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UNIVERSIDAD NACIONAL FEDERICO VILLARREALFACULTAD DE INGENIERA INDUSTRIAL Y DE SISTEMAS
ESCUELA PROFESIONAL DE INGENIERIA INDUSTRIAL
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TRABAJO MONOGRFICO
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RESUMEN
El presente trabajo expone la Implementacin del Sistema de Gestin del Control y SeguridadBASC V04-2012 para el Agente de Carga ALEXIM Per, a fin de que la empresa logre laobtencin y mantenimiento de la certificacin BASC (Business Alliance for Secure Commerce).
En este sentido, para un claro entendimiento del desarrollo de la implementacin, se creeconveniente desglosar el trabajo en cuatro captulos. As, en el captulo I se definen los objetivosgenerales y especficos que se pretenden alcanzar orientados al cumplimiento de laimplementacin del sistema de gestin; se describe la importancia, la cual radica en posibilidad dedemostrar a terceros que la organizacin aplica y promueve las mejores prcticas en beneficio de
la seguridad de la cadena internacional; y se detalla la justificacin del trabajo, basada en eldesarrollo y las exigencias de las operaciones de comercio internacional.
Luego, en el captulo II se desarrolla el marco terico referente al tema con definiciones,procedimientos y metodologas propias del Sistema de Gestin del Control y la Seguridad (SGCS)BASC. Al respecto se describe la estructura y exigencias de los requisitos de la Norma BASC V04-
2012 d l E d BASC V04 2012 l A d C l b d l
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NDICE
Pg .
INTRODUCCIN. .. 01
CAPITULO I: GENERALIDADES1.1 Objetivos..... ...... 02
1.1.1 Objetivo general..... .... 021.1.2 Objetivos especficos.............. . 02
1.2 Importancia....... 021.3 Justificacin...... 03
CAPITULO II: MARCO TE RICO 2.1 Definiciones.......... 04
2.1.1 WBO (World BASC Organization).... 042.1.2 Sistema de gestin del control y la seguridad BASC.... 10
2.2 Procedimientos............ 162.2.1 Gestin del riesgo..... .. ... 162.2.2 Metodologa del ciclo de mejora PDCA... 26
d l d l
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Pg .
CAPITULO IV: EVALUACION TECNICO-ECONOMICO 4.1 Evaluacin tcnica....... 84
4.1.1 Riesgos identificados antes de la implementacin del SGCS ..... 844.1.2 Riesgos gestionados con la implementacin del SGCS ...... 85
4.2 Evaluacin econmica ........ 864.2.1 Inversin en la implementacin del SGCS..... 86
4.2.2 Beneficios econmicos de la implementacin del SGCS. 89
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.......... ..... 94 A. Conclusiones............. 94B. Recomendaciones ........ 95
BIBLIOGRAF A.... ..... 96
ANEXOS.. 97
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NDICE DE FIGURAS
FIGURAS Pg.
Figura 2.1 Estructura Organizacional BASC ..... 05Figura 2.2 Participantes BASC del Sector Privado . ..... 06
Figura 2.3 Lnea de Tiempo Evolucin y Crecimiento BASC.... ..... 08
Figura 2.4 Proceso de Asociacin a BASC .. 09 Figura 2.5 Estructura PHVA de los requisitos de la Norma BASC V04-2012 . 11
Figura 2.6 Estructura de los requisitos de los estndares BASC V04-2012. 13
Figura 2.7 Relacin entre los componentes del marco de trabajo para la gestin deriesgos. 20
Figura 2.8 Proceso de la gestin de riesgos . ..... 23
Figura 2.9 Relacin entre los elementos claves para una efectiva gestin de riesgos 26 Figura 2.10 El Ciclo PDCA de Deming...... 27
Figura 2.11 El Ciclo PDCA de Ishikawa.... 27
Figura 3.1 Organigrama de ALEXIM....... 32
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NDICE DE TABLAS
TABLAS Pg .
Tabla 2.1 Proceso de Implementacin del SGCS BASC ... ..... 30
Tabla 3.1 Diagnstico Norma BASC V04-2012.... 40
Tabla 3.2 Diagnstico Estndar BASC V04 - Agente de Carga.... 44
Tabla 3.3 Resumen del Diagnstico Norma BASC V04-2012 ....... 66 Tabla 3.4 Resumen del Diagnstico Estndar BASC V04 - Agente de Carga 66
Tabla 3.5 Plan de Implementacin de la Norma BASC V04. ..... 68
Tabla 3.6 Plan de Implementacin de los Estndares BASC V04. 71
Tabla 3.7 Cronograma de Ejecucin de las Actividades de Implementacin del SGCSBASC.. 83
Tabla 4.1 Principales Amenazas y Riesgos Identificados .......... 84Tabla 4.2 Consolidado de Costos de Inversin ........ 87
Tabla 4.3 Consolidado de Costos de Mantenimiento ...... 88
Tabla 4.4 Cartera de Clientes Proyectada ..... 90
Tabla 4.5 Consolidado de Profit Proyectado..... 91
Tabla 4.6 Consolidado del Flujo de Caja del Proyecto.... 92
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INTRODUCCIN
En la actualidad, la tecnologa y los medios de comunicacin se han desarrollado de maneraexponencial y han incentivado a las empresas a migrar a un modelo de negocio ms globalizado.En este contexto, el comercio internacional ha presentado un protagonismo importante en sus
actividades de importacin y exportacin de manera positiva respecto al crecimiento de losbeneficios econmicos. Sin embargo, se ha identificado que, a su vez, el incremento de lasactividades ilcitas en las operaciones ha impactado de forma negativa y ha despertado mayoratencin en las firmas.
As, las empresas que participan en la cadena de logstica internacional entienden el trmino
satisfaccin del cliente como eficiencia operacional. De esta manera, las operaciones eficientesson aquellas seguras libres de actos ilcitos y representan la garanta que el cliente valora. Porello, dichas organizaciones se han alineado de forma proactiva a los diferentes sistemas degestin a fin de generar una innovacin en valor.
En este sentido, un Sistema de Gestin del Control y la Seguridad orienta a la organizacin alcumplimiento de los requisitos legales, la gestin del riesgo y la adopcin de prcticas de
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CAPTULO I: GENERALIDADES
1.1. OBJETIVOS
1.1.1. OBJETIVO GENERAL
Implementar los requisitos de la Norma y estndares BASC V04-2012 para poderobtener y mantener la certificacin BASC en el alcance del Agente de Carga y aslograr relaciones comerciales rentables, seguras, y duraderas.
1.1.2. OBJETIVO ESPECFICOS
Definir la Poltica y Objetivos de Seguridad de la empresa.
Identificar las Amenazas y Riesgos a la seguridad de la cadena de suministroen la que participa la empresa.
Implementar los controles de seguridad en concordancia con la evaluacin deriesgos.
E bl l b d l d l SGCS (Si d G i d l C l l
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1.3. JUSTIFICACIN
En la ltima dcada, gracias al crecimiento de las actividades de comercio internacionalgenerado por las iniciativas e incentivos del gobierno y sector privado, las organizacionesque participan en la cadena de logstica internacional se estn adaptando a las exigencias yritmo del mercado a travs de la implementacin de sistemas de gestin la cual justifica su
existencia en las siguientes lneas:
Minimizacin de amenazas que puedan vulnerar la propuesta de valor nica
Conversin de la optimizacin de procesos en una reduccin de costos, tanto demateriales como de Know How por la reduccin en tiempo en la curva deaprendizaje de colaboradores.
Liderazgo y competitividad Posicionamiento de calidad y seguridad
Gestin de relaciones a largo plazo basadas en la confianza con sus Stakeholdersy socios estratgicos
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CAPTULO II: MARCO TERICO
2.1. DEFINICIONES
2.1.1. WBO (World BASC Organization)
2.1.1.1. BASC (Business Alliance for Secure Commerce)
BASC una alianza empresarial internacional que promueve un comercioseguro en cooperacin con gobiernos y organismos internacionales
Est constituida como una organizacin sin nimo de lucro, con ladenominacin World BASC Organization bajo las leyes del estado de
Delaware, Estados Unidos de Amrica
WBO es una organizacin liderada por el sector empresarial cuya misines facilitar y agilizar el comercio internacional mediante elestablecimiento y administracin de estndares y procedimientos de
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OBJETIVOS ESPECFICOS
Incentivar una cultura de seguridad y proteccin en el comerciointernacional.
Establecer y administrar el sistema de gestin en control yseguridad de la cadena logstica.
Trabajar en coordinacin con los gobiernos y organizaciones.
Fomentar alianzas estratgicas.
Generar confianza y credibilidad entre empresas y gobiernos. Fortalecer cooperacin entre el sector privado y gobierno.
2.1.1.2. QUIENES PARTICIPAN
PASES MIEMBROS
Conforman World BASC Organization los BASC Nacionales y CaptulosRegionales que estn avalados por WBO y que cumplan con las polticasestablecidas por la misma (Ver Figura 2.1)
Figura 2.1: Estructura Organizacional BASC
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Figura 2.2: Participantes BASC del Sector Privado
Fuente: WBO
Sector Publico: Administraciones de Aduanas de los Estados Unidos,Mxico, Francia, Espaa, Italia, Colombia, Venezuela, Ecuador,Uruguay, Argentina, Repblica Dominicana, Nicaragua, Costa Rica,Salvador, Panam, Departamentos de control Antinarcticos, Autoridades Portuarias, entre otros.
Organismos Internacionales y Asociaciones:
Organizacin Mundial de Aduanas
Organizacin de los Estados Americanos (OEA / CICAD)
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BASC se ha consolidado como modelo mundial de los programas de
cooperacin, gracias a la asociacin exitosa entre el sector empresarial,aduanas, gobiernos y organismos internacionales que lograron fomentarprocesos y controles seguros.
La cooperacin se fundamenta principalmente en un intercambiopermanente de experiencias, informacin y capacitacin, lo cual ha
permitido a las partes incrementar sus conocimientos y perfeccionar susprcticas en un esfuerzo por mantener las compaas libres de cualquieractividad ilcita y a la vez facilitar los procesos aduaneros de las mismas.
Las empresas que forman parte de BASC son auditadas peridicamentey ofrecen la garanta de que sus productos y servicios son sometidos a
una estricta vigilancia en todas las reas mediante diversos sistemas yprocesos.
La iniciativa BASC refleja el compromiso de las empresas por mejorar lascondiciones de su entorno, y a su vez, contribuye a desalentarfenmenos que perjudican los intereses econmicos, fiscales y
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Figura 2.3: Lnea de Tiempo Evolucin y Crecimiento BASC
Fuente: WBO
El ao 2003 se constituy como un ao de vital importancia para elfortalecimiento del BASC en el mbito internacional, teniendo en cuentalas tendencias del comercio mundial, los retos que nos impuso laglobalizacin y a la vez, las nuevas regulaciones de seguridad exigidaspor el gobierno de los Estados Unidos y entidades como la OrganizacinMartima Internacional (OMI) y la Organizacin Mundial de Aduanas.
