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SISTEMAS DE INFORMACIN
Cuando se piensa sobre el porqu del uso de computadoras en las empresas,
la respuesta parece bastante obvia, para registrar los eventos que se van sucediendo.
Sin embargo existe un motivo an ms importante y no tan obvio, y es que la
informacin puede usarse para respaldar la toma de decisiones. Sin importar el
tamao de una empresa u organizacin, la conduccin exitosa de la misma estar
dramticamente influenciada por la precisin de sus registros y la adopcin de
decisiones acertadas.
Los enlaces de comunicacin y las bases de datos permiten el acceso a
recursos de informacin que estn ms all de la inmediatez fsica, sobrepasando las
limitaciones geogrficas. Las computadoras permiten la utilizacin de masas de
informacin las cuales, no eran concebibles hasta hace algunos aos. Pero no slo
basta la disponibilidad de la cantidad de informacin, se trata de contar con
informacin de calidad. Los sistemas de informacin basados en computadoras no
slo son capaces de suministrarnos informacin de calidad y oportuna, sino que
tambin pueden respaldar la toma de decisiones.
SISTEMAS ORGANIZACIONALES CONCEPTOS
En un sentido amplio, un sistema es un grupo de componentes
interrelacionados trabajando juntos con un objetivo comn. As, por ejemplo, los
habitantes de un pas viven inmersos en un sistema econmico en el que se llevan a
cabo actividades de intercambio de bienes y servicios, con la finalidad de obtener
algn beneficio de tales intercambios. Cualquier organizacin puede ser concebida
como un sistema. Una compaa, por ejemplo, posee componentes (mercadotecnia,
manufactura, ventas, investigacin, distribucin, contabilidad y personal) los cuales
trabajan juntos para obtener utilidades que beneficien tanto a sus empleados, como a
sus accionistas.
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Un sistema de manufactura
Cada uno de estos componentes, es a su vez un sistema en s mismo. Todo
sistema organizacional cuenta con una entidad abstracta denominada sistema de
informacin. Este sistema es el medio que permite a los datos, fluir entre los diferentes
departamentos o personas que integran la organizacin.
CARACTERSTICAS DE LOS SISTEMAS:
La finalidad de un sistema es la razn de su existencia. El sistema digestivo por
ejemplo, permite a los seres vivos procesar los alimentos y convertirlos en nutrientes
que proporcionan energa, para que sean empleados por los dems sistemas que los
componen.
Los sistemas interaccionan con su medio ambiente, estos son los objetos que
estn fuera de sus fronteras. Se llaman sistemas abiertos aquellos sistemas que
interactan con su medio ambiente (recibiendo entradas y generando salidas). En
contraposicin aquellos que no interactan con su medio ambiente se denominan
sistemas cerrados. Los sistemas cerrados tienen slo un valor conceptual terico; en
realidad todos los sistemas son sistemas abiertos.
Los sistemas tienen tres componentes interactivos funcionales: la entrada, el proceso
y la salida. La entrada involucra la captacin y acopio de elementos que se deben
insertar al sistema para ser procesados. Un ejemplo de entrada para un sistema de
manufactura es la materia prima, la energa y esfuerzo humano provistos para
asegurar la produccin. El procesamiento incluye los procesos de transformacin para
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convertir las entradas en salidas (ejemplo los procesos de fabricacin). La salida, son
los elementos procesados en su estado final, resultantes de la actividad
transformadora, como los bienes manufacturados por una fbrica.
SISTEMAS ORGANIZACIONALES
Las organizaciones estn formadas por muchos sistemas, cada uno con sus
propias caractersticas, que a su vez son similares en sistemas del mismo tipo. Por
ejemplo, todos los sistemas manufactureros tienen semejanzas. Su fin comn es la
produccin de bienes que satisfagan la demanda del mercado. Para lograr su objetivo,
los sistemas interactan con su medio ambiente para conseguir la materia prima e
implementos, los obreros y el conocimiento para elaborar sus productos.
A su vez los sistemas generan salidas resultantes de su actividad, como
productos terminados, desechos y tecnologa para la produccin. Estos sistemas
deben estar bajo control, con la finalidad de mantener su adecuado funcionamiento.
