AGENCIA FEDERAL DE AVIACION CIVIL
MANUAL DE AUTORIDADES AERONÁUTICAS
OPERACIONES
REEDICION:2020 7ª. Edición
FECHA: 01-Septiembre-2020
Volumen IV
DIRECCIÓN GENERAL ADJUNTA DE AVIACIÓN
VOLUMEN IV
FECHA
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MANUAL DE AUTORIDADES AERONÁUTICAS
OPERACIONES REVISIÓN
7ª. Re-Edición
Volumen IV Capítulo Índice Página i
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CONTENIDO VOLUMEN IV
Capítulo Nombre del Tema
1. PROCESO DE CERTIFICACIÓN SMS 1.1. Procedimiento de Certificación SMS Fase I
1.2. Procedimiento de Certificación SMS Fase II y III
1.3. Procedimiento de Certificación SMS Fase IV
2. PROCESO DE VIGILANCIA SMS 2.1. PS-V-01 Elaboración del Programa anual de verificaciones de
vigilancia SMS
2.2. PS-V-02 Planeación de la verificación SMS
2.3. PS-V-03 Verificación SMS en sitio
2.4. PS-V-04 Nivel de riesgo de los proveedores de servicio
2.5. PS-V-05 Seguimiento a las Observaciones
3. PROCESO DE APROBACIÓN DEL FRMS 3.1. Proceso de aprobación del FRMS
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CAPÍTULO 1
CERTIFICACIÓN SMS
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Volumen IV Capítulo 1 Subcapítulo 1.1 Página 1 de 21
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CAPITULO 1. PROCESO DE CERTIFICACIÓN SMS SUBCAPÍTULO 1.1 Procedimiento de Certificación SMS Fase I
PROCEDIMIENTO DE
CERTIFICACIÓN SMS
FASE I
PS-A-01
Enrique Hernández Suárez Inspector SMS
Elaboró
Luis Villanueva Barragan Subdirector de
Certificación SMS
Revisó
Elic Jacob Herrera Hernández
Director de Seguridad Aérea
Revisó
J. Jesús Moreno Bautista Director General Adjunto
de Seguridad Aérea.
Aprobó
03 de diciembre de 2019
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Capítulo 1 Subcapítulo 1.1 Página 2 de 21 Volumen IV
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Indice
1. Registro de Revisiones ....................................................................................................................................................... 3
2. Introducción........................................................................................................................................................................ 4
3. Objetivo .............................................................................................................................................................................. 4
4. Alcance .............................................................................................................................................................................. 4
5. Responsabilidades ............................................................................................................................................................. 4
6. Políticas de operación y observación................................................................................................................................... 5
7. Documentos de Referencia ................................................................................................................................................. 5
8. Definiciones y Términos ...................................................................................................................................................... 7
9. Procedimiento .......................................................................................................................................................... 8
9.1 Diagrama de procedimiento .......................................................................................................................................... 8
9.1.1 A “Revisión Original” ................................................ 9
9.1.1 B “Revisión ó Reedición” ............................................ 10
9.2 Descripción de actividades ......................................................................................................................................... 11
9.3 Formatos utilizados .................................................................................................................................................... 18
10. Recursos Humanos e Infraestructura ................................................................................................................................ 19
11. Control de Registros ......................................................................................................................................................... 20
12. Indicadores de Gestión ..................................................................................................................................................... 21
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Volumen IV Capítulo 1 Subcapítulo 1.1 Página 3 de 21
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1. Registro de Revisiones
Revisión Fecha de
Aprobación Puntos Modificados Resumen de Cambios
Original 31/01/13 Documento Nuevo N/A
Revisión 1 20/08/13 Ficha de Proceso y
Proceso General
Actualización General del
Proceso
Revisión 2 03/12/19 Portada, Ficha de Proceso
y Proceso General
Actualización General del
Proceso
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7ª. Re-Edición
Capítulo 1 Subcapítulo 1.1 Página 4 de 21 Volumen IV
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2. Introducción
El presente procedimiento describe los lineamientos a seguir para la revisión de Fase I que deberán
acreditar los proveedores de servicio como parte de la implementación del Sistema de Gestión de
Seguridad Operacional (SMS) en sus organizaciones.
3. Objetivo
Establecer la metodología y criterios para la revisión Original, Revisión y
Reedición del Manual del Sistema de Gestión de Seguridad Operacional y Plan de
Implementación del Proveedor de Servicio de acuerdo a lo establecido en la NOM-
064-SCT3-2012 correspondiente a la fase I del Sistema de Gestión de Seguridad
Operacional (SMS), esto con el fin de garantizar los máximos niveles de
seguridad en la operación de las aeronaves.
4. Alcance
Aplica a todo el personal involucrado en el Proceso de Certificación SMS,
quienes realizarán las actividades descritas en el mismo, así como el personal
que brinde apoyo en la revisión de la Fase I.
5. Responsabilidades
Dirección General Adjunta de Seguridad Aérea: Es responsable de recibir de
Ventanilla Única de Servicios la solicitud de revisión al Manual SMS y Plan de
Implementación SMS y entregarlo a la Dirección de Seguridad Aérea para su
control y distribución.
Dirección de Seguridad Aérea: Es responsable de recibir de la Dirección General
Adjunta de Seguridad Aérea la solicitud de revisión correspondiente y asignarlo
a la Subdirección de Certificación SMS, así como verificar el cumplimiento en la
contestación de la solicitud de revisión al Manual SMS y Plan de Implementación
SMS.
Subdirección de Certificación SMS: Es el responsable del proceso, así como, de
verificar el cumplimiento del mismo.
Jefaturas de Certificación SMS: Son responsables de llevar acabo todas las
acciones aquí mencionadas para que se cumpla el objetivo de este procedimiento,
así como mantenerlo actualizado, las jefaturas son las siguientes:
Aerolíneas y Centros de Adiestramiento;
Aeropuertos y SENEAM;
Talleres, Taxis Aéreos y Aeronaves XC.
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Volumen IV Capítulo 1 Subcapítulo 1.1 Página 5 de 21
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Inspectores SMS: Es responsabilidad de cada integrante el cumplir y hacer
cumplir lo estipulado en la normatividad vigente, siguiendo los lineamientos
contenidos en este procedimiento.
6. Políticas de operación y observación
Debido a la cantidad de proveedores de servicio, cualquier Jefatura de Certificación SMS podrá atender todo tipo de tramites referente al Sistema
de Gestión de Seguridad Operacional, sin importar el Proveedor de
Servicios.
Se podrán solicitar cambios en la documentación sujeta a revisión vía correo electrónico, en cualquiera de los siguientes casos:
- Omisiones a la NOM-064-SCT3-2012. - Existan errores de formato.
El correo electrónico mencionado en el punto anterior, deberá contener lo siguiente:
- Hacer referencia con la información del trámite, tal como fecha y numero de VUS, nombre del proveedor de servicio y tipo de trámite.
- Contener las observaciones que se requieran atender. - Fecha límite de cumplimiento para la entrega. - Deberá estar dirigido al proveedor de servicio, así como marcar
copia al Jefe de Certificación SMS inmediato, al Subdirector de
Certificación SMS y en caso de que el Director de Seguridad Aérea lo
solicite, se enviará copia.
En el caso de que el proveedor de servicios tenga dudas sobre las observaciones detectadas, se deberá contemplar lo siguiente:
- Podrá solicitar una reunión mediante un correo electrónico dirigido a la Subdirección de Certificación SMS, con copia al Jefe de
Certificación SMS y al Inspector SMS encargado del trámite.
- El Inspector SMS debe hacer del conocimiento al proveedor de servicios que deberán ser dudas específicas y puntuales, ya que solo
se cuenta con una hora como tiempo límite.
- El Inspector SMS deberá hacer una minuta de los puntos acordados, así como una lista de asistencia de los participantes, la cual
deberá ser enviado vía correo electrónico al proveedor de servicios,
con copia al Jefe de Certificación SMS y al Subdirector de
Certificación SMS.
7. Documentos de Referencia
Ley de Aviación Civil
Reglamento de la Ley de Aviación Civil
Norma Oficial Mexicana NOM-064-SCT3-2012 “Que establece las especificaciones del Sistema de Gestión de Seguridad Operacional (SMS)”.
Anexo 19 al Convenio sobre Aviación Civil Internacional, Gestión de la seguridad operacional, ultima enmienda.
