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2013-2015
MANUAL DE POLÍTICA Y PROCEDIMIENTO
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H. AYUNTAMIENTO MUNICIPAL
DE
YAUTEPEC, MORELOS.
COORDINACIÓN DE COPLADEMUN
MANUAL DE POLÍTICAS
Y
PROCEDIMIENTOS DEL 2014
Yautepec, Mor., a 30 de Enero de 2014.
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II.- INDICE
Apartado Consecutivo del Página
Apartado
PORTADA I 1
INDICE II 2
AUTORIZACIÓN III 3
INTRODUCCIÓN IV 4
AREAS DE APLICACIONES V 5
RESPONSABLES VI 6
POLITICAS DE OPERACION VII 7
SIMBOLOS UTILIZADOS VIII 8
PROCEDIMIENTOS IX 10
DIAGRAMAS DE FLUJO X
FORMULARIOS O IMPRESOS XI
DIRECTORIO XII 52
HOJA DE PARTICIPACIÓN XIII 53
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III.- AUTORIZACIÓN
Con fundamento en lo dispuesto por los artículos 115 fracción II de la Constitución Política de los
Estados Unidos Mexicanos, 118 de la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de
Morelos, 4, 41 fracciones I y XXVIII y 60 De la Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos, y
demás normatividad federal, estatal y municipal aplicable, se expide el presente Manual de
Políticas y Procedimientos de la Coordinación de Coplademun que establece su estructura de
organización y las atribuciones de las áreas que la integran en el desempeño de las funciones y
atribuciones asignadas..
___________________________________________
C. AGUSTÍN CORNELIO ALONSO MENDOZA
PRESIDENTE MUNICIPAL DE YAUTEPEC
REVISO
_____________________________________
LIC. MIGUEL IBARRA VILLANUEVA
COORDINADOR DE COPLADEMUN
APROBÓ
__________________________
C. SIMÓN ORTIZ JUÁREZ
OFICIAL MAYOR
Fecha de
Autorización
No. de Paginas
Enero 2014
53
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IV. - INTRODUCCIÓN
El presente Manual de Políticas y Procedimientos tiene la necesidad de poder contar con un
documento que permita el orden de las funciones del personal de esta Coordinación General, se
realiza el presente Manual que contiene de manera muy explícita las tareas y responsabilidades
debidamente delimitadas de todo el personal, que en su mayoría están enfocadas a brindar atención
personalizada a la ciudadanía del Municipio de Yautepec, Morelos, lo que permitirá tener a la mano
la información oportuna que logre el buen desempeño de cada uno de los miembros de esta dirección,
para evitar así duplicar o entorpecer las tareas con los compañeros.
El Manual de Políticas y Procedimientos será de suma importancia para el buen desempeño de los
empleados, mismo que otorgará el ambiente idóneo para que puedan desenvolverse y desarrollarse
en sus áreas de trabajo de manera eficaz y eficiente desempeñando sus diversas funciones y así
prestar un buen servicio a la comunidad.
La finalidad del Manual de Políticas y Procedimientos es enmarcar el perfil del personal que
requiere cada una de las áreas de la Dirección, especificando el grado de preparación adecuado para
cada función.
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V.- AREAS DE APLICACIÓN
Las obras a realizarse con el recurso del ramo 33 fondo 3, únicamente se podrán aplicar en las
zonas dentro de las ageb´s, que señala la secretaria de desarrollo social (SEDESOL).
Zonas de Alto Rezago Social o que se encuentren en Extrema Pobreza.
Recursos Propios Municipales se pueden aplicar a toda aquellas localidades que no se
encuentren dentro de los polígonos, de los programas federales, siempre y cuando la
ciudadanía este de acuerdo con los acuerdos que se mencionen en sus asambleas comunitarias
realizadas por el área de COPLADEMUN.
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VI.- RESPONSABLES
COORDINADOR DE COPLADEMUN.- Es el que se encarga de promover la instalación del
COPLADEMUN al inicio de la administración 2013-2015, así como el Programa Municipal de
Desarrollo es el instrumento de planeación que rige al desarrollo Municipal en un período de 3
años, ya que establece los objetivos, estrategias y programas que se llevarán a cabo. Será la base
para la formulación de programas sectoriales y Programas Operativos Anuales. Así como la
participación activa de la sociedad en el desarrollo integral del municipio, a través del diagnóstico
de la problemática y potencialidades municipales, mediante la continuación de los trabajos de
instrumentación, de proyectos y acciones a fin de elaborar el plan municipal de desarrollo y
participar en el seguimiento y evaluación de los programas establecidos, para garantizar que el
desempeño del gobierno municipal responde a las exigencias.
COORDINADOR DE PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN.- Atender a la ciudadanía que
solicita audiencia con el coordinador del coplademun, atender las peticiones que vía telefónica
realice la ciudadanía, recibir toda la documentación dirigida al coordinador de coplademun,
elaborar digitalmente los documentos vinculados a la atención del coordinador del coplademun.