Los gerentes y empleados, vigilan el nivel de desempeo y comparan con la
produccin planificada a fin de aplicar los cambios requeridos, si existiesen
diferencias.
Al mismo tiempo los sistemas de fabricacin, son subsistemas de otras
organizaciones de mayor tamao, que contienen otros sistemas; como por ejemplo,
subsistemas para la obtencin de materia prima o de mantenimiento de equipos.
Como puede observarse, todos los sistemas comparten caractersticas generales.
Bajo esta perspectiva, cualquier sistema puede examinarse en este til y flexible
marco de referencia, que permite usar los conceptos de sistemas en cualquier
organizacin en general, y especialmente en el diseo de sistemas de informacin.
QU ES UN SISTEMA DE INFORMACIN?
Los sistemas de informacin dentro de una organizacin, no son algo nuevo.
Desde mucho antes de utilizar las computadoras para su automatizacin, las
organizaciones reunan, almacenaban y actualizaban informacin en el transcurso
normal de su actuacin diaria. Tanto antes como ahora, los sistemas de informacin
consistan en procedimientos y reglas establecidas para entregar informacin a los
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miembros de la organizacin. Cada una de estas personas, requiere informacin
distinta en la realizacin de su trabajo, las reglas del sistema indican el tipo, momento,
formato y cual es la persona a quien se debera entregar una informacin especfica.
Pero un sistema manual de informacin puede llegar a ser ineficiente y
frustrante, incluso en organizaciones pequeas. Un sistema de informacin
automatizado o basado en computadoras, es la integracin de hardware, software,
personas, procedimientos y datos. Todos estos elementos se conjugan, trabajando
juntos, para proporcionar informacin bsica para la conduccin de la empresa. Esta
informacin hace posible que las empresas lleven a cabo sus tareas con mayor
calidad y facilidad.
Los sistemas de informacin computarizados, adems de llevar un seguimiento
de las transacciones y operaciones diarias, propias del negocio, sirven de apoyo al
flujo de informacin interno de la organizacin. La finalidad de los sistemas de
informacin organizacionales es, procesar entradas, mantener archivos de datos
relacionados con la organizacin y producir informacin, reportes y otras salidas para
los usuarios que las necesitan. Puesto que los sistemas de informacin dan soporte a
los dems sistemas de la organizacin, los analistas de sistemas tienen que estudiar
primero el sistema organizacional como un todo y as entonces, poder precisar cules
son y cmo funcionan los sistemas de informacin de la organizacin.
Un sistema de informacin procesa datos y produce informacin
COMPONENTES DE UN SISTEMA DE INFORMACIN.
Los sistemas de informacin dependen de otros subsistemas componentes
para poder llevar a cabo las actividades de entrada, proceso, salida, almacenamiento y
control que convierten recursos de datos en productos de informacin. Estos
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subsistemas incluyen personas, hardware, software, procedimientos y datos. En lo que
sigue se detalla sobre cada uno de ellos.
Personas: Un sistema de cmputo involucra una variada gama de personas
relacionadas con el mismo, puesto que su construccin, mantenimiento y uso
representan una labor con cierto grado de complejidad. Se pueden dividir en dos
grandes grupos: Los usuarios finales y los especialistas o profesionales.
Los usuarios finales son aquellos que operan o interaccionan directamente con el
sistema a travs de una estacin de trabajo o incluso, quienes reciben reportes e
informacin generada por el sistema.
Entre los profesionales se encuentran: Los analistas de los sistemas de informacin,
encargados de idear soluciones cuando se requiere un nuevo sistema, actualizarlo,
modificarlo o reconstruirlo; los programadores, que crean los programas de cmputo
que forman parte de los sistemas de informacin; los administradores del sistema,
encargados de mantener el sistema en buenas condiciones; los capacitadores, que
instruyen y preparan a los usuarios para la utilizacin del sistema.
Hardware: Consiste en los equipos, dispositivos y medios necesarios que constituyen
la plataforma fsica mediante la cual, el sistema de informacin puede funcionar. Se
incluyen aqu, por supuesto, los que permiten las comunicaciones y los enlaces de red.
Estos recursos son, por ejemplo, computadoras, monitores, impresoras, disquetes o
componentes de almacenamiento de informacin externos, disco ptico, papel de
impresin, cableado de red, y otros.