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Capítulo 1 Subcapítulo 1.1 Página 6 de 21 Volumen IV
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Doc. 9859 de la OACI, Manual de Gestión de Seguridad Operacional, ultima enmienda.
Manual del Programa Estatal de Seguridad Operacional (SSP).
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Volumen IV Capítulo 1 Subcapítulo 1.1 Página 7 de 21
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8. Definiciones y Términos CONAMER: Comisión Nacional de Mejora Regulatoria.
DGASA: Dirección General Adjunta de Seguridad Aérea.
Documentación Anexa: Documentos requeridos para la aprobación de la fase I con
base en los numerales 3.4, 3.23, 3.33, 10.2, 10.3 y 10.4de la NOM-064-SCT3-2012.
DSA: Dirección de Seguridad Aérea.
LFPA: Ley Federal de Procedimiento Administrativo.
MSA: Manual de Seguridad Aérea.
PI: Plan de Implementación.
Proveedores de Servicio: Concesionarios y permisionarios del transporte aéreo de
servicio al público, los concesionarios y permisionarios aeroportuarios,
Aeropuertos y Servicios Auxiliares (ASA), los permisionarios de talleres
aeronáuticos, los prestadores de servicios de tránsito aéreo, los centros de
formación o de capacitación y adiestramiento que cuenten con aeronaves y los
operadores aéreos de aeronaves de estado distintas de las militares.
SMS: Sistema de Gestión de Seguridad Operacional.
VUS: Ventanilla Única de Servicios.
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Capítulo 1 Subcapítulo 1.1 Página 8 de 21 Volumen IV
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9. Procedimiento
9.1 Diagrama de procedimiento
Si
2. Ingreso de trámite a DSA
Inicio
1. Recepción de trámite en DGASA
3. La Subdirección de
Certificación de SMS asigna el
trámite a la Jefatura y/o
Inspector SMS correspondiente.
No
5. ¿Se cuenta con el
expediente del
Proveedor de
Servicio?
Si
No
6. ¿Existen
antecedentes de
devolución por
otro Inspector
SMS?
Se genera
Expediente en
Servidor de
Certificación en
la carpeta de
“Manuales”
4. Consulta de Expediente
Se actualiza
base de datos
de Seguridad
Aérea
(RS-A-02)
A B
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Volumen IV Capítulo 1 Subcapítulo 1.1 Página 9 de 21
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9.1.1 A “Revisión Original”
No
No 8.
¿Documentación
completa?
Si
7. Análisis de la
documentación anexa
del proveedor.
10. ¿Cumplen
con la
Normatividad
vigente?
Si
No
Se genera oficio de
devolución, haciendo
referencia al trámite
de la CONAMER No. SCT-
02-036-J.
13. ¿Cumple las
condiciones
para solicitar
correcciones?
S
i
14. ¿Se
establece
contacto vía
telefónica con
el proveedor?
Si
15. Se
solicitan
puntos para
subsanar vía
correo
A
12. Se genera
Oficio de
Aprobación de
Manual SMS y PI.
16. Se genera Oficio de
devolución.
18. El expediente
físico y digital
del Proveedor de
Servicios es
actualizado.
Fin
17. Se envía
Original de Oficio
a VUS.
Se
actualiza
Base de
datos de
Seguridad No
9. Revisión de la
documentación y/o
corroboración de
observaciones anteriores
subsanadas en caso de
existir. 11. Se solicita al
proveedor de
servicios,
presentar la
“Descripción del
Sistema” en una
presentación; así
como su CV y documentos que
acrediten que
cumple con las
políticas para la
designación del
área de seguridad
operacional.
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Capítulo 1 Subcapítulo 1.1 Página 10 de 21 Volumen IV
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9.1.1 B “Revisión ó Reedición”
No
No 20. ¿Documentación
completa?
Si
19. Análisis de la
documentación anexa del
proveedor.
22. ¿Cumplen con
la Normatividad
vigente?
Si
No
Se genera oficio de
devolución, haciendo
referencia al trámite de
la CONAMER No. SCT-02-
036-J.
24. ¿Cumple las
condiciones para
solicitar
correcciones?
Si
25. ¿Se
establece
contacto vía
telefónica con
el proveedor?
Si
26. Se solicitan
puntos para
subsanar vía
correo
electrónico.
B
23. Se genera
Oficio de
Aprobación de
Manual SMS y PI.
27. Se genera Oficio de
devolución.
29. El expediente
físico y digital del
Proveedor de
Servicios es
actualizado.
Fin
28. Se envía revisión
o reedición de Oficio
a VUS.
Se actualiza
Base de
datos de
Seguridad
Aérea.
No
21. Revisión de la
documentación y/o
corroboración de
observaciones anteriores
subsanadas en caso de
existir.
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Volumen IV Capítulo 1 Subcapítulo 1.1 Página 11 de 21
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9.2 Descripción de actividades
No. Responsable Actividad
1 Dirección General
Adjunta de
Seguridad Aérea
La DGASA recibe de VUS la solicitud de revisión al Manual
SMS y Plan de Implementación SMS, con la documentación
anexa y lo entrega a la DSA para su control y distribución.
2 Dirección de
Seguridad Aérea
La DSA recibe de la DGASA la solicitud de revisión
correspondiente y lo asigna a la Subdirección de Certificación
SMS.
3 Subdirección de
Certificación SMS
La Subdirección de Certificación SMS recibe la solicitud
correspondiente con la documentación anexa, procede a
registrarlo en "RS-A-02 (BD Cert SMS VUS)", para después
distribuirlo a las Jefaturas de Certificación SMS y/o Inspector
SMS correspondiente para su atención.
4 Jefaturas de
Certificación SMS
/ Inspector SMS
Se consulta el expediente en su respectiva carpeta de acuerdo al
tipo de proveedor de servicio, ubicada en la carpeta "manuales"
del Servidor de Certificación SMS donde se encuentran las
siguientes carpetas:
Aeropuertos y SENEAM.
Aerolíneas y Centros de Capacitación y Adiestramiento.
Talleres, Taxis y Aeronaves de Estado.
5 Jefaturas de
Certificación SMS
/ Inspector SMS
Se determina si existe expediente para el proveedor de servicio.
En caso que sea un trámite de primera vez, se genera una nueva carpeta con el nombre de la razón social del proveedor de servicio.
Nota: Si se trata de un Taxi Aéreo y no contaba con un MSA,
se generará un expediente en la carpeta denominada “Sin
autorización MSA”.
6 Jefaturas de
Certificación SMS
/ Inspector SMS
En caso de contar con expediente se deberá verificar que no
existan antecedentes de devolución del mismo trámite por otro
Inspector SMS para proceder a la revisión; de lo contrario este
se deberá regresar a la Subdirección de Certificación SMS o
bien a la jefatura correspondiente para su reasignación.
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Capítulo 1 Subcapítulo 1.1 Página 12 de 21 Volumen IV
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“Revisión Original
No. Responsable Actividad
7 Jefaturas de
Certificación SMS
/ Inspector SMS
La documentación deberá ser la siguiente:
Pago de derechos “05329289 POR EL OTORGAMIENTO DE LA AUTORIZACION (III)” para la revisión del Manual SMS y Plan de Implementación.
Documentos oficiales (instrumento publico) que acredite la representación, así como la personalidad de la empresa conforme lo descrito en el art. 19 de la LFPA.
Manual SMS y PI (tres copias en disco compacto (CD) o mini disco compacto (mCD).
8 Jefaturas de
Certificación SMS
/ Inspector SMS
Verificar que se incluyan las tres copias en disco
compacto (CD) donde contenga el Manual SMS y Plan de
Implementación, descritas en la NOM-064-SCT3-2012.
En caso de estar incompleta se genera oficio de devolución, haciendo referencia al trámite de la
ficha de CONAMER No. SCT-02-036-J, con el formato
FS-A-03 (Devolución CONAMER MSMS y PI) en un plazo
no mayor a 15 días hábiles.
En caso contrario se procede a la revisión correspondiente.
9 Jefaturas de
Certificación SMS
/ Inspector SMS
En el caso que se cuenten con antecedentes de
devolución del mismo trámite en cuestión, se hará la
revisión de los hallazgos anteriores detectados, con el
fin de corroborar que estos hayan sido subsanados.
Nota: Se deberá comparar la documentación anterior con
el ingresado con el fin de verificar que únicamente se
hayan hecho las modificaciones solicitadas.