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PROCESO DE ASOCIACIN A BASC
Las empresas participantes de la cadena logstica internacional pasanpor un proceso de asociacin y mantenimiento de asociacin de 4estados: (Ver Figura 2.4)
Figura 2.4: Proceso de Asociacin a BASC
Fuente: BASC Captulo Per
Empresa Postulante: Se denomina empresa postulante a la que hace lasolicitud de Afiliacin a BASC PER, para lo cual debe presentar unaserie de documentos, los que son revisados por un Comit de
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Empresa Recertificada: Pasado el primer ao de certificacin, con el fin
de verificar el mantenimiento y mejoramiento del SGCS BASC, serealizarn auditoras anuales de recertificacin, las cuales serndebidamente comunicadas (con tres meses de antelacin) por el rea deoperaciones del captulo BASC PER.
2.1.2. EL SISTEMA DE GESTIN DEL CONTROL Y LA SEGURIDAD BASC
2.1.2.1. GENERALIDADES
LA PREPARACIN DE LA NORMAEl trabajo de preparacin de la Norma Internacional BASC, se realiza atravs del Comit Tcnico, creado por la Asamblea General Anual de la
WBO. El Comit Tcnico est conformado por funcionarios de WBO ysus captulos miembros.
Esta Norma constituye un marco general para la implementacin delSistema de Gestin en Control y Seguridad (SGCS) BASC, con la cuallas organizaciones utilizando una metodologa de procesos, planearan,
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2.1.2.2. NORMA BASC V04-2012
La Norma BASC V04-2012 contiene 20 requisitos que se enmarcan encada una de las etapas de la metodologa PHVA (Planear Hacer Verificar Actuar). A continuacin se muestra la estructura de la Normaasociada a la metodologa PHVA. (Ver Figura 2.5)
Figura 2.5: Estructura PHVA de los requisitos de la Norma BASC V04-2012
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gestin y riesgos de la organizacin, incluyendo un compromiso con el
mejoramiento continuo del sistema de gestin. La poltica deber sermarco de referencia para establecer y revisar los objetivos del SGCS.
4.3 Planeacin: El xito o fracaso del SGCS depende de una adecuadaplanificacin. Esto implica el cumplimiento de los requisitos en materia decontrol y seguridad, estableciendo criterios de desempeo, definiendo
qu se debe hacer?, quin es el responsable?, cundo se debehacer? y cul sera el resultado esperado?Este requisito inicia con el establecimiento de Objetivos del SGCS, acontinuacin, se planifican la forma en la que la organizacin identificaray gestionar los riesgos y cumplir los requisitos legales exigidos.Finalmente la organizacin planificar las previsiones necesarias para
implementar, mantener y mejorar el SGCS.
4.4 Implementacin y Operacin: En este grupo de requisitos sedespliega la implementacin del SGCS. La organizacin estableceresponsabilidades y autoridad a travs de la designacin de unrepresentante de la Alta Direccin y de personal que afecte la seguridad
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realizarn auditoras a los elementos del SGCS en las que la
organizacin verifica la conformidad con los requisitos de la Norma yEstndares BASC y con los requisitos del SGCS establecidos por laorganizacin. Adicionalmente, la organizacin debe controlar losregistros de modo que estos se encuentren legibles, identificables ydisponibles segn los tiempos de conservacin previstos en la legislaciny segn necesidades de la propia organizacin.
4.6 Mejoramiento continuo: Este requisito establece que laorganizacin debe revisar y mejorar continuamente la eficacia del SGCS,teniendo en cuenta el cumplimiento de las polticas establecidas, lasacciones correctivas y preventivas y el desempeo del SGCS.
2.1.2.3. ESTNDARES BASC V04-2012 AGENTE DE CARGA
Los Estndares BASC V04-2012 contienen 8 captulos en los que seenmarcan y detallan los requisitos segn el sector participante de lacadena logstica internacional. A continuacin se muestra la estructurade los estndares BASC. (Ver Figura 2.6)
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3. Control de Acceso Fsico: El control de acceso impide la entrada no
autorizada a las instalaciones, mantiene control de los empleados,visitantes y protege los bienes de la organizacin. Este grupo derequisitos comprende las medidas de seguridad que se deben tener en elcontrol de acceso fsico de los empleados y visitantes a la organizacin.Trata adems la seguridad sobre la correspondencia o paquetera que serecibe y sobre las acciones ante una persona no autorizada dentro de las
instalaciones de la organizacin.
4. Seguridad del Personal Propio, Subcontratado y Temporal: Estegrupo de requisitos estn orientado a la seguridad sobre los procesos deseleccin y contratacin de personal nuevo en la organizacin. Incluyeadems disposiciones que se deben tener en cuenta en la terminacin
del vnculo laboral del personal.
5. Procedimientos de Seguridad (Seguridad de los procesos): Segncomo sean las operaciones dentro de la organizacin, sta debe contarprocedimientos en los que se establezcan medidas de seguridad paragarantizar la integridad de sus procesos que participan directamente en
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8. Entrenamiento de Seguridad y Concienciacin sobre Amenazas:
Este grupo de requisitos trata sobre los esfuerzos que debe realizar laorganizacin para brindar oportunidades de educacin a importadores yexportadores en las polticas BASC. Las acciones de capacitacin yentrenamiento deben centrarse en los empleados que trabajan en elenvo y recibo de carga, en el manejo de los sistemas de informacin yen aquellos que reciben y procesan los documentos.
2.2. PROCEDIMIENTOS
2.2.1. GESTION DEL RIESGO
Segn menciona Kevin W. Knight, todas las organizaciones, no importa si son
grandes o pequeas, se enfrentan a factores internos y externos que le quitan lacerteza a la posibilidad de alcanzar sus objetivos. Este efecto de estaincertidumbre es el riesgo y es inherente a todas las actividades.
En ese sentido, las organizaciones han puesto mayor atencin a comprenderestos conceptos y adoptar una forma en la que gestionaran los riesgos de su
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El riesgo a menudo se expresa en trminos de la combinacin de
las consecuencias de un evento (incluyendo los cambios en lascircunstancias) y la probabilidad asociada a la ocurrencia.
Incertidumbre es un estado, inclusive parcial, de la deficiencia deinformacin relacionada con la comprensin o el conocimiento de unevento, su consecuencia o su probabilidad.
GESTIN DE RIESGOSe entiende como gestin de riesgo a las actividades coordinadas paradirigir y controlar una organizacin con respecto al riesgo.
MARCO DE GESTIN DE RIESGOSe define como el conjunto de elementos que proveen las bases y
gestin organizacional para disear, implementar, monitorear, revisar ymejorar continuamente la gestin del riesgo en la organizacin. Se debetener en consideracin lo siguiente:
Las bases consideran poltica, objetivos directrices y compromisoscon la gestin de riesgos.
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CONSECUENCIA
Resultado de un evento que afecta a los objetivos. Se debe tener encuenta que un evento puede tener una serie de consecuencias. Unaconsecuencia puede ser cierta o incierta y puede tener efectos positivoso negativos sobre los objetivos.
2.2.1.2. LA GESTION DE RIESGOS SEGN LA ISO 31000:2009
La norma ISO 31000:2009 establece los principios y directrices decarcter genrico sobre la gestin del riesgo. Para una mayor eficacia, lagestin del riesgo en una organizacin debe tener en cuenta losprincipios definidos a continuacin.
PRINCIPIOSProtege y crea valor: La gestin de riesgos contribuye con el logro delos diferentes objetivos de la organizacin.Es una parte integral de todos los procesos de la organizacin: Lagestin de riesgos es parte de las responsabilidades de gestin y comoparte integral de todos los procesos de la organizacin, incluyendo la
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limitaciones de los datos o modelos utilizados o la posibilidad de
divergencia entre los expertos.
Est hecha a la medida: La gestin del riesgo est alineada con elcontexto externo e interno y perfil de riesgo de la organizacin.
Tiene en cuenta factores humanos y culturales: La gestin del riesgo
reconoce las capacidades, percepciones e intenciones de las personasinternas y externas que pueden facilitar o dificultar el logro de losobjetivos de la organizacin.
Es transparente e inclusiva: La participacin adecuada y oportuna delas partes interesadas y, en particular, los que toman decisiones en todos
los niveles de la organizacin, asegura que la gestin del riesgo sigasiendo relevante y actualizada. La participacin tambin permite que laspartes interesadas estn debidamente representados y que susopiniones sean tenidas en cuenta en la determinacin de los criterios deriesgo.
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Figura 2.7: Relacin entre los componentes del marco de trabajo para la gestin de riesgos
Fuente: ISO 31000:2009
El marco garantiza que la informacin sobre el riesgo derivado delproceso de gestin de riesgos se informa y se utiliza como base para la
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aplicar la poltica de gestin de riesgos y velar por el cumplimiento
de los requisitos legales; debe tambin comunicarse y consultar conlas partes interesadas para tener retroalimentacin sobre loapropiado del marco de gestin del riesgo.
Implementar el proceso de gestin de riesgos: La gestin delriesgo debe ser implementada asegurando que el proceso de
gestin del riesgo es aplicado a travs de un plan de gestin deriesgos en todos los niveles y funciones pertinentes de laorganizacin.
Seguimiento y Revisin del ModeloCon el fin de garantizar la eficacia de la gestin de riesgos, la
organizacin bsicamente debe medir el desempeo de la gestin deriesgos a travs de indicadores y medir peridicamente el plan degestin de riesgos.
Mejoramiento Continuo del Modelo
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Figura 2.8: Proceso de la gestin de riesgos
Fuente: ISO 31000:2009
Comunicacin y Consulta
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Contexto Interno: Se refiere al medio ambiente interno en el cual la
organizacin busca alcanzar sus objetivos. El proceso deadministracin de riesgos debiera estar alineados con la cultura,procesos, estructura y estrategia.
Evaluacin de Riesgos Identificacin de los Riesgos: La organizacin debe identificar las
fuentes de riesgo, reas de impacto, eventos (incluyendo cambiosen las circunstancias) y sus causas y sus posibles consecuencias.El objetivo de este paso es generar una lista completa de riesgossobre la base de aquellos eventos que puedan crear, mejorar,prevenir, degradar, acelerar o retrasar el logro de los objetivos. Esimportante que la identificacin de riesgos sea completa, porque el
riesgo que no se identifique en esta etapa no se incluir en elanlisis posterior.Para facilitar la identificacin, la organizacin debe aplicarherramientas de identificacin de riesgos y tcnicas que se adaptana sus objetivos y funciones.