Software o programas: Son el componente lgico, es decir, los programas, las
rutinas e instrucciones que conforman el sistema de informacin. Se les suele
denominar aplicacin de sistema de informacin. Es as como los sistemas de
informacin pueden tener aplicaciones particulares, por ejemplo, para el rea de
ventas, de contabilidad, de personal o de compras. La aplicacin que conforma un
sistema de informacin completo contiene subconjuntos de programas que se
encargan de apoyar las distintas actividades propias de la organizacin.
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Componentes de un Sistema de Informacin
Cuando se habla de sistema de informacin, las personas suelen pensar que
se refiere slo a la aplicacin, al conjunto de programas que la constituye. En general
este es el uso convencional y aceptado, pero realmente es slo una parte, un
componente o subsistema como se ha explicado.
Datos: Unidades de informacin que son almacenadas y generadas en el transcurrir
de la labor de la empresa. Los datos son almacenados en las denominadas bases de
datos o bases de conocimiento.
IMPACTO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN.
La implantacin y uso de un sistema de informacin dentro de una organizacin
regularmente desencadena una serie de consecuencias, de las cuales unas son
positivas y otras no lo son. A continuacin, algunas de las ventajas de contar con un
sistema de informacin y algunos puntos negativos que las organizaciones deben
enfrentar al implantar un sistema de informacin:
Entre las ventajas de la utilizacin de un sistema de informacin computarizado
Control ms efectivo de las actividades de la organizacin.
Integracin de las diferentes reas que conforman la organizacin.
Integracin de nuevas tecnologas y herramientas de vanguardia.
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Ayuda a incrementar la efectividad en la operacin de las empresas.
Proporciona ventajas competitivas y valor agregado.
Disponibilidad de mayor y mejor informacin para los usuarios en tiempo real.
Elimina la barrera de la distancia trabajando con un mismo sistema en puntos
distantes.
Disminuye errores, tiempo y recursos superfluos.
Permite comparar resultados alcanzados con los objetivos programados, con
fines de evaluacin y control.
Entre las desventajas se puede encontrar:
El tiempo que pueda tomar su implementacin.
La resistencia al cambio de los usuarios.
Problemas tcnicos, si no se hace un estudio adecuado, como fallas de
hardware o de software o funciones implementadas inadecuadamente para
apoyar ciertas actividades de la organizacin.
CATEGORAS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN.
En la medida en que ms funciones de las organizaciones se han
automatizado, los sistemas de informacin se han tornado aceleradamente ms
especializados, dando origen a distintos sistemas de informacin. Estos sistemas
individuales podran llegar a combinarse para convertirse en componentes o
subsistemas del sistema general de informacin propio de una organizacin. Los
sistemas componen una pirmide, sirviendo de apoyo esencialmente ms no es
exclusivo, a uno de los niveles jerrquicos conformados por el personal de la empresa.
En esencia, se tiene en las organizaciones, tres tipos de sistemas de informacin
especializados.
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Categoras de los sistemas de informacin organizacionales.
1. Sistema de procesamiento de transacciones: (Registra las operaciones diarias).
Estos sistemas permiten a la organizacin mejorar y mantener un seguimiento o
registro de sus operaciones o transacciones rutinarias, cuyos datos son almacenadas
en una base de datos. Es por esta razn que tambin se les llama sistemas de
procesamiento de datos. Los datos de las operaciones son integrados a la base de
datos, en la cual se registran las transacciones de la organizacin. La base de datos
as conformada puede servir de apoyo a los otros tipos de sistemas de informacin. Un
sistema comn de procesamiento de transacciones en todas las empresas es el
relacionado con el rea de contabilidad. Entre las actividades que automatiza se
encuentra el procesamiento de rdenes de venta, control de cuentas por cobrar,
inventario, cuentas por pagar y nmina.
2. Sistema de informacin gerencial o administrativa: (Produce reportes
estructurados). Es un tipo de sistema de informacin que arroja reportes
estandarizados en forma breve y estructurada. Apoya la gestin del personal de rango
medio. Se diferencian de los sistemas de procesamiento de transacciones en que los
primeros asisten o mantienen a la base de datos, en tanto que el sistema de
informacin gerencial realmente hace uso de la base de datos. Puede requerir de
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administracin de la base de datos que integre las bases de datos de los diferentes
departamentos. El personal de nivel medio requiere en general de informacin
resumida originada en distintas unidades funcionales. Es capaz de producir reportes
predeterminados, con un formato previo ya determinado que presenta siempre el
mismo tipo de contenido.