Mantener un archivo ordenado y jerarquizado de los documentos relacionados con las actividades
y acuerdos del coordinador del coplademun, colaborar activamente con el personal del
coplademun, a efecto de mantener congruencia en las actividades de coordinador, colaborar en el
orden administrativo del coplademun y las demás que le delegue el coordinador del
COPLADEMUN.
AUXILIAR ADMINISTRATIVO.- Informar, Recabar y Brindar información a los ayudantes
municipales sobre las obras a realizarse de los diferentes programas tanto federales como
municipales. Así como brindarles los formatos para la formación de los comités de obra, para su
ejecución.
SECRETARIA.- Se encarga de la realización del Programa Operativo Anual de la Dirección de
Asuntos Migratorios, realización de los Manuales de Organización y Política, realizo la
integración de la agenda de lo local, elaboración de oficios dirigidos a diferentes dependencias,
llevar el control de la Matriz de Inversión en la página de la Secretaria de Desarrollo Social
(SEDESOL), recabar toda la información acerca de las obras que se realizan con el recurso del
ramo 33 fondo 3, recursos municipales. Así como las actas de entrega recepción de las obras que
se realizan en el municipio.
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VII.- POLÍTICAS
1. Toda petición captada por el COPLADEMUN deberá ser registrada, analizada e inscrita dentro
de la Mesa Temática correspondiente, para que forme parte del Plan Municipal de Desarrollo.
2. Las peticiones realizadas al COPLADEMUN pueden ser por escrito, en forma verbal en los
Foros de Consulta, en las asambleas comunitarias llevadas a cabo por el personal asignado, para
darle mayor oportunidad a la gente de participación y de que reciba una respuesta positiva a su
planteamiento.
3. No fumar dentro de la oficina;
4. Ser puntual en la hora de entrada a la oficina; así como tener disponibilidad de tiempo por
necesidad del servicio;
5. Conducirse con lealtad, discreción y honestidad en los asuntos que tenga conocimiento;
6. Conducirse con amabilidad, respeto, propiedad hacia sus superiores, subordinados y compañeros
de trabajo;
7. Acatar las instrucciones que reciban en forma inmediata;
8. Mantener los expedientes actualizados y en su caso, turnarlos para su archivo;
9. Informar toda acción o trámite ocurrido en la oficina, al jefe inmediato;
10. Horario de atención de las 8:00 a 15:00 horas de lunes a viernes.
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VIII.- SÍMBOLOS UTILIZADOS
Símbolo Representa
Inicio o termino: Indica el principio o el fin del Flujo, puede
ser acción o lugar; además se usa para indicar una unidad
administrativa o persona que recibe o proporciona
información.
Actividad: Describe las funciones que desempeñan las
personas involucradas en el procedimiento.
Documento: Representa un documento en general que entre,
se utilice, se genere o salga del procedimiento.
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IX.- PROCEDIMIENTOS
Símbolo
Representa
Decisión o alternativa: Indica un punto dentro del flujo en donde se
debe tomar una decisión entre dos o más alternativas.
Archivo: indica que se guarda un documento en forma temporal o
permanente.
Conector de página: Representa una conexión o enlace con otra hoja
diferente.
Conector: Representa una conexión o enlace de una parte del
diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo.
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1).- PROCEDIMIENTO: INSTALACIÓN DEL COPLADEMUN.
NO.
PROCEDIMIENTOS DEL AREA
NO. PAGINAS
1
2
3
4
5
6
7
INSTALACIÓN DE COPLADEMUN.
REALIZACIÓN DE FOROS DE CONSULTA
CIUDADANA.
ASAMBLEA COMUNITARIA.
ASAMBLEA PLENARIA.
FORMACIÓN DE COMITÉS DE OBRA.
INAUGURACIÓN DE OBRAS.
ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO DE LA
ELABORACIÓN Y APLICACIÓN DEL PLAN
MUNICIPAL DE DESARROLLO.
11-18
19-22
23-26
27-33
34-41
42-48
49-51
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1.- PROPOSITO:
Es el principal instrumento para dar a conocer los trabajos del ejercicio de obra pública y considerando
los márgenes de pobreza extrema, dentro de la Administración Pública Municipal.
2.-ALCANCE:
Es el instrumento de planeación que rige al desarrollo municipal en un periodo de 3 años, ya que
establece los objetivos, estrategias y programas que se llevaran a cabo de obra publica.
3.-REFERENCIAS:
Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos.
Reglamento Interior del Municipio de Yautepec.
Plan Municipal de Desarrollo.
4.- RESPONSABILIDAD:
Coordinador General
Secretaria
Auxiliares
5.- DEFINICIONES:
Ninguna
6.- METODOLOGIA DE TRABAJO:
Descripción de Actividades.
Diagrama de Flujo.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES: INSTALACIÓN DEL COPLADEMUN.
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PASO
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN DE
ACTIVIDADES
DOCUMENTOS
1
PRESIDENTE
MUNCIPAL,
SECRETARIO
MUNICIPAL Y
SECRETARIA
Se convocan a todos los Ayudantes
Municipales, Comisariados,
Asociaciones Civiles, Gobierno del
Estado, Regidores y Síndico para que
asistan a la asamblea de la instalación del
Coplademun, secretaria elabora las
invitaciones, Presidente Municipal firma
invitaciones.