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Tratamiento de Riesgos
Esta etapa implica seleccionar una o ms opciones para modificar elriesgo, implementando esas alternativas. Una vez implementada,administrarlo o modificar los controles.Las opciones pueden incluir las siguientes:
Evitar el riesgo decidiendo no iniciar o continuar con la actividadque da origen al riesgo;
Eliminar la fuente del riesgo; Cambiando la probabilidad o consecuencia del riesgo;
Traspasando el riesgo a un tercero.
Monitoreo y RevisinEs necesario monitorear los riesgos, la efectividad del plan de
tratamiento de los riesgos, las estrategias y el sistema de administracinde riesgos que se establece para controlar la implementacin. Losriesgos y la efectividad de las medidas de control necesitan sermonitoreadas para asegurar que las circunstancias cambiantes noalteren las prioridades de los riesgos.
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Figura 2.9: Relacin entre los elementos claves para una efectiva gestin de riesgos
Fuente: ISO 31000:2009
2.2.2. METODOLOGIA DEL CICLO DE MEJORA PDCA (PHVA)
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Figura 2.10: El Ciclo PDCA de Deming
Fuente: Camison, Cruz, Gonzales 2006: 876
Deming present el ciclo PDCA en los aos 50 en Japn, aunque seal que elcreador de este concepto fue W. A. Shewhart, quien lo hizo pblico en 1939, por loque tambin se lo denomina ciclo de Shewhart o ciclo de Deming indistintamente.
En Japn, el ciclo PDCA ha sido utilizado desde su inicio como una metodologa
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LAS ETAPAS Y LOS PASOS DEL CICLO PDCA:
1. Planificar (Plan)a. Definir los objetivosb. Decidir los mtodos a utilizar para alcanzar el objetivo
2. Hacer (Do)a. Llevar a cabo la educacin y la formacinb. Hacer el trabajo
3. Verificar (Check)a. Comprobar los resultados
4. Actuar (Act)a. Aplicar una accin
Una vez aplicada la accin correctiva (paso 4.a) el siguiente paso es volver a
planificar para verificar si la accin correctora ha funcionado.
2.2.2.1. PLANIFICAR (PLAN)
Definir los objetivosEl primer paso es determinar los objetivos y metas a conseguir. stos
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Hacer el trabajo
Este paso consiste en poner en marcha las normas establecidas en lafase de planificacin.
2.2.2.3. VERIFICAR (CHECK)
Comprobar los resultados
En este paso se comprueba si el trabajo se est llevando a caboconforme a lo planificado en la primera etapa. En definitiva, se trata decomprobar los resultados y ver si las cosas han ido bien.La comprobacin del trabajo y de los procesos se debe realizar de dosformas: (a) observar en el lugar de trabajo que efectivamente todofunciona conforme a las instrucciones y normas, y los procesos
funcionan con los factores clave bajo control, y (b) verificar a travs deresultados, es decir, examinar los resultados del trabajo.
2.2.2.4. ACTUAR (ACT)
Aplicar una accin
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Tabla 2.1: Proceso de Implementacin del SGCS BASC
I
1
2
3
4
5II REQUISITOS DE IMPLEMENTACION
6 Estructura, Responsabilidad y Autoridad
7 Entrenamiento y Capacitacin y Toma de Conciencia
8 Documentacin del Sistema (Manual de Seguridad)
9
1 Requisitos de Asociados de Negocio.
2 Requisitos de Seguridad del Contenedor
3 Requisitos de Control de Acceso Fsico
4 Requisitos de Seguridad de Personal
5 Requisitos de Seguridad de Procesos
6 Requisitos de Seguridad Fsica
Plan
Do
Control Operacional (Procedimientos y Formatos):
REQUISITOS DE PLANIFICACION DEL SISTEMA
Poltica de Control y Seguridad
Objetivos de Control y Seguridad
Mapeo y Caracterizacin de Procesos
Gestin del Riesgo
Requisitos Legales y de Otra ndole
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CAPTULO III: MARCO PRCTICO
3.1. DATOS GENERALES DE LA EMPRESA
3.1.1. FICHA TCNICA
Nombre Comercial: ALEXIMRazn Social: ALEXIM PERU S.R.L.Web: http://www.alexim.comRUC: 20268512544 / Actividad Econmica: Logstica, Almacenes y Servicios especializadosFecha Inicio Actividades: 20 / 06 / 1995Domicilio Legal: Av. Andrs Reyes N 437 Dpto. 15 Urb. Jardn (cruce riveraNavarrete y Andrs Reyes) Lima - Lima - San IsidroTelfono: (051-1) 201-8800Representante: Enrique Bustamante Fernndez Gerente General de ALEXIMPERU S.R.L.
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3.1.3. ORGANIZACIN
ALEXIM se organiza principalmente en 5 Gerencias y en 1 rea de apoyo como semuestra a continuacin: (Ver Figura 3.1)
Figura 3.1: Organigrama de ALEXIM
Gerencia General
Gerencia deOperaciones
GerenciaComercial
Gerencia deSistemas
Corporativo
Gerencia de Administracin
y Finanzas
Administracin Ventas Importacin Redes y Soporte
Calidad yProcesos
Directorio
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actividades de implementacin, mantenimiento y mejora de los sistemas de
gestin.
GERENCIA DE ADMINISTRACIN Y FINANZASLa Gerencia de Administracin y Finanzas tiene a su cargo la gestin del talentohumano, que va desde el reclutamiento de personal requerido por la organizacinadministrando los contratos laborales hasta el desarrollo de competencias del
recurso humano. A su cargo tambin, se lleva la gestin financiera que se basa engarantizar la liquidez necesaria para atender las necesidades de la organizacinsin descuidar el mayor rendimiento posible del recurso dentro de los niveles deriesgo adecuados. Administra los presupuestos contables y financieros as comoemite, analiza y toma acciones sobre los estados financieros, gestin de crditos ycobranzas. Adicionalmente, sta Gerencia gestiona las compras, mantenimiento y
seguridad de las instalaciones acordes a las necesidades del negocio. reas dentro de la gerencia: Administracin y RR.HH y Contabilidad.
GERENCIA COMERCIALLa Gerencia Comercial ejerce funciones ejecutivas y de direccin en temascomerciales referentes al agenciamiento de carga. Tiene como objetivo el
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GERENCIA DE SISTEMAS CORPORATIVO
La Gerencia de Sistemas Corporativo brinda el soporte tecnolgico a laorganizacin. Brinda apoyo y soporte a todas las reas de la empresa en susdistintas sedes para cubrir sus necesidades de tecnologa, de desarrollo desoftware en nuestro sistema propio y de acceso a nuestras distintas herramientasde sistemas y comunicacin, con la finalidad de agilizar el trabajo diario de todo elpersonal, integrando las actividades de la empresa.
reas dentro de la gerencia: Redes y Soporte y Desarrollo IT
REA DE CALIDAD Y PROCESOSEl rea de Calidad y Procesos se encarga del establecimiento, documentacin,implementacin, mantenimiento y mejora continua de la efectividad de lossistemas de gestin de acuerdo con los requisitos vigentes. Dirige las fases de
ejecucin de los proyectos de mejora continua. Prepara a la organizacin para laobtencin y mantenimiento de las certificaciones.
3.1.4. VISIN, MISIN Y VALORES ALEXIM tiene como consigna a nivel corporativo dejar claro a su personal suvisin y misin estratgica las cuales son:
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RESPETO: Reconocemos, aceptamos y valoramos a nuestros colaboradores,
clientes y proveedores. TRABAJO EN EQUIPO: Combinamos nuestras habilidades para encontrar
soluciones innovadoras.
PERSEVERANCIA: Nos esforzamos continuamente por alcanzar los objetivostrazados y ser mejores.
EXCELENCIA: Ofrecemos servicios de calidad superior, confiables y
eficientes.
3.1.5. SERVICIOS
ALEXIM ofrece los siguientes servicios a nivel internacional desde y hacia todo elmundo, gracias a sus 5 oficinas en Amrica y su red agentes en el mundo:
Transporte Internacional Transporte Areo Transporte Martimo de carga consolidada (LCL) Transporte Martimo de contenedores exclusivos (FCL) Transporte de maquinaria fuera de contenedores (Break Bulk)
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ALEXIM en Per tiene actualmente una cartera de ms de 150 clientes que
embarcan permanentemente, siendo los principales clientes: Grupo Ferreyros
Air Transport International
Devanlay
Hewelt Packard
Samsung
Atlas Copco Drilling Solutions.
3.1.7. AFILIACIONES Y CERTIFICACIONES
Finalmente, ALEXIM a nivel corporativo est comprometida con la mejora continuay con la excelencia en las operaciones para lo cual tiene las siguientes
certificaciones y afiliaciones:
AFILIACIONES: Miembro del WCA (World Cargo Alliance). Es la red de Agentes de Carga msimportante del mundo.
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requerimientos de embarques de importacin y/o exportacin del cliente.
Por la naturaleza del giro de negocio, aproximadamente el 20% de laventas del servicio son del tipo suscritos por contratos o acuerdos conclientes en los que se realizan embarques frecuentes por un periodo; el80% restante son principalmente embarques puntuales cuya venta deservicio corresponde a los esfuerzos de la gestin comercial. Con el finde incrementar las alianzas estratgicas por contratos a largo plazo, una
de las exigencias del mercado es la de contar con algn programa deseguridad que garantice operaciones seguras.
Actualmente, las actividades de prospeccin de clientes principalmentese basan en el anlisis de informacin histrica de los embarques de losclientes potenciales, en este anlisis se toman en cuenta principalmente
la frecuencia de embarques, la cantidad de kilos o metros cbicosembarcados, tipo de embarque, orgenes, destinos y tipos demercadera. Con este anlisis el equipo de ventas realiza las actividadesde captacin y cotizacin de servicios con el equipo de cotizaciones. Dehaberse cerrado la venta de un servicio de embarque, se asigna unejecutivo de coordinacin logstica quien realizara las coordinaciones
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CONTEXTO ADMINISTRATIVO
La participacin directa de la gestin de administracin en lasoperaciones del agente de carga, es la de gestionar los pagos a losproveedores, y la gestin de la facturacin y cobro, ya sea a crdito ocontra entrega, de los servicios tomados por los clientes. Indirectamente,la gestin de administracin tiene como misin el asegurar al personaloptimo que pueda cumplir con las competencias y exigencias requeridas
por los puestos de la organizacin; y el de brindar la infraestructura,instalaciones, recursos (hardware y software), y servicios de apoyo.