Existen tres categoras comunes de reportes en toda organizacin. Los
reportes peridicos, que se producen a intervalos de tiempo regulares, por ejemplo, los
reportes de ventas mensuales. Los reportes de excepcin, que indican
acontecimientos inusuales, por ejemplo, un reporte que muestre que la venta de cierto
artculo se encuentre muy por encima de los pronsticos. Los reportes a solicitud, que
son realizados por peticin expresa, por ejemplo, cantidad de empleados, de sexo
femenino, en un rango determinado de edad; es un reporte que no se requiere con
periodicidad, sino en una situacin ocasional, como la evaluacin para la contratacin
de un seguro mdico para los empleados.
3. Sistema de apoyo ejecutivo o soporte de decisiones: (Apoyo al anlisis de
situaciones imprevistas). Se diferencia de los anteriores, en que es una herramienta
flexible de anlisis que produce reportes sin formato fijo. Estos sistemas permiten a los
gerentes obtener respuestas a problemas inesperados y relativamente excepcionales.
Existen algunas decisiones que no son de naturaleza recurrente y que deben
enfrentarse muy ocasionalmente o incluso una sola vez. Una decisin se considera no
estructurada cuando no se cuenta con procedimientos claros, preestablecidos para
adoptarla y no es posible identificar anticipadamente todos los factores a considerar en
la decisin. Un factor clave en el uso de estos sistemas es la flexibilidad de definir la
informacin necesaria. Incluso ocurre que conforme se adquiere informacin, el
gerente requiera ms informacin, dando un nuevo giro a sus requerimientos iniciales.
Como se percibe, en estos casos, no es posible disear previamente ni el formato, ni
el contenido de los reportes del sistema.
Este tipo de sistema debe brindar flexibilidad para que el usuario (gerente o
directivo) pueda solicitar informes definiendo el contenido y la manera de presentar la
informacin. El criterio de los directivos juega un papel importante en la toma de
decisiones en problemas no estructurados. Los sistemas que dan soporte, se limitan a
respaldar, pero no reemplazan el criterio del directivo.
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OTROS SISTEMAS DE INFORMACIN.
Sistemas de automatizacin para oficinas: Los empleados de una empresa utilizan
diversas aplicaciones, como procesadores de texto, hojas de clculo y programas de
comunicaciones para encarar tareas diarias y rutinarias de una oficina: envo de
cartas, memorandos, relacin de productos o servicios. Los sistemas automatizados
de una oficina pueden constituirse a partir de aplicaciones comerciales bsicas que
pueden ser adquiridas en el mercado, en lugar de desarrollar hasta las ms mnimas
soluciones.
Sistemas expertos: Estos sistemas automatizan el proceso de toma de decisiones en
un rea especfica, como diagnsticos mdicos, mecnicos o revisin de historias de
crdito para aprobacin de solicitudes de prstamo. Los sistemas expertos tienen la
capacidad de analizar datos y luego suministrar una recomendacin que indica el
curso de accin. Por ejemplo, un sistema de diagnstico mecnico experto, puede
proporcionar el diagnstico ms probable basndose en condiciones que presenta una
maquinaria. La creacin de un sistema experto requiere de una abundante coleccin
de destreza y experticia humana en un campo especfico que es recogido en una base
de datos de tipo especial altamente detallada que se denomina base de
conocimientos. Una pieza de software llamada mecanismo de inferencia, examina los
datos disponibles, relacionados con la base de conocimientos y selecciona la
respuesta ms apropiada.
Sistema de trabajo en grupo (Groupware): Existen situaciones en que para la
resolucin de problemas complicados es necesario conformar equipos que se
encarguen del asunto. Un sistema de apoyo de decisiones grupales permite el trabajo
colectivo. Esto se consigue utilizando computadoras con software interactivo, que usa
diversas tecnologas de telecomunicacin, y permite la intercomunicacin inmediata
entre usuarios ubicados incluso en sitios lejanos. Estos sistemas pueden integrar
programas que les permitan tener acceso a otros sistemas de informacin propios de
la empresa para obtener informacin inmediata y especifica de, por ejemplo,
produccin, finanzas, ventas, y otros.
