INFORME DE GESTIÓN
Enero-‐ septiembre de 2012
Oficina Asesora de Comunicaciones
Alcaldía de Itagüí
POR:
Luz Adriana Henao
Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones
Itagüí, 4de octubre de 2012
ASUNTO: INFORME DE GESTIÓN LA OFICINA ASESORA DE OMUNICACIONES, SECRETARÍA GENERAL.
De acuerdo al plan de mejoramiento para las comunicaciones de la Administración Municipal, se formuló en enero de un plan de comunicaciones que incorpora diversas acciones en el marco de una estrategia de comunicación pública bajo tres grandes áreas:
1. COMUNICACIÓN INTERNA 2. COMUNICACIÓN EXTERNA 3. COMUNICACIÓN VISUAL
COMUNICACIÓN INTERNA: Es el área encargada de suministrarle al funcionario toda la información que corresponde a eventos, procesos, principios de gobierno y en general, todo aquello que contribuye al mejoramiento de su labor, mediante el incremento del sentido de pertenencia generado a través de una información oportuna, pertinente y transparente. Entre los procesos de Comunicación Interna que hemos implementado en esta Administración, destacan:
• Creación y difusión de la revista Vívelo:
Medio informativo de circulación mensual, realizado en formato impreso (sujeta a viabilidad presupuestal) y papel digital con acceso a través del sitio web institucional en la ruta:
http://itagui.areadigital.gov.co/institucional/Paginas/Revista_Vivelo.aspx.
A la fecha se han realizado 3 ediciones, la primera de 1500 ejemplares y la segunda y tercera de tres mil ejemplares cada una, para incluir también a la comunidad docente, su estructura es de 20 caras media carta en policromía, en ciertas ocasiones se realizan separatas especiales lo cual contempla la ampliación del paginado.
Vívelo va dirigida a funcionarios, empleados y contratistas de la Administración Municipal con sus grupos familiares, lo cual potencializa altamente la tasa de lectura y el número de impactos que se realizan, llegando a unas 12.000 personas aproximadamente.
Con ella se busca que nuestro público interno esté permanentemente informado acerca de las principales acciones de gobierno, beneficios exclusivos para el personal y propiciar por medio de artículos sentido de pertenencia y bienestar.
El público objetivo, podrá encontrar noticias y artículos tanto de interés general como de opinión, secciones especializadas y otras más ligeras como crucigramas, recetas y fechas especiales. El lenguaje que se utiliza es sencillo y cercano, buscando generar cercanía con nuestros lectores, Dentro de sus políticas editoriales se establece que cada texto siempre deberá ir acompañado de una fotografía/imagen, la editorial la escribe siempre el Alcalde, y se establecieron secciones donde destacar la labor de diferentes funcionarios o sus logros en ámbitos deportivos, culturales, sociales, etc.
• Boletín Digital “Conexión Interna”:
Medio informativo en formato digital que llega a los funcionarios, servidores y contratistas semanalmente por medio del correo electrónico institucional o personal.
Su formato es ligero, escrito en segunda persona y amigable tecnológicamente, de forma tal que puede verse en computador tradicional como en Mac o celulares Smartphone. Su contenido va dirigido exclusivamente a quienes prestan sus servicios profesionales a la Administración Municipal, sin diferenciar su forma de vinculación; con este medio informamos semanalmente de forma rápida y concisa tanto de los diferentes eventos y acontecimientos de la Administración, como de los servicios y beneficios del servidor público. Nuestro mejor aliado para la producción de contenidos es la Alcaldía, la Secretaría de Servicios Administrativos, las EPS, la ARP, la Caja de Compensación Familiar y las compañías que entregan beneficios y/o valor agregado a este público.
En su estructura informativa se debe procurar que el 60% de los contenidos sean exclusivamente para este público y que el 40% restante sea de temas transversales en la Administración. Su diseño es ligero, colorido y atractivo desde sus contenidos en forma de pequeños bocados, lo que produce un tiempo de lectura de 5 a 7 minutos como máximo.