En caso contrario se hará la revisión de toda la
documentación como de primera vez, tomando como guía el
formato FS-A-12 (Lista de Verificación Fase I).
10 Jefaturas de
Certificación SMS
/ Inspector SMS
Se determina si la documentación cumple con lo establecido en la
normatividad vigente.
11 Jefaturas de
Certificación SMS
/ Inspector SMS
Se solicitará al titular del área de Seguridad Operacional presente la
“Descripción del Sistema” así como su curriculum vitae y documentos que
acrediten que cumple con las políticas para la designación del Titular del
Área de Seguridad Operacional, corroborando dicha información mediante
una entrevista.
12
Dirección de
Seguridad Aérea /
Subdirección de
Certificación SMS
/ Jefaturas de
Una vez realizando la entrevista al titular del área de Seguridad
Operacional del proveedor de servicios, se procederá a lo siguiente:
Se elaborará "Oficio de Aprobación" de Manual y Plan de Implementación donde se especificará lo que se está aprobando en el formato FS-A-06 (Oficio de Aprobación Original MSMS y PI).
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7ª. Re-Edición
Volumen IV Capítulo 1 Subcapítulo 1.1 Página 13 de 21
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No. Responsable Actividad Certificación SMS
/ Inspector SMS
- En caso de que el Titular del Área de Seguridad Operacional no cuente con experiencia en gestión operacional y/o capacitación de la misma, se le mencionará que deberá capacitarse, a través de un centro de capacitación y adiestramiento autorizado por esta autoridad, con la finalidad de que domine los conceptos requeridos para la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad Operacional sin que este lo límite para la aprobación de fase I.
Se asignará folio de la DSA (4.1.2.2.XXX/VUS) al oficio.
El oficio deberá estar rubricado por el Inspector SMS, el Jefe de Certificación SMS correspondiente, por el Subdirector de Certificación SMS y firmado por el Director de Seguridad Aérea.
Se registrará la aprobación de fase I, en el formato RS-A-01 (Estadística Subdirección de Certificación), el nombre de la empresa, así como el año de aprobación en la carpeta digital en el servidor de certificación SMS en la carpeta "Estadística SMS".
13 Inspector SMS
Si durante la revisión se observa que no se cumplen con las condiciones
establecidas en la Normatividad vigente, se determina si por su carácter
reúnan las condiciones establecidas en las políticas de operación y
observación (ver actividad 6).
14 Inspector SMS Si se reúnen las condiciones establecidas en las políticas de operación y
observación (ver actividad 6), se busca establecer contacto vía telefónica
con el proveedor de servicio.
15 Inspector SMS
Se establece contacto vía telefónica con el proveedor de servicio para
comunicarle que se le enviará un correo electrónico solicitando los puntos
detectados y estableciendo una fecha de cumplimiento para el envío de las
correcciones y proceder a su evaluación.
En caso de que tenga dudas y requiera solicitar una mesa de trabajo para
atender los puntos detectados, se agendara una cita en la Subdirección de
Certificación SMS, donde al finalizar se llenara una “Minuta” y una “Lista
de Asistencia” con el nombre de formato FS-A-07 (Minuta - Lista de
Asistencia).
Nota: Para ver el contenido del correo electrónico ver las políticas de
operación y observación descrita en la actividad 6.
16
Inspector SMS /
Jefaturas de
Certificación SMS /
Subdirección de
Certificación SMS /
Dirección de Seguridad
Aérea
En caso de que la revisión dé un resultado no
favorable, es decir que no se cumpla con lo establecido
en la normatividad vigente y que no se reúnan las
condiciones descritas en las políticas de operación y
observación para solicitar correcciones (ver actividad
6) o no se logre establecer contacto con el proveedor
de servicio para solicitar que subsanen los puntos
detectados, entonces:
El Inspector SMS asignado elabora “Oficio de
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Capítulo 1 Subcapítulo 1.1 Página 14 de 21 Volumen IV
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No. Responsable Actividad devolución” con el nombre de formato FS-A-06 (Oficio
de Rechazo Original MSMS y PI).
Se asigna folio de la DSA (4.1.2.2.XXX/VUS) al oficio.
El oficio es rubricado por el Inspector SMS, el Jefe de Certificación SMS correspondiente y el
Subdirector de Certificación SMS y firmado por el
Director de Seguridad Aérea.
Se registrará el rechazo de fase I, en el formato RS-A-01 (Estadística Subdirección de Certificación),
el nombre de la empresa, así como el año de rechazo.
17 Subdirección de
Certificación SMS
Se registra en "Base de Seguridad Aérea" con el formato RS-A-02 (BD Cert SMS VUS) lo siguiente:
Se envía oficio junto con la documentación anexa debidamente rubricada y sellada a VUS como sigue. o En caso de ser una devolución se regresan todos los CD’s ingresados, o En caso de ser una aprobación se sellará los 3 CD’s, donde se entregan 2
CD’s a VUS y uno es almacenado en la Subdirección de Certificación SMS.
18 Subdirección de
Certificación SMS
/ Inspector SMS
Una vez entregada la solicitud, el expediente del proveedor de servicios es
actualizado por el Inspector SMS, de la siguiente manera:
El Expediente Físico:
Los documentos generados de devolución o aprobación junto con la documentación son integrados al expediente y almacenado en los archiveros destinados para tal fin.
El CD es almacenado por la Subdirección de Certificación SMS. El Expediente Digital:
Una vez destinada la carpeta digital en el servidor de certificación SMS en la carpeta "Manuales" (actividad 6); Se actualizan los Antecedentes integrando: 1. Los documentos generados de devolución o aprobación junto con la
solicitud de trámite, al archivo de "Antecedentes", actualizando el nombre con la "fecha del oficio" ya sea de devolución o aprobación según sea el caso o bien de no contar con antecedentes se nombrará al archivo como sigue:
- No. de Autorización del MSA (si es que cuenta con el) _Razón Social del Proveedor ANTECEDENTES-DD-MM-AAAA.
2. Una copia digital del trabajo aprobado, dicho nombre de archivo deberá actualizarse cada que se apruebe una nueva enmienda como sigue:
3. No. de Autorización del MSA (si es que cuenta con el) _Razón Social del Proveedor_: MSMS ó PI Original.
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Volumen IV Capítulo 1 Subcapítulo 1.1 Página 15 de 21
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“Revisión ó Reedición”
No. Responsable Actividad
19 Jefaturas de
Certificación SMS
/ Inspector SMS
La documentación deberá ser la siguiente:
Pago de derechos “05329289 POR EL OTORGAMIENTO DE LA AUTORIZACION (III)” para la revisión del Manual SMS y Plan de Implementación (si es reedición).
Manual SMS y PI (tres copias en disco compacto (CD) o mini disco compacto (mCD).
20 Jefaturas de
Certificación SMS
/ Inspector SMS
Verificar que se incluyan las tres copias en disco
compacto (CD) donde contenga el Manual SMS y Plan de
Implementación, descritas en la NOM-064-SCT3-2012.
En caso de estar incompleta se genera oficio de devolución, haciendo referencia al trámite de la
ficha de CONAMER No. SCT-02-036-J, con el formato
FS-A-08 (Devolución CONAMER MSMS y PI) en un plazo
no mayor a 15 días hábiles.
En caso contrario se procede a la revisión correspondiente.
21 Jefaturas de
Certificación SMS
/ Inspector SMS
En el caso que se cuenten con antecedentes de
devolución del mismo trámite en cuestión, se hará la
revisión de los hallazgos anteriores detectados, con el
fin de corroborar que estos hayan sido subsanados.
Nota: Se deberá comparar la documentación anterior con
el ingresado con el fin de verificar que únicamente se
hayan hecho las modificaciones solicitadas.
En caso de ser reedición hará la revisión de toda la
documentación como de primera vez, tomando como guía el
formato FS-A-06 (Lista de Verificación Fase I).
22 Jefaturas de
Certificación SMS
/ Inspector SMS
Se determina si la documentación cumple con lo establecido en la
normatividad vigente.
23
Dirección de
Seguridad Aérea /
Subdirección de
Certificación SMS
/ Jefaturas de
Certificación SMS
/ Inspector SMS
En caso de cumplir con la actividad anterior, se procederá a lo siguiente:
Se elaborará "Oficio de Aprobación" de Manual y Plan de Implementación donde se especificará lo que se está aprobando en el formato FS-A-04 (Oficio de Aprobación Revisión-Reedición MSMS y-o PI).