Invitación.
2
AUXILIARES Y
MENSAJERO
MUNICIPAL
Se encargan de entregar las invitaciones a
los convocados (Una Semana).
Invitación
3
AYUDANTES
MUNICIPALES
Reciben invitación y firman y sellan de
recibido.
Invitación.
4
AYUDANTES
MUNICIPALES
Si no se encuentran los Ayudantes se
deja invitación y se les confirma vía
telefónica.
Invitación
5
SECRETARIA
Se encarga de realizar el Acta de
Instalación del Comité para el Desarrollo
Municipal de Yautepec, Morelos. (30
Minutos).
Acta de Instalación del Comité para
el Desarrollo Municipal Yautepec,
Morelos
6 COORDINADOR
GENERAL
Informa a los Ayudantes Municipales,
Comisariados, Asociaciones Civiles,
Estado de Gobierno, Regidores y Síndico
de las actividades y trabajos que se
realizan en el área. Al mismo tiempo
toma protesta del cargo. Firma y avala el
acta de instalación de Coplademun para
remitirla al Cabildo para su aprobación.
(2 horas).
Acta de Instalación del Comité para
el Desarrollo Municipal Yautepec,
Morelos
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7
PRESIDENTE
MUNICIPAL,
COORDINADOR
COPLADEMUN,
SECRETARIO
MUNICIPAL,
VOCALES,
REGIDORES Y
SÍNDICO.
Terminado el programa se firma el acta
para su constancia por los integrantes del
Coplademun por el Presidente Municipal,
Coordinador de Coplademun, Secretario
Municipal, Vocales, Regidores y
Síndico..
(2 horas).
Acta Constancia de Instalación del
Comité para el Desarrollo Municipal
Yautepec, Morelos
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5
X.-DIAGRAMA DE FLUJO: INSTALACIÓN DEL COPLADEMUN.
Termino
Termino
Elabora las
invitaciones.
(2 Horas).
Presidente Municipal
firma Invitaciones.
(10Minutos).
Instalación de
Coplademun
Se encargan de entregar
las invitaciones a los
convocados (Una
Semana).
Invitaciones
Reciben invitación y
firman y sellan de
recibido.
Si no se encuentran se
deja Invitación y se les
confirma vía telefónica.
No
Sí
Acuse de recibido.
Informa a los Ayudantes
Municipales, Comisariados,
Asociaciones Civiles,
Estado de Gobierno,
Regidores y Síndico de las
actividades y trabajos que se
realizan en el área. Al
mismo tiempo toma protesta
del cargo. Firma y avala el
acta de instalación de
Coplademun para remitirla
al Cabildo para su
aprobación.
(2 horas).
Acta de
Instalación.
Terminado el programa se firma el acta
para su constancia por los integrantes del
Coplademun por el Presidente Municipal,
Coordinador de Coplademun, Secretario
Municipal, Vocales, Regidores y Síndico.
(2 horas).
1
2
3
4
6
7
Inicio
Se encarga de realizar el
Acta de Instalación del Comité para el Desarrollo
Municipal de Yautepec, Morelos. (30 Minutos).
5
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XI.- FORMULARIOS O IMPRESOS
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2).- PROCEDIMIENTO: PLANEACIÓN FOROS DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA.
1.- PROPOSITO:
Es el desarrollo de la comunidad atreves de las obra pública, que se desarrollan en la misma.
2.-ALCANCE:
El foro de consulta ciudadana, nos permite recabar las necesidades inmediatas de la comunidad en
general, con lo cual en el área de coplademun nos resulta importante ya que nos da la oportunidad
de proyectar las obras importantes en el municipio, así como para proponer los más viable en obra
de infraestructura municipal, para planear el desarrollo del municipio.
3.-REFERENCIAS:
Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos.
Reglamento Interior del Municipio de Yautepec.
Plan Municipal de Desarrollo.
4.- RESPONSABILIDAD:
Secretaria
Auxiliares
Coordinador General
5.- DEFINICIONES:
Ninguna
6.- METODOLOGIA DE TRABAJO:
Descripción de Actividades.
Diagrama de Flujo.
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES: PLANEACIÓN FOROS DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA.
PASO
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN DE
ACTIVIDADES
DOCUMENTOS
1
SECRETARIA
Elabora invitaciones a las
diferentes dependencias.
(Ayudante Municipales,
Regidores, Síndico, Asociaciones
Civiles, Coplade Estatal,
Asociaciones Empresariales,
Instituciones Educativas y
Público en General.)
Invitación
2
AUXILIARES
Son los que se encargan de pegar
las convocatorias, así como las
invitaciones a las diferentes
dependencias.
Invitación
3
AYUDANTES
MUNICIPALES Y
DIFERENTES
DEPENDENCIAS
Ayudantes Municipales reciben
invitación y firman y sellan de
recibido.
Invitación
4
AYUDANTES
MUNICIPALES Y
DIFERENTES
DEPENDENCIAS
Si no se encuentran se deja
Invitación y se les confirma vía
telefónica.