• Red de carteleras institucionales:
La Administración cuenta con 18 carteleras distribuidas en sus 3 edificios centrales ubicados en el CAMI, una exterior en la plazoleta central y 15 espacios informativos en sus entes y dependencias descentralizadas como: Hospital del Sur, Hogar de los Recuerdos, Secretaría de Deportes, Corregimiento y Casa de Justicia, entre otros.
Su actualización general se realiza mensualmente y durante el mes se realizan algunos ajustes parciales por vencimiento de la información o surgimiento de nuevas necesidades. Con el fin de generar sentido de pertenencia y mayor cuidado de éstas, se implemento el plan “Adopta una cartelera” en la que
voluntariamente los miembros de la mesa de comunicaciones, adoptaron la más cercana a su dependencia con el fin de velar por el cuidado de la misma y de las actualizaciones que desde la Oficina de comunicaciones se realizan.
El 70% de su material y contenido es determinado por la Oficina Asesora de Comunicaciones, desde donde se procura que ésta sea información institucional, veraz, actual y pertinente; el espacio restante es para contenidos de la dependencia o que procuren el crecimiento de los empleados y público en general.
• Acompañamiento a Dependencias:
Para lograr que todas las dependencias hablen en el mismo idioma y manejen la imagen corporativa como debe ser, se realiza un acompañamiento a todas las dependencias y se les ofrece todos los conocimientos sobre el tema, logrando así unificar la idea que se quiere proyectar del municipio a la comunidad.
• Acompañamiento al empleado en fechas especiales y días de calamidad:
Como en la vida de cualquier ser humano es natural que se presenten diferentes celebraciones o eventualidades, desde esta área se realiza un acompañamiento en diferentes casos:
Cumpleaños: el día de cumpleaños el funcionario recibe un sobre personalizado con una tarjeta de felicitación firmada por el señor Alcalde.
Día Clásico: el día profesional de los perfiles más predominantes dentro de la Administración, se realiza una tarjeta virtual con el fin de no dejar pasar estas fechas desapercibidas. Ejemplo: día del abogado, día de la secretaría. Estos diseños se han caracterizado por conservar una frase que exprese nuestro sentir y una caricatura que ilustra la labor desempeñada.
Calamidad: en el doloroso momento en el que fallece un ser querido o un miembro de la familia que representamos todos los que somos parte de la Administración Municipal, se realiza el envío de una tarjeta/o resolución en nota de estilo de condolencia firmada por el señor Alcalde, en ocasiones ésta se acompaña de una ofrenda floral y se coordina el ofrecimiento de la Eucaristía por la salud o el alma del afectado.
Momentos especiales: Jubilación maternidad, paternidad; son algunas de las ocasiones en las que se envía con la firma del señor Alcalde, un mensaje tarjeta en la que le expresamos un sentir y acompañamiento institucional.
La efectividad de esta estrategia depende en gran manera, de un trabajo en equipo con la Secretaría de Servicios Administrativos y la Oficina de Archivo y Correspondencia.
• Recopilación de una gran base de datos:
Dada la inexistencia de bases de datos fieles y actualizadas, desde esta dependencia se establecen iniciativas con miras a la captura de los correos electrónicos personales de nuestros funcionarios, ya que los servidores instituciones les presentan múltiples inconvenientes para el envío efectivo de información.
Con estas bases de datos enviamos información digitalizada contribuyendo a la política de cero papel y ganamos agilidad en la distribución de las invitaciones, convocatorias e información general.
• Dependencias de Gobierno municipal y departamental • Sector privado y empresarios • Prensa local, regional y nacional • Comunidad educativa Itagüí • Juntas de Acción Comunal, Ediles, CMJ
• Levantamiento de los procesos para MECI:
Como lo exige MECI, se levantó un paso a paso de cada uno de los 19 procesos que se han venido implementando en la Oficina Asesora de Comunicaciones de Itagüí en las áreas de comunicación externa, interna y visual. En el siguiente diagrama se puede observar con detalle:
1. COMUNICACIÓN EXTERNA: Esta área es la encargada de mantener informado al público externo de los hechos y noticias más importantes promovidas desde la Administración Municipal. Los procesos que se ha implementado desde esta área buscan impactar comunicacionalmente a los itagüiseños con información relevante que transparente la gestión y permita a los ciudadanos una relación más cercana con la institucionalidad, donde puedan enterarse de las decisiones y avances del gobierno y de los programas y proyectos que se adelantan para su beneficio. Las acciones ejecutadas son: • Artículos externos para prensa:
Son artículos especiales que se realizan desde la Oficina Asesora de Comunicaciones, redactados con enfoque especial para diversos medios, según la agenda noticiosa de la Administración, donde se informan los procesos, avances y eventos que promueve la Administración Municipal, y de esta forma la comunidad se informe continuamente del acontecer diario del municipio de Itagüí.