Se asignará folio de la DSA (4.1.2.2.XXX/VUS) al oficio.
El oficio deberá estar rubricado por el Inspector SMS, el Jefe de Certificación SMS correspondiente, por el Subdirector de Certificación SMS y firmado por el Director de Seguridad Aérea.
24 Inspector SMS Si durante la revisión se observa que no se cumplen con las condiciones
establecidas en la Normatividad vigente, se determina si por su carácter
reúnan las condiciones establecidas en las políticas de operación y
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7ª. Re-Edición
Capítulo 1 Subcapítulo 1.1 Página 16 de 21 Volumen IV
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No. Responsable Actividad
observación (ver actividad 6).
25 Inspector SMS Si se reúnen las condiciones establecidas en las políticas de operación y
observación (ver actividad 6), se busca establecer contacto vía telefónica
con el proveedor de servicio.
26 Inspector SMS
Se establece contacto vía telefónica con el proveedor de servicio para
comunicarle que se le enviará un correo electrónico solicitando los puntos
detectados y estableciendo una fecha de cumplimiento para el envío de las
correcciones y proceder a su evaluación.
En caso de que tenga dudas y requiera solicitar una mesa de trabajo para
atender los puntos detectados, se agendara una cita en la Subdirección de
Certificación SMS, donde al finalizar se llenara una “Minuta” y una “Lista
de Asistencia” con el nombre de formato FS-A-07 (Minuta - Lista de
Asistencia).
Nota: Para ver el contenido del correo electrónico ver las políticas de
operación y observación descrita en la actividad 6.
27
Inspector SMS /
Jefaturas de
Certificación SMS /
Subdirección de
Certificación SMS /
Dirección de Seguridad
Aérea
En caso de que la revisión dé un resultado no
favorable, es decir que no se cumpla con lo establecido
en la normatividad vigente y que no se reúnan las
condiciones descritas en las políticas de operación y
observación para solicitar correcciones (ver actividad
6) o no se logre establecer contacto con el proveedor
de servicio para solicitar que subsanen los puntos
detectados, entonces:
El Inspector SMS asignado elabora “Oficio de devolución” con el nombre de formato FS-A-05 (Oficio
de Rechazo Revisión-Reedición MSMS y-o PI).
Se asigna folio de la DSA (4.1.2.2.XXX/VUS) al oficio.
El oficio es rubricado por el Inspector SMS, el Jefe de Certificación SMS correspondiente y el
Subdirector de Certificación SMS y firmado por el
Director de Seguridad Aérea.
28 Subdirección de
Certificación SMS
Se envía oficio junto con la documentación anexa debidamente rubricada y sellada a VUS como sigue. o En caso de ser una devolución se regresan todos los CD’s ingresados, o En caso de ser una aprobación se sellará los 3 CD’s, donde se entregan 2
CD’s a VUS y uno es almacenado en la Subdirección de Certificación SMS.
29 Subdirección de
Certificación SMS
/ Inspector SMS
Una vez entregada la solicitud, el expediente del proveedor de servicios es
actualizado por el Inspector SMS, de la siguiente manera:
El Expediente Físico:
Los documentos generados de devolución o aprobación junto con la documentación son integrados al expediente y almacenado en los archiveros
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No. Responsable Actividad
destinados para tal fin.
El CD es almacenado por la Subdirección de Certificación SMS.
El Expediente Digital:
Una vez destinada la carpeta digital en el servidor de certificación SMS en la carpeta "Manuales" (actividad 6); Se actualizan los Antecedentes integrando: 4. Los documentos generados de devolución o aprobación junto con la
solicitud de trámite, al archivo de "Antecedentes", actualizando el nombre con la "fecha del oficio" ya sea de devolución o aprobación según sea el caso o bien de no contar con antecedentes se nombrará al archivo como sigue:
- No. de Autorización del MSA (si es que cuenta con el) _Razón Social del Proveedor ANTECEDENTES-DD-MM-AAAA.
5. Una copia digital del trabajo aprobado, dicho nombre de archivo deberá actualizarse cada que se apruebe una nueva enmienda como sigue:
6. No. de Autorización del MSA (si es que cuenta con el) _Razón Social del Proveedor_: MSMS ó PI Revisión o Reedición.
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9.3 Formatos utilizados
RS-A-01 (Estadística Subdirección de Certificación)
RS-A-02 (BD Cert SMS VUS)
FS-A-01 (Oficio de Aprobación Original MSMS y PI)
FS-A-02 (Oficio de Rechazo Original MSMS y PI)
FS-A-03 (Devolución CONAMER MSMS y PI)
FS-A-04 (Oficio de Aprobación Revisión-Reedición MSMS y-o PI)
FS-A-05 (Oficio de Rechazo Revisión-Reedición MSMS y-o PI)
FS-A-06 (Lista de Verificación Fase I)
FS-A-07 (Minuta - Lista de Asistencia)
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10. Recursos Humanos e Infraestructura
Titular de DGASA.
Titular de DSA.
Titular de Subdirección de Certificación SMS.
Jefes de Departamento de Certificación SMS.
Inspectores SMS.
Equipo de cómputo, correo electrónico institucional, paquetería office, internet, impresora y Adobe Pro.
Teléfono y Papelería.
Expedientes.
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11. Control de Registros
ALMACENAMIENTO
Código Nombre de
Registro Responsable Retención
Medio de
Soporte Lugar de Retención Disposición
1 RS-A-01
Estadística
Subdirección de
Certificación
Subdirección de
Certificación SMS
y/o Jefaturas de
Certificación SMS
Permanente Digital
Carpeta electrónica compartida por
área (Servidor de la Subdirección de
Certificación SMS) / Única
No Aplica
2 RS-A-02 BD Cert SMS VUS
Subdirección de
Certificación SMS
y/o Jefaturas de
Certificación SMS
Permanente Digital
Carpeta electrónica compartida por
área (Servidor de la Subdirección de
Certificación SMS) / Única
No Aplica
3 RS-A-04 Escrito de Solicitud
Proveedor de
servicio e Inspector
SMS designado
2 años después de
que perdió la
certificación
Impresa y/o
Digital
Carpeta electrónica compartida por
área (Servidor de la Subdirección de
Certificación SMS) y expediente
físico de cada proveedor de
servicio/ Única
Archivo digital
4 RS-A-05 Documentación
anexa
Proveedor de
servicio e Inspector
SMS designado
2 años posterior a
que perdió la
certificación
Impresa y/o
Digital
Carpeta electrónica compartida por
área (Servidor de la Subdirección de
Certificación SMS) y expediente
físico de cada proveedor de
servicio/ Única
Archivo digital
5 FS-A-01
Oficio de
Aprobación
Original MSMS y
PI
Subdirección de
Certificación SMS
2 años después de
que perdió la
certificación
Impresa y/o
Digital
Carpeta electrónica compartida por
área (Servidor de la Subdirección de
Certificación SMS) y expediente
físico de cada proveedor de
servicio/ Única
Archivo digital
6 FS-A-02
Oficio de Rechazo
Original MSMS y
PI
Inspector SMS
designado
2 años después de
que perdió la
certificación
Impresa y/o
Digital
Carpeta electrónica compartida por
área (Servidor de la Subdirección de
Certificación SMS) y expediente
físico de cada proveedor de
servicio/ Única
Archivo digital
7 FS-A-03
Devolución
CONAMER
MSMS y PI
Inspector SMS
designado
2 años después de
que perdió la
certificación
Impresa y/o
Digital
Carpeta electrónica compartida por
área (Servidor de la Subdirección de
Certificación SMS) y expediente
físico de cada proveedor de
servicio/ Única
Archivo digital
8 FS-A-04
Oficio de
Aprobación
Revisión-Reedición
MSMS y-o PI
Subdirección de
Certificación SMS
2 años después de
que perdió la
certificación
Impresa y/o
Digital
Carpeta electrónica compartida por
área (Servidor de la Subdirección de
Certificación SMS) y expediente
físico de cada proveedor de
servicio/ Única
Archivo digital
9 FS-A-05
Oficio de Rechazo
Revisión-Reedición
MSMS y-o PI
Inspector SMS
designado
2 años después de
que perdió la
certificación
Impresa y/o
Digital
Carpeta electrónica compartida por
área (Servidor de la Subdirección de
Certificación SMS) y expediente
físico de cada proveedor de
servicio/ Única
Archivo digital
10 FS-A-06 Lista de
Verificación Fase I
Inspector SMS
designado
2 años después de
que perdió la
certificación
Impresa y/o
Digital
Carpeta electrónica compartida por
área (Servidor de la Subdirección de
Certificación SMS) y expediente
físico de cada proveedor de
servicio/ Única
Archivo digital
11 FS-A-07 Minuta - Lista de
Asistencia
Inspector SMS
designado
2 años después de
que perdió la
certificación
Impresa y/o
Digital
Carpeta electrónica compartida por
área (Servidor de la Subdirección de
Certificación SMS) y expediente
físico de cada proveedor de
servicio/ Única
Archivo digital
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12. Indicadores de Gestión
CRITERIO DE ACEPTACIÓN
Nombre Formula y unidad MALO REGULAR BUENO
Periodo de
evaluación
1
Porcentaje de eficacia en
la revisión Original del
Manual SMS y PI, y
documentación anexa.