3.2.1.2. CONTEXTO EXTERNO
En el mbito comercial la organizacin tiene grandes oportunidades paraestablecer negocios con empresas de talla mundial que buscan un aliadoestratgico para sus operaciones de comercio internacional. Una de lasmetas que plante la organizacin para los siguientes periodos, fue el deincrementar las operaciones de exportacin, por lo que comercialmentese estn haciendo esfuerzos para desarrollar los servicios del agente decarga.
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3.2.2. DIAGNSTICO INICIAL DEL SGCS BASC EN ALEXIM
El presente diagnstico del SGCS se realiz a travs de la medicin del grado decumplimiento de los requisitos de la Norma y Estndares BASC V04-2012 delagente de carga. El grado de cumplimiento de estos requisitos se calcul teniendoen cuenta las ponderaciones asignadas a cada requisito y al nivel de cumplimientode los mismos. Las ponderaciones han sido asignadas a cada requisito tendiendo
en consideracin la equitatividad sobre el total de requisitos y su importancia. Elnivel de cumplimiento se determin en 4 escenarios: Implementado a totalidad
con calificacin 1 (resultados en color verde), Implementacin parcial concalificacin 0.7 (resultados en color amarillo), Implementacin en proceso concalificacin 0.35 (resultados en color naranja), y finalmente No implementado concalificacin 0 (resultados en color rojo). A continuacin, se detalla la Matriz de
diagnstico en el que se determin el grado de cumplimiento con los requisitos dela Norma y estndares BASC. (Ver Tabla 3.1 y Tabla 3.2)
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Tabla 3.1: Diagnstico Norma BASC V04-2012
Norma BASC V04
Ponderacin
Nivel de cumplimiento
Grado decumplimiento Detalle de cumplimiento
1 0.7 0.35 0
Numeral Ttulo Implementado
a totalidad
Implementacin
parcial
Implementacin
en proceso
No
Implementado
4.1.0 Generalidades 10.00% 0.7 7.00%
Alexim gestiona sus operaciones bajo un enfoquede procesos, y ha delimitado el alcance del SGCS alas operaciones del Agente del Carga, sin embargoan no cuenta con la caracterizacin de procesosdesde la perspectiva del control y la seguridad.
4.2.0 Poltica de Control ySeguridad 18.00% 0.7 12.60%
Alexim en su pro actividad con los compromisosorganizacionales defini la primera revisin de supoltica SGCS alineada a la norma BASC V3. Queda
pendiente retroalimentar la poltica segn losresultados de la evaluacin de riesgos
4.3.0 Planeacin 18.00% 0 0 0.7 0 2.52%
4.3.1 Generalidades 3.60% 0.35 1.26%
La planificacin inici con el establecimiento deresponsabilidades para la implementacin y
mantenimiento del SGCS. Los controles, criteriosde desempeo y entre otros elementos del SGCS,
an quedan pendientes y se culminaran en elproceso de implementacin
4.3.2 Objetivos del SGCS 3.60% 0 0.00% No se han formulado Objetivos
4.3.3 Gestin del Riesgo 3.60% 0 0.00% No se cuenta con un procedimiento documentadopara gestionar la evaluacin de riesgos
4.3.4 Requisitos Legales y deOtra ndole 3.60% 0 0.00%
Alexim cuenta con mecanismos para el control dedocumentos, en los cuales se controladocumentacin de origen externo que
principalmente son normativas legales que regulanlas operaciones del agente de carga. Aun no se
cuenta con un procedimiento documentado parala gestin de requisitos legales y de otra ndole
4.3.5 Previsiones 3.60% 0.35 1.26% La alta direccin tiene planificado hacer lasprevisiones requeridas por el SGCS
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Norma BASC V04
Ponderacin
Nivel de cumplimiento
Grado decumplimiento Detalle de cumplimiento
1 0.7 0.35 0
Numeral Ttulo Implementadoa totalidadImplementacin
parcialImplementacin
en procesoNo
Implementado
4.6.1 Mejora Continua 6.00% 0 0.00% Alexim an no cuenta con objetivos de seguridadrelacionados con la mejora continua SGCS.
4.6.2 Accin Correctiva yPreventiva 6.00% 0.35 2.10%
La organizacin cuenta con procedimientosdocumentados que reflejan cmo se identifican ytratan las acciones correctivas y preventivas. Aun
no se cuentan con registros de accionescorrectivas y preventivas en el control y la
seguridad.
4.6.3 Compromiso de laDireccin 6.00% 0 0.00%
La alta direccin convoca a reunin gerencial comomnimo una vez al ao para revisar el desempeode los sistemas de gestin. Se revisan Objetivos,
indicadores, resultados de auditoras y resultadosde acciones preventivas, correctivas y de mejora. A
la fecha estas reuniones se han l levado a caborevisando el desempeo del SGC ISO 9001: 2008100.00% 37.30%
Fuente: ALEXIM - Elaboracin Propia
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Tabla 3.2: Diagnstico Estndar BASC V04 - Agente de Carga
Estndar BASC V04 - Agente deCarga
Ponderacin
Nivel de cumplimientoGrado de
cumplimiento Detalle de cumplimiento1 0.7 0.35 0
Numeral Ttulo Implementadoa totalidadImplementaci
n parcialImplementacin
en procesoNo
Implementado
1.0.0REQUISITO DEASOCIADOS DE
NEGOCIO12.50% 0 0.0 0.00 0 0.00%
1.1.0 Procedimientos deSeguridad 6.25% 0 0.0 0.00 0 0.00%
1.1.1
Deben existirprocedimientos
documentados paraevaluar Asoc. de
Negocio
0.60% 0 0.00%No se cuenta con procedimiento para la
evaluacin de los asociados de negocio encuanto a seguridad.
1.1.2
Deben documentarprocedimientos pararevisar y seleccionar
proveedores deservicio
0.60% 0 0.00%
Se cuenta con procedimientos para la seleccin,y evaluacin de proveedores, sin embargo loscriterios de seleccin y de evaluacin no hacen
nfasis en seguridad.
1.1.3
Contar condocumentacin queindique si el Asoc. de
Negocio estcertificado por BASC
0.60% 0 0.00%No se ha solicitado documentacin a los
asociados de negocio en donde se evidencie lacertificacin BASC.
1.1.4
Situacin departicipacin al Agentedel Asoc. de Negocioque haya obtenidocertificacin en un
programa de seguridad
0.60% 0 0.00%No se ha solicitado documentacin a los
asociados de negocio en donde se evidencie susituacin de participacin.
1.1.5
Debe mantener unalista de proveedorescertificados BASC, entodas las categoras
relevantes de servicio.
0.60% 0 0.00%
Actualmente se tiene un listado de proveedorescon los que se trabajan los servicios. Este
control se desarroll como parte delcumplimiento de los requisitos ISO 9001 y soloevala caractersticas relativas a la calidad del
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Estndar BASC V04 - Agente deCarga
Ponderacin
Nivel de cumplimientoGrado de
cumplimiento Detalle de cumplimiento1 0.7 0.35 0
Numeral Ttulo Implementadoa totalidadImplementaci
n parcialImplementacin
en procesoNo
Implementadoservicio.
1.1.6
Debe asegurarse quelos criterios de
seguridad BASC estndisponibles para los
clientes
0.60% 0 0.00%
1.1.7
Debe desarrollar ydocumentar un
procedimiento para elmanejo de la
seguridad relacionadocon los requerimientos
del cliente.
0.60% 0 0.00%
1.1.8
Debera incentivar alos clientes para questos implementen elSistema de Gestin en
Control y Seguridad(SGCG) BASC.
0.60% 0 0.00%
1.1.9
Debe asegurarse quelos proveedores de
servicio que contratese comprometan a
seguir los requisitos deseguridad BASC, desdeel punto de origen
mediante acuerdos deseguridad
0.60% 0 0.00%No se han firmado acuerdos de seguridad con
los proveedores de servicio.
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Estndar BASC V04 - Agente deCarga
Ponderacin
Nivel de cumplimientoGrado de
cumplimiento Detalle de cumplimiento1 0.7 0.35 0
Numeral Ttulo Implementadoa totalidadImplementaci
n parcialImplementacin
en procesoNo
Implementado
1.1.10
Debe verificar los
procedimientos deseguridad que haimplementado el
Asociado de NegocioNo BASC, basndose
en un procesodocumentado de
gestin de riesgos.
0.60% 0 0.00%Aun no se tienen identificados a los asociadosde negocio No BASC, por lo que no se tienenverificados sus procedimientos de seguridad.
1.1.11
Debera establecercriterios de
verificacin, para elingreso de nuevos
socios (accionistas).
0.25% 0 0.00%
1.2.0
Prevencin del Lavadode Activos y
Financiacin delTerrorismo
Debe aplicar en suproceso de seleccin y
de evaluacin deAsociados de Negocio
y nuevos socios,criterios de prevencin
contra el lavado deactivos y
financiamiento delterrorismo
6.25% 0 0.00%No se ha considerado un proceso de seleccin y
evaluacin de asociados de negocio y nuevossocios.
2.0.0SEGURIDAD DELCONTENEDOR,FURGON / ULD
12.50% 2 0.0 0.00 0 6.25%
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Estndar BASC V04 - Agente deCarga
Ponderacin
Nivel de cumplimientoGrado de
cumplimiento Detalle de cumplimiento1 0.7 0.35 0
Numeral Ttulo Implementadoa totalidadImplementaci
n parcialImplementacin
en procesoNo
Implementadoacceso, claves, etc.
3.1.4
Deberan tener accesoslo a aquellas reasdonde desempean
sus funciones
0.78% 0.7 0.55%No se tienen restringidas las reas al personal, aexcepcin de la zona de servidores y la zona de
las unidades manejadoras de aire (UMA).
3.2.0
Visitantes /Vendedores /
Proveedores deServicio
3.13% 3 0.0 0.00 0 3.13%
3.2.1
Deben presentar unaidentificacin vigente
con fotografa almomento de ingresar
a la instalacin
1.05% 1 1.05%
Cada vez que un visitante llega a Alexim, larecepcin del Edificio es el que solicita una
identificacin vigente con fotografa, entrega un
fotocheck del edificio, notifica a la oficina deAlexim y le brinda el acceso hasta las puertas de
la oficina.
3.2.2
El Agente debemantener un diario
electrnico o manualcon el registro de
todos los visitantes,incluyendo el nombre
del visitante, propsitode su visita y
confirmacin de suidentidad.
1.05% 1 1.05%
3.2.3
En las instalaciones deAgentes con ms de 50empleados, los
visitantes deberan seracompaados y exhibiren un lugar visible su
identificacin temporal
1.03% 1 1.03%
Dentro de las oficinas de Alexim, el responsablede la visita acompaa en todo momento al
visitante, y este durante su permanencia en lasoficinas porta en forma visible el fotocheck de
visita asignado.