• Acompañamiento y coordinación de eventos:
Brindamos acompañamiento en la coordinación y difusión de los eventos de cada una de las dependencias, velando por la adecuada implementación de la imagen corporativa de la Administración Municipal, el manejo del protocolo, piezas gráficas, cobertura audiovisual y mediática, etc.
• Gestión de Prensa (FREE PRESS):
Durante los primeros siete meses del gobierno, la gestión de prensa se realizó sin apoyo de pauta publicitaria, a pesar de esta circunstancia, la aparición en medios fue muy positiva y constante, lo que demostró el trabajo que se viene fortaleciendo con los medios a través del lobby y el acompañamiento que se les brinda. En la actualidad contamos con una base de datos con más de 250 periodistas de diferentes medios a los cuales se les envía constantemente información.
De acuerdo al análisis del gráfico 1, se puede evidenciar las apariciones positivas que tuvo la Administración Municipal de enero a septiembre (727 en total) en los diferentes medios de comunicación de manera gratuita.
Así mismo, se puede determinar los medios que con mayor frecuencia consultan las fuentes de la Alcaldía y en los cuales se tiene mayor presencia en la actualidad:
• Medios escritos a nivel regional (El Colombiano, El Mundo, Q´Hubo) y en medios Televisivos (Teleantioquia y Telemedellín)
107 180
286
154
0 50 100 150 200 250 300 350
Tele
visi
on
Rad
io
Pre
nsa
es
crit
a
Web
Apariciones por medio de enero a septiembre - Gratuitas
0
36
72 82
85 73
102 107 98
72
0
20
40
60
80
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120
Dic
iem
bre
20
11
Ener
o
Feb
rero
Mar
zo
Ab
ril
May
o
Jun
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Julio
Ag
osto
Sep
tiem
bre
Impactos totales por mes con todos los medios - gratuitos
Nota: * 727 impactos logrados en Radio, Prensa, Televisión y sitios web. La aparición radial está calculada con base en los listados de asistencia a ruedas de prensa y entrevistas concedidas por el Alcalde o los voceros oficiales designados por él.
El gráfico numero 2 permite determinar los meses en los cuales se ha tenido mayor presencia en los diferentes medios de comunicación y la variación según el mes. Es así como podemos identificar mayor presencia durante el mes de Junio – Julio, y menor presencia en Enero, donde apenas se estaban iniciando labores.
• Fortalecimiento a través del Plan de Pautas:
A partir del mes de agosto y hasta diciembre la Administración Municipal ha invertido en un plan de medios para fortalecer el posicionamiento de la imagen institucional y comunicar de manera eficaz a la comunidad sus proyectos y programas para optimizar el beneficio que ellos puedan sacar. En la actualidad contamos con la participación de 50 periodistas de diferente medios de comunicación que vienen publicando mensualmente información oportuna y que además participan de todas las actividades que desde la Alcaldía se promueven.
FORTALECIMIENTO CON EL PLAN DE PAUTA (enero -‐julio) agosto septiembre Cuñas Radiales emitidas 0* 1000 1000 Televisión / apariciones 0* 8 8 Prensa / avisos publicados 0* 4 4 *Nota:
• De enero a julio la Administración Municipal logró presencia en medios gracias a la gestión de prensa realizada por la Oficina Asesora de Comunicaciones con la metodología de FREE PRESS.
• El plan de pauta se activó en agosto lo que incrementó ostensiblemente el número de impactos en los diferentes medios, en especial en RADIO.