𝑁𝑜. 𝑑𝑒 𝑆𝑜𝑙𝑖𝑐𝑖𝑡𝑢𝑑𝑒𝑠 𝑎𝑡𝑒𝑛𝑑𝑖𝑑𝑎𝑠
𝑁𝑜. 𝑑𝑒 𝑆𝑜𝑙𝑖𝑐𝑖𝑡𝑢𝑑𝑒𝑠 𝑝𝑟𝑒𝑠𝑒𝑛𝑡𝑎𝑑𝑎𝑠∗ 100 IG ≤ 40% 40% < IG < 70% IG ≥ 70% Trimestral
2
Eficiencia en la revisión
de la documentación
anexa (Fase I).
Σ(𝐹. 𝑂𝑓𝑖𝑐𝑖𝑜 − 𝐹. 𝑉𝑈𝑆)
𝑁𝑜. 𝑑𝑒 𝑆𝑜𝑙𝑖𝑐𝑖𝑡𝑢𝑑𝑒𝑠 𝐴𝑡𝑒𝑛𝑑𝑖𝑑𝑎𝑠
UNIDAD: Días/Solicitud
F.Oficio= Fecha del oficio de aprobación o
devolución.
F.VUS= Fecha de recepción del trámite en
Ventanilla Única de Servicios (VUS).
IG ≥ 90 60 < IG < 90 IG ≤ 60 Trimestral
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Volumen IV Capítulo 1 Subcapítulo 1.2 Página 1 de 17
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SUBCAPÍTULO 1.2. Procedimiento de Certificación SMS Fase II y III
PROCEDIMIENTO DE
CERTIFICACIÓN SMS
FASE II Y III
PS-A-02
Ángeles Rocío Aguilar Flores
Inspector SMS
Elaboró
Luis Villanueva Barragan Subdirector de
Certificación SMS
Revisó
Elic Jacob Herrera Hernández
Director de Seguridad
Aérea
Revisó
J. Jesús Moreno Bautista Director General Adjunto
de Seguridad Aérea.
Aprobó
21 de enero de 2020
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Capítulo 1 Subcapítulo 1.2 Página 2 de 17 Volumen IV
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Contenido
1. Registro de Revisiones .............................................................................................................................................. 3
2. Introducción............................................................................................................................................................... 4
3. Objetivo ..................................................................................................................................................................... 4
4. Alcance ..................................................................................................................................................................... 4
5. Responsabilidades .................................................................................................................................................... 4
6. Políticas de operación y observación.......................................................................................................................... 4
7. Documentos de Referencia ........................................................................................................................................ 5
8. Definiciones y Términos ............................................................................................................................................. 5
9. Procedimiento ........................................................................................................................................................... 6
9.1 Diagrama de procedimiento ................................................................................................................................. 6
9.2 Descripción de actividades ................................................................................................................................ 11
9.3 Formatos utilizados ........................................................................................................................................... 16
4. Recursos Humanos e Infraestructura ....................................................................................................................... 17
5. Indicadores de Gestión ............................................................................................................................................ 17
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7ª. Re-Edición
Volumen IV Capítulo 1 Subcapítulo 1.2 Página 3 de 17
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1. Registro de Revisiones
Revisión Fecha de
Aprobación Puntos Modificados Resumen de Cambios
Original 31/01/13 Documento Nuevo N/A
Revisión 1 20/08/13 Ficha de Proceso y
Proceso General
Actualización General del
Proceso
Revisión 2 21/01/2020 Portada, Ficha de Proceso
y Proceso General
Actualización General del
Proceso
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7ª. Re-Edición
Capítulo 1 Subcapítulo 1.2 Página 4 de 17 Volumen IV
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2. Introducción
El presente procedimiento describe los lineamientos a seguir para la aprobación de las Fases II y III,
que deberán acreditar los proveedores de servicio como parte de la implementación del Sistema de
Gestión de Seguridad Operacional (SMS) en sus organizaciones.
3. Objetivo
Establecer la metodología y criterios para la revisión documental y en sitio de
los procesos reactivos, proactivos y predictivos del Sistema de Gestión de
Seguridad Operacional con base en lo establecido en la NOM-064-SCT3-2012,
correspondiente a las Fases II y III del Sistema de Gestión de Seguridad
Operacional (SMS), lo anterior, con el fin de garantizar la implementación de un
Sistema de Gestión de Seguridad Operacional.
4. Alcance
Aplica a la Dirección General Adjunta de Seguridad Aérea, Dirección de Seguridad
Aérea, Subdirección de Certificación SMS y Proveedores de Servicio.
5. Responsabilidades
Subdirección de Certificación SMS: Es el responsable del proceso, así como, de
verificar el cumplimiento del mismo.
Jefaturas de Certificación SMS: Son los responsables de llevar acabo todas las
acciones aquí mencionadas, para que se cumpla el objetivo de este procedimiento,
así como mantenerlo actualizado, las jefaturas son las siguientes:
Aerolíneas y Centros de Adiestramiento;
Aeropuertos y SENEAM;
Talleres, Taxis Aéreos y Aeronaves XC.
Inspectores SMS: Es responsabilidad de cada integrante el cumplir y hacer cumplir
lo estipulado en la normatividad vigente, siguiendo los lineamientos contenidos en
este procedimiento.
Proveedor de Servicio: Entrega de documentación en tiempo y forma.
6. Políticas de operación y observación
Debido a la cantidad de proveedores de servicio, cualquier Jefatura de Certificación SMS podrá atender todo tipo de trámites referente al Sistema
de Gestión de Seguridad Operacional, sin importar el Proveedor de Servicios.
Se podrán solicitar cambios en la documentación sujeta a revisión vía correo electrónico, en cualquiera de los siguientes casos:
- Omisiones a la NOM-064-SCT3-2012.
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- Existan errores de formato.
El correo electrónico mencionado en el punto anterior, deberá contener lo siguiente:
- Hacer referencia con la información del trámite, tal como fecha y numero de VUS, nombre del proveedor de servicio y tipo de trámite.
- Contener las observaciones que se requieran atender. - Fecha límite de cumplimiento para la entrega. - Deberá estar dirigido al proveedor de servicio, así como marcar copia
al Jefe de Certificación SMS inmediato, al Subdirector de
Certificación SMS y en caso de que el Director de Seguridad Aérea lo
solicite, se enviara copia.
En el caso de que el proveedor de servicios tenga dudas sobre las observaciones detectadas, se deberá contemplar lo siguiente:
- Podrá solicitar una reunión mediante un correo electrónico dirigido a la Subdirección de Certificación SMS, con copia al Jefe de
Certificación SMS y al Inspector SMS encargado del trámite.
- El Inspector SMS debe hacer del conocimiento al proveedor de servicios que deberán ser dudas específicas y puntuales, ya que solo se cuenta
con una hora como tiempo límite.
- El Inspector SMS deberá hacer una minuta de los puntos acordados, así como una lista de asistencia de los participantes, la cual deberá ser
enviado vía correo electrónico al proveedor de servicios, con copia al
Jefe de Certificación SMS y al Subdirector de Certificación SMS.
7. Documentos de Referencia Ley de Aviación Civil
Reglamento de la Ley de Aviación Civil
Norma Oficial Mexicana NOM-064-SCT3-2012 “Que establece las especificaciones del Sistema de Gestión de Seguridad Operacional (SMS)”.
Anexo 19 al Convenio sobre Aviación Civil Internacional, Gestión de la seguridad operacional, última enmienda.