VISIN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN
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Los sistemas de informacin computarizados forman hoy da parte
imprescindible de la mayora de las organizaciones. Contar con fuentes de informacin
confiables, veraces y oportunas que ofrezcan un criterio para la toma de decisiones
acertadas en beneficio de la organizacin es algo que todo gerente anhela. Los
sistemas de informacin son los encargados de que el flujo de informacin en la
organizacin sea adecuado, ofrecen la posibilidad de contar con informacin de
calidad, que genera un mejor desenvolvimiento de todos los dems componentes de la
organizacin.
Gracias a los nuevos adelantos tecnolgicos los beneficios que aportan los
sistemas de informacin se han extendido ms all de los lmites de las instalaciones
de la organizacin. Es factible que los sistemas de informacin del futuro mediante la
incorporacin de las mejoras tecnolgicas de hardware y software, ofrezcan una
mayor capacidad y abundancia de an mejores opciones adicionales. Es claro que hoy
se conforma una sociedad de la informacin que incorpora grandes avances
tecnolgicos en las telecomunicaciones y en la informtica; velocidad, disponibilidad y
conectividad, juegan un papel de vital importancia en las organizaciones actuales, que
sin exclusin estn obligadas a operar transmitiendo y recibiendo informacin, interna
y externa para realizar sus actividades diarias. Es evidente que la capacidad gerencial
se ha visto enriquecida con los cambios introducidos por el uso de tales innovaciones.
La gran mayora de las organizaciones estn conscientes que los mejores
resultados se obtienen adaptndose a las nuevas condiciones del entorno, un entorno
que se ha ido haciendo cada vez ms cambiante, exigente y turbulento. Los desafos
organizacionales estn influenciados por la innovacin, la rapidez, servicio de calidad y
mejora continua. La informacin sobre su actuacin y desempeo le permiten
evaluarse y reconocer sus fortalezas y debilidades para tomar los correctivos
adecuados evitando navegar a la deriva logrando mayor acierto en la toma de
decisiones.
CICLO DE VIDA DEL DESARROLLO DE SISTEMAS
Antes de dar detalles sobre este proceso, se define lo que es un sistema. De
manera sencilla, un sistema puede ser definido como un conjunto de actividades y
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elementos organizados para alcanzar un fin. Un sistema de informacin se compone
de elementos como hardware, software, personas, procedimientos y datos que
interactan unos con otros para generar la informacin primordial en el desempeo de
la organizacin.
La informacin es un recurso valioso que permite a la organizacin llevar a
cabo la prestacin de servicios o elaboracin de productos. Es comn que las
organizaciones deban cambiar sus sistemas de informacin, motivado al crecimiento
de la misma, cambio en regulaciones estatales, surgimiento de nueva tecnologa, y
otros. Es decir, siempre habr factores que modifiquen el ambiente donde se
desempea la organizacin y sta debe cambiar para afrontarlos, lo cual se ver
reflejado en los sistemas que la conforman.
El anlisis y diseo de sistemas es un procedimiento para la resolucin de
problemas. Cuando se trata del diseo de sistemas de informacin, busca analizar
sistemticamente la entrada o flujo de datos, la transformacin de los datos, el
almacenamiento de datos y la salida de informacin en el contexto de una
organizacin particular. Tambin es usado para analizar, disear e implementar
mejoras que puedan incorporarse a la organizacin y puedan ser alcanzadas al usar
un sistema de informacin computarizado.
Este procedimiento se lleva a cabo, en el llamado ciclo de vida de desarrollo de
sistemas, el cual consta de seis pasos que permiten el diagnstico y optimizacin de
un sistema de informacin. Este ciclo puede repetirse indefinidamente, porque como
ya se seal, las organizaciones siempre se ven sometidas a cambios, y sus sistemas
deben renovarse peridicamente. Los pasos del ciclo de vida de desarrollo son los que
se encuentran en la imagen. Se suele llamar analistas de sistemas a quienes se
encargan de realizar en las empresas, el proceso de anlisis y diseo de sistemas,
definiendo los lineamientos a seguir y la manera en que debe incorporarse la
tecnologa de la computacin para adecuar y actualizar sus sistemas de informacin.