Invitación
5
AUXILIARES
Apoyan en los trabajos de la
dirección de planeación, con la
logística operativa; las Lonas,
mobiliario, cafetería y lonas de
publicidad.
6
COORDINADOR
DE COPLADEMUN
Inaugura el foro de Consulta
Ciudadana y explica la temática a
seguir.
Formato de Consulta
Ciudadana
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7 COORDINADOR
DE COPLADEMUN
Es el que se encarga de organizar
y planificar administrativamente
los trabajos que permitirán las
labores programadas en los foros
de consulta.
Formato de Consulta
Ciudadana
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X.-DIAGRAMA DE FLUJO: PLANEACIÓN DE FOROS DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA.
Inicio
Elabora invitaciones a las
diferentes dependencias.
(Ayudante Municipales,
Regidores, Síndico,
Asociaciones Civiles, Coplade Estatal, Asociaciones
Empresariales, Instituciones
Educativas y Público en
General.) (Una Semana).
Coordinador de Coplademun
firma Invitaciones.
(10Minutos).
1
Ayudantes
Municipales reciben
invitación y firman y
sellan de recibido.
Sí
Acuse de
recibido. 3
Apoyan en los trabajos de la
dirección de planeación, con la
logística operativa; las Lonas,
mobiliario, cafetería y lonas de
publicidad. (1 día).
5
Inaugura el foro de
Consulta Ciudadana y
explica la temática a
seguir. (10 Minutos).
6
Formato de
Consulta
Ciudadana
Se encarga de organizar y planificar
administrativamente los trabajos que
permitirán las labores programadas en
los foros de consulta. (1 Semana).
Termino
7
Invitaciones
Termino
Si no se encuentran se
deja Invitación y se les
confirma vía telefónica.
No
3
4
Se encargan de entregar
las invitaciones a los
convocados y de pegar las
convocatorias. (Una
Semana). 2
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3).- PROCEDIMIENTO: ASAMBLEAS COMUNITARIAS.
1.- PROPOSITO:
Conocer las obras prioritarias que necesitan en las diferentes localidades del municipio.
2.-ALCANCE:
Se realizan y conforman las reuniones comunitarias las cuales consisten en dar a conocer los
trabajos que se realizan en coplademun, así como la decisión de las obras públicas sugeridas por la
comunidad.
3.-REFERENCIAS:
Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos.
Reglamento Interior del Municipio de Yautepec.
Plan Municipal de Desarrollo.
4.- RESPONSABILIDAD:
Coordinador General
Auxiliares
Secretaria
5.- DEFINICIONES:
Ninguna
6.- METODOLOGIA DE TRABAJO:
Descripción de Actividades.
Diagrama de Flujo.
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES: ASAMBLEAS COMUNITARIAS.
PASO
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN DE
ACTIVIDADES
DOCUMENTOS
1
COORDINADOR
GENERAL
Programa y calendariza las
reuniones a llevarse a cabo al
inicio del año con la comunidad
de las 62 Colonias.
2 AYUDANTE
MUNICIPAL
Avisa a la comunidad de su
colonia el día de la Asamblea
Comunitaria para su asistencia y
participación.
Avisos en Ayudantía,
perifoneo.
3 CIUDADANOS Reciben aviso a participar en las
Asambleas Comunitarias.
4
COORDINADOR
GENERAL Y
AUXILIARES
Se organizan para llevar a cabo
las asambleas en cada una de las
colonias y cubrirlas todas y cada
una.
5
COORDINADOR
GENERAL Y
AUXILIARES
Escuchan las peticiones e
integran las solicitudes de Obras
y acciones de la comunidad.
6
SECRETARIA
Elabora la documentación que se
necesita para las Asambleas
Comunitarias.
Formato de Actas de
Asamblea Comunitaria,
Acta para formación de
Comités de Obras y Acta
de Aceptación de Obra.
7
COORDINADOR
GENERAL
Revisa las obras prioritarias de
cada una de las colonias para su
planeación, desarrollo y
ejecución de las obras.
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X.-DIAGRAMA DE FLUJO: ASAMBLEAS COMUNITARIAS.
Inicio Coordinador General
Programa y calendariza las
reuniones a llevarse a cabo al
inicio del año con la
comunidad de las 62
Colonias. (Una Semana). 1
Avisos en Ayudantía,
perifoneo, etc.
Ciudadanos reciben
aviso a participar en
las Asambleas
Comunitarias.
3
Ayudante Municipal avisa
a la Comunidad de su
Colonia el día que se
llevará a cabo la Asamblea
Comunitaria para su
asistencia y participación
(Una Semana). 2
Coordinador General y
Auxiliares Se organizan
para llevar a cabo las
asambleas en cada una de
las colonias y cubrirlas
todas y cada una. (Mes y medio). 4
Escuchan las
peticiones e integran
las solicitudes de
Obras y acciones de la
comunidad. (Tres
horas).
5
Secretaria Elabora la
documentación que se
necesita para las
Asambleas Comunitarias.
(30 minutos por Colonia).
6
Formato de Actas de Asamblea
Comunitaria, Acta para formación de
Comités de Obras y Acta de Aceptación de Obra.