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Estndar BASC V04 - Agente deCarga
Ponderacin
Nivel de cumplimientoGrado de
cumplimiento Detalle de cumplimiento1 0.7 0.35 0
Numeral Ttulo Implementadoa totalidadImplementaci
n parcialImplementacin
en procesoNo
Implementado
3.3.0
Verificacin de Correos
y PaquetesDebera ser examinadoperidicamente todo
correo y paquetesrecibidos, antes de ser
distribuidos.
3.13% 0.7 2.19%
Cada vez que se recibe paquetera ocorrespondencia, el encargado de recepcinhace una verificacin simple, bsica y superficial
de la misma, no siguiendo algn protocolo deseguridad.
3.4.0
Identificacin y Retirode Personas no
AutorizadasDebe establecer unprocedimiento para
identificar y dirigirse apersonas no
autorizadas o noidentificadas de
acuerdo a lascircunstancias.
3.13% 0.7 2.19%
A la fecha no se han reportado casos sobrepersonas no autorizadas en las instalaciones,
pero se tiene por poltica dar aviso a laseguridad del edificio.
4.0.0
SEGURIDAD DELPERSONAL PROPIO,SUBCONTRATADO Y
TEMPORAL
12.50% 4 0.0 1.05 0 4.62%
4.1.0 Verificacin Preliminaral Empleo 4.20% 1 0.0 0.35 0 1.89%
4.1.1
Debe existir unprocedimiento
documentado paraevaluar a los
candidatos conposibilidades deempleo y realizar
verificacionesperidicas a los
empleados actuales.
1.40% 0 0.00% No existen procedimientos para la contratacinde personal, ni para realizar verificacionesperidicas
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Estndar BASC V04 - Agente deCarga
Ponderacin
Nivel de cumplimientoGrado de
cumplimiento Detalle de cumplimiento1 0.7 0.35 0
Numeral Ttulo Implementadoa totalidadImplementaci
n parcialImplementacin
en procesoNo
Implementado
4.1.2
Antes de la
contratacin se debeverificar la informacinde la solicitud de
empleo, tal como losantecedentes y
referencia laborales.
1.40% 0.35 0.49%
En algunos casos se ha solicitado los servicios deuna empresa consultora de RR.HH quienes
realizaron estas verificaciones. Para los demscasos, es el encargado de RR.HH quien solicita al
ingresante sus antecedentes penales ypoliciales.
4.1.3
Debe mantener unalista actualizada de
empleados propios ysubcontratados que
incluya datospersonales de mayor
relevancia
1.40% 1 1.40%
Existe una base de datos del personal en la quese administra los datos mas importantes de
cada trabajador as como tambin se usa pararealizar el pago de sueldos.
4.2.0Verificacin y Anlisis
de Antecedentes 4.20% 3 0.0 0.35 0 2.01%
4.2.1
De conformidad con lalegislacin local, sedebe verificar los
antecedentes de loscandidatos conposibilidades de
empleo. Revisionesperidicas se debenrealizar conforme lacriticidad del cargo
que ocupe eltrabajador.
0.60% 0.35 0.21%
En algunos casos se ha solicitado los servicios deuna empresa consultora de RR.HH quienes
realizaron estas verificaciones. Para los demscasos, es el encargado de RR.HH quien solicita al
ingresante sus antecedentes penales ypoliciales. No se realizan verificaciones
peridicas de los antecedentes del personal.
4.2.2
Debe disponer de unarchivo fotogrfico
actualizado delpersonal e incluir unregistro de huellasdactilares y firma.
0.60% 1 0.60%
Para cada trabajador se tiene una ficha depersonal en la que se registran sus datos
personales, educativo y laborales; en eta fichase dispone de una fotografa actual y firma, y el
registro de sus huellas dactilares
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Estndar BASC V04 - Agente deCarga
Ponderacin
Nivel de cumplimientoGrado de
cumplimiento Detalle de cumplimiento1 0.7 0.35 0
Numeral Ttulo Implementadoa totalidadImplementaci
n parcialImplementacin
en procesoNo
Implementado
4.2.3
Debe actualizar los
datos bsicos de losempleados comomnimo una vez al ao
y verificarlosperidicamenteconforme a la
criticidad del cargo.
0.60% 1 0.60% Se cuenta con una poltica de verificacin de losdatos registrados en la ficha de personal.
4.2.4
De conformidad con lalegislacin local, deberealizarse una visita aldomicilio del personal
que ocupar lasposiciones crticas o
que afecta laseguridad, antes deque ocupe el cargo yactualizarla cada dos
aos.
0.60% 0 0.00% Actualmente no se realizan verificacionesdomiciliarias.
4.2.5
Debe mantenerregistros actualizados
de afiliacin ainstituciones de
seguridad social ydems registroslegales de orden
laboral.
0.60% 1 0.60%El rea de Administracin y RR.HH mantiene losregistros del personal relacionados a afiliaciones
a instituciones.
4.2.6
Debera realizar
pruebas al personal dereas crticas para
detectar consumo dealcohol, drogas y otrasadicciones, antes de lacontratacin, cuando
0.60% 0 0.00% Actualmente no se realizan pruebastoxicolgicas
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Estndar BASC V04 - Agente deCarga
Ponderacin
Nivel de cumplimientoGrado de
cumplimiento Detalle de cumplimiento1 0.7 0.35 0
Numeral Ttulo Implementadoa totalidadImplementaci
n parcialImplementacin
en procesoNo
Implementadohaya sospecha
justificable yaleatoriamente en unperiodo mximo de
dos aos.
4.2.7
Debe contar con unprograma de
concientizacin sobreadicciones al alcohol,drogas, juego, entreotras adicciones, que
incluya avisos visibles ymaterial de lectura
0.60% 0 0.00% No se han implementado programas deconcientizacin.
4.3.0Procedimientos de
Terminacin deVinculacin Laboral
4.10% 0 0.0 0.35 0 0.72%
4.3.1
Debe contar conprocedimientos
documentados pararetirar la identificaciny eliminar el permiso yclaves de acceso a las
instalaciones ysistemas de los
empleadosdesvinculados de la
organizacin
2.05% 0.35 0.72%
No se cuenta con un procedimientodocumentado para las actividades de
terminacin de vinculacin laboral, sin embargoal cese de un trabajador se eliminan las cuentasde correo y se reinician las claves de los accesos
que se haban asignado.
4.3.2
Debe controlar el
suministro, (entrega ydevolucin) de
uniformes de trabajode la organizacin.
2.05% 0 0.00% No se cuenta con un control sobre las prendasentregadas.
5.0.0 PROCEDIMIENTOS DESEGURIDAD 12.50% 9 0.7 0.35 0 10.23%
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Estndar BASC V04 - Agente deCarga
Ponderacin
Nivel de cumplimientoGrado de
cumplimiento Detalle de cumplimiento1 0.7 0.35 0
Numeral Ttulo Implementadoa totalidadImplementaci
n parcialImplementacin
en procesoNo
Implementado
5.1.0
Manejo y
Procesamiento deDocumentos eInformacin de la
Carga
3.13% 3 0.0 0.00 0 2.34%
5.1.1
Debe garantizar quelos datos transmitidospor el Agente son de
ptima calidad ydebern asegurar quetoda la informacin
proporcionada por elimportador,exportador,
embarcador, etc.,
0.78% 1 0.78%
Los datos transmitidos por Alexim son deoptima calidad garantizados a travs de la
legibilidad de los registros segnprocedimientos ISO de control de documentos yregistros. El Sistema informtico de la empresa
asegura la integridad de la informacin.
5.1.2
Debe garantizar lacoherencia de la
informacintransmitida a la
autoridadesa travs de los
sistemas, con lainformacin queaparece en los
documentos de latransaccin
0.78% 1 0.78%
Alexim dentro de sus procedimientosoperacionales, cuenta con actividades de
verificacin que garantizan coherencia de lainformacin.
5.1.3
Debe verificar que ladocumentacin est
completa y clara,contactando al
Asociado de Negocios,al importador o
exportador, segn seanecesario, para
0.78% 1 0.78%
Alexim dentro de sus procedimientosoperacionales, cuenta con actividades de
verificacin que garantiza que se cuente, deforma completa y clara, con la informacin
requerida para el proceso.
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Estndar BASC V04 - Agente deCarga
Ponderacin
Nivel de cumplimientoGrado de
cumplimiento Detalle de cumplimiento1 0.7 0.35 0
Numeral Ttulo Implementadoa totalidadImplementaci
n parcialImplementacin
en procesoNo
Implementadocorregir la informacin
o la documentacin.
5.1.4
Debe existir unapoltica de firmas ysellos que autoricen
los diferentes procesosde la organizacin.
0.78% 0 0.00% No se cuenta con una poltica de firmas y sellos
5.2.0 Envo Anticipado deInformacin 3.13% 1 0.0 0.00 0 3.13%
5.2.1
Conforme a losrequisitos establecidos
por las autoridades
nacionales de cadapas o por regulaciones
internacionales, sedebe remitir
previamente a laautoridad
correspondiente, lainformacin que sta
solicita,
3.13% 1 3.13%
Alexim dentro de sus procedimientosoperacionales, cuenta con actividades para elenvo anticipado de informacin tanto paracarga de importacin como de exportacin
5.3.0 Discrepancias en laCarga 3.13% 0 0.7 0.35 0 1.64%
5.3.1
Todos los faltantes osobrantes y otras
discrepancias oanomala o que sedetecten en la carga,deben investigarse y
solucionarse en formaapropiada y oportuna.
1.56% 0.7 1.09%
En los casos en los que se detectan faltantes osobrantes, Alexim ha podido solucionar las
discrepancias. Sin embargo no se ha establecidoformalmente la forma de proceder ante estas
situaciones.
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Estndar BASC V04 - Agente deCarga
Ponderacin
Nivel de cumplimientoGrado de
cumplimiento Detalle de cumplimiento1 0.7 0.35 0
Numeral Ttulo Implementadoa totalidadImplementaci
n parcialImplementacin
en procesoNo
Implementado
5.3.2
Debe notificarse
oportunamente a laaduana y a otrasautoridades
competentes si sedetectan anomalas oactividades ilegales o
sospechosas
1.56% 0.35 0.55%
No se han presentado el caso de detectarseanomalas o actividades ilegales o sospechosas.
No se cuenta con un procedimiento quedescriba el curso de accin ante este tipo de
situaciones.
5.4.0Verificacin de la
Carga vs Documentosde Embarque
3.13% 5 0.0 0.00 0 3.13%
5.4.1
Deber verificarse lainformacin del
manifiesto de cargacon la carga recibida o
entregada.