Doc. 9859 de la OACI, Manual de Gestión de Seguridad Operacional, ultima enmienda.
Manual del Programa Estatal de Seguridad Operacional (SSP).
8. Definiciones y Términos DGASA: Dirección General Adjunta de Seguridad Aérea.
DSA: Dirección de Seguridad Aérea.
No conformidad: Incumplimiento de un requerimiento establecido la NOM-064-SCT3-
2012, o en el Manual del Sistema de Gestión de Seguridad Operacional, o en el Plan
de Implementación.
Oportunidad de Mejora: Recomendación con base en las Mejores prácticas de la
industria o proceso que requiere complementarse.
PA: Plan de Acción
Proveedores de Servicio: Concesionarios y permisionarios del transporte aéreo de
servicio al público, los concesionarios y permisionarios aeroportuarios,
Aeropuertos y Servicios Auxiliares (ASA), los permisionarios de talleres
aeronáuticos, los prestadores de servicios de tránsito aéreo, los centros de
formación o de capacitación y adiestramiento que cuenten con aeronaves y los
operadores aéreos de aeronaves de estado distintas de las militares.
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SMS: Sistema de Gestión de Seguridad Operacional.
VUS: Ventanilla Única de Servicios.
9. Procedimiento
9.1 Diagrama de procedimiento
RS-A-04
RS-A-03
RS-A-02
FS-A-08 / FS-A-
09 6.-Elaboración de la
Respuesta a la
solicitud de inspección
5.-Programación de
Inspección
INICIO
1.-Ingreso de solicitud
de Inspección para Fase
II y Fase III
2.-Recepción, revisión
y asignación de la
solicitud
3.-Revisión de la
Solicitud de
Inspección.
4.
¿Cumple? NO
SI
Se rechaza la
solicitud de
inspección
FIN
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a
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Capítulo 1 Subcapítulo 1.2 Página 8 de 17 Volumen IV
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Pago de
Inspección
FS-A-12
FS-A-10 y FS-A-11
FS-A-13
a
7.-Salida de Trámite en
Ventanilla única
9.-Recepción, revisión
y asignación de la
solicitud
SI
NO
10.-Planificación de la
Inspección
8. ¿Se Ingresó el
pago en tiempo?
11.-Coordinación y
notificación de la
Inspección
12.-Ejecucción de la
Inspección
Se cancela la
inspección
FIN
b
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Volumen IV Capítulo 1 Subcapítulo 1.2 Página 9 de 17
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13 - Cierre de la
Inspección
15 - No aprobación de
FASES
16 - Ingreso de Plan de
Acción
17 - Revisión del Plan
de Acción (PA)
18- ¿Es
acorde
el PA?
14-¿Existen No
Conformidades?
Aprobación de FASES
FIN
b
NO
NO
SI
SI
c
FS-A-17/FS-A-18
RS-A-04
FS-A-15
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Capítulo 1 Subcapítulo 1.2 Página 10 de 17 Volumen IV
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c
SI
19 - Se ingresa
evidencia de la
Implementación del PA
20-¿Se solventan
las
No conformidades?
FIN
NO
RS-A-04
FS-A-17 Aprobación de FASES
FS-A-16
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Volumen IV Capítulo 1 Subcapítulo 1.2 Página 11 de 17
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9.2 Descripción de actividades
No. Responsable (s) Actividad
1 Proveedor de
Servicios
Ingresa por Ventanilla única de Servicios su solicitud de
inspección para la Fase II y III, para la cual, debe asegurar
haber concluido la implementación los procesos Reactivos,
Proactivos y Predictivos del Sistema de Gestión de Seguridad
Operacional con base a los tiempos estipulados en el
Cronograma de Gantt última enmienda Aprobada de su
organización.
2
Director General
Adjunta de
Seguridad Aérea.
Director de
Seguridad Aérea
La Dirección General Adjunta de Seguridad Aérea/Dirección de Seguridad Aérea recibe de la Ventanilla única de Servicios el escrito de solicitud de inspección, la cual se canaliza a la Subdirección de Certificación SMS.
3 Subdirector de
Certificación SMS
Registra la solicitud en la base de control RS-A-02 (BD Cert
SMS VUS) y turna el trámite a un inspector.
4 Inspector SMS
El inspector se asegura que la organización que se va a
inspeccionar haya concluido la implementación de los procesos
Reactivos, Proactivos y Predictivos (Capacitación,
Documentación, Comunicación, Métodos de Identificación de
Peligros y Gestión de Riesgos.), lo anterior con base en el
Cronograma de Gantt de la última enmienda aprobada del Plan
de Implementación de su organización.
En caso de que aún no se encuentren implementados los
procesos reactivos, proactivos y predictivos se rechaza la
solicitud de inspección a través del FS-A-20 (Contestación de
temas diversos), el cual deberá estar rubricado por la Jefatura
de Departamento Correspondiente, por el Subdirector de
Certificación y firmado por el Director de Seguridad Aérea.
Se dará salida a dicho documento a través de Ventanilla Única
de Servicios.
5
Subdirector de
Certificación SMS
Jefe del
Departamento
Correspondiente
La Subdirección de Certificación SMS en coordinación con el
Jefe de Departamento registra la inspección en RS-A-03
(Calendario de Inspecciones), donde asignan la fecha y equipo
de inspección.
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No. Responsable (s) Actividad
6 Inspector SMS
Elabora el oficio de respuesta de solicitud de Inspección, a
través del cual confirma la fecha de la inspección y la solicitud
del pago, el cual debe ser entregado en la fecha indicada en el
oficio.
Posteriormente se da salida al trámite a través de Ventanilla
única de Servicios.
Nota: En caso de ser una inspección en la Cd. De México, no
se solicita pago.
Con base en el lugar de la inspección de
elabora el formato:
FS-A-08 (Respuesta de Solicitud de
Inspección Cd. De México)
FS-A-09 (Respuesta de Solicitud de Inspección Foránea)
7
Inspector SMS
El inspector entrega el trámite rubricado a la Jefatura
correspondiente de Certificación SMS.
El Jefe de Departamento revisa y rubrica el trámite y entrega a
la Subdirección de Certificación SMS.
Posteriormente la Subdirección de Certificación SMS lo rubrica
y lo entrega a la Dirección de Seguridad Aérea.
La Dirección de Seguridad Aérea firma el trámite.
Una vez firmado el trámite, el inspector lo escanea y se coloca
el trámite en formato digital en el Servidor en la carpeta del
proveedor de Servicios, carpeta Fase II y III.
El trámite en físico se baja a Ventanilla Única de Servicios
8 Proveedor de
Servicios
Ingresa su pago a través de Ventanilla Única
de Servicios con fecha límite de acuerdo a lo
señalado en el oficio FS-A-08 o FS-A-09.
Nota: En caso de no contar con el pago en
tiempo, el inspector líder cancelará la
inspección, notificándolo vía correo
electrónico al proveedor de servicios, con
copia a la Jefatura correspondiente y a la
Subdirección de Certificación SMS.
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No. Responsable (s) Actividad
9 Subdirector de
Certificación SMS
Registra el trámite en la base de datos RS-A-
02 (BD Cert SMS VUS) y lo asigna al inspector
líder.
10 Inspector Líder
Elabora los oficios:
FS-A-10 (Oficio de Notificación de Inspección)
FS-A-11 (Oficio de Comisión de Inspección)
Los cuales se pasan a firma por el Jefe de Área, el Subdirector
de Certificación SMS, el Director de Seguridad Aérea y el
Director General Adjunto de Seguridad Aérea.
11 Inspector Líder
1. Realiza la coordinación y logística de la inspección (solicitud de transporte y verifica el hospedaje)
2. Elabora el programa de inspección FS-A-12 (Programa de Inspección)
3. Envía el correo de notificación al proveedor de servicios, el cual incluye:
o FS-A-10 (Oficio de Notificación de Inspección) o FS-A-11 (Oficio de Comisión de Inspección) o FS-A-12 (Oficio de Programa de Inspección)
4. Envía correo de notificación a comandancia regional y comandancia de base de estación, el cual incluye:
o FS-A-11 (Oficio de Comisión de Inspección).
12
Inspector Líder
Se realiza la inspección donde se llevan a cabo las siguientes
actividades: 1. Reunión de apertura.-El inspector líder explica la forma de
trabajo durante la inspección conforme al programa de inspección, entrega oficio de notificación, copia de los oficios de comisión al proveedor de servicios, solicitándole que le firme de recibida copia de los mismos documentos. Asimismo, explica los elementos que conforman el informe de inspección, el cual se compone de No conformidades, Oportunidades de Mejora y Observaciones.