Coordinador General revisa
las obras prioritarias de cada
una de las colonias para su
planeación, desarrollo y
ejecución de las obras. (Una hora).
7
Termino
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XI.-FORMULARIOS O IMPRESOS
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4).- PROCEDIMIENTO: ASAMBLEA PLENARIA.
1.- PROPOSITO:
Informar a los Ayudantes Municipales sobre las obras que se realizaran en el ejercicio que se
inicia de la Administración Publica Municipal.
2.-ALCANCE:
Se convoca a los Ayudantes Municipales de las diferentes colonias pertenecientes al Municipio de
Yautepec, para darle a conocer las obras prioritarias que se realizaran en el ejercicio que se inicia,
así como el monto asignado para realizarse dicha obra y la forma en que se ejecutara.
3.-REFERENCIAS:
Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos.
Reglamento Interior del Municipio de Yautepec.
Plan Municipal de Desarrollo.
4.- RESPONSABILIDAD:
Coordinador General.
Auxiliares.
Secretaria.
5.- DEFINICIONES:
Ninguna
6.- METODOLOGIA DE TRABAJO:
Descripción de Actividades.
Diagrama de Flujo.
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES: ASAMBLEA PLENARIA.
PASO
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN DE
ACTIVIDADES
DOCUMENTOS
1
COORDINADOR
GENERAL
Convoca a todos los ayudantes
municipales a la Asamblea Plenaria.
2
AUXILIARES
Son los que se encargan de la
logística para que se lleve a cabo la
asamblea.
3
PRESIDENTE
MUNICIPAL Y
COORDINADOR
GENERAL
Informan de cuantas obras se
realizarán, montos por cada obra y
cuál será la forma de ejecución, que
se encuentren dentro de las ageb´s
que marca la Secretaria de Desarrollo
Social Federal (SEDESOL).
4 AYUDANTES
MUNICIPALES
Asisten, coordinan e informan de las
Obras a realizarse en sus Colonias.
5
SECRETARIA
Se encarga de levantar el Acta de la
Asamblea Plenaria, así como la lista
de las obras a realizarse en el
ejercicio que se inicia.
Acta de Asamblea
Plenaria, lista de las
Obras.
6
COORDINADOR
GENERAL
La revisa, la firma y la remite a los
integrantes del cabildo para su
aprobación.
Acta de Asamblea
Plenaria y Lista de Obras
a ejecutarse.
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X.-DIAGRAMA DE FLUJO: ASAMBLEA PLENARIA
Inicio Convoca a los ayudantes
municipales a la Asamblea
Plenaria para su asistencia e
información.
(Un día). 1
Informan de cuantas
obras se realizarán,
montos por cada obra
y cuál será la forma
de ejecución, que se encuentren dentro de
las ageb´s que marca
la Secretaria de
Desarrollo Social
Federal (SEDESOL).
(Tres Horas).
Se encargan de la logística
para que se lleve a cabo la
asamblea. (Una Semana).
2
3
Coordinador General revisa el
Acta de Asamblea Plenaria y
la firma tanto el Presidente
Municipal como el
Coordinador General para
remitirse a los integrantes del
cabildo para su aprobación. (Una hora).
Se encarga de levantar el Acta
de la Asamblea Plenaria, así
como la lista de las obras a
realizarse en el ejercicio que
se inicia.
(Tres horas).
5
Acta de Asamblea Plenaria,
lista de las Obras.
6
4
Ayudantes Municipales
asisten, coordinan e informan
de las Obras a realizarse en
sus Colonias.
4
Termino
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XI.-FORMULARIOS O IMPRESOS
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MANUAL DE POLÍTICA Y PROCEDIMIENTO
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5).- PROCEDIMIENTO: FORMACIÓN DE COMITÉS DE OBRA
1.- PROPOSITO:
Para coadyuvar el buen desarrollo de las obras que se realizan en su comunidad.
2.- ALCANCE:
Por medio del Ayudante Municipal se convoca una reunión en el lugar que se va a realizar la obra
para elegir y formar el Comité de Obra o Contraloría Social a las personas que estarán al frente de
la obra que se realiza en su calle.
3.- REFERENCIAS:
Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos.
Reglamento Interior del Municipio de Yautepec.
Plan Municipal de Desarrollo.
4.- RESPONSABILIDAD:
Coordinador General.
Auxiliares.
Secretaria.
5.- DEFINICIONES:
Ninguna
6.- METODOLOGIA DE TRABAJO:
Descripción de Actividades.
Diagrama de Flujo.
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES: FORMACIÓN DE COMITÉS DE OBRA
PASO
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN DE
ACTIVIDADES
DOCUMENTOS
1
COORDINADOR
GENERAL
Notifica al ayudante municipal en
que tiempo se dará inicio a la obra
por el cual se le pide convocar a una
reunión con los vecinos de la calle
beneficiada para la integración del
comité que estará al frente de la obra,
quien se encargará de gestionar y
supervisar dichos trabajos.