0.63% 1 0.63%Alexim dentro de sus procedimientos
operacionales, cuenta con actividades deverificacin de la documentacin vs la carga
5.4.2
Debe describirse lacarga con exactitud, y
debe indicar peso,etiquetas y marcas; as
mismo se har unconteo de las piezas(cajas) frente a losdocumentos de la
carga.
0.63% 1 0.63%Alexim dentro de sus procedimientos
operacionales, realiza esta tarea en funcin a l adisponibilidad de la informacin.
5.4.3
Debera compararse lacarga que se est
enviando o recibiendo
con las rdenes decompra, despacho o
de entrega.
0.63% 1 0.63%
Alexim dentro de sus procedimientosoperacionales, solicita documentacin de la
carga o relacionada a sta para contribuir a laverificacin de la carga.
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Estndar BASC V04 - Agente deCarga
Ponderacin
Nivel de cumplimientoGrado de
cumplimiento Detalle de cumplimiento1 0.7 0.35 0
Numeral Ttulo Implementadoa totalidadImplementaci
n parcialImplementacin
en procesoNo
Implementado
5.4.4
Debe identificarse
plenamente a losconductores ochoferes antes de
recibir o entregar lacarga.
0.63% 1 0.63%
La identificacin y control de los choferes correpor cuenta del cliente o el Agente de Aduanas.Por polticas de Alexim, no realizamos ni sub
contratamos los servicios de transporteterrestre local.
5.4.5
Deberan establecer yaplicar procedimientos
para llevar latrazabilidad y
monitorear la cargadurante el tiempo de
trnsito
0.63% 1 0.63%Las actividades de identificacin y trazabilidad
se vienen realizando y estn descritas en ladocumentacin operacional de Al exim.
6.0.0 SEGURIDAD FSICA 12.50% 16 0.0 0.70 0 10.72%
6.1.0 Seguridad delPermetro 1.56% 3 0.0 0.00 0 1.56%
6.1.1
Las reas de lasinstalaciones donde se
maneje y almacenecarga debe contar con
cerramientoprofesional
0.53% 1 0.53% No aplica para Alexim. No se cuenta conalmacenes
6.1.2
Cuando se requiera, sedeber utilizar cercas o
barreras interioresdentro de una
instalacin de manejode carga para segregar
la carga domstica,internacional, de alto
valor y peligrosa.
0.53% 1 0.53% No aplica para Alexim. No se cuenta conalmacenes
6.1.3Todas las cercas tienenque ser inspeccionadas
regularmente para0.50% 1 0.50% No aplica para Alexim. No se cuenta conalmacenes
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Estndar BASC V04 - Agente deCarga
Ponderacin
Nivel de cumplimientoGrado de
cumplimiento Detalle de cumplimiento1 0.7 0.35 0
Numeral Ttulo Implementadoa totalidadImplementaci
n parcialImplementacin
en procesoNo
Implementadoverificar su integridad
e identificar daos.6.2.0 Puertas y Casetas 1.56% 2 0.0 0.00 0 1.56%
6.2.1
Deben ser controladas,monitoreadas ysupervisadas las
puertas de entrada ysalida de vehculos y
de personal.
0.78% 1 0.78%
El personal de recepcin de nuestras oficinas esquien supervisa y monitorea las entradas y
salidas del personal. Adicionalmente se cuentacon el monitoreo a travs de cmaras CCTV. Con
respecto a la entrada y salida de vehculos, eledificio en donde se tienen las oficinas aplica
controles de seguridad.
6.2.2
Debe mantenerse almnimo necesario lacantidad de puertas
habilitadas para
entradas y salidas.
0.78% 1 0.78%Las oficinas de Alexim ocupan todo un piso en eledificio; cuenta con 2 puertas, una de las cuales
solo se utilizara en caso de emergencia.
6.3.0
Estacionamiento deVehculos
Deberan estaralejadas de las reas
de manejo, almacenajede carga y de las
adyacentes a stas, lasreas de
estacionamiento de losvehculos privados
(empleados, visitantes,proveedores)
1.56% 1 1.56% No aplica para Alexim. No se cuenta conalmacenes
6.4.0 Estructura de losEdificios 1.56% 1 0.0 0.35 0 1.05%
6.4.1
Las instalacionesdeben construirse con
materiales queresistan la entrada
forzosa o ilegal.
0.78% 1 0.78%No aplica para Alexim. El edificio en donde setienen las oficinas garantiza seguridad ante
entradas forzosas.
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59
Estndar BASC V04 - Agente deCarga
Ponderacin
Nivel de cumplimientoGrado de
cumplimiento Detalle de cumplimiento1 0.7 0.35 0
Numeral Ttulo Implementadoa totalidadImplementaci
n parcialImplementacin
en procesoNo
Implementado
6.4.2
Deben realizarse
inspecciones yreparacionesperidicas para
mantener la integridadde las mismas.
0.78% 0.35 0.27%El personal de administracin y RR.HH. realizainspecciones aleatorias sobre el estado de lasinstalaciones. No se cuenta con alguna poltica
ni frecuencia en las inspecciones.
6.5.0 Control de Cerradurasy Llaves 1.56% 1 0.0 0.00 0 0.78%
6.5.1
Las ventanas, puertas ycercas interiores yexteriores de reas
crticas deben contarcon mecanismos de
cierre y estarcontroladas.
0.78% 1 0.78% Todas las oficinas de Alexim (interiores) cuentancon mecanismos de cierre.
6.5.2
Deben mantener uncontrol sobre las
cerraduras, llaves yclaves de accesoentregadas. Los
edificios de oficinasdeben tener horariosde acceso limitados
0.78% 0 0.00%No se cuenta con un control sobre las llaves oclaves de acceso entregadas. Si se encuentradefinido un horario de acceso a las oficinas.
6.6.0 Iluminacin 1.56% 1 1.56%
El edificio en sus instalaciones brinda unaadecuada iluminacin. As como asegura que encaso de cortes elctricos, el fluido elctrico y lailuminacin de emergencia siga funcionando.
6.7.0Sistemas de Alarmas y
Videocmaras deVigilancia
1.56% 2 0.0 0.00 0 1.56%
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60
Estndar BASC V04 - Agente deCarga
Ponderacin
Nivel de cumplimientoGrado de
cumplimiento Detalle de cumplimiento1 0.7 0.35 0
Numeral Ttulo Implementadoa totalidadImplementaci
n parcialImplementacin
en procesoNo
Implementado
6.7.1
El uso de elementos de
seguridad electrnicadebe estarconsiderado en su
evaluacin de riesgos.
0.78% 1 0.78% A pesar de no haberse realizado la evaluacinde riesgos, Alexim ya haba optado por haceruso de elementos de seguridad electrnica.
6.7.2
Debera utilizarsistemas de alarmas ycmaras de vigilancia
para supervisar ymonitorear lasinstalaciones y
prevenir el acceso noautorizado a las reas
crticas.
0.78% 1 0.78%
La empresa dispone de sistema de alarmas yvideocmaras al interior de las oficinas, as
como tambin se cuenta con el monitoreo decmaras bajo la administracin del edificio.
6.8.0Otros Criterios de
Seguridad 1.56% 5 0.0 0.35 0 1.07%
6.8.1
La empresa debe tenerun jefe o responsablede la seguridad, con
funcionesdebidamente
documentadas.
0.30% 1 0.30%
Se tiene a un Jefe de Seguridad cuyas funcionesse tienen documentadas. Esto ya se tenaimplementado como cumplimiento a las
regulaciones exigidas por la DGAC.
6.8.2
Debe disponer de unplano con la ubicacinde las reas sensibles
de la instalacin.
0.30% 0 0.00%
6.8.3
Deben estarcontroladas y
separadas las reas delockers de las reas de
almacenamiento yoperacin de carga.
0.03% 1 0.03% No aplica para Alexim. No se cuenta conalmacenes ni reas de carga
6.8.4 Debe tener un serviciode seguridad 0.03% 1 0.03%No aplica para Alexim. La administracin del
edificio se encarga de contratar un servicio de
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Estndar BASC V04 - Agente deCarga
Ponderacin
Nivel de cumplimientoGrado de
cumplimiento Detalle de cumplimiento1 0.7 0.35 0
Numeral Ttulo Implementadoa totalidadImplementaci
n parcialImplementacin
en procesoNo
Implementadocompetente, propio o
contratado depreferencia certificadoBASC.
seguridad competente.
6.8.5
Debe disponer desistemas adecuados
que permitan lacomunicacin
oportuna con lossupervisores yencargados de
seguridad y con lasautoridades nacionales
y extranjeras
0.30% 1 0.30% Se disponen de los medios para la comunicacincon las autoridades.
6.8.6
Debe garantizar unaaccin de respuesta
oportuna y disponiblepor parte del personalde seguridad durante
24 horas al da.
0.30% 1 0.30% El servicio de seguridad del edificio est activolas 24 horas del da.
6.8.7
Debe establecerprocedimientosdocumentados y
dispositivos de alerta,accin y evacuacin en
caso de amenaza ofalla en las medidas de
proteccin.
0.30% 0.35 0.11%
Actualmente se cuenta con un plan decontingencias y emergencias, sin embargo estedocumento no ha sido retroalimentado por los
resultados de una evaluacin de riesgos de
seguridad.
7.0.0SEGURIDAD EN LASTECNOLOGIAS DE
INFORMACIN12.50% 6 0.7 0.00 0 11.87%
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62
Estndar BASC V04 - Agente deCarga
Ponderacin
Nivel de cumplimientoGrado de
cumplimiento Detalle de cumplimiento1 0.7 0.35 0
Numeral Ttulo Implementadoa totalidadImplementaci
n parcialImplementacin
en procesoNo
Implementado
7.1.0 Proteccin con
contrasea4.20% 1 0.7 0.00 0 3.57%
7.1.1
Para los sistemasautomatizados se debe
asignar cuentasindividuales que exijanun cambio peridico
de la contrasea.
2.10% 1 2.10%Los sistemas de Alexim cuentan con cuentas
individuales con cambios peridicos decontrasea
7.1.2
Debe establecerpolticas,
procedimientos ynormas de tecnologa
de informacin,utilizadas en la
organizacin, lascuales deben darse aconocer mediante
capacitacin.
2.10% 0.7 1.47%
Se tienen polticas y normas sobre tecnologasde informacin, sin embargo no se tienendocumentadas ni tampoco eficazmente
difundidas a los usuarios.
7.2.0 Responsabilidad 4.20% 4 0.0 0.00 0 4.20%
7.2.1
El control de ladocumentacin y lainformacin en los
equipos de cmputo,debe incluir proteccin
contra el acceso noautorizado.