2. Ejecución de la inspección en sitio.-Se realiza la revisión documental de la implementación del sistema con base en la última enmienda aprobada del Manual del Sistema de Gestión de Seguridad Operacional, Plan de Implementación y NOM-064-SCT3-2012, revisión a instalaciones/equipo y se realizan entrevistas con el personal de la organización.
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No. Responsable (s) Actividad
Subdirector de
Certificación SMS
ó
Jefe del
Departamento
Correspondiente
El inspector y proveedor de servicios firman en cada tema
visto el programa de inspección conforme se van
atendiendo los temas plasmados en este.
3. Información de la inspección con el Área Central: En el trascurso de la inspección se envía vía correo electrónico el informe al Subdirector de Certificación SMS o al Jefe de Departamento encargado (en caso de no encontrarse el subdirector), con la finalidad de que el mismo este enterado.
13 Inspector líder /
Equipo Inspector
Se hace la entrega al Proveedor de Servicios el FS-A-13
(Informe de inspección), donde se hace un breve resumen de
los resultados:
No conformidades.- Se comenta la naturaleza de la misma y se
solicita al proveedor ingresar en un plazo no mayor a 10 días
hábiles la evidencia que solvente la No conformidad o en su
caso un Plan de Acción para solventar la misma.
Oportunidades de Mejora.-Se comenta que para la atención a
éstas, serán verificadas en la Fase IV como parte del Proceso de
Mejora Continua, se solicita al proveedor realice un análisis
para adoptarlas, no adoptarlas y justificar el por qué, o en su
caso proponer una alternativa diferente para implementarlas.
NOTA: Durante la reunión de cierre se deberá entregar el
original del FS-A-13 (Informe de Inspección). Asimismo, el
Inspector Líder se deberá asegurar de que en el FS-A-12
(Programa de Inspección) se hayan rubricado las columnas de
conformidad por parte del Equipo de Inspección y de la persona
designada por el Proveedor de servicios.
14 Inspector líder
En caso de no haber detectado durante la inspección No
Conformidades, deberá emitir el FS-A-17 (Aprobación de Fase
II y III).
Una vez emitido dicho documento, deberá ser revisado y
rubricado por la Jefatura de Departamento Correspondiente, por
el Subdirector de Certificación SMS, el Director de Seguridad
Aérea y firmado por el Director Adjunto de Seguridad Aérea.
Asimismo, el inspector líder enviará un correo electrónico al
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No. Responsable (s) Actividad
proveedor de Servicios para que recoja dicho documento de
forma directa en el área de Subdirección de Certificación SMS.
15 Inspector líder
En caso de haber detectado No conformidades durante la
inspección, deberá emitir el FS-A-18 (No Aprobación de Fase
II y III).
Una vez emitido dicho documento, deberá ser revisado y
rubricado por la Jefatura de Departamento Correspondiente, por
el Subdirector de Certificación SMS, el Director de Seguridad
Aérea y firmado por el Director Adjunto de Seguridad Aérea.
Asimismo, el inspector líder enviará un correo electrónico al
proveedor de Servicios para que recoja dicho documento de
forma directa en el área de Subdirección de Certificación SMS.
16 Proveedor de
Servicios
Ingresa su Plan de Acción para su revisión a través de
Ventanilla única de Servicios, propone acciones correctivas o
preventivas e indica los tiempos para su implementación, los
cuales no deben exceder 30 días naturales.
17 Inspector líder
Revisa que el plan de acción propuesto por el
Proveedor de Servicios solvente la No
conformidad detectada y no exceda los 30 días
naturales para su implementación.
En caso de que la estrategia propuesta no
solvente la No conformidad, solicitará que se
realice la adecuación correspondiente.
Lo anterior será notificado a través del FS-A-
15 (VoBo del Plan de Acción), el cual deberá
estar rubricado por la Jefatura de
Departamento Correspondiente, por el
Subdirector de Certificación SMS y firmado por
el Director de Seguridad Aérea
18 Inspector líder
En caso de ser correcto el Plan de Acción se
dará continuidad para su implementación a
través del FS-A-15 (VoBo del Plan de Acción),
el cual deberá estar rubricado por por la
Jefatura de Departamento Correspondiente, por
el Subdirector de Certificación y firmado por
el Director de Seguridad Aérea.
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No. Responsable (s) Actividad
19 Proveedor de
Servicios
Ingresa la evidencia documental para su revisión a través de
Ventanilla única de Servicios.
20 Inspector líder
Revisa que la evidencia ingresada:
En caso de que dicha evidencia no solvente la No Conformidad,
solicitará evidencia complementaria a través de FS-A-16
(Valoración de Pruebas) y el estatus de la fase se conservará
como No aprobado hasta que dicha evidencia sea entregada.
En caso de que la evidencia solvente la No conformidad se
notificará a través del FS-A-16 (Valoración de Pruebas) y se
emitirá el FS-A-17 (Aprobación de Fase II y III).
Una vez emitido dicho documento, deberá ser revisado y
rubricado por la Jefatura de Departamento Correspondiente, por
el Subdirector de Certificación SMS, el Director de Seguridad
Aérea y firmado por el Director General Adjunto de Seguridad
Aérea.
Asimismo, el inspector líder enviará un correo electrónico al
proveedor de Servicios para que recoja dicho documento de
forma directa en el área de Subdirección de Certificación SMS.
9.3 Formatos utilizados
RS-A-02 (BD Cert SMS VUS)
RS-A-03 (Calendario de Inspecciones) FS-A-08 (Respuesta de Solicitud de Inspección Local)
FS-A-09 (Respuesta de Solicitud de Inspección Foránea)
FS-A-10 (Notificación de Inspección)
FS-A-11 (Comisión de Inspección)
FS-A-12 (Programa de Inspección)
FS-A-15 (VoBo del Plan de Acción)
FS-A-16 (Valoración de Pruebas)
FS-A-17 (Aprobación de Fase II y III).
FS-A-18 (No Aprobación de Fase II y III).
FS-A-20 (Contestación de temas diversos)
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4. Recursos Humanos e Infraestructura
Titular de DGASA.
Titular de DSA.
Titular de Subdirección de Certificación SMS.
Jefes de Departamento de Certificación SMS.
Inspectores SMS.
Equipo de cómputo, correo institucional (Outlook), paquetería office, internet e impresora, Adobe Pro.
Teléfono y Papelería.
Expedientes.
Indicadores de Gestión
CRITERIO DE ACEPTACIÓN
Nombre Formula y unidad MALO REGULAR BUENO
Periodo de
evaluación
1
Porcentaje de
eficacia en la
ejecución de
Inspecciones de
Certificación.
No. de Inspecciones Ejecutadas No. de Solicitudes de Inspección * 100
IG ≤ 40% 40% < IG < 70% IG ≥ 70% Trimestral
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SUBCAPÍTULO 1.3 Procedimiento de Certificación SMS Fase IV
PROCEDIMIENTO DE
CERTIFICACIÓN SMS
FASE IV
PS-A-03
Luis Villanueva Barragan Subdirector de
Certificación SMS
Actualizó
Elic Jacob Herrera Hernández
Director de Seguridad Aérea
Revisó
J. Jesús Moreno Bautista Director General Adjunto
de Seguridad Aérea.
Aprobó
21 de enero de 2020
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Capítulo 1 Subcapítulo 1.3 Página 2 de 16 Volumen IV
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Contenido
1. Registro de Revisiones ....................................................................................................................................................... 3
2. Introducción........................................................................................................................................................................ 4
3. Objetivo .............................................................................................................................................................................. 4
4. Alcance .............................................................................................................................................................................. 4
5. Responsabilidades ............................................................................................................................................................. 4
6. Políticas de operación y observación................................................................................................................................... 4
7. Documentos de Referencia ................................................................................................................................................. 5
8. Definiciones y Términos ...................................................................................................................................................... 6
9. Procedimiento ............................................................................................................................................................ 7
9.1 Diagrama de procedimiento .......................................................................................................................................... 7
9.2 Descripción de actividades ......................................................................................................................................... 11
9.3 Formatos utilizados .................................................................................................................................................... 16
4. Recursos Humanos e Infraestructura ................................................................................................................................ 16
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Volumen IV Capítulo 1 Subcapítulo 1.3 Página 3 de 16
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1. Registro de Revisiones
Revisión Fecha de
Aprobación Puntos Modificados Resumen de Cambios
Original 31/01/13 Documento Nuevo N/A
Revisión 1 21/01/20 Actualización Actualización imagen y
AA
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Capítulo 1 Subcapítulo 1.3 Página 4 de 16 Volumen IV
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2. Introducción
El presente procedimiento describe los lineamientos a seguir para la aprobación de la fase IV, que
deberán acreditar los proveedores de servicio como parte de la implementación del Sistema de Gestión
de Seguridad Operacional (SMS) en sus organizaciones.