2 COORDINADOR
GENERAL
Realiza y dirige la reunión para la
formación de Comités de Obra
Acta de Integración de Comité de
Obras. Copia del IFE de los
Integrantes. Ayudante Municipal,
Presidente de comité de obra,
Secretario, Tesorero y Vocal
3
AUXILIARES
En coordinación con los comités de
obras de cada colonia beneficiada, se
encargan de supervisar las obras
para que se desarrollen
satisfactoriamente.
Cédula-Control-Vigilancia de
Obra
4
SECRETARIA
Se encarga de llevar un orden sobre
las actas comunitarias, formación de
comités de obra, acta de aceptación
de obras y el acta de entrega
recepción de las obras.
Actas Comunitarias, Formación
de Comités de Obra, Acta de
aceptación de Obras y Acta de
entrega y recepción de las Obras.
5
COORDINADOR
GENERAL
Revisa y firma las actas que se
realizan en las reuniones
comunitarias, así como la formación
de los comités y actas de aceptación
de obra,
Se remiten a obras públicas, se
define su ejecución, por contrato o
suministro de materiales.
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X.-DIAGRAMA DE FLUJO: FORMACIÓN DE COMITÉS DE OBRA
Inicio Coordinador General notifica
al ayudante municipal en que
tiempo se dará inicio la obra
por el cual se le pide convocar
a una reunión con los vecinos
de la calle beneficiada para la
integración del comité que
estará al frente de la obra,
quien se encargará de
gestionar y supervisar dichos
trabajos.
(10 minutos). 1
Coordinador General
realiza y dirige la reunión
para la formación de
Comités de Obra. (Tres
horas). 2
Ayudantes
Municipales y ciudadanos
beneficiarios
asisten a la reunión.
Auxiliares en coordinación
con los comités de obras de
cada colonia beneficiada, se
encargan de supervisar las
obras para que se desarrollen satisfactoriamente.
(Permanente hasta la
terminación de la Obra).
Secretaria Se encarga de
llevar un orden sobre las actas
comunitarias, formación de
comités de obra, acta de
aceptación de obras y el acta
de entrega recepción de las obras.
(Permanente).
Acta de Integración de Comité de Obras. Copia del
IFE de los Integrantes.
Ayudante Municipal, Presidente de comité de
obra, Secretario, Tesorero y
Vocal. Cédula-Control-
Vigilancia de Obra.
4
Termino
3
Actas Comunitarias,
Formación de Comités de
Obra, Acta de aceptación de Obras y Acta de entrega y
recepción de las Obras.
Coordinador General
Revisa y firma las actas
que se realizan en las
reuniones comunitarias,
así como la formación de
los comités y actas de
aceptación de obra, (10 Minutos).
5
Se remiten a la
Dirección de Obras Públicas, se define su
ejecución, por contrato
o suministro de
materiales.
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Municipio: Localidad: Fecha:
Nombre de la Obra: Núm. de la Obra:
Fechas programadas de Obra:
Inicio:
Término:
Dirección/ubicación de la Obra:
Costo de la Obra: Se solicitó aportación:
SI NO Tipo de aportación:
La obra requiere factibilidad o validación:
SI NO ¿A qué dependencia?:
Cantidad de Obra (ml, m2, m3 o piezas) y tipo de material:
La Obra es por etapas:
SI NO ¿Cuántas?:
Recibieron capacitación por parte del Ayuntamiento para que el Comité haga mejor su trabajo de Contraloría Social
SI NO
Nombre y firma del presidente del comité de obra
Nombre , cargo y firma del servidor público que proporcionó la información:
Nombre del Vocal y Tesorero del Comité de Obra
ETAPA 1 INFORMATIVA
ANTES DE QUE INICIE LA OBRA LA AUTORIDAD MUNICIPAL DEBE PROPORCIONAR LA INFORMACIÓN PARA EL LLENADO
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NOTA: Cada vez que se visite la obra deberán llenar el siguiente formato.
Fecha de visita a la obra: En la visita fueron todos
los integrantes del Comité
SI NO La obra durante la visita se encontraba:
Sin iniciar
En construcció
n
Terminada Suspendid
a
Encontró irregularidades en
la Obra
SI NO
El Comité las reportó ya:
SI NO
¿A quién?:
Escriba que respuesta le dieron:
Dieron solución a las irregularidades:
SI NO La Obra ha tenido modificaciones hasta el
momento: SI NO
La autoridad municipal le ha enterado al Comité de Contraloría Social si la Obra ha tenido modificaciones:
SI NO
La Obra se está construyendo en los tiempos planeados
SI NO
El comité de Contraloría Social ha hecho reuniones con los vecinos para mantenerlos informados de las modificaciones o como se están realizando los trabajos en la obra?
