administrativos: situaciones administrativas de la gestión de documentos
en aspectos como la transparencia, la simplificación de los trámites y
eficiencia de la administración.
Económicos: Análisis de situaciones de tipo económico, como la reducción
de costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la
racionalización de los recursos destinados para la gestión documental.
Archivísticos: considerados la base del programa; se refieren a las
consignados en la Ley 594 de 2000 y en la teoría sobre la gestión de
documentos. Estos son: los conceptos de archivo total, ciclo vital del
documento, principios de procedencia y de orden original.
10. ¿CUÁNTOS Y CUÁLES SON LOS PASOS DE UN
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL?
Un programa de gestión documental, se determinan los siguientes
procesos que estarán interrelacionados entre sí y se desarrollarán en
las unidades de correspondencia y durante las etapas del ciclo vital
del documento (Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo
Histórico):
3. Distribución
5. Organización
8. Disposición final
de documentos. 7. Conservación
4. Trámite
6. Consulta
1. Producción 2. Recepción
11. EXPLIQUE LA IMPORTANCIA DE ADOPTAR LAS
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTA (TRD) Y
CUÁLES ETAPAS COMPRENDEN.
Dada la importancia de las Tablas de Retención Documental como
un elemento indispensable en la Gestión documental y por ser un
instrumento archivístico esencial que permite la racionalización de la
producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los
documentos en los archivos de gestión, central, e histórico de las
entidades, éstas deberán se elaboradas y adoptadas para la
implementación del Programa de Gestión Documental, siguiendo
etapas y demás aspectos contemplados en el Acuerdo AGN 039 de
2002
CUÁLES ETAPAS COMPRENDEN
Primera etapa: Investigación preliminar sobre
la institución y fuentes documentales.
Segunda etapa: Análisis e interpretación de la
información recolectada.
Tercera etapa: Elaboración y presentación de la Tabla
de Retención Documental para su aprobación.
Cuarta etapa: Aplicación.
Quinta etapa: Seguimiento y actualización
de la Tabla de Retención Documental.
CICLO VITAL DEL
DOCUMENTO
Histórico Cultural
Investigación Científico
ARCHIVO DE GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
ARCHIVO HISTÓRICO
Administrativo Legal Fiscal
Contable Técnico
Valores Primarios
Valores secundarios
Documentación Activa
Documentación Semi-activa
Documentación Inactiva
12. MENCIONE PORQUE ES IMPORTANTE Y CUÁLES SON LAS
VENTAJAS QUE PRODUCE LA IMPLEMENTACIÓN DE UN
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA LAS
EMPRESAS.
La aplicación de un programa de gestión documental permite un
incremento exponencial de la productividad empresarial, ya que
facilita la ubicación y el manejo de la información además que
reduce en gran medida, el exceso de documentos que generalmente
se conservan en las organizaciones y que no son importantes para la
misma.
- Reducción de los costes de archivado
CUÁLES SON LAS VENTAJAS
- Reducción del tiempo de consulta de un
documento en papel.
- Reducción del tiempo de consulta de
documentos electrónicos.
- Incremento en la satisfacción de los
usuarios internos.”
- Posibilidad de integrarse con
subsistemas de gestión documental
específicos.
- Reducción de costes de
acceso a la documentación.
- Reducción de costes legales.
- Mejora de atención a los clientes.
- Acceso concurrente a un documento.
- Reducción de la recuperación de un
documento.
13. REVISE EL DOCUMENTO “CONCEPTUALIZACIÓN DE UN
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL” PARTIR DE ESTO
REALICE UN CUADRO CON 5 DE ESTAS NORMAS CON SU
ENUNCIADO Y HAGA A CADA UNA SU EXPLICACIÓN.
NORMATIVIDAD EXPLICACIÓN
Artículo 23. “Toda persona tiene
derecho a presentar peticiones
respetuosas a las autoridades por
motivos de interés general o
particular y a obtener pronta
resolución.
El legislador podrá reglamentar su
ejercicio ante organizaciones
privadas para garantizar los derechos
fundamentales”.
Toda personal natural o jurídica tiene
el derecho de presentar sus
opiniones de forma verbal y escrita y
así mismo derecho a que sus
peticiones sean solucionadas de la
mejor manera.
Artículo 74. Todas las personas
tienen derecho a acceder a los
documentos públicos salvo los casos
que establezca la ley.
Toda persona que solicite un
documento de carácter publico tendrá
acceso a ellos, salvo los documentos
que establezca la ley.
NORMATIVIDAD EXPLICACIÓN
Ley 962 de 2005. Ley anti trámites.
La ley anti tramites es aquella que
nos da pautas de reducir parte de los
procesos y procedimientos
engorrosos para los ciudadanos e
implementar mas utilización de las
herramientas electrónicas.
Ley 190 de 1995. Por la cual se
dictan normas tendientes a preservar
la moralidad en la administración
pública y se fijan disposiciones con el
fin de erradicar la corrupción
administrativa
.
En esta ley nos indican las sanciones
que puede tener el servidor publico
en caso de incumplir la norma.
Ley 190 de 1995 - Artículos 27 y 79.
Faltas y delitos en archivos.
Estos artículos nos indica lo que no
debemos hacer para no realizar faltas
y caer en delitos como es la
divulgación de información en
beneficio personal.
14. INVESTIGUE LOS DERECHOS DE LOS CIUDADANOS SOBRE LA
PRIVACIDAD DE LOS DOCUMENTOS.
ACUERDO 056 DE JULIO 05 DE 2000
ACCESO A LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO: En los archivos públicos y
privados se debe garantizar el derecho a la intimidad personal y familiar,
honra y buen nombre de las personas y demás derechos consagrados en la
Constitución y las leyes.
La sentencia de la corte constitucional T-443 señala los deberes de las
entidades que manejan archivos, la importancia de estos como garantes de
los derechos fundamentales, las obligaciones por parte de los ciudadanos
respecto de la información suministrada.
CONSTITUCION POLITICA DE COLOMBIA
ART.15,20,23,27,63,70,71,74,94,95,112,313, sobre conservación y
salvaguarda del patrimonio cultural, derecho a la información y acceso a los
documentos públicos, derecho de petición, derecho a la intimidad y al buen
nombre.
GRACIAS
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