3. Objetivo Establecer la metodología y criterios para la revisión documental y en sitio de los procesos de la garantía de la seguridad operacional con base en lo establecido en la NOM-064-SCT3-2012, correspondiente a la fase IV del Sistema de Gestión de Seguridad Operacional (SMS), lo anterior, con el fin de garantizar la implementación de un Sistema de Gestión de Seguridad Operacional.
4. Alcance Aplica a la Dirección General Adjunta de Seguridad Aérea, Dirección de Seguridad Aérea, Subdirección de Certificación SMS y Proveedores de Servicio.
5. Responsabilidades Subdirección de Certificación SMS: Es el responsable del proceso, así como, de verificar el cumplimiento del mismo. Jefaturas de Certificación SMS: Son los responsables de llevar acabo todas las acciones aquí mencionadas, para que se cumpla el objetivo de este procedimiento, así como mantenerlo actualizado, las jefaturas son las siguientes:
Aerolíneas y Centros de Adiestramiento; Aeropuertos y SENEAM;
Talleres, Taxis Aéreos y Aeronaves XC. Inspectores SMS: Es responsabilidad de cada integrante el cumplir y hacer cumplir lo estipulado en la normatividad vigente, siguiendo los lineamientos contenidos en este procedimiento. Proveedor de Servicio: Entrega de documentación en tiempo y forma.
6. Políticas de operación y observación
Debido a la cantidad de proveedores de servicio, cualquier Jefatura de Certificación SMS podrá atender todo tipo de trámites referente al Sistema de Gestión de Seguridad Operacional, sin importar el Proveedor de Servicios.
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Volumen IV Capítulo 1 Subcapítulo 1.3 Página 5 de 16
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Se podrán solicitar cambios en la documentación sujeta a revisión vía correo electrónico, en cualquiera de los siguientes casos:
- Omisiones a la NOM-064-SCT3-2012.
- Existan errores de formato.
El correo electrónico mencionado en el punto anterior, deberá contener lo siguiente:
- Hacer referencia con la información del trámite, tal como fecha y numero de VUS, nombre del proveedor de servicio y tipo de trámite.
- Contener las observaciones que se requieran atender.
- Fecha límite de cumplimiento para la entrega.
- Deberá estar dirigido al proveedor de servicio, así como marcar copia al Jefe de Certificación SMS inmediato, al Subdirector de Certificación SMS y en caso de que el Director de Seguridad Aérea lo solicite, se enviara copia.
En el caso de que el proveedor de servicios tenga dudas sobre las observaciones detectadas, se deberá contemplar lo siguiente:
- Podrá solicitar una reunión mediante un correo electrónico dirigido a la Subdirección de Certificación SMS, con copia al Jefe de Certificación SMS y al Inspector SMS encargado del trámite.
- El Inspector SMS debe hacer del conocimiento al proveedor de servicios que deberán ser dudas específicas y puntuales, ya que solo se cuenta con una hora como tiempo límite.
- El Inspector SMS deberá hacer una minuta de los puntos acordados, así como una lista de asistencia de los participantes, la cual deberá ser enviado vía correo electrónico al proveedor de servicios, con copia al Jefe de Certificación SMS y al Subdirector de Certificación SMS.
7. Documentos de Referencia
Ley de Aviación Civil Reglamento de la Ley de Aviación Civil Norma Oficial Mexicana NOM-064-SCT3-2012 “Que establece las especificaciones del
Sistema de Gestión de Seguridad Operacional (SMS)”. Anexo 19 al Convenio sobre Aviación Civil Internacional, Gestión de la seguridad
operacional, última enmienda. Doc. 9859 de la OACI, Manual de Gestión de Seguridad Operacional, ultima enmienda. Manual del Programa Estatal de Seguridad Operacional (SSP).
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Capítulo 1 Subcapítulo 1.3 Página 6 de 16 Volumen IV
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8. Definiciones y Términos DGASA: Dirección General Adjunta de Seguridad Aérea. DSA: Dirección de Seguridad Aérea. No conformidad: Incumplimiento de un requerimiento establecido la NOM-064-SCT3-2012, o en el Manual del Sistema de Gestión de Seguridad Operacional, o en el Plan de Implementación. Oportunidad de Mejora: Recomendación con base en las Mejores prácticas de la industria o proceso que requiere complementarse. PA: Plan de Acción Proveedores de Servicio: Concesionarios y permisionarios del transporte aéreo de servicio al público, los concesionarios y permisionarios aeroportuarios, Aeropuertos y Servicios Auxiliares (ASA), los permisionarios de talleres aeronáuticos, los prestadores de servicios de tránsito aéreo, los centros de formación o de capacitación y adiestramiento que cuenten con aeronaves y los operadores aéreos de aeronaves de estado distintas de las militares. SMS: Sistema de Gestión de Seguridad Operacional. VUS: Ventanilla Única de Servicios.
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Volumen IV Capítulo 1 Subcapítulo 1.3 Página 7 de 16
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9. Procedimiento 9.1 Diagrama de procedimiento
a
RS-A-04
RS-A-03
RS-A-02
FS-A-08 / FS-A-09
6.-Elaboración de la
Respuesta a la solicitud
de inspección
5.-Programación de
Inspección
INICIO
1.-Ingreso de solicitud
de Inspección para Fase
IV
2.-Recepción, revisión y
asignación de la
solicitud
3.-Revisión de la Solicitud de Inspección.
4. ¿Cumple?
NO
SI
Se rechaza la solicitud
de inspección
FIN
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Capítulo 1 Subcapítulo 1.3 Página 8 de 16 Volumen IV
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Pago de Inspección
FS-A-12
FS-A-10 y FS-A-11
FS-A-13
a
7.-Salida de Trámite en
Ventanilla única
9.-Recepción, revisión y
asignación de la
solicitud
SI
NO
10.-Planificación de la
Inspección
8. ¿Se Ingresó el pago en tiempo?
11.-Coordinación y
notificación de la
Inspección
12.-Ejecucción de la
Inspección
Se cancela la
inspección
FIN
b
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7ª. Re-Edición
Volumen IV Capítulo 1 Subcapítulo 1.3 Página 9 de 16
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13 - Cierre de la
Inspección
15 - No aprobación de FASE
16 - Ingreso de Plan de
Acción
17 - Revisión del Plan de
Acción (PA)
18- ¿Es acorde el
PA?
14-¿Existen No Conformidades?
Aprobación de FASE
SE SOLICITA PAGO PARA EMISIÓN DE CERTIFICADO DE APROBACIÓN.
b
NO
NO
SI
SI
c
FS-A-17/FS-A-18
RS-A-04
FS-A-15
FIN
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Capítulo 1 Subcapítulo 1.3 Página 10 de 16 Volumen IV
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c
SI
19 - Se ingresa evidencia
de la Implementación del
PA
20-¿Se solventan las No conformidades?
SE SOLICITA PAGO PARA EMISIÓN DE
CERTIFICADO DE APROBACIÓN.
NO
RS-A-04
FS-A-17 Aprobación de FASE IV
FS-A-16
FIN
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9.2 Descripción de actividades
No. Responsable (s) Actividad
1 Proveedor de Servicios
Ingresa por Ventanilla única de Servicios su solicitud de inspección para la
Fase IV, para la cual, debe asegurar haber concluido la implementación los
procesos de garantía de la seguridad operacional del Sistema de Gestión de
Seguridad Operacional con base a los tiempos estipulados en el Cronograma
de Gantt última enmienda Aprobada de su organización.
2
Director General Adjunta de
Seguridad Aérea.
Director de Seguridad Aérea
La Dirección General Adjunta de Seguridad Aérea/Dirección de Seguridad Aérea recibe de la Ventanilla única de Servicios el escrito de solicitud de inspección, la cual se canaliza a la Subdirección de Certificaci�
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