SI NO
A continuación describan con sus palabras ¿cómo encuentra la obra. Ejemplo: ¿Qué porcentaje de avance se ha construido en la obra? / ¿Qué materiales se están utilizando? ¿Qué medidas y cantidades de obra se han realizado? / ¿Qué contratiempos han encontrado?. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- --------------------
ETAPA 2 VIGILANCIA
DURANTE LA CONSTRUCCIÓN DE LA OBRA EL COMITÉ DE OBRA DEBE LLENARLA
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Fecha de llenado (actual): Fecha real en que se inició la obra: Fecha real en que se terminó la obra:
La obra sufrió modificaciones:
SI NO
Costo final de la Obra: El Comité cuantas veces visitó la obra:
El Comité mantuvo a los vecinos informados de como de fue construyendo la obra:
SI NO La autoridad entregó el Acta Entrega-Recepción al Comité de obra para que este la firmara
SI NO
Los vecinos apoyaron al Comité para que este realizara mejor el trabajo de vigilancia a la obra
SI NO El Acta Entrega-Recepción tiene los datos de la obra actualizada (modificaciones):
SI NO
Anote las Cantidad de Obra final real (ml, m2, m3 o piezas) y el tipo de materiales utilizados:
Los datos en el Acta entrega-recepción coincidían con lo realmente construido de la obra:
SI NO
Cuando le fue entregada el Acta de Entrega-Recepción al Comité, la Obra se encontraba Terminada y Funcionando:
SI NO
La comunidad quedó satisfecha con los resultados de la obra
SI NO
Esta cédula le sirvió para llevar mejor el control en sus obras
Mucho Poco Nada
Nombre y Firma de los integrantes del Comité de obra
Observaciones, comentarios y sugerencias
Correo electrónico: [email protected]
Teléfono. 01(735) 394-31-38
Una vez llenada esta cédula, debe entregarse al Contralor Municipal.
ETAPA 3 RESULTADOS
DESPUÉS DE LA CONSTRUCCIÓN DE LA OBRA EL COMITÉ DE OBRA DEBE LLENAR AL FINALIZAR LA OBRA
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6).- PROCEDIMIENTO: INAUGURACIÓN DE OBRA.
1.- PROPOSITO:
Es la entrega de manera Formal de las Obras Públicas, realizadas en el Municipio, Yautepec, Morelos;
mediante la inauguración de las mismas, para conocimiento de la sociedad en general.
2.-ALCANCE:
Después de supervisar el buen desarrollo de las obras, a realizar la entrega de la obra a la
comunidad beneficiada, llevando a cabo el tradicional corte del listón donde se da por inaugurada
dicha obra.
3.-REFERENCIAS:
Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos.
Reglamento Interior del Municipio de Yautepec.
Plan Municipal de Desarrollo.
4.- RESPONSABILIDAD:
Coordinador General.
Auxiliares.
Secretaria
5.- DEFINICIONES:
Ninguna
6.- METODOLOGIA DE TRABAJO:
Descripción de Actividades.
Diagrama de Flujo.
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES: INAUGURACIONES DE OBRA.
PASO
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN DE
ACTIVIDADES
PRESIDENTE
MUNICIPAL Y
CONTRALOR
DIRECCIÓN
OBRAS
PUBLICAS
DOCUMEN
TOS
1
COORDINADOR
GENERAL
Realiza un recorrido por las
obras ejecutadas, que se
encuentren al 100% terminada
para que se puedan llevar a
cabo la inauguración.
2
AUXILIARES
Apoyan al coordinador en el
recorrido de las obras de las
diferentes colonias a verificar
que las obras hayan concluido
satisfactoriamente.
Fotografías
de las Obras.
(Antes,
durante y
después de
terminada la
Obra).
3
SECRETARIA
Se encarga de realizar el acta
de entrega recepción, de la
obra terminada, tener listo el
listón y las tijeras para que se
lleve a cabo dicha
inauguración. Viste mampara
con fotografías.
Se remite
al presidente y
contralor
municipal,
para las firmas
correspondientes
Acta de
entrega
recepción de
la Obra
terminada.
4
COORDINADOR
GENERAL
Es el que se encarga de
realizar la ficha técnica que
expondrá a los asistentes en las
inauguraciones de cada obra
realizada, revisar el acta de
entrega recepción de la obra,
recabar las firmas de los
integrantes del comité.
Con todas las
firmas
correspondientes
se envía a la
dirección de
obras públicas
para su
expediente.
5
PRESIDENTE
MUNICIPAL,
COORDINADOR
GENERAL,
AYUDANTE
MUNICIPAL,
COMITÉ DE
OBRA Y
CIUDADANOS
BENEFICIARIOS
Inauguran la Obra
correspondiente.
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X.-DIAGRAMA DE FLUJO: INAUGURACIONES DE OBRA.
Inicio Coordinador General Realiza
un recorrido por las obras
ejecutadas, que se encuentren
al 100% terminada para que
se puedan llevar a cabo la
inauguración. (Permanente
hasta la terminación de la
Obra).
1
Auxiliares Apoyan al coordinador en el
recorrido de las obras de las diferentes
colonias a verificar que las obras hayan
concluido satisfactoriamente.
(Permanente hasta la terminación de la
Obra).
2
Se encarga de realizar el acta
de entrega recepción, de la
obra terminada, tener listo el
listón y las tijeras para que se
lleve a cabo dicha
inauguración. Viste mampara
con fotografías.
(Cinco horas).
Auxiliares toman Fotografías de las Obras. (Antes, durante
y después de terminada la
Obra).