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Ciclo de vida de desarrollo de sistemas de seis fases
FASES DEL CICLO DE VIDA DEL DESARROLLO DE SISTEMAS
A continuacin se trata con ms detalle cada una de las fases de la
metodologa con la finalidad de aclarar de qu se trata cada una de ellas.
1. Investigacin Preliminar
La primera fase tiene que ver con la identificacin de problemas, oportunidades
y objetivos. Es muy valiosa y debe ser asumida con prudencia y atencin, porque de
ella depende el resto del proyecto. La definicin correcta del problema evitar
desperdiciar el tiempo en un problema equivocado. Requiere de la observacin
minuciosa del funcionamiento de la organizacin, usando las sugerencias de los
usuarios potenciales del sistema y de los dems miembros de la organizacin, para
resaltar los problemas que ellos probablemente ya han detectado.
Esta fase regularmente obedece a la solicitud planteada por un usuario final o
encargado de algn rea operativa, como un gerente, que no ve resuelto sus
necesidades de informacin en la situacin actual. Estos nuevos requerimientos dan
origen a un estudio que estar constituido por tres tareas sucesivas: Una breve
definicin del problema; sugerencia de posibles soluciones; elaboracin de un reporte
breve. Este ltimo permite a quien dirija la organizacin tomar la decisin de asumir o
no el proyecto.
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La definicin del problema conlleva el estudio del sistema de informacin que
se encuentra en uso. Se trata de determinar qu informacin se requiere y quines,
cundo y por qu la necesitan llevando a cabo entrevistas con los involucrados y
realizando observaciones. As, la propuesta de posibles soluciones consiste en sugerir
planes alternativos de solucin en base a la informacin recabada. Esto puede ir,
desde proponer una nueva organizacin de trabajo, hasta hacer cambios al sistema
computarizado que existe, desarrollar un nuevo sistema computarizado o elegir un
nuevo software comercial que se adapte a las necesidades encontradas.
Entonces, se procede a la redaccin de un reporte que resuma los resultados
de la investigacin previa, que sugiera las posibles soluciones o indique si se detecta
que es innecesario continuar con el proyecto. Podra incluir incluso un plan de trabajo
en caso de que el proyecto continuara. En base a este documento, los directivos
tomarn su decisin de continuar o no.
2.- Anlisis
Esta fase se ocupa de la reunin y estudio a detalle de los datos del sistema en
operacin y la especificacin de los nuevos requerimientos del sistema a desarrollar.
Concluye en general con un documento que recoge el resultado del anlisis. Con la
recopilacin de datos se complementan los datos resultantes de la fase 1, aadiendo
detalles sobre el sistema actual. Son medios comunes para acometer tal recopilacin:
las entrevistas, cuestionarios, encuestas a usuarios finales, as como tambin, las
consultas a documentos y manuales que contengan lineamientos de funcionamiento o
normas de procedimientos de operacin.
Ya recopilados, los datos son analizados para establecer cmo es el flujo de
informacin y detectar la posible causa de que este flujo sea defectuoso. Se trata de
evaluar el flujo de informacin en la organizacin para determinar si es realmente el
adecuado. Es frecuente que el funcionamiento inadecuado tenga su origen en no
llevar a cabo los procedimientos correctamente. Si este es el caso, bastara entonces
con entrenar al personal para ceirse apropiadamente a las normas y a los
procedimientos, siendo innecesario redisear o crear un nuevo sistema.
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Existen varias tcnicas y herramientas tiles para el anlisis de datos. Una de
stas es el uso de diagramas de flujo de datos para diagramar la entrada, proceso y
salida de las funciones de la organizacin de manera grfica. Estos diagramas sirven
para desarrollar el llamado diccionario de datos, el cual contiene la definicin de los
datos usados en el sistema, as como sus caractersticas de tipo, tamao, limitaciones
o especificaciones especiales. La documentacin de la etapa de anlisis recoge la
descripcin del sistema de informacin en uso, los requerimientos para el nuevo
sistema y un probable plan de desarrollo en un reporte dirigido a la gerencia. Este
reporte permite tomar la decisin de proseguir o no con el proyecto.