1.05% 1 1.05% Se tienen polticas y normas sobre proteccin yseguridad en las tecnologas de informacin.
7.2.2
Se debe establecer un
sistema paraidentificar el abuso delos sistemas a fin dedetectar accesos no
autorizados,manipulacin indebidao la alteracin de los
1.05% 1 1.05% Se tienen polticas y normas sobre proteccin yseguridad en las tecnologas de informacin.
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Estndar BASC V04 - Agente deCarga
Ponderacin
Nivel de cumplimientoGrado de
cumplimiento Detalle de cumplimiento1 0.7 0.35 0
Numeral Ttulo Implementadoa totalidadImplementaci
n parcialImplementacin
en procesoNo
Implementadodatos del negocio
7.2.3
Los infractores delsistema de seguridadde tecnologas de lainformacin deben
estar sujetos aapropiadas medidas
disciplinarias.
1.05% 1 1.05%
Cualquier infraccin al sistema de seguridadest sujeta a amonestaciones segn el grado dela infraccin segn lo descrito en el reglamento
interno de trabajo.
7.2.4
Debe considerar en suevaluacin de riesgos,contar con una copiade respaldo fuera de
sus instalaciones.Debera disponer decopias de respaldo e lainformacin sensiblede la organizacin.
1.05% 1 1.05%
A pesar de no haberse realizado l a evaluacin
de riesgos, Alexim ya haba optado por haceruna copia de respaldo en servidores virtuales.
7.3.0 Proteccin a losSistemas y Datos 4.10% 1 4.10%Los sistemas de Alexim se encuentran
protegidos por software antivirus y antispy conlicencias de renovacin anual.
8.0.0
ENTRENAMIENTO DESEGURIDAD Y
CONCIENCIACINSOBRE AMENAZAS
12.50% 1 0.0 0.00 0 1.00%
8.1.0 Capacitacin 6.25% 0 0.00%
No se han creado las oportunidades para la
educacin de importadores y exportadores enlas polticas BASC.
8.2.0
Entrenamiento paralos empleados sobre
seguridad de la cadenade suministro
6.25% 1 0.0 0.00 0 1.00%
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Estndar BASC V04 - Agente deCarga
Ponderacin
Nivel de cumplimientoGrado de
cumplimiento Detalle de cumplimiento1 0.7 0.35 0
Numeral Ttulo Implementadoa totalidadImplementaci
n parcialImplementacin
en procesoNo
Implementado
8.2.4
Para implementar elSGCS BASC, el personal
que labora en laorganizacin debe
estar capacitado, a finde permitir que laspersonas adquieranhabilidades para el
control y seguridad delos procesos.
1.06% 0 0.00% Aun no se han realizado capacitaciones.
8.2.5
Debe ofrecercapacitacin especficaa los empleados para
mantener la integridadde la carga, reconocer
conspiracionesinternas y proteccinde los controles de
acceso.
1.06% 0 0.00%
Aun no se han realizado capacitacionesespecficas relacionadas a mantener integridad
de la carga, reconocimiento de conspiraciones ode proteccin de los controles de acceso.
8.2.6
Estos programasdeberan ofrecerincentivos por la
participacin activa delos empleados.
1.00% 1 1.00%
La alta direccin ha establecido incentivos parael personal que de manera pro activa
contribuya con la mejora de los sistemas degestin.
100.00% 54.34%
Fuente: ALEXIM - Elaboracin Propia
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RESUMEN DIAGNSTICO NORMA Y ESTNDAR BASC V04-2012El grado de cumplimiento de los requisitos de la Norma BASC V04-2012 es de37.30%. El resultado obtenido se debi a que Alexim cuenta con la certificacinde la Norma ISO 9001:2008, cuyo enfoque orientado a procesos y su estructurabasada en la metodologa PDCA, tiene compatibilidad con la Norma BASC.
Tabla 3.3: Resumen del Diagnstico Norma BASC V04-2012
Norma BASC V04 Grado decumplimiento
Numeral Ttulo
4.1.0 Generalidades 7.00%
4.2.0 Poltica de Control y Seguridad 12.60%
4.3.0 Planeacin 2.52%
4.4.0 Implementacin y Operacin 8.88%
4.5.0 Verificacin 4.20%
4.6.0 Mejoramiento Continuo del SGCS 2.10%
37.30%
Fuente: ALEXIM - Elaboracin Propia
El grado de cumplimiento de los estndares BASC V04 2012 es de 54 34% El
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3.3. SITUACION PROPUESTA
3.3.1. ESCENARIO ESPERADO
La Alta Direccin se ha comprometido con la implementacin del SGCS BASC yen virtud de ello espera que los resultados de la misma sean beneficiosos en tresaspectos muy relacionados entre s.
Tiempo de Implementacin: Se espera que la implementacin del SGCS BASC selleve a cabo de manera oportuna, en un tiempo ptimo menor a un ao. De estamanera, la organizacin lograr finalizar las negociaciones con cuentascomerciales importantes que exigen contar con la certificacin BASC o al menostener implementado el sistema de gestin en seguridad.
Nivel de Integracin: Se tiene la expectativa de que la integracin se efecte deforma progresiva. En este sentido, se desea que la etapa inicial de la integracinentre el SGC ISO y el SGCS BASC sea eficiente. As, se demanda que laintegracin no suponga mayores esfuerzos que dilaten la implementacin y que, asu vez, no suponga finalmente sobre trabajos en controles comunes a ambossistemas de gestin
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PLAN DE IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN DEL CONTROL Y LA SEGURIDAD BASC V04Tabla 3.5: Plan de Implementacin de la Norma BASC V04
Norma BASC V04Detalle de implementacin Responsables
Numeral Ttulo
4.1.0 Generalidades Elaboracin de Mapa de Procesos (Anexo 1)Elaboracin de Caracterizacin de Procesos (Anexo 2).Declarar el alcance en el Manual del SGCS
Alta Direccinrea de Calidad y ProcesosEncargados de rea
4.2.0 Poltica de Control y SeguridadDefinir la poltica del SGCS orientada a la prevencin de actividades ilcitas y con elcompromiso del mejoramiento continuo. (Anexo 3)Revisar, aprobar, documentar y comunicar la poltica del SGCS
Alta Direccin
4.3.0 Planeacin
4.3.1 Generalidades El cumplimiento de este requisito est en funcin de la implementacin del resto derequisitos en el SGCS. Alta Direccin
4.3.2 Objetivos del SGCSEstablecer objetivos coherentes con la organizacin y con el cumplimiento de la polticadel SGCS y caracterizaciones. (Anexo 4)
Alta Direccin
rea de Calidad y ProcesosEncargados de rea
4.3.3 Gestin del Riesgo
Elaboracin de un procedimiento documentado sobre el proceso de gestin de riesgos.(Anexo 5)Elaboracin de los formatos de Evaluacin de riesgos y plan de tratamiento de riesgos(Anexo 6) (Anexo 7)Evaluacin de riesgos y generacin del plan de tratamiento de riesgos.
rea de Calidad y ProcesosEncargados de rea
4.3.4 Requisitos Legales y de Otra ndole
Elaboracin de un procedimiento documentado sobre el proceso de identificacin,actualizar y comunicar los requisitos legales y otros aplicables. (Anexo 8)Inclusin de los lineamientos del uso de la marca y logo BASC as como de documentosexternos de cumplimiento legal (normas y reglamentos) al control de documentos
rea de Calidad y ProcesosEncargados de rea
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69
Norma BASC V04Detalle de implementacin Responsables
Numeral Ttulo
4.3.5 Previsiones
El cumplimiento de este requisito est en funcin al compromiso de la alta direccin endisponer recursos para apoyar la implementacin del SGCS, apoyar los controlesoperacionales, tratar los riesgos identificados y elevar las competencias del personal entemas de seguridad
Alta Direccin
4.4.0 Implementacin y Operacin
4.4.1 Estructura, Responsabilidad yAutoridad
Declarar y difundir la estructura y responsabilidades del Representante de la Direccin,Coordinador BASC, y Comit BASC. (Anexo 9).Identificar al personal crtico que podra afectar la seguridad de la organizacin.Incluir en las descripciones de puestos, las responsabilidades y funciones relativas a laseguridad.
rea de Calidad y ProcesosEncargados de rea
4.4.2 Entrenamiento, Capacitacin yToma de Conciencia Requisito cumplido ------
4.4.3 Comunicacin Requisito cumplido ------
4.4.4 Documentacin del SistemaElaboracin del Manual del SGCS (Anexo 10)Elaboracin de los procedimientos documentados y los registros requeridos por lanorma.
rea de Calidad y ProcesosEncargados de rea
4.4.5 Control de Documentos Requisito cumplido ------
4.4.6 Control Operacional Elaboracin de planes, programas y controles en base a los resultados de la evaluacinde riesgos.rea de Calidad y Procesos
Encargados de rea
4.4.7 Preparacin y Respuesta a EventosCrticos
Elaboracin de un procedimiento para identificar, responder y reportar amenazas yvulnerabilidades a la seguridad (situaciones crticas) en base a los resultados de laevaluacin de riesgos. (Anexo 11)
rea de Calidad y ProcesosEncargados de rea
4.5.0 Verificacin
4.5.1 Seguimiento y Medicin Establecer indicadores para realizar el seguimiento y medicin de las caractersticasclaves de seguridad en los procesos de la organizacin. (Anexo 4)rea de Calidad y Procesos
Encargados de rea
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Norma BASC V04Detalle de implementacin Responsables
Numeral Ttulo
4.5.2 Auditora
Ampliar el alcance al SGCS del Procedimiento de Auditoras InternasElaboracin del programa de auditoras.Ejecucin de auditoria interna al SGCS y registro sus resultadosElaboraciones de planes de solucin a los hallazgos de auditora.
rea de Calidad y ProcesosAuditores Internos
Encargados de rea
4.5.3 Control de RegistrosLas disposiciones sobre el control de registros se encuentran documentadas.El cumplimiento de este requisito est en funcin de la generacin de registros queevidencien conformidad con el SGCS.
rea de Calidad y ProcesosEncargados de rea
4.6.0 Mejoramiento Continuo del SGCS
4.6.1 Mejora Continua El cumplimiento de este requisito est en funcin de los resultados del anlisis de laeficacia del SGCS.
Alta Direccinrea de Calidad y Procesos
Encargados de rea
4.6.2 Accin Correctiva y PreventivaAmpliar el alcance al SGCS del Procedimiento de Acciones Correctivas y PreventivasGeneracin de acciones correctivas o preventivas segn los resultados de las auditorias
o no conformidades identificadas.
rea de Calidad y ProcesosEncargados de rea
4.6.3 Compromiso de la Direccin
Elaboracin de un programa de reuniones para la revisin por la direccin en la que seevaluara el desempeo del SGCS.Revisin de la poltica, objetivos, indicadores segn los resultados del desempeo delSGCS.