Termino
3
Se encarga de realizar la ficha
técnica que expondrá a los
asistentes en las inauguraciones
de cada obra realizada, revisar
el acta de entrega recepción de
la obra, recabar las firmas de
los integrantes del comité.
(10 Minutos).
4
Acta de entrega recepción de
la Obra terminada.
Se remite al Presidente
Municipal y Contralor
Municipal el Acta de entrega recepción de la Obra
terminada para sus firmas
correspondientes.
Presidente Municipal,
Coordinador General,
Ayudante Municipal,
Comité de Obra y
ciudadanos beneficiarios
inauguran la Obra
correspondiente.
(20 Minutos).
Con todas las firmas
correspondientes se envía a la Dirección de Obras Públicas
para su expediente.
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7).- PROCEDIMIENTO: ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO DE LA ELABORACIÓN Y
APLICACIÓN DEL PLAN MUNICIPAL DE DESARROLLO.
1. PROPOSITO:
Aplicar el recurso para el Desarrollo de la Infraestructura Social
2. ALCANCE:
Este procedimiento es aplicable a toda persona que solicita alguna gestión social, en esta coordinación
ya que somos enlace con el H. Ayuntamiento Municipal de Yautepec, Morelos, y se le da seguimiento
a solicitudes que la ciudadanía requiere.
3.-REFERENCIAS:
Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos.
Reglamento Interior del Municipio de Yautepec.
Plan Municipal de Desarrollo.
4.- RESPONSABILIDAD:
Coordinador General.
Auxiliares.
Secretaria.
5.- DEFINICIONES:
Ninguna
6.- METODOLOGIA DE TRABAJO:
Descripción de Actividades.
Diagrama de Flujo.
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DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD: ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO DE LA
ELABORACIÓN Y APLICACIÓN DEL PLAN MUNICIPAL DE DESARROLLO.
PASO
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN DE LA
ACTIVIDAD
DOCUMENTOS
1
AYUDANTE
MUNICIPAL O
CIUDADANO
Entrega de oficio o solicitud de Obra.
Oficios, solicitudes de Obra.
2
AUXILIAR Y/O
SECRETARIA
Recibe y turna al Coordinador
General
Oficios, solicitudes de Obra.
3
COORDINADOR
GENERAL
Recibe, analiza y turna a la Dirección
de Obras Públicas.
Oficios, solicitudes de Obra.
4
SECRETARIA DE
OBRAS PÚBLICAS
Recibe documento elabora ficha para
Obras Públicas.
Oficios, solicitudes de Obra.
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X.-DIAGRAMA DE FLUJO: ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO DE LA ELABORACIÓN Y
APLICACIÓN DEL PLAN MUNICIPAL DE DESARROLLO.
Inicio Ayudante Municipal y/o
Ciudadano entrega Oficio o
Solicitud de Obra.
(Permanente).
1
Auxiliar y/o secretaria
turnan Oficio y/o Solicitud
de Obra al Coordinador
General. (5 minutos).
2
Recibe, analiza y turna a la
Dirección de Obras Públicas.
(10 minutos).
Termino
3
Oficios y Solicitudes de Obra
Recibe documentos y elabora
ficha para la Dirección de
Obras Públicas. 4
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XII.- DIRECTORIO
NOMBRE Y CARGO
TELEFONO
DIRECCION OFICIAL
Lic. Miguel Ibarra
Villanueva
Coordinador General
01(735) 39-4-31-38
Calle Dolores Esquina Sabino
s/n., Barrio de Rancho Nuevo,
Yautepec, Morelos.
C. Lic. Ulises Ariel
Dante Reyes Torres
Auxiliar Administrativo
01(735) 358-60-13
Calle Dolores Esquina Sabino
s/n., Barrio de Rancho Nuevo,
Yautepec, Morelos.
C. Gustavo Baltazar
Morales
Auxiliar Administrativo
01(735) 39-4-31-38
Calle Dolores Esquina Sabino
s/n., Barrio de Rancho Nuevo,
Yautepec, Morelos.
C. Elvia González
Sánchez
Auxiliar
01(735)394-31-38
Calle Dolores Esquina Sabino
s/n., Barrio de Rancho Nuevo,
Yautepec, Morelos.
Lic. Agustín Albavera
Pérez
Auxiliar Técnico
01(735)394-31-38
Calle Dolores Esquina Sabino
s/n., Barrio de Rancho Nuevo,
Yautepec, Morelos.
C. Oscar Chávez Ortíz
Auxiliar Técnico
735-125-25-24
Calle Dolores Esquina Sabino
s/n., Barrio de Rancho Nuevo,
Yautepec, Morelos.
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XIII.- HOJA DE PARTICIPACIÓN
NOMBRE DE LOS/LAS PARTICIPANTES
PUESTO
Lic. Miguel Ibarra Villanueva Coordinador
C. Elvia González Sánchez
C. Lic. Ulises Ariel Dante Reyes Torres
Auxiliar
Auxiliar Técnico B
Responsable de la Elaboración
del Manual
____________________________
Lic. Miguel Ibarra Villanueva
Coordinador General de
Coplademun
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