3.- Diseo
En esta fase se delinea el nuevo sistema de informacin. Se compone de tres
tareas que son: diseo de sistemas alternativos, seleccin del mejor sistema, y la
consiguiente redaccin del reporte del diseo. Casi siempre podr desarrollarse ms
de un diseo que cubra las necesidades de informacin. Debe ser determinada la
factibilidad de cada una de las alternativas. La factibilidad aqu referida tiene que ver
con tres aspectos:
Factibilidad econmica: Verificar si los costos del nuevo sistema son justificados
por los beneficios que ofrecer.
Factibilidad tcnica: Establecer si se va a contar con el hardware, software y
personal necesarios para llevar a cabo el proyecto.
Factibilidad operativa: Determinar si el nuevo sistema podr operar en la
organizacin, siendo aceptado por los usuarios de todo nivel, o si por el contrario
habr una resistencia insuperable al cambio.
Para elegir el diseo adecuado, los directivos van a evaluar bsicamente si el
sistema cumple con los siguientes aspectos:
a) Se adaptar al sistema general de informacin de la organizacin.
b) Tendr flexibilidad para aceptar modificaciones futuras.
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c) Ofrece seguridad contra el uso no autorizado.
d) Los beneficios obtenidos valen ms que los costos.
El reporte correspondiente a esta fase describe los diseos alternativos,
comparando sus costos y beneficios y un esbozo de sus efectos en la organizacin. Es
conveniente recomendar una de las alternativas, la ms adecuada, basndose en las
comparaciones de los mismos.
4.- Desarrollo
Durante esta fase los programadores pueden jugar un papel de importancia al
crear o personalizar el software que formar el sistema. Esta fase consiste de las
tareas de desarrollo del software, adquisicin de hardware y prueba del nuevo
sistema. En realidad el software de aplicacin para el nuevo sistema de informacin
puede conseguirse de dos formas alternativas. Es posible adquirir un paquete
comercial que cumpla las expectativas o que incluso pueda ser modificado o
adaptado. Si no es posible conseguirlo, se har necesario elaborar uno a la medida.
Si se opta por desarrollar un sistema a la medida, seguramente adems del
analista se encontrarn involucrados un grupo de programadores. El analista
comunica a los programadores lo que requiere ser programado, entonces estos
disean, codifican y depuran los componentes de software del sistema. El trabajo del
analista tambin involucra a los usuarios, para quienes deber desarrollar y
suministrar documentacin, como los manuales de procedimientos. Tal documentacin
explica al usuario cmo usar el software desarrollado y qu hacer en caso de que se
presenten problemas.
La adquisicin de hardware o nuevos equipos no siempre es requerida, si los
equipos con los que se cuenta son adecuados. En otro caso, debe preverse las
caractersticas de los mismos y el lugar donde sern instalados. El cambio de equipos
puede representar un gran costo, por lo que se debe pensar cuidadosamente en
cuestiones como: si el mismo ser til al crecer la organizacin; en el caso de las
redes, si podrn ampliarse sin problemas; si se requerir someter al personal a
capacitacin costosa para poder usarlo.
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Se procede a la prueba del sistema una vez instalados el software y el
hardware usando datos de muestra. La informacin que se obtiene tras procesar los
datos en el sistema, se evala para acreditar que los resultados son correctos. En el
perodo de prueba los usuarios que lo utilizan pueden hacer observaciones valiosas
para afinar el sistema haciendo las correcciones pertinentes.
5.- Implementacin
En la fase de implementacin se instala el nuevo sistema de informacin para
que empiece a trabajar y se capacita a sus usuarios para que puedan utilizarlo. Pero la
instalacin puede realizarse segn cuatro mtodos: Directo, paralelo, piloto y en fases.
Veamos en qu se diferencian estos mtodos:
Mtodo directo: Se abandona el sistema antiguo y se adopta inmediatamente el
nuevo. Esto puede ser sumamente riesgoso porque si algo marcha mal, es imposible
volver al sistema anterior, las correcciones debern hacerse bajo la marcha.
Regularmente con un sistema nuevo suelen surgir problemas de pequea y
gran escala. Si se trata de grandes sistemas, un problema puede significar una
catstrofe, perjudicando o retrazando el desempeo entero de la organizacin.