De acuerdo al gráfico numero 3, adicional a las entrevistas y publicaciones que los medios han realizado gratuitamente, se ha incrementado en 1.000 los impactos mensuales en cuñas, en 8 los de televisión y en 4 los de prensa; lo que posibilita llegar masivamente a la comunidad itagüiseña y mantenerla informada de todas las acciones de gobierno.
Desde la Oficina Asesora de Comunicaciones se le ha dado acompañamiento a todo el proceso, y se han generado contenidos informativos, mensajes, cuñas y avisos, para que estos medios estén publicando continuamente información de interés para la comunidad.
• Coordinación de ruedas de prensa y convocatorias a periodistas:
Se han convocado entre enero y septiembre cinco ruedas de prensa que han tenido asistencia masiva por parte de los diferentes medios de comunicación.
• Definición equipo Águilas Doradas: 55 medios asistieron • Disminución del impuesto predial: 43 medios asistieron • Estrategia anticorrupción: 32 medios asistieron • Presidente Juan Manuel Santos en Itagüí: 31 medios asistieron • Inauguración vías Metroplús: 39 medios asistieron • Presentación Plan TESO: 22 medios asistieron
• Visitas del Alcalde a medios de comunicación:
55 43
32 31 39
22
0
10
20
30
40
50
60
Apoyo equipo Águilas Doradas
Disminución del impuesto predial
Estrategia anticorrupción
Presidente Juan Manuel Santos
en Itagüí
Inauguración vías Metroplús
Presentación Plan TESO
Asistencia de medios de comunicación en los eventos más relevantes de la Alcaldía Municipal
Estar en permanente contacto con los medios es también una de las prioridades que se han definido para aumentar el posicionamiento de la Administración Municipal, para ello se han gestionado la realización de 727 entrevistas de las cuales 19fueron realizadas en directo desde las cabinas de Radio y set de Televisión donde el Alcalde Trujillo ha podido hablar ampliamente de temas de ciudad:
• Canal Cosmovisión: Programa En Caliente • Canal Cosmovisión: Programa La Buena vida • Canal Teleantioquia: Programa Enlace • Canal Teleantioquia: programa A primera Hora • RCN Radio: Cadena Básica • Radio Súper: Programa de Pie Antioquia • Radio Súper: Programa Rafagol • Todelar: Programa Personajes • Todelar: Programa Pura Candela • Telemedellín: Programa mañanas con vos
• Programa de televisión institucional “Itagüí ya cambio”:
Transmitido todos los lunes a las 10:00 am por el canal regional Teleantioquia, con retransmisión los martes por el canal CNC y los sábados por el canal local Itagüí TV.
Su formato es de magazín periodístico y pretende acercar al televidente a la oferta institucional del Municipio desde una narrativa amigable, contando los distintos proyectos e iniciativas en la misma voz de la comunidad. Cada semana un habitante cuenta una historia de vida y la manera como la gestión de cada uno de las dependencias de la Administración Municipal le ha brindado oportunidades.
Itagüí ya cambió, es también un espacio para contar los hechos y noticias positivas de Itagüí y de los itagüiseños y programar a la comunidad para participar de las diferentes actividades promovidas por la alcaldía. Está dirigido a toda la población antioqueña, en especial a los habitantes de Itagüí, quienes son los mayores interesados en conocer las noticias y proyectos realizados en el municipio.
Lleva cinco meses al aire, con más de 20 programas emitidos, tratando temas cotidianos y de interés social como la entrega de kits escolares, reducción del impuesto predial, el mejoramiento de la seguridad, planes de salud, ejecución de obras públicas, el Plan digital TESO, entre otras temáticas de ciudad que se abordan durante su producción.
El programa es también en una herramienta interactiva entre la Administración Municipal y los ciudadanos, ya que se generan espacios para participar, opinar y proponer.
El formato del programa es tipo magazine y se compone de diferentes secciones:
Ø La crónica: en la cual se narra cómo la Administración Municipal a través de una obra o avance ha beneficiado a una población determinada.
Ø Hablando con Trujillo, sección en la cual el alcalde de los itagüiseños comenta los avances en un tema específico ó resuelve las inquietudes de los ciudadanos.
Ø El perfil: Una sección dedicada a conocer la historia de algunos itagüiseños que están trabajando por el cambio.
Ø Noticias de la semana: Un bloque informativo con los avances y hechos de interés ocurridos durante la semana en el municipio.
Ø La agenda de la semana: Un espacio para ofrecer a los ciudadanos toda la programación de eventos y jornadas que se desarrollan en el municipio.
• Comunicación digital: Sitio Web
El sitio web de la Alcaldía permanecía caído, no cumplía con las exigencias de Gobierno en Línea, el diseño no era agradable y la navegabilidad era muy complicada. Lo primero fue hacer la gestión con el Área Metropolitana para que el sitio permaneciera estable, ya que estaba alojado en sus servidores. Se hizo el rediseño de la página para que fuera amigable y se actualizara con la imagen institucional.
Ahora cumplimos con todas la exigencias, informamos a la comunidad, todos los documentos son públicos y el ciudadano tiene acceso a ellos con un solo clic. Nuestros medios institucionales están alojados para que los visitantes los vean, conozcan el qué, cómo, por qué, cuándo y dónde hacemos las cosas, y convertirnos en un gobierno cercano al ciudadano.
Uno de los grandes avances fue la actualización de la página web del tránsito, donde los usuarios pueden consultar todos los requisitos, trámites, precios, horarios y todo lo relacionado con esta secretaría, cumpliéndole al ciudadano y facilitándole los trámites. Otra de las cosas positivas es la reactivación del Servicio Nacional de Empleo, donde publicamos todas las ofertas para que nuestros ciudadanos puedan aspirar a ellas, en nuestro sitio pueden encontrar el botón de “ofertas de empleo” en la parte superior izquierda.
A continuación se mostrara una tabla en la que se encuentran algunos indicadores que nos arroja la página web:
Años anteriores Año 2012 Durante años anteriores la Administración Municipal no contaba con sitio web, para julio de 2011 se adquiere el sitio web por parte del Área
Ahora contamos con un sitio web que se actualiza diariamente, cumpliendo con los requerimientos de la Estrategia Gobierno en Línea.
Metropolitana, con información básica y que no se actualizaba constantemente incumpliendo así la estrategia de Gobierno en Línea, sólo desde el mes de noviembre de 2011se comienza a actualizar.
Noticas totalmente desactualizadas. Sólo 5 noticias publicadas en todo el año.
136 noticias publicadas en el sitio web con corte al 03 de octubre de 2012
Se encuentran publicados: 7 boletines (año 2011) 28 boletines (año 2010) 48 boletines (año 2009) Total: 83 boletines de 3 años
90 boletines de prensa publicados en el sitio web con corte al 03 de octubre de 2012.
No se contaba con revista digital 3 ediciones de la Revista Vívelo (revista digital) No se contaba con programa de televisión publicado en la web
21 programas de televisión “Itagüí ya cambió”
No se contaba con mecanismos de participación ciudadana
Mecanismos de participación ciudadana (foro, blog, encuestas, redes sociales)
No se realizaban transmisiones en vivo por el sitio web, de eventos de la Administración Municipal.
Se han realizado transmisiones en vivo por medio de USTREAM de eventos como:
- Foro de Desarrollo Económico - Visita Presidente Santos - Día de la Independencia de Colombia - Informe de Gestión de los 100 Días del Cambio en
Itagüí - XXIII Fiestas de la Industria el Comercio y la
Cultura - Premios del Cambio - Conversatorio William Ospina - Eventos deportivos
No se daba respuesta ni se administraba el contáctenos.
Activación del contáctenos y atención a solicitudes de los ciudadanos.
Para el segundo semestre del 2011 el sitio web tuvo 1.280 visitas (julio a diciembre)
Desde el 01 de enero al 03 de octubre de 2012, hemos aumentado nuestra cantidad de visitantes en 88.399, aumentado así en un 6.906%
N/A 1.014 visitas desde dispositivos móviles N/A Las páginas del sitio se han visitado un total de 245.483
veces
No se contaba con un calendario de eventos Actualización del calendario de eventos de la Administración municipal
No se contaba con esta opción Inscripción a servicios de información
Se contaba con unos botones básicos. Botones para página de inicio - Quejas de Alumbrado Público - Ofertas de Empleo - Familias en Acción - Inscríbete gratis y recibe información del
municipio - Gaceta Municipal - Notificaciones Electrónicas - Formularios para Trámites
Banners básicos Nuevos Banners con fotografías de sitios de interés del
municipio.
Para las siguientes secciones: - Inicio - Institucional - Ciudadanos - Proyectos - Conectividad
No se publicaban las piezas gráficas Piezas Gráficas
Se han publicado diferentes piezas gráficas: - Invitaciones - Plegables - Afiches - Formularios - Fotografías - Tarjetas de felicitación - Campañas publicitarias - Volantes - Íconos de dependencias - Documentos informativos
Redes sociales desactualizadas incumpliendo la estrategia de Gobierno en Línea.
Redes sociales cómo: Facebook, twitter y youtube totalmente actualizadas durante toda esta Administración Municipal.
El sitio web, también nos ha servido para analizar a través de encuestas la imagen que proyecta la administración actual en la comunidad, y así determinar acciones de mejora y definir nuevos canales de comunicación para impactar un número mayor de ciudadanos cada día, logrando con ello el posicionamiento de la Administración Municipal.
• Comunicación digital: Redes Sociales:
En materia de Comunicación Digital recibimos la Administración con cifras poco halagadoras. Nos dimos cuenta de que el canal estaba siendo subutilizado, la información estaban desactualizadas, sin una línea gráfica, ni editorial definida y no estaba aprovechándose como un efectivo medio de comunicación. Lo primero que hicimos fue actualizarlas con la imagen y la información oficial, cumplir con todos los requerimientos de Gobierno en Línea y a su vez mejorar los atributos de navegación, que fueran gráficamente agradables y sobretodo que cumplieran con el objetivo principal de informar. Otra de las cosas que notamos es que no se informaba de forma oportuna, todo lo que concerniente a comunicación digital era casi nulo, muy poco contacto con la comunidad. Estos eran los números de las redes:
Red social Estadística inicial Estadística actual Porcentaje (aumento)
Facebook (Fanpage)
Fans: Aprox. 114
Alcance semanal: 200 personas
Personas que están hablando de esto: 10
Fans: Aprox. 2120
Alcance semanal: 8 mil personas
Personas que están hablando de esto: 240
Fans: 1859%
Alcance semanal: 4000%
Personas que están hablando de esto (semanal): 2400%
Twitter Seguidores. 230 Aprox.
Clic en enlaces semanal: 0*
Seguidores:800
Clic en enlaces semanal: 80 promedio
Seguidores:348 %
Clic en enlaces semanal:8000%
Youtube Vídeos: 10 Reproducciones de video: 500
Vídeos: 148 Reproducciones de video: más de 11 mil
Vídeos: 1480%
Reproducciones de vídeo: 2200 %
*No se publicaba nada
Asimismo diariamente respondemos a las preguntas, dudas e inquietudes de nuestros seguidores, les publicamos noticias, eventos, ofertas de empleo, proyectos y programas de la Administración Municipal. Hacemos difusión de las noticias más importantes que publican en los medios de comunicación de la Alcaldía. Igualmente publicamos el programa en nuestro canal de Youtube y las notas individuales para hacer difusión en las diferentes dependencias y que impacten a sus públicos de interés.
Una de las cosas más importantes con el manejo de redes sociales es la inmediatez con la que compartimos la información. Gracias a la tecnología podemos cubrir y transmitir en vivo información, imágenes e incluso videos a nuestros seguidores, detallando el minuto a minuto y los mejores momentos de eventos de trascendencia para los itagüiseños.
• Archivo de prensa:
Se ha logrado implementar y consolidar un archivo de prensa, en el cual se tienen bases de datos y archivos para la prensa y medios de comunicación.
• Monitoreo diario de medios:
Todos los días se realiza un barrido en los medios de comunicación tanto impresos como virtuales, para mirar que noticias nuevas hay del municipio y que correcciones y nuevas ideas podemos tener para el mejoramiento continuo de nuestras funciones.
• Actualización de medios publicitarios:
114
8000
230
800
10 148 0 1000 2000 3000 4000 5000 6000 7000 8000 9000
Enero 2012 Septiembre 2012
Facebook (Contactos)
Twitter (Seguidores) Youtube( Videos)
Análisis crecimiento en redes sociales
Se ha mantenido un monitoreo y recorrido vial, de todo el municipio, para lograr mantener actualizada toda la publicidad que se tenga, logrando así, que todos los miembros del municipio de Itagüí tenga una información correcta y oportuna de lo que se está realizando desde esta administración para ellos.
• Búsqueda de nuevos medios:
Se está trabajando en un proyecto de mensajería de texto en forma masiva para lograr llegar a la comunidad por un mensaje de texto gratuito a su celular con información que les sirva, ya sea para seguridad o para información de eventos.
• Registro fotográfico de eventos:
Con el registro fotográfico logramos consolidar un banco de imágenes actualizado el cual no existía. Estas imágenes son de vital importancia para el desarrollo de la imagen de la Alcaldía Municipal y toda la publicidad que se promueve a través de la misma.
• Registro fotográfico • Alcalde • Primera Dama • Gabinete
• Envío permanente de información:
Desde la Oficina Asesora de Comunicaciones se pretende generar constantemente información oportuna y de interés que permita mantener informada a la población de los mayores acontecimientos y avances que se realizan en el municipio.
Es así como se ha implementado un proceso de recolección de información con las diferentes dependencias para generar boletines de prensa y lograr publicación constante en los diferentes medios (Televisión, radio, internet y prensa escrita).
A la fecha se han enviado 90 boletines de prensa con una periodicidad de aproximadamente 3 boletines por semana.
COMUNICACIÓN VISUAL: Las funciones de esta área se pueden dividir en 2 procesos principales:
1. Creación de la imagen gráfica institucional y de todas las propuestas de diseño de piezas que se requieren para diferentes proyectos de la Administración Municipal.
2. Velar por el correcto uso de la imagen gráfica institucional y realizar la gestión de posicionamiento.
• CREACIÓN DE LA IMAGEN GRÁFICA INSTITUCIONAL:
La imagen de un municipio es definida por la percepción que sus habitantes tienen de él, pues son ellos los encargados de difundirla a nivel interno y externo del territorio. Comúnmente la imagen mental es generada en base a temas como la administración de los recursos públicos, la seguridad, las oportunidades y la infraestructura. Mirando de cerca la situación del municipio y evaluando el sentir de los ciudadanos, se encontró que los itagüiseños deben volver a creer en su municipio, su sentido de pertenencia debe crecer, para que los habitantes de otros lugares miren hacia Itagüí con buenos ojos.
Analizando e investigando la evolución de la imagen institucional desde varios años atrás, se encuentra que no existía atomización de la comunicación, falta la taba coherencia en la resolución del vasto universo de aplicaciones que debe tener una marca ciudad, algunas con graves problemas funcionales, lo que redundaba en una escasa visibilidad e identificación de las mismas ante sus audiencias.
Se realizaron estudios de casos previos, como la imagen de Montevideo Uruguay, donde se resumió en un amplio sistema gráfico la identidad de la administración y sus actividades más comunes
Sistema iconográfico de la ciudad de Montevideo -Uruguay
• Estrategia
Se creó una imagen emotiva que evoca el cambio, que incluye a los ciudadanos y que es lo suficientemente recordable para trascender las fronteras del municipio y el departamento.
• Tácticas
Colores de la bandera, combinaciones cromáticas adecuadas para la nueva imagen, que representen fielmente el municipio.
Símbolos gráficos únicos de la cultura itagüiseña, basados en la arquitectura, con el fin de trabajar el fortalecimiento del sentido de pertenencia.
Un sistema de unidad para las distintas dependencias que componen la Alcaldía, haciendo que las personas y los turistas las diferencien, sin dejar de sentir que hacen parte de él y aumentar a su vez el sentido de pertenencia de los empleados.
La nueva imagen no es pasiva, es activa, sobria pero dinámica. Las personas sienten que Itagüí se está moviendo de nuevo, que está cambiando.
Conceptualización del proceso de diseño del logotipo institucional
Teniendo en cuenta el objetivo de fortalecer el sentido de pertenencia de los itagüiseños, se concluyó que este debía empezar por incentivar a los funcionarios a querer más su institución y a generar una cultura interna de amor por el lugar donde laboran. Para esto se creó todo un sistema iconográfico compuesto por colores y pictogramas distintivos para todas las dependencias, esto ayudó a generar identidad a nivel interno y externo, y le demostró a los itagüíseños que la Alcaldía es una institución compuesta por muchas dependencias y que todas están unidas por un bien común.
Sistema iconográfico de las distintas dependencias
• Gestión de la Imagen Gráfica Institucional
La marca es la representación simbólica de la institución. Su valor equivale a los activos en cuanto a su reconocimiento, calidad percibida, asociaciones y fidelidad. Un sistema gráfico completo y bien estructurado se convierte en un poderoso elemento, que facilita la recordación e identificación objetivos principales de la gestión de la imagen. Por ello, en todos los eventos o acciones en que se hace uso de la marca en sus distintas dimensiones, ya sea explícita o implícitamente, se expone a la evaluación de los diferentes públicos,
por lo que el uso adecuado o inadecuado incide en el aumento o disminución de este activo, la reputación institucional.
El primer paso para esta gestión fue normar la construcción y aplicación de la marca de manera clara y precisa, definiendo así la identidad visual con la cual la Alcaldía quiere ser vista en todos los eventos o acciones en que se haga uso de ella.
La utilización correcta de la marca es un compromiso de todos los que forman parte de la Institución, ya que desde este ámbito también es posible contribuir al engrandecimiento de la Alcaldía y por ende de los habitantes del Municipio de Itagüí. Así, la Oficina Asesora de Comunicaciones, se ha dado a la tarea de determinar las normas de construcción, estipular la forma de aplicación y velar porque estos objetivos se cumplan a cabalidad por todos los miembros de la Institución y las personas que de alguna manera requieran de su uso.
• Creación de Marcas -‐ apoyo: Adicional al logotipo institucional y todo su completo sistema gráfico se construyeron dos símbolos complementarios que facilitan la gestión de posicionamiento de la marca principal y que apuntan a cumplir el objetivo de aumentar el sentido de pertenencia y hacer que la gente de otros lugares vuelva a Itagüí.
• Diseño de piezas gráficas para a campañas institucionales:
Durante lo que va corrido del año se han realizado una serie de campañas publicitarias que apoyan la gestión de todas las secretarías, las cuales han tenido públicos objetivos de varios rangos psicográficos y geográficos, invitando a participar de los eventos o programas se realizan, para lo cual ha sido necesario la elaboración de alrededor de 1700 diseños e impresiones en diferentes piezas graficas publicitarias, identificando e implementado la nueva imagen de la Administración Municipal.
Como El siguiente gráfico muestra la cantidad de diseños realizados hasta principios del mes de octubre, y comprende desde el diseño de un ícono, hasta una valla publicitaria. Como se puede observar en el mes de
febrero se realizaron la mayor cantidad de diseños, pues en este mes se culminó el proceso de creación de imagen gráfica institucional y su aplicación en algunos medios:
MES ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE CANTIDAD 433 607 26 39 117 172 173 173 201 24
Con la implementación de estrategias y acciones en medios internos, externos y visuales, la Oficina Asesora de Comunicaciones ha buscado en primera instancia lograr el posicionamiento de la Administración Municipal, fidelizar la comunidad itagüiseña y dar a conocer la actividad de gobierno para aumentar la aceptación y cercanía con los ciudadanos de Itagüí. Con la implementación de estrategias y acciones en medios internos, externos y visuales, la Oficina Asesora de Comunicaciones ha buscado en primera instancia lograr el posicionamiento de la Administración Municipal, fidelizar la comunidad itagüiseña y dar a conocer la actividad de gobierno para aumentar la aceptación y cercanía con los ciudadanos de Itagüí.
ENERO: 433
FEBRERO: 607
MARZO: 26 ABRIL: 39
MAYO: 117
JUNIO: 172
JULIO: 173
AGOSTO: 173
SEPTIEMBRE: 201 OCTUBRE: 24
DISEÑOS REALIZADOS
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