Alta Direccinrea de Calidad y Procesos
Encargados de rea
Fuente: ALEXIM - Elaboracin Propia
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Tabla 3.6: Plan de Implementacin de los Estndares BASC V04Estndar BASC V04 - Agente de Carga
Detalle de implementacin ResponsablesNumeral Ttulo
1.0.0 REQUISITO DE ASOCIADOS DENEGOCIO1.1.0 Procedimientos de Seguridad
1.1.1 Deben existir procedimientos documentadospara evaluar Asoc. de Negocio
Elaboracin de un procedimiento documentado sobre el proceso de seleccin de clientes.(Anexo 12)Ejecucin de evaluacin del perfil de riesgo de clientes.
rea de Calidad y ProcesosGerencia Comercial
1.1.2 Deben documentar procedimientos pararevisar y seleccionar proveedores de servicio
Elaboracin de un procedimiento documentado sobre el proceso de evaluacin deseguridad de proveedores. (Anexo 12)Ejecucin de evaluacin de seguridad de proveedores de servicio.
rea de Calidad y ProcesosGerencia Comercial
Gerencia de Adm. Y Fin
1.1.3 Contar con documentacin que indique si elAsoc. de Negocio est certificado por BASC Solicitud de documentacin de certificacin BASC a los asociados de negocio. Gerencia Comercial
1.1.4Situacin de participacin al Agente del Asoc.de Negocio que haya obtenido certificacin
en un programa de seguridad
Solicitud de documentacin a los asociados de negocio en la que definan su participacincon el agente de carga. Gerencia Comercial
1.1.5Debe mantener una lista de proveedorescertificados BASC, en todas las categoras
relevantes de servicio.
Elaboracin de una lista de proveedores certificados BASC,. Elaboracin de una lista deproveedores NO BASC en la que se evidencie alguna categorizacin segn la evaluacin deseguridad en estos ltimos.
Gerencia ComercialGerencia de Adm. Y Fin
1.1.6Debe asegurarse que los criterios de
seguridad BASC estn disponibles para losclientes
Elaboracin de un documento en el que se ponga a disposicin los criterios de seguridadBASC.Difundir documentacin de criterios BASC y material de educacin BASC.
rea de Calidad y ProcesosGerencia Comercial
1.1.7
Debe desarrollar y documentar unprocedimiento para el manejo de la
seguridad relacionado con losrequerimientos del cliente.
El cumplimiento de este requisito est asociado al cumplimiento del requisito 1.1.1. rea de Calidad y ProcesosGerencia Comercial
1.1.8Debera incentivar a los clientes para que
stos implementen el Sistema de Gestin enControl y Seguridad (SGCG) BASC.
El cumplimiento de este requisito est en funcin a las interacciones con el cliente alponerle a disposicin informacin sobre el SGCS y sus beneficios. Gerencia Comercial
1.1.9Debe asegurarse que los proveedores deservicio que contrate se comprometan aseguir los requisitos de seguridad BASC,
desde el punto de origen mediante acuerdosde seguridad
Elaboracin acuerdos de seguridad con los proveedores de servicio crticos.Verificacin del cumplimiento de los compromisos suscritos en los acuerdos.
rea de Calidad y ProcesosGerencia Comercial
Gerencia de Adm. Y Fin
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Estndar BASC V04 - Agente de CargaDetalle de implementacin Responsables
Numeral Ttulo
2.2.2
Debe contar con procedimientosestablecidos para denunciar y neutralizar la
entrada no autorizada a las reas dealmacenaje de los contenedores.
No aplica ------
3.0.0 CONTROL DE ACCESO FSICO3.1.0 Empleados
3.1.1
El Agente, cuyas instalaciones superen los 50empleados, debe tener implementado un
sistema de identificacin con el objetivo decontrolar el acceso.
Requisito cumplido ------
3.1.2
La alta direccin o el personal encargado dela seguridad de la organizacin debe
controlar la entrega y devolucin de carnsde identificacin de empleados, visitantes y
proveedores
Elaboracin de un procedimiento documentado para el control del acceso fsico. (Anexo13)
rea de Calidad y ProcesosGerencia de Adm. Y Fin
3.1.3
Se debe establecer, documentar y mantener
procedimientos para la entrega, eliminacin,devolucin y cambio de dispositivos deacceso, (por ejemplo, llaves, tarjetas de
acceso, claves, etc.
Elaboracin de un procedimiento documentado para el control del acceso fsico. (Anexo13)
rea de Calidad y ProcesosGerencia de Adm. Y Fin
3.1.4 Deberan tener acceso slo a aquellas reasdonde desempean sus funcionesElaboracin de un procedimiento documentado para el control del acceso fsico. (Anexo13)
rea de Calidad y ProcesosGerencia de Adm. Y Fin
3.2.0 Visitantes / Vendedores / Proveedores deServicio
3.2.1Deben presentar una identificacin vigentecon fotografa al momento de ingresar a la
instalacinRequisito cumplido ------
3.2.2
El Agente debe mantener un diarioelectrnico o manual con el registro de todos
los visitantes, incluyendo el nombre delvisitante, propsito de su visita y
confirmacin de su identidad.
Requisito cumplido ------
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Estndar BASC V04 - Agente de CargaDetalle de implementacin Responsables
Numeral Ttulo
3.2.3
En las instalaciones de Agentes con ms de50 empleados, los visitantes deberan ser
acompaados y exhibir en un lugar visible suidentificacin temporal
Requisito cumplido ------
3.3.0
Verificacin de Correos y PaquetesDebera ser examinado peridicamente todo
correo y paquetes recibidos, antes de serdistribuidos.
Elaboracin de un procedimiento documentado para el proceso de la recepcin ymanipulacin de correspondencia. (Anexo 13)
rea de Calidad y ProcesosGerencia de Adm. Y Fin
3.4.0
Identificacin y Retiro de Personas noAutorizadas
Debe establecer un procedimiento paraidentificar y dirigirse a personas no
autorizadas o no identificadas de acuerdo alas circunstancias.
Establecimiento de la poltica de identificacin y retiro de personas no autorizadas en elprocedimiento relativo a situaciones crticas (Anexo 11)
rea de Calidad y ProcesosGerencia de Adm. Y Fin
4.0.0 SEGURIDAD DEL PERSONAL PROPIO,SUBCONTRATADO Y TEMPORAL4.1.0 Verificacin Preliminar al Empleo
4.1.1
Debe existir un procedimiento documentadopara evaluar a los candidatos conposibilidades de empleo y realizar
verificaciones peridicas a los empleadosactuales.
Elaboracin de un procedimiento documentado para el proceso de reclutamiento yseleccin de personal (Anexo 14)
rea de Calidad y ProcesosGerencia de Adm. Y Fin
4.1.2
Antes de la contratacin se debe verificar lainformacin de la solicitud de empleo, tal
como los antecedentes y referencialaborales.
Establecimiento de la poltica de verificacin de informacin de solicitud de empleo en elprocedimiento relativo al reclutamiento y seleccin de personal (Anexo 14)
rea de Calidad y ProcesosGerencia de Adm. Y Fin
4.1.3Debe mantener una lista actualizada de
empleados propios y subcontratados que
incluya datos personales de mayor relevancia
Requisito cumplido ------
4.2.0 Verificacin y Anlisis de Antecedentes
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Estndar BASC V04 - Agente de CargaDetalle de implementacin Responsables
Numeral Ttulo
4.2.1
De conformidad con la legislacin local, sedebe verificar e investigar los antecedentes
de los candidatos con posibilidades deempleo. Revisiones peridicas se deben
realizar conforme la criticidad del cargo queocupe el trabajador.
Elaboracin de un procedimiento documentado para el proceso de mantenimiento depersonal en el que se contemplen verificaciones de antecedentes, domicilio y pruebas
toxicolgicas peridicas. (Anexo 14)
rea de Calidad y ProcesosGerencia de Adm. Y Fin
4.2.2Debe disponer de un archivo fotogrfico
actualizado del personal e incluir un registrode huellas dactilares y firma.
Requisito cumplido ------
4.2.3
Debe actualizar los datos bsicos de losempleados como mnimo una vez al ao yverificarlos peridicamente conforme a la
criticidad del cargo.
Requisito cumplido ------
4.2.4
De conformidad con la legislacin local, deberealizarse una visita al domicilio del personal
que ocupar las posiciones crticas o queafecta la seguridad, antes de que ocupe el
cargo y actualizarla cada dos aos.
El cumplimiento de este requisito est asociado al cumplimiento del requisito 4.2.1. rea de Calidad y ProcesosGerencia de Adm. Y Fin
4.2.5Debe mantener registros actualizados de
afiliacin a instituciones de seguridad social ydems registros legales de orden laboral.
Requisito cumplido ------
4.2.6
Debera realizar pruebas al personal de reascrticas para detectar consumo de alcohol,
drogas y otras adicciones, antes de lacontratacin, cuando haya sospecha
justificable y aleatoriamente en un periodomximo de dos aos.
El cumplimiento de este requisito est asociado al cumplimiento del requisito 4.2.1. rea de Calidad y ProcesosGerencia de Adm. Y Fin
4.2.7
Debe contar con un programa deconcientizacin sobre adicciones al alcohol,drogas, juego, entre otras adicciones, que
incluya avisos visibles y material de lectura
El cumplimiento de este requisito est asociado al cumplimiento del requisito 4.2.1. rea de Calidad y ProcesosGerencia de Adm. Y Fin
4.3.0 Procedimientos de Terminacin deVinculacin Laboral
7/21/2019 Implementacin Sistema de Gestion
83/162
76
Estndar BASC V04 - Agente de CargaDetalle de implementacin Responsables
Numeral Ttulo
4.3.1
Debe contar con procedimientosdocumentados para retirar la identificacin yeliminar el permiso y claves de acceso a lasinstalaciones y sistemas de los empleados
desvinculados de la organizacin
Elaboracin de un procedimiento documentado para los controles de altas y bajas deusuarios (Anexo 14)
rea de Calidad y ProcesosGerencia de Adm. Y Fin
4.3.2Debe controlar el suministro, (entrega y
devolucin) de uniformes de trabajo de laorganizacin.
Inclusin en el procedimiento documentado del proceso de reclutamiento y seleccin depersonal, las disposiciones sobre terminacin de vinculacin laboral (Anexo 14)
rea de Calidad y ProcesosGerencia de Adm. Y Fin
5.0.0 PROCEDIMIENTOS DE SEGURIDAD
5.1.0 Manejo y Procesamiento de Documento