Mtodo paralelo: Los sistemas de informacin antiguo y nuevo operan juntos
hasta que el nuevo demuestra ser confiable. Este mtodo es de bajo riesgo. Si el
sistema nuevo falla, la organizacin puede mantener sus actividades con el sistema
antiguo. Pero puede representar un alto costo al requerir contar con personal y equipo
para laborar con los dos sistemas, por lo que este mtodo se reserva especficamente
para casos en los que el costo de una falla sera considerable.
Mtodo piloto: Pone a prueba el nuevo sistema slo en una parte de la
organizacin. Al comprobar su efectividad, se implementa en el resto de la
organizacin. El mtodo es menos costoso que el paralelo, aunque ms riesgoso.
Pero en este caso el riesgo es controlable al limitarse a ciertas reas, sin afectar toda
la empresa.
Mtodo en fases: La implementacin del sistema se divide en partes o fases, que
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se van realizando a lo largo de un periodo de tiempo, sucesivamente. Una vez iniciada
la primera fase, la segunda no se inicia hasta que la primera se ha completado con
xito. As se contina hasta que se finaliza con la ltima fase. Es costoso porque se
hace ms lenta la implementacin, pero sin duda tiene el menor riesgo.
Los mtodos piloto y en fases suelen ser los ms practicados puesto que
tienen menor riesgo. Como se puede observar la decisin de adoptar cualquiera de los
mtodos estar influenciada por factores de riesgo y disponibilidad de recursos. Otro
aspecto importante de esta fase es la capacitacin del personal, que cobra especial
importancia para asegurar el uso acertado del sistema. Se puede adelantar camino al
capacitar personal, antes incluso de contar con los equipos nuevos, para que el
usuario se familiarice con el nuevo sistema. Si el sistema es sencillo y el usuario tiene
cierta experiencia, la capacitacin formal no se hace necesaria y bastarn algunas
instrucciones para ponerle al tanto.
Mtodos de implementacin
6.- Mantenimiento
Al finalizar la fase de implementacin comienza la fase de mantenimiento. Es la
fase final, de gran importancia como se demostrar a continuacin, y es una fase
permanente en lo que le resta de vida al sistema. El mantenimiento se inicia con una
auditoria del sistema y luego contina con evaluaciones peridicas. Al realizar la
auditoria del nuevo sistema, se verifica que su desempeo sea acorde a las
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especificaciones planteadas en la fase de diseo, para comprobar que los procesos
que han sido integrados, efectivamente son los adecuados. En caso contrario, se hace
necesario un nuevo diseo para ajustar los inconvenientes detectados.
Las evaluaciones peridicas permiten determinar, si el sistema contina vigente
respecto a su capacidad para realizar los procesos adecuadamente. En caso contrario,
se requiere de nuevos ajustes, cambios o modificaciones que le permitan al sistema
adaptarse a nuevas situaciones de las que pueda ser objeto la organizacin. En este
punto es bueno resaltar, que las organizaciones son entes cambiantes, as mismo sus
sistemas componentes y especficamente los sistemas de informacin, los cuales
debern ser sensibles a estos cambios, mediante evaluacin, para adecuarlos a
responder efectivamente a las situaciones emergentes.
EL ENFOQUE POR PROTOTIPOS
Una desventaja que se atribuye al proceso de anlisis de seis fases, el cual se
acaba de estudiar es que puede resultar engorrosamente largo. Sobre todo porque
existen situaciones en las que no es posible contar con mucho tiempo. Existen
contextos en los que no se pueda llevar a cabo la evaluacin, diseo y prueba de la
manera en que se describi anteriormente.
El enfoque por prototipos consiste en la creacin de un modelo preliminar del
nuevo sistema, que puede ser modificado o adaptado gradualmente antes de su
instalacin definitiva como sistema funcional propiamente dicho. Entre sus ventajas se
encuentra, que es una manera expedita de generar nuevos sistemas. Los usuarios
finales pueden ver desde un principio como lucir el sistema, aportando sus
observaciones sobre los cambios necesarios para que el modelo se adapte
adecuadamente a su trabajo. Pero por otro lado, el uso exclusivo de este enfoque,
tiene su riesgo. Puede propiciar cambios o instalaciones de sistemas que no tomen en
cuenta asuntos de importancia como los